Importdatei EGID/EDID mit Excel erstellen und bearbeiten

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1 Importdatei EGID/EDID mit Excel erstellen und bearbeiten Benutzerhandbuch Datum: Version: 1.1 Bearbeiter/in: Christoph Rüfenacht Status: In Arbeit Freigegeben Klassifikation: öffentlich Verteiler: AGI Bern DOCP-# v1-HB_GRUDA_AV_Importe_Import_EGID_EDID_Benutzer_HB_D.docx 1-8

2 Änderungskontrolle und Freigabe Vers. Datum Name Bemerkungen Freigabe (Visum) Christoph Rüfenacht Dokument eröffnet Christoph Rüfenacht Dokument erstellt msp Christoph Rüfenacht Korrektur inkorrekte Formulierung msp DOCP-# v1-HB_GRUDA_AV_Importe_Import_EGID_EDID_Benutzer_HB_D.docx 2-8

3 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck des Dokuments Benutzerhandbuch Dateiformat Datei mit Excel erstellen Erstellen der Importdatei Bearbeiten einer bestehenden Importdatei mit Excel Bearbeiten einer Importdatei mit Titelzeile Bearbeiten einer Importdatei ohne Titelzeile... 8 DOCP-# v1-HB_GRUDA_AV_Importe_Import_EGID_EDID_Benutzer_HB_D.docx 3-8

4 1 Zweck des Dokuments Die Schnittstelle SS-I-011 erfordert für den Import des periodischen Abgleichs der EGID und EDID zwischen dem Gebäude- und Wohnungsregister des Bundesamts für Statistik und Capitastra ein spezielles Dateiformat. Dieses Dokument beschreibt, wie eine Importdatei mittels Excel erstellt und bearbeitet werden kann. 2 Benutzerhandbuch 2.1 Dateiformat Gemäss der Schnittstellenbeschreibung von SS-I-011 muss die Importdatei folgende Struktur aufweisen: Ein Datensatz besteht aus 23 Attributen Die Attribute sind mit einem Tabulator-Zeichen getrennt Die einzelnen Datensätze sind mit einem Zeilenumbruch (Windows: CR LF) getrennt Zeilen, welche mit einer # beginnen, werden beim Import ignoriert Von den 23 Attributen sind die folgenden für den Import von Relevanz. Attribut Nr. Attribut Ausprägung; Bemerkungen 1 EGID numerisch, obligatorisch, grösser 0 2 EDID numerisch, obligatorisch, 0 bis 99 4 BFS-Nr. numerisch, obligatorisch, 301 bis Kreis-Nr. numerisch, fakultativ, in Gemeinden ohne Kreise 0 oder Blank oder fehlend (ohne Abstand zwischen den Tabulatoren), grösser oder gleich 0 7 Grundstück-Nr. numerisch, fakultativ, grösser 0 11 Lokalisations-Name fakultativ 12 Hausnummer alphanumerisch, fakultativ Die Anzahl Attribute der Importdatei stützt sich auf die Merkmalsliste der Adressliste [ADR3] im Anhang zum Technischen Dossier Datenaustausch Version 2.3 vom des Eidgenössischen Gebäude- und Wohnungsregister. 2.2 Datei mit Excel erstellen Als erstes muss in Excel eine leere Arbeitsmappe erstellt werden. Will man eine neue Importdatei für den EGID/EDID-Import erstellen, so sollte man in einem weiteren Schritt die 23 Spalten beschriften. Abbildung 1: Beschriftung der 23 Spaltentitel in Excel. DOCP-# v1-HB_GRUDA_AV_Importe_Import_EGID_EDID_Benutzer_HB_D.docx 4-8

