Handbuch. Version 13. Dieses Handbuch beinhaltet die Texte aus dem Videokurs und der Hilfefunktion

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1 Handbuch Version 13 Dieses Handbuch beinhaltet die Texte aus dem Videokurs und der Hilfefunktion Sämtliche Bilder und alle Texte unterliegen dem Copyright von SoliPrax e.k. Nachdruck, Vervielfältigung haben straf- und zivilrechtliche Konsequenzen. Stand Mai 2011

2 Inhaltsangabe Vorwort 3 SoliPrax Konzept 4 SoliPrax Homepage 5 Hardware / Installation 6 Was hat sich geändert 7 Programmstart 8 Das Abrechnungsprogramm 10 Hilfesysteme 11 Allgemeine Bedienelemente 12 Tabellengitter 13 Patientenstammdaten / Neuerfassung 14 Eingabe der Behandlungsleistungen 17 Ausdruck der Rechnungen 20 Weiterbearbeiten und erneuter Ausdruck der Rechnungen 21 Leistungstabelle 22 Behandlungsmakros 23 Leistungskette 24 Zahlungsverkehr / Mahnwesen 25 Karteikarte 27 Dokumentenverwaltung 28 Pharmazeutika / Rezepte 29 Statistik 31 Terminplan 32 Einstellungen/Praxis 33 Reportgenerator 35 Datenmanagement / Zweitrechner / Netzwerk 36 Anhang A Übersicht aller Erweiterungen 38 Anhang B Zusammenfassung Abrechnungsstelle 40 Seite - 2 -

3 Vorwort Sehr geehrte Damen und Herren, Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir freuen uns, Ihnen die neuste SoliPrax Version vorzustellen. Kollegen, die bereits mit der Vorversion gearbeitet haben, werden feststellen, dass sich das Layout kaum geändert hat und einige sehr nützliche Programmentwicklungen hinzugekommen sind. Ihnen wird das Video Was ist neu in Version 13 empfohlen. Auch wenn wir der Meinung sind, dass sich das Programm weitgehend selbst erklärt, haben wir zur Vertiefung dieses Handbuch und die Videotour erstellt. Gerade für Programm-Einsteiger sind dies nützliche Hilfen, um schnell die Software zu beherrschen und SoliPrax als wertvolle Arbeitshilfe in ihrer Praxis einzusetzen. Eine Hinweis: Wie schon im letzten Online-Update ist jetzt das Buchhaltungsprogramm in SoliPrax integriert. Es ist der Nachfolger des Euro-Lotsen, den schon viele Kollegen genutzt haben. Mit dem Programm-im-Programm machen Sie Ihre Buchhaltung selbst und sparen sich so das Geld für den Steuerberater. Probieren Sie es einfach aus kostenlos und unverbindlich. Ihnen, liebe Kolleginnen und Kollegen, wünschen wir viel Erfolg mit der SoliPrax Software. Ihr Hans-Joachim Engels & Team SoliPrax e.k. Seite - 3 -

4 Das SoliPrax Konzept Auf der Multimedia CD SoliPrax befindet sich ein hochwertiges Abrechnungsprogramm mit vollständiger GebüH für die naturheilkundliche Praxis. Das Besondere: Die CD wird kostenlos herausgegeben! Sie werden sich vielleicht fragen, wieso eine hochwertige Software kostenlos herausgegeben werden kann? Gibt es gar einen Haken an der Sache? Denn normalerweise kosten Abrechnungsprogramme doch ziemlich viel Geld. Auch wenn es Sie verwundert, diese SoliPrax CD ist tatsächlich kostenlos und ist keine Demoversion, sondern kann schon heute in Ihrer Praxis für die Erstellung von Heilpraktiker Rechnungen genutzt werden. Die Lösung ist recht einfach: Viele namhafte Unternehmen der Branche präsentieren sich auf der SoliPrax CD. Durch ihre Unterstützung ist uns die kostenlose Abgabe der CD möglich und erspart Ihnen die Investition in teure Software. Dabei ist das Abrechnungsprogramm werbefrei. Natürlich können Sie auch bei uns Geld ausgeben: Zum einen bitten wir um die Erstattung der Versandkosten, hierzu haben wir Ihnen einen Überweisungsträger mitgeschickt. Diese Einnahmen benötigen wir, um auch zukünftig Ihnen eine hochwertige Software in die Praxis zu schicken. Weiterhin können Sie die kostenpflichtigen Erweiterungen und das Buchhaltungsmodul bestellen. Die Erweiterungen sind nützliche Zusatzmodule, die bereits auf der CD vorhanden sind und mit einem Passwort freigeschaltet werden. Mit dem Buchhaltungsprogramm machen sie Ihre Einnahme-Überschuss-Rechnung selbst und sparen so Kosten für den Steuerberater. Unsere Sponsoren Beim Programmstart werden die Logos unserer Sponsoren in zufälliger Reihenfolge eingeblendet. Ein Mausklick auf ein Logo zeigt den Sponsor mit seinem Angebot für die Praxis. Zurück zum Hauptbildschirm geht es automatisch nach zwei Minuten oder mit Klick auf Abrechnung im Arbeitsbereich. Im Arbeitsbereich Information können Sie auf der linken Seite die Sponsoren gezielt suchen. Innerhalb der Seiten können Sie über die Vor- und Zurück Knöpfe durch die Seiten blättern oder die entsprechend beschrifteten Schaltflächen nutzen. Nahezu alle Seiten haben einen Link auf die jeweilige Homepage des Sponsors. Wir bitten Sie um regen Gebrauch der Anforderungsscheine. Dadurch zeigen Sie Ihr Interesse an dem Projekt und unsere Sponsoren erkennen den Nutzen der Software für ihre Werbung. Seite - 4 -

5 Die SoliPrax Homepage Das SoliPrax - Projekt favorisiert jetzt und in Zukunft das Internet. Hier finden Sie unter aktuelle Informationen über unsere Sponsoren, Programm-Updates und weitere praxisrelevante Dienste rund um die CD. Während der Laufzeit der aktuellen CD Version werden ständig die Antworten zu häufig gestellten Fragen (sog. FAQ) auf der Homepage hinterlegt. Bitte klicken Sie auf Infos zur CD und dann auf der linken Seite auf Fragen. SoliPrax bietet neben der bekannten CD zur Abrechnung weitere Arbeitshilfen für die tägliche Praxis: Abrechnungsstelle Mit der Abrechnungsstelle, speziell für Heilpraktiker, bekommen Sie Ihre Patientenrechnungen schnell und in einem Schwung ausgezahlt. Weitere Informationen finden Sie im Programm unter Information -> Abrechnungsstelle oder im Internet unter Ihre Praxis im Internet Unter werden über 100 der gängigsten naturheilkundlichen Diagnosen und Therapien für Patienten erklärt. Daran ist eine Datenbank mit Praxisadressen angeschlossen, so dass der interessierte Patient sogleich die Praxis in seiner Nähe findet. Während die Homepage der Praxen für die Patienten ist, die den Namen des Therapeuten kennen, wird über die Praxis für gänzlich neue Patienten genutzt. Online-Seminare Für einen interessanten Fachvortrag müssen Sie oft weit reisen und Kosten und Zeit aufwenden. Und oft wird ein Vortrag nicht angeboten, obwohl gerade jetzt Bedarf besteht. Daher haben wir uns entschlossen, Fachfortbildungen online anzubieten. Zur Drucklegung des Handbuches sind die Vorbereitungen noch nicht abgeschlossen. Schauen Sie auf unsere Homepage. Zusätzlich informieren wir Sie über unsere Newsletter. Seite - 5 -

6 Hardwarevoraussetzungen Handelsüblicher PC mit folgender Windows Betriebssystem Ab XP (SP2), Windows 2000, Vista (32- oder 64bit), Windows 7 (32- oder 64bit) Mind. 500 MB RAM, 200 MB Festplattenspeicher frei, Grafikauflösung 1024 x 768 oder höher Normale Schriftgröße SoliPrax ist grundsätzlich ein Windows Programm. Allerdings können auch Apple Mac Anwender mit SoliPrax arbeiten. Mit z.b. Paralleles Desktop für MAC kann auf den neueren MACs Windows installiert werden, wodurch auch SoliPrax läuft. Installation: Die Software kann an einem beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte gespeichert werden. Wir empfehlen aber, dass der voreingestellte Speicherort nicht verändert wird. Bei der Installation erscheint ein Sicherheitshinweis, dem Sie zustimmen müssen. Auf dem Desktop wird automatisch ein Icon mit der Beschriftung SoliPrax angelegt. Installation unter Windows 7 oder Vista: Sie können das Programm ohne besondere Einstellungen installieren. Eine Veränderung an der Benutzerkontensteuerung (wie früher unter Vista) ist nun auch nicht mehr nötig. Datenübernahme aus Version 12 Eine Datenübernahme wie aus den früheren Versionen bekannt, ist mit dieser Version nicht mehr nötig. Sie arbeiten auf der gleichen Datenbank wie unter der Version 12. Wo werden meine Daten gespeichert? Man unterscheidet zwischen dem reinen Programm, welches unter Windows/Programme gespeichert ist und den Praxisdaten. Diese sind unter Eigene Dateien bzw. unter Vista/Windows 7 Dokumente in dem Ordner SoliPrax gespeichert. Wir empfehlen eine regelmäßige Speicherung des Ordners SoliPrax auf ein externes Medium (z.b. USB-Stick). Was passiert nach der Installation? Nach der Installation der CD SoliPrax wird beim ersten Programmstart auf ein vorhandenes Update geprüft, denn wir entwickeln das Programm auch nach der Auslieferung weiter. Wenn der Praxisrechner nicht ans Internet angeschlossen ist, müssen Sie das Update von einem beliebigen Internetrechner auf zum Beispiel einen USB-Stick laden und auf dem Praxisrechner ausführen. Die Adresse für das Update lautet Seite - 6 -

