MS Excel Erweiterung

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1 MS Excel Erweiterung akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- und Service KG Erkelenzdamm Berlin Fon: +49-(0) Fax: +49-(0) Web: info@akademie.de

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3 MS Excel 2007-Erweiterung 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 3 Über diese Trainingsbasis... 6 Modul 1: Namen, Ansichten und mehr - Arbeiten mit großen Tabellen... 7 Mappen nebeneinander vergleichen... 8 Effizientes Arbeiten mit großen Tabellen... 9 Tabellenbereiche benennen: Namen Wichtige Bereiche fixieren: Ansichten Zellen mit bestimmten Inhalten markieren Exkurs: Arbeitsbereich speichern Exkurs: Schützen von Zellen gegen Änderungen Exkurs: Bestimmten Benutzern den Zugriff auf Bereiche erteilen Zusammenfassen und Vertiefen Modul 1: Namen, Ansichten und mehr - Arbeiten mit großen Tabellen Modul 2: Konsolidieren et. al. - Verknüpfen von Arbeitsmappen Arbeitsmappen übergreifende Berechnungen Zusammenfassen von Tabellen: Konsolidieren Übersichtlichere Tabellen: Gliederung Öffnen vorrangiger Arbeitsmappen: Verknüpfungen Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Konsolidieren et. al. - Verknüpfen von Arbeitsmappen Modul 3: Solver, Zielwertsuche & mehr - Optimieren von Berechnungen Besseres Einfügen: Die Smarttag Einfügen-Optionen Das Ergebnis immer im Blick: Formelüberwachung Tabellen mit zwei Veränderlichen: Mehrfachoperationen Gewünschte Ergebnisse erhalten: Zielwertsuche Zielwertsuche für Fortgeschrittene: Der Solver Annahmen speichern: Der Szenario-Manager Zusammenfassen und Vertiefen Modul 3: Solver, Zielwertsuche & mehr - Optimieren von Berechnungen 30 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene Tabellen zusammenfassen: Dreidimensionale Berechnungen Finanzmathematische Funktionen Funktionen für Datum und Zeit Mathematische und Trigonometrische Funktionen Statistische Funktionen 1/ Statistische Funktionen 2/ Bereiche analysieren: Matrix-Funktionen... 38

4 Inhaltsverzeichnis 4 Datenlisten auswerten: Datenbank-Funktionen Textfunktionen Logische Funktionen Informations-Funktionen Zusammenfassen und Vertiefen Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene. 43 Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle Listen aus vorhandenen Daten erstellen Komplexes Filtern aus Datenlisten: Spezialfilter Aufstellen von Filterbedingungen Zwischensummen berechnen: Teilergebnisse Datenlisten zur Verfügung stellen: Freigabe Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle Modul 6: Analyse einer Datenliste - Pivot-Abfragen Aufgabe der Pivot-Tabellen und des Pivot-Diagramms Vorgangsweise: Erstellen einer Pivot-Abfrage Drehen und Wenden: Anpassung des Pivot-Ergebnisses Befehle im Überfluss: Das Register PivotTable-Tools - Optionen Befehle im Überfluss: Das Register PivotTable-Tools - Entwurf Werte der Pivottabelle entnehmen: =pivotdatenzuordnen() Zusammenfassen und Vertiefen Modul 6: Analyse einer Datenliste - Pivot-Abfragen Modul 7: Query und OLAP - Abfragen externer Datenquellen MS Query: Grundlagen Erstellen einer Abfrage: Query by Example Bearbeiten einer Abfrage: Die Query-Symbolleiste Abfragen von OLAP-Würfeln Durchführen von Webabfragen Konvertieren von Großrechner-Datenbanken: Text-Import Zusammenfassen und Vertiefen Modul 7: Query und OLAP - Abfragen externer Datenquellen Modul 8: Webpages und Hyperlinks - Microsoft Excel und das Internet Internet: Möglichkeiten mit Microsoft Excel Hyperlinks und Navigation Office-Web-Components Online Zusammenarbeit Microsoft SharePoint Server Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Webpages und Hyperlinks - Microsoft Excel und das Internet... 72

