TECHNISCHE LEISTUNGSBESCHREIBUNG

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1 TECHNISCHE LEISTUNGSBESCHREIBUNG AUDRIGA - UND GROUPWARE-UMZUGSDIENST FÜR MS EXCHANGE Version 1.4 Datei audriga technische leistungsbeschreibung microsoft exchange-migration.docx Datum Autor Hans-Jörg Happel, audriga GmbH

2 TECHNISCHE LEISTUNGSBESCHREIBUNG Dies ist die Technische Leistungsbeschreibung des audriga -Umzugsdienstes für MS Exchange. Beachten Sie ebenfalls die Technische Leistungsbeschreibung der Basisfunktionen des audriga - und Groupware- Umzugsdienstes für weitere Informationen (siehe INHALT Grundlegendes... 3 Unterstützte Datentypen und Eigenschaften... 3 Ordner... 3 Datenelemente s... 4 Kontakte und Gruppen... 4 Kalendereinträge... 4 Aufgaben... 4 Notizen... 4 Einstellungen... 4 Delta-Umzug... 5 Duplikaterkennung s... 5 Kontakte... 5 Gruppen/Verteilerlisten... 5 Kalendereinträge... 5 Aufgaben... 5 Notizen... 6 Gängige Probleme und Einschränkungen... 6 Support und Dokumentation... 6 Weiterführende Informationen /7

3 GRUNDLEGENDES Der Umzugsdienst ermöglicht das Kopieren von Daten (z.b. s, inklusive Anhängen und Ordnern, Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben und Notizen) zwischen verschiedenen Postfächern. Die Exchange- Versionen 2007, 2010 und 2013 werden dabei als Quelle und Ziel unterstützt i (inklusive Microsoft 365 und Hosted Exchange). Hinweis: mit dem Dienst können Sie direkt zwischen unterschiedlichen Exchange-Versionen umziehen z.b. Daten aus einem Exchange 2007-Postfach in ein Exchange 2013-Zielpostfach ii. Daten werden dabei ausschließlich kopiert der Dienst verändert oder löscht keine Daten im Quellpostfach. Der Dienst prüft das Zielpostfach auf Duplikate bevor Datenelemente übertragen werden. Details werden im Abschnitt Duplikaterkennung erläutert. Der Dienst muss über Exchange Web Services (EWS) auf das Quell- und Zielpostfach zugreifen können. Der Zugriff auf den Postfachinhalt erfolgt mit Hilfe von Benutzername und Passwort des jeweiligen Postfachs oder über einen Admin-Account mit Zugriff auf das jeweilige Postfach. Hinweis: Wenn entweder der Quell- oder Zielserver kein EWS unterstützt (z.b. beim Umzug von einem IMAP- Server zu Exchange) verwenden Sie bitte unsere Technische Leistungsbeschreibung des audriga - Umzugsdienstes für IMAP und POP3. Wenn es sich beim Quell- oder Zielserver um einen Exchange 2003-Server handelt, verwenden Sie bitte unsere Technische Leistungsbeschreibung des audriga - und Groupware- Umzugsdienstes zur Cross-Migration zwischen unterschiedlichen Groupware-Plattformen. UNTERSTÜTZTE DATENTYPEN UND EIGENSCHAFTEN Dieser Abschnitt beschreibt, welche Daten zwischen einem Quell- und Zielpostfach kopiert werden können. ORDNER Aus dem Zielpostfach werden alle Daten aus der Ordnerhierarchie unter MAILBOX_ROOT ausgelesen. Geteilte oder öffentliche Ordner außerhalb der Ordnerhierarchie können nur auf Nachfrage migriert werden. Ordner im Zielpostfach werden bei Bedarf im Verlauf eines Umzugs angelegt. Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen werden übertragen, falls entsprechende Benutzer und Gruppen auf dem Zielserver vorhanden sind (ansonsten wird eine Meldung im Protokoll angezeigt). Die Ordner Deleted items ( Gelöschte Elemente ) und Synchonisierungsprobleme werden in der Regel nicht übertragen. DATENELEMENTE Für die unterstützten Datenelemente ( s, Gruppen, Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben und Notizen): o Alle Anhänge mit bis zu 64 MB bzw. der maximal erlaubten Größe im Zielpostfach (bei größeren Anhängen wird ein Eintrag im Protokoll angezeigt). o Kategorien werden auf Basis Ihres Namens umgezogen. Zur korrekten Anzeige muss die Master Category List des Quell- und Zielservers übereinstimmen (siehe auch Einstellungen ). So genannte Extended properties (inkl. Follow-up -Information) werden aktuell nicht umgezogen. Diese Funktion kann ggf. auf Nachfrage bereitgestellt werden. 3/7

