Nutzerhandbuch. Ein Dienst für baden-württembergische Hochschulen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten

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1 Ein Dienst für baden-württembergische Hochschulen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten Nutzerhandbuch Steinbuch Centre for Computing, KIT Fassung vom

2 Einleitung 1 1 Einleitung Einmalige Nutzerregistrierung Registrierung für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg Registrierung für externe Nutzer Passwortrücksetzung Verwendung der bwsync&share-weboberfläche Nutzeranmeldung Anmeldung über Shibboleth für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg Anmeldung für externe Nutzer Spracheinstellung ändern Dateien auf dem Server speichern Dateien vom Server herunterladen Ordner mit einem anderen Benutzer teilen Verwaltung von Ordner-Berechtigungen Ordner oder Dateien per Link anderen Nutzern bereitstellen Dateien löschen Gelöschte Dateien wiederherstellen Archiv leeren Verwendung des bwsync&share-clients Installation der Software Installation unter Windows Installation unter Linux Nutzeranmeldung Anmeldung über Shibboleth für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg Anmeldung für externe Nutzer Zugriff auf den laufenden Client Statusmeldungen Dateien mit dem Server synchronisieren Erstes Verwenden Synchronisation stoppen Archiv leeren Ordner mit einem anderen Benutzer teilen... 25

3 Einleitung Darstellungsmodus verändern Einsteiger-Modus Fortgeschritten-Modus Experten-Modus Freigeben eines beliebigen Ordners der eigenen Ordnerstruktur Ordner oder Dateien per Link andere Nutzern bereitstellen Dateien löschen Einsteiger-Modus Experten-Modus Gelöschte Dateien wiederherstellen Einsteiger-Modus Experten-Modus Wiedereinspielen einer vorherigen Version Nutzungsbedingungen Leistungen und Nutzerkreis Datenschutz Speicherplatz Datensicherheit Verfügbarkeit... 38

4 Einleitung 3 1 Einleitung Einrichtungsübergreifende und interdisziplinäre Wissenschaft und Forschung erfordert teamorientiertes Arbeiten in Kooperationen und Arbeitsgruppen. Folglich steigt der Bedarf an geeigneten Werkzeugen, die eine solche Zusammenarbeit unterstützen. Die gemeinsame Bearbeitung und der einfache und flexible Austausch von Dokumenten - auch über Hochschulgrenzen hinweg - ist in diesem Zusammenhang eine wichtige Voraussetzung. Der Landesdienst bwsync&share ist ein Online-Speicherdienst, der diesen Bedarf adressiert und es ermöglicht, Dokumente zwischen verschiedenen Nutzern auszutauschen sowie stationären und mobilen Geräten zu synchronisieren. Der Datenzugriff kann dabei mit Hilfe von Sync&Share Clients für die Betriebssysteme Windows, Mac OS, Linux, Apple ios und Android sowie plattformübergreifend über einen Web-Browser erfolgen.

5 Einmalige Nutzerregistrierung 4 2 Einmalige Nutzerregistrierung Um den bwsync&share-dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst für den Dienst registrieren. Dabei müssen sie unter anderem den Nutzungsbedingungen des Dienstes zustimmen. Nutzer der teilnehmenden baden-württembergischen Hochschulen und Universitäten können sich für den Dienst selbst registrieren. Externe Nutzer können zum Dienst eingeladen werden, ohne jedoch über eigenen Speicher zu verfügen. 2.1 Registrierung für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg Für Studierende und Beschäftigte der Hochschulen in Baden-Württemberg erfolgt die Registrierung über eine Webschnittstelle: Schritt 1: Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwidm.scc.kit.edu Wählen Sie aus der angezeigten Liste Ihre Heimatorganisation aus und klicken Sie auf Fortfahren.

6 Einmalige Nutzerregistrierung 5 Schritt 2: Sie werden automatisch auf die Webseiten Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet. Geben Sie dort Ihre persönlichen Zugangsdaten Ihrer Heimatorganisation ein und klicken Sie auf Login. Beispielseite KIT Schritt 3: Bei erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch auf die Registrierungswebseite für Landesdienste am KIT weitergeleitet. Klicken Sie links im Menü 1 den 1 In einigen Fällen kommt es bei der Verwendung von Internet Explorer (IE) zu Anzeigeproblemen. Diese können behoben werden, indem der IE geöffnet und dann die ALT-Taste gedrückt wird, um das Menü anzuzeigen. Dann unter Extras die Einstellungen zur Kompatibilitätsansicht wählen und das Häkchen bei Intranetsites in Kompaktansicht anzeigen entfernen.