5 Inhaltsverzeichnis 5 Modul 9: Benutzerdefinierte Formate und Vorlagen Benutzerdefinierte Zahlenformate Benutzerdefinierte Diagrammtypen XLT: Erstellen von Mustervorlagen Formatierungen unter einem Namen abrufen: Formatvorlagen Zusammenfassen und Vertiefen Modul 9: Benutzerdefinierte Formate und Vorlagen Modul 10: Makros und VBA - Automatisierungen mit MS Excel Abläufe automatisieren: Aufzeichnung von Makros Programmieren von Makros: Der VBA-Editor Zusammenfassen und Vertiefen Modul 10: Makros und VBA - Automatisierungen mit MS Excel Modul 11: Add-Ins und Optionen - Voreinstellungen von MS Excel Ergänzungen zu Excel: Add-Ins Benutzerdefinierte Symbole in der Schnellstartsymbolleiste Programm-Voreinstellungen: Optionen Dokumente wiederherstellen, schützen und Daten entfernen Zusammenfassen und Vertiefen Modul 11: Add-Ins und Optionen - Voreinstellungen von MS Excel Modul 12: Datenaustausch via XML - Grundlagen XML-Schemata mit Excel-Tabellen verbinden: Mapping Zusammenfassen und Vertiefen Modul 12: Datenaustausch via XML - Grundlagen Wichtige Tastenkombinationen Index... 93

6 MS Excel 2007-Erweiterung 6 Über diese Trainingsbasis Wie gliedert sich dieser Text? Wie sind die einzelnen Kapitel aufgebaut? Welche Dokumentkonventionen werden verwendet? Dieser Text gliedert sich in Module mit klar definierten Lernzielen, Voraussetzungen und Inhalten. In den Modulen erlernt der Anwender in einzelnen Schritten das Arbeiten mit dem Programm. Jedes Thema beginnt auf einer neuen Seite, übersichtlich gestaltet und leicht verständlich. Jede Seite enthält sieben Elemente: Der Titel beschreibt das Thema. Aufgabenorientierte Fragen bilden den Ausgangspunkt für die Erläuterung des Themas. Ein Bildschirmfoto oder eine Grafik veranschaulichen den Inhalt. Die Erläuterung des Inhaltes ist kurz und praxisorientiert. Marginaltexte helfen, gesuchte Textpassagen rasch zu finden. Hier ist Platz für eigene Notizen. Am Fuß der Seite finden sich Tipps und Tricks von erfahrenen Anwendern oder Verweise auf weiterführende Informationen. Eine Seite am Ende jedes Moduls dient der Zusammenfassung und Vertiefung des Gelernten. Dokumentkonventionen fett Menübefehl oder Schlüsselwort in Programmiersprachen fett und kursiv Bildschirmelemente fett und unterstrichen Hyperlinks kursiv QuickTipps GROSSBUCHSTABEN Tastaturbefehle Courier Vom Anwender mittels Tastatur einzugebene Texte, Codebeispiele

7 MS Excel 2007-Erweiterung 31 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene Wie kann ich mehrere Blätter zusammenfassen? Wie kann ich Summen aus mehreren Blättern bilden? Wie kann ich den Barwert einer zukünftigen Zahlung ermitteln? Ich habe diverse Zahlungseinund -ausgänge: Kann ich ermitteln, ob die Investition vorteilhaft war? Wie lässt sich in Excel das aktuelle Datum einfügen? Wie kann ich herausfinden, welcher Wochentag ein bestimmtes Datum hat? Wie kann ich in Excel einen Tangens berechnen wie errechne ich Logarithmen? Wie kann ich in Excel runden? Wie lassen sich Zahlen, die eine gewisse Bedingung erfüllen, addieren? Was ist ein Mittelwert? Wie kann ich die Häufigkeit von Werten aus einer Liste auslesen? Was ist eine Streuung? Was kann die RANG-Funktion? Wozu dient die RGP-Funktion? Wie kann ich eine Trendlinie errechnen? Wie kann ich veranlassen, dass Excel bestimmte Werte aus einer Tabelle findet? Warum ist es so wichtig, dass bei Verwendung der SVERWEIS-Funktion die erste Spalte aufsteigend sortiert ist? Wie kann ich z.b. den durchschnittlichen Umsatz der Tischler ermitteln? Wie kann ich aus einer Datenliste bestimmte Informationen anzeigen lassen? Wie lassen sich die Inhalte mehrerer Zellen verknüpfen? Wie kann ich von einer Zeichenkette nur die ersten fünf übernehmen? Was kann die UND-Funktion was kann die ODER-Funktion? Wie kann ich Zellen abfragen und abhängig von dem Ergebnis Reaktionen durchführen lassen? Wie kann ich den Dateinamen und Pfad meines Excel-Dokumentes in der Tabelle anzeigen lassen? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Tabellen zusammenfassen: Dreidimensionale Berechnungen Finanzmathematische Funktionen Funktionen für Datum und Zeit Mathematische und Trigonometrische Funktionen Statistische Funktionen 1/ Statistische Funktionen 2/ Bereiche analysieren: Matrix-Funktionen Datenlisten auswerten: Datenbank-Funktionen Textfunktionen Logische Funktionen Informations-Funktionen Lernziel: Sie lernen aus dem umfangreichen Katalog von Rechenfunktionen einen weiteren Auszug kennen. Die vollständige Darstellung aller Funktionen würde freilich den Umfang dieser Seminarunterlage sprengen. Voraussetzungen: Grundlagen der Tabellenbehandlung, grundlegende Eingabetechniken, Durchführung von Berechnungen, Umgang mit Funktionen.

