Grundlagen - Calc (Tabellenkalkulation)

Transkript

1 Grundlagen - Calc (Tabellenkalkulation) Martin Schiedt

2 Blender 2 Inhaltsverzeichnis I Vorwort 4 II Grundlagen 5 allgemeine Empfehlung 5 Oberfläche 5 Darstellung von Zellinhalten 6 einfache Berechnungen 7 Beispiel Addition Rechnen über Tabellen hinweg Rechnen über Dateien hinweg Reihen ziehen 9 einfache Reihen individuelle Reihen wiederholende Reihen gemischte Reihen Formel ziehen Bereiche bennenen 10 Zellbezüge 11 Zellbezug sperren Beispiel: Zeilenbezug gesperrt Beispiel: Zellbezug komplett gesperrt III Diagramme 12 XY-Diagramm 12 Gerade Kurve andere Diagramme 15 IV Fortgeschrittene Möglichkeiten 16 Funktionen in Zellen 16 aktuelles Datum letzter Tag eines Monat komplexe Funktionen

3 Blender 3 Bedingte Formatierungen 19 größte Zahl hervorheben Wochenende hervorheben besondere Tage hervorheben vergangene Tage hervorheben

4 Blender 4 Teil I Vorwort Auf dem Markt existieren viele verschieden Office- Produkte, welche eine Tabellenkalkulation enthalten. Alle Produkte gehen über die privat genutzten Möglichkeiten weit hinaus. Ein gutes und kostenfreies Open-Source-Produkt ist LibreOffice 1. Hier ist als Tabellenkalkulation das Programm Calc enthalten. Ein großer Vorteil von LibreOffice ist die Verfügbarkeit auf allen gängigen Betriebssystemen. Zudem besitzt es einen verhältnismäßig geringen Ressourcenbedarf, so dass es auch auf älteren Rechnern ausreichend gut funktioniert. LibreOffice ist eine Abspaltung des mittlerweile kaum noch gepflegten Projektes OpenOffice. Auch wenn der Funktionsumfang sehr ähnlich ist, würde ich persönlich zu dem wesentlich aktiver gepflegten LibreOffice raten. Eine gute und günstige kommerzielle Alternative ist das Office-Paket der Firma SoftMaker 2. SoftMaker Office soll auch auf sehr leistungsschwachen Rechnern noch mit hoher Geschwindigkeit arbeiten und einen geringen Ressourcenbedarf haben. Abbildung 1: Webseite des Open-Source-Projektes LibreOffice 1 Projektseite von LibreOffice Webseite der Firma SoftMaker -

5 Blender 5 Teil II Grundlagen allgemeine Empfehlung Wenn man mit einer Tabellenkalkulation arbeitet, sollte man sich schon beim Arbeiten überlegen, ob es für die Dinge, die man eingibt, nicht auch Funktionen gibt. Funktionen sind im Prinzip kleine Programme, die Berechnungen oder Inhalte automatisieren können. Zum Beispiel könnte man bei der Erstellung eines Kalenders jedes Datum von Hand eingeben oder eben versuchen, hier eine Funktion zu benutzen. Gibt man die Daten von Hand ein und öffnet ein Jahr später den Kalender, so werden mindestens die Jahreszahlen nicht mehr korrekt sein und es ist erneut Ihr Einsatz gefragt, um dieses zu korrigieren. Würde man, um bei der Jahreszahl zu bleiben, hier eine Funktion benutzen, so wäre der Kalender zumindest in diesem Punkt gleich wieder korrekt. Und ja, es gibt so eine Funktion tatsächlich. Nutzen Sie die wirklich gute Hilfe von LibreOffice. Die Windowsanwender müssen diese übrigens erst separat nachinstallieren. Wenn Sie ein Problem haben, so überlegen Sie sich ein passenden deutsches Wort und geben es in der Suche der Hilfe einmal ein. Sehr häufig werden Sie dann fündig. Um beim obigen Beispiel zu bleiben, würde man einfach Jahr eingeben und sofort einen möglichen Lösungsansatz finden. Mit der Taste F1 rufen Sie die Hilfe auf. Oberfläche Wer schon mit einem Office-Paket gearbeitet hat, der sollte sich in LibreOffice schnell einarbeiten können. Die Symbole und Begrifflichkeiten sind in fast allen Programmen sehr ähnlich. Im oberen Bereich befinden sich die sogenannten Pull-Down-Menüs, über die man Zugriff auf alle Funktionen haben kann. In fast allen Fällen existiert aber auch ein Button dazu. Wie auch in der Textverarbeitung, ist es auch in der Tabellenkalkulation möglich, Texte direkt über die Buttons hart zu formatieren oder Formatvorlagen anzuwenden. Im unteren Bereich, in den Statusleisten findet man aktuelle Informationen und kann diese teilweise auch direkt durch einfachen oder doppelten Linksklick anpassen. In der Mitte befinden sich die Spalten und Zeilen mit ihren Zellen. Die Zellen enthalten später die Informationen, zum Beispiel Zahlen oder Text. Mit den Zahlen können dann Ergebnisse kalkuliert und wenn man möchte, per Diagramm visualisiert werden. Abbildung 2: Tabellenkalkulation - LibreOffice Calc

