Rats- & Kreistagsportale im Landkreis Harburg

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1 Rats- & Kreistagsportale im Landkreis Harburg Wahlperiode Vorbereitung Kommunalpolitik mobil II 10. Kommunales IuK-Forum Niedersachsen August 2010 Papenburg Mike Wille Landkreis Harburg Betrieb Informationsverarbeitung Partho Banerjea Gemeinde Neu Wulmstorf Fachdienst Strategische Steuerung und Entwicklung

2 Gliederung IST-Stand Wahlperiode Rückblick Entwicklung Software Konzept Roll-out & Schulung Ziele Ergebnisse Anwendung Kosten Vorbereitung Wahlperiode August IuK-Forum Niedersachsen 1

3 Räumliche Orientierung Landkreis Harburg Lage: südliche Metropolregion Hamburg Größe qkm Einwohner: Kreissitz: Winsen (Luhe) Größte Gemeinden/Städte: Seevetal, Winsen und Buchholz August IuK-Forum Niedersachsen 2

4 IST-Stand Wahlperiode ALLRIS -Anwender Betrieb von Webservern Unterstützung Schulungen Ratsbüros arbeiten zusammen Coaching LK Harburg Kommunalpolitik mobil I August IuK-Forum Niedersachsen 3

5 IST-Stand Wahlperiode Abschaffung Drucksache ist machbar Kommunalen Sitzungsdienst als Geschäftsprozess verstanden Effizienzpotentiale gehoben Ratsinformationssystem eine strategische Software Ratsportal als Werkzeug der Politiker Einsatz auch in den Fraktionen Intensive Kommunikation zwischen Verwaltung und Politik August IuK-Forum Niedersachsen 4

6 IST-Stand Wahlperiode Der Erfolg ist da! Politik und Verwaltung akzeptieren den Einsatz der Informationstechnologie August IuK-Forum Niedersachsen 5

7 IST-Stand Wahlperiode E r f a h r u n g Laptop und PIN anstelle von Papierlawinen Als langjähriges Gemeinderats- und Kreistagsmitglied musste ich mich in der Vergangenheit - wie alle Ratskolleginnen und Ratskollegen - regelmäßig durch Berge von Papier durcharbeiten, sie archivieren, je nach Sitzung zusammen sortieren und in großen Aktentaschen zu Sitzungen schleppen. Im Laufe der Jahre sind so diverse Meter Aktenordner entstanden. Es war aufwendig, zu bestimmten Themen in alten Unterlagen zu recherchieren. Auf Wunsch meines Briefträgers musste ich mir sogar einen neuen, größeren Briefkasten anschaffen, damit er die Papierberge überhaupt noch zustellen konnte. -> Fortsetzung August IuK-Forum Niedersachsen 6

8 IST-Stand Wahlperiode E r f a h r u n g Mit der gleichzeitigen Einführung des Ratsportals ALLRISnet zu Beginn der Wahlperiode 2006 im Gemeinderat Seevetal und im Kreistag des Landkreises Harburg für alle, ist mein Briefkasten nun fast immer leer. Ich muss keine Drucksachen mehr ablegen und archivieren. Zu Sitzungen gehe ich nur noch mit Laptop und PIN, denn alle Unterlagen stehen mir jetzt als elektronische Dateien an (nahezu) jedem Ort zur Verfügung. Der größte Zugewinn des Systemswechsels liegt für mich allerdings in der minutenschnellen Textrecherche im mittlerweile sehr umfangreichen und bis zu 10 Jahre rückwirkend aufgebauten elektronischen Drucksachenarchiv des Ratsportals. Dadurch bin ich jetzt sehr schnell zu fast allen politischen Angelegenheiten in der Gemeinde und im Landkreis auskunftsfähig. Ich kann allein schon aus diesem Grund nur allen Kommunalpolitikern empfehlen, zukünftig die Vorteile eines elektronischen Ratsinformationssystems für ihre politische Arbeit zu nutzen. Angelika Tumuschat-Bruhn Mitglied des Kreistages im Landkreis Harburg Ratsvorsitzende Gemeinde Seevetal August IuK-Forum Niedersachsen 7