8 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 32 Tabellen zusammenfassen: Dreidimensionale Berechnungen Wie kann ich mehrere Blätter zusammenfassen? Wie kann ich Summen aus mehreren Blättern bilden? Summe der Zelle J2 aus den Blättern Filiale 01 bis Filiale 04 Grundsätzlich erfolgt das Bilden einer Blätter übergreifenden Formel genau wie das Erstellen einer Berechnung innerhalb eines Blattes: Grundsatz 1. Markieren der Zelle, in der das Ergebnis aufscheinen soll 2. = (Gleichheitszeichen, um anzugeben, dass eine Berechnung erfolgen soll) 3. Erstellen der eigentlichen Formel, wobei Blatt übergreifend die Technik des Zeigens mit der Maus verwendet werden sollte. Ein Wechseln des Blattes erfolgt über das Register; in die Berechnung eingehende Zellen werden angeklickt und mit dem gewünschten Operator (+ - * / etc.) verknüpft. Nach Betätigen der EINGABE-Taste erscheint das Ergebnis in der ursprünglich markierten Zelle. Wollen Sie z.b. eine Summe in zwei oder mehreren Blättern gebildet haben, ist zunächst durch Markieren der Blattregister eine Gruppe zu bilden (Hinweis darauf in der Titelleiste). Im ersten markierten Blatt wird dann die Formel erstellt. Diese wird in alle Blätter der Gruppe eingefügt. Sollen Funktionen (z.b. die Summen-Funktion) dreidimensional eingesetzt werden (um etwa die Zelle J2 durch vier Blätter hindurch zu addieren), wird zunächst im Ergebnis-Blatt in der gleichen Zelle (J2) die Funktion aufgerufen. Nun werden die Register der einzubeziehenden Blätter markiert. Danach ist die gewünschte Zelle in einem beliebigen markierten Blatt anzuklicken. Nach der Bestätigung durch die EINGABE-Taste erscheint das Ergebnis. Solche Formeln können auch manuell erstellt werden. Zu beachten ist aber jedenfalls die Schreibweise: =Quellblatt!Quellzelle. Vorgangsweise Summe Funktionen Schreibweise Das Aufheben einer Gruppe erfolgt durch Anklicken eines markierten Registers mit der rechten Maustaste und anschließend mit dem Befehl Gruppierung aufheben.

9 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 33 Finanzmathematische Funktionen Wie kann ich den Barwert einer zukünftigen Zahlung ermitteln? Ich habe diverse Zahlungsein- und - ausgänge: Kann ich ermitteln, ob die Investition vorteilhaft war? Beispiele für finanzmathematische Funktionen Finanzmathematische Funktionen stehen insb. für Zins- und Barwertberechnungen sowie zur Berechnung der Vorteilhaftigkeit von Investitionen zur Verfügung. Einige Beispiele: BW() BW ermittelt den Barwert (Gegenwartswert) einer Reihe gleicher Zahlungen (z.b. 120 Monate einzunehmen entspricht bei einem Zinssatz von 5% p.a. dem sofort erhaltenen Betrag von ,05). RMZ NBW IKV DIA ermittelt die Annuität (monatlich gleiche Zahlung) eines Kredites (z.b. kostet ein Kredit in der Höhe von bei 5% Zinsen p.a. und 120-monatiger Laufzeit 3.181,97/Monat). Die Funktion KAPZ liefert den Tilgungsanteil an der Annuität ZINSZ den Zinsenanteil. Somit gilt: KAPZ+ZINSZ=RMZ errechnet den Barwert einer Reihe von verschiedenen Zahlungen bei gegebenem Zinssatz. errechnet die interne Verzinsung einer Zahlenreihe, bestehend aus Auszahlungen und Einzahlungen - QIKV errechnet die interne Verzinsung einer Zahlenreihe, bestehend aus Auszahlungen und Einzahlungen unter Berücksichtigung von Sollzinsen für das investierte Kapital und Habenzinsen für reinvestierte Überschüsse. ermittelt die arithmetisch degressive Abschreibung für einen bestimmten Zeitpunkt (Zr). Die Summe der Abschreibungsbeträge aller Zeitpunkte muss den Gesamtbetrag ergeben. Analog: GDA und VDB. LIA errechnet die lineare Abschreibung (=alle Abschreibungsbeträge sind gleich). Weitere finanzmathematische Funktionen stehen durch Installation eines Add-Ins zur Verfügung: Rufen Sie Office Schaltfläche, Excel Extras, Add-Ins auf und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Analyse- Funktionen. Die Funktionen finden Sie anschließend im Dialogfenster Funktion einfügen, Kategorie Finanzmathematik. Darüber hinaus stehen dann zusätzliche Funktionen mit Register Daten, Gruppe Analyse, Datenanalyse... zur Verfügung.

