Accounting & Follow-Me Offi ce Solutions Portfolio

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3 1 Accounting & Follow Me Optimieren Sie jetzt Ihre Druckerumgebung mit einer Accounting & Follow Me Lösung. Die Kosten im Bereich Output Management nehmen stetig zu, obwohl seit Jahren das papierlose Büro vorausgesagt wird. Aufgrund der Entwicklung leistungsfähigerer Geräte wird zudem in besserer Qualität und vermehrt auch in Farbe gedruckt. Dies führt trotz sinkender Produkt- und Seitenpreisen zu einem hohen Betrag in der Unternehmensrechnung. Wir zeigen in dieser Broschüre, wie Sie mit einer Accounting & Follow Me Lösung herausfi n- den, wo grosse Kostenblöcke im Rahmen des Output Managements entstehen und wie man diese z.b. mittels Weiterverrechnung in den Griff kriegt. Ganz nebenbei setzen Sie sich dabei noch für die Umwelt ein, schützen vertrauliche oder private Daten und erleichtern nicht zuletzt die tägliche Arbeit Ihrer eigenen Mitarbeiter. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer Lösungen. Unsere Spezialisten beraten Sie gerne. Kosten Sicherheit Komfort Umwelt Kostenüberwachung Kostenzuordnung Kostenverrechnung Pay per Use Project Accounting Follow Me Sicheres Drucken Rule Based Printing Authentifizierung Multi-Brand MFP's & Failover/Fallback

4 2 Anwendungsbeispiele Kostenüberwachung Kostenzuordnung Kostenverrechnung Ausgangssituation Druckkosten als Total Druckkosten, die in einem Unternehmen anfallen sind nicht zu vernachlässigen, sondern bilden einen signifi kanten Anteil an den Unternehmenskosten. Häufi g sind zwar die Ausgaben für Papier, Toner und Infrastruktur bekannt, wo und weshalb diese im Detail anfallen ist ungewiss. Lösungsansatz Reporting & Monitoring der Druckkosten Die Druckkosten können beliebig detailliert betrachtet werden. Dabei ist nicht nur eine Aufteilung nach Benutzer oder Abteilung möglich, sondern auch eine verursachergerechte Verrechnung nach Projekten oder beispielsweise Mandanten. Pay per Use Ausgangssituation Unlimitiertes Drucken Lösungsansatz Bezahlung gemäss Verbraucherprinzip Schüler sind sich seit Jahren gewohnt, für ihre Kopien zu bezahlen. Ausdrucke hingegen sind gratis. Dies führt zu einer Übernutzung und zu hohen Kosten, falls die Schule den Service gratis zur Verfügung stellt. Eine pauschale Verrechnung unabhängig von der Nutzung wird meist als ungerecht angesehen. Die Schüler können via Nachladestationen oder auch online (z.b. per Kreditkarte) ihr Guthaben aufl aden. Sie bezahlen pro gedruckter oder kopierter Seite. In Kombination mit einer Mobile-Printing-Lösung können die Schüler sogar von ihren eigenen Laptops, Tablets oder Mobiltelefonen drucken.

5 Anwendungsbeispiele 3 Vertrauliches Drucken/ Pull Printing Ausgangssituation Einsehbare Druckdaten auf dem Ausgabefach Immer wieder kommt es vor, dass vertrauliche Dokumente im Druckausgabefach liegen bleiben und somit von jedermann eingesehen werden können. Gründe dafür sind vielfältig. Sei es, weil der Benutzer den Ausdruck zu einem falschen MFP gesendet hat, er auf dem Weg zum Gerät aufgehalten wurde oder weil er schlicht und einfach vergessen hat, seine Ausdrucke am System abzuholen. Lösungsansatz Der Druckauftrag folgt mir auf Schritt und Tritt Follow Me verhindert, dass Unbefugte diese vertraulichen Dokumente zu Gesicht bekommen. Der Druckauftrag wird erst gedruckt, wenn der Benutzer selber am Gerät steht. Denn er entscheidet durch die Identifi zierung mittels Badge oder PIN-Code am jeweiligen Gerät, welcher Drucker seinen Auftrag druckt - der Druckauftrag folgt dem Benutzer, wohin er möchte. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass nicht mehr auf den falschen Druckern gedruckt wird, sondern bietet zudem die Möglichkeit, auf einen anderen Drucker auszuweichen, falls der Standarddrucker zeitweilig nicht benutzbar oder gerade besetzt ist. Kosten sparen mit Regeln Ausgangssituation Druckausgaben belasten Budget Lösungsansatz Regeln helfen Kosten sparen Farbausdrucke, einseitiges Drucken oder Grossaufträge, welche auf kleinen Druckern ausgedruckt werden, können das Budget im Output Management sehr belasten. Da hilft meist auch ein Appell an die Vernunft nicht wirklich. Mit regelbasiertem Drucken kann verhindert werden, dass bestimmte Gruppen farbig oder nur einseitig ausdrucken. Zudem können grosse Druckaufträge ab einer gewissen Seitenanzahl fl exibel an die günstige Hausdruckerei weitergeleitet werden.