7 Einmalige Nutzerregistrierung 6 Punkt Service Beschreibung unterhalb von bwsync&share. Schritt 4: Klicken Sie anschließend auf Registrieren. Schritt 5: Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen des Dienstes, indem Sie den Hacken vor Ich habe die Nutzungsbedingungen gelesen und bin einverstanden setzen. Klicken Sie anschließend auf Registrieren. 2.2 Registrierung für externe Nutzer

8 Einmalige Nutzerregistrierung 7 Nutzer, die nicht Mitglied der teilnehmenden baden-württembergischen Hochschulen und Universitäten sind, müssen zur Nutzung des Dienstes eingeladen werden. Dies geschieht, indem man ihnen Zugriffsrechte auf einen Ordner einräumt. Ein externer Nutzer wird per über diese Einladung informiert und muss anschließend den Nutzungsbedingungen des Dienstes zustimmen und ein Passwort definieren. Schritt 1: Öffnen Sie die Willkommens- und klicken Sie auf den Link für externe Nutzer Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Schritt 5: Akzeptieren Sie die Nutzungsbestimmungen. Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein. Wählen Sie ein Passwort und geben Sie es zweimal ein. Klicken Sie auf Speichern

9 Einmalige Nutzerregistrierung Passwortrücksetzung Haben Sie Ihr Passwort vergessen, wenden Sie sich als Nutzer der Hochschulen in Baden- Württemberg an das Helpdesk/Hotline/Servicedesk Ihrer Heimateinrichtung. Externe Nutzer gehen wie folgt vor: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Öffnen Sie die Weboberfläche und wählen Sie Anmeldung für Externe Geben Sie bei Nutzerkennung Ihre -Adresse ein Klicken Sie im Textblock auf den entsprechenden Link hier Schritt 4: Sie erhalten eine Mail mit einem Bestätigungslink, mit dem Sie ein neues Passwort setzen können.

10 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 9 3 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 3.1 Nutzeranmeldung Um über die bwsync&share-weboberfläche auf Ihre Daten zugreifen zu können, müssen Sie sich dort anmelden. Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg verwenden dafür die Anmeldung über Shibboleth, so wie in Abschnitt beschrieben. Nutzer von externen Einrichtungen folgen der Beschreibung in Abschnitt Anmeldung über Shibboleth für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg Schritt 1: Schritt 2: Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu Klicken Sie auf den Schalter Shibboleth-Anmeldung Schritt 3: Wählen Sie Ihre Heimateinrichtung aus der Liste und klicken Sie auf OK Schritt 4: Sie werden auf die Webseiten Ihrer Heimateinrichtung weitergeleitet und geben dort Ihre üblichen Zugangsdaten ein. Das Aussehen dieser Webseite unterscheidet sich an jeder Einrichtung. Wir zeigen exemplarisch das Beispiel KIT.

11 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 10 Beispielseite KIT Schritt 5: Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch zum bwsync&share-dienst weitergeleitet und können den Dienst nutzen Anmeldung für externe Nutzer Schritt 1: Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu Schritt 2: Klicken Sie auf den Schalter Anmeldung für Externe

12 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 11 Schritt 3: Geben Sie Ihre -Adresse und das während der Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein und klicken Sie auf Login. Schritt 4: Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch zum bwsync&share-dienst weitergeleitet und können den Dienst nutzen. 3.2 Spracheinstellung ändern Klicken Sie in der englischen Version auf Account, in der deutschen auf Benutzerkonto.

13 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 12 Schritt 1: Wählen Sie bei Language Deutsch bzw. English aus: Schritt 2: Die Statusänderung wird angezeigt, die Sprache geändert 3.3 Dateien auf dem Server speichern Über die Weboberfläche können Sie Dateien auf dem Server ablegen: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die neue Datei abspeichern möchten. a. Klicken Sie auf das große Feld Drop files here to Upload und wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrem Computer.