10 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 34 Funktionen für Datum und Zeit Wie lässt sich in Excel das aktuelle Datum einfügen? Wie kann ich herausfinden, welcher Wochentag ein bestimmtes Datum hat? Beispiele für Funktionen zu Datum und Zeit Datums- und Zeitfunktionen basieren auf der Prämisse, dass ein Datum einen Zahlenwert hat, der sich aus der Differenz zum (=1) ergibt. Einige Beispiele: HEUTE DATWERT berechnet das heutige Datum und aktualisiert es wandelt ein Datum im Textformat in eine Zahl um; z.b. =DATWERT( ) ergibt JAHR / MONAT errechnet aus einer Zahl das entsprechende Jahr / Monat; z.b. =JAHR(37.815) ergibt 2003 STUNDE TAGE360 errechnet aus einer Zahl die entsprechende Uhrzeit; z.b. =STUNDE(32.883,5) ergibt 12, also Mittag errechnet die Differenz zwischen 2 Tagen auf Basis eines Jahres mit 360 Tagen; z.b. =TAGE360( ; ) ergibt 360 WOCHENTAG errechnet den Wochentag aus einem Datum; z.b. =WOCHENTAG( ;2) ergibt 4 also Donnerstag (Achtung: In Europa muss der Parameter Typ auf 2 gesetzt werden, damit der Montag als der erste Tag der Woche erkannt wird!) ZEIT ZEITWERT setzt aus den Parametern Stunde, Minute und Sekunde die Uhrzeit zusammen; z.b. ergibt =ZEIT(14;2;30) die 14:02 (Darstellung ist abhängig von der Formatierung) wandelt eine Uhrzeit im Textformat in eine Zahl um; z.b. =ZEITWERT( 12:00 ) ergibt 0,5 Das heutige Datum erhalten Sie auch mit STRG+. (Punkt) die aktuelle Uhrzeit mit STRG+: (Doppelpunkt). Die damit erzeugten Werte sind jedoch statisch das mit den entsprechenden Funktionen erzeugte Datum bzw. die so erzeugte Uhrzeit wird nicht automatisch aktualisiert.

11 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 35 Mathematische und Trigonometrische Funktionen Wie kann ich in Excel einen Tangens berechnen wie errechne ich Logarithmen? Wie kann ich in Excel runden? Wie lassen sich Zahlen, die eine gewisse Bedingung erfüllen, addieren? Beispiele für mathematische bzw. trigonometrische Funktionen BOGENMASS wandelt Winkel in Bogenmaß um GRAD wandelt Bogenmaß in Grad um; =BOGENMASS(180) ergibt 3, (also Pi). EXP LOG10 RUNDEN potenziert die Basis e mit einer anzugebenden Zahl; =EXP(1) ergibt 2, errechnet den dekadischen Logarithmus LOG errechnet den Logarithmus zu einer beliebigen Basis; =LOG10(100) ergibt 2. rundet auf anzugebende Stellen ab oder auf es stehen zusätzlich Funktionen für das Aufrunden bzw. Abrunden zur Verfügung. GERADE bzw. UNGERADE runden auf die nächsten entsprechenden geraden oder ungeraden, ganzen Zahlen ab. KÜRZEN entfernt Dezimalen ab einer zu bestimmenden Stelle GANZZAHL rundet auf die nächste ganze Zahl ab; =GANZZAHL(-4,3) ergibt 5! SUMMEWENN bildet die Summe von solchen Summanden, auf die ein Kriterium zutrifft die Funktion ZÄHLENWENN (Kategorie Statistik) zählt nur solche Zellen, auf die ein bestimmtes Kriterium zutrifft. TAN liefert den Tangens einer Zahl, ARCTAN liefert den Arkustangens, SIN den Sinus einer Zahl etc.; =TAN(PI()/4) ergibt 1. TEILERGEBNIS liefert Summen, Mittelwerte etc. in Datenlisten, deren Länge sich z.b. durch Filtern ändert. Es stehen 11 verschiedene Funktionen zur Verfügung: 1=Mittelwert, 2=Anzahl, 3=Anzahl2, 4=Max, 5=Min, 6=Produkt, 7=Standardabweichung (Stichprobe), 8=Standardabweichung (Grundgesamtheit), 9=Summe, 10=Varianz (Stichprobe), 11=Varianzen (Grundgesamtheit). Um Funktionen innerhalb einer Funktion aufzurufen, ist das Listenfenster ganz links in der Bearbeitungsleiste zu verwenden. Dort kann aus dem Katalog der zuletzt verwendeten Funktionen oder mit Weitere Funktionen... aus dem vollständigen Funktionskatalog gewählt werden. Nach Fertigstellung der Teilfunktion ist in der Bearbeitungsleiste in die Funktion zu klicken, deren Bearbeitung fortgesetzt werden soll.