4 Vor dem Kopieren eines Datenelements wird der entsprechende Ordner im Zielpostfach auf vorhandene Einträge geprüft um Duplikate zu vermeiden (siehe auch Duplikaterkennung). S s, inklusive aller Flags und Statusinformationen (mit Ausnahme der unter Datenelement aufgeführten Einschränkungen). s aus dem Quellpostfach ohne korrektes Empfangsdatum werden während des Kopiervorgangs so modifiziert, dass im Zielpostfach ein passendes Empfangsdatum angezeigt wird. s aus dem Quellpostfach, die eine so genannte message delivery notification (MDN) erwarten, werden während des Kopiervorgangs so modifiziert, dass durch den Umzug keine unerwünschten Lesebestätigungen versandt werden. KONTAKTE UND GRUPPEN Kontakte und Gruppen (auch Verteilerlisten oder Distribution lists genannt) inklusive Profilbild. KALENDEREINTRÄGE Kalendereinträge inklusive Teilnehmer, Ressourcen, Widerholungsinformationen und Alarmen. Teilnehmer- und Ressourceninformationen werden kopiert, wenn passende Teilnehmer und Ressourcen auf dem Zielserver gefunden werden (andernfalls wird ein Protokolleintrag erzeugt). Wiederkehrende Termine werden inklusive Ausnahmen (gelöschte und geänderte Instanzen) kopiert. Da Exchange das Anlegen von Kalendereinträgen mit abweichenden Organisatoren ( organizer ) nicht erlaubt, wird der jeweilige Postfachnutzer bei allen Kalendereinträgen zum Organisator. AUFGABEN Aufgaben inklusive Wiederholungsinformationen. NOTIZEN Notizen inklusive Farbeinstellung. Aufgrund der Implementierung von Exchange werden alle Notizen im Zielpostfach mit dem Umzugsdatum als Erstellungsdatum angezeigt. EINSTELLUNGEN Die folgenden Einstellungen werden übernommen: Abwesenheitsnachrichten ( Out-of-office replies ) (nur falls noch nicht im Zielpostfach gesetzt) Kategorienliste ( Master category list ) The folgenden Daten werden derzeit nicht übernommen (Übernahme ggf. auf Nachfrage möglich): Serverseitige Filterregeln Vordefinierte -Signaturen Der temporäre Speicher für vorgeschlagene Namen/ -Adressen Farben der Kalenderordner Provisionierung/Anlegen der Zielpostfächer 4/7

5 DELTA-UMZUG Nach Abschluss des ursprünglichen Umzugsauftrags erscheint auf der Status-Webseite eine Schaltfläche, mit der ein zweiter Abgleich ( Delta-Umzug ) gestartet werden kann: Dies ist möglich, sobald der ursprüngliche Umzugsauftrag abgeschlossen ist. Der Delta-Umzug kann einmalig gestartet werden (mehrere Durchgänge sind auf Nachfrage möglich). Bis maximal 14 Tage nach Abschluss des ursprünglichen Umzugsauftrags. Ein Delta-Umzug kopiert: Alle s, die im Quellpostfach nach dem Empfangsdatum der neuesten des ursprünglichen Umzugs eingetroffen sind. Alle Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben und Notizen, die nach dem Erstellungsdatum des neuesten Datenelements des ursprünglichen Umzugs erstellt worden sind. Falls Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben oder Notizen im Quellpostfach nach dem ersten Umzug verändert wurden, werden diese Änderungen beim Delta-Umzug im Zielpostfach nicht übernommen. DUPLIKATERKENNUNG Für den Fall der Wiederholung eines Umzugs oder falls Verbindungsprobleme während des Umzugs auftreten, prüft der Dienst das Zielpostfach auf Duplikate, bevor ein Datenelement kopiert wird. Duplikate werden nur innerhalb eines bestimmten Ordners erkannt. Die folgende Liste beschreibt, welche Eigenschaften eines Datenelements zur Duplikaterkennung herangezogen werden. Für die Klassifikation als Duplikat müssen alle Eigenschaften übereinstimmen. Die Liste der Eigenschaften kann Änderungen unterworfen sein vergleichen Sie für die jeweils aktuelle Version. S Falls verfügbar wird die Message-Id genutzt. Ansonsten Absender, Betreff, Versanddatum, Empfänger (To, Cc, Bcc); soweit verfügbar. KONTAKTE last_name, first_name, display_name, 1, 2, 3, company GRUPPEN/VERTEILERLISTEN display_name, subject KALENDEREINTRÄGE subject, start date, end date, comment AUFGABEN subject, comment, common start date, common end date 5/7