14 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 13 b. Alternativ können Sie die Datei einfach mit Drag&Drop auf das Feld Drop files here to Upload ziehen. 3.4 Dateien vom Server herunterladen Über die Weboberfläche können Sie Dateien vom Server herunterladen: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Navigieren Sie zu einem Ordner oder einer Datei, die Sie herunterladen möchten. a. Klicken Sie auf das Download-Symbol, um einen Ordner und alle enthaltenen Dateien und Unterordner als ZIP-Datei herunterzuladen. b. Klicken Sie auf das Download-Symbol, um eine Datei herunterzuladen. 3.5 Ordner mit einem anderen Benutzer teilen Um einen Ordner zu teilen müssen Sie einen anderen Benutzer zu diesem Ordner einladen. Der andere Nutzer hat dann entweder über die Weboberfläche Zugriff auf den geteilten Ordner oder kann den Ordner mit Hilfe des Clients auf seinen Rechner synchronisieren. Schritt 1: Schritt 2: Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder.

15 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 14 Schritt 3: Schritt 4: Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie teilen möchten. Klicken Sie auf das Einladungs-Symbol Schritt 5: Fügen Sie die -Adresse des Benutzers in das Eingabefeld ein, wählen Sie die Berechtigung für diesen Benutzer aus und klicken Sie auf Add. 3.6 Verwaltung von Ordner-Berechtigungen An der gleichen Stelle können Sie bereits existierende Berechtigungen verwalten, z.b.

16 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 15 Lese/Schreib-Rechte auf Lese-Rechte einschränken bzw. die Berechtigung löschen: x. 3.7 Ordner oder Dateien per Link anderen Nutzern bereitstellen Sie haben die Möglichkeit, Download-Links zu verschicken, um schnell und unkompliziert Dateien oder Ordner anderen Nutzern zugänglich zu machen: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie teilen möchten. Schritt 4: Klicken Sie auf das Teilen-Symbol neben der Datei oder dem Ordner. Schritt 5: Klicken Sie auf In Zwischenablage kopieren, um den Link in einer anderen Anwendung einzufügen oder auf Link versenden, wenn Sie den Link per Mail versenden möchten. Schritt 6: Bei Mehr Optionen können Sie ein Ablauf-Datum für den Link eingeben sowie festlegen, wie oft der Link zum Download genutzt werden darf (Voreinstellung:

17 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche 16 unendlich). 3.8 Dateien löschen Über die Weboberfläche können Sie Dateien löschen: Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu an. Klicken Sie auf Folder. Klicken Sie auf den Ordner oder die Datei, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf das Lösch-Symbol 3.9 Gelöschte Dateien wiederherstellen Über die Weboberfläche können Sie Dateien, die Sie versehentlich gelöscht haben wiederherstellen: Schritt 1: Melden Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu an. Schritt 2: Klicken Sie auf Folder. Schritt 3: Navigieren Sie zu dem Ordner, der die gelöschte Datei enthielt. Schritt 4: Klicken Sie auf das Symbol, um gelöschte Dateien sichtbar zu machen. Schritt 5: Suchen Sie nach der gelöschten Datei. Schritt 6: Klicken Sie auf das Wiederherstellungssymbol wiederherzustellen., um die gelöschte Datei

18 Verwendung der bwsync&share-weboberfläche Archiv leeren Sie können Ihr Kontingent entlasten, indem Sie das Datei-Archiv löschen. Schritt 1: Schritt 2: Wählen Sie in der Navigation Benutzerkonto In der Benutzerkonto Übersicht auf Archiv leeren klicken.

19 Verwendung des bwsync&share-clients 18 4 Verwendung des bwsync&share-clients Im Nachgang zur Installationsanleitung für Windows und Linux werden die Nutzungsanleitungen am Beispiel der Windows-Installation gezeigt. 4.1 Installation der Software Bevor Sie den Client auf Ihrem Desktop-Rechner oder mobilen Endgerät nutzen können, muss dieser zunächst installiert werden. Nachfolgend finden Sie Hinweise zur Installation für die verschiedenen Betriebssysteme Installation unter Windows Zur Installation der Software benötigen Sie Administrator-Rechte auf Ihrem System. Schritt 1: Öffnen Sie im Browser die Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu Schritt 2: Klicken Sie auf Clients herunterladen, um zur Download-Liste zu gelangen. Schritt 3: Laden Sie den Windows Client herunter. Schritt 4: Starten Sie das heruntergeladene Installationsprogramm bwsyncandshare_latest_installer.exe