12 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 36 Statistische Funktionen 1/2 Was ist ein Mittelwert? Wie kann ich die Häufigkeit von Werten aus einer Liste auslesen? Was ist eine Streuung? Beispiele für statistische Funktionen ANZAHL ANZAHL2 zählt die numerischen Zellen in Bereichen; zählt die nichtleeren Zellen; ANZAHLLEEREZELLEN ermittelt die leeren Zellen innerhalb von Bereichen; ZÄHLENWENN zählt nur solche Zellen, auf die ein anzugebendes Suchkriterium zutrifft; HÄUFIGKEIT ermittelt aus Zahlenreihen die Häufigkeit anzugebender Zahlen die Funktion MODALWERT ermittelt den häufigsten Wert in einer Zahlenreihe sofort (bei mehreren Klassen als Matrixfunktion einzugeben); MIN / MINA ermitteln das Minimum aus einer Datenreihe, wobei die Funktion MIN eventuelle Texte oder logische Werte ignoriert (analoges gilt für MAX bzw. MAXA); MITTELWERT errechnet das arithmetische Mittel (Durchschnitt), MEDIAN ist ein Zentralwert (der Wert im Zentrum einer sortierten Reihe), GEO- MITTEL errechnet den geometrischen Mittelwert; =GEOMITTEL(2;4;8;16;32;64;128) ergibt 16; STREUUNG Zur Berechnung der Streuung um Mittelwerte dienen STABWN (Standardabweichung einer Grundgesamtheit), STABW (Standardabweichung einer Stichprobe), STABWA (Standardabweichung unter Berücksichtigung von eventuellen Texten und logischen Werten) bzw. VARIANZ (Varianz einer Stichprobe), VA- RIANZEN (Varianz einer Grundgesamtheit), VARIANZA und VA- RIANZENA (=Berücksichtigung evtl. Texte bzw. logischer Werte); Weitere statistische Funktionen stehen durch Installation eines Add-Ins zur Verfügung: Rufen Sie Office Schaltfläche, Excel Optionen, Add-Ins auf und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Analyse- Funktionen. Die Funktionen finden Sie nun im Register Daten, Gruppe Analyse, Datenanalyse...

13 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 37 Statistische Funktionen 2/2 Was kann die RANG-Funktion? Wozu dient die RGP-Funktion? Wie kann ich eine Trendlinie errechnen? Auch mit Diagrammen können Trends errechnet und dargestellt werden RANG errechnet den Rang einer Zahl in einer Zahlenreihe, als ob die Zahlenreihe aufsteigend oder absteigend sortiert wäre. RGP liefert die Parameter einer Geraden (Achsenabschnitt und Steigung) durch eine gegebene Punktewolke aus y-werten (mit oder ohne Berücksichtigung von evtl. x-werten bei Verwendung von Stats=WAHR werden noch weitere Informationen ausgegeben). TREND ermittelt aus gegebenen x und y-werten und neuen x-werten die entsprechenden y-werte der Regressionsgeraden. STEIGUNG errechnet aus gegebenen x und y-werten das Steigungsmaß der Regressionsgeraden. ACHSENABSCHNITT errechnet den Ordinatenabschnitt der Regressionsgeraden (=Schnittpunkt mit der Y-Achse). Auch Diagramme können aus gegebenen x und y-werten (sowie neuen x- Werten) einen Trend ermitteln. Hierzu ist im erstellten Diagramm im Register Diagrammtools, Layout, Gruppe Analyse, Trendlinie... der gewünschte Trend-/Regressionstyp zu wählen. Im Unterpunkt Weitere Trendlinienoptionen lässt sich mit dem Kontrollkästchen Formel im Diagramm anzeigen eine Funktion (mit Ordinatenabschnitt und Steigungsmaß) aufrufen. Trendlinie im Diagramm Die Funktion RGP und auch viele andere Funktionen sind sog. Arrayfunktionen, die das Ergebnis in mehr als eine Zelle zurückgeben. Die Erstellung solcher Funktionen ist mit der Tastenkombination UM- SCHALT+STRG+EINGABE-Taste abzuschließen!