7 Was hat sich zur Vorversion alles geändert? Was ist geblieben? Wir sind den Anregungen der Kollegen gefolgt und haben das Programm in Teilen überarbeitet. Wir sind aber auch dem Wunsch gefolgt, dass die Bedienung sich zur Vorversion nicht zu stark verändern sollte, damit man bewährte Eingaberoutinen beibehalten kann. Eine Datenübernahme ist diesmal nicht nötig. Mehr Hilfe In jedem Formular und bei jeder Eingabezeile wird nun eine Direkthilfe am unteren Fensterrand angezeigt. Die Größe des Hilfebereiches kann der Anwender selbst verändern. Die zusätzliche Hilfe kann mit Klick auf die drei Punkte (mittig über dem Hilfetext) ein- oder ausgeschaltet werden. Alle weiten Hilfen gibt es selbstverständlich weiterhin. Ein Feld zusätzlich: Anmerkungen speichern und zur Leistung hinzufügen Wie in der Vorversion kann man bei der Rechnungserstellung zu jeder Leistung eine Anmerkung anfügen. Jetzt kann man sogar Standard-Anmerkungen speichern und auf Mausklick übernehmen. Das ist besonders zeitsparend, wenn man z.b. die injizierten Medikamente aufführen möchte. Das schafft schnell die notwendige Transparenz für die erbrachten Leistungen. Mehr Übersicht Mit dieser Version erhalten Sie bei der Leistungseingabe den Knopf Tagessummen. So können Sie mit einem Blick sehen, wie hoch das Gesamthonorar pro Behandlungstag ist. Dies ist wichtig, damit Sie das kalkulierte Behandlungshonorar nicht über- oder unterschreiten. Mehr Druckkomfort Aus dem Knopf Abrechnen wurde ein Menü, aus dem Sie sofort die aktuelle Rechnung drucken können bzw. den bekannten Druckdialog aufrufen können. Abgeschlossene Behandlungen sind nun noch schneller wieder ausgedruckt. Alle Behandlungen -> Anzeige Filtern -> Abgerechnete -> Rechnung anklicken -> aktuelle Behandlung ausdrucken. Mehr noch Wir haben dieser Version wieder viel Feinschiff spendiert. Damit sind die vielen (vermeintlichen) Kleinigkeiten gemeint, die sich die Kollegen wünschten: Die Nachschlagelisten sind sortiert und pflegbar/ Es wird gemahnt, wenn die Datenbank mit den Patientendaten verschoben wurde / Im Terminplan kann man komplette Wiederbestell-Listen führen / Eigener Quittungsdruck (bei Alle Patienten ) / Optimierte Übernahme der Dauerdiagnose / Hinweis wenn ein Patient bereits eine offene Behandlung hat und vieles mehr.. Doch vieles ist geblieben! Die schnelle Leistungseingabe, das einfache Handling und die Praxisnähe. Schließlich wird SoliPrax von Heilpraktikern für Heilpraktiker gemacht. Und noch etwas ganz Wichtiges ist geblieben: Das Konzept - denn die SoliPrax CD ist und bleibt weiterhin kostenlos! Seite - 7 -

8 Programmstart / Erste Schritte In diesem Kapitel werden die grundlegenden Bedienelemente erklärt und gezeigt, wie Sie zu den weiterführenden Hilfen gelangen. Beim Programmstart öffnet sich ein Fenster, welches bildschirmfüllend oder in eine beliebige Größe gezogen werden kann. So lässt sich SoliPrax auch parallel zu anderen Programmen öffnen. Das Programm hat eine automatische Update-Funktion. Ist Ihr Rechner ans Internet angeschlossen, werden Sie auf Updates automatisch hingewiesen, andernfalls können Sie sich die Updates auch von unserer Homepage herunterladen. Beim ersten Programmstart wird ein Hinweis gezeigt, der zu den weiterführenden Hilfen führt. Wer SoliPrax schon aus der Vorversion kennt, sollte das Video Was ist neu unbedingt ansehen. Die Einarbeitung wird damit noch ein wenig leichter. So sieht das Bild beim Programmstart aus: Führen Sie die Maus über das Wort Information, welches in der linken oberen Ecke steht. Es öffnet sich ein kleines Menü welches die verschiedenen Arbeitsbereiche anzeigt. Je nach dem, welchen Bereich Sie wählen, ändert sich jeweils auch die Navigationsleiste, das ist die gelbe Spalte auf der linken Seite. Sie ist das Hauptmenü, oder Steuerzentrale des Arbeitsbereiches. Seite - 8 -

9 Folgende Arbeitsbereiche stehen zur Verfügung Abrechnung Hier kommen Sie in das Abrechnungsprogramm. Es ist ausschließlich auf die Belange der Abrechnung nach GebüH ausgelegt. Sie können auch hier die kostenpflichtigen Erweiterungen bestellen. Buchhaltung Das Buchhaltungsprogramm ist ebenfalls speziell für HeilpraktikerInnen entwickelt. Damit erstellen Sie zum einen im Handumdrehen Ihre Einnahme-Überschuss-Rechnung und senken damit die Steuerberaterkosten erheblich. Zum anderen gibt es Ihnen auch einen schnellen und detaillierten Überblick über die wirtschaftliche Situation Ihrer Praxis und hilft so bei der Entscheidungsfindung. Sie können das Programm kostenlos und unverbindlich testen! Hilfebereich Hier gelangen Sie zu dem großen Hilfebereich, in dem die Schulungsvideos, die Handbücher und hilfreiche Internet-Links zu finden sind. Informationen Damit startet das Programm. Sie finden die Darstellung alle Sponsoren und unserer Kooperationspartner mit ausgesuchten Angeboten speziell für SoliPrax Anwender. Wird eine Zeitlang weder die Maus bewegt, noch eine Eingabe vorgenommen, erscheinen wie in den Vorversionen, die Logos unserer Sponsoren. Seite - 9 -

10 Das Abrechnungsprogramm Klicken Sie einfach im Arbeitsbereich auf Abrechnung, damit wird das eigentliche Abrechnungsprogramm aufgerufen. So sieht das Abrechnungsprogramm bei seinem ersten Start aus. Hier werden später alle laufenden Behandlungen aufgelistet sein. In dem weißen Kasten links in Navigationsleiste sehen Sie später den aktuell ausgewählten Patienten. Das PLUS Zeichen neben dem Wort Patientendaten führt zu dem Formular, wo Sie die Stammdaten neuer Patienten aufnehmen. Mit Klick auf das PLUS-Zeichen neben Behandlungen beginnen Sie eine neue Rechnung für den aktuellen Patienten. Wenn Sie die Maus über die Einträge in der Navigationsleiste führen, erscheint das jeweilige Wort unterstrichen. Mit einem Klick darauf wird das gewünschte Formular aufgerufen und das stilisierte SoliPrax Dreieck markiert den Eintrag in der Navigationsleiste. In diesem Beispiel steht es auf Alle Behandlungen. Hinweis: Anwender, die das erste Mal mit der SoliPrax Software arbeiten, sollten vor dem Ausdruck ihrer ersten Rechnung die Praxisdaten eingeben. Klicken Sie dazu auf Einstellungen/Praxis (links unten) und dann oben auf Praxisdaten. Wer bereits mit der Vorversion gearbeitet hat, wird beim Start des Abrechnungsprogramms hier sofort wieder seine Patientendaten, Behandlungen usw. vorfinden. Ein Datenimport, wie in der Vorversion, ist diesmal nicht nötig. Seite

11 Die Hilfesysteme in dieser Version 1. Das Fragezeichen in der linken oberen Ecke ruft die Hilfefunktion auf. Klicken Sie an und ziehen den Mauszeiger auf den Bereich, zu dem Sie eine Hilfe sehen wollen. Die gleiche Funktion hat die F1 Taste. 2. Im unteren, grün eingefärbten Bereich, wird für jedes Formular und auch für jedes Eingabefeld eine Direkthilfe angezeigt. 3. Um die Videotour zu sehen, führen Sie die Maus über das Wort Abrechnung oben links. Es öffnet sich das Hauptmenü. Klicken Sie den Hilfebereich an. Links werden eine Vielzahl von Videos angeboten. Wer noch nicht mit SoliPrax gearbeitet hat, sollte sie sich der Reihe nach ansehen. 4. Dieses Handbuch ist für alle Anwender, die etwas Gedrucktes in der Hand haben wollen. Zusätzlich werden Informationen angeboten, die in der Videotour nicht möglich sind (z.b. Installation in einem Netzwerk). 5. Die SoliPrax Homepage unter -> Infos zur CD -> Technische Fragen finden Sie alle Infos, die wir im Laufe dieser Version zusammengestellt haben 6. Den Telefon & -Support können Sie nutzen, wenn alle o.g. Hilfen Ihre Fragen nicht beantwortet haben. Senden Sie uns dann eine an oder rufen uns unter an. Bitte beachten Sie, dass wir wegen der Vielzahl der Anwender nicht ständig erreichbar sein können und daher Telefonzeiten einrichten mussten. 7. Zur Zeit werden Online-Seminare vorbereitet, wo u.a. Schulungen für die Anwendung der SoliPrax Software angeboten werden. Ein genauer Zeitplan steht zur Drucklegung der CD noch nicht fest. Bitte schauen Sie auf unserer Homepage nach. Des weiteren werden wir Sie über unsere Newsletter informieren. Seite

12 Allgemeine Bedienelemente des Abrechnungsprogramms Die obere schwarze Zeile, die auch in anderen Anwendungen und sämtlichen Formularen vorkommt, ist die Werkzeugleiste. Sie ist programmübergreifend immer gleich aufgebaut, wobei sich die einzelnen Knöpfe je nach gewähltem Programmteil ändern. Ein Knopf mit einem linken roten Dreieck zeigt an, dass diese Funktion aktiv ist. In dem untenstehenden Bildschirmausschnitt ist dies der Knopf Tabelle. Also waren hier die Daten in Tabellenform angezeigt. Die gelben Zeichen haben ebenfalls immer die gleiche Funktion. Wenn eine Funktion nicht möglich ist, werden sie ausgegraut dargestellt. Knöpfe mit einem kleinen roten Pfeil nach unten symbolisieren ein Menü mit mehreren Auswahlmöglichkeiten. Fahren Sie einfach mit der Maus darüber und es klappt automatisch auf. Es verschwindet wenn Sie einen Eintrag angeklickt haben oder die Maus aus dem Menü herausbewegen. Fragezeichen Abrechnung Tabelle Formular PLUS-Zeichen Häkchen X-Zeichen Minus-Zeichen Anzeige filtern Liste drucken Behandl. abrech. Aufruf der Hilfefunktion Menü aller Arbeitsbereiche (Abrechnung, Buchhaltung, Hilfe ) Darstellung aller Daten in Tabellenform Darstellung des einzelnen Datensatzes (z.b. Darstellung eines Patienten) Datensatz hinzufügen Bestätigen/Speichern gerade gemachte Eingabe löschen Datensatz löschen Menü Anzeige alle noch nicht gedruckten Behandlungen, aller gedruckten Behandlungen und der Gesamtliste. Die derzeit auf dem Monitor sichtbare Liste drucken Menü aktuelle Rechnung drucken oder Druckauswahl aller offenen Behandlungen zum Ausdruck anzeigen Seite

