windream Ein Überblick über die Leistungsmerkmale und Funktionen Copyright 2002 by windream GmbH Wasserstraße 219 D Bochum Stand:01/

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1 windream Ein Überblick über die Leistungsmerkmale und Funktionen Copyright 2002 by windream GmbH Wasserstraße 219 D Bochum Stand:01/

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3 Inhalt i Inhalt Einführung 1 windream und die VFS-Technologie 1 Vollständige Integration in das Betriebssystem 2 Die Architektur der Software 3 Die windream-produktfamilie 3 Die Standard Busines Edition (SBE) 3 Die Standard Business Extension (SBX) 3 Die Business Edition (BE) 4 windream die Leistungsmerkmale 5 Ein erster Überblick 5 Die speziellen Leistungsmerkmale von windream 5 Dokumente erfassen, indexieren und speichern 7 Das windream Control Center als Regiezentrum 7 Die Erfassung von Dokumenten im DMS 7 Die Indexierung der Objekte 8 Dokumente im DMS speichern 12 Dokumente recherchieren 13 Die Suchfunktion 13 Optionen 17 Ansicht der Suchergebnisse 17 Suchprofile speichern 18 Dokumente verwalten und bearbeiten 19 Die DMS-spezifischen Erweiterungen der Datei-Eigenschaften19 Die Dokument-Historie 19 Versionen eines Dokuments verwalten 21 Volltext 22 windream Rechte 23 Dokumente exportieren und importieren 24 windream konfigurieren benutzerspezifische Einstellungen auf dem Client 25 Die Registerkarten der windream Konfiguration 25 Die windream Management Console (WMC) 27 Dokumenttypen und Indexe anlegen 28 Die windream Tools 34 Weitere Funktionen der windream Management Console im Überblick 35 Erweiterte DMS-Anwendungen in der Standard Business Extension (SBX) von windream 36 Dokumente aus- und einchecken 36 Die Lebenszyklus-Verwaltung 38 Festlegung der Lebenszyklus-Regeln in der windream Management Console 38

4 ii Inhalt Ansicht und manuelle Änderung der Lebenszyklus-Daten in der Anwendung 39 Die windream Business Edition 40 Die erweiterte Benutzer- und Gruppenverwaltung 40 Verwaltung einer großen Anzahl von Benutzern und Gruppen 41 Kontakt 43

5 Einführung 1 Einführung Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) müssen zwei grundsätzliche Anforderungen erfüllen, die zumindest auf den ersten Blick nur sehr schwer miteinander in Einklang zu bringen sind: Die Systeme sollen dem Anwender einerseits ein umfangreiches Leistungsspektrum zur Verfügung stellen, das alle wichtigen Funktionen zur elektronischen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Recherche von Informationen abdeckt. Andererseits sollen die Systeme aber auch leicht bedienbar sein, damit Anwender ohne großen Schulungsaufwand direkt in das elektronische Dokumentenmanagement einsteigen können. Die intuitive Bedienbarkeit des Systems und die Erfüllung der individuellen Ansprüche des Anwenders stehen dabei im Vordergrund. Diese speziellen Anforderungen sind bei der Konzeption und Entwicklung von windream berücksichtigt und konsequent umgesetzt worden. Mit dem vorliegenden Überblick über die Funktionen von windream gewinnen Sie einen ersten Eindruck von den Leistungsmerkmalen dieses völlig neuartigen Dokumentenmanagementsystems, das als weltweit erste Lösung vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert ist. windream und die VFS-Technologie "VFS" steht für "Virtual File System". Diese Technologie wurde von der windream GmbH entwickelt und als Patent angemeldet. Virtual File System Die VFS-Technologie installiert beim windream-setup automatisch einen virtuellen Dateisystemtreiber in das Betriebssystem. Auf der Basis der VFS-Technologie stellt windream das DMS als zusätzliches Laufwerk unter einem frei wählbaren Laufwerksbuchstaben in der Systemumgebung des Betriebssystems dar. Dem Anwender präsentiert sich das DMS als "normales" Laufwerk, auf das er bequem über den Windows-Explorer oder über Anwendungsprogramme wie zum Beispiel aus Microsoft Office zugreift. Eine separate Anwendungsoberfläche - wie bei konventionellen DMS- Lösungen üblich ist damit überflüssig, denn der Windows-Explorer bzw. Windows selbst dienen als Oberfläche für das Dokumentenmanagement. Dadurch kann windream ohne umfangreichen Schulungsaufwand von jedem Anwender, der mit den grundlegenden Windows- Funktionen vertraut ist, sofort eingesetzt werden.