6 Blender 6 Darstellung von Zellinhalten Wenn man in eine Zelle Informationen hinterlegt, zum Beispiel das aktuelle Datum, so kann es passieren, dass man dieses dann nicht so sieht. Die Darstellung der Inhalte von Zellen, wird durch die Formatierung der Zelle festgelegt. Dabei kann, um beim Beispiel Datum zu bleiben, dieses vielfältige Darstellungen annehmen, unter anderem auch eine einfache Zahl. Möchte man eine individuelle Darstellung, so ist auch dieses kein Problem. Im unteren Bereich sieht man den sogenannten Format-Code, der die Formatierung bestimmt. Diesen kann ich von Hand anpassen und sogar mit Textinformationen ergänzen. Ob der Text davor oder dahinter steht, ist dabei nicht wichtig, aber er muss immer in doppelten Anführungsstrichen stehen! Das Ergebnis Ihres Format-Codes können Sie immer gleich in dem Feld unterhalb der Sprachauswahl sehen. Abbildung 3: unterschiedliche Formatierungen eines Datums Um die Darstellung, sprich die Formatierung einer Zelle zu ändern, macht man einfach einen Rechtsklick auf die betreffende Zelle und wählt in dem erscheinenden Kontextmenü den Menüpunkt Zellen formatieren. Abbildung 6: individuelle Formatierung Abbildung 4: Aufruf von Zellen formatieren In dem erscheinenden Menü sieht man dann die vielen Möglichkeiten einer Zelle. Schon für die Darstellung des Datums gibt es eine große Anzahl an Optionen. Abbildung 7: Ergebnis der individuellen Formatierung Sollten Sie mal nicht wissen, wie eine Formatierung als Format-Code aussehen muss, so nehmen Sie einfach einen, der Ihrer Vorstellung am Ähnlichsten ist und versuchen Sie ihn zu ändern. Wenn man zum Beispiel bei dem Format-Code NNNNT. MMMM JJJJ nach und nach die Zeichen von hinten zu löschen anfängt, kann man gut sehen, wie sich die Darstellung verändert. Wenn am Ende nur noch NNN steht, dann haben Sie eine Darstellung, welche die Wochentagsnamen in ihrer Abkürzungsvariante darstellt, also Mo, Di, Mi und so weiter. Auch wenn es dann nicht mehr so aussieht, so befindet sich in der Zelle immer noch das vollständige Datum! Abbildung 5: Fenster Zellen formatieren