13 Tabellengitter Wenn Sie die tabellarische Darstellung der Daten anwählen, erscheint das Tabellengitter, ein sehr mächtiges Werkzeug im SoliPrax Programm. Hier werden die wichtigsten Funktionen erklärt: 1. Die Sortierung am Bildschirm Über den Daten gibt es in der gelben Zeile jeweils eine Überschrift. Wenn Sie in die Überschrift hineinklicken, wird diese auf bzw. absteigend sortiert. Ein weiterer Klick kehrt die Sortierung um. 2. Die Breite der Spalten ändern Wenn Sie mit der Maus über die senkrechten Striche der Spaltenüberschrift gehen, verändert sich der Mauszeiger und Sie können die Breite der Spalte verändern. 3. Tabelle nach Textteilen filtern bzw. suchen Unter der Spaltenzeile ist die Filterzeile. Damit filtern Sie den Text in der Spalte nach Suchbegriffen oder auch nur nach Wortbestandteilen. Wenn Sie z.b. einen Namen suchen, von dem Sie nur noch wissen, dass er mit Muster anfängt, geben Sie dies unter die Spaltenüberschrift einfach ein. Sie sehen, dass jetzt alle Namen angezeigt werden, die mit Muster beginnen. Sie heben die Auswahl wieder auf, wenn Sie die eingegebenen Buchstaben aus der Filterzeile (ganz unten) löschen, in dem Sie auf das rote X klicken. 4. Tabelle nach einzelnen Daten filtern Wenn Sie die Tabelle nach einem bestimmten Datensatz durchsuchen möchten, klicken Sie in die Spaltenüberschrift. Auf der rechten Seite erscheint ein Pfeil-nach-unten-Symbol. Wenn Sie es anklicken kommt eine Liste mit den gespeicherten Einträgen. Wenn Sie einen (oder mehrere) auswählen, werden diese Datensätze angezeigt. Seite

14 Patientenstammdaten und Neuerfassung Wählen Sie entweder unter Alle Patienten oder Patientendaten die Formularansicht. Und klicken das PLUS Zeichen um einen neuen Patienten anzulegen. Welches Sie dabei wählen, ist gleich. Zur Vereinfachung kann auch gleich das PLUS-Zeichen neben dem Eintrag Patientendaten gewählt werden Die Maske wird geleert, nur das Feld Zustand ist mit Aktiv bereits ausgefüllt. Dieses Feld kann man später nutzen, um z.b. Patienten, die länger nicht mehr in der Praxis waren, anzuschreiben. Die Anrede ist die erste der sogenannten selbstlernenden Listen, die vielfach im Programm verwendet werden. Einen neuen Eintrag speichert das Programm automatisch. Ein weiterer Vorteil bei einer Listenauswahl ist die schnelle Dateneingabe. Nur die ersten Buchstaben reichen aus, um aus einer sehr langen Liste das Gewünschte auszuwählen. So wird im Laufe der Zeit einiges an Tipparbeit eingespart. Selbstlernende Listen sind z.b. bei PLZ Ort und Beruf. Wie diese später zu pflegen sind, erfahren Sie im Kapitel Einstellungen/Praxis Geben Sie nun die Daten ein. Sie sehen, dass die Daten gleich in den Bereich Rechnungsempfänger kopiert werden. Sollten Sie aber ein Kind behandeln, erhält die Rechnung ja ein Elternteil. Dann kann man den Rechnungsempfänger abändern. Schreiben Sie das Geburtsdatum nach Belieben mit oder ohne Punkt. Selbst die führende Null ist meist nicht mehr nötig. Die Jahreszahl können Sie wahlweise zwei oder vierstellig eingeben. Falls Sie sich vertippt haben, können Sie dies durch einfaches Überschreiben berichtigen. Unter dem Eingabefeld Cave können Sie Besonderheiten notieren, die nicht vergessen werden dürfen, wie z.b. Allergien auf bestimmte Medikamente. SoliPrax hat alle 6 Abrechnungsarten hinterlegt: PKV1 steht für den oberen Rahmen der GOÄ, also den Rahmen, den der Arzt bei einer vergleichbaren Leistung erhält. Dies ist in der Regel auch der Maximalbetrag, den die privaten Krankenkassen erstatten. Deshalb ist diese Abrechnungsart auch vorbelegt. PKV2 steht für den unteren Rahmen der GebüH, Beihilfe ist für Beamten und PostB für postversicherte Patienten. Wem diese Ausdrücke unbekannt sind, wird der Text Tipps zur Rechnungsstellung in diesem Hilfebereich empfohlen. SK steht für Selbstkalkuliert und stellt meist den Maximalbetrag der GebüH dar. PostB Diese Abrechnungsart gilt für Postbeamte. Allerdings wird empfohlen, sich nicht(!) daran zu halten, da die Honorarwerte sehr niedrig sind. Beihilfe Hier ist der alte Beihilfetarif gemeint. Zur Drucklegung des Handbuches gab es noch einige Bundesländer, deren Beihilfestellen vorerst nur dieser Abrechnungsart akzeptieren. Seite

15 BeihilfeBund Nach einem BGH Urteil mussten die Beihilfestellen eine höhere Erstattung als der alte Beihilfetarif gewähren. Bis auf wenige und dann auch noch geringfügige Ausnahmen ist der neue Beihilfetarif exakt der Tarif der PKV1. Wir von der SoliPrax Abrechnungsstelle haben schon seit Jahren empfohlen, bei allen Patienten den PKV1 Tarif zu berechnen. Die Entwicklung hat uns recht gegeben! Mit der neuen Beihilferegelung werden folgende GebüH Ziffern nicht erstattet: / 15.1/ 15.2 / 16.1 / 16.3 / 18.1 bis 19.8 / / Im Programm sind diese Ziffern mit Honorar für PKV1 hinterlegt. Bitte informieren Sie Ihre Patienten, dass diese Ziffern meist nicht erstattet werden. Bei einzelnen Ziffern liegt die Honorare über der GebüH Höchstgrenze. Diese werden im Allgemeinen aber nicht erstattet. Daher wurde im Programm bei folgenden Ziffern der Maximalbetrag der GebüH hinterlegt. 2 / 9.1 bis 9.3 / 12.7 / / / / 14.6 /16.1 / 16.3 / 21.1 / 21.2 / 24.1 / 25.1 / 25.2 / 25.3 / 25.7 / 25.8 / / 26.1 /26.2 / 32.2 / 33.3 / 34.2 /35.2 /35.3 / 35.5 / Sämtliche Honorarwerte wurden zwar gründlich recherchiert und erfolgen in Abstimmung mit der Gebührenkommission Deutscher Heilpraktiker, doch sind die Quellen uneinheitlich. Daher können die Honorarwerte im Einzelfall bzw. im Bundesland abweichen. Wir übernehmen für die Erstattungsfähigkeit keine Haftung oder Garantie. Falls Sie einzelne Honorarwerte verändern möchten, klicken Sie einfach auf Leistungstabelle und dann oben auf Entfalten. Jetzt werden alle GebüH-Ziffern und alle Abrechnungsarten angezeigt. Mit einfachem Überschreiben ändern Sie die Honorarwerte oder auch den Leistungstext. Der Computer speichert die Werte automatisch, sobald diese Liste verlassen wird. Hinweise: Wenn Sie den Tarif Beihilfe/Bund nutzen möchten, müssen Sie diese Abrechnungsart auch bei Ihren bereits erfassten Patienten unter Patientendaten eintragen. Wenn Sie eigene GebüH Ziffern eingetragen haben, sind diese in der neuen Abrechnungsart Beihilfe/Bund ohne Honorarwert (bzw. mit 0 Euro angegeben). Diese Werte müssen manuell angepasst werden. Die Eingabe einer Krankenkasse dient nur zu Ihrer Information. Wir haben absichtlich auf eine Auflistung sämtlicher Versicherungs- und Beihilfetarife verzichtet. Der voreingestellte PKV1 Satz deckt sowieso fast immer den Erstattungssatz ab. Kommen wir zu den Rechnungseingangs und ausgangstexte. Hier können Sie jeweils unter mehren Alternativen wählen oder einen ganz neuen Text anlegen. Im Kapitel Einstellungen/Praxis zeigen wir Ihnen, wie Sie die voreingestellten Texte ändern können. Einen Rechnungsausgangstext mit {ziel}, die geschweiften Klammern sind notwendig, bedeutet eine Datumsanzeige für ein Zahlungsziel. Dies und die Erstellung von mehrzeiligen Rechnungsausgangstexten wird ebenfalls im Kapitel Einstellungen/Praxis erklärt. Mit dem Knopf Duplizieren wird ein neuer Datensatz angelegt, wo nur die Felder Vorname und Geburtsdatum leer sind. Diese Funktion dient zur schnellen Erfassung von Familienmitgliedern. Seite