14 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 38 Bereiche analysieren: Matrix-Funktionen Wie kann ich veranlassen, dass Excel bestimmte Werte aus einer Tabelle findet? Warum ist es so wichtig, dass bei Verwendung der SVERWEIS-Funktion die erste Spalte aufsteigend sortiert ist? Beispiele für SVERWEIS-Funktion mit Bereichs_Verweis WAHR (=Näherungswerte) Matrix-Funktionen ermitteln u.a. Werte oder andere Informationen aus Tabellen. Einige Beispiele: ADRESSE liefert den Bezug einer Zelle, deren Zeilen- und Spaltennummer bekannt ist.. BEREICHE zählt die angegebenen Bereiche; =BEREICHE(A1:A20;D1:D20;G1:G20) ergibt 3 INDEX SPALTE ZEILE SPALTEN ZEILEN verwendet eine Zeilen- und eine Spaltenangabe, um aus einer Tabelle (Matrix) einen entsprechenden Wert oder Text zurückzugeben; liefert die Nummer der ersten Spalte eines Bereiches; liefert die Nummer der ersten Zeile eines Bereiches; liefert die Anzahl der Spalten eines Bereiches; liefert die Anzahl der Zeilen eines Bereiches. SVERWEIS verwendet ein Suchkriterium, um in einer Tabelle (Matrix) in der ersten Spalte nach diesem Wert zu suchen, in der Folge eine anzugebende Anzahl von Spalten nach rechts zu gehen und den gefundenen Wert zurückzugeben (die Funktion WVERWEIS durchsucht die erste Zeile einer Matrix). Der Parameter Bereich_Verweis bestimmt ob eine genaue Übereinstimmung (FALSCH) oder ein Näherungswert (WAHR) gesucht wird, beim Wert WAHR ist es zwingend notwendig die Suchmatrix aufsteigend nach dem Suchkriterium zu sortieren. Achten Sie bei den Verweis-Funktionen unbedingt darauf, dass die erste Spalte (Bei WVERWEIS: Zeile) aufsteigend sortiert ist. Excel überprüft bei der Suche nach einem Wert diese Spalte (Zeile) von oben nach unten (von links nach rechts) und geht dann in die entsprechende Spalte (Zeile), um den benötigten Wert auszulesen. Ist die Reihenfolge falsch, geht Excel zu früh in die Spalte (Zeile) und liefert somit den falschen Wert!

15 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 39 Datenlisten auswerten: Datenbank-Funktionen Wie kann ich z.b. den durchschnittlichen Umsatz der Tischler ermitteln? Wie kann ich aus einer Datenliste bestimmte Informationen anzeigen lassen? Datenbank-Funktionen im Überblick Datenbankfunktionen ermitteln aus Datenbanken (bzw. Datenlisten) und aus einem anzugebenden Feld (=Spalte) gewünschte Informationen in Abhängigkeit von Suchkriterien. Beispiele für die oben abgebildete Datenliste und Suchkriterien: =DBANZAHL(Datenliste;G9;C2:C3) =DBANZAHL2(Datenliste;F9;D2:D3) =DBMAX(Datenliste;G9;B2:B3) liefert die Anzahl der Firmen mit Umsätzen größer oder gleich liefert die Anzahl der Spengler mit Webpage. liefert das Maximum des Feldes Umsatz aus der Region Ost. =DBMITTELWERT(Datenliste;G9;E2:E3) errechnet den durchschnittlichen Umsatz der Large Accounts. =DBSUMME(Datenliste;G9;F2:F3) =DBAUSZUG(Datenliste;A9;G2:G3) errechnet die Summe des Umsatzes der Region Nord. ermittelt die Firma, deren Umsatz beträgt (wenn dieses Suchkriterium auf mehrere Datensätze zutrifft, wird die Fehlermeldung #Zahl! zurückgegeben). Es ist eine gute Idee, den Bereich der Datenliste (inkl. einer ausreichenden Reserve nach unten) mit dem Namen Datenliste (oder ähnlich) zu versehen. Dieser Name kann nun anstelle der Bezüge der Datenliste in allen Datenbank-Funktionen verwendet werden und erleichtert somit das Erstellen der Funktionen erheblich. Das Festlegen eines Namens erfolgt nach dem Markieren des Bereiches durch Eingeben in das Namensfeld, oder über die Registerkarte Formeln mit Hilfe des Namens-Managers.