9 IST-Stand Wahlperiode E r f a h r u n g Abschaffung Drucksacheverfahren richtige Entscheidung Ratsportal und Notebookeinsatz erleichtern Fraktionsarbeit Seit bald 4 Jahren arbeiten der Kreistag Harburg und er Rat der Gemeinde Seevetal mit Notebook und Ratsportal Drucksachen gehören der Vergangenheit an. Diese Umstellung bewirkt, dass ich mich als Mandatsträger nicht mehr mit umständlichen und zeitaufwändigen Zuordnungsarbeiten beschäftigen muss. Im Ratsportal sind die Sitzungsunterlagen kompakt aufbereitet und einfach zu finden, deswegen kann ich mich auf die Sitzungsinhalte konzentrieren. Der maßgebliche Erfolg und damit die Richtigkeit der Entscheidung, auf Informationstechnologie bei der Ratsarbeit zu setzen, liegt darin, dass die Beratungsunterlagen bearbeitbar sind. Ratsmitglieder können Farb- und Textmarkierungen als persönliche Notizen setzen. -> Fortsetzung August IuK-Forum Niedersachsen 8

10 IST-Stand Wahlperiode E r f a h r u n g Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Fraktionsmitglieder und / oder Ratskollegen auf einfache Weise in die eigene Vorbereitung aktiv einzubinden, um optional dann gemeinsam weiterzuarbeiten. Dies alles geschieht ohne Papier, ohne zu scannen bzw. zu faxen, sondern im Ratsportal. Die Option, alle Sitzungsinhalte einschließlich der persönlichen Notizen auf das Notebook zu übertragen, z.b. für den Fall, dass an einem Sitzungsort kein Internetzugang zur Verfügung steht, erleichtert die Fraktionsarbeit ungemein. Ersatzweises Ausdrucken wird so vermieden. Damals geäußerte Bedenken, aufgestellte Notebooks, Verkabelung und Geräuschkulisse stören die Sitzungsdurchführung, waren und sind grundlos. Wie im privaten oder beruflichen Umfeld nicht wegzudenken, gehören Internet und Technik auch zum Werkzeug für die kommunalpolitische Tätigkeit. Norbert Böhlke Kreistagsvorsitzender im Landkreis Harburg Fraktionsvorsitzender der CDU-Fraktion im Rat der Gemeinde Seevetal August IuK-Forum Niedersachsen 9

11 Rückblick Entwicklung 2005: Rats- bzw. Kreistagsbeschlüsse Mit Beginn der nächsten Wahlperiode (11/2006) erfolgt Mandatsarbeit papierlos Gemeinde Neu Wulmstorf ab Mai 2007 Stadt Winsen ab August 2007 Samtgemeinde Hollenstedt Quartal 06: Pilotphase mit Abgeordneten aus Kreistag und dem Seevetaler Gemeinderat Gemeinsame Ausschreibung der Hardware und der Dienstleistungen (08-09/06) Rahmenvertrag, Öffnungsklausel August IuK-Forum Niedersachsen 10

12 Rückblick Software Einsatz gleicher Sitzungsdienstsoftware Allris und Allrisnet: Seevetal, Neu Wulmstorf, Buchholz, Jesteburg, Winsen und Kreisverwaltung RI: Rats- bzw. Kreistagsinfo für die Mandatsträger BI: Bürgerinformation, integriert ins jeweilige Portal AI: Amtsinfo, Informationsdienst für die Verwaltung August IuK-Forum Niedersachsen 11

