MS Office im Überblick Handbuch (Stand )

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1 Handbuch (Stand ) Kapitel 1 DIE OFFICE- EINZELKOMPONENTEN DIE NEUESTE OFFICE- VERSION ALTERNATIVE BÜROPROGRAMMPAKETE GEMEINSAMKEITEN DER OFFICE- EINZELPROGRAMME OFFICE IN DER WINDOWS- UMGEBUNG MS-OFFICE IM ÜBERBLICK WORD Wichtige Bestandteile eines Word- Dokuments Die Formatvorlage als Basis Serienbrief-Erstellung in sechs Schritten Praxisbeispiele Tipps zu Word Automation EXCEL Übungen zu Excel Tipps zu Excel ACCESS-GRUNDLAGEN Stichpunkte und Hinweise zu MS-Access Vorsicht - hier lauern die Fehler Schematische Darstellung einer kompletten Datenbank Tabellen Kurzvorstellung der Elemente einer Access-Datenbank Stärken von Datenbanken am Beispiel von MS-Access Datenaustausch mit MS-Excel Tipps zu Access Grenzen von MS-Access und Trend Übungen zum Kurs MS Access Grundlagen POWERPOINT Wichtige Bestandteile einer Folie Office-Tipp: Powerpoint-Übung WICHTIGE OFFICE-DATEIFORMATE ALLE WICHTIGEN SHORTCUTS FÜR WINDOWS XP UND OFFICE XP GUTE UND KOSTENLOSE HILFE AUS DEM INTERNET (LINKS)... 2 Seite Bei Fragen oder Anregungen zum Kurs freue ich mich über eine Nachricht von Ihnen: Oder schauen Sie mal auf meiner Homepage im Internet vorbei: Hier finden Sie aktualisierte Kursunterlagen und interessante Links in dem Bereich Volkshochschule

2 1 Die Office- Einzelkomponenten Word 2002 Excel 2002 Microsoft Outlook PowerPoint 2002 Access 2002 Publisher 2002 Frontpage 2002 Office Developer Tools Microsoft IntelliMouse Explorer Funktion Standard Professional Developer Professional mit Frontpage Small Business Textverarbeitung X X X X X X Tabellenkalkulation X X X X X X Manager für E- Mail und persönliche Informationen X X X X X X Präsentationen X X X X - X Datenbank - X X X - X Desktop-Publishing X X HTML-Editor und Website- Management Entwickler- Werkzeuge Maus mit optischen Sensoren - - X X - X - - X X Professional Special Edition Office 2007 hat viele Komponenten: Suiten Microsoft Office Basic 2007 (nur OEM) Microsoft Office Home and Student 2007 Microsoft Office Standard 2007 Microsoft Office Small Business Edition 2007 Microsoft Office Professional 2007 Microsoft Office Ultimate 2007 Microsoft Office Professional Plus 2007 Microsoft Office Enterprise 2007 Programme Microsoft Office Access 2007 Microsoft Office Accounting Express Microsoft Office Accounting Professional Microsoft Office Communicator 2007 Microsoft Office Excel 2007 Microsoft Office Groove 2007 Microsoft Office InfoPath 2007 Microsoft Office OneNote 2007 Microsoft Office Outlook 2007 Microsoft Office Outlook 2007 mit Business Contact Microsoft Office PowerPoint 2007 Microsoft Office Project Standard 2007 Microsoft Office Publisher 2007 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Microsoft Office Visio 2007 Microsoft Office Word Die neueste Office- Version 2007 Hilfreiche Inforationen zu Office 2000, XP, 2003 und 2007, kostenlose Vorlagen gibt es aus erster Hand von Microsoft: 1.2 Alternative Büroprogrammpakete Man sollte es nicht glauben, aber es gibt außer MS Office auch immer noch Büro- Programmpakete von anderen Herstellern, die praktisch den gleichen Leistungsumfang bieten. Allerdings bleibt ihnen wegen der Microsoft- Übermacht wenig Luft zum überleben. Hier die Alternativen: Staroffice von Sun: Diese Suite, ursprünglich entwickelt von der deutschen Firma Stardivision, wird gleich an erster Stelle genannt, weil Sie etwa den Leistungsumfang von MS Office Professionell hat, aber deutlich unter 100 inkl. Handbuch und Support kostet. 2

3 OpenOffice Eine gute Alternative bietet hier der Download der freien Variante von Staroffice: OpenOffice, das unter zum Download bereitsteht, ist völlig kostenlos (auch für die kommerzielle Nutzung!). Openoffice bildet die Basis für StarOffice und ist deshalb immer etwas aktueller. Vorteile: völlig kostenlos, keine Lizenzen selbst für professionellen Einsatz! Umfangreiches Paket mit Textbearbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsgrafik, Bildbearbeitung und Webpublishing, kann alle Office- Dateiformate direkt lesen und schreiben, ist nicht nur für Windows, sondern auch für UNIX/ LINUX und MacOS X verfügbar. Deutsche Sprachversion (inkl. Rechtschreibprüfung und Vorlagen) ist verfügbar. Das Dateiformat ist sehr hoch entwickelt und standardisiert. Nachteile: Support ist nur über das Internet (z.b. Newsgroups) zu bekommen. Der Austausch mit MS Office- Formaten ist teilweise mit Formatierungsverlusten behaftet. Die Nachteile sollten aber ab OpenOffice 3 behoben sein. Papyrus ist ein kleines und schnelles Textbearbeitungsprogramm Made in Berlin. Nicht ganz billig (99 bis 129 ). Demoversionen und weitere Informationen unter Megatrend: Office ohne Installation immer frisch aus dem Netz Microsoft Office 2007 und Openoffice 2 werden die letzten herkömmlichen Versionen auf CD (oder als Download ) und Installation auf dem PC sein. Die nächste Office-Versionen wird es mindestens im Business-Bereich- nur noch gemietet aus dem Netz (Internet oder Intranet) geben! Zur Ausführung benötigt man nur den Internet-Browser (z.b. Internet-Explorer oder Firefox). Auch ihre Dokumente werden hauptsächlich im Netz gespeichert und stehen dem ganzen Team zur Verfügung. Ein Druck auf Papier oder Abspeicherung auf der eigenen Festplatte werden immer mehr zur Ausnahme werden. Probieren können sie dies bereits jetzt schon und sogar noch kostenlos! Beispiele: oder sogar ein komplettes Betriebssystem mitsamt vieler Anwendersoftware Nutzen Sie die Gelegenheit und melden sie sich an. Nach evtl. anfänglicher Abneigung werden sie bald von den neuen Möglichkeiten begeistert sein!!! 2 Gemeinsamkeiten der Office- Einzelprogramme Excel Word Powerpoint Access Outlook Publisher Gemeinsam benutzte Komponenten als Basis, z.b.: Graph (Balken- Tortendiagramme) Zeichnen (Autoformen ), Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung, Thesaurus ClipArt, WordArt 3