6 NOTIZEN subject, displayname, comment GÄNGIGE PROBLEME UND EINSCHRÄNKUNGEN In diesem Abschnitt beschreiben wir Spezialfälle und Erfahrungen aus bisherigen Umzügen: Einige Exchange-Anbieter haben relative strenge Restriktionen, z.b. was die Anzahl der parallelen Zugriffe durch einen einzelnen Benutzer angeht. Stellen Sie sicher, dass die so genannten Throttling - Einstellungen den parallelen Zugriff auf mehrere Postfächer sowie mehrere parallele Verbindungen pro Postfach erlauben. Bei einer großen Anzahl von Postfächern ist es sinnvoll, hierzu einen Admin- Account zu konfigurieren, das Zugriff auf die umzuziehenden Postfächer hat. Exchange hat zahlreiche Konfigurationsoptionen auf System-, Benutzer- und Protokollebene (EWS) in Bezug auf die maximal erlaubte Größe von Dateianhängen. Auch die Einstellungen für Verbindungs- Timeouts können Fehler erzeugen, wenn große Anhänge über langsame Verbindungen übertragen werden. Kalendereinträge, die bereits mehrfach migriert wurden, oder mit nicht-standardkonformen Anwendungsprogrammen erzeugt wurden, können inkonsistente Zeitzonen-Informationen beinhalten. Falls Personen, Gruppen oder Ressourcen in den Datenelementen des Quellpostfachs durch eine X500-Adresse referenziert werden, versucht der Dienst, diese über das Active Directory des Quellservers oder die Kontakte des Benutzers aufzulösen. Falls eine Adresse nicht aufgelöst werden kann, wird diese nicht umgezogen und ein Protokolleintrag erzeugt. Probleme beim Auflösen treten insbesondere dann auf, wenn Personen referenziert werden, die nicht mehr im Active Directoy enthalten sind (etwa ausgeschiedene Mitglieder der Organisation). Exchange erlaubt in vielen Fällen keine Speicherung von Datenelementen in Ordnern anderen Typs (z.b. Kontakte in Kalenderordnern). Hierbei kommt es insbesondere beim Ordner Synchronisierungsprobleme häufig zu Fehlern. Anwendungen von Drittherstellern definieren zum Teil eigene Elementtypen (z.b. SMS). Diese werden nicht kopiert und können z.t. zu Fehlern führen. Bitte kontaktieren Sie uns im Vorfeld, falls Sie die Übernahme spezieller Daten wünschen. Exchange prüft einzelne Daten (z.b. Webseiten-Links oder -Adressen bei Kontakten) über die EWS-Schnittstelle strenger als bei der Speicherung mit Outlook. Diese Daten können daher teilweise nicht übertragen werden. Hierzu wird jeweils ein Protokolleintrag erzeugt. Ressourcenmailboxen können wie Benutzermailboxen migriert werden. Einige Anbieter erlauben jedoch keinen Zugriff auf Ressourcenmailboxen per EWS. Dies kann ggf. durch Freigabe der Ressourcenmailbox an einen Benutzer mit EWS-Zugriff gelöst werden. SUPPORT UND DOKUMENTATION Standard-Support ist während der Geschäftszeiten per , Chat oder Telefon verfügbar. Auf Nachfrage kann audriga weitergehende Support- oder Beratungsleistungen anbieten. Siehe Umzüge per Selbstbedienung können vom Benutzer selbständig und ohne Interaktion mit audriga über eine Webseite eingerichtet werden. Ein kostenloser Probeumzug ist für Testzwecke möglich. Im Fehlerfall können Benutzer abgebrochene Umzüge neu starten. Siehe auch 6/7

7 WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN Die folgenden Dokumente sind auf unserer Webseite verfügbar: Technische Leistungsbeschreibung der Basisfunktionen des audriga - und Groupware- Umzugsdienstes Technische Leistungsbeschreibung des audriga -Umzugsdienstes für IMAP und POP3 Technische Leistungsbeschreibung des audriga - und Groupware-Umzugsdienstes für Open- Xchange Technische Leistungsbeschreibung des audriga - und Groupware-Umzugsdienstes zur Cross- Migration zwischen unterschiedlichen Groupware-Plattformen i Für Exchange 2003, siehe die Technische Leistungsbeschreibung des audriga - und Groupware- Umzugsdienstes zur Cross-Migration zwischen unterschiedlichen Groupware-Plattformen. ii Bitte bereiten Sie einen solchen Umzug sorgfältig vor (z.b. mit einem Probeumzug), insbesondere, wenn Sie zu einer älteren Version downgraden z.b. ein Exchange 2010-Postach zu Exchange /7