20 Verwendung des bwsync&share-clients 19 Schritt 5: Lesen Sie die Lizenzbedingungen und klicken Sie auf Annehmen, um die Installation fortzusetzen. Schritt 6: Im Installationstyp Automatisch wird der Client im Ordner C:\Program Files (x86)\land Baden-Wuerttemberg\bwSyncAndShare installiert. Sie haben die Möglichkeit einen alternativen Ort anzugeben, wenn Sie den Installationstyp Angepasst auswählen. In der Regel sollte dies aber nicht notwendig sein. Schritt 7: Klicken Sie auf Weiter, um die Installation fortzusetzen. Schritt 8: Nach Abschluss der Installation entfernen Sie den Hacken bwsyncandshare ausführen, da der Client sonst mit Administrator-Rechten gestartet wird. Klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

21 Verwendung des bwsync&share-clients Installation unter Linux Zur Installation der Software benötigen Sie root-rechte auf Ihrem System. Schritt 1: Öffnen Sie im Browser die Webseite https://bwsyncandshare.lsdf.kit.edu Schritt 2: Klicken Sie auf Clients herunterladen, um zur Download Liste zu gelangen. Schritt 3: Laden Sie das für Ihre Linux-Distribution passende Paket herunter. Schritt 4: Installieren Sie das herunter geladene Paket mit root-rechten a. Unter Debian-basierten Systemen: dpkg -i bwsyncandshare_latest_i386.deb (32 Bit ) dpkg -i bwsyncandshare_latest_amd64.deb ( 64 Bit) b. Unter RedHat-basierten Systeme: rpm -i bwsyncandshare_latest_i386.rpm (32 Bit) rpm -i bwsyncandshare_latest.x86_64.rpm (64 Bit)

22 Verwendung des bwsync&share-clients Nutzeranmeldung Anmeldung über Shibboleth für Nutzer der Hochschulen in Baden-Württemberg Schritt 1: Starten Sie den bwsync&share Client Schritt 2: Wählen Sie bei Institution Ihre Heimateinrichtung aus der Liste, geben Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten Ihrer Heimateinrichtung ein und klicken Sie auf Weiter. Schritt 3: Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie den Dienst nutzen. Das Anmeldefenster können Sie erneut öffnen (z.b. nach Passwortänderung), indem Sie auf Ihren Benutzernamen klicken:

23 Verwendung des bwsync&share-clients Anmeldung für externe Nutzer Schritt 1: Starten Sie den bwsync&share Client Schritt 2: Wählen Sie bei Institution den Eintrag Keine Extern Benutzer aus, geben Sie Ihre -Adresse und das während der Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein und klicken Sie auf Weiter. Schritt 3: Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie den Dienst nutzen. 4.3 Zugriff auf den laufenden Client Der Client wird automatisch gestartet und läuft permanent im Hintergrund. Das Icon mit der aktuellen Statusmeldung (s.u.) befindet sich auf der Taskleiste. Schritt 1: Öffnen Sie den Client über das Kontextmenü (Rechtsklick): Anzeigen.

24 Verwendung des bwsync&share-clients Statusmeldungen Nach dem Start den Clients sehen Sie den aktuellen Status: Der Kreis mit Haken bedeutet, dass alle Ordner und Dateien vollständig synchronisiert sind. Der Kreis mit der Rotation bedeutet, dass der Client gerade synchronisiert. Der Kreis mit der Sanduhr bedeutet, dass der Client auf die Verbindung zum Server wartet. Der Kreis mit dem Ausrufezeichen bedeutet, dass der Client Ihre Aufmerksamkeit benötigt, bspw. wenn Sie sich einloggen müssen oder Ihr Speicherplatz erschöpft ist. Der Kreis mit den zwei Balken bedeutet, dass die Synchronisierung gerade angehalten ist. Der Pfeil bedeutet, dass dieser Ordner nicht synchronisiert wird (Synchronisation gestoppt). 4.5 Dateien mit dem Server synchronisieren Erstes Verwenden Wenn Sie den bwsync&share Client zum ersten Mal starten, erstellt das Programm einen neuen Ordner mit dem Namen bwsyncandshare direkt unterhalb des Benutzerprofils (Standard- Datenpfad). Dabei handelt es sich um einen Ordner wie jeder andere auf Ihrer Festplatte. Hier erkennt der bwsync&share Client aber automatisch, wenn Sie dort neue Dateien ablegen oder vorhandene Dateien ändern. Schritt 1: Erstellen Sie einen neuen Ordner im Ordner bwsyncandshare. Schritt 2: Speichern Sie einige Dateien in diesem neuen Ordner.