4 2.1 Office in der Windows- Umgebung Excel Word Powerpoint Access z.b. Corel Draw z.b. GoLive StarWriter StarCalc StarGraph StarBase z.b. StarOffice OLE DDE Hyperlink Windows 2000, XP, Vista 3 MS-Office im Überblick Viele Kursteilnehmer haben den Wunsch geäußert, komplette "Kochrezepte" an die Hand zu bekommen, welche Menüs und Einstellungen man im Detail braucht, um eine bestimmte Aufgabe ganz konkret lösen zu können (z.b. die Änderung der Schriftgröße in der Formatvorlage). Für alle im VHS- Kurs (z.b. "Office im Überblick") behandelten Aufgaben ist dies hier im Skript natürlich nicht möglich- und schon gar nicht für alle noch gebräuchlichen MS-Office Versionen (97, 2000, XP, 2003 und 2007). Deshalb kann hier nur ein Ausschnitt der wichtigsten Aufgaben mit den zugehörigen Arbeitsschritten für Office XP dargestellt werden. Dieser Umdruck ist vom Autor auf Wunsch auch für MS Office 2007 erhältlich! Dabei verwende ich nicht allein die üblichen (meist englischen) Fachbegriffe, sondern bemühe mich, möglichst umgangssprachliche, deutsche Begriffe zu benutzen. Die Fachbegriffe (kursiv gedruckt) nenne ich jedoch auch, damit sie sich ggf. in Fachbüchern und -Zeitschriften zurechtfinden Und noch ein Hinweis: Bei modernen Programmen wie Office gibt es immer mindestens drei Wege um das gleiche Ergebnis zu erreichen! D.h. wenn sie bisher die eine oder andere Aufgabe anders wie hier dargestellt lösen, heißt das nicht, dass der eine oder andere Weg "falsch" wäre. Hier können sie sich entsprechend ihrem Geschmack für einen Weg entscheiden. Achtung, bei Office XP werden in der Grundeinstellung bei Auswahl eines Menüpunktes zunächst nur die gängigsten Möglichkeiten des Menüs angezeigt um Übersicht zu bewahren (erkennbar an einem Doppelpfeil am untersten Menüeintrag). Erst wenn sie auf diesen Doppelpfeil klicken oder die Maus eine Weile im Menü verharren lassen, werden alle Möglichkeiten eingeblendet! Verbesserungen und Vorschläge senden sie bitte an 4

5 3.1 Word Wichtige Bestandteile eines Word- Dokuments Kopfzeile Seite 1 Überschrift 1 Dies ist der zweite Absatz (die Überschrift ist der erste Absatz). Dieser Absatz ist linksbündig geschrieben. Er ist mit Standard formatiert. Das Ende eines Absatzes wir immer durch drücken der ENTER - Taste (Wagenrücklauf/ Zeilenvorschub) erzeugt. Wenn Sonderzeichen am Bildschirm eingeblendet sind, wie dies hier der Fall ist, so ist dies durch ein umgedrehtes P sichtbar. Dies ist der zweite Absatz. Er ist im Blocksatz gesetzt. Beim Blocksatz sind der linke und rechte Textrand geradlinig. Um dies zu erzeugen muss WORD automatisch Leerzeichen einfügen. Damit nicht zu große Lücken entstehen, sollte man die automatische oder manuelle Silbentrennung verwenden. :::::::::Abschnittswechsel(fortlaufend)::::::::::::::::::::::: Dies ist ein Absatz- Ende- Zeichen, erzeugt durch Druck auf die Enter Taste! Fußzeile Kopfzeile Seite 2 5

6 3.1.2 Die Formatvorlage als Basis Alle Microsoft Word-Dokumente basieren auf einer Vorlage. Wenn sie eine neue Datei (<Datei> <Neu...>) erzeugen und keine weiteren Angaben machen, wird die Vorlage normal.dot als Grundlage für ihr neues Dokument genommen. Eine Dokumentvorlage legt die Grundstrukturen eines Dokuments fest und enthält Dokumenteinstellungen wie AutoText-Einträge, Schriftarten, Tastenbelegungen, Makros, Menüs, Seitenlayout, spezielle Formatierungen und Formatvorlagen. Formatvorlagen, die auch schon Textelemente und Grafikelemente enthält, wird Dokumentvorlage genannt. Teilweise werden Sie sogar durch einen sog. Wizard (Helfer) Schritt für Schritt bis zur Erstellung des fertigen Dokuments geführt. MERKE: Die Formatvorlage (mit ähnlicher Funktion auch Dokumentvorlage genannt; Dateiendung.dot) bleibt normalerweise immer unverändert und bildet nur die Basis für ihre Schreiben (Briefe, Lebensläufe, Berichte usw.) die dann die Dateiendung *.doc haben! Serienbrief-Erstellung in sechs Schritten 1. Erstellung der Empfägerliste mit individuellen Eintragungen (z.b. mit MS Excel) 2. Erstellung eines herkömmlichen Word-Schreibens Musterwerke AG 6

7 3. Einschaltung der Seriendruck-Symbolleiste 4. Verknüpfung des Word-Schreibens mit der Empfängerliste am Beispiel von Excel Hinweis: Normalerweise wird sich Ihre Empfängerlist auf der Tabelle 1 befinden und Sie müssen nur mit OK bestätigen 5. Einfügung der Seriendruckfelder in das Word-Schreiben Musterwerke AG Hinweis: Hier müssen die Überschriften der Excel- Empfängerliste erscheinen Schritt wiederholen, bis alle Felder übertragen sind 7

8 6. Test und Versendung des Serienbriefes Musterwerke AG Erst am Bildschim testen! Wenn Ergebnis i.o. dann Datei + drucken, oder Versendung per (wenn ihre Liste über ein entsprechendes Feld verfügt Fertig! Hinweis: Beim öffnen eines MS-Word Serienbriefes erscheint u.u. diese Abfrage. Sie können Ja wählen: 8

9 3.1.4 Praxisbeispiele Übung 1: Erstellung einer eigenen Formatvorlage Geschäftsbrief Erstellen Sie bitte unter Anleitung die Formatvorlage DIN5008B.dot in Anlehnung an die DIN 5008B. Hier die wichtigsten Schritte zum späteren Nachmachen. Beginnen Sie bitte mit Datei -> Neu und wählen Tabelle, Tabelle zeichnen : Achten Sie auch bereits darauf, dass die Lineale angezeigt werden ( Ansicht, Lineal ), damit Sie die Textfelder nach DIN genauer positionieren können. Auf dem Bildschirm ist nun eine neue Icon-Leiste Tabellen und Rahmen hinzugekommen. Wählen Sie dort zunächst Kein Rand aus, da die Hilfsfelder nach DIN zwar auf dem Bildschirm markiert werden sollen, damit wir sie leicht (z.b. für die Adresseingabe) leicht finden, sie aber im Ausdruck nichts zu suchen haben: Nun zeichnen Sie mit dem Stift-Werkzeug Tabelle zeichnen die drei wichtigen Felder für Adressen und Zeichen nach DIN ein. Für unsere Übung wollen wir nur das Prinzip verstehen und achten zunächst noch nicht auf die ganz exakten Maße nach DIN. Die fertige Vorlage mit den genauen Maßen können sie sich gerne von meiner Homepage im Internet laden, mit Ihren Adressangaben versehen, in Ihrem Vorlagenordner abspeichern und für ihre eigene Arbeit nutzen: 9

10 Die Tabellen die sie so zeichnen bestehen standardmäßig immer nur aus einer Spalte und einer Zeile. Wir müssen daher der 3. Tabelle erst beibringen, dass sie aus zwei Zeilen und vier Spalten bestehen soll: 10

11 Bevor wir die Beschriftung eingeben ist jetzt eine günstige Gelegenheit die Standard-Schriftart, die bei Word auf Times New Roman und 12 Punkt eingestellt ist ggf. (wenn dies bei ihnen bzw. ihrer Firma gewünscht ist) umzustellen. Häufig werden Briefe noch gern mit der sog. Schreibmaschinenschrift geschrieben. Wir wollen diese nun fest als Standardschrift voreinstellen. Format, Formateinstellungen und Formatierungen 11

