Virtual Roundtable Digitale Akte: Richtlinien, Datenschutz und Entwicklungsmöglichkeiten

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1 Virtual Roundtable Digitale Akte: Richtlinien, Datenschutz und Entwicklungsmöglichkeiten Name: Hendrik Kellermeyer Funktion: Vertriebsleiter Organisation: perbit Software GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Papierberge waren gestern mit der digitalen Akte sind im Unternehmen alle Daten auf einen Klick verfügbar. Egal ob in Krankenhäusern, in der Fertigungsindustrie, oder im Personalbereich die digitale Akte erobert die Unternehmenswelt. Kein Wunder: Die Zeitersparnis, die mit der Digitalisierung einhergeht, ist nur ein nennenswerter Vorteil des technischen Fortschritts. Der Aufwand für die Archivierung und auch der Zeitumfang für die Suche nach benötigten Daten verringern sich wesentlich im Gegensatz zu den Zeiten von dicken Ordnern und verstaubten Archiven. Zudem können mehrere Personen gleichzeitig und standortunabhängig auf die Daten zugreifen. Doch was ist zum Aufwand, der zur Pflege der Daten nötig ist, zu sagen? Wer ist dafür zuständig und wie lassen sich die alten Akten optimal ins System integrieren? Wie verhält es sich insgesamt mit dem Datenschutz und der Rechtssicherheit? Diese und weitere Fragen werden im Rahmen dieses Virtuellen Roundtables von erfahrenen Experten umfassend erörtert. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Kellermeyer, Frageblock 1: Von der Papierakte zur digitalen Akte Viele Unternehmen scheuen den Schritt zur Digitalisierung aufgrund des Aufwands, die Papierberge erst einmal abzubauen. Was sind einzelne wichtige Schritte, Papierakten in digitale Akten umzuwandeln? Wie können Betriebe in diesem Prozess unterstützt werden? Welche Dienstleister gibt es und welche Aufgaben übernehmen diese? Besteht alternativ für Unternehmen die Möglichkeit, sich Hard- sowie Software selbst anzuschaffen? Mit welchem Aufwand (finanziell, personell, zeitlich) muss ein Unternehmen rechnen? Oder können digitale Akten u.u. in bestehende ECM- Systeme integriert werden? Vor der Digitalisierung steht in einem ersten Schritt zunächst die Analyse der Altakten. Eine bestehende Unterteilung in Haupt- und Nebenakten braucht dabei nicht unbedingt beibehalten zu werden, da bei der elektronischen Archivierung das Problem des räumlichen Engpasses entfällt. Die künftige Aktenstruktur muss aber in jedem Fall bis auf den Dokumenttyp herunter gebrochen werden. Nur dann ist bei der späteren Aufbereitung gewährleistet, dass alle Prozessbeteiligten genau wissen, welche Inhalte wie abgelegt bzw. indiziert werden sollen. Wichtig für den Projekterfolg ist es, die Prozessschritte der Archivierung zu trennen, damit man die Aufgaben entsprechend verteilen kann. Erfahrungsgemäß wird der Aufwand der Altaktenaufbereitung leicht unterschätzt, was häufig zu Frust führt, wenn der Projektfortschritt über der Bewältigung des Tagesgeschäfts notgedrungen ins Stocken gerät. So nimmt die komplette Verarbeitung einer Papierakte je nach Umfang durchschnittlich 30 bis 45 Minuten in Anspruch. Geeignete Dienstleister können die dabei anfallenden Tätigkeiten der physikalischen Aufbereitung (entheften, entösen, sortieren) meist weitaus schneller erledigen als die Mitarbeiter im eigenen Hause. Seite 2

3 Beim Scannen des gerade in der Startphase in der Regel sehr großen Aktenvolumens wird mittels Hochleistungsgeräten die zehnfache Geschwindigkeit im Vergleich zu herkömmlichen Arbeitsplatzscannern erzielt. Ein kostenintensiver und fehlerträchtiger Arbeitsschritt ist die anschließende Indizierung der Aktendokumente. Tests zufolge können bei der Ablage ein- und derselben Akte durch verschiedene Bearbeiter Abweichungen von bis zu 60 Prozent auftreten. Prinzipiell kann die inhaltliche Erschließung ebenfalls durch spezialisierte Dienstleister erfolgen. Allerdings entsteht damit ein Bruch zwischen der Bearbeitung von Altakten und zukünftigem Aktenmaterial. Deshalb empfiehlt es sich, diesen Arbeitsschritt selbst zu übernehmen. Klassifizierungssoftware bietet hierbei Unterstützung und wird künftig vermehrt zum Einsatz kommen. Dank automatisierter Dokumentenerkennung und -ablage reduzieren solche Systeme nicht nur den Anfangsaufwand auf ein Minimum. Indem sie eine eindeutige Aktenstruktur erzwingen, gehören damit auch Fehlablagen der Vergangenheit an. Seite 3