7 Blender 7 einfache Berechnungen Möchte man eine Zelle mit automatisierten Inhalt füllen, wozu auch Berechnungen zählen, so macht man einfach einen Linksklick auf die betreffende Zelle und tippt zuerst einmal ein Gleichheitszeichen ein. Im oberen Bereich der Oberfläche existiert das Gleichheitszeichen auch als Symbol, um er per Linkklick einzufügen. Sie können auch diese Weg nutzen. Linksklick anwählen, danach das Pluszeichen eingeben und danach die zweiten Zelle per Linksklick anwählen. Am Ende dann die Enter-taste drücken oder oben das grüne Häkchen anklicken, um die Eingabe abzuschließen. Vielleicht haben Sie es schon bemerkt, oben, bei den Buttons, gleich neben dem Gleichheitszeichen, wird Ihnen Ihre eingegebene Formel angezeigt, vorausgesetzt, Sie haben vorher einmal per Linksklick die Zelle mit der Formel ausgewählt. Klicken Sie jetzt oben in diese Zeile einmal per Linksklick hinein, so wird Ihnen Ihre Formel mit farblichen Bezügen dargestellt. Das ist für die Fehlersuche sehr hilfreich. Abbildung 10: Darstellung mit farblichen Bezügen Abbildung 8: Einleitung einer Berechnung oder Funktion Das Gleichheitszeichen ist für die Tabellenkalkulation der Hinweis, dass jetzt eine Formel oder eine Funktion folgt und etwas berechnet oder ausgeführt werden muss. Funktionen können einem zum Beispiel immer das aktuelle Datum in eine Zelle einfügen. Eine weitere Möglichkeit, solche Berechnungen durchzuführen, ist die Nutzung von Funktionen. Ein paar dieser Funktionen werden Ihnen immer vorgegeben, sobald Sie das Gleichheitszeichen eingegeben haben. Klappen Sie dazu oben bei den Buttons einfach das kleine Pull-Down-Menü aus und wählen per Linksklick die gewünschte Funktion aus. Für die Addition benötigen Sie hier die Funktion Summe. Beispiel Addition Wenn man zwei Zahlen in zwei Zellen schreibt und in einer dritten Zellen das Ergebnis stehen haben will, könnte das wie in der nachfolgenden Abbildung aussehen. Abbildung 9: einfache Addition Jede Zelle hat einen sogenannten Bezeichner. Dieser ergibt sich immer aus seiner Spalten- und Zeilenbezeichnung und wird, wenn Sie in eine Zelle klicken, ebenfalls im oberen Bereich (siehe Abbildung 8) dargestellt. Gehen wir davon aus, dass unsere Zahlen ganz am Anfang in den ersten beiden Zellen nebeneinander stehen, so würde die von Hand einzugebende Formel folgendermaßen aussehen Abbildung 11: Funktionsauswahl Nach Auswahl der Funktionen, wählen Sie Ihre erste Zelle per Linksklick aus, halten die Taste jetzt jedoch gedrückt und ziehen die Maus auch zur zweiten Zelle daneben. Danach die Taste loslassen und die Eingabe wieder wie gewohnt bestätigen. Auch hier können Sie es sich dann wie oben schon beschrieben, wieder mit farblichen Bezügen darstellen lassen. =A1+B1 Man kann sich hier die Arbeit auch erleichtern und die Zellen per Maus wählen. Also zuerst wieder das Gleichheitszeichen eingeben, dann die erste Zelle per Abbildung 12: Darstellung mit farblichen Bezügen Achten Sie einmal auf die farbliche Darstellung. Hier ist nur eine Farbe vorhanden. Das liegt an der Art,

8 Blender 8 wie die Funktion Summe hier angewandt wird. Die beiden Zellbezeichner werden in den runden Klammern der Funktion mit einem Doppelpunkt getrennt. Das bedeutet, dass er von der ersten Zelle, bis zur letzten Zelle, hier von B6 bis C6 alle Zahlen addieren wird. Möchte ich zum Beispiel viele Zahlen in der ersten Zeile addieren, so kann ich mir hier die Eingabe vereinfachen, indem ich lediglich die erste Zelle und die letzte Zelle angeben muss. Im nachfolgenden Beispiel werden zehn nebeneinander liegende Zellen addiert. =SUMME(A1:J1) Nach der alten Variante müssten Sie folgende Formel eingeben oder zusammenklicken =A1+B1+C1+D1+E1+F1+G1+H1+I1+J1 Natürlich kann man auch mit der Funktion Summe nach der alten Variante arbeiten. Dazu müssen die Zellen innerhalb der runden Klammern einfach statt mit einem Doppelpunkt, mit einem Semikolon trenne. =SUMME(A1;B1;C1;D1;E1;F1;G1;H1;I1;J1) Hier sind dann die farblichen Bezüge wieder anders. Hat man jetzt in der Tabelle1 seine Werte und möchte aber in Tabelle2 das Ergebnis der Berechnung, also die Formel haben, so geht es im Prinzip wie es bisher auch ging. Man gibt zuerst das Gleichheitszeichen ein, wählt dann die Funktion und klickt sich dann die gewünschten Zellen zusammen. Um von Tabelle2 auf Tabelle1 zu kommen, braucht man nur unten auf die Reiterseite von Tabelle1 klicken. Der Eingabemodus der Formel wird hierbei nicht unterbrochen. Die Eingabe endet erst dann, wenn Sie die Enter-Taste oder das grüne Häkchen anklicken. Wenn Sie sich im Anschluss einmal die entstandene Formel angucken, sehen Sie auch, wie man so etwas auch von Hand eingeben könnte. Vor die Zellen wird einfach der Tabellenname mit einer Punkt als Trennzeichen eingefügt. Abbildung 15: Rechnen über Tabellen hinweg Abbildung 13: Darstellung mit farblichen Bezügen Rechnen über Tabellen hinweg Im unteren Bereich der Oberfläche sieht man die aktuellen Tabellenblätter. Möchte man eine neues Tabellenblatt haben, so macht man einfach einen Linksklick auf den Button mit dem Pluszeichen. Rechnen über Dateien hinweg So etwas geht auch über Dateien hinweg. Dazu müssen lediglich die Dateien beim Zusammenklicken der Formel geöffnet sein, so dass ich die Zellen wieder per Linksklick wählen kann. Von Hand möchte man so etwas wahrscheinlich nicht mehr machen, wenn man sich die entstandene Formel einmal anguckt. Abbildung 14: Übersicht der Tabellen im Dokument Die Namen der Tabellen lassen sich auch ändern. Dazu einfach einen doppelten Linksklick auf den Namen und dann in dem erscheinenden Fenster den Namen anpassen. Abbildung 16: Rechnen über Dateien hinweg Wie Sie sehen können, wird hier, zusätzlich zur Tabelle, auch noch der Dateipfad und Dateiname mit einer Raute getrennt zum Rest eingefügt.