12 Nun fügen wir noch die Beschriftung ein: Wichtig: Bevor wir die Formatvorlage abspeichern, ist jetzt eine günstige Gelegenheit gleich weitere Voreinstellungen, die wir in all unseren späteren Briefen gern verwenden wollen, gleich zu integrieren. Wir wollen dies üben, indem wir die Formatvorlagen um eine Eigenkreation mit dem Namen Tipp ergänzen (siehe letzte Übung; Format, Formatvorlagen und Formatierungen, Schaltfläche Neue Formatvorlage ). Nun sind wir fast fertig. Ein wichtiger Schritt fehlt aber noch, nämlich das abspeichern. Und da eine Formatvorlage etwas ganz Besonderes ist (ist sie doch meist Grundlage für hunderte Briefe), so ist auch das Abspeichern etwas Besonderes : Datei, Datei speichern unter Dateityp.dot auswählen, Dateinamen (z.b. Briefvorlage_DIN5008 ) eintragen und o.k. klicken FERTIG: Achtung, wollen sie nun einen normalen Brief auf Basis ihrer neuen Dokumentvorlage schreiben, so achten sie das sie bei Datei Neu folgendermaßen vorgehen: 12

13 FALSCH RICHTIG Übung 2: Erstellung eines Serienbriefes / einer Serien- Die in Übung 1 erstellte Formatvorlage DIN5008B.dot bildet die Grundlage für Ihren Serienbrief. Die Formatvorlage kann mit einem vorgedruckten Geschäftsbogen verglichen werden: Bitte nutzen Sie für die Übung die Datei DIN5008B.dot. Wenn Sie die Datei mit Doppelklick öffnen, beachten Sie, dass nicht etwa in der Titelleiste DIN5008B.dot steht, sondern Dokumentx.doc! Erstellen sie hiermit etwa folgendes Schreiben und speichern sie ihren auf Basis der Vorlage geschriebenen Brief bitte unter dem Namen Serienbrief.doc ab. Blenden sie sich in WORD die Symbolleiste für Seriendruck ein ( Extras - > Briefe und Sendungen -> Seriendruck-Symbolleiste einblenden oder Ansicht -> Symbolleisten -> Seriendruck ) 13

14 Neben diesem Dokument benötigen sie noch eine zweite Datei, die die Adressen für ihren Serienbrief enthalten. Für unsere Übung nehmen sie bitte die vorbereitete Datei Adressen.xls nach Anleitung (s. auch Abschnitt Serienbrief-Erstellung in sechs Schritten ) Veröffentlichung von Worddokumenten im Internet (Übung 3) Bitte speichern sie die im Kurs erstellte Übungsdatei I_Dienste.doc als Webseite: <Date>,<Als Webseitete speichern >. Beachten Sie, dass eine Datei I_Dienste.htm und ein Ordner 14

15 I_Dienste-Dateien erzeugt wurden. Achten sie darauf, dass beide Elemente (z.b. auf einem Web- Server) immer in einem gemeinsamen Ordner abgelegt werden (Windows XP hilft ihnen dabei)! Tipps zu Word Ein Foto einfügen und frei positionieren <Einfügen> <Grafik> <Aus Datei...> dann aus dem Menü "Grafik einfügen" die entsprechende Datei auswählen (Falls das Datei- Auswahl- Feld leer bleibt achten sie darauf, dass bei "Dateityp:" "Alle Grafiken" oder "Alle Dateien (*.*)" eingestellt ist!) Markieren sie die richtige Datei durch einmaliges anklicken. Setzen sie den Haken bei "Über den Text legen" und klicken sie dann auf "Einfügen" Eine Absatz beenden Drücken sie die "Return"-Taste (auch "Enter" oder "Wagenrücklauf" genannt). Wenn die Anzeige der Sonderzeichen eingeschaltet ist, erscheint das " "- Symbol Eine neue Zeile beginnen, ohne einen neuen Absatz zu erzeugen Drücken sie die "Shift"- ("Umschalt"-) Taste zusammen mit der "Return"- Taste Formatvorlage ändern (s. Anlage 3) Am Besten setzen sie vor Aufruf der Funktion den Cursor in den Absatz, dessen Formatierung sie ändern wollen (z.b. "Standard"), dann <Format> <Formatvorlagen und Formatierung...> im rechten Bildschirmbereich öffnet sich jetzt der entsprechende Arbeitsbereich. Klicken sie im oberen Bereich auf den Abwärtspfeil neben der Absatzvorlage (z.b. "Standard") und im Aufklappmenü auf <Ändern...> Formatvorlagen haben die Dateiendung ".dot"! Neue Formatvorlage erstellen <Datei> <Neu> setzen sie durch Mausklick den Punkt bei "Neu erstellen Vorlage" Speicherort der Formatvorlagen herausfinden Die Formatvorlagen werden in einem besonderen Verzeichnis gespeichert, damit sie z.b. im Dialog "<Datei> <Neu...>" auch aufgeführt werden können. Falls sie dieses Verzeichnis auf ihrer Festplatte einmal suchen (es hat je nach Installation und Version bei jedem PC einen anderen Pfad), z.b. weil sie eine selbsterstellte Formatvorlage (z.b. "Familienbriefbogen.dot") dort ablegen wollen, so gehen sie wie folgt vor: <Extras> <Optionen...> <Speicherort für Dateien> "Benutzervorlagen". Notieren sie dann den kompletten Pfad (meist C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen). Falls der Pfad zu lang ist und nicht komplett angezeigt wird, klicken sie einmal mit der Maus darauf und klicken dann auf "Bearbeiten" und wenn sie fertig sind wieder auf "Abbrechen". Wenn sie schon mal in dem Menü <Extras> <Optionen...> <Speicherort für Dateien> sind, so können sie hier vielleicht gleich den Standard- Ablageort ihrer mit Word erzeugten "Dokumente" auf "ihr" Verzeichnis (z.b. "C:\Eigene Dateien\Briefe\") ändern. Sie finden Sie dann später mit dem Dialog <Datei> <öffnen> und <Datei> <Speichern unter...> immer viel leichter. nitial erzeugen I <Format> <Initial...> Symbol/ Sonderzeichen einfügen <Einfügen> <Symbol,,,> (WORD 97: <Sonderzeichen...>) Wenn Ihnen die normale Programmfunktion nicht genügt, so können sie auch die universelle WINDOWS- Zeichentabelle benutzen: <Start> <Programme> <Zubehör> <Zeichentabelle>. Hier können sie eine geeignete Schriftart (z.b. "Wingdings" aus dem Listenmenü auswählen und sich aus dem großen 15

