Keine Zeit, Monatsabschluss! Teufelskreis ohne Ausweg? Optimierung des Monatsabschluss in der Energiewirtschaft

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1 Keie Zeit, Moatsabschluss! Teufelskreis ohe Ausweg? Optimierug des Moatsabschluss i der Eergiewirtschaft 30

2 Keie Zeit, Moatsabschluss, versuche Sie es bitte gege Ede des Moats oder Leider köe wir och icht sage, wie das Ergebis geau ist, wir müsse och mal buche gehöre heute leider zu Stadardaussage vieler Back-Office- ud Fiazabteiluge vo Eergieversorgugsuterehme. Ursächlich hierfür ist das zumeist rechugsbasierte Vorgehe vieler Uterehme bei der Ermittlug des Fiazergebisses. Dies bedeutet, die Berichterstattug basiert auf de vorgelagert erstellte ud gebuchte Rechuge. Daebe steige abzuwickelde Date- ud Trasaktiosmege massiv, teilweise durch Folge der Eergiewede wie zuehmed kleiteilige ud dezetrale Erzeugug, aber auch durch wesetlich mehr ud komplexere Geschäftsvorfälle. Dies führt i viele Fälle zu Überlastuge der Mitarbeiter am Moatsafag ud Verzögeruge im Fiazreportig. Gleichzeitig fordert das Maagemet, möglichst früh belastbare Moatszahle zu erhalte, um i Zeite des eergiewirtschaftliche Umbruchs, iedrigere Redite ud uvorhersehbarer Volatilität a de Märkte de Überblick zu behalte. Viele Uterehme versuche daher mit Hilfe vo Schatterechuge Ergebisse scheller zu ermittel, müsse da aber aufwedige Überleitugsrechuge im Rahme der Abschlussarbeite durchführe, um die otwedige Ergebisqualität sicherzustelle. Auch die Arbeitszeite der Mitarbeiter währed der Abschlussphase zu verdoppel ud dies da als Fast Close zu bezeiche sorgt icht gerade für Motivatio ud Verstädis ud führt, we überhaupt, ur teilweise zu der gewüschte Beschleuigug. Ei pragmatischer Ausweg aus diesem Dilemma besteht i der Etkopplug des Abrechugsprozesses vo der Ergebisermittlug. Astatt Ausgagsud Eigagsrechuge abzuwarte, werde qualitativ hochwertige Progose ud Schätzuge als Abgrezuge verwedet. Capgemii Cosultig hat diese Vorgehesweise i der jügere Vergageheit bereits mit mehrere Kude erfolgreich implemetiert. Dieser Beitrag erläutert Grüde für die Eiführug eies progosebasierte Moatsabschlusses ud zeigt die dafür otwedige Voraussetzuge sowie die damit eihergehede Vorteile ud Implikatioe auf. Aktuelle Herausforderuge des Moatsberichtsweses i der Eergiewirtschaft Natürlich ka ma alle Diskussioe um Abschlussprozesse ud -zeite ei Warum eigetlich? etgegehalte, schließlich hadelt es sich ur um das Erstelle eies Reports. Usere Erfahruge aus der Praxis zeige allerdigs, dass sich derzeit viele Eergieuterehme itesiv mit dem Thema auseiadersetze. Im Ker gilt es drei zetrale permaet wachsede Herausforderuge zu bewältige, die 1 Verfahre ud Methode, die zu eier zeitahe oder eier beschleuigte Erstellug vo Abschlüsse führe, werde als Fast Close bezeichet. Beim Fast Close liegt der Fokus auf der Beschleuigug eizeler Arbeitsschritte ud der Verkürzug des Aufstellugszeitraumes. Dabei gelte vor allem drei Prizipie: die Verlagerug ud Strukturierug der Datebeschaffug i Zeite lage vor dem Abschlussstichtag, die Verkürzug vo Iformatioswege ud Etscheidugsprozesse im Betrieb sowie die Vereifachug der Bilazierugs- ud Bewertugsmethode. 2 Keie Zeit, Moatsabschluss! Teufelskreis ohe Ausweg?