16 Die Anzahl der Rechnungsausdrucke stellen Sie unter Einstellungen ein und können es mit dem Schieberegler noch individuell abändern. Mit Verlassen des Formulars ist die Patienten-Neuaufnahme abschlossen. Übrigens: Damit Sie dieses Formular möglichst oft nutzen, haben wir im Internet unter ein Portal eingestellt, mit dem Sie Ihre Praxis und Therapien potentiellen Patienten vorstellen können? Tragen Sie sich doch gleich ein. Quittungsdruck Unter Alle Patienten im Menü Drucken können Sie eine Behandlungsquittung ausdrucken. Optional kann der Betrag auch gleich als Gutbuchung in das Kassenbuch des Buchhaltungsmoduls übernommen werden. Geburtstagsliste Ihren Patienten zum Geburtstag zu gratulieren ist eine schöne Gelegenheit, sich wieder in Erinnerung zu rufen. Diese Funktion hilft Ihnen bei der Organisation. Export Die Patientendaten können exportiert werden, um sie z.b. für einen Serienbrief zu verwenden. Alle Daten werden in der Datei soliprax (.mdb) gespeichert. Diese Datei befindet sich unter "Eigene Dateien" (unter Win 7 heißt der Ordner Dokumente) im Ordner Soliprax und kann mit Ihrem Word Programm "angezapft" werden. Diese Anleitung setzt aber Grundkenntnisse in Word voraus. - Word öffnen, dann den Serienbrief öffnen und auf Extras/Seriendruck klicken. - Hauptdokument bestimmen, dann Datenquelle festlegen: Im Ordner SoliPrax die o.g. Datei (beachten: ACCESS-Datei auflisten lassen) -Tabelle Patienten aussuchen. Schließlich erscheint im Dokument der Button "Seriendruckfeld einfügen". Seite

17 Eingabe der Behandlungsleistungen Zunächst muss der Patient ausgesucht werden. Dazu haben Sie drei Möglichkeiten. Entweder klicken Sie auf Alle Patienten oder Patientendaten und suchen dort in der Tabellenansicht den Patienten durch einfaches Anklicken heraus. Oder Sie klicken in der Navigationsleiste in das große Feld Patient. Hier befindet sich eine Drop- Down-Liste. Geben Sie die Anfangsbuchstaben ein, worauf sich die Auswahlliste verkürzt. Mit dem Rädchen der Maus können Sie nun die Einträge ruckzuck durchscrollen. Wichtig ist, dass Sie den gefundenen Eintrag mit Enter bestätigen! Jetzt klicken Sie in der Navigationsleiste auf Behandlung. Es öffnet sich ein Formular mit der letzten Rechnung des Patienten. Ist links oben das Häkchen in Behandlung gesetzt, handelt es sich um eine noch nicht ausgedruckte Rechnung. Um eine neue Rechnung anzulegen, klicken Sie auf das PLUS-Zeichen oben, worauf das Formular geleert wird und das Häkchen in Behandlung gesetzt wird. Bei einem neu eingegebenen Patienten erübrigt sich dies. Meist wissen Sie ja, ob eine neue Rechnung angelegt werden soll. Dann klicken Sie einfach auf das PLUS-Zeichen neben Behandlung. Alle relevanten Daten werden jetzt angezeigt. Sollten Sie in der Karteikarte eine Dauerdiagnose eingetragen haben, erscheint diese hier und kann mit dem gewinkelten Pfeil übernommen werden. Klicken Sie das Pfeil-Nach-Unten-Symbol in dem Feld Diagnose anfügen an. Es öffnet sich eine Liste mit der aktuellen ICD-10 Liste. Sie umfasst über Diagnosen. Der Wert in Klammer ist der dazugehörige ICD-10 Wert, den die Krankenkassen für die Abrechnung benötigen. Geben Sie nun einfach nur die Anfangsbuchstaben der Diagnose ein und die Liste verkürzt sich. Mit Enter wird die Diagnose übernommen. Bei mehreren Diagnosen wird der Vorgang wiederholt. Selbstverständlich können die Diagnosen auch manuell ergänzt werden. Jetzt werden die Behandlungs-Leistungen eingegeben. Hierfür gibt es eine eigene Eingabezeile. Klicken Sie einfach in diese Zeile um Leistungen anzufügen. Sie können auch das darüberliegende gelbe PLUS Zeichen klicken. Wählen Sie zunächst das Datum der ersten Behandlung aus. Der Computer merkt sich das zuletzt eingegebene Datum. Ist das richtig, bestätigen Sie es einfach mit Enter, andernfalls setzen Sie das richtige Datum ein, in dem Sie das vorhandene überschreiben oder es über den Kalender anklicken Seite

18 Der Cursor ist jetzt in dem Feld GebüH, wo Sie eine Ziffer (z.b. 34.1) eingeben können. Am besten geben Sie die GebüH-Ziffer mit der Zehner-Tastatur ein. Die Kommataste im Zehnerblock hat hier die Funktion eines Punktes. Mit Enter kommen Sie jeweils ein Feld weiter. Jetzt sind Sie im Feld Leistung, wo der Text der Leistung (z.b. Chiropraktische Behandlung) angezeigt wird. Wenn dieser Text richtig ist, betätigen Sie wieder die Enter Taste. Sie können nun zu jeder Leistung eine Anmerkung hinzufügen, um z.b. eine Begründung zu nennen. Natürlich können Sie das Feld auch leer lassen. Mit Enter kommen Sie in ein (neues) kleines Eingabefeld, wo man nur eine Drop-Down-Liste aufklappen kann. Dies ist für die Eingabe von Standard-Begründungen (z.b. häufige chirop. Behandlung med. indiziert) oder für verwendete Medikamente wichtig. Wieder geht s mit Enter weiter. Hinweis: Verwenden Sie die Anmerkungen nur sparsam. Schreiben Sie nicht zuviel Text hinein. Das kann die zügige Bearbeitung in der Krankenkasse behindern! Das nächste Feld bestimmt die Anzahl, welche mit 1 vorbelegt ist. Wobei Sie hier auch einen Wert mit zwei Nachkommastellen eingeben können (z.b. für Zeiteinheiten). Im nächsten Feld wird genau das Honorar vorgeschlagen, das zur Abrechnungsart passt. Mit Enter wird der Betrag übernommen und der Gesamt Betrag ausgerechnet. Alle übrigen dazugehörigen Honorarwerte werden ebenfalls angezeigt. Mit Mausklick können Sie eins auswählen. Natürlich können Sie auch jeden beliebigen Betrag eingeben, den Sie mit zweimal Enter bestätigen. Die Eingabezeile für eine Leistung ist damit vollständig und wird der Rechnung angehängt. und in der Eingabezeile kann nun die nächste Leistung erfasst werden. Das Datum ist bereits eingetragen. Mit dem Pfeil-Nach-Unten-Symbol wird ein Kalender eingeblendet, wo Sie mit wenigen Klicks das Datum wechseln können. Sie können das Datum aber auch einfach überschreiben. Ist Ihnen die GebüH Ziffer unbekannt, überspringen Sie das Feld mit Enter und geben nur die Anfangsbuchstaben der Leistung ein. Das System ergänzt die fehlende Ziffer automatisch. Haben Sie sich bei der Eingabe der GebüH Ziffer vertippt, überschreiben Sie einfach die falsche Ziffer und bestätigen dies mit Enter Fertig! Sollten Sie einmal eine Leistung vergessen haben, fügen Sie diese einfach ein. SoliPrax sortiert die Leistungen automatisch durch. Seite

19 Über der Leistungseingabe befindet sich eine weitere Werkzeugleiste. Mit dem PLUS fügen Sie eine Leistung hinzu (einfacher ist aber ein Klick in die Zeile für die Leistungseingabe), mit dem MINUS löschen Sie eine Leistung, das GROSSE X verwirft die letzte Eingabe und mit dem GELBEN HÄKCHEN speichern Sie die Zeile (einfacher ist aber das Formular zu verlassen, die Speicherung erfolgt automatisch). Der Knopf Makro einfügen wird im Zusammenhang mit Behandlungsmakros benutzt, welche in einem späteren Kapitel beschrieben werden. Über den Knopf Tagessummen sehen Sie mit einem Blick, wie hoch das Gesamthonorar pro Behandlungstag ist. Dies ist wichtig, damit Sie das kalkulierte Behandlungshonorar nicht über- oder unterschreiten. Manchmal ist es nötig, dass eine generelle Anmerkung zur Rechnung angefügt werden muss (z.b. häufige Hausbesuche nötig, da Patient bettlägerig ist). Die häufigsten Anmerkungen sind bereits hinterlegt. Selbstverständlich können Sie auch diese Einträge manuell verändern. Wenn Sie die Leistungseingabe unterbrechen wollen, können Sie beliebig oft machen. Die Daten können Sie mit dem gelben Häkchen ganz oben speichern. Allerdings ist dies gar nicht nötig, denn wenn Sie das Formular verlassen, werden die Daten automatisch gespeichert. Seite

20 Ausdruck von Rechnungen Überall im Programm wo man Rechnungen ausdrucken kann, ist rechts oben das Druck-Menü zu sehen. Wenn Sie die Maus darüber ziehen öffnet es sich und es erscheinen die Einträge Den unteren Menüpunkt wählen Sie, wenn nur die aktuelle Rechnung gedruckt werden soll. Wenn Sie aber mehrere Rechnungen ausdrucken möchten, wählen Sie den oberen Menüpunkt aus. Wenn Sie mehrere Rechnungen drucken möchten (oberer Menüpunkt), erscheint ein Fenster, in dem alle noch nicht gedruckten Rechnungen aufgelistet sind. Markieren Sie mit Klick in das Kästchen vor dem Namen alle Rechnungen an, die Sie abrechnen möchten. Wenn Sie alle Rechnungen markieren möchten, nutzen Sie das Menü unter Auswahl. Zur Übersicht wird die Rechnung, die gerade aktiv ist ganz unten nochmals angezeigt. Mit Klick auf Rechnungen Drucken wird eine Vorschau der Rechnung angezeigt und mit dem Schalter Drucken wird die Rechnung schließlich ausgedruckt. Mit dem Schalter SoliPrax Abrechnungsstelle werden die Rechnungen für die SoliPrax Abrechnungsstelle vorbereitet, wodurch Sie Ihr Honorar sofort ausgezahlt bekommen. Weitere Infos hierüber finden Sie in einem eigenen Kapitel. Nach dem Druck (und einer Sicherheitsabfrage) wird diese Behandlung als abgeschlossen markiert und ist somit nicht mehr unter den laufenden Behandlungen zu sehen. Seite