16 Schriftfeld "ihr" Zeichen durch anklicken auswählen. Durch Klick auf "Übernehmen" wird das Zeichen zunächst in die WINDOWS- Zwischenablage kopiert, von wo aus es z.b. in ihr geöffnetes WORD- Dokument an Cursorposition eingefügt werden kann Automation Inhaltsverzeichnis erstellen Diese Funktion ist nur verfügbar und sinnvoll, wenn die Überschriften in ihrem Text mit dem Format "Überschrift1" bzw. "Überschrift2" formatiert haben. Wenn dies so ist (Nachholung lohnt ggf.!) setzen sie den Cursor an die gewünschte Stelle (meist der Textanfang) und wählen dann: <Einfügen> <Referenz> <Index und Verzeichnisse...> <Inhaltsverzeichnis> <OK> Serienbrief <Briefe und Sendungen> <Seriendruck Assistent...> Kleine Berechnungen direkt in Word durchführen 1) Einmalige Vorbereitung, damit sie diesen praktischen Befehl immer griffbereit haben: <Ansicht> <Symbolleisten> <Anpassen> <Befehle> dann klicken Sie mit der rechten Maustaste in dem Listenfeld "Kategorien" auf den Eintrag "Alle Befehle" und suchen danach rechts in der Liste "Befehle" "ExtrasBerechnen". Ziehen sie den Eintrag bei gedrückter linker Maustaste z.b. in die obere Iconleiste. 2) Anwendung Markieren sie eine Rechnung in ihrem Text (z.b. 97,12 12,5). Klicken Sie danach auf ihr gemäß (1) erstelltes Icon <ExtrasBerechnen>. Das Ergebnis (hier 1214) befindet sich jetzt in der Windows- Zwischenablage (zusätzlich wird es am unteren Fensterrand angezeigt) und kann z.b. nach dem sie ein "="- Zeichen hinter ihre Aufgabe gesetzt haben, an der Cursorposition eingefügt werden (z.b. <Bearbeiten> <Einfügen>): 97,12 12,5=

17 3.2 Excel Übungen zu Excel Einfache Kalkulationen mit Diagramm: Hinweis: Die Grafiken (Sekt- und Weinflasche) finden Sie in den Übungsdateien (\excel\clipart.xls). 17

18 Geschäftsrechnung 18

19 Die zur Tabelle Rechnung gehörende Tabelle Preisliste : Datenanalyse Bitte vervollständigen Sie die Datei dbliste.xls nach Anleitung im Unterricht: 19

20 und fügen sie über <Daten> ein <Pivot-Table ><ein: Tipps zu Excel Zellrahmen formatieren 1) Icon (s. Anlage 8.1) benutzen, auf Pfeil abwärts klicken (ggf. vorsichtig auf die dünne Linie im Kopfbereich mit der rechten Maustaste klicken und die Palette bei gedrückter Maustaste auf das Arbeitsblatt ziehen, um es immer parat zu haben. Hiermit können die gebräuchlichsten Formatierungen direkt auf die gerade markierte(n) Zelle(n) angewendet werden. 2) <Format> <Zellen> <Rahmen> Mit dieser Palette sind weit mehr Möglichkeiten gegeben Schrift und Ziffern können in EXCEL natürlich auch ganz ähnlich wie in WORD formatiert werden (Schriftgröße, fett, unterstrichen usw.: <Format> <Zellen> <Schrift> Wollen sie verbundene Zellen wieder auflösen, so ist die einzige Möglichkeit dies über <Format> <Zellen> <Ausrichtung>...nehmen sie den Hacken bei "Zellen verbinden" durch einfachen Mausklick heraus <OK> Zellen schützen (s. auch Anlage) Hier müssen sie in zwei Schritten vorgehen: 1) Zellen freigeben Meist soll nicht ein vollständiges Arbeitsblatt geschützt werden, sondern einige Zellen (Eingabewerte) sollen nach wie vor änderbar sein und nur andere Zellen (meist die Zellen mit Berechnungen (Formeln) 20

21 sollen geschützt sein. Nun sind per Excel-Voreinstellung "von Haus aus" alle Zellen mit einem Sperrvervmerk belegt. Sie müssen also vorher all die Zellen markieren (unzusammenhängende Bereiche markiert man bei gedrückter "STTRG"- Taste) werden, die später nicht geschützt sein sollen, dann: <Format> <Zellen> <Schutz>...nehmen sie den Hacken bei "Gesperrt" durch einfachen Mausklick heraus <OK> 2) Jetzt können sie den Blattschutz aktivieren: <Extras> <Schutz> <Blatt> <Blattschutz> (Sie können jetzt optional noch ein Kennwort setzen, ohne das man später den Blattschutz nicht wieder aufheben kann) dann <OK> 3.3 Access-Grundlagen Folgende Themen sind geplant: Was kennzeichnet eine Datenbank (Abgrenzung Excel und Access) Grundaufbau und Arbeitsweise von MS Access (Versionen 97 bis XP) Entwerfen Sie die Grundstruktur Ihrer Datenbank Erstellen Sie eine Access Datenbank mit mehreren Tabellen und legen Sie Datentypen fest Erstellen von Abfragen Ausgabe von Ergebnissen mit Access-Berichten Datenaustausch mit MS-Excel Stichpunkte und Hinweise zu MS-Access Einführung und Vergleich mit MS-Excel Eine klassische Datenbank ist dadurch gekennzeichnet, dass die Daten sehr stark strukturiert in matrixförmigen Tabellen vorliegen. (1) Man unterscheidet entsprechend Spalten (hier Felder genannt) und Zeilen (Datensätze). Die erste Zeile muss zwangsweise den Namen des Feldes beinhalten. Leerzeilen (Datensätze) und Leerspalten (Felder) sind nicht erlaubt. Weicht man nur geringfügig von der strengen Struktur ab (besonders bei Datenbanken in MS-Excel in der Praxis anzutreffen), kann man vielleicht noch von einer Datensammlung, nicht aber mehr von einer Datenbank sprechen! (2) In einer relationalen Datenbank wie MS-Access soll man im Rahmen des Entwurfes der Datenbank die Daten entsprechend bestimmten Regeln auf mehrere Tabellen (s. Übung) aufteilen. Hält man sich bei der Arbeit mit Excel an die Regeln entsprechend Punkt (1), so kann man auch in Excel mit kleineren Tabellen arbeiten und diese problemlos zwischen Excel <-> und Access austauschen. Die Einhaltung von Punkt (2) ist zwar grundsätzlich auch mit Excel nachahmbar, hier stößt man aber an die Grenze von Excel. 21

22 3.3.2 Vorsicht - hier lauern die Fehler Aua, das tut weh! Viele dieser Fehler können in Access erst gar nicht gemacht werden. Sie führen aber häufig zu Problemen, wenn Daten aus Excel in Access übernommen werden Schematische Darstellung einer kompletten Datenbank ggf. Makros und Module Formular1 z.b. Callcenter Formular2 z.b. Lager Tabellen Tabelle 1 Tabelle 2 Abfragen Abfrage A Abfrage B Abfrage X Bericht für die Geschäfts -leitung Bericht für das Montagsmeeting Eingabe Verarbeitung Ausgabe Elemente einer relationalen MS-Access-Datenbank Datenbank.mdb 22