9 Blender 9 Reihen ziehen einfache Reihen Reihen sind eine sehr nützliche Fähigkeit von Tabellenkalkulationen. Sie erleichtern nicht nur häufig das Arbeiten und beschleunigen diese, Sie helfen auch Fehler zu vermeiden. Eine Reihe ist ein Startwert, der, wenn ich diesen mit der Maus ziehe, sich automatisch ergänzt. Reihen werden immer solange fortgesetzt, wie man diese mit der Maus zieht. Würde eine Reihe von Ihren Werten schon vorher enden, so werden Sie einfach mit dem ersten Wert wieder eingefangen. Würde man also eine Reihe aus dem Wochentagsnamen Montag über zehn Zellen ziehen, so würde nach dem Sonntag automatisch wieder der Montag stehen. Abbildung 17: Reihe nach rechts ziehen Geben Sie einfach in einer Zelle die Zahl 1 ein, machen kurz einen einfachen Linksklick in einer andere Zelle und dann wieder in die Zelle mit der Zahl 1. Die Zelle ist jetzt umrandet und hat am Rand unten rechts eine Verdickung. Diese können Sie mit einem gedrückt gehaltenem Linksklick anfassen. Ziehen Sie dann die Maus einfach nach rechts oder unten und lassen dann die linke Maustaste wieder los. individuelle Reihen Möchte man eine individuelle Reihe erstellen, so muss man dem Programm erst mitteilen, wie diese aussehen soll. Das ist aber normalerweise sehr einfach. Möchte man zum Beispiel eine Zahlenreihe von 10 ausgehend, mit einer Schrittweite von 10 erstellen, so muss man lediglich die ersten beiden Werte vorgeben, beiden Zellen per Linksklick markieren und dann wieder wie schon bekannt, die Reihe ziehen. Abbildung 18: Reihe nach unten ziehen Sie können so etwas auch mit einem Zahlenblock machen. Abbildung 21: individuelle Reihe Würde man nur die 10 vorgeben und dann die Reihe ziehen, würde eine Schrittweite von 1 gewählt werden. Abbildung 19: Reihe aus Zahlenblock erstellen Abbildung 22: individuelle Reihe ohne Vorgabe Eine sehr nützliche Möglichkeit ist, dass sich Reihen nicht nur aus Zahlen, sondern auch aus Monatsnamen, Wochentagsnamen und deren Abkürzungen ziehen lassen. Auch hier ist lediglich der erste Wert notwendig, der Rest wird automatisch ergänzt. wiederholende Reihen Eine Reihe wiederholt sich, wie wir schon wissen, immer am Ende Ihrer Werteliste. Bei Zahlenreihen gibt es jedoch kein Ende. Aber auch hier gibt es eine Möglichkeit. Möchte man zum Beispiel, dass sich die Werte von 10 und 20 immer wiederholen, so zieht man die Reihe hier mit gedrückter STRG-Taste. Abbildung 20: diverse Reihen Abbildung 23: wiederholende Reihe mit STRG-Taste