16 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 40 Textfunktionen Wie lassen sich die Inhalte mehrerer Zellen verknüpfen? Wie kann ich von einer Zeichenkette nur die ersten fünf übernehmen? Beispiele für Text-Funktionen FINDEN gibt die Stelle zurück, an der sich ein Suchtext in einer Zeichenkette befindet; z.b. wenn ein Suchtext u und ein Text Haus lauten, ergibt die FINDEN-Funktion = 3 (FINDEN beachtet im Gegensatz zu SUCHEN die Groß/Kleinschreibung). GLÄTTEN entfernt überzählige Leerzeichen aus Texten; =GLÄTTEN( Text mit Lücke ) ergibt Text mit Lücke. IDENTISCH vergleicht Texte; ergibt WAHR bei Gleichheit, sonst FALSCH. LÄNGE liefert die Länge des Textes oder der Zahl; =LÄNGE(88) ergibt 2. LINKS TEIL liefert eine anzugebende Anzahl der ersten Zeichen eines Textes oder einer Zahl; RECHTS liefert eine anzugebende Anzahl der letzten Zeichen eines Textes oder einer Zahl. liefert die anzugebende Länge eines Textes ab einer anzugebenden Stelle; =TEIL( Dampfbad ;3;4) ergibt mpfb. VERKETTEN verbindet Texte und Zahlen; =VERKETTEN(A2; und ;A3) verbindet die Inhalte der Zellen A2 sowie A3 und setzt den Text und dazwischen. WECHSELN ein anzugebender Teil eines Textes wird durch einen anderen ausgetauscht; =WECHSELN( Alter Text ; Alter ; Neuer ) ergibt Neuer Text. WERT gibt den Wert einer Zelle zurück, die eine Zahl als Text enthält (z.b. durch Voranstellen eines Apostrophs bzw. Formatieren als Text). WIEDERHOLEN wiederholt einen Text oder eine Zahl in einem anzugebenden Ausmaß. Verwenden Sie die VERKETTEN-Funktion z.b. auch dann, wenn Sie laufende Nummern in Rechnungen etc. benötigen. Die Formel =VERKETTEN( Rechnung Nr. ;1+MAX(A2:A2000)) ermittelt das Maximum der Zellen A2 bis A2000, addiert eine 1 dazu und fügt die so gewonnene Zahl an den Text Rechnung Nr. an.

17 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 41 Logische Funktionen Was kann die UND-Funktion was kann die ODER-Funktion? Wie kann ich Zellen abfragen und abhängig von dem Ergebnis Reaktionen durchführen lassen? Die WENN-Funktion mit verschachtelter UND-Funktion Beispiele zu Logik-Funktionen: NICHT kehrt die Logik ihrer Argumente um; =NICHT(a1<0) ergibt FALSCH, wenn a1 kleiner 0. ODER liefert schon dann das Ergebnis WAHR, wenn nur ein Argument wahr ist; =ODER(a1<0;a2>0;a2>a1) ergibt WAHR, wenn A1 kleiner 0 oder A2 größer 0 oder A2 größer A1. UND liefert als Ergebnis WAHR, wenn alle Argumente wahr sind ist nur eine Zellabfrage falsch, wird FALSCH zurückgegeben; =UND(a1<0;a2>=0) ergibt WAHR, wenn A1 kleiner 0 und A2 größer oder gleich 0. WENN führt eine Überprüfung einer Bedingung durch, um beim Eintritt der Bedingung einen anzugebenden Text oder eine Zahl zurückzuliefern wird die Bedingung nicht erfüllt, kann ein anderer Wert zurückgegeben werden ; =WENN(a1>0;1000;500) überprüft den Wert in der Zelle A1 ist der Wert größer als Null, wird 1000 ausgegeben, sonst 500. Ein weiteres Beispiel für die WENN-Funktion mit verschachtelter UND-Funktion: =WENN(UND(a1>0;a2>0);1000; Schlecht ) Sind die Werte aus A1 UND A2 größer 0, wird 1000 ausgegeben, sonst wird das Wort Schlecht geschrieben. Ist eine Funktion nicht bekannt, kann im Dialogfenster Funktion einfügen auf den Hyperlink Hilfe für diese Funktion geklickt, oder ein entsprechendes Stichwort in das Feld Funktion suchen eingetippt und dann auf die Schaltfläche OK geklickt werden. Die gefundenen Funktionen werden über die Kategorie Empfohlen im Listenfenster Funktion auswählen aufgelistet.