3 Eergy Sector the way we see it zugleich mittelbar maßgebliche Eifluss auf de Uterehmeserfolg habe köe: Gesteigerter Iformatiosbedarf des Maagemets, isbesodere hisichtlich der zeitahe Verfügbarkeit vo moatliche Ergebiskezahle Steigede Azahl ud erhöhte Komplexität zu verarbeiteder Trasaktioe Ugleiche Verteilug der Auslastug ivolvierter Mitarbeiter mit extreme Auslastugsspitze a) Gesteigerter Iformatiosbedarf des Maagemets Der Eergiemarkt steckt durch die Fiazkrise ud Eergiewede mitte im Umbruch uretable Kraftwerke, sikede Marge ud iedrige Preise lasse die Ergebisse erodiere, eie zuehmede Regulierug bescheidet die vorhadee Freiheitsgrade. Trotz dieser schwierige Rahmebediguge wird vo de Uterehme erwartet, weiterhi stabil ud progostizierbar hohe oder wachsede Ergebisse zu erwirtschafte. Das Maagemet beötigt moatliche Ergebiskezahle so früh wie möglich, um Grudlage für Maagemetetscheiduge zu erhalte ud die Kommuikatio a die Ateilseiger oder de Kapitalmarkt vorzubereite. Vor diesem Hitergrud ist es ur allzu verstädlich, dass das Maagemet selbst bei kleiste Verzögeruge ervös wird. Reaktiosfähigkeit Moatsabschluss (i Arbeitstage) Capgemii Cosultig 2013 Klassische Hebel zur Steigerug der Iformatiosgeschwidigkeit sid: Optimierug ud Straffug der Arbeitsabläufe der Abrechugsud Abschlussprozesse Verschärfug der Durchlaufzeite, isbesodere währed Quartals- ud Jahresabschlüsse ( Fast Close ) Schatterechuge ud Ad-hoc- Aalyse der Cotrollig- Abteiluge, um das Ergebis zu progostiziere Diese Maßahme führe möglicherweise zu kürzere Abschlusszeite ud eier frühere Iformatiosbereitstellug, gaz bestimmt aber zu eier höhere Arbeitsbelastug der betroffee Mitarbeiter währed der Abschlüsse, gesteigerter Komplexität, eier Häufug vo Fehler mit etsprechedem Korrekturbedarf ud aufwedige Überleitugsrechuge (Recociliatio), um die Qualität der Abschlüsse abzusicher. b) Steigede Trasaktiosvolumia ud Komplexität Die im vorige Kapitel beschriebee Maßahme des Maagemets alleie führe scho dazu, dass sich i de 3

4 Abwicklugs- ud Reportigeiheite der Uterehme (v. a. Back-Office ud Fiazabteiluge) och mehr Aufgabe am Moatsafag asammel ud diese uter immesem Zeit- ud Qualitätsdruck abgearbeitet werde müsse. Hizu kommt, dass das Umschlagsvolume im Eergiemarkt i de letzte Jahre ei massives Wachstum erfahre hat. Zum eie durch ei geerelles Wachstum des Marktes v. a. im Stromspothadel ud Gasmarkt (vgl. etsprechede Etwicklug a der EEX i Abbildug 1) aufgrud eier steigede Azahl vo Marktteilehmer, aber auch durch steigede Trasaktiosvolumia der meiste Eergieuterehme bei Absatz ud Beschaffug. Abbildug 1: Etwicklug des Hadelsvolumes am Stromspotmarkt ud Gastermi-/-spotmarkt der EEX bis 2011 (EEX Uterehmesbroschüre 2012) TWh seit 2009 Hadelsvolume ikl. Marktgebiet Frakreich TWh ,9 35, ,4 3,5 15,0 Itraday Day-Ahead 23, Itraday Day-Ahead Spotmarkt Termimarkt Capgemii Cosultig 2013 seit 2009 Hadelsvolume ikl. Marktgebiet Frakreich 4 Keie Zeit, Moatsabschluss! Teufelskreis ohe Ausweg?