23 3.3.4 Kurzvorstellung der Elemente einer Access-Datenbank Formulare: speziell (auch ergonomisch) gestaltete Bildschirmmasken hauptsächlich für die Dateneingabe. Die über die Formulare eingegebenen Daten werden ausschließlich in den Tabellen abgespeichert. Tabellen: Das Herz der Datenbank! Hier werden alle Daten der Datenbank abgelegt. Eine direkte Dateneingabe (ohne Formular) in die Tabellen ist zwar möglich, jedoch aus ergonomischer Sicht nicht sinnvoll. Abfragen: Mit diesem Werkzeug können die in den einzelnen Tabellen abgelegten Daten kombiniert werden. So kann z.b. aus der Kundentabelle und der Auftragstabelle mittels einer Abfrage an diese Tabellen eine neue Abfragetabelle erzeugt werden, die Daten beider Tabellen enthält und auf deren Basis z.b. Rechnungen geschrieben werden können. Eine Datenbank mit nur einer Tabelle benötigt somit keine Abfragen. Obwohl eine Abfragetabelle einer normalen Tabelle sehr ähnlich sieht, können mittels einer Abfrage niemals neue Informationen (Ausnahme: ggf. durch Berechnungen) gewonnen werden, die nicht bereits in den Tabellen vorliegen. Die vorliegenden Daten können nur immer wieder neu kombiniert werden! Berichte: Die meist mittels Abfragen zusammengestellten Daten können mittels einem oder mehrerer Berichte optisch ansprechend aufbereitet und ggf. gedruckt werden Stärken von Datenbanken am Beispiel von MS-Access Daten werden in einzelnen kleinen, überschaubaren und logisch Zusammenhänge Tabellen abgelegt. Dadurch wird die Übersichtlichkeit erhöht und die Integrität (doppelte bzw. teilweise veraltete Daten) bleibt erhalten. Datenbanken können fast beliebig große Datenbestände (Excel nur bis Datensätze bei geringer Performance) verwalten und mit guten Antwortzeiten reagieren. Datenbanken eignen sich hervorragend für die Teamarbeit und können auch im laufenden Betrieb an geänderte organisatorische Anforderungen angepasst werden. So müssen nicht alle Elemente der Datenbank auf einem PC bzw. in einer.mdb - Datei abgelegt werden, sondern die Elemente können auf physikalisch völlig getrennten Maschinen liegen: Nur Formulare und individuelle Abfragen 1..n Aufteilung Jede Tabellen liegt nur 1* (z.b. in der IV- Abteilung) vor. Beispiel tabellen.mdb. Weitere tabellen können auch auf anderen PC (Servern) abgelegt sein. Nur Tabellen (keine Abfragen, Formulare und Berichte) Zugriffsseiten (Access XP) Nur Berichte und individuelle Abfragen 23

24 3.3.6 Datenaustausch mit MS-Excel Hinweis: zusätzlich können Daten direkt per Drag & Drop (Markierung von Zellen in Excel und Ziehen der Auswahl in das Access-Fenster bzw. Ziehen einer Access-Tabelle in das Excel-Fenster) ausgetauscht werden. Dies funktioniert nach meinen Erfahrungen aber erst ab Version XP reibungslos. Deshalb ist hier am Beispiel der Version 97 ein zweites Verfahren beschrieben: Export aus Access nach Excel Import in Access aus Excel 24

25 3.3.7 Tipps zu Access Gleiche Daten (Adressen, Produkte usw.) niemals in zwei oder mehr verschiedenen Tabellen speichern. Jeder Nutzer der über das Intranet auf die Datenbank zugreift muss natürlich MS-Access (und auch möglichst noch in der gleichen Version) auf seinem PC installiert haben. Hinweis: Access ist nur im Lieferumfang von MS-Office Professional enthalten! Sollen mehrere Benutzer nur mal gelegentlich mit der Datenbank arbeiten, ist es nützlich Access XP und sog. Datenzugriffsseiten zu verwenden. Hier genügt dann bei den Nutzern ein normaler Internet Explorer (der Teil jedes Windows-PC ist) für den Zugriff. Beispiel: Werden Daten von Access in Excel über die Zwischenablage eingefügt und kommt es in einigen Feldern in Excel zu merkwürdigen Daten, so ist es meist hilfreich die Daten in Excel über Bearbeiten -> Inhalte einfügen -> Text (statt dem voreingestellten Biff5) einzufügen Internet-Link für Fortgeschrittene: Grenzen von MS-Access und Trend Access ist auch für riesige Datenmengen (z.b. Tabellen mit weit über Einträgen) und mittlere Arbeitsgruppen / Abteilungen hervorragend geeignet. Auch für kleinere Intranet-Auftritte ist Access XP (2002) einsetzbar. Access wird von Microsoft weiterentwickelt (Access 2003). Auf Grund seiner Programmierbarkeit und großen Leistungsfülle wird es in diesem Jahrzehnt lohnend sein, Anwendungen mit Access zu entwickeln. Handelt es sich jedoch um eine Datenbank, auf die hunderte oder gar tausende Nutzer über das Intranet oder Internet zugreifen sollen, so ist Access hierfür nicht gedacht. Die nächstgrößere Leistungsstufe heißt dann z.b. MySQL, MS SQL Server oder gar eine Oracle- Datenbank Informix. Neben den o.g. relationalen Datenbanken geht der Trend in Richtung objektorientierter Datenbank und der universellen XML- Daten- Technologie. Ein großes deutsches Softwarehaus auf dem Gebiet ist die Software AG. 25

26 3.3.9 Übungen zum Kurs MS Access Grundlagen Dieses Übungsblatt führt sie an Hand einiger Übungsaufgaben zum sicheren Umgang mit MS Access. Die Aufgaben werden in kleinen Schritten beschrieben. Allerdings sollen diese Übungen keinen vollständigen Lösungsweg, in dem jeder Mausklick beschrieben ist, darstellen, sondern sind zur Übung zunächst unter Anleitung durch den Kursleiter gedacht Übung 1: Anlegen der Access-Datenbank rechnungen.mdb mit zwei Tabellen - Starten sie Access und legen sie eine neue, leere Datenbank rechnungen.mdb an - Legen sie eine neue Tabelle in der Datenblattansicht an (Überschriften mit Doppelklick auf den Kopf) - Nennen sie die Tabelle wenn sie beim schließen gefragt werden Adressen - Wenn sie gewarnt werden, dass kein Primärschlüssel benannt wurde, klicken sie bei der Frage, ob sie jetzt einen Primärschlüssel erstellen wollen auf ja - Legen sie nach dem gleichen Schema die Tabelle Rechnungen an: z.b. D ) - Öffnen sie die Tabelle Adressen. Hier zeigt sich ein Problem: Die PLZ 1332 (Dresden) muss eine führende 0 (01332) haben, die aber so in dem Feld nicht darstellbar ist (bitte probieren...). - Abhilfe: öffnen Sie die Tabelle Adressen im Entwurf und ändern sie den Felddatentyp des Feldnamens PLZ von Zahl auf Text und setzen die Feldgröße ( Allgemeine Feldeigenschaft ) auf 7 (max. PLZ-Länge, Datenblattansicht Entwurfsansicht - Schließen sie die Entwurfsansicht und speichern sie - Öffnen sie die Tabelle Adressen und geben Sie bei Dresden die PLZ ein - Schließen Sie die Tabelle und ändern sie in der Tabelle Rechnungen den Felddatentyp des Feldnamens Betrag von Zahl -> Währung analog. 26

27 Herstellen von Beziehungen zwischen den Tabellen Klicken sie auf das Icon Beziehungen...und fügen sie beide Tabellen hinzu. - Klicken sie in der Tabelle Adressen auf das Feld Nachname und ziehen es auf das Feld Nachname in der Tabelle Rechnungen und bestätigen sie im darauf folgenden Dialogfeld mit erstellen und schließen dann das Fenster. 27