6 2 Einführung Die folgende Grafik zeigt die Integration des DMS in das Betriebssystem: Standardanwendungen, zum Beispiel Client Dokumentenmanagement Betriebssystem Netzwerk Integriert in das Betriebssystem Server Dokumenten-Bestand / Archiv (Datenbank & Objektspeicher) Integration eines DMS mit VFS-Technologie in das Betriebssystem Vollständige Integration in das Betriebssystem windream ermöglicht einen direkten Zugriff auf alle Objekte, die im DMS also im virtuellen windream-laufwerk neu angelegt, erfaßt, indexiert oder gespeichert werden sollen. Als Objekte gelten immer Dokumente und Ordner. Selbstverständlich können auch bereits existierende Objekte, die außerhalb des windream-laufwerks gespeichert sind, in das DMS importiert und dort weiter bearbeitet werden. Zugriff auf das DMS über Standardfunktionen Der Zugriff auf das DMS erfolgt entweder über den Windows- Explorer oder über die Standard-Dateidialoge der Anwendungsprogramme. So können Sie ein neu erstelltes Dokument über den Befehl Datei>Speichern der jeweiligen Applikation direkt im windream- Laufwerk ablegen, während Sie über den Befehl Datei>Öffnen ein Dokument aus dem windream-laufwerk zur Bearbeitung aufrufen. Alternativ dazu sind diese Funktionen auch über den Explorer ausführbar. Die Integration des DMS in das Betriebssystem ermöglicht zudem den Im- und Export von Dokumenten oder Ordnern über Drag & Drop-Funktionen. Verknüpfungen zu Dokumenten können bequem auf dem Desktop abgelegt und von dort aufgerufen werden. windream ermöglicht auch Verknüpfungen zwischen mehreren Dokumenten (sogenanntes OLE-Linking), wobei es unerheblich ist, ob alle oder nur ein Teil der Dokumente im windream-laufwerk erfaßt sind.

7 Einführung 3 Weiterhin können eingehende -Nachrichten direkt aus Mail- Programmen im DMS gespeichert werden. Umgekehrt können im windream-laufwerk abgelegte Dokumente direkt mit Mail- Anwendungen verschickt werden. Die Drei-Schichten- Architektur Systemerweiterung durch VB- und Java- Skripte Die Architektur der Software windream ist ein modular strukturiertes System, das nach der sogenannten Drei-Schichten-Architektur entwickelt wurde: Benutzeroberfläche, Applikationsserver und Datenbankserver. Diese Komponenten kommunizieren miteinander über die Schnittstellen COM und DCOM (Component Object Model, Distributed Component Object Model). Der Zugriff auf Funktionen des DMS kann zusätzlich über Windows- Skripte gesteuert werden. Die Einbindung des Windows Scripting Hosts ermöglicht es, individuelle Anpassungen und Erweiterungen des Systems vorzunehmen. Skripte können zum Beispiel in Visual Basic oder Java geschrieben werden, die über das in Windows integrierte Notepad realisiert werden. Eine spezielle Programmierumgebung ist dadurch überflüssig. Sie können Skripte beispielsweise zur Anbindung von Adress-Datenbanken, zur automatischen Abwicklung von Batch- Importen oder zur Übernahme von Altdatenbeständen einsetzen. Über die offenen Schnittstellen COM/DCOM, OLE DB (Object Linking and Embedding Database) und ActiveX wird Fremdsoftware flexibel in das DMS eingebunden. Die windream-produktfamilie Das Dokumentenmanagementsystem windream ist in den nachfolgend genannten Produktausprägungen verfügbar. Die Standard Busines Edition (SBE) Die Basisversion des DMS vereint alle Merkmale eines komfortablen und einfach zu bedienenden Dokumentenmanagementsystems. Dazu zählen zum Beispiel die Erfassung, Indexierung. Bearbeitung undverwaltung von Dokumenten im DMS, die Dokument-Recherche und die Bearbeitung der Dokument-Eigenschaften. Darüber hinaus verwalten Sie die Objekttypen (Dokument- und Ordnertypen) mit der windream Management Console. Die Standard Business Extension (SBX) Die Standard Business Extension (SBX) von windream erweitert das Dokumentenmanagementsystem um weitere leistungsfähige Funktionen. Dazu zählen eine Check-In- und Check-Out-Funktion, eine auto-