5 Eergy Sector the way we see it Gleichzeitig steigt die Zahl der hadelbare Produkte deutlich ud wird i erster Liie graularer, um existierede Marktlücke (z. B. zwische Stromspotud Termimarkt) abzudecke ud auf idividuelle Bedürfisse der Marktteilehmer besser eizugehe. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass selbst bei gleichem Hadelsvolume der eizele Marktteilehmer wesetlich mehr Trasaktioe abgeschlosse werde. Dies sollte atürlich ierhalb gleichbleibeder oder gekürzter Abschlusszykle abgewickelt werde. Auch die Vielzahl euer, oft kleier Marktteilehmer (z. B. EEG-Eispeiser) sorgt für zusätzliche Komplexität im Abwicklugsbereich. Die abwickelde Uterehme müsse sich immer öfter mit semiprofessioelle Strukture auf der Gegeseite auseiadersetze, Dreiecksbeziehuge ud Abtretugserkläruge mit fiazierede Bake sid gerade im Bereich ereuerbarer Eergie die Regel. Der eizele Abwicklugsprozess wird hierdurch komplexer ud zeitaufwediger. c) Ugleich verteilte Mitarbeiterauslastug Obwohl der dritte Grud der offesichtlichste ist, wird dieser vo Uterehme meist icht beachtet oder als ebesächlich eigestuft. Die bereits beschriebee Etwickluge führe dazu, dass die Arbeitsbelastug der betroffee Mitarbeiter am Moatsafag städig zuimmt. Weitergedacht führt dies i Uterehme aber zu eiige uerwüschte Nebewirkuge: Asammlug vo Überstude: I de Hochphase der Abschlüsse werde massiv Überstude aufgebaut, die icht i gleichem Maße bei weiger Belastug abgebaut werde. Dies führt über kurz oder lag zu steigedem Mitarbeiterbedarf ud Mehrkoste für die Uterehme. Asteige der Fehlerhäufigkeit ud verrigerte Datequalität: Verfügt das Uterehme icht über vollautomatisierte Abwicklugsprozesse, was im teilweise sehr komplexe Eergiegeschäft icht immer möglich ist, steige Fehler i Abwicklug ud Abschluss überproportioal a. Zum eie durch die Zahl gestiegeer Trasaktioe, aber auch durch de höhere Zeitdruck ud die damit effektiv verrigerte Bearbeitugszeit je Trasaktio. Die Iformatio ist ggf. früher verfügbar, die Aussagekraft durch die gesukee Datequalität aber möglicherweise dramatisch beeiträchtigt. Sikede Mitarbeitermotivatio: Meist ist für die Mitarbeiter kei Lob zu erwarte, ud auch die eigee Eischätzug der Arbeitsqualität sikt. Mehr Arbeit, mehr Fehler ud häufigerer Korrekturbedarf ede leicht i eiem lagfristige Absike der Motivatio der Mitarbeiter. Lageweile ach dem Peak: Ist der Moatsabschluss erst mal vorbei, immt sich der Mitarbeiter eie Auszeit oder lagweilt sich regelrecht. Nachdem Mitarbeiter städig aufgebaut wurde, um die Peak -Last zu bewältige, ist ach dem Abschluss icht geüged Arbeit für alle da. Im Moatsdurchschitt sikt die Produktivität des Mitarbeiters ud der Abteilug meist 2 Dies umfasst zum eie die Ausweitug auf alle marktrelevate Commodities (z. B. EEX: Strom, Gas, Kohle, Zertifikate (EUA, CER, ERU)), daebe aber auch die Diversifizierug der Produkte, vgl. Pressemitteilug EEX vom zur Eiführug fiazieller Tages-/Wocheedfutures ( EEX_ lauches_phelix_day_futures ). 5

6 deutlich uter die Produktivität bei kostaterer Auslastug. Hoher Mitarbeiterverschleiß: Obe geate Faktore führe im schlimmste Fall zur Küdigug des Mitarbeiters. Häufiger Mitarbeiterwechsel ist daher ei starkes Idiz, dass Arbeitsprofil, Arbeitsbelastug ud Motivatio icht mehr im Eiklag sid. Leider führt auch dies lagfristig zu abehmeder Produktivität der Abteiluge ud des Uterehmes, da mit ausscheidede Mitarbeiter auch Wisse verlore geht, das eu aufgebaut werde muss, was wiederum Kapazitäte erfahreer Mitarbeiter bidet. Diese meist verachlässigte Nebewirkuge führe zu dauerhaft erhebliche Mehraufweduge ud somit erhöhte Persoalkoste der Uterehme. Möglichkeite zur Bewältigug der Herausforderuge der progosebasierte Moatsabschluss Um ei möglichst geaues Bild der Fiaz- ud Ertragslage eies Uterehmes wiederzugebe, versuche die meiste Eergiehädler ach wie vor, so viele Rechuge wie möglich im aktuelle Abschluss zu erfasse. Bei diesem rechugsbasierte Abschlussverfahre bilde Ei- ud Ausgagsrechuge die Basis des Moatsabschlusses. Schätzuge, beispielsweise für fehlede Eigagsrechuge, werde meist ur i Ausahmefälle vorgeomme ud is Ergebis eigestellt. Tabelle 1 stellt die verschiedee Auspräguge des rechugsbasierte Abschlusses gegeüber. Tabelle 1: Variate ud Auspräguge des rechugsbasierte Moatsabschlusses Modell Ausprägug Abgrezuge Nachteile Vollstädig rechugsbasiertes Modell Moatsabschluss basiert ausschließlich auf Rechuge (offizielle Dokumete) Im Ausahmefall Dauer/Qualität des Abschlusses abhägig vo itere Vorarbeite (Rechugsstellug) Dauer des Abschlusses abhägig vo extere Datelieferuge Qualität des Abschlusses abhägig vo exterer Rechugsqualität Zeitpuktmodell Rechuge werde bis zu eiem bestimmte Zeitpukt erfasst, alle da och ausstehede Geschäftsvorfälle werde abgegrezt Ab eiem bestimmte Zeitpukt Qualität des Abschlusses abhägig vo itere Vorarbeite (Rechugsstellug) Erhöhter Aufwad zur Vollstädigkeitskotrolle Qualität des Abschlusses abhägig vo exterer Rechugsqualität Hybridmodell Beispiel: Alle Ausgagsrechuge werde erfasst, Eigagsrechuge werde abgegrezt Bestimmte Geschäftsvorfälle (z. B. Ausgagsrechuge) Dauer/Qualität das Abschlusses abhägig vo itere Vorarbeite (Rechugsstellug) Uterschiedliche Datequalität je ach Geschäftsvorfallgruppe (ggf. keie Nettigmöglichkeite) 6 Keie Zeit, Moatsabschluss! Teufelskreis ohe Ausweg?