21 Weiterbearbeiten bzw. erneuter Ausdruck einer bereits abgeschlossener Behandlung In der Praxis kommt es manchmal vor, dass man eine abgeschlossene Behandlung erneut aufrufen muss, weil etwas vergessen wurde, oder ein Fehler aufgefallen ist. Nicht selten muss eine Rechnung einfach nur erneut ausgedruckt werden. Mit SoliPrax geht das ganz einfach: Klicken Sie auf Alle Behandlungen. In der linken Spalte In Behandlung sehen Sie ein Häkchen. Klicken Sie es an und es werden alle ausgedruckten Rechnungen angezeigt. Erneutes Ausdrucken Ist der die gesuchte Rechnung nicht gleich zu sehen, filtern Sie die Anzeige (siehe Seite 13 Tabellengitter). Markieren Sie nun die Rechnung, indem Sie z.b. auf den Rechnungsbetrag klicken. Jetzt ist die Zeile markiert. Sie können aber auch die Rechnung nochmals komplett aufrufen. Hierzu klicken Sie einfach auf das gelbe Pfeil-Symbol am Anfang der Zeile. In beiden Fällen gibt es oben rechts das Menü Behandlungen Abrechnen, wo Sie die aktuelle Rechnung ausdrucken können. Weiterbearbeiten einer Rechnung Wenn Sie in das leere Kästchen vor dem Namen klicken wird diese Rechnung wieder aktiviert und als noch nicht abgeschlossene Behandlung betrachtet. Jetzt können Sie dort Leistungen hinzufügen (einfach Leistung eingeben, das System sortiert sie automatisch ein), löschen oder ändern (einfach überschreiben und mit Enter bestätigen). CAVE: die Rechnungsnummer wird beim erneuten Ausdruck NICHT verändert Hinweis: Diese Funktion haben einige Kollegen genutzt, um sich die erneute Eingabe der Diagnosen zu ersparen. Wir raten hiervon ab, da sich zum einen die Rechnungsnummer nicht ändert und es häufig zu Verwirrungen geführt hat. Nutzen Sie eher die Dauerdiagnose und die Behandlungsmakros Seite

22 Leistungstabelle In der Leistungstabelle befinden sich sämtliche Ziffern der GebüH85 inkl. aller sechs Abrechnungsarten. Zusätzlich sind sog. Analog-Ziffern enthalten, die z.b. die Laboruntersuchungen umfassen. Sollten Sie bereits mit einer sehr frühen SoliPrax Version (ab 2007) gearbeitet und die Daten übernommen haben, kann es sein, dass die Laborleistungen nicht enthalten sind. In der Leistungstabelle sind Sonderziffern enthalten, die nicht zur GebüH gehören, aber für den Praxisbetrieb häufig notwendig sind. Ziffer 100 Ziffer 200 Ziffer 300 Ziffer 400 Medikamente aus Praxisvorräten Anzahlung (bitte mit Minuszeichen eingeben) Fremdleistung gemäß Anlage Gesamthonorare für Behandlungen Vor jeder Ziffer ist ein kleines PLUS-Zeichen zu sehen. Ein Klick darauf und es werden die Honorare aller Abrechnungsarten zu dieser Ziffer angezeigt. Wenn Sie zu allen Ziffern die Honorare sehen wollen, nutzen Sie den Knopf Entfalten in der Werkzeugleiste. Der Knopf Zusammenfalten hat entsprechend den gegenteiligen Effekt. Manchmal möchte mal die gesamte GebüH Liste ausdrucken, hierfür ist rechts oben der Knopf Drucken gedacht. Und so ändert man die Einträge. Suchen Sie die gewünschte Leistung heraus und klicken einfach in den Leistungstext. Jetzt ändern Sie den Text durch einfaches Überschreiben nach Ihren Wünschen ab. Ebenso können Sie mit den Honoraren verfahren. Mit dem gelben Häkchen in der Werkzeugleiste oder dem Verlassen dieses Formulars wird der Eintrag gespeichert. Um eine neue Leistung aufzunehmen, klicken Sie bitte in das Feld über den ersten Einträgen oder auf das PLUS Zeichen. Nun müssen Sie zunächst eine Ziffer bzw. ein Kürzel eingeben. Bitte achten Sie darauf, dass eine Ziffer eindeutig sein muss, es darf also keine Ziffer doppelt vorkommen. Dann geben Sie den Leistungstext und die Honorarwerte hierfür ein. Schon steht Ihnen die neue Leistung zur Verfügung. Wenn Sie eine Ziffer im Original behalten wollen und eine neue, ähnliche Ziffer aufnehmen möchten, wie es z.b. bei den Ziffern für Osteopathie sinnvoll sein kann, kann man die gleiche Ziffer verwenden, allerdings mit einem nachfolgenden Zähler also z.b in Klammer (a) für die Osteopathie der Wirbelsäule. Auf der linken Seite befindet sich die Spalte Kette. Einträge, die dort ein Häkchen haben, gehören zu einer Leistungskette, welche auch in einem eigenen Kapitel beschrieben werden. Seite

23 Behandlungsmakros In der Praxis haben wir es ja häufig mit wiederkehrenden Behandlungsfolgen zu tun. Ein Beispiel wäre die chiropraktische Behandlung, die ja gerne in der Kombination mit Massage, Infrarotbestrahlung und einer Injektion angewendet wird. Es ist zu mühsam, zu jedem Behandlungstermin immer die gleichen Ziffern einzutippen, daher kann man sie als Behandlungsmakro zusammenfassen. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Behandlungsmakros. Um ein neues Makro anzulegen, klicken Sie zunächst auf das PLUS Zeichen und geben ein Kürzel ein. Hier z.b. c1, in das Feld Beschreibung tragen wir einen kurzen Text zu dem Makro ein. Dieser Text erscheint später nicht auf der Rechnung. Suchen Sie in der GebüH Liste nun die gewünschten Einträge heraus und klicken den Doppelpfeil nach rechts. Der Eintrag wird übernommen. Jetzt verfahren Sie mit den anderen Ziffern genauso. Damit Sie nicht zu lange in der Liste suchen müssen, können Sie in dem Filter entweder die GebüH-Ziffer oder den Leistungstext eintragen. Sollten Sie sich verklickt haben, können Sie mit dem Doppelpfeil nach links einen Eintrag wieder entfernen. Wenn das Makro fertig ist, brauchen Sie nur das Formular zu verlassen. Das Makro ist automatisch gespeichert. Sie können beliebig viele Makros anlegen. Mit dem MINUS-Zeichen können Sie das Makro komplett löschen. So wird das Makro eingesetzt Rufen Sie die Behandlung auf klicken auf den Knopf Makro einfügen. Sie können das vorgeschlagene Datum verwenden oder es abändern. Wählen Sie nun das gewünschte Makro aus und klicken auf OK. Jetzt werden die Ziffern automatisch zu dem Datum eingefügt. Das erspart Ihnen sehr viel Tipparbeit. Doch noch einmal kurz zurück zum Formular Behandlungsmakros. Wenn Sie die Erweiterungen freigeschaltet haben, sehen Sie oben in der Werkzeugleiste noch den Knopf In Leistungskette kopieren. Dies wird im nächsten Kapitel erklärt. Seite

24 Leistungskette Im Kapitel Behandlungsmakros haben wir gesehen, wie mit einem Kürzel alle Leistungen eines Makros untereinander mit demselben Rechnungsdatum auf der Rechnung erscheinen. Meist umfasste eine Therapie ja eine Serie von wiederkehrenden Behandlungen. Damit nicht zuviel Platz auf der Rechnung mit Wiederholungen verschwendet wird, kann man mit SoliPrax auch Leistungsketten bilden. Das sind die Leistungen in einer Zeile mit einem Gesamthonorar zusammengefasst, aber ohne den Text der Leistung. So kann man eine Behandlungssitzung in nur einer Zeile abrechnen. Daher gibt es im Formular Behandlungsmakros auch den Knopf In Leistungskette kopieren, damit Sie mit der Erstellung von Makros und Leistungsketten schnell fertig sind. Sie können aber auch eine Leistungskette unabhängig von einem Makro erstellen. Die Vorgehensweise ist aber ähnlich. Sie definieren zunächst ein Kürzel für die Leistungskette. Suchen Sie in der GebüH Liste nun die gewünschten Einträge heraus und klicken den Doppelpfeil nach rechts. Der Eintrag wird übernommen. Jetzt verfahren Sie mit den anderen Ziffern genauso. Damit Sie nicht zu lange in der Liste suchen müssen, können Sie in dem Filter entweder die GebüH-Ziffer oder den Leistungstext eintragen. Sollten Sie sich verklickt haben können, Sie mit dem Doppelpfeil nach links einen Eintrag wieder entfernen. Wenn die Leistungskette fertig ist, klicken Sie auf den Knopf An Leistungskette anhängen worauf die Leistungskette erstellt wird. Das Ergebnis wird dann neben dem Kürzel angezeigt. Sie können einer Leistungskette später noch Positionen hinzufügen, aber keine löschen. Mit Klick auf das Minuszeichen kann eine Leistungskette komplett gelöscht werden. Wenn Sie jetzt unter Behandlung das Kürzel in das Feld GebüH eingeben, wird eine Zeile mit einer Gesamtsumme eingefügt. So ersparen Sie sich Tipparbeit und Platz auf der Rechnung. Bitte beachten Sie, dass Sie in der Rechnung bei der ersten Verwendung einer Leistung auch den Leistungstext und den Einzelpreis nennen müssen erst danach können Sie die Leistungskette verwenden. Seite

25 Zahlungsverkehr / Mahnwesen Das Modul Zahlungsverkehr zeigt alle Rechnungen an, die noch ganz oder teilweise unbezahlt sind. Hier können Sie sämtliche Zahlungseingänge eingeben oder falls nötig - auch Mahnungen ausdrucken. Dieses Modul dient aber auch für die Rechnungsjournale, also die Übersicht der bezahlten Rechnungen über einen beliebigen Zeitraum. Mit Klick auf das Modul erhalten Sie zunächst eine Übersicht und die Gesamtsumme über alle unbezahlten Rechnungen. Sortieren / Filtern / Anzeigen Die Daten werden zunächst als Tabellengitter angezeigt. Wie auf Seite 13 beschrieben, können Sie sortiert und gefiltert werden. Ein Klick auf den gelben Pfeil am Anfang einer Zeile zeigt die Buchungsdaten an. Seite