5 Wie die einzelnen Spalten beschriftet werden, ist nicht relevant, es ist aber wichtig, dass zumindest die erste und die 23te Spalte einen Titel haben, ansonsten kann es je nach Inhalt des Files sein, dass die daraus generierte Importdatei nicht das richtige Format aufweist. Weiter sollte der Titel der ersten Spalte mit einem # beginnen, dies bezweckt, dass die Titelzeile durch den Import nicht berücksichtigt wird. Die einzelnen Datensätze können dann in den Zeilen 2 bis n manuell erfasst werden. Abbildung 2: Erfassen der Datensätze in Excel. Es ist wichtig, dass ausserhalb der Spalten A-W keine Werte erfasst sind, ansonsten erhält man nicht das richtige Importformat Erstellen der Importdatei Wurden die Datensätze in Excel erfasst, kann die Datei folgendermassen im richtigen Format gespeichert werden. Abbildung 3: Speichern der Importdatei als Dateityp Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt). Die erfasste Importdatei ist als Dateityp Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt) speichern. Nach dem Klick auf die Schaltfläche Speichern erscheint der folgende Dialog. Abbildung 4: Dieser Dialog ist mit Ja zu beantworten. DOCP-# v1-HB_GRUDA_AV_Importe_Import_EGID_EDID_Benutzer_HB_D.docx 5-8

6 Die erstellte Text-Datei kann danach zur Kontrolle mit einem Texteditor (z.b. dem Windows-Editor) geöffnet werden. Abbildung 5: Importdatei im Windows-Editor. Es ist wichtig, dass die Titelzeile der Importdatei entweder mit einer # beginnt (siehe Abbildung 5) oder dass die Titelzeile nach dem Speichern mit Excel gelöscht wird. 2.3 Bearbeiten einer bestehenden Importdatei mit Excel Bearbeiten einer Importdatei mit Titelzeile Die Textdatei mit Excel öffnen. Abbildung 6: Öffnen der zu bearbeitenden Importdatei. Wichtig ist, dass im öffnen -Dialog Alle Dateien (*.*) ausgewählt wird. Nur so kann man die Dateien mit der Endung *.txt auch zum Öffnen auswählen. Nach der Auswahl der zu öffnenden Importdatei und einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen, erscheint der folgende Dialog. DOCP-# v1-HB_GRUDA_AV_Importe_Import_EGID_EDID_Benutzer_HB_D.docx 6-8

7 Abbildung 7: Dialog erscheint unmittelbar nach dem Öffnen einer Importdatei. Der Import soll mit der 1. Zeile beginnen und der vorgeschlagene Dateiursprung Windows (ANSI) kann belassen werden. Der Dialog gemäss Abbildung 7 mit der Schaltfläche Weiter > bestätigen. Abbildung 8: Schritt 2 Öffnen einer Importdatei. DOCP-# v1-HB_GRUDA_AV_Importe_Import_EGID_EDID_Benutzer_HB_D.docx 7-8

8 Im Dialog gemäss Abbildung 8 ist es wichtig, dass als Trennzeichen nur der Tabstopp ausgewählt ist. Weiter sollte kein Textqualifizierer ausgewählt sein. In der Vorschau kann man überprüfen, ob die Spalten richtig getrennt werden. Wenn alles in Ordnung ist, kann der Dialog mit Fertig stellen bestätigt werden. Nach der Bestätigung kann man die Datei gemäss Abschnitt 0 in Excel bearbeiten. Abbildung 9: Importdatei nach erfolgreichem Öffnen Bearbeiten einer Importdatei ohne Titelzeile Das Öffnen einer Importdatei ohne Titelzeile erfolgt identisch zum Öffnen einer Importdatei mit Titelzeile (siehe 2.3.1). Es ist jedoch ratsam, dass nach dem Öffnen der Datei in Excel, nachträglich eine Titelzeile in die Importdatei eingefügt wird, wobei darauf geachtet werden sollte, dass der Titel der ersten Spalte mit einer # beginnen muss, damit bei einem späteren Import in Capitastra diese Zeile ignoriert wird. DOCP-# v1-HB_GRUDA_AV_Importe_Import_EGID_EDID_Benutzer_HB_D.docx 8-8