28 Erstellen von Abfragen - Klicken im Schaltzentrum von Access auf Abfragen und erstellen sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht - Fügen Sie der Abfrage nur die Tabelle Adressen hinzu. - Erstellen Sie eine Abfrage, die nur die Felder Vorname, Nachname und Ort enthält, indem sie nur der Reihe nach diese Felder aus der Tabelle Adressen im Kopf des Fensters neben einander in die untere Zeile Feld: ziehen. - Filtern sie zusätzlich nur die Kunden, die in Berlin wohnen heraus. Die Abfrage in der Entwurfsansicht sieht nun folgendermaßen aus: - Schließen und speichern sie die Abfrage unter dem Namen Kunden_in_Berlin. Prüfen sie nun das Ergebnis indem sie die Abfrage öffnen. - Wenn sie z.b. mit einem Word-Serienbrief Rechnungen an die Kunden schreiben sollen, so benötigen sie hierfür Angaben sowohl aus der Tabelle Adressen (Anschrift) als auch aus der Tabelle Rechnungen (Betrag).Kombinieren sie also in einer zweiten Abfrage Daten aus beiden Tabellen: Erstellen sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht, ziehen Sie alle Felder (ohne ID ) der Tabellen Adressen (ohne ID ) und Rechnungen (ohne ID und Nachname da dieser sonst doppelt erscheinen würde) in die Zeile Feld. Schließen sie die Abfrage und speichern sie diese unter dem Namen Rechnungsdaten. Prüfen Sie die Abfrage durch öffnen Jetzt wird es knifflig: kleine Änderung der Datenbank durch ein Nachschlagefeld Unsere bisher erstellte Datenbank arbeitet oberflächlich gesehen schon recht gut. Aber was passiert, wenn der Name eines Kunden sich ändert? Hier muss dann unbedingt der Name in beiden Tabellen Adressen 28

29 und Rechnungen geändert werden, sonst kann der Kunde keine Rechnung mehr erhalten (prüfen!). Wir ändern deshalb das Feld Nachname der Tabelle Kunden mit dem Nachschlage-Assistenten. - Zu erst muss die Beziehung zwischen den Tabellen gelöscht werden. - Öffnen Sie nun die Tabelle Rechnungen im Entwurf und ändern sie den Felddatentyp des Feldes Nachname von Text > Nachschlageassistent. Lassen Sie sich vom Assistenten führen und nennen das Nachschlagefeld anschließend ID_Nachname und schließen sie den Entwurf. Bestätigen Sie alle Meldungen, auch die Fehlermeldung! - Wenn Sie die Tabelle Rechnungen anschließend per Doppelklick öffnen müssen Sie feststellen, dass alle Nachnamen gelöscht wurden (daher auch die Fehlermeldung)!. Es bleibt nichts anderes übrig als die Namen wieder einzutragen. Dies geht aber diesmal viel besser und sauberer mit dem neu eingefügten Nachschlagefeld: - Stellen Sie die Beziehung genau so her: Klick auf das Icon Beziehungen, dann Klick mit rechter Maustaste auf die Verbindungslinie zwischen Adressen und Rechnungen und Wahl von Beziehungen bearbeiten - Erstellen sie eine neue Abfrage Rechnungsdaten2 (die alte Abfrage wird nicht mehr funktionieren und muss mit der Entf -Taste gelöscht werden). Tipp: Sie sehen, dass nachträgliche Änderungen an der Struktur einer Datenbank sehr aufwändig sein können. Stecken Sie also mehr Zeit in die Planung einer neuen Datenbank! So, nun können wir weitermachen: - Bei der Abfrage stört noch, dass uns auch Datensätze angezeigt werden, die im Feld erledigt bereits ein Erledigungsdatum haben. Wir wollen nun diese Datensätze herausfiltern und bei der Gelegenheit gleich noch aus dem Feld Betrag in einem zusätzlich durch die Abfrage erzeugten Feld die MWSt berechnen lassen. Öffnen sie die soeben erzeugte Abfrage Rechnungsdaten2 im Entwurf. - Fügen sie im Feld erledigt in der Zeile Kriterien: Ist Null und in die nächste freie Spalte in der Zeile Feld: den Ausdruck MWSt: [Betrag]*0,16 ein: 29

30 Prüfen sie das Ergebnis indem sie die Abfrage schließen, speichern und anschließend öffnen. - Zusatz: Da das Feld erledigt auf Grund unserer Filterung immer leer sein muss, soll es auch in der Bildschirmanzeige nicht mehr erscheinen. Öffnen sie die Abfrage im Entwurf und entfernen sie durch Mausklick den Hacken in der Zeile Anzeigen unter der Feldüberschrift erledigt. Prüfen sie das Ergebnis indem sie die Abfrage schließen, speichern und anschließend öffnen. Die vollständige Datenbank sollte jetzt so aussehen: 30

31 UND bzw. ODER-Verknüpfung von Kriterien Achtung, Unterschied der Operatoren WIE und = : WIE D* würde Dresden und Düsseldorf liefern, da der * als Platzhalter erkannt wird. = D* liefert nur Ergebisse, die genau mit D* beginnen, also in unserem Fall kein Ergebnis! Mehrere KRITERIEN in einer ZEILE bilden eine UND- Verknüpfung Mehrere KRITERIEN in verschiedenen ZEILEN bilden eine ODER-Verknüpfung Ergebnis Abfrage1: Sogar in einer Spalte kann eine UND- Verknüpfung gemacht werden Wichtige Operatoren in Access Operator Bedeutung Operator Bedeutung = gleich Nicht Negation > größer als ExOder exklusives Oder >= größer als oder gleich Imp logische Implikation (Wenn-Dann) < kleiner als Anzahl ermittelt die Anzahl <= kleiner als oder gleich ErsterWert ermittelt den ersten Wert <> ungleich LetzterWert ermittelt den letzten Wert WIE Vergleich mit Platzhaltern (*?) Max ermittelt das Maximum IST Vergleich mit Nullwerten Min ermittelt das Minimum ( IST NULL = leere Zelle) IN Vergleich mit einer Menge StdAbw berechnet die Standardabweichung (IN (0,7 ; 0,16)) Datum( ) ermittelt das Systemdatum StdAbwG (>= Datum( ) 30) Zeit ( ) ermittelt die Systemzeit Mittelwert berechnet den Mittelwert Und Und-Verknüpfung Summe berechnet die Summe Oder Oder-Verknüpfung Varianz berechnet die Varianz für eine Gesamtmenge berechnet die Standardabweichung für eine Stichprobe 31

32 Abfrage von häufig wechselnden Kriterien Aktualisierungsabfragen Normale (d.h. Auswahlabfragen ) ändern die Daten in den Tabellen nicht. Es gibt jedoch auch Abfragen, sog. Aktualisierungsabfragen (hier die Aktualisierungs-, Anfüge- und Löschabfrage), die sehr wohl (nach Warnungen) ihre Daten in den Tabellen verändern! Nachdem man eine neue Abfrage erstellt hat und die benötigten Tabellen ausgewählt hat, kann man mittels nebenstehenden Menü den Typ der Abfrage, die normalerweise immer auf Auswahlabfrage voreingestellt ist! 32

33 urprüngliche Daten in der Tabelle werden durch die Löschabfrage gelöscht! Anlegen von Formularen Legen Sie mit Hilfe des Formular-Assistenten folgende drei Formulare an: 33

34 Anlegen von Berichten Legen Sie mit Hilfe des Assistenten folgende zwei Berichte an: 34

35 Übung 2: Aufteilung einer bestehenden Excel-Tabelle in mehrere Tabellen einer Datenbank Überlegen Sie, in welche Access-Tabellen diese Excel-Liste aufgeteilt werden muss um daraus eine richtige Datenbank zu erstellen. Lösung: In die drei Tabellen Produkte, Kunden und Auträge Diese Tabelle verknüpft die Kundennr und Bestellnr der Aufträge! 35