13 Rückblick Konzept (Technik) Mandatsträger erhalten für die Dauer ihrer Mitgliedschaft ein Notebook, im Home-Office einen WLAN Router sowie eine Aufwandspauschale für den Internetanschluss (i.d.r. DSL) Bei Doppelmitgliedschaft: ein Notebook, eine Oberfläche Softwareausstattung modular Security-Lösung für das Notebook keine eigenen Installationen möglich Tendenz: aufwandsneutral für verwaltungsinterne IT Ausstattung der Sitzungs- und Besprechungsräume mit WLAN Technik; Sicherstellung der Stromversorgung interkommunaler Betrieb ALLRISnet-Webserver August IuK-Forum Niedersachsen 12

14 Rückblick Roll-out Im Anschluss an die Kommunalwahl (09/2006) erfolgte der Roll-out Beauftragung der DSL-Anschlüsse durch Mandatsträger Auslieferung Notebooks Installation der Hardware im Home-Office Dienstleistung August IuK-Forum Niedersachsen 13

15 Rückblick Schulung Parallel dazu Schulungsmaßnahmen Zu beachten: unterschiedliche Wissensstände, teilweise Abwehrhaltung Schulungen auch für weitere Partner Verwaltungsleistung August IuK-Forum Niedersachsen 14

16 Rückblick Ziele Blickwinkel Gemeinde Neu Wulmstorf Erfahrungen mit Anwendung seit 2001 Verwaltung + Politik Positive Wahrnehmung Internetdienst Erkenntnis: Parallelität von Drucksache und RIS auf Dauer nicht vertretbar und wirtschaftlich Wenn RIS mehr Funktionalität eröffnet, dann Abschaffung Drucksache: Unterstützung individuelle Ratstätigkeit Verbesserung Fraktionsarbeit Erhöhung Flexibilität in puncto Erreichbarkeit und Zeit Auftrag: Schaffung interaktives Ratsportal August IuK-Forum Niedersachsen 15

17 Rückblick Ziele Blickwinkel Landkreis Harburg Mehrjährige Erfahrungen mit Sitzungsdienstsoftware Ablösung durch ALLRIS 2006 im Rahmen der Kooperation Parallelität von Drucksache und RIS nicht vertretbar und wirtschaftlich Erhöhung Wirtschaftlichkeit Verbesserung Kostensituation Auftrag: Schaffung interaktives Kreistagsportal August IuK-Forum Niedersachsen 16

18 Ergebnisse Oktober 2006 standen Rats- und Kreistagsportal zur Verfügung Gemeinsame Nutzerkennung für Mitglieder KT + Rat Eine Kalenderverwaltung möglich Zusammenschaltung Textrecherche KT + Rat (Ergebnis ist rechteabhängig[!]) Bearbeitung von Beratungsunterlagen mit Notizen Notizen austauschfähig = Verbesserung und Unterstützung Fraktionsarbeit Ausbau Prozessunterstützung für Rats- und Kreistagsbüro Beleg für interkommunale Kooperation August IuK-Forum Niedersachsen 17

19 Ergebnisse Optimierte Abläufe für Rats-/ Kreistagsbüro Abbau von Redundanz Optional: integrierte Lösung für Informationen außerhalb des kommunalen Sitzungsdienstes Einheitlich strukturierte Prozesse in Verwaltung = Workflow Vollintegration ALLRISnet BI-Dienst in Internetportale Veränderung der Fraktionsarbeit = z.b. Beamereinsatz Vernetzung innerhalb der Fraktionsarbeit = arbeiten an gemeinsamen Dokumenten via Notizfunktion Ausbau der Portale; neue Ideen August IuK-Forum Niedersachsen 18

20 Anwendungsbeispiel Bearbeiten von Vorlagen als Ratsmitglied oder Verwaltungsmitarbeiter: Markieren + Notizen Kontextforum Text markieren (Zunächst persönliche) Notizen können zu jedem Dokument angelegt werden Gremiums- oder Fraktionskollegen können jederzeit einbezogen werden Die Notizen sind auch offline verfügbar August IuK-Forum Niedersachsen 19