26 Zahlungen erfassen Klicken Sie zuerst den Patienten bzw. Rechnung an und anschließend auf den Knopf Formular. Geben Sie dort den Betrag an, den Sie erhalten haben (auch Teilbetrag) Sie können auch vermerken, ob eine Zahlung in bar geleistet wurde. Hierbei wird die Zahlung dem Zahlungsdatum zugeordnet. Schnellbuchen: Ein Klick in das Kästchen Als bezahlt markiert verbucht den Rechnungsbetrag komplett unter dem aktuellen Tagesdatum. Diese Methode eignet sich für die Anwender, die das SoliPrax Programm NICHT für die Buchhaltung nutzen. Sollten Sie auf eine Eintreibung der Rechnung verzichten, können Sie auch festlegen, dass kein Zahlungseingang erfolgt ist, aber die Rechnung nicht weiterhin als offen erscheint. Rechnungsjournale Man kann eine Liste für den Steuerberater ausdrucken Bitte beachten Sie, dass das Zahldatum beim Schnellbuchen nicht immer das Datum auf dem Kontoauszug ist. Mahnungen drucken Absichtlich haben wir in SoliPrax kein automatisches Mahnwesen programmiert, da in der Praxis der Zeitpunkt für einen Mahnung sehr individuell festgelegt wird. Muss eine Rechnung angemahnt werden, rufen Sie die Buchhaltungsdaten zur Rechnung aus (Formularansicht) und legen mit dem Schieber die Mahnstufe fest. Das aktuelle Datum wird hinzugefügt. Es kann aber auch manuell gesetzt werden. Klicken Sie nun auf den Knopf Mahnung schreiben. Es erscheint die Vorschau. Mit Klick auf Drucken wird die Mahnung gedruckt. Die Mahntexte (inkl. der Platzhalter) können unter Einstellungen -> Textbausteine -> Mahntexte erstellt werden. Mahnungen belasten nicht nur Ihre Beziehung zum Patienten, sondern auch Ihre Liquidität. Wer zu hohe Außenstände hat, sollte über die SoliPrax Abrechnungsstelle nachdenken. Schnittstelle zum Buchhaltungsmodul Das Buchhaltungsmodul vielen Anwendern ist es noch als Euro-Lotse von früher bekannt ist jetzt ein Programm im Programm, welches auf der gleichen Datenbank arbeitet. Buchungen, die im Buchhaltungsmodul erfasst werden, sind auch gleich im Modul Zahlungsverkehr sichtbar. Das Buchhaltungsmodul erfasst sämtliche Zahlungen, ob bar oder Konto, und erstellt daraus eine Einnahme-Überschuss-Rechnung für das Finanzamt. Wer das Buchhaltungsmodul nutzt, spart viel Geld beim Steuerberater und nutzt den Zahlungsverkehr nur um Mahnungen zu schreiben. Seite

27 Karteikarte Die Karteikarte ist strukturierte Textverarbeitung, welche in 9 praxisrelevante Register aufgeteilt ist. Die Register kann man einzeln mit einem Klick auf den rechten Pfeil Nach-Oben ein- oder mit dem Pfeil-Nach-Unten ausklappen. So kann man die gewünschten Informationen schnell sehen bzw. ergänzen. Je weniger Register geöffnet sind, desto größer ist der Platz für die Texteingabe. Es kann beliebig viel Text eingegeben werden. Innerhalb eines Registers kann man den Text wie in einer Textverarbeitung eingeben. Das System merkt sich auch den Zustand der Register für den nächsten Patienten. Damit haben Sie immer Ihre individuelle Einstellung sichtbar. Mit der Tabulator- Taste oder der Maustaste gelangen Sie zum nächsten Register. In der Karteikarte von SoliPrax gibt es zwei Sonder-Register. Zum einen die Medikation. Hier können Sie die verordneten Arzneimittel manuell eintragen, oder sich aus unserer Datenbank bedienen. Zum anderen die Dauerdiagnose. Wenn Sie einen chronisch kranken Patienten behandeln, müssen die Diagnosen nicht für jede Rechnung erneut eingetippt werden. Mit der Dauerdiagnose kann später die Rechnung schneller erstellt werden. In der Werkzeugleiste sind die beiden Knöpfe um die Karteikarte ganz oder nur die aufgeklappten Register auszudrucken. Manche Anwender haben ihre eigenen Frage- oder Anamnesebögen. Diese kann man unter Dokumente verwalten auch hierfür gibt es ein eigenes Kapitel. Seite

28 Dokumentenverwaltung Mit SoliPrax kann man sämtliche Dateien, ob Bilder oder Texte, als Word oder auch als PDF - Datei einem Patienten zuordnen. Sie können gleich aus dem Programm heraus mit Ihrer Textverarbeitung die Korrespondenz mit Ihrem Patienten führen. Sie erstellen Bilder Ihres Patienten oder erhalten Befundberichte? Diese Dateien speichern Sie üblicherweise auf Ihrem Rechner in einem beliebigen Ordner. Mit dem neuen SoliPrax können Sie die Dokumente sogar nur mit der Maus Ihrem Patienten zuordnen. Öffnen Sie neben dem SoliPrax Programm auch den Ordner mit den abgespeicherten Dateien. Wählen Sie im Programm Ihren Patienten aus und klicken auf Dokumente. Klicken Sie in Ihrem Ordner die Datei an, die Sie dem Patienten zuordnen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger in das SoliPrax-Programm. Lassen Sie die Maustaste los. Die Datei ist nun dem Patienten zugeordnet. Sie können nun das Programm bestimmen, mit dem die Datei geöffnet werden kann. Bei den Standard-Dateien ist dies oftmals nicht nötig. Diese Dateien können nun gleich aus dem Programm heraus aufgerufen werden. Klicken Sie den Eintrag an und klicken anschließend rechts oben auf Öffnen. Übrigens: Mit der PLUS-Taste können Sie auch eine Datei manuell hinzufügen, allerdings ist dies eher umständlich. Mit dem Minuszeichen löschen Sie nur die Verknüpfung der Datei zum Patient. Die Datei selbst wird nicht gelöscht. Wenn Sie für den Patienten ein Anschreiben verfassen möchten, klicken Sie links oben auf den gleichnamigen Knopf. Der Textcursor steht jetzt in dem Feld Betreff, den Sie hier gleich eingeben. Mit Enter wird Ihr Textverarbeitungsprogramm aufgerufen, wobei gleich Anschrift, Datum, Betreff und die Anrede ausgefüllt sind. Das erspart einiges an Tipparbeit. Die Textverarbeitung öffnet die Datei Anschreiben.dot in Ihrem Ordner Vorlagen. Diese Textvorlage müssen Sie für Ihre Praxis anpassen. Öffnen Sie die Datei (nicht im SoliPrax Programm) mit der rechten Maustaste. Unter Extras klicken Sie auf Dokumentenschutz aufheben. Jetzt nehmen Sie Ihre Änderungen vor, d.h. Sie setzen Ihren Namen, Adresse usw. ein bzw. passen die Vorlage auf Ihre Praxisdrucksachen an. Anschließend wird die Datei Anschreiben.dot über Extras -> Dokument schützen wieder geschlossen. Mit Drucken wird das aktuelle Dokument ausgedruckt. Seite

29 Pharmazeutika / Rezepte Unsere Sponsoren haben uns ihre Produktdaten zur Verfügung gestellt, die wir in unserer Rezeptdatenbank eingepflegt haben. Dadurch können Sie zum einen bequem in dem Informationspool recherchieren und auch ein Rezept ausstellen. SoliPrax stellt Ihnen einige Hilfsmittel zu Verfügung, damit Sie eine Menge Zeit und Tipparbeit einsparen können. Wenden wir uns zunächst der Recherche zu. Mit Klick auf Pharmazeutika wird eine Tabelle geöffnet in der alle hinterlegten Produkte aufgelistet sind. Die Texte unter den einzelnen Spalten passen häufig nicht vollständig in die Zellen benutzen Sie bitte die Scrollbars. Alternativ können Sie auch ein einzelnes Produkt in der Formularansicht anzeigen lassen, was leicht zu lesen ist. Die Spalte Therapieempfehlung gilt für die Produkte, die bereits als Arzneimittel zugelassen sind. Sofern die Erweiterungen freigeschaltet sind, können Sie auch die Datenbank manuell ergänzen. Wenn der Hersteller noch kein SoliPrax Sponsor ist, müssen Sie ihn erst unter Einstellungen Nachschlagelisten Hersteller eintragen. Anschließend können Sie mit der PLUS- Taste das neue Produkt anlegen. Die Ansicht der Daten in der Tabellenform bietet eine Reihe von Sortier, Such und Filtermöglichkeiten, welche ja in dem Kapitel Tabellengitter (siehe Seite 13) beschrieben worden sind. Suchfunktion Speziell die Suchfunktion bietet neue Wege der Produktverordnung. Wenn Sie das Pfeil-nachunten-Symbol in der Spaltenüberschrift anklicken, bekommen Sie alle Datensätze präsentiert. Sie können daraus ein- oder mehrere Einträge auswählen und dadurch die Produkte vergleichen. Unterhalb der Spaltenüberschrift können Sie die Daten nach einem Suchbegriff filtern. Geben Sie z.b. unter Produktname Mer ein, werden alle Produkte, die mit Mer.. beginnen angezeigt. Wird ein Text gesucht, der wahrscheinlich nicht am Anfang des Textes stehen wird, muss davor ein Minuszeichen eingegeben werden. Wenn Sie z.b. ein Produkt suchen, welches Nux vomica enthält, brauchen Sie nur -nux unter die Spaltenüberschrift Inhaltsstoffe eintragen. Seite

30 Rezept Mit unserer Datenbank können Sie schnell die gewünschte Information heraussuchen und sie für Ihre Verordnung nutzen. Wählen Sie den Patienten aus und klicken Sie auf Rezepte. Mit dem PLUS-Zeichen wird ein neues Rezept angelegt. Ist das Produkt bekannt, geben Sie es einfach im unteren Bereich in dem gleichnamigen Feld ein. Die ersten paar Buchstaben reichen meist aus. Wählen Sie die Darreichung und die Dosierung aus. Klicken Sie anschließend das Pfeil nach oben Symbol. Wie Sie sehen, wird das Rezept gleich rechts angezeigt. Ist das Produkt nicht bekannt oder Sie suchen nach einer Alternative, klicken Sie auf den Knopf Recherche. Damit wird das Formular Pharmazeutika aufgerufen und Sie können das Produkt wie zuvor beschrieben auswählen. Mit dem Knopf Übernehmen wird das Produkt übernommen und das Fenster geschlossen. Sie müssen nur noch Darreichung und Dosierung auswählen. Manuelle Änderungen oder auch die Rezeptierung eines nicht gelisteten Produkts können Sie mit Doppelklick in das Rezept vornehmen. Sicherlich haben Sie einige Standardrezepte, die sich in der Praxis bewährt haben. Stellen Sie ein solches zusammen und vergeben Sie ein Kürzel. Gespeichert wird nur das Rezept, also nicht der Name und die Praxisdaten. Seite