6 4 Funktionen Authentifizierung & Rechtemanagement Authentifizierung am Gerät Grundlage all dieser Lösungen bildet eine Authentifi zierung an einem Drucker. Wir unterstützen nebst Konica Minolta Geräten auch viele Produkte anderer Hersteller. Authentifi zierungsdatenbanken Lokale Benutzerdatenbank des Gerätes Zentrale Benutzerdatenbank mit/ohne Synchronisation (z.b. AD oder LDAP) Authentifi zierungsvarianten Benutzernamen & PIN Kartenleser & Karten (z.b. Legic, Mifare, HID) Biometrische Verfahren (z.b. Fingervenen-Scanner) Ihre Vorteile: Durch die fl exiblen Möglichkeiten bei der Authentifi zierung können beispielsweise Ihre bestehenden Badges weiterverwendet werden, welche Sie bereits für Ihre Zutrittslösung verwenden. Erhebung & Abrechnung der Druckkosten Berichte nach Benutzer: Analyse nach Benutzern, Abteilungen, Systemen, s/w bzw. Farbe, Formaten etc. Defi nition von Standard-Berichten (Vorlagen) und automatischer -Versand oder Speicherung der Berichte zu vordefi nierten Zeitpunkten Erweiterte Ausgabe von Druckanalysen: tabellarische & grafi - sche Darstellungsmöglichkeiten sowie diverse Exportmöglichkeiten Warnungen bei Erreichung gewisser Limits Möglichkeit der Auswertung effektiver Output-Kosten durch Eingabe realer Preisschemata (Klickpreise etc.) Mehrstufige Projektkostenstellen: Abrechnung der Druckkosten auf Projektkostenstellen Mehrstufi ge Projektkostenstellen erlauben z.b. Anwaltskanzleien oder projektorientierten Unternehmen problemlos das Nachverfolgen und Zuweisen der Druckkosten für jeden einzelnen Fall oder jedes Projekt. Unterstützung beim Suchen der Projektkostenstelle Diverse Importmöglichkeiten Ihre Vorteile: Egal wie Sie Ihre Druckkosten erheben möchten wir bieten Ihnen die Möglichkeit dazu.

7 Funktionen 5 Follow Me Funktionen Was ist Follow Me? Druckauftrag wird ohne bestimmtes Druckziel auf einem Server zwischengelagert, bis er am gewünschten Gerät ausgelöst wird. Use Cases: Vertrauliche Dokumente sicher am Drucker in Empfang nehmen (Secure Printing) Verhindern, dass auf falschen Druckern gedruckt wird Druckauftrag umleiten, falls das ursprüngliche Zielgerät vorübergehend nicht verfügbar ist. Zeitversetztes Drucken (z.b. Home Office ) Varianten: Sofortiger Druck nach Anmeldung am Gerät / Auswahl des Druckauftrags am Gerät / Löschung des Druckjobs Definition der Speicherdauer der Druckjobs und automatische Löschung ab einem gewissen Zeitpunkt Ihre Vorteile: Mit einer Follow Me Lösungen schützen Sie vertrauliche oder private Daten und erleichtern so ganze nebenbei die Arbeit ihrer Mitarbeiter. Regelbasiertes Drucken Mit Regeln Druckkosten senken Anhand einer vordefi nierten Regel (Bedingung) wird eine bestimme Aktion ausgeführt. Zusätzlich kann defi niert werden, wer benachrichtigt werden soll. Bedingungen (Trigger) Benutzer gehört zu einer bestimmten Organisation Gerät gehört zu bestimmter Gruppe Job ist grösser als oder hat mehr Seiten als Datum ist später als oder zwischen Aktueller Job Status Dateiformat oder Anwendung aus der gedruckt wird (z.b. ) Aktion: Umwandlung eines Jobs in Duplex, Graustufen, s/w Weiterleiten eines Jobs an eine andere Queue Verhindern Print/Copy (Authentifizierung) Ändere Anzahl Kopien Print Job ablehnen Benachrichtigung: Sende an Ihr Vorteil: Mit regelbasiertem Drucken senken Sie direkt ihr Druckkosten und setzen sich ausserdem für die Umwelt ein.

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