18 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 42 Informations-Funktionen Wie kann ich den Dateinamen und Pfad meines Excel-Dokumentes in der Tabelle anzeigen lassen? Beispiele für Informations-Funktionen Die Informations-Funktionen sind insb. geeignet, Charakteristika von Zellen zurückzugeben. Einige Beispiele: FEHLER.TYP liefert eine Zahl in Abhängigkeit von der Fehlermeldung (z.b. #N/V liefert den Wert 7). INFO ISTFEHLER ISTLEER ISTZAHL TYP ZELLE liefert in Verbindung mit div. Typen Informationen über MS Excel und die (Betriebssystem-) Umgebung (Typ Verzeichnis liefert z.b. den momentan gültigen Pfad, den die Öffnen bzw. Speichern Dialogfenster gerade anzeigen, osversion gibt die Betriebssystemumgebung zurück, version die Version von MS Excel etc.). liefert WAHR, wenn die untersuchte Zelle eine Fehlermeldung liefert, sonst FALSCH. liefert WAHR, wenn die untersuchte Zelle leer ist, sonst FALSCH. liefert WAHR, wenn die untersuchte Zelle eine Zahl ist, sonst FALSCH; gleiches gilt für ISTTEXT(), ISTBEZUG() etc. liefert eine Zahl, in Abhängigkeit von der untersuchten Zelle (Zahl=1, Text=2, Logischer Wert=4, Fehlerwert=16, Matrix=64). liefert in Verbindung mit div. Infotypen Informationen über Format, Art, Breite etc. von Zellen bzw. des Dokumentes (Infotyp Adresse liefert Bezüge, Dateiname = Pfad und Dateiname, Spalte liefert die Spaltennummer, Format div. Formatindikatoren, Prefix Ausrichtungsindikatoren von Textzellen, Typ liefert den Hinweis, ob die Zelle nichts, Text oder Zahl enthält, Breite liefert die Spaltenbreite etc.). Zur schnelleren Aktualisierung der Informationen, die von den Funktionen ZELLE() bzw. INFO() zurückgegeben werden, können Sie die Funktionstaste F9 drücken (Neuberechnung). Nähere Informationen über die verschiedenen Infotypen bzw. Typen liefert die Hilfe.

19 Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene 43 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 4: Logik, Statistik & Co. - Rechenfunktionen für Fortgeschrittene Selbstverständlich können Sie blattübergreifende Berechnungen durchführen. Verwenden Sie dabei die Technik des Zeigens mit der Maus, um diese zu erstellen. Finanzmathematische Funktionen ermöglichen Berechnungen der Abschreibung, Investitionsrechnungen sowie Barwertberechnungen. Datums- und Uhrzeitfunktionen dienen der Anzeige stets aktuellen Datums, der Umrechnung von Datum in Zahlen oder Text (oder umgekehrt) etc. Sie können auch Funktionen innerhalb einer Funktion aufrufen, indem Sie das Listenfenster ganz links in der Bearbeitungsleiste verwenden. Es sind bis zu 64 Verschachtelungsebenen möglich. Statistische Funktionen beinhalten u.a. Funktionen im Bereich der Mittelwertberechnung sowie Funktionen zum Ausdruck der Streuung um den Mittelwert, wie Standardabweichungen, Varianzen etc. Weitere Funktionen, die der Ermittlung von Häufigkeiten, Verteilungen, Anzahl, Trends, linearen Regressionen u.v.m. dienen. Matrix-Funktionen ermitteln Werte aus Tabellen. Einen prominenten Platz nimmt die Funktion SVERWEIS ein: Diese durchsucht eine Spalte eines Bereiches nach einem Wert und geht dann eine anzugebende Anzahl von Spalten nach rechts, um den dort gefundenen Inhalt zurückzugeben. Datenbankfunktionen durchsuchen bestimmte Felder von Datenlisten, um Berechnungen durchzuführen, wobei nur solche Datensätze in die Berechnung aufgenommen werden, die bestimmte Suchkriterien erfüllen. Mit Textfunktionen finden Sie bestimmte Stellen innerhalb eines Textes, löschen nicht benötigte Leerzeichen, vergleichen Texte, ermitteln die Länge von Texten, schneiden Teile von Texten ab bzw. verbinden Texte. Die WENN-Funktion wird immer dann gebraucht, wenn eine Zelle überprüft wird und in Abhängigkeit von dem Ergebnis eine Reaktion eintreten soll. Informationsfunktionen ermöglichen Dateinamen (mit Pfad) in einer Zelle sowie diverse Informationen über die Umgebung, in der MS Excel installiert wurde, auszugeben. Blattübergreifende Berechnungen siehe Seite 32 Finanzmath. Funktionen siehe Seite 33 Funktionen: Datum und Uhrzeit siehe Seite 34 Funktionen verschachteln siehe Seite 35 Statistische Funktionen (1/2) siehe Seite 36 Statistische Funktionen (2/2) siehe Seite 37 Matrix-Funktionen siehe Seite 38 Datenbank-Funktionen siehe Seite 39 Textfunktionen siehe Seite 40 WENN-Funktion siehe Seite 41 Informations-Funktionen siehe Seite 42