4 Frageblock 2: Formen der digitalen Akte Verschiedene Branchen haben die digitale Akte bereits für sich entdeckt und setzen diese erfolgreich ein. Am weitesten verbreitet scheint die Personalakte zu sein, aber auch andere Wirtschaftszweige setzen zunehmend auf diese Form der Archivierung von Informationen (Patientenakte, Kundenakte, Versicherungsakte, etc.). Welche weiteren Formen von digitalen Akten sind zu nennen? Welchen Nutzen und welche Vorteile bringt die digitale Akte Ihren Kunden? Für welche Unternehmensgrößen macht der Einsatz digitaler Akten am meisten Sinn, bzw. gibt es besondere Anforderungen, die ein Unternehmen für den Einsatz erfüllen muss? Überall dort, wo Platzbedarf ein Engpass ist und/oder verschiedene Personen und Bereiche parallel mit denselben Akten arbeiten, bedeutet die Einführung einer E-Aktenlösung enorme Zeit- und Kostenvorteile durch dezentralen Dokumentenzugriff und kürzere Informationswege. Dies gilt branchenunabhängig, ob es sich nun um Kunden-, Patienten- oder Personalakten handelt oder, was von vielen Unternehmen als erstes Umstellungsprojekt angegangen wird, die elektronische Posteingangsbearbeitung. Als HR-Lösungsanbieter hat sich perbit auf die digitale Personalakte spezialisiert, da sie eine logische Weiterentwicklung unseres Human- Resources-Management-Systems darstellt. In der Praxis treffen wir häufig auf Unternehmen, die als Folge von Firmenübernahmen, Umstrukturierungen oder schlicht einem Wechsel in der Personalleitung unterschiedlichste Gliederungen in ihrem Aktenbestand vorfinden. Durch den Umstieg auf ein elektronisches System mit der Möglichkeit der neuen, erzwungenen Ablagestruktur wird eine deutlich erhöhte Konsistenz und Transparenz erzielt, so dass sich auch zugriffsberechtigte Personen außerhalb der Personalabteilung in den Akten zurechtfinden. Seite 4

5 Wie auch bei anderen Neuentwicklungen im Personalbereich, sind auch hier sicherlich die großen Unternehmen wieder einmal die Vorreiter. Die Einführung der digitalen Personalakte macht aber gerade auch bei kleineren und mittelständischen Unternehmen Sinn. Denn die Entlastung von administrativen Routinearbeiten schafft wertvollen Freiraum für strategische und qualitative Personalaufgaben. Insgesamt wird die Personalabteilung in ihrer Auskunftsfähigkeit und ihrer Rolle als interner Wertschöpfungspartner gestärkt. Seite 5

6 Frageblock 3: Datenschutz Gerade in Bezug auf Compliance-Richtlinien kann der Einsatz digitaler Akten eine besondere Herausforderung für die anwendenden Unternehmen darstellen. Wie wird der Datenschutz in und im Umgang mit einer digitalen Akte gewährleistet? Wer kann auf die Daten zugreifen und wann kann man die Papierakten nach der Digitalisierung vernichten? Welche rechtlichen Vorschriften bzw. Standards muss ein Unternehmen im Umgang mit digitalen Akten beachten? Vom Grundsatz her bieten die hohen Standards moderner Archivierungssysteme über Verschlüsselung, Benutzerberechtigungen oder die revisionssichere Ablage einen hinreichenden Datenschutz, so dass die Sicherheitsbedenken zunehmend in den Hintergrund rücken. Im Gegenteil, es setzt sich die Erkenntnis durch, dass sensible Personalaktendokumente im papiernen Original weder vor unberechtigtem Zugriff noch vor Verlust ähnlich gut geschützt sind wie die digitale Kopie. Allerdings fehlt es leider noch immer an einer verbindlichen gesetzlichen Regelung bezüglich des Umgangs mit Personalakten und insbesondere mit elektronisch gespeicherten Personalaktendokumenten. Daher kann es auch keine pauschale Empfehlung für die Aktenvernichtung nach einer Digitalisierung geben. Hier gilt es für jedes Unternehmen im Einzelfall eine eigene Vorgehensweise zu finden. Nach wie vor wird aber die Urkunde innerhalb der Akte eine wichtige Rolle spielen, da im Falle eines Arbeitsrechtsstreits unter Umständen das Papier-Original verlangt ist. Seite 6