10 Blender 10 gemischte Reihen Reihen müssen nicht nur aus Zahlen oder Buchstaben bestehen. Man kann hier auch eine Kombination erstellen und diese wieder ziehen. Als Beispiel wird nachfolgend die Reihe 1. Tag, 2. Tag und so weiter gezeigt. Formel ziehen Die automatische Ergänzung von Reihen funktioniert auch mit Formeln. Hat man zwei Spalten mit Zahlen und möchte jeweils einen Wert aus der ersten Spalte mit einem Wert aus der zweiten Spalte addieren, so reicht die einmalige Eingabe der Formel. Diese zieht man danach wie gewohnt bis zum Ende der Zahlenreihe. Den Rest erledigt die Tabellenkalkulation automatisch (siehe Seite 11). Abbildung 24: gemischte Reihen Es ist übrigens nicht wichtig, ob die Zahl vorne oder hinten steht. Sobald eine Logik erkannt wird, wird die Reihe beim Ziehen automatisch ergänzt. Abbildung 25: Formeln ziehen Bereiche bennenen Häufig muss man sich in Funktionen und Formeln auf bestimmte Bereiche beziehen. Häufig erleichtert es die Arbeit dann erheblich, wenn man diesen Bereichen vorher sinnvolle Namen gegeben hat. Solche Namen lassen sich auch erheblich leichter merken. Namen vergibt man sehr einfach. Zuerst markiert man einfach den betreffenden Bereich. Danach macht man einen Linksklick ist das Pull-Down-Menü ganz links in der Buttonzeile, in der auch das Gleichheitszeichen und die Formeln stehen. Dort löscht man die dort eventuell noch stehenden Informationen und gibt seinen Namen ein. Bestätigt wird auch hier mit der Enter-Taste. Neben markierten Bereichen, können auch Spalten oder Zeilen mit Namen versehen werden. Dazu, wie im nachfolgenden Beispiel vor der Namensvergabe auf A einen Linksklick machen, um die gesamte Spalte zu markieren. Abbildung 27: Spalte mit Namen versehen Abbildung 26: Bereich mit Namen versehen

11 Blender 11 Zellbezüge Zellbezug sperren Manchmal ist es notwendig, den Bezug auf eine Zelle zu sperren. Das heißt nichts anderes, als dass sich bei einer Formel ein Wert entweder immer auf eine Zelle bezieht und dieser Bezug sich auch wenn ich die Formel als Reihe aufziehe, sich nicht ändern darf. Man kann aber auch, nur die Änderung der Spalte oder Zeile sperren. Um einen Zellbezug komplett zu sperren, ergänzt man bei der Zellbezeichnung noch das Dollarzeichen. Dieses muss bei kompletter Sperrung bei Spalte und Zeile ergänzt werden. Abbildung 29: Zeilenbezug ist gesperrt Beispiel: Zellbezug komplett gesperrt alte Zellbezeichnung: A1 neue Zellbezeichnung: $A$1 Bei Sperrung der Spalte wird auch nur diese mit einem Dollarzeichen ergänzt. Die Zeilennummer könnte sich jetzt also noch ändern, die Spaltenbezeichnung A aber nicht mehr. Hier sieht man, dass bei komplett gesperrtem Zellbezug, die Formel nach rechts und nach unten gezogen werden kann. Während bei der nicht gesperrten Zelle C6 entweder Spaltenbezeichnung oder Zeilennummer automatisch angepasst werden, ändert sich bei dem gesperrten Zellbezug C3 nichts. neue Zellbezeichnung: $A1 Bei Sperrung der Zeile wird dementsprechend auch nur diese mit einem Dollarzeichen ergänzt. Hier könnte sich also die Spaltenbezeichnung noch ändern, die Zeilennummer 1 aber nicht mehr. Abbildung 30: Zellbezug ist komplett gesperrt neue Zellbezeichnung: A$1 Beispiel: Zeilenbezug gesperrt Auf den nachfolgenden Screenshots sieht man, dass sich der Bezug auf die Zelle B5 nicht ändert, da die Zeilennummer 5 gesperrt wurde. Bei C5 kann sich die Zahl beim Ziehen der Formel nach unten aber ändern, was auch passiert. Abbildung 31: nach rechts: Keine Änderung bei C3 Abbildung 28: Zeilenbezug ist gesperrt Abbildung 32: nach unten: Keine Änderung bei C3