25 Verwendung des bwsync&share-clients 24 Der neu erstellte Ordner und dessen Inhalte werden automatisch zum Server synchronisiert. Alle Änderungen in diesem Ordner werden zukünftig automatisch synchronisiert. Der Ordner ist bereit zum Teilen mit anderen Benutzern (s.u.). Mit einem rechten Mausklick auf den Ordner kann er Im Datei-Explorer geöffnet werden Synchronisation stoppen Schritt 1: Klicken Sie auf Folder anzeigen, um Ihre Synchronisationsordner zu sehen. Schritt 2: Schritt 3: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den Sie die Synchronisation stoppen möchten. Klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Stoppe sync

26 Verwendung des bwsync&share-clients 25 Um den Ordner erneut in die Synchronisierung einzubinden, gehen Sie auf Folder erstellen. 4.6 Archiv leeren Sie können Ihr Kontingent entlasten, indem Sie das Datei-Archiv löschen. Schritt 1: Stoppen Sie die Synchronisierung des Ordners (s ) Schritt 2: Setzen Sie den Haken bei Lösche Datei-Archiv und Metadaten. 4.7 Ordner mit einem anderen Benutzer teilen Vorteil: Mit der Lese/Schreib-Berechtigung können alle Berechtigten Dokumente bearbeiten und ihre Version allen andern zur Verfügung stellen. Das Dokument wird automatisch synchronisiert. Bei reiner Lese-Berechtigung erhalten alle Beteiligten automatisch Ihre letzte Version. Um einen Ordner zu teilen, müssen Sie einen anderen Benutzer zu diesem Ordner einladen. Der andere Nutzer hat dann entweder über die Weboberfläche Zugriff auf den geteilten Ordner oder kann den Ordner mit Hilfe des Clients auf seinen Rechner synchronisieren. Schritt 1: Klicken Sie auf Folder anzeigen, um Ihre Synchronisationsordner zu sehen.

27 Verwendung des bwsync&share-clients 26 Schritt 2: Schritt 3: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie mit anderen Nutzern teilen möchten. Klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Einladen. Schritt 4: Geben Sie die Adresse des einzuladenden Nutzers ein und legen Sie unter Folder Berechtigungen dessen Zugriffsrechte fest (Lesen bzw. Lesen/Schreiben). Schritt 5: Schritt 6: Wenn Sie mehrere Nutzer einladen möchten, klicken Sie auf das "+" Zeichen rechts neben der Adresse, um weitere Benutzer der Einladungsliste hinzuzufügen. Klicken Sie auf Weiter, um alle eingeladenen Nutzer per zu benachrichtigen. 4.8 Darstellungsmodus verändern Die Standardeinstellung des Clients führt dazu, dass der Client im Einsteiger-Modus startet. Nachfolgend wird beschrieben, wie der Modus geändert werden kann, um Zugriff auf zusätzliche Konfigurationseinstellungen zu erlangen.

28 Verwendung des bwsync&share-clients 27 Schritt 1: Klicken Sie rechts auf Einstellungen. Schritt 2: Schritt 3: Klicken Sie auf den Reiter Allgemein Wählen Sie den gewünschten Modus und klicken Sie auf OK. Schritt 4: Der Client fordert zum Neustart auf. Klicken Sie auf Neu starten, um den neuen Darstellungsmodus wirksam werden zu lassen Einsteiger-Modus Bereits der Einsteiger-Modus bietet automatisches Synchronisieren von Dateien zwischen Desktop und bwsync&share sowie eine eingeschränkte Auswahl von Optionen. Z.B. kann die Anzahl der zu

29 Verwendung des bwsync&share-clients 28 archivierenden Versionen oder die Sprachversion festgelegt werden. Jedoch ist z.b. kein Freigeben eines beliebigen Ordners der eigenen Ordnerstruktur möglich (s. Experten-Modus) Fortgeschritten-Modus Neben den auch im Einsteiger-Modus verfügbaren allgemeinen Einstellungen können weitere Einstellungen z.b. zu Warnungen & Benachrichtigungen eingestellt werden. Eine Änderung dieser Einstellungen wird nicht empfohlen! Im Fortgeschritten-Modus werden nicht nur Ordner, sondern auch die Dateien im Client und nicht im Dateiexplorer angezeigt. Schritt 1: Ändern Sie den Darstellungsmodus auf Fortgeschritten (s. Kapitel 4.8) Schritt 2: Wählen Sie Folder anzeigen Schritt 3: a) Klicken Sie auf das Statussymbol des Ordners der Dateiexplorer öffnet sich b) Klicken Sie auf den Name des Ordners Dateien, Mitglieder und Einstellungen des Ordners werden angezeigt