31 Statistik Wie setzen sich meine Praxisumsätze zusammen? Während im Modul Zahlungsverkehr die Höhe der Umsätze angezeigt wird, liefert das Modul Statistik eine Auswertung über die Verteilung der Umsätze, also wie sich die Umsätze ergeben. Hierfür hatten wir es jedenfalls in den vergangenen Versionen vorgesehen. In dieser Version (eigentlich sogar schon im letzten Update der Version 12) ist hierfür das Buchhaltungsmodul dazugekommen. Die Programmidee entstammt aus dem Euro-Lotsen, mit dem früher bereits viele Kollegen gearbeitet haben. Mit dem neuen Buchhaltungsmodul machen Sie Ihre Einnahme-Überschuss-Rechnung, das Kassenbuch und Ihre Anlageliste. Also alles, was man für die Steuererklärung braucht. Zusätzlich verschafft das Modul einen sehr genauen Überblick über die wirtschaftliche Situation der Praxis. Weil das Buchhaltungsmodul extra berechnet wird, haben wir die Statistik nicht herausgenommen. Mit Klick auf Statistik werden Ihnen alle Daten ungefiltert und unsortiert präsentiert. Je nach Wunsch können Sie nun eine Vielzahl von Darstellungen erreichen. Da hier das mächtige Werkzeug Tabellengitter zur Anwendung kommt, empfehlen wir zuvor das entsprechende Kapitel durchzulesen, bzw. sich das Video anzusehen. In der Werkzeugleiste wird zunächst unterschieden zwischen allen Leistungen, also auch die, für die noch keine Rechnung gedruckt wurde und den bereits ausgedruckten Rechnungen. Sie können die Daten in Gruppen zusammenfassen. Um z.b. die Aufteilung der verschiedenen Abrechnungsarten anzeigen zu lassen, ziehen Sie die Spalten-Überschrift Abrechnungsart in den Gruppierungsbereich. Sie erhalten sofort eine aussagekräftige Aufstellung. Um eine Gruppierung zu löschen, ziehen Sie sie einfach mit gedrückter Maustaste aus dem Gruppierungsbereich wieder heraus. Sehr interessant ist die Gruppierung nach den erfassten Leistungen, hieraus können Sie ersehen, mit welchen Leistungen Sie die meisten Umsätze erzielen. So können Sie ganz schnell erkennen, ob sich z.b. ein Praxisgerät amortisiert hat, oder in wie weit die Investition in neue Therapiebereiche sinnvoll ist. Die Antworten zu diesen Fragen finden die meisten Praxisinhaber eher aus dem Bauch heraus, doch nur tatsächliches Zahlenmaterial liefert Tatsachen und schützt vor Fehlentscheidungen. Seite

32 Terminplan Auf der rechten Seite sehen Sie eine Monatsübersicht. Darin sind die Tage bzw. Wochen markiert, die in der Mitte angezeigt werden. Um eine Anzeige zu ändern, markieren Sie einfach die gewünschten Tage mit gedrückter Maustaste, ganz genauso wie das Markieren von Text in einer Textverarbeitung. Es kann ein einzelner Tag, mehrere Tage oder maximal 6 Wochen markiert werden. Sie können sogar nicht zusammenhängende Tage markieren, in dem Sie diese mit gedrückter Strg-Taste auswählen. Das Anzeigefeld in der Mitte wird automatisch nach Fenstergröße und Anzahl der markierten Tage angepasst. Je größer Sie das Fenster aufziehen bzw. je weniger Tage markiert sind, desto mehr Platz wird für den einzelnen Tag zur Verfügung gestellt. Links unten können Sie mit dem Knopf Minus einen Raum weniger und mit dem PLUS einen Raum mehr anzeigen. Um einen Eintrag für z.b. 10 Uhr vorzunehmen, klicken Sie einfach in die entsprechende Zeile. Jetzt können Sie einen beliebigen Text eingeben. Der Text wird mit einer dicken Umrandung angezeigt. Mit der gedrückten Maustaste können Sie den Termin oben und unten in der Termindauer verändern. Fassen Sie ihn an der linken Seite an, können Sie den Termin verschieben. Das geht innerhalb eines Tages oder auch in die anderen angezeigten Tage. Sie können den Termin sogar in die Monatsübersicht auf der rechten Seite ziehen. Sobald für einen Tag ein Termin eingetragen wurde, wird dieser in der Übersicht durch Fettdruck markiert. Auch mehrere Termine können nebeneinander angezeigt werden. Mit dem rechten Mausklick öffnet sich ein Fenster, wo Sie gleich patientenbezogene Termine eingeben können. Sie können auch gleich eine Behandlungsserie eintragen. Über das Menü Drucken können Sie entweder den Terminplan oder den Wiederbestellzettel für Ihren Patienten ausdrucken. Einstellungen des Terminplans Den Terminplan können Sie auf Ihre Praxis konfigurieren. Unter Einstellungen/Praxis -> Praxisdaten tragen Sie Ihre Mitarbeiter und die Behandlungsräume Ihrer Praxis ein. Zur besseren Übersicht kann jedem Mitarbeiter bzw. Raum eine Farbe zugeteilt werden. Die Start- und Endzeit, sowie das Zeitraster können Sie unter Einstellungen festlegen. Unter Nachschlagelisten -> Terminart können Sie die Liste der Terminarten (Besprechnung, Anwendung usw.) bearbeiten Hinweis: Die Farbgestaltung muss eindeutig sein, da sich das System daran orientiert. Seite

33 Einstellungen/Praxis Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie die SoliPrax Grundeinstellungen ändern, um das Programm auf Ihre Praxis zu individualisieren. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Einstellungen/Praxis. Ganz oben in der Werkzeugleiste sind die 6 Bereiche angezeigt. Unter Einstellungen können eine Vielzahl von Funktionen ein oder ausgeschaltet werden bzw. eine Auswahl unter verschiedenen Vorgaben getroffen werden. Sie legen hier fest, ob die Rechnungsnummer gedruckt werden soll, welche Rechnungsein- und ausgangstexte standardmäßig verwendet werden sollen und vieles mehr. Hier legen Sie auch fest, welche Rechnungsvorlage (Rechnungslayout) Sie verwenden möchten. Das SoliPrax Programm verfügt über eine automatische Updates Funktion, welche Sie aber auch ausschalten können. Wer seinen Rechner nicht ans Internet angeschlossen hat, sollte immer mal wieder die Homepage besuchen und kann sich die Updates unter auch manuell herunterladen. Die Nachschlagelisten sind all die selbstlernenden Listen (z.b. Berufe, PLZ), die im Programm an verschiedenen Stellen vorkommen. Sie müssen die Liste auswählen und können Sie dann bearbeiten. Eine Sonderstellung nimmt die Nachschlageliste Anmerkungen ein, hier werden die Anmerkungen gelistet, die Sie bei der Leistungseingabe zu jeder einzelnen Leistung verwenden können. Bei den Textbausteinen werden technisch bedingt alle Texte zunächst einzeilig angezeigt. Es ist aber problemlos möglich auch mehrzeilige Texte z.b. für den Rechnungsausgangstext einzutragen. Hierzu wählen Sie zunächst in der Liste die gewünschte Tabelle z.b. Rechnungsausgangstext aus. Es werden einige angezeigt. Wählen Sie davon einen aus bzw. erstellen mit Klick auf das gelbe PLUS Zeichen einen neuen Eintrag. Gehen Sie an das Ende der Zeile und Drücken Umschalt (die Taste für die Großbuchstaben) + Enter. Sie sehen eine leere Zeile in der Sie den Text eintragen können (für eine Leerzeilen drücken Sie erneut Umschalt + Enter). Sobald Sie das gelbe Häkchen oben geklickt haben, ist der Eintrag gespeichert und wird auch mehrzeilig angezeigt. Mit den Textbausteinen Anmerkung sind hier übrigens die Anmerkungen gemeint, die bei der Leistungseingabe ganz unten stehen. Die Mahntexte und Mahngebühren können Sie auch ganz einfach abändern. Mit Doppelklick in den Anschreibtext können Sie die Texte abändern. Hierbei können Sie die Platzhalter verwenden. Die geschweifte Klammer ist notwendig, auf der Tastatur finden Sie Sie unter AltGr +7 und AltGr+0 Die Taste AltGr ist rechts neben der Leertaste. Seite

34 Die Platzhalter {anrede} {RechnungsNR} {Datum} {Mahndatum1} {Mahndatum2} = Komplette Anrede = Rechnungsnummer = Rechnungsdatum = Datum der Zahlungserinnerung = Datum der Mahnung Unter Praxisdaten werden neben den Inhaberdaten auch die Praxisräume erfasst und für den Terminplan einer Farbe zugeordnet. Die Erweiterungen sind nützliche Zusatzfunktionen, die weitere Arbeitshilfen im SoliPrax Programm bieten. Sie können hier bestellt werden. Wir haben Ihnen im Hilfebereich und unter Information eine Zusammenstellung aller Erweiterungen vorgestellt. Wenn Sie die Erweiterungen bestellt haben, erhalten Sie von uns eine mit den Freischaltungsdaten. Diese werden aus den Einträgen unter Vorname und Name errechnet. Bitte geben Sie die Daten ein. Die erfolgreiche Freischaltung wird gemeldet. Sollte die Freischaltung nicht klappen, sind wahrscheinlich in den Feldern Vor- und Nachname andere Einträge als in unserem Verwaltungsprogramm. Bitte mailen Sie uns einfach die Texte, die in den Felder Vor- und Nachname stehen und wir senden Ihnen das richtige Passwort zu. Seite