7 Eergy Sector the way we see it Jedoch habe alle diese Variate eie zetrale Nachteil, ämlich die Kopplug der Fiazberichterstattug a de Abrechugsprozess (Dauer ud Qualität, siehe Abbildug 2). Daebe hägt die Qualität des Abschlusses oft vo uterehmesextere Iformatiosquelle ab. 3 Abbildug 2: Traditioeller Moatsabschlussprozess Abhägigkeit vo Abrechugs- ud Reportigprozesse Data preparatio Billig, Ivoicig Bookig Validatio / recociliatio Result preparatio Reportig Time i BDs Capgemii Cosultig 2013 Eie echte Alterative bietet der progosebasierte Moatsabschluss. Erstes Prizip hierbei ist die Verlagerug ud Strukturierug der Datebeschaffug sowie der permaete Qualitätssicherug der gelieferte Date außerhalb der Abschluss- ud Reportigprozesse. Das zweite ud zetrale (Erfolgs-) Prizip ist, die prozessuale Abhägigkeit zwische Abwicklug ud Abrechug eierseits ud Berichtswese adererseits aufzuhebe ud dafür i ei ihaltliches, für das Uterehme maßgescheidertes Gesamtkozept zu itegriere. Das dritte (implizite) Prizip ist die Uabhägigkeit des Berichtsweses vo uterehmesextere Quelle. Tabelle 2 zeigt eie Übersicht der Prizipie des progosebasierte Moatsabschlusses. Tabelle 2: Prizipie des progosebasierte Moatsabschlusses Prizip Verlagerug ud Strukturierug der Datebeschaffug Ausprägug Abschluss basiert teilweise oder vollstädig auf progostizierte Date Date liege i eiem defiierte, uterehmesspezifische ud zur spätere Rechugsbuchug überleitbare Format vor Ausgagsdate sid qualitätsgesichert Prozessuale Uabhägigkeit zwische Abwicklug / Abrechug ud Berichtswese Uabhägigkeit des Berichtsweses vo uterehmesextere Quelle Alle im Moatsabschluss zu erfassede Date werde bei Ersterfassug abgegrezt Alle erfasste Date liege aus uterehmesitere Quelle vor 3 Je ach Ausprägug des Hybridmodells ka die Abhägigkeit vo uterehmesextere Iformatiosquelle abgeschwächt werde, z. B. durch die progosebasierte Erfassug vo Eigagsrechuge. 7

8 I der Praxis bedeutet dies, dass zu eiem defiierte Zeitpukt, für alle ergebisrelevate Geschäftsvorfälle, i vordefiiertem Format ud auf Basis uterehmesiterer (oder jederzeit verfügbarer exterer 4 ) Quelle eie Abgrezug vorgeomme ud für die Berichterstattug verwedet wird. Die Vorteile dieses Verfahres liege auf der Had: Durch die Etkopplug vo Abwicklugs-/Abrechugsprozesse vo de Abschlussprozesse, liegt keie Abhägigkeit zwische Rechugsei- /-ausgag ud Berichterstattug mehr vor. Sie köe getret bearbeitet werde, die Rechugsstellug ka beispielsweise auch ach der Fiazberichterstattug erfolge. Der Abschlusszeitpukt ist icht mehr abhägig vo der Geschwidigkeit der Abrechug, soder vo der Etwicklug der Date-ud Progosequalität im Zeitablauf. Demetspreched ka das Maagemet bewusst etscheide 5, wa es die moatliche Ergebiskezahle habe möchte ud somit isbesodere auch über de Trade-off zwische Iformatiosgeschwidigkeit ud Abschlussqualität. Die Abgrezug im vordefiierte Format ist auch uab- hägig(-er 6 ) vom Trasaktiosvolume. Da sie auf itere Iformatioe basiert, ka sie stadardisiert vorbereitet ud verbucht werde; eie weitere zeitmiimierede Kompoete. Für de Mitarbeiter bedeutet dies ebefalls eie Etlastug. Die Rechugsstellug erfolgt icht ausschließlich mit Blick auf die Berichterstattug, soder ka vertragsspezifische Uterschiede bezüglich, Rechugs-/Zahlugsdatum beachte, dies wiederum führt zu weiger Fehler ud höherer Rechugsqualität. Isgesamt werde sich die Stoßzeite zu Begi des Moats deutlich verriger ud das Arbeitsaufkomme ka gleichmäßiger ud ressourceeffizieter verteilt werde. Dabei ersetze die fiale Rechuge die zuvor erstellte Abgrezuge sowohl i de Buchugs- ud Abrechugs- als auch i de Reportigsysteme. Dies führt dazu, dass die Datequalität i der kumulierte Betrachtug ei höchstmögliches Maß erzielt: Lediglich der aktuelle bzw. letzte Moat basiert auf Abgrezuge, für alle adere Moate liege Ist-Werte vor. Gleichzeitig wird hierdurch eie permaete Kotrolle ud Verbesserug der Qualität der Schätzuge sichergestellt. 4 Ei Beispiel für Date aus uterehmesextere Quelle sid Börseabrechuge, die meist bereits am Folgetag vorliege, aber die Ausahme darstelle. 5 Die Etscheidug ist icht völlig losgelöst vo der vorhadee Datequalität, der Abschluss muss atürlich ei realistisches Bild der Fiaz- ud Ertragslage des Uterehmes widerspiegel. Als Faustregel ka eie moatliche Abweichug vo etwa 10 15% vom tatsächliche Ergebis akzeptiert werde, was im Eizelfall mit de Wirtschaftsprüfer abzustimme ist. 6 Es sei de, die Abgrezug fidet auf Trasaktiosebee statt. 8 Keie Zeit, Moatsabschluss! Teufelskreis ohe Ausweg?