8 4 Einführung matisierte Lebenszyklusverwaltung für alle Dokumente sowie eine erweiterte Suchanwendung. Die Business Edition (BE) Die Business Edition richtet sich vornehmlich an größere Unternehmen. Zusätzlich zu den Produktmerkmalen der SBE- und SBX-Version ermöglicht die Business Edition die komfortable Verwaltung von windream-benutzern und Gruppen über die windream Management Console.

9 windream die Leistungsmerkmale 5 windream die Leistungsmerkmale Neben den zuvor beschriebenen allgemeinen Leistungsmerkmalen bietet windream eine Vielzahl umfangreicher Funktionen, die im weiteren Verlauf des vorliegenden Produktüberblicks näher erläutert werden. Ein erster Überblick windream erweitert die systemspezifischen Datei- bzw. Dokument- Eigenschaften um DMS-spezifische Merkmale. Das DMS zeigt alle Eigenschaften eines Objekts auf Registerkarten an, die mit dem Befehl Eigenschaften über das Kontextmenü im Windows-Explorer abrufbar sind. Erweiterung der systemspezifischen Dokument-Eigenschaften um DMSspezifische Merkmale Das Betriebssystem stellt nur die systemspezifischen Eigenschaften eines Objekts wie Dateiname, Dateigröße, Erstellungs- und Änderungsdatum auf der Registerkarte Eigenschaften oder in der Listenansicht des Explorers dar. windream fügt diesen Registerkarten weitere hinzu, über die verschiedene DMS-spezifische Merkmale eines Objekts, das im windream- Laufwerk gespeichert ist, eingesehen und bearbeitet werden können. Dazu zählen die frei definierbaren Indexmerkmale eines Objekts, die Anzeige der Benutzerrechte auf das Objekt, die Historie, der Volltext der Dokumente und die Anzeige der verschiedenen Versionen eines Dokuments. Die speziellen Leistungsmerkmale von windream Bevor die DMS-spezifischen Funktionen näher erläutert werden, hier zunächst ein stichpunktartiger Überblick über alle Leistungsmerkmale: Allgemein Verwaltung beliebiger Objekte und Dateiformate Erfassung und Verwaltung von CI- und NCI-Dokumenten (Coded / Non-Coded Information, d.h. elektronisch erstellte oder per Scanner erfaßte Objekte) Unterstützung der eingesetzten Anwendungsprogramme Intuitive Bedienung ohne eigene Anwendungsoberfläche durch Integration in das Betriebssystem Leistungsfähige Schnittstellen für individuelle Erweiterungen

10 6 windream die Leistungsmerkmale Erfassung, Indexierung und Archivierung von Objekten nach Objekttypen Indexierung Automatische Übernahme systemspezifischer Indexe (Datei- Eigenschaften) bei der Erfassung von Dokumenten Indexierung von Objekten anhand objektbezogener Indexmerkmale (typspezifische Indexe) Integration zusätzlicher Registerkarten für die Beschreibung von Datei-Eigenschaften in der Exploreransicht Freie Gestaltung des Layouts von Eingabemasken zur Indexierung der Objekte Synchrone und asynchrone Indexierung von Objekten Indexdaten von Dokumenten können über Skripte aus Datenbanken oder Tabellen ausgelesen und bei der Erfassung von Dokumenten in einer Sammeloperation zugewiesen werden Dokument-Recherche Komfortable Suche nach Dokumenten über Schnellsuche, Indexsuche, Objekttypsuche oder Volltextsuche Erstellung und Speicherung komplexer Suchprofile Darstellung der Suchergebnisse in Ergebnislisten Import / Export Gespeicherte Dokumente können geändert, nachindexiert oder durch Drag&Drop in andere Ordner exportiert werden Versand und Empfang von Dokumenten mit Mailanwendungen. Versionsverwaltung Erstellung neuer Versionen eines bestehenden Dokuments Verwaltung mehrer Versionen eines Dokumentes Systemadministration Verwaltung von Zugriffsrechten (Lese- und Schreibrecht sowie das Recht zur Rechtevergabe) auf Dokumente und Ordner Umfassende Konfigurationsmöglichkeiten der windream- Systemeinstellungen auf der Client- und Serverebene Übernahme der Benutzer und Benutzergruppen aus Windows NT