35 Reportgenerator Mit dem Werkzeug können alle Ausdrucke individuell angepasst werden. Da der Reportgenerator sehr leistungsfähig ist, ist im Hilfebereich eigens dafür ein ausführliches Handbuch hinterlegt. Jetzt werden die drei häufigsten Änderungswünsche an den Rechnungsvorlagen beschrieben: Die individuelle Positionierung von Texten, das Verändern von Schriften und das Einfügen des Logos. Unter Einstellungen haben Sie schon gesehen, dass SoliPrax wie in den Vorversionen bereits eine Reihe von Rechnungsvorlagen mitliefert. Um den Reportgenerator aufzurufen, Klicken Sie unter Einstellungen bitte auf Druckvorlagen. Es öffnet sich ein neues Programm. Mit Datei -> Öffnen suchen Sie sich im SoliPrax Ordner, Unterordner Reports die Vorlage aus, die Ihren Wünschen am nächsten kommt. Die Dateien, die mit RG beginnen, sind Rechnungsvorlagen. Sie sehen zunächst die einzelnen Platzhalter für Ihre Praxisdaten. Diese können Sie verschieben. Klicken Sie das Feld an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen das Feld an die gewünschte Position. Hilfslinien erleichtern Ihnen die Positionierung. Die Felder können Sie sowohl in Länge und Höhe, als auch in Schrift und Schriftgröße verändern. Sogar die Farbe kann man ändern. Das funktioniert ganz ähnlich wie in der Textverarbeitung. Sicher wird nicht jeder Versuch ein Erfolg. Mit Strg+Z kann eine Änderung rückgängig gemacht werden. Jetzt soll ein Logo eingesetzt werden. Klicken Sie zunächst auf das Symbol Grafik und anschließend ungefähr in den Bereich, wo es später erscheinen soll. Es zeigt sich ein kleines Rechteck. Klicken Sie mit der rechten Maustaste hinein und wählen den Eintrag Bild aus. Suchen Sie die Bilddatei auf Ihrem Rechner und bestätigen es. Es wird zunächst nur ein Bildausschnitt angezeigt. Klicken Sie diesen wiederum mit der rechten Maustaste an und wählen Dehnen um am besten auch gleich Seitenverhältnis beibehalten. Nun können Sie Größe und Position des Logos frei bestimmen. Speichern Sie die Druckvorlage unter einem neuen Namen ab und weisen Sie sie unter Einstellungen als Standarddruckvorlage zu. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus zeitlichen Gründen weitere Hilfen für die Änderung der Rechnungsvorlagen ausschließlich per anbieten können. Seite

36 Datenmanagement / Datensicherung In diesem Kapitel wird die Datensicherung, -wiederherstellung und reparatur beschrieben. Mit Klick auf Datensicherung wird eine Kopie der Datendatei zusätzlich auf Ihrer Festplatte gespeichert. Das erhöht die Chance zur Datenrettung, wenn die Platte selbst einen Defekt hat. Es wird dringend empfohlen, dass Sie die Daten nicht nur auf Ihrer Festplatte, sondern auch auf einem externen Medium (USB-Stick, CD oder externen Festplatte) speichern. Am besten sichern Sie sich den gesamten Ordner SoliPrax, den Sie unter Eigene Dateien (bei Win 7 Dokumente ) finden. Wenn Sie immer auf dem gleichen Medium Ihre Datensicherung durchführen, können Sie dies im Sicherungspfad gleich eintragen. Beachten Sie bitte, dass die anderen Ordner für Korrespondenz, Reports (Rechnungsvorlagen) usw. ebenfalls gespeichert werden müssen. Löschen einer Datensicherung: Wenn sich zu viele Sicherheitskopien angesammelt haben, schließen Sie das Programm und rufen den SoliPrax Ordner unter Eigene Dateien auf. Öffnen Sie den Backup-Ordner und löschen die älteren Dateien. Datenwiederherstellung: Wenn eine Datendatei zerstört ist, oder Sie versehentlich Daten gelöscht haben, kann es nötig sein, dass Sie eine alte Datensicherung wiederherstellen müssen. Klicken auf die Datendatei, die wiederhergestellt werden soll, und anschließend oben in der Werkzeugleiste auf Wiederherstellen. Manchmal kommt es vor, dass die Dateidatei zu groß wird und sogar Fehler aufweist. In diesem Fall ist die Datenkomprimierung angeraten. Sie befreit die Datendatei von überflüssigen Einträgen und repariert wenn nötig auch gleich sämtliche Tabellen. Für das Video ist die Vorgehensweise bei der Datenwiederherstellung und Netzwerkeinrichtung nicht geeignet. Hierzu nehmen Sie bitte das Handbuch zu rate. Zweitrechner bzw. Neuaufbau Wenn Ihr Computer neu aufgebaut werden muss (z.b. nach einem Festplattendefekt) oder auf Ihrem Zweitrechner das Programm installieren möchten, brauchen Sie nur die CD Version 13, ein eventuelle Update und die gesicherten Daten aus dem Ordner soliprax. Installieren Sie die CD Version 13 auf dem Rechner. Sollte es ein Update geben, ist dies ebenfalls zu installieren (Wenn der Rechner nicht am Internet angeschlossen ist, finden Sie es unter ). Seite

37 Unter Eigene Dateien (bzw. unter Win 7 Dokumente ) ist nur der Ordner SoliPrax mit dem gesicherten Ordner auszutauschen. Sollte nicht der gesamte Ordner gespeichert worden sein, können Sie auch nur die Datei soliprax (.mdb) austauschen. Datentransfer zwischen zwei Rechnern Auf beiden Computern liegt eine funktionsfähige SoliPrax Installation Version 13 vor. Sie müssen dann nur vor dem Programm-Start die Datendatei soliprax austauschen ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass Sie immer auf einem Datensatz arbeiten, denn es findet kein Abgleich zwischen den Datendateien statt. Netzwerk / Mehrbenutzer Ebenfalls ohne Zusatzkosten können Sie SoliPrax im Netzwerk betreiben. Erstellen Sie in Ihrem Netzwerk ein gemeinsames Laufwerk (meist ja schon vorhanden). Kopieren Sie anschließend den gesamten Ordner SoliPrax aus Eigene Dateien bzw. unter Windows 7 Dokumente in einen Ordner Ihres Servers. Installieren Sie nun auf den anderen Rechnern die neue SoliPrax CD. Starten Sie das Programm und geben unter Datenmanagement -> Datenpfad den Pfad zu Ihrem Server und dem Ordner ein. Mehrbenutzer Wenn sich mehrere Therapeuten einen Rechner teilen, oder eine Zweitpraxis vorhanden ist, kann man SoliPrax auch hierfür nutzen. Richten Sie Ihren Rechner einfach für mehrere Benutzer ein, die sich jeweils mit ihrem Passwort anmelden. Jetzt installieren Sie SoliPrax für jeden Anwender. Somit ist sichergestellt, dass jeder Nutzer auch nur mit seinen Daten arbeitet. Dies gilt sowohl für die lokalen Nutzer (also auf einem Rechner), als auch im Netzwerk mit mehreren Rechnern bzw. Nutzer. Seite

38 ANHANG A Erweiterungen Was sind die die kostenpflichtigen Erweiterungen und welche Funktionen umfassen sie? Die kostenpflichtigen Erweiterungen sind nützliche Zusatzfunktionen, die Ihre tägliche Praxisarbeit erleichtern, weil sie genau die Schwerpunktbereiche umfassen, die in jeder Praxis von großer Bedeutung sind. Alle Zusatzfunktionen sind bereits auf der SoliPrax CD vorhanden und werden mit einem Passwort freigeschaltet. Die Freischaltung gilt für 12 Monate und kostet 21,50, also nur 1,79 monatlich. Nach den 12 Monaten entscheiden Sie, ob Sie die Freischaltung für weitere 12 Monate erneut bestellen. Die Erweiterungen umfassen folgende Programmfunktionen: Terminplaner Der Terminplaner ermöglicht es Ihnen, die eigenen Arbeitszeiten und die von Mitarbeitern zu planen, sowie die Raumbelegung festzulegen. Damit können Sie die Arbeitszeiten und die Auslastung Ihrer Praxis optimal organisieren. So behalten Sie immer die Übersicht. Reportgenerator Haben Sie ein Praxis Logo und möchten es mit ausdrucken, oder nutzen Sie vorbereitete Drucksachen? Mit dieser SoliPrax Version können Sie nun auch die Rechnungsvorlage nach Ihren Wünschen anpassen. So können Sie nun die Seitenränder, die Schriftart oder sogar die Farbe auf Ihre Praxis abstimmen. Dokumentenverwaltung inkl. einer Schnittstelle zu MS-Word Wenn Sie z.b. Irisfotos oder Laborbefunde Ihrem Patienten zuordnen möchten, ziehen Sie einfach die Datei mit der Maus in das Feld. Die Zuordnung geschieht automatisch. Mit der MS-Word Anbindung schreiben Sie einen Brief oder einen Befund an Ihren Patienten schnell, denn die Adresse wird gleich eingetragen. Karteikarte Mit SoliPrax brauchen Sie keine Papier-Karteikarte mehr. In 9 Registern können Sie von der Fallaufnahme über die Dauerdiagnose bis zur Medikation alles übersichtlich eintragen. Auch sehr lange Texte sind kein Problem. Natürlich kann die Karteikarte insgesamt, oder nur einzelne Register ausgedruckt werden. Mahnwesen Im Modul Zahlungsverkehr können Sie Zahlungseingänge eintragen und, falls nötig, ganz leicht eine Mahnung ausdrucken. So behalten Sie Ihre Außenstände im Blick. Leistungsketten Der Leistungsketten-Editor führt die GebüH-Ziffern übersichtlich in einer Zeile auf. So vergessen Sie nichts, vermeiden Tippfehler, sparen sich lästige Tipparbeit und verschwenden keinen Platz auf der Rechnung. Seite

39 Eigene Medikamente in die Rezeptdatenbank eingeben Ein Arzneimittel ist noch nicht in unserer Produktdatenbank hinterlegt? Tragen Sie es einfach hier ein und sparen künftig Tipparbeit bei der Verordnung. Statistik Mit SoliPrax können Sie Ihre Daten nach verschiedenen Kriterien statisch aufbereiten. Diese Funktion hilft Ihnen in vielen praxisrelevanten Entscheidungen. Bestellen Sie die Erweiterungen über unsere Homepage oder gleich über das Programm Seite

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