9 Eergy Sector the way we see it Capgemii Cosultig Projektbeispiel: Umstellug vo rechugsbasiertem auf progosebasierte Moatsabschluss bei itegrierte Eergieversorgugsuterehme Capgemii Cosultig hat gemeisam mit verschiedee Kude ei Projektvorgehe etwickelt, wie Uterehme ihre Moatsabschlussprozess ud das dazugehörige Reportig umstelle köe. Dies geschieht i vier Phase. Phase I Ermittlug relevater Geschäftsvorfälle: I dieser Phase werde Geschäftsvorfälle auf ihre Relevaz ud Häufigkeit ahad historischer Abschlussdate aalysiert, gruppiert ud priorisiert. Mit Hilfe vo Workshops ud i Iterviews mit de etsprechede Spezialiste (isbesodere aus Back-Office, Accoutig, Cotrollig) werde die Aalyseergebisse plausibilisiert ud es etsteht ei vollstädiger Katalog aller existiereder Trasaktioe ud Geschäftsvorfälle ud ihrer Relevaz für die Berichterstattug des Uterehmes. Tabelle 3: Capgemii Cosultig Projektbeispiel Katalog relevater Geschäftsvorfälle # Cotract Group Remarks Valuatio basis mothly closig relevat? 1 Brokered OTC Stadard products Tradig System iformatio extracted via data mart Lead / Source System Adjustmets Yes Tradig System No 2 Exchage Physical delvieries (Spot, Tradig System iformatio Yes Tradig System No 3 M2M OTC M2M booked as Urealized Value Tradig System iformatio/ clearig statemet (1st BD followig moth) Yes Tradig System No 4 Broker fees Ivoicig System iformatio (et basis) No Ivoicig System 5 Tradig fees Spot exchage ivoice, as ot modelled i Tradig System 6 Trasport costs Supply fees, etc Costs: As of today i Schedulig System oly, eed to be trasferred to Tradig System, iserted i Tradig System or correctio iformatio provided Yes Tradig System Yes Yes Schedulig System Yes 7 Sales cotracts physical Physically delivered eergy (Market access, etc ) Tradig System iformatio about Sells ad Buys; Cosumptio/ Storage ot icluded Yes Ivoicig System Yes 8 Balace Eergy for Retail cotracts EDM System (omiatio volumes ad price iformatio) Yes EDM Yes 9 Asset costs Fixed costs, yearly costs, tollig fees, etc EDM System Yes Tradig System No 10 Productio volumes ex post PSA deals i Schedulig System with their volumes ad prices No Schedulig System 11 SDL Set-up / Modelig to be updated 12 SBG-Maagemet Icludes special commodities For accruals: Differece betwee uvalidated metered-data ad omiatio Tradig Sytem iformatio about produced steam Yes EDM No No Tradig System Yes 9

10 Im Idealfall lasse sich auch Werttreiber idetifiziere, dere Eifluss auf das Gesamtergebis zu verachlässige ist. Hier bietet sich a, ggfs. i Abstimmug mit de Wirtschaftsprüfer sowie dem Maagemet, gewisse Schwellewerte zu defiiere, uterhalb derer ei Geschäftsvorfall als icht wesetlich für die abgrezugsbasierte Berichterstattug azusehe ist. I eiem kokrete Projektbeispiel wurde bspw. vereibart, auf die exakte Abrechug ud Zuordug vo Broker-Gebühre zu verzichte. Ei Schätzwert aus dem Hadelssystem war sofort zum 10 Keie Zeit, Moatsabschluss! Teufelskreis ohe Ausweg? Moatsede verfügbar ud historisch gesehe wich dieser moatlich um maximal ,- Euro vo der Rechug des Betreibers der Hadelsplattform ab, welche jedoch erst 5 Tage später verfügbar war. I ählicher Weise köe aber auch uvalidierte Zählerdate für die Abrechug vo Kraftwerke oder Großkude, die täglich über Olie-Zähler zur Verfügug stehe, für de Moatsabschluss verwedet werde, astatt auf validierte Zählerdate zu warte, die bspw. erst ach 5 6 Tage zur Verfügug stehe ud i Summe lediglich um etwa 2 % vom erste Wert abweiche.