7 Frageblock 4: Schnittstellen in der digitalen Akte Sobald alle relevanten Akten digitalisiert wurden, müssen sich diese im laufenden Prozess etablieren bzw. sollten einen spürbaren Nutzen bringen. Welche Möglichkeiten für Schnittstellen hat eine digitale Akte? Welche Vorteile hat die Anbindung an das Abrechnungssystem oder Archiv eines Unternehmens? Welche Features sind hier für Unternehmen besonders vorteilhaft? Bei der Einführung einer E-Aktenlösung wird man nicht nur die bisherige Hauptakte betrachten, sondern auch sämtliche Nebenakten (z. B. Altersversorgung oder Kfz-Akte) übernehmen. Daher sollte die Anbindung von Abrechnungsdaten über eine so genannte COLD-Archivierung erwogen werden. Ferner bieten moderne HRM-Systeme die Möglichkeit, Fax- und -Server der Personalabteilung automatisiert zu integrieren. Auch eine Direktablage von Serienbriefen ist sinnvoll. Sollte man hierbei Wert auf die Unterschriften legen, können die unterschriebenen Briefe wiederum über eine Dokumentenklassifizierung automatisch ihren Weg ins Archiv finden. Die wichtigste Schnittstelle ist sicherlich die zum HRM-System. Eine reine Archivierungslösung macht wenig Sinn, da sie nur eingeschränkte Vorteile bietet. Erst eine vollständig integrierte Gesamtlösung erschließt die vollen Nutzenpotenziale der digitalen Personalakte, indem nicht nur die gescannten Personalaktendokumente, sondern auch die im HRM-System erzeugten Dokumente unter einer einheitlichen Oberfläche zum Zugriff bereit stehen. Seite 7

8 Frageblock 5: Zukünftige Entwicklung Der Einsatz von digitalen Akten in Unternehmen wird in den kommenden Jahren sicher weiter zunehmen. Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung der digitalen Akte ein? Welche Meilensteine müssten Ihrer Meinung nach erreicht werden? Auf welchen Gebieten wäre eine Digitalisierung dringend notwendig? Wie wird sich in den nächsten Jahren in Ihren Augen der Markt für digitale Akten verändern? Welchen Herausforderungen wird sich die digitale Akte noch stellen müssen? Ein wichtiger Meilenstein für die elektronische Personalakte wäre ein zeitgemäßes Gesetz, welches den Umgang mit digitalen Dokumenten vereinfacht. Damit würde die Rechtsunsicherheit für viele Personaler ein Hemmnis wegfallen. Prozessunterstützung und Usability werden die Haupttreiber bei der weiteren Aktenentwicklung sein. Da die Archivierung von Personalakten hinter anderen Archivierungsprojekten ansteht, sollte man aus diesen Erfahrungen lernen und bewährte Lösungen übernehmen. So haben wir die Klassifizierung der Personalakte aus der Belegerkennung bei Rechnungen adaptiert. Während in den vergangenen Jahren viele Großunternehmen bereits auf die digitale Personalakte umgestellt haben, liegt ihre Verbreitung im Mittelstand bislang noch unter 5 Prozent. Doch auch hier ist gegenwärtig eine stark wachsende Nachfrage zu verzeichnen. In diesem Zusammenhang ist die Entwicklung einheitlicher Standards sowie von flexibel auf den individuellen Bedarf abgestimmten Lösungspaketen maßgeblich, damit die Einführung der digitalen Akte nicht immer gleich zum Großprojekt wird, sondern auch für kleine Unternehmen einsetzbar ist. Vielen Dank für das Interview! Seite 8

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