30 Verwendung des bwsync&share-clients 29 Die Registerkarte Mitglieder informiert über die Nutzer, denen Sie den Zugriff erlaubt haben. Hier können Sie noch weitere einladen. Auf Einstellungen können Sie das lokale Verzeichnis des Ordners sowie die Einstellungen für das Datei Archiv einsehen. Zusätzlich kann hier die Synchronisation des Ordners gestoppt werden Experten-Modus Verwalten der Dateien Im Experten-Modus erscheinen zusätzlich die Details des Ordners direkt im Client. Mitglieder können hier bequem eingeladen werden:

31 Verwendung des bwsync&share-clients Anpassung Einstellungen Im Modus Experte können bei Bedarf zwei Einstellungen auf der Registerkarte Experteneinstellungen geändert werden: Folder außerhalb des Standard-Datenpfads Um beliebigen Ordners der eigenen Ordnerstruktur freigeben zu können (s. 4.8), setzen Sie den Haken bei Erlaube Folder außerhalb des Standard-Datenpfads Ändern des Standard-Datenpfads Der standardmäßig direkt unterhalb des Benutzerprofils angelegte bwsync&share-ordner kann geändert werden, um z.b. ein Verzeichnis auf einer anderen Partition des Rechners zu nutzen. Achtung: alle Daten unterhalb des gewählten Verzeichnisses werden automatisch mit dem Server synchronisiert und belegen entsprechend Speicherplatz.

32 Verwendung des bwsync&share-clients Assistent Ein Assistent bietet zum Up- bzw. Download differenzierte Einstellungen: Sollten Sie diese Detailinformationen und speziellen Einstellungen nicht benötigen, wählen Sie den Darstellungsmodus Einsteiger. 4.9 Freigeben eines beliebigen Ordners der eigenen Ordnerstruktur Diese Option ist nur nutzbar, wenn die Einstellungen entsprechend geändert wurden. Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Aktivieren Sie die Einstellung Erlaube Folder außerhalb des Standard-Datenpfads im Experten-Modus (s ) Gehen Sie im Dateiexplorer zum entsprechenden Ordner Wählen Sie im Kontext (rechter Mausklick) Ordner mit bwsync&share freigeben

33 Verwendung des bwsync&share-clients 32 Schritt 4: Der Ordner wird mit dem Server synchronisiert. Optional können sofort weitere Nutzer eingeladen werden 4.10 Ordner oder Dateien per Link andere Nutzern bereitstellen Sie haben die Möglichkeit, Download-Links zu verschicken, um schnell und unkompliziert Dateien oder Ordner anderen Nutzern zugänglich zu machen. Vorteil: Dateien und Ordner können ohne Registrierung des Partners zur Verfügung gestellt werden. Schritt 1: Öffnen Sie den bwsync&share Client. Schritt 2: Klicken Sie auf Folder anzeigen, um Ihre Synchronisationsordner zu sehen. Schritt 3: Entweder klicken Sie auf das Statussymbol oder wählen nach rechtem Mausklick die Option Öffnen.

34 Verwendung des bwsync&share-clients 33 Schritt 4: Der Ordner wird im Datei-Explorer angezeigt. Schritt 5: Entspricht Vorgehen Weboberfläche s. Kapitel 3.7, Schritt 5: und Schritt 6: 4.11 Dateien löschen Einsteiger-Modus Im Einsteiger-Modus können Sie die Dateien über den Datei-Explorer anzeigen lassen und dort löschen. Schritt 1: Öffnen Sie den bwsync&share Client. Schritt 2: Klicken Sie auf Folder anzeigen, um Ihre Synchronisationsordner zu sehen. Schritt 3: Entweder klicken Sie auf das Statussymbol oder wählen nach rechtem Mausklick die Option Öffnen. Schritt 4: Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich. Löschen Sie dort die Datei.