11 Eergy Sector the way we see it Exkurs Behadlug offeer Liefer-/Spotpositioe: Die Fiazberichterstattug versucht alle Gewie ud Verluste verursachugsgerecht de eizele Geschäftseiheite zuzuorde, da hierauf alle gägige Wertsteuerugsasätze basiere. Dieser Asatz stößt i der Realität immer da a seie Greze, we sich der Verursacher icht mehr eideutig idetifiziere lässt oder keie eideutige Bewertugsgrudlage (z. B. Preis) defiiert ist. Beispielweise bewirtschafte die meiste Versorgugsuterehme ihre kurzfristige Bezugsud Lieferverpflichtuge (Spot-/Itradaypositioe) zetral, um Portfolioeffekte zu hebe. Dies ist sivoll, bedeutet aber, dass eie Geschäftseiheit die Summe aller Positioe a die relevate Netzbetreiber ud Spot-/Itradaybörse meldet ud etspreched abwickelt ud damit offee Positioe aderer Geschäftseiheite schließt. Für eie detaillierte Fiazberichterstattug führt dieses Vorgehe da zu Probleme, we a) keie achvollziehbare Dategrudlage existiert, um diese Vorgag zu bewerte, z. B. a. Zuordug der Mege aus spekulativem Hadel ud korrespodierede Spot-Positio b. Verursachugsgerechte Zuordug zählergemesseer Mege (v. a. icht steuerbare Produktio, Retail etc.) b) keie Defiitio existiert, wa die Veratwortug für diese Mege übergebe werde (z. B. moth / week / day ahead) ud wie diese Vorgäge zu bewerte sid (z. B. zum Spotpreis, Regeleergiepreis, Optiospreis, Bechmark) I de durchgeführte Projekte etwickelte Capgemii Cosultig stets auch etsprechede Lösuge für diese sehr komplexe, aber für die Qualität der Berichterstattug etscheidede Bereich. Lösuge köe beispielsweise a) orgaisatorisch: Etablierug eier Wertschöpfugsfuktio für de kurzfristige Hadel (Short Term Positio Maagemet) mit klare Übergabezeite/-zeiträume ud Preise (meist Optiospreise) b) strukturell: Verursachugsgerechtes Aufsetze aller Eergie-/Dateflüsse c) methodisch/prozessual: Eideutige, verursachugsgerechte Zuordugsmöglichkeite aller Eergie-/ Dateflüsse oder d) kombiiert erfolge. Die auf diese Weise erzeugte täglich geschlossee physische Positio für eizele Geschäftseiheite gewährleistet eie detaillierte Fiazberichterstattug, isbesodere bei der itere Zurechug vo Ergebisbeiträge. Sie ist zudem zetrale Voraussetzug für eie qualitätsgesicherte abgrezugsbasierte Moatsabschluss, da achträglich keie Differeze mehr gesucht werde müsse ud somit eie hohe Akzeptaz i de Back-OfficeBereiche vorliegt. Als Nebeprodukt führte diese Vorgehesweise i de bisherige Projekte zu eier massive Verbesserug der Datequalität ud Trasparez i de etsprechede Eergiedatemaagemet- ud Hadelssysteme. 11