36 3.4 Powerpoint Wichtige Bestandteile einer Folie Merke: Das Folienlayout bestimmt die Aufteilung von Text und Grafikbereichen einer Folie, das Foliendesign bestimmt das Aussehen des gesamten Vortrages! 36

37 3.4.2 Office-Tipp: Eine ständig aktuelle Verknüpfung zu einer Stelle ( Objekt ) in einer anderen Datei herstellen (OLE): <Bearbeiten> <Inhalte einfügen>...setzen sie den Punkt bei "Verknüpfen" durch einfachen Mausklick <OK> Powerpoint-Übung Bitte erstellen sie drei Übungsfolien in einer neuen Datei uebung.ppt : Folie 1 Folie 2 37

38 4 Wichtige Office-Dateiformate Officeprogramm Dateiendung Einsatzgebiet Vorteil Nachteil Word.doc Standard bis Unterstützt alle - Enthält viele Word 2003 Eigenschaften versteckte Informationen - kann Viren enthalten - kann nicht jeder.docx Standard ab Word 2007 (Mit Fileformat-converter auch Word ) - Unterstützt alle Eigenschaften - robust und zukunftssicher öffnen - Enthält viele versteckte Informationen - kann Viren enthalten - kann nicht jeder öffnen.dot /.dotx Alle Versionen Für Formatvorlagen keine.rtf Alle Versionen Datenaustausch Nicht alle Features.txt Alle Versionen Datenaustausch Keine Formatierungen.pdf Ab Office 2007 (ältere Versionen nur mit Zusatzsoftware).htm /.html Alle Versionen ab 97 Excel.xls Standard bis Excel 2003.xlsx Standard ab Excel 2007 (Mit Fileformat-converter auch Excel ) - kann jeder öffnen (E- Mail!) - weitgehend Virensicher - Zukunftssicher - kann jeder öffnen - geeignet für das Internet - Erzeugung vor Office 2007 nur mit teilw. teurer Zusatzsoftware über das Drucken - Menü - kann praktisch nicht mehr bearbeitet werden - nicht alle Eigenschaften nutzbar - Mit Web- Browser ungünstig zu drucken s. Word s. Word s. Word s. Word.csv Alle Versionen Universeoll zum Datenaustausch.pdf,.htm /.html s. Word s. Word s. Word Powerpoint.ppt Standard bis Powerpoint 2003.pptx Standard ab Powerpoint 2007 (Mit Fileformat-converter auch PPT ) s. Word s. Word s. Word s. Word Unterstützt nicht alle Excel-Eigenschaften pps /.ppsx Alle Versionen Selbstständig startende keine Bildschirmpräsentation. Kann durch einfaches Umbenennen in der Endung in.ppt /.pptx wieder bearbeitet werden.pdf,.htm /.html s. Word s. Word s. Word 38