12 Blender 12 Teil III Diagramme Diagramme zu erstellen, ist eine relativ einfache Sache. Als erstes markiert man die Daten, die in einem Diagramm erscheinen sollen und klickt anschließend im oberen Bereich auf den Button Diagramm. Danach wählt man noch die Art den Diagramms aus und ist danach häufig schon fertig. Wenn notwendig sind jetzt noch optische Korrekturen möglich. Alle Diagramme vorzustellen, würde hier den Rahmen sprengen. Die grundsätzliche Anwendung wird hier lediglich an ein paar Beispielen gezeigt. Abbildung 33: Button Diagramm XY-Diagramm Gerade Für ein XY-Diagramm sind zwei Wertereihen notwendig. Diese markiert man und wählt wieder den Button Diagramm. dass Strom und Spannung sich proportional verhalten. Vereinfacht bedeutet das, dass wenn sich der Strom ändert, sich auch die Spannung ändern muss und umgekehrt. Daraus ergibt sich bei einem XY-Diagramm als Kennlinie immer eine Gerade. Schaut man sich die Kennlinie des Diagramms einmal näher an, so sieht die Gerade nicht wirklich gerade aus. Das kommt daher, dass es bei den unterschiedlichen Messungen einer Messreihe durchaus Abweichungen geben kann. Abbildung 34: Daten liegen in Spalten vor Nach Linksklick auf den Button erscheint schon die Kennlinie und ein weiteres Fenster ermöglicht die Wahl des XY-Diagramms. Es ist später übrigens problemlos möglich, die Darstellung wieder zu ändern. Abbildung 35: Art des XY-Diagramms wählen Die Daten, welche hier vorliegen, sind aus einer Messreihe von einem Ohmschen Widerstand entnommen. Das besondere bei diesem Widerstand ist, Abbildung 36: ungerade Gerade In der alten Art, also mit Zettel und Stift würden wir jetzt eine Gerade wählen, die möglichst mittig durch die meisten unserer Messpunkte geht. Eine solche Funktion bietet auch die Tabellenkalkulation an. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger über das Diagramm auf die Kennlinie. Der Mauszeiger sollte dann von Handsymbol zu einem Pfeilsymbol wechseln. Wenn dem so ist, machen Sie einen Rechtsklick und wählen in dem Kontextmenü den Menüpunkt Trendlinie einfügen.

13 Blender 13 Bevor Sie an der Kennlinie oder an dem Diagramm Änderungen durchführen können, müssen Sie das Diagramm in den Bearbeitungsmodus schalten. Dazu machen Sie einen doppelten Linksklick auf das Diagramm. Sie erkennen den Bearbeitungsmodus an dem kleinen grauen Rand, der in dem Moment erscheint. Außerdem ändert sich oben Ihre Buttonleiste deutlich sichtbar. Abbildung 40: Trendlinie Abbildung 37: Kontextmenü der Kennlinie Eigentlich wäre es jetzt schöner, wenn die ursprüngliche Kennlinie nicht mehr als Kennlinie, sondern nur noch als Messpunkte erscheint und sich die Trendlinie damit deutlicher in den Vordergrund tritt. Um das zu erreichen, brauchen wir lediglich die Art des XY-Diagramms anpassen. Dazu machen wir wieder einen Rechtsklick auf die Kennlinie und wählen im Kontextmenü den Menüpunkt Diagrammtyp. Wenn Sie genau hingucken, sehen Sie jetzt eine feine Linie, die sich durch die vorhandene Kennlinie zieht. Außerdem ist ein Menü aufgetaucht, in dem Sie noch ein paar Einstellungen zur Trendlinie vornehmen können, zum Beispiel die Farbe oder Dicke der Linie anpassen. Abbildung 41: Diagramm anpassen Das erscheinende Menü sollte Ihnen ja bekannt vorkommen. Wählen Sie hier einfach den Diagrammtyp Nur Punkte. Abbildung 38: Menü Trendlinie Abbildung 42: Diagrammtyp wechseln Abbildung 39: Menü Trendlinie Sollten Sie Probleme haben, die Kennlinie mit der Maus zu treffen, so können Sie diese auch oben in der Menüleiste in einem Pull-Down-Menü auswählen. Um danach in die Eigenschaften zu kommen, machen Sie einfach einen Linksklick auf den Button, welcher sich direkt rechts neben dem Menü befindet. Über dieses Pull-Down-Menü können Sie auf jeden Teil des Diagramms zugreifen. So sind die Eigenschaften immer schnell erreichbar und Anpassungen ohne Probleme möglich.