12 Phase II Ermittlug vo Datequelle ud Datestrukturierug: Wie bereits die Beispiele zur Phase I zeige, ist es für de Erfolg des progosebasierte Moatsabschlusses esseziell zu wisse, welche Date für eie Geschäftsvorfall zu welchem Zeitpukt, i welchem System ud i welcher Qualität vorliege. Dies wird i der zweite Phase detailliert ud katalogisiert. Um im weitere Verlauf eie möglichst hohe Automatisierugsgrad des Dateflusses für die abgrezugsrelevate Date zu erreiche, wird utersucht, auf welcher Graularitätsebee diese vorhade ud i Abschlusssysteme überleitbar sid. Dies erfolgt icht ur für die Progose, soder auch für de Abgleich mit eigehede Dokumete (z. B. Rechuge). Diese Aalyse der Graularitäte über alle Prozessstufe hiweg ud die Defiitio geeigeter Übersetzugsschlüssel zur automatische Überleitug zwische de progosebasierte Abgrezuge ud tatsächliche Rechugsbuchuge wird als Datestrukturierug bezeichet. Letzter wesetlicher Pukt dieser Phase ist die Utersuchug der Datequalität ud ihrer Etwicklug im Zeitverlauf. Hierzu werde mit Hilfe der idetifizierte Date, zu uterschiedliche Zeitpukte Testmoatsberichte erstellt (Proto-Typig) ud mit de Ergebisse der aktuelle Moatsberichterstattug vergliche. Auf Basis der gewoee Erketisse ka da das uterehmesspezifische Zeit-Qualitäts-Optimum festgelegt werde. Dieses repräsetiert de Zeitpukt, a dem die Ergebisse der Progose dem fiale Ergebis aus Maagemetgesichtspukte hireiched ahekomme, gleichzeitig aber och ei sigifikater Zeitgewi erzielt werde ka. Möglicherweise beeiflusse auch weitere Kriterie die Etscheidug, zu welchem Zeitpukt Progosewerte tatsächlich erstellt werde solle, beispielsweise otwedige Ivestitioskoste i IT- Systeme. Daher ist es uabdigbar, auch diese Faktore etspreched zu beleuchte ud zu bewerte. Abbildug 3: Capgemii Cosultig Projektbeispiel zur Optimierug des Dateflusses Data sourcig ad structurig Prototypig Time-quality optimum Tradig System Eergy Data maagemet Schedulig, Nomiatio Plat optimisatio Other Excel Compariso Actuals - Forecast Ja Feb March Apr May Jue Jul Actuals Actuals YtD Forecast 1st BD Forecast 1st BD YtD Forecast 3rd BD Stadard busiess Metered busiess Specials (e.g. Cross border) Productio profiles No-stadard products Aalysis ad documetatio of structural availability ad requiremets of data: Trasactioal (deal, CTP, M2M, etc.) Reportig structure (book structure, profit cetre, etc.) Accoutig specifics Other modellig Forecast 3rd BD YtD Defiatio of compay specific time-quality optimum Delta Actuals-Forecast 1 st BD Delta Actuals Forecast 1 st BD YtD i % 36,1% -15,4% -8,5% 11,0% -12,2% -9,6% -16,2% Delta Actuals-Forecast 3 rd BD Delta Actuals Forecast 3 rd BD YtD i % 9,9% 4,8% -2,2% 5,3% -0,9% 1,9% -4,0% Data 100% Quality 95% 90% 50% Forecast Actuals 1 day Delta i millio EUR Forecast Data Quality loss Actuals XX days Process Effort 1 Geeral Ledger Delivery moth Closig moth (=Delivery moth+1) time IT Effort 2 Capgemii Cosultig Keie Zeit, Moatsabschluss! Teufelskreis ohe Ausweg?

13 Eergy Sector the way we see it Im kokrete Projektbeispiel ist es geluge, die Durchlaufzeit des Moatsabschlusses vo 14 auf 4 Arbeitstage zu reduziere. Voraussetzug hierfür war die Verfügbarkeit des fiale qualitätsgesicherte Datesets am zweite Arbeitstag des Folgemoats. Dabei kote die vorhadee IT-Ladschaft geutzt werde; lediglich zielgerichtete Apassuge am Datefluss ud a dafür otwedige Check-Reports ware otwedig. Diese kote I-house abgedeckt werde. Phase III Etkopplug ud Desig der eue Abschlussprozesse: Nach dem Festlege des Zielzeitpukts für de progosebasierte Moatsabschluss müsse hierfür die etsprechede Prozesse ud Richtliie defiiert werde. Hierzu zähle i erster Liie klare Regel, wie die Date (Zeitpukt, Graularität, Iformatiosdetails) für die idetifizierte Werttreiber aufzubereite, bereitzustelle ud abzugreze sid ud wer dafür veratwortlich ist. Daebe müsse alle Systeme darauf ausgerichtet werde, de etsprechede Datefluss möglichst effiziet zu uterstütze ud zu gestalte, isbesodere, we mehrere Abteiluge ivolviert sid. Auch evetuelle rechugslegugstechische Ausahme oder Spezialfälle (Bilazpositioe, Steuer, Fremdwährugsgeschäfte, Lagerbewertug) müsse utersucht ud spezifiziert werde. Idealerweise köe zu diesem Zeitpukt bereits erste Qualitätsprüfuge stattfide, um die Datekosistez ud -vollstädigkeit i alle beteiligte Systeme, Berichte ud Orgaisatiosteile sicherzustelle. Das Herzstück ist die Treug des Abrechugs- ud Fiazberichtsprozesses. Der trasaktioale Abrechugsprozess fokussiert auf die Rechugsstellug, die Fiazberichterstattug auf die Abgrezug der Date ud die etsprechede Berichterstattug. Im Idealfall sid beide Teilbereiche zeitlich ud/oder orgaisatorisch voeiader getret (z. B. Rechugsstellug im Accoutig/Back-Office, Berichterstattug im Cotrollig). Um achhaltig eie vereifachte, effizietere ud schellere Berichterstattug zu gewährleiste, ohe die Qualität der trasaktioale Prozesse zu gefährde, sollte alle Querverbiduge zwische beide Prozesse idetifiziert, eu defiiert ud auf das eue Kozept ausgerichtet werde. Abbildug 4: Treug Reportig- ud Rechugserstellugsprozess (Capgemii Cosultig-Projektbeispiel) Data preparatio Accruig of forecasts Result preparatio Reportig Validatio Reco Reportig process Data preparatio Billig, Ivoicig Bookig of actuals Reco Trasactioal process Time i BDs Capgemii Cosultig 2013 Phase IV Validierug ud Überleitug der Ergebisse: Im letzte Schritt werde die Werte aus Progose ud Rechugsstellug wieder zusammegeführt. Hierzu fidet ach Fiazberichterstattug ud Rechugsstellug ei Abgleich des für eie Moat progostizierte Ergebisses mit de für eie Moat eigegagee ud versedete Rechuge statt. Da das progosebasierte Ergebis komplett durch die etsprechede Rechuge ersetzt wird, ist dieser Vergleich wichtig, um Abweichuge zwische Progose ud Rechug zu idetifiziere ud zu erkläre. Hierach ka das Delta, etspreched gekezeichet, i de relevate Systeme erfasst werde ud so i die ächste Moatsberichtserstattug eifließe. Daebe ermöglicht diese Form der Aalyse (Backtestig) auch die sukzessive Verbesserug der Progosequalität, da mögliche Fehlerquelle ud -muster im Nachgag aalysiert ud im Idealfall behobe werde. Hierzu muss atürlich die Modellierug der Progosequelle agepasst werde, damit trägt aber das Reportig lagfristig zu eier Verbesserug der Progosequalität bei ud leistet somit auch eie etscheidede Beitrag zur Verbesserug operativer Etscheiduge auf Basis der Progosequelle. 13

