Erstellen der Zuwendungsbestätigungen OPTIGEM Win-Finanz ab Version 5.1

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1 Erstellen der Zuwendungsbestätigungen OPTIGEM Win-Finanz ab Version 5.1 Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung 3 2. Rechtliche Grundlage 3 3. Vorbereitungsschritt (nur für Stiftungen): Zuwendungsart Zustiftung 3 4. Anpassen der Textvorlagen für Sammel-Zuwendungsbestätigungen 4 5. Testausgabe der Zuwendungsbestätigungen durchführen 4 6. Erstellen der Zuwendungsbestätigungen als Echtlauf 6 Seite 2

3 1. Einführung Diese Dokumentation informiert Sie kurz über Änderungen und Neuerungen in den Vorlagen und im Programm Win-Finanz ab Version 5.1, die Sie beim Erstellen der Sammelbestätigungen mit OPTIGEM zur Kenntnis nehmen sollten. Eine detaillierte Beschreibung zur Erstellung der Jahresspenden-/Sammelzuwendungsbestätigungen finden im Benutzerhandbuch und der Online-Hilfe (betätigen Sie die Taste F1 im laufenden Programm Win-Finanz) im Kapitel: 10. Briefe und Spendenbestätigungen > 1. Serienbriefe und Spendenbestätigungen. Bitte beachten Sie darüber hinaus auch unseren Leitfaden Fragen und Antworten zum Thema Jahresspendenbestätigungen. Sie finden diesen immer in aktuellster Version zum Herunterladen auf unserer Webseite 2. Rechtliche Grundlage Grundlage für die Gestaltung der Zuwendungsbestätigungen ist das Rundschreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom Das Rundschreiben kann z.b. hier (über das Bayerische Finanzamt) herunter geladen werden (bitte halten Sie Ihre Maus über den Link und klicken Sie zum Öffnen mit der linken Maustaste, ggf. in Kombination mit der Strg-Taste): 3. Vorbereitungsschritt (nur für Stiftungen): Zuwendungsart Zustiftung Dies betrifft nur Anwender, deren Organisation den Rechtsstatus einer Stiftung hat und die für diese Stiftung Spendenbestätigungen erstellen möchten. Bitte wählen Sie in den Sachkontostammdaten bei den Spendenertragskonten, über die Zustiftungen (Zuwendungen zum Vermögensstock der Stiftung) gebucht werden, die neue Zuwendungsart Zustiftung aus. Diese Änderung muss nur bei den Hauptkonten (Unterkonto 0) erfolgen und wird automatisch auf die vorhandenen Spender-Unterkonten (Unterkonten ab z.b. Nr. 1) übertragen. Wenn Sie im laufenden Buchungsjahr (z.b. 2014) bereits Spenden auf diesen Ertragskonten gebucht haben, können Sie die Änderung dennoch zum jetzigen Zeitpunkt vornehmen. Diese Angabe ist zwingend erforderlich, damit Spenden auf diesen Spendenertragskonten in den Anlagen zu den Sammelbestätigungen in der Spalte 2 korrekt als Zustiftung kenntlich gemacht werden. Seite 3

4 4. Anpassen der Textvorlagen für Sammel-Zuwendungsbestätigungen Wenn Sie noch keine Textvorlagen erstellt haben, können Sie aktuelle Textvorlagen von unserer Website herunterladen und importieren. Die Vorlagen finden Sie unter Für KdöR-Gemeinden und Vereine stehen Textvorlagen im internen und MS Word-Format zur Verfügung, für Stiftungen nur im MS Word- Format. Wenn Sie bereits über Textvorlagen (programminterne oder mit MS Word gestaltete) verfügen, nehmen Sie bitte die Sie betreffende amtliche Vorlage für Vereine / KdöR-Gemeinden / Stiftungen und passen Sie Ihren Text an. Gehen Sie dazu in der OPTIGEM Win-Finanz in das Menü Serienbriefe/Dokumentenvorlagen verwalten, wählen Sie hier den Bereich Sammel- Zuwendungsbestätigungen, markieren Sie dann die Textvorlage und klicken Sie auf Bearbeiten. Es öffnet sich entweder der interne Editor oder das Programm MS Word mit der gewählten Vorlage. Weitere Hinweise zur Gestaltung der Textvorlagen finden Sie im Benutzerhandbuch und der Online- Hilfe (vgl. auch Kapitel 1.) 5. Testausgabe der Zuwendungsbestätigungen durchführen Rufen Sie hierzu im Menü Serienbriefe den Programmteil Jahresspenden- /Sammelzuwendungsbestätigungen auf und aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Testlauf, nicht protokollieren. Wählen Sie links oben als Zuwendungs-/Spendenart(en) den Eintrag außer Sachzuwendungen und darunter im Bereich Verarbeitung die gewünschte Textvorlage aus. Auf der Registerseite Spendenbest. muss nun entsprechend Ihrer Rechtsform folgende Einstellung gewählt werden: (1) KdöR-Gemeinden: Seite 4

5 (2) Stiftungen: (3) Alle anderen Anwender (insbesondere eingetragene Vereine): Wählen Sie auf der Registerkarte Personenbereich den Personenkreis aus, für den Sie den Testlauf durchführen möchten, aktivieren Sie ggf. weitere Optionen (z.b. Familienadressierung, falls gewünscht) und starten Sie den Testlauf anschließend durch Auswahl der Schaltfläche OK. Zur Kontrolle: Die Anlagen Ihrer Zuwendungsbestätigungen sollten von der Gestaltung her wie folgt aussehen (achten Sie dabei besonders auf die Spaltenanzahl und die -überschriften): (1) KdöR-Gemeinden: Seite 5

6 (2) Stiftungen: (3) Alle anderen Anwender (insbesondere eingetragene Vereine): Bitte überzeugen Sie sich, dass die Zuwendungsbestätigungen und die Anlagen den amtlichen Mustern für die Rechtsform Ihrer Organisation entsprechen, damit die Spender keine Probleme bei der Einreichung Ihrer Bestätigungen bekommen. Hinweis: Die Textzeile oberhalb der Tabelle (hier: vom xx.xx.2015 des für den Zuwendenden ) erscheint so nicht auf dem amtlichen Muster. Gegen eine Anzeige z.b. des Namens des Spenders zur sicheren Identifikation bestehen aber laut Schreiben vom keine Bedenken. In unseren Mustervorlagen für MS Word können Sie bei Bedarf diese optionale Zeile bearbeiten oder ganz entfernen. Falls Sie mit den programminternen Funktionen arbeiten, so wird standardmäßig keine Adresszeile angezeigt. Um sie dennoch einzublenden, finden Sie bei Erstellung der Sammelbestätigungen auf dem Register Spendenbest. die Option Adresse und Personen-Nr. im Seitenkopfbereich mit ausgeben (abweichend vom amtlichen Muster). 6. Erstellen der Zuwendungsbestätigungen als Echtlauf Gehen Sie hierbei analog zum vorherigen Kapitel vor und aktivieren Sie dabei die Option Testlauf, nicht protokollieren nicht. Seite 6