35 Verwendung des bwsync&share-clients Experten-Modus Schritt 1: Markieren Sie die zu löschende Datei und klicken Sie mit der rechten Maustaste 4.12 Gelöschte Dateien wiederherstellen Einsteiger-Modus Im Datei-Explorer gelöschte Dateien können aus dem lokalen Papierkorb wiederhergestellt werden (abhängig von lokalen Einstellungen). Zusätzlich kann das Datei-Archiv von bwsync&share über die Weboberfläche erreicht werden (s. Kapitel 3.9) Experten-Modus Wiederherstellen gelöschter Dateien: Schritt 1: Klicken Sie auf Datei-Archiv

36 Verwendung des bwsync&share-clients 35 Schritt 2: Mit Weiter werden die gelöschten Dateien wieder hergestellt Wiedereinspielen einer vorherigen Version Die Anzahl der zu archivierenden Versionen kann unter Einstellungen (Registerkarte Allgemein im Fortgeschrittenen/Experten-Modus) eingestellt werden (s ). Schritt 1: Schritt 2: Wenn Sie vorherige Versionen einer bestehenden Datei rekonstruieren wollen, markieren Sie diese. In der Registerkarte Dateien klicken Sie auf Datei-Archiv. Schritt 3: Schritt 4: Klicken Sie die gewünschte Version an und wählen Sie ggf. einen alternativen Speicherort Mit dem Klick auf Weiter wird die ausgewählte Version als aktuelle Datei wieder hergestellt.

37 Nutzungsbedingungen 36 5 Nutzungsbedingungen 5.1 Leistungen und Nutzerkreis Der Dienst bwsync&share ist ein Online-Speicherdienst, der Beschäftigten und Studierenden der Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg zur Verfügung steht. Der Dienst ermöglicht es autorisierten Nutzern, ihre Daten zwischen ihren Desktop-Rechnern, mobilen Endgeräten und den Speichersystemen des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) zu synchronisieren. Darüber hinaus kann der Nutzer seine abgespeicherten Daten durch die Vergabe entsprechender Zugriffsrechte anderen Nutzern zugänglich machen. Zum Synchronisieren der Daten zwischen Nutzerendgeräten und den Speichersystemen des KIT stellt das KIT für verschiedene Plattformen (Linux, Windows, Mac OS, Android, Apple) Klienten- Software zum Download bereit. Der Zugriff auf die Daten kann auch plattformübergreifend per Webbrowser erfolgen. Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten. 5.2 Datenschutz Bei der Registrierung für den bwsync&share-dienst werden die folgenden Nutzerinformationen von der Heimateinrichtung an den Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort gespeichert: Vor- und Nachname adresse Heimateinrichtung Eindeutige Nutzerkennung (EPPN & persistent ID) Status des Nutzers (Student, Mitarbeiter, Gast) Wenn Sie nicht am bwsync&share Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an den bwsync&share Dienst übertragen. Die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und bereichsspezifische Datenschutzvorschriften (insbesondere TKG, TMG) in den jeweils geltenden Fassungen werden beachtet. Es gelten die Regeln der Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und Kommunikation 2 (IuK) am Karlsruher Institut für Technologie. 5.3 Speicherplatz Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 10 GB beschränkt. 2 abzurufen unter

38 Nutzungsbedingungen 37

39 Nutzungsbedingungen Datensicherheit Die Kommunikation zwischen den Endgeräten des Nutzers und der Dienstinfrastruktur des KIT erfolgt verschlüsselt. Die abgespeicherten Daten werden unverschlüsselt auf den Online-Speichersystemen des KIT abgelegt. Der Datenzugriff ist beschränkt auf: Denjenigen Nutzer, der die Daten initial abgespeichert hat. Weitere Nutzer, die der Datenbesitzer durch Vergabe von entsprechenden Zugriffsrechten autorisiert hat. Eine Datensicherung in Form einer Zweitkopie erfolgt nicht. 5.5 Verfügbarkeit Die Systeme der Dienstinfrastruktur laufen im Regelbetrieb rund um die Uhr. Während der Servicezeit (werktags von bis Uhr) beträgt die Reaktionszeit vier Stunden. Das KIT strebt generell eine möglichst hohe Dienstverfügbarkeit an. Geplante Dienstunterbrechungen (z.b. für Wartungsarbeiten) werden im Voraus mit einer Frist von fünf Tagen angekündigt.

Nutzerhandbuch. Ein Dienst für baden-württembergische Hochschulen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten. Fassung vom 10.06.

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