14 Fazit Der progosebasierte Moatsabschluss ermöglicht Eergieuterehme eie zeitgerechte Ermittlug ud Kommuikatio moatlicher Ergebiskezahle. Die vollstädige Abgrezug aller Ergebisse führt zu eiem Höchstmaß a Stadardisierug ud Parallelisierug der Prozesse. Dies sorgt eierseits für massive Verbesseruge i der Iformatiosgeschwidigkeit ud -püktlichkeit, adererseits wird der Bedarf a hochqualifizierte Arbeitskräfte i trasaktioale 14 Prozesse deutlich reduziert. Arbeitsprofile köe somit besser auf die Leistugsfähigkeit der Mitarbeiter zugeschitte werde, auch uterehmesstrategische Überleguge wie Shared Services oder Outsourcig werde ermöglicht. Die Etkopplug des Rechugserstellugsprozesses vom Reportigprozess führt zudem zu eier deutlich gleichmäßiger verteilte Auslastug der Mitarbeiter über de Moatsverlauf ud damit eihergeheder Zufriedeheit ud Motivatio. Keie Zeit, Moatsabschluss! Teufelskreis ohe Ausweg? Die durchgehede Verwedug ud aschließede Prüfug der Progosedate deckt darüber hiaus systematische Fehler auf ud verbessert somit lagfristig geschäftskritische Date. Die Nutzug der vorhadee umfagreiche Projekterfahruge vo Capgemii Cosultig ermöglicht zudem eie reibugslose Eiführug i sämtliche betroffee Uterehmesbereiche, häufig begleitet durch Qualitätsverbesseruge auch i beachbarte Prozesse.

15 Eergy Sector the way we see it 15

16 Kotakt: Torbe Schuster Maagig Cosultat Tel.: Christoph Thiele Maagig Cosultat Tel.: Über Capgemii Cosultig Capgemii Cosultig ist die globale Strategie- ud Trasformatiosberatug der Capgemii-Gruppe. Mehr als Cosultats berate ud uterstütze Orgaisatioe i ihre achhaltige Veräderugsprozesse. Die Leistuge reiche vo der Kozeptio iovativer Strategie bis zu dere Umsetzug, immer mit eier klare Ergebisorietierug. Im Zuge der umfagreiche Veräderuge vo Wirtschaft ud Gesellschaft durch die Digitalisierug begleitet Capgemii Cosultig führede Uterehme ud öffetliche Istitutioe bei ihrer idividuelle Digital Trasformatio. Das Fudamet hierfür bilde eie tiefgreifede Expertise rud um die digitale Wirtschaft sowie eie führede Rolle bei Uterehmestrasformatioe ud orgaisatorischem Wadel. Erfahre Sie mehr uter Über die Capgemii-Gruppe Mit über Mitarbeiter i 44 Läder ist Capgemii eier der weltweit führede Abieter vo Maagemet- ud IT-Beratug, Techologie-Services sowie Outsourcig-Diestleistuge. Im Jahr 2012 betrug der Umsatz der Capgemii-Gruppe 10,3 Milliarde Euro. Gemeisam mit seie Kude erstellt Capgemii Geschäfts- wie auch Techologielösuge, die passgeau auf die idividuelle Aforderuge zugeschit-te sid. Auf der Grudlage seies weltweite Liefermodells Rightshore zeichet sich Capgemii als multiatioale Orgaisatio durch seie besodere Art der Zusammearbeit aus die Collaborative Busiess Experiece TM. Erfahre Sie mehr uter The iformatio cotaied i this documet is proprietary Capgemii. All rights reserved. Rightshore is a trademark belogig to Capgemii.

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