11 windream die Leistungsmerkmale 7 Administration der Indexe und Objekttypen über ein leistungsfähiges Administrationstool (windream Management Console). Lebenszyklus-Verwaltung Zusätzliche Funktionen der Standard Business Extension Verwaltung von Lebenszyklusregeln für alle Dokumente über die windream Management Console von der Erstellung bis zum Ende des Archivierungszeitraums Manuelle Änderung der Lebenszyklus-Einstellungen über das Explorer-Kontextmenü Check-In und Check-Out Check-In und Check-Out von Dokumenten oder kompletten Verzeichnissen über das Explorer-Kontextmenü Dokumente erfassen, indexieren und speichern windream-symbol Nach dem Start des DMS wird das windream-symbol in der Windows- Taskleiste angezeigt. Das windream Control Center öffnet sich nach einem Klick mit der rechten Maustaste auf dieses Symbol. Das windream Control Center als Regiezentrum Das Control Center ist das Regiezentrum des DMS auf der Client- und Serverebene. Hier aktivieren Sie unter anderem den VFS-Treiber und den Indexierungsdienst zur Indexierung von Dokumenten und Ordnern. Über das Control Center rufen Sie darüber hinaus die windream- Konfiguration auf, oder Sie beenden die DMS-Dienste. Durch den Befehl Automatisch starten bestimmen Sie den zukünftigen automatischen Start des DMS. Die Erfassung von Dokumenten im DMS windream verwaltet nicht nur Dokumente im klassischen Sinne wie zum Beispiel Texte oder Tabellen. Als Dokumente im weiteren Sinne gelten auch multimediale Informationen (Bilder, Video- bzw. Audioinformationen) oder -Nachrichten. Weiterhin können sowohl ko-

12 8 windream die Leistungsmerkmale dierte Informationen (elektronisch verfaßte Dokumente) als auch nicht kodierte Informationen (Dokumente in Papierform als gespeicherte Faksimiles) im DMS erfaßt werden. Die Erfassung der Objekte im DMS erfolgt entweder aus dem jeweiligen Anwendungsprogramm über den Befehl Datei>Speichern oder durch die entsprechenden Funktionen des Windows-Explorers (Neue Dateien erstellen sowie Kopieren, Verschieben, Ausschneiden und Einfügen von Dateien). Dokumente, die als externe Dateien bereits im Dateisystem vorhanden sind, können über die Drag & Drop-Funktionen des Explorers in das DMS-Laufwerk importiert werden. Klassifizierung der Dokumente und Ordner nach Objekttypen Die Indexierung der Objekte windream klassifiziert die im DMS zu erfassenden Objekte Dokumente und Ordner nach Objekttypen. Objekttypen und ihre zugeordneten typspezifischen Indexe werden mit der windream Management Console festgelegt und verwaltet (siehe dazu die Erläuterung der windream Management Console). So könnten beispielsweise Objekttypen mit den Bezeichnungen "Rechnung", "Vertrag", "Bestellung" usw. generiert werden, denen jeweils bestimmte typspezifische (DMSspezifische) Indexe zugeordnet werden. Mögliche Indexe wären dann "Rechnungsdatum", "Rechnungsnummer", "Betreff", "Artikelnummer", "Kundenname" usw. Die Anzahl der Indexe, die einem Objekttyp zugeordnet wird, ist beliebig. Dokumente, die noch keinem Dokumenttyp zugeordnet sind, werden zunächst mit ihren systemspezifischen Index-Merkmalen im DMS gespeichert und als Objekttyp Standard klassifiziert. Eine Nachindexierung von Objekten ist jederzeit möglich. Bei der Indexierung ordnet der Anwender den Objekten die DMSspezifischen Indexmerkmale zu, anhand derer die Dokumente und Ordner im DMS recherchiert werden. windream unterscheidet generell drei Möglichkeiten der Indexierung: synchrone Indexierung, asynchrone Indexierung und Indexierung über die Zwischenablage ("Clipboard Indexing"). Im folgenden sind die drei Möglichkeiten der Indexierung näher beschrieben. Hier zunächst eine grafische Übersicht:

13 windream die Leistungsmerkmale 9 Indexe Datei-Dialog Speichern unter... Synchrone Indexierung Asynchrone Indexierung Original-Dokument Warteschlange Explorer Indexierung über die Zwischenablage Indexierung über die Zwischenablage Befehl Bearbeiten > Kopieren Auswahlmenü Einfügen Möglichkeiten der Indexierung Voraussetzung für die Indexierung Voraussetzung für die Indexierung ist, daß der Dateifilter für die zu indexierenden Dokumente (Dateiformate) in der windream Konfiguration entsprechend gesetzt ist. Dort kann festgelegt werden, welche Dateiformate für die Indexierung akzeptiert werden und welche nicht. Synchrone Indexierung Bei der synchronen Indexierung werden Objekte direkt bei ihrer Übernahme in das DMS indexiert. Wenn der Indexierungsdienst gestartet ist, können Sie im Control Center die synchrone Indexierung der Dokumente aktivieren. Die Registerkarte zur Indexierung eines Dokuments wird in diesem Fall immer dann angezeigt, wenn ein Dokument in das DMS übernommen werden soll. Anschließend füllen Sie die Indexfelder auf der Registerkarte aus. Asynchrone Indexierung Bei der asynchronen Indexierung werden Objekte nicht während ihrer Erfassung im DMS, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt indexiert. Dazu muß die synchrone Indexierung deaktiviert sein. In diesem Fall sammelt windream die noch nicht indexierten Dokumente in einer Warteschlange. Das DMS führt alle noch nicht indexierten Dokumente in einer Liste auf. Sie wird über den Befehl Indexierungsdienst>Aufträge anzeigen aus dem Control Center aufgerufen. Liste der Aufträge in der Warteschlange Liste der zu indexierenden Dokumente in der Warteschlange Objekte, die nicht indexiert werden sollen, können aus der Warteschlange gelöscht werden.

14 10 windream die Leistungsmerkmale Wenn der Indexierungsdienst deaktiviert ist, werden Dokumente nur mit ihren systemspezifischen Merkmalen in das DMS übernommen. Eine Nachindexierung ist allerdings jederzeit möglich, jedoch müssen die Dokumente dann über die Recherchefunktion von windream gesucht werden. Dokumente und Ordner werden auf die gleiche Art indexiert. Indexmerkmale für Dokumente festlegen windream zeigt bei der Übernahme von Dokumenten das Dialogfeld Eigenschaften von <Dateiname> mit der Registerkarte Indexe an: Das Dialogfeld zur Indexierung von Dokumenten Bei der Übernahme eines Dokuments in das DMS zeigt windream zunächst der Objekttyp Standard an. Erst nach Auswahl eines Objekttyps, dem das zu erfassende Objekt zugeordnet wird, blendet das DMS die Indexfelder des gewählten Objekttyps ein. Auf dieser Registerkarte sind alle DMS-spezifischen bzw. alle typspezifischen Indexfelder aufgeführt, durch deren Inhalte das zu erfassende Objekt indexiert wird.

15 windream die Leistungsmerkmale 11 Das Dialogfeld Eigenschaften von <Dateiname> kann nach der Erfassung eines Dokuments im DMS über das Kontextmenü des Windows- Explorers aufgerufen werden. Falls das Objekt bereits indexiert wurde, zeigt windream die Registerkarte Indexe mit den entsprechenden Index- Informationen an. Wenn das Objekt noch nicht indexiert ist, wird der Objekttyp Standard angezeigt. In diesem Fall ist die Registerkarte mit Ausnahme des Feldes Objekttyp leer. Indexierung über die Zwischenablage Ein sehr komfortables Hilfsmittel zur Indexierung von Dokumenten ist die Indexierung über die Zwischenablage. Dabei kopieren Sie einen Teil des Dokumentinhalts aus der Originalanwendung in die Zwischenablage. Der Inhalt wird anschließend automatisch über ein Auswahlmenü in ein Indexfeld eingefügt. Sie können somit ein Dokument indexieren, indem Sie die relevanten Informationen direkt aus dem geöffneten Dokument kopieren. Indexierung über die Zwischenablage (Clipboard Indexing) Komfortable Indexierung durch Kopieren und Einfügen Wenn ein Textteil markiert und in der Originalanwendung der Befehl Bearbeiten>Kopieren oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste gewählt wird, blendet windream ein Auswahlmenü ein, das die Indexfelder des aktuellen Objekttyps anzeigt. Durch Auswahl eines Feldes in dem Menü wird der markierte Teil des Dokuments als Index- Information automatisch in das entsprechende Indexfeld übernommen.