39 5 Alle wichtigen Shortcuts für Windows XP und Office XP Windows XP [Windows] Anzeigen des Startmenüs [Windows Pause] Anzeigen Systemeigenschaften [Windows E] ruft den Windows Explorer auf [Windows F] Assistent für die Dateisuche [Windows Strg F] Assistent für die Computersuche [Windows Tabulator] zwischen Tasks wechseln [Windows D] Windows Desktop anzeigen [Windows R] aufrufen der Kommandozeile [Windows U] startet die Bildschirmlupe [Windows L] schneller Benutzerwechsel [Kontextmenütaste] ruft Windows Kontextmenüs auf [Umschalt F10] Kontextmenü anzeigen [Strg Alt Entf] Aufruf des Task-Managers [Alt Tabulator] wechselt zwischen Programmen [Alt Esc] wechselt zwischen den aktiven Fenstern [Alt Eingabe] Eigenschaften anzeigen [Alt Leertaste] Systemmenü der aktiven Software [Alt Druck] aktives Bildschirmobjekt in den Zwischenspeicher kopieren [Druck] ganzen Bildschirminhalt in den Zwischenspeicher kopieren [Alt F4] schließt das aktive Programm [F1] Windows Hilfe starten [F2] markiertes Objekt umbenennen [F3] Explorer im Suchmodus starten [F4] Adressleiste im Explorer öffnen [F5] aktualisiert den Inhalt des aktiven Fensters [F6] wechselt Desktop- und Fensterelemente [F10] aktiviert Menüleiste der aktive Applikation [Strg linke Maustaste] Drag- und Drop-Objekt kopieren [Strg Umschalt linke Maustaste] Verknüpfung mit dem markierten Objekt anlegen [Strg Pfeil links] Cursor an Wortanfang setzen [Strg Pfeil rechts] Cursor an nächsten Wortanfang [Strg A] alles markieren [Strg Mausklick 1, Mausklick 2] mehrere Objekte einzeln markieren [Umschalt Mausklick] alle Objekte zwischen markiertem und Mausklick auswählen [Strg X] schneidet Einträge der Auswahl aus [Strg C] in Zwischenablage kopieren [Strg V] aus Zwischenablage einfügen [Strg Z] macht letzte Aktion Rückgängig [Strg Umschalt Pfeiltaste rechts/links] Text zeichenweise markieren [Strg I] Tabulator einfügen [Strg O] Editor-Dokument öffnen [Strg P] Editor-Dokument ausdrucken [Strg N] Neues Dokument anlegen [Strg F] Editor-Dokument durchsuchen [Strg H] Editor-Einträge suchen und ersetzen [Strg J] Absatz einfügen [Strg S] öffnet Dialog Speichern unter [Strg F4] letztes von mehreren Dokumenten schliessen [Strg ESC] Startmenü öffnen [Strg ESC], dann: [Y] Systemsteuerung starten [Strg ESC], dann: [U] Kommandozeile starten [Strg ESC], dann: [S] Backup-, Such- oder Wiederherstellungsassistent aufrufen [Strg ESC], dann: [A] Arbeitsplatz öffnen [Strg ESC], dann: [I] Internet Explorer starten [Strg ESC], dann: [D] Assistent für Drucker und Fax Office XP [Strg O] öffnet ein vorhandenes Dokument [Strg F4] schließt das aktive Dokument [Strg N] anlegen eines neuen Dokumentes [Strg S] speichern des aktiven Dokumentes [F12] Aufruf Dialog Speichern unter [Strg Alt N] wechselt in die Normalansicht [Strg Alt L] wechselt in den Layoutmodus [Strg F2] Seitenansicht aufrufen [Strg Umschalt +] De-/Aktivieren der Ansicht nicht druckbarer Zeichen [Strg H] Dialog Suchen und Ersetzen starten [Strg L] Text linksbündig ausrichten [Strg E] Text zentrieren [Strg R] Text rechtsbündig ausrichten [Strg B] Blocksatz [Strg Umschalt M] Linken Einzug verkleinern [Strg M] Linken Einzug vergrößern [Strg P] Dokument ausdrucken [Alt F4] aktive Office Applikation schließen Word 2002 [Strg Eingabe] neue Seite einfügen [Strg A] gesamtes Dokument markieren [Strg Pos 1] zum Dokumentenanfang springen [Strg Ende] zum Ende des Dokumentes springen [Strg D] Zeichenformatierung ändern [Strg K] Hyperlink einfügen [Strg M] Linker Absatzeinzug [Strg T] erstellt hängenden Einzug [Strg Q] Absatzformatierung löschen [Strg Umschalt Pfeil links] markiert Text bis zum Wortanfang [Strg Umschalt Pfeil rechts] markiert Text bis zum Wortende [Strg Umschalt Pfeil oben] markiert Text bis zum Absatzanfang [Strg Umschalt Pfeil unten] markiert Text bis zum Absatzende [Umschalt Pos1] markiert bis zum Zeilenbeginn [Umschalt Ende] markiert bis zum Zeilenende [Umschalt Pfeil oben] erweitert die Markierung um eine Zeile nach oben [Umschalt Pfeil unten] erweitert die Markierung um eine Zeile nach unten [Strg Umschalt Pos 1] markiert bis zur ersten Textzeile im Dokument [Strg Umschalt Ende] markiert bis zur letzten Textzeile im Dokument [Strg Umschalt A] anderen Schrifttyp wählen [Strg Umschalt U] formatiert unterstrichen [Strg Umschalt D] formatiert zweifach unterstrichen [Strg Umschalt K] formatiert kursiv [Strg Umschalt P] andere Schriftgröße wählen [Strg 8] Schriftgröße schrittweise vergrößern [Strg 9] Schriftgröße schrittweise verkleinern [Strg Umschalt F] formatiert markierten Text fett [Strg Umschalt H] formatiert Text als versteckt [Strg Umschalt Q] Kapitelchen verwenden [Strg Umschalt W]unterstreicht nur Wörter, keine Leerzeichen [Strg Umschalt +] Text hoch stellen [Strg #] Text tief stellen [Strg Leerzeichen]Formatierung des Zeichens aufheben [Strg Umschalt Leerzeichen] Wort wird beim Leerzeichen nicht getrennt [Umschalt Enter] Cursor wird in neue Zeile gesetzt ohne einen neuen Absatz zu erzeugen [Strg Alt C] Copyright-Zeichen einfügen [Strg Alt E] fügt Eurosymbol ein [Strg Alt F] Fußnote einfüge [Strg Alt I] Seitenansicht aufrufen [Strg Alt M] Memofunktion, fügt ein Kommentar ein [Strg Alt R] Registriertes Warenzeichen- Symbol [Strg Alt T] Markenzeichen-Symbol [Alt Strg S] Ansicht des Dokumentes teilen [Alt Umschalt D] aktuelles Datum einfügen [Alt Umschalt O] Setzt Inhaltsverzeichniseintrag [Alt Umschalt X] Setzt Indexeintrag Excel 2002 [Strg 1] in Formatierungsmodus wechseln [Strg 2] Format Fett zuweisen [Strg 3] Kursiv [Strg 4] Unterstreichen [Strg 5] Durchstreichen [Strg Umschalt -] Rahmen um markierte Zelle ziehen [Alt Eingabe] Zeilenumbruch einfügen [Strg O] Arbeitsmappe öffnen [Strg N] legt neue Arbeitsmappe an [Strg F4] schließt aktuelle Arbeitsmappe [Strg S] speichert die Arbeitsmappe [Strg G] öffnet den Dialog Gehe zu [Strg F] öffnet den Dialog Suchen [Strg H] öffnet den Dialog Suchen und Ersetzen [Strg P] druckt Tabelle [Strg Z] letzten Schritt rückgängig machen [Strg Umschalt ^] Zeitformat zuweisen [Strg Umschalt %] Prozentformat zuweisen [Strg Umschalt U] Format mit zwei Dezimalstellen [Strg Umschalt $] Währungssymbol zuweisen Outlook 2002 [F5] aktualisiert den Posteingang [Pos 1] markiert die erst Nachricht [Ende] markiert letzte Nachricht [Eingabe] öffnet markierte Nachricht [Entf] verschiebt markierte Nachricht in Gelöschte Objekte [Strg N] Neu anlegen: Nachricht, Termin, Kontakt, Aufgabe oder Notiz (kontextabhängig) [Strg Eingabe] markierte Nachrichten senden [Strg Umschalt M] legt eine neue Nachricht an (Mail) [Strg Umschalt A] legt neuen Termin an (Appointment) [Strg Umschalt C] legt neuen Kontakt an (Contact) [Strg Umschalt T] legt eine neue Aufgabe an (Task) [Strg Umschalt J] legt einen neuen Eintrag im Journal an [Strg Umschalt N] legt eine neue Notiz an (Note) [Strg Tabulator] wechselt zwischen Kalender und Aufgaben [Alt 1] Tagesansicht im Kalender [Alt 2 bis 9] zeigt zwei bis neun Tage im Kalender an [Alt -] Wochenansicht des Kalenders [Alt Umschalt 0] Monatsansicht im Kalender Powerpoint 2002 [N], [Eingabe], [Bild runter] oder [Leerzeichen] nächste Folie anzeigen [V], [Bild rauf], [Pfeil links] oder [Rücksetztaste] vorherige Folie anzeigen [Num 1 bis 9 Eingabe] Zu Folie Nummer eins bis neun schalten [B] / [.] zwischen schwarzem Bildschirm und Folie wechseln [W] / [,] zwischen leerem Bildschirm und Folie wechseln [Strg A] / [Strg P] in Präsentation zwischen Zeiger und Stift wechseln [Strg H] Zeiger und Schaltfläche ausblenden [Strg U] Zeiger und Schaltfläche nach 15 Sekunden ausblenden [Strg D] aktuelle Folie doppeln [Strg M] neue Folie einrichten [Strg E] Absatz zentrieren [Strg L] richtet den Absatz linksbündig aus [Strg R] richtet den Absatz rechtsbündig aus [Strg J] Blocksatzformat zuweisen [F5] Präsentation starten [S] / [+] Auto-Präsentation anhalten/starten [ESC] Präsentation beenden 39

40 6 Gute und kostenlose Hilfe aus dem Internet (Links) Vorlagen (auch Standard-Verträge etc.), Cliparts und Hilfe zu Office 2000, XP, 2003 und Sehr empfehlenswert bevor sie woanders googeln. Tipps für die private und kleine geschäftliche Korrespondenz. Einzelheiten zur DIN Sehr gut! Kostenlos nachschlagen und lernen: MS Office: Word 2007 Basis ù Excel 2007 Basis ù Powerpoint 2007 ù Outlook 2007 ù Word 2003 Basis ù Word 2003 Prof. ù Excel 2003 Basis ù Excel 2003 Prof. ù Access 2003 Basis ù Access 2003 Prof. ù Powerpoint 2003 ù Outlook 2003 ù Word 2002 ù Excel 2002 ù Access SUPER EMPFEHLENSWERT! Alles zum Thema Microsoft Access. Gut! 2

41 MS Word 97

42 MS Word XP (2002)

43 MS Word 97: alle Menüs

44

45 Formatvorlagen Word 97 1(2)

46 ...und das Zusammenspiel aller Elemente! Formatvorlagen 2(2)

47 Word XP will es etwas anders Formatvorlage Word XP

48 Inhaltsverzeichnisse und besondere Einfügefunktionen

49 Inhaltsverzeichnisse bei Word XP ansonsten ist alles wie bei Word 97

50 Word kann auch rechnen!

51 MS Excel 97

52

53 MS Excel 97: alle Menüs

54

55 1) "Alltags-" Fassung- kann dauerhaft im Bildfeld fixiert werden Zellformatierung...die Zellformatierung kann noch viel mehr: 2) "Komfort-" Fassung

56 Schützen sie Zellen mit Formeln!...erst den Hacken bei "Gesperrt" herausnehmen, dann Blattschutz einschalten! 1 2

57 MS Powerpoint 97

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