14 Blender 14 Abbildung 43: Pull-Down-Menü für Diagrammteile Was uns jetzt noch fehlt, ist die Achsenbeschriftung und ein Titel für das Diagramm. Auch das ist kein Problem. Rufen Sie per Rechtsklick auf das Diagramm wieder das bekannte Kontextmenü auf und wählen hier den Menüpunkt Titel einfügen. In dem erscheinenden Fenster können Sie jetzt alle notwendigen Angaben machen. Kurve Hat man es mit einem Kurvenverlauf zu tun, so funktioniert das obige Vorgehen, welches bei der Geraden beschrieben wurde, auch hier. Man gibt also wieder seine Werte ein, markiert diese und ruft wieder, per Linksklick auf den Button Diagramm, das Fenster mit der Auswahl der verschiedenen Diagramme auf. Auch hier wählt man für das XY-Diagramm wieder den Diagrammtyp Nur Punkte. Als Linientyp kann man jetzt, statt Gerade, auch Kurve einstellen. In diesem Beispiel hat es jedoch keinen Einfluss. Abbildung 46: Art des XY-Diagramms wählen Abbildung 44: Titel eingeben Als letzte Aktion wollen wir noch die rechts stehende Legende entfernen, da diese in diesem Fall lediglich verwirrende Angaben liefert. Auch hier hilft wieder das bekannte Kontextmenü und der Menüpunkt Legende löschen. Falls Sie die Legende später doch wieder benötigen, so können Sie diese ebenfalls über dieses Kontextmenü wieder einblenden. Am Ende sollte unsere Diagramm wie nachfolgend aussehen. Als nächstes folgt wieder das Einfügen der Trendlinie. Als per Rechtklick auf einen der Punkte wieder das Kontextmenü aufrufen und dort Trendlinie per Linksklick wählen. In dem erscheinenden Fenster wechseln wir jetzt auf den Reiter Typ. Aktuell ist als Regressionstyp Linear ausgewählt, was bei einem Kurvenverlauf aber nicht passt. Welcher Regressionstyp bei einem Kurvenverlauf eines Diagramms der Richtige ist, muss häufig einfach ausprobiert werden. In unserem Fall passt Potenziell. Die Trendlinie verläuft gut sichtbar zwischen den Punkten, so wie man die Kurve mit einem Kurvenlineal wahrscheinlich auch zeichnen würde. Abbildung 47: Menü Trendlinie Abbildung 45: fertiges XY-Diagramm

15 Blender 15 Sucht man in der Suchmaschine seiner Wahl nach dem Thema Trendlinien, so findet man schnell ein paar Tipps, welcher Regressionstyp häufig bei einem bestimmten Kurvenverlauf passend ist. Aber auch hier wird häufig ausprobieren empfohlen. Mit der Zeit findet man durch Erfahrung recht schnell den richtigen Typ. Das fertige XY-Diagramm mit Trendlinie könnte dann wie nachfolgend aussehen. Abbildung 48: fertiges XY-Diagramm andere Diagramme Neben dem schon vorgestelltem XY-Diagramm, benötigt man häufig noch einfache Säulen-, Balkenoder Kreisdiagramme. Alle drei eigenen sich gut, um Verhältnisse zu visualisieren. Auch hier ähnelt das Vorgehen zur Erstellung eines Diagramms, wieder dem des XY-Diagramms. Wir geben also zuerst wieder unsere Daten ein. Hier als Beispiel die Wahlergebnisse der Bundestagswahl von Abbildung 51: einfaches Kreisdiagramm Abbildung 49: Daten liegen in Spalten vor Jetzt markiert man wieder die Daten, in diesem Fall, damit die Legende gleich korrekt dargestellt wird, die Parteien und die Wahlergebnisse. Danach erfolgt wieder der Linksklick auf den Button Diagramm und die Wahl der gewünschten Darstellung. Im nachfolgenden ein paar Beispiele. Wie auch beim XY-Diagramm lassen sich jetzt fast alle Bereiche des Diagramms in ihrer Formatierung anpassen. Am Ende könnte man ein solches Diagramm wie folgt darstellen. Abbildung 50: einfaches Säulendiagramm Abbildung 52: fertiges 3D-Säulendiagramm