21 Anwendungsbeispiel Bearbeiten von Vorlagen als Ratsmitglied oder Verwaltungsmitarbeiter: Markieren + Notizen : August IuK-Forum Niedersachsen 20

22 Anwendungsbeispiel August IuK-Forum Niedersachsen 21

23 Anwendungsbeispiel August IuK-Forum Niedersachsen 25

24 Anwendungsbeispiel Einsatz von RSS RSS (Abkürzung für Really Simple Syndication, übersetzt in etwa wirklich einfache Verbreitung") ist ein elektronisches Nachrichtenformat, das dem Nutzer ermöglicht, die Inhalte einer Webseite - oder Teile davon - als sogenannte RSS-Feeds zu abonnieren. Abonnement Meine Sitzungen Alle Sitzungen Geburtstagsliste Vorteil: So informiert, wie User es wünscht (Notebook, Browser, -Client, Smart-Phone etc.) August IuK-Forum Niedersachsen 26

25 Anwendungsbeispiel Einsatz von RSS Vorteile: Rats- bzw. Kreistagportal lässt sich für Mandatsträger und Verwaltungsangehörige weiter personalisieren Auflösung der Bring- und Holschuld Verzicht auf benachrichtigungen August IuK-Forum Niedersachsen 27

26 Ergebnisse Kosten Kosten Drucksache WP Kostenschätzung bei Beschlussfassung Erwartetes Ergebnis Landkreis Harburg Gemeinde Seevetal ( (41 Kreistagsmitglieder) Ratsmitglieder) annähernd kostenneutral + Mehrwerte (-) neuer Dienst Beschlusscontrolling Kostenvolumen WP Ergebnis (-) Mehrwerte (-) neuer Dienst Beschlusscontrolling August IuK-Forum Niedersachsen 28

27 Ziel- und Ergebnislage Zusammenfassung: Argumente wie Ausbau der Funktionalität Mehrwerte für Politik und Verwaltung Prozessoptimierung Wirtschaftlichkeit Kosteneffizienz führen zu Kommunalpolitik mobil II mit Integration weiterer Kommunen im LK Harburg in das Folgekonzept August IuK-Forum Niedersachsen 29

28 Vorbereitung Wahlperiode Bildung interkommunale AG Herbst 2009 Weitere Räte beschließen Umstieg 2011 Konzeptüberarbeitung Vorbereitung Ausschreibung Erarbeitung Schulungskonzept August IuK-Forum Niedersachsen 30

29 Vorbereitung Wahlperiode Konzeptüberarbeitung Wesentliche Neuerung: Nutzung privater Notebooks Mit Annahme des Mandates Entscheidung über Nutzung eines Privatnotebooks oder des bereitgestellten Notebooks August IuK-Forum Niedersachsen 31

30 Vorbereitung Wahlperiode Vorbereitung Ausschreibung Interkommunale Erarbeitung eines Leistungskataloges - Hardware, Software, Dienstleistungen Ausschreibung eines Rahmenvertrages mit Öffnungsklausel für alle Gebietskörperschaften im Landkreis Harburg Erstellung eines Zeitplans (nicht nur für Ausschreibung) August IuK-Forum Niedersachsen 32

31 Vorbereitung Wahlperiode Erarbeitung Schulungskonzept Grundlagenschulung Umgang mit Notebook, Internet Explorer, Dateiablage u. Suche, etc. -> Schulungsangebot nur für Mandatsträger durch KVHS Schulung Anwendung AllrisNet durch Kommune/ Verwaltung Abfrage des Schulungsbedarfs bereits bei Kandidatur Zeitnahe Schulung nach Kommunalwahl August IuK-Forum Niedersachsen 33

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Partho Banerjea Gemeinde Neu Wulmstorf Leiter Fachdienst Strategische Steuerung und Entwicklung Tel.: 040/ Mike Wille Landkreis Harburg Leiter Betrieb Informationsverarbeitung Tel.: 04171/ August IuK-Forum Niedersachsen 34