16 12 windream die Leistungsmerkmale Direkte Speicherung aus der Originalanwendung oder über den Windows- Explorer Dokumente im DMS speichern Elektronische Dokumente speichern Sie aus den jeweiligen Originalanwendungen mit den entsprechenden Funktionen direkt in das gewünschte Verzeichnis des DMS-Laufwerks (Standardfunktionen Datei>Speichern unter... oder Datei>Speichern). Papierdokumente werden per Scanner erfaßt und als Faksimiles direkt im DMS-Laufwerk wie in einem normalen Laufwerk gespeichert. Die Speicherung bereits im Dateisystem vorhandener Dokumente in das DMS erfolgt aus dem Windows-Explorer oder über den Desktop. Dabei können einzelne oder auch mehrere Dokumente in das DMS- Laufwerk verschoben oder kopiert werden.

17 windream die Leistungsmerkmale 13 Dokumente recherchieren windream bietet vier verschiedene Möglichkeiten, Dokumente im DMS gezielt zu recherchieren. Die Suche wird entweder aus dem Windows Start-Menü oder über den Explorer aufgerufen. Es stehen folgende Suchmöglichkeiten zur Verfügung: Möglichkeiten der Suche nach Objekten im DMS 1. Suche über Indexe: Dokumente werden anhand ihrer Indexmerkmale recherchiert; 2. Suche über Volltext: Recherche anhand des extrahierten Volltextes der im DMS gespeicherten Dokumente; 3. Suche über Objekttypen: Recherche durch Auswahl eines Objekttyps und "Ausfüllen" der Indexfelder, die für den ausgewählten Objekttyp gelten; 4. Schnellsuche: Recherche anhand freier Suchbegriffe und vorgegebener Indexe (zum Beispiel Datum, Zeit, Erfasser). Die Suchfunktion Nach dem Aufruf der Suchfunktion aus dem Startmenü oder über den Explorer zeigt windream das Dialogfeld Suche nach Dokumenten an: Das Dialogfeld Suche nach Dokumenten 1. Schnellsuche Die Schnellsuche bietet eine Suchfunktion mit einigen ausgewählten Suchkriterien für die Suche nach Dokumenten an. Mit dieser einfachen und schnellen Suchfunktion können Dokumente eines bestimmten Objekttyps oder eines bestimmten Erfassers gesucht werden. Anhand von Dropdown-Listen kann die Suche optional durch Datums- und

18 14 windream die Leistungsmerkmale Zeitangaben eingeschränkt werden. Ebenso kann mit Hilfe von Suchbegriffen über die Indexdaten und den Volltext eines Dokuments gesucht werden. Die Registerkarte Schnellsuche Objekttyp auswählen Suchen nach Textelementen in Indexen oder Volltext Suchen nach Datums- und Zeitangaben Durch die Auswahl eines Objekttyps in dem Dropdown-Listenfeld Objekttyp können Sie die Suche auf Dokumente eines bestimmten Typs einschränken. Es besteht die Möglichkeit, zwischen dem Standardobjekttyp, allen Objekttypen, einem bestimmten Objekttyp zu wählen. In dem Dropdown-Listenfeld Suchen nach geben Sie einen Suchbegriff ein. In dem Dropdown-Listenfeld In geben Sie den Suchbereich an, innerhalb dessen nach dem Suchbegriff gesucht werden soll. Sie können zwischen dem Volltext oder den Indexdaten auswählen, oder in beiden suchen lassen. Sie können die Suche zusätzlich durch Datums- und Zeitangaben eingrenzen. 2. Suche über Index Um diese Art der Suche durchzuführen, aktivieren Sie zunächst die Registerkarte Index und geben dort die Indexmerkmale an, anhand derer Objekte im DMS gesucht werden sollen:

19 windream die Leistungsmerkmale 15 Die Registerkarte Index Bei der Suche über Index erstellen Sie zunächst einen Suchterm, der sich aus den Kriterien Index, Bedingung und Wert zusammensetzt. Sie wählen die Kriterien aus, indem Sie jeweils die entsprechende Auswahlliste öffnen und darin den gewünschten Indexeintrag markieren oder eingeben. Die einzelnen Suchbegriffe können durch einen Verknüpfungsoperator miteinander verbunden werden. Die Auswahl des Verknüpfungsoperators erfolgt über das Kontextmenü in der Suchtermliste. Es stehen die Verknüpfungsoperatoren UND und ODER zur Verfügung. Auswahl der Suchkriterien Über die Schaltfläche Hinzufügen fügen Sie den eigegebenen Suchterm in das Anzeigefeld der Suchterme ein. Mehrere Terme aus dem Feld können zu einer komplexen Abfrage miteinander verknüpft und als Suchprofil für eine spätere erneute Abfrage gespeichert werden. Es ist darüber hinaus auch möglich, die Auswertungsreihenfolge der Suchterme durch Klammerung zu verändern oder Wildcards (Platzhalter für beliebige Zeichen) einzusetzen. Über das Feld Objekttyp wählen Sie entweder den Eintrag Standard, Alle Objekttypen oder einen bestimmten Objekttyp aus der zugehörigen Auswahlliste. In Abhängigkeit von dem gewählten Eintrag ändert sich der Inhalt der Liste im Feld Index.

20 16 windream die Leistungsmerkmale Suche nach Inhalten von Dokumenten 3. Suche über Volltext Bei der Suche im Volltext der in windream gespeicherten Dokumente werden Dokumente nach inhaltlichen Kriterien recherchiert, zum Beispiel nach Wörtern, Silben, Satzteilen o.ä. (Weitere Informationen über die Generierung des Volltextes erhalten Sie im gleichnamigen Kapitel dieser Produktinformation). Die Volltextsuche wird durch Markierung des Listeneintrags Volltext aus der Auswahlliste Index gewählt. Im Feld Wert sind dann die jeweiligen Begriffe einzutragen, anhand derer windream Dokumente finden soll. Bei der Eingabe von Suchbegriffen können Sie Wildcards mit Rechstrunkierung (Wortanfang plus Platzhalter "*" ) für ein oder beliebig viele Zeichen verwenden. Durch das Hinzufügen weiterer Begriffe, die durch Operatoren (zum Beispiel AND, OR) miteinander verknüpft sind, können Sie komplexe Suchabfragen durchführen, die auch als Profile wiederverwendbar sind. 4. Suche über Objekttypen Neben der Index- und der Volltextsuche ist es möglich, Dokumente über die Objekttypsuche zu recherchieren. Aktivieren Sie dazu die Registerkarte Objekttypsuche in der Suchfunktion: Suche über Objekttyp Bei der Suche über Objekttypen zeigt windream die Registerkarte Indexe des gewählten Objekttyps an.

21 windream die Leistungsmerkmale 17 Die Suchkriterien bei der Objekttypsuche legen Sie durch Ausfüllen der Eingabefelder fest. windream sucht anschließend nach Dokumenten, deren Merkmale mit den eingegebenen Suchkriterien übereinstimmen. Optionen Auf der Registerkarte Optionen legen Sie fest, ob Vorversionen von Dokumenten in die Suche einbezogen werden sollen oder ob bei der Suche die Groß- und Kleinschreibung zu beachten ist Die aktuellen Einstellungen gelten für alle Suchen, die mit den verschiedenen Suchfunktionen durchgeführt werden. Ansicht der Suchergebnisse Unabhängig von der Art der durchgeführten Suche werden die Ergebnisse das heißt die gefundenen Dokumente und Ordner in einer Ergebnisliste angezeigt: Das Dialogfeld für die Suche nach Dokumenten mit der Ergebnisliste Es ist möglich, die Anzeige der Spalten in der Ergebnisliste über das Dialogfeld Spalten konfigurieren (Aufruf über das Kontextmenü in der Titelzeile der Ergebnisliste) individuell einzurichten:

22 18 windream die Leistungsmerkmale Das Dialogfeld zur individuellen Konfiguration der Index-Spalten Über die Spaltenkonfiguration bestimmen Sie, welche Informationen in den einzelnen Spalten der Ergebnisliste angezeigt werden. Abgesehen von den allgemeinen systemspezifischen Informationen gibt windream die DMS-spezifischen Informationen in den festgelegten Spalten aus. Sie können durch Aufruf der Dokumenteigenschaften aus der Ergebnisliste aufgerufen werden. Ein Dokument kann zudem per Doppelklick direkt aus der Ergebnisliste zur Bearbeitung geöffnet werden. Suchprofile speichern Unabhängig von der Art der durchgeführten Suche (Suche über Index, Volltext oder Objekttyp) können Sie die eingegebenen Suchkriterien speichern. Dadurch vermeiden Sie eine wiederholte Eingabe komplexer Kriterien und können eine bereits durchgeführte Suche als Profil auf dem Desktop ablegen. Die entsprechende Suche läßt sich dann jederzeit wieder aufrufen und nochmals durchführen.

23 windream die Leistungsmerkmale 19 Dokumente verwalten und bearbeiten windream stellt Ihnen umfangreiche Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung der erfaßten Dokumente zur Verfügung. Neben der nachträglichen Bearbeitung von Indexdaten zählen dazu vor allem die Dokument-Historie, die Versionierung oder die Rechteverwaltung. Voraussetzung für die Änderung von Daten im DMS ist jedoch immer, daß der betreffende Anwender auch das erforderliche Recht dazu besitzt (vgl. dazu das entsprechende Kapitel über die Rechteverwaltung). Die DMS-spezifischen Erweiterungen der Datei- Eigenschaften Erweiterung der Datei-Eigenschaften im DMS Zusätzliche Registerkarten für die Anzeige DMSspezifischer Dokument- Eigenschaften Der Aufruf der Funktionen zur Verwaltung von Objekten erfolgt über die Registerkarte Eigenschaften der aktuellen Dokumente oder Ordner. Wenn ein Dokument (eine Datei) oder ein Ordner aus dem windream- Laufwerk ausgewählt und seine Eigenschaften wie üblich aufgerufen werden, zeigt windream neben den allgemeinen Datei-Eigenschaften zusätzliche Registerkarten mit DMS-spezifischen Informationen an. Dazu zählen die Registerkarten Historie, Versionierung, Volltext, Indexe und Rechte. Die Dokument-Historie Auf der Registerkarte Historie zeigt windream den Lebenszyklus eines Dokuments oder Ordners an. Dazu gehören Informationen über den Ersteller (Autor), das Erstellungsdatum, die Volltextgenerierung oder über neue Dokument-Versionen:

24 20 windream die Leistungsmerkmale Historie windream protokolliert folgende Aktionen automatisch durch einen Eintrag in der Historie: Aktion Neu angelegt Objekttyp zugeordnet Neue Version von [Versionsnummer der Vorversion] Neue Version erstellt Volltext erzeugt Zugriffsrechte geändert Beschreibung Das Dokument/der Ordner wurde angelegt. Dem Dokument/dem Ordner wurde ein Objekttyp zugewiesen. Das Dokument ist aus der Vorversion eines Dokuments entstanden. Diese Aktion gilt nur für Dokumente. Die Folgeversion eines bestehenden Dokuments wurde erzeugt. Diese Aktion gilt nur für Dokumente. Aus dem Dokument wurde der Volltext für die Suche extrahiert. Diese Aktion gilt nur für Dokumente (vgl. Informationen im Kapitel Volltext). Die Rechte des Dokuments/des Ordners wurden geändert.

25 windream die Leistungsmerkmale 21 Wiederhergestellt Benutzereintrag Das Dokument/der Ordner wurde nach einem Löschvorgang wiederhergestellt. Diese Aktion kann nur von dem Systemadministrator ausgeführt werden. Freier Benutzereintrag in der Historie für das Dokument/den Ordner oder für das Löschen von Vorversionen eines Dokuments. Versionen eines Dokuments verwalten Die Versionsverwaltung erfolgt über die Registerkarte Version aus dem Dialogfeld Eigenschaften von <Dateiname>: Versionsverwaltung Neue Version erstellen Es können mehrere Versionen eines Dokuments verwaltet werden. Wenn eine neue Version angelegt wird, handelt es sich dabei immer um eine Kopie des ursprünglichen Dokuments, wobei die Versionsnummern neuer Versionen "hochgezählt" werden. Sie erzeugen eine neue Version mit dem Befehl Neue Version erstellen aus dem Kontext-Menü im Windows-Explorer oder aus der Ergebnisliste einer Suche.

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