16 Blender 16 Teil IV Fortgeschrittene Möglichkeiten Funktionen in Zellen In Zellen kann man nicht nur Berechnungen durchführen. Es ist auch möglich, diesen Funktionen zuzuweisen, die dann Inhalte auswerten und das Ergebnis dann in die Zelle schreiben. Ein paar Möglichkeiten werden im Folgenden an Beispielen vorgestellt. aktuelles Datum Will man sich einen Kalender erstellen, so benötigt man häufig das aktuelle Datum, zum Beispiel, um dieses in einer extra Zelle anzeigen zu lassen oder für Berechnungen, wie viele der Tage der Monat noch hat. Mit den Funktionen HEUTE und JETZT gibt es mehrere Möglichkeiten, an das aktuelle Datum heranzukommen. Wie man sieht, werden Funktionen innerhalb einer Zelle, auch mit einem Gleichheitszeichen eingeleitet. Später bei den bedingten Formatierungen (siehe 19) wird dieses bei Benutzung einer Funktion nicht mehr benötigt. Die Ausgabe obiger Funktionen hängt auch hier wieder von der Zellformatierung, also den Eigenschaften der Zelle ab (siehe 6). Wählen wir nur die Ansicht für ein einfaches Datum, zeigt sich der Unterschied der beiden Funktionen noch nicht. letzter Tag eines Monat Um zum Beispiel die Anzahl der Tage bis Monatsende zu berechnen, benötigen wir zuerst den letzten Tag des laufenden Monats. Da dieser sich im Februar, je nachdem, ob man ein Schaltjahr hat oder nicht, ändern kann, ist es sinnvoll, hier eine Funktion einzusetzen, die den letzten Tag automatisch ermittelt. Die Funktion MONATSENDE macht genau das, was wir benötigen. Die Funktion möchte immer zwei Werte wissen. Einmal ein Datum und einmal eine Zahl, die beschreibt, auf welchen Monat vor oder nach dem Datum man sich bezieht. Die Zahl sagt sagt genau, wie viele Monate vor oder zurück der Computer das vorliegende Datum berechnen soll. Haben wir, wie im abgebildeten Beispiel, den als Vorgabedatum und geben als Zahl eine 0 an, so meinen wir genau diesen Monat, also den Februar. =MONATSENDE(HEUTE();0) Abbildung 55: letzter Tag des Monats Würde man eine 3 eingeben, so würde er vom Februar ausgehend, drei Monate in die Zukunft gehen. Abbildung 53: Formatierung - nur Datum =MONATSENDE(HEUTE();3) Ändert man die Formatierung der Zelle so ab, dass das Datum mit der Uhrzeit angezeigt wird, so zeigt sich der Unterschied der beiden Funktionen. Diesen sollte man kennen, weil es bei manchen zusammengebauten Funktionen und Formeln zu Problemen führen kann (siehe 22). Die Funktion HEUTE liefert mit das aktuelle Datum, aber eigentlich keine Uhrzeit. Als Uhrzeit wird daher 00:00 Uhr eingetragen. JETZT liefert mir im Moment der Ausführung das aktuelle Datum in die in dem Moment gültige Zeit. Abbildung 54: Formatierung - nur Datum Abbildung 56: drei Monate in die Zukunft komplexe Funktionen Hier mal ein Beispiel, für eine komplexe Funktion, welche aus sich aus verschiedenen Funktionen zusammensetzt. Grundidee ist, dass wir eine Liste mit Ereignissen und Terminen haben. Wenn auf den aktuellen Tag

17 Blender 17 eines dieser Ereignisse fällt, soll der Name des Ereignisses angezeigt werden. Ansonsten soll dort einfach "Heute ist nichts besonderes" stehen. Um uns die Arbeit zu erleichtern, vergeben wir wieder Namen für die Spalten und Bereiche. Diese Namen können dann in den Funktionen wieder direkt benutzt werden. Ändern wir jetzt das Datum in der Terminliste einmal ab, so dass nichts mehr gefunden werden kann, sehen wir auch, was in dem Fall, also wenn kein Treffer vorliegt, ausgegeben wird. Abbildung 59: Name korrekt zurückgegeben Abbildung 57: Namen vergeben Als erstes müssen wir herausfinden ob der aktuelle Tag in der Liste steht. Dazu gibt es eine Funktion VERGLEICH. Die Funktion benötigt einen Wert und einen Bereich, mit dem der Wert verglichen werden kann. Außerdem müssen wir noch das Verhalten bei einem Treffer angeben, also ob zum Beispiel weiter gesucht werden soll oder nicht. =VERGLEICH(HEUTE();Termine;0) Wenn wir die Funktion ausführen, stellen wir fest, dass sie uns die Nummer der Zeile zurück gibt. Wenn wir davon ausgehen, dass wir den haben, würde also die Zahl 3 als Ergebnis in der Zelle stehen, weil dort das Datum gefunden wurde. Was wir aber wollen, ist der Name des Termine und nicht nur die Nummer der Zeile. Für diesen Zweck gibt es eine Funktion SVER- WEIS, welche ähnlich arbeitet, wie die Funktion VERGLEICH. Diese Funktion benötigt noch eine zusätzliche Angabe und zwar die Spaltennummer, in der der Rückgabewert steht. Also aufpassen, normalerweise haben die Spalten ja Buchstaben als Bezeichnung. Hier werden aber Nummern verlangt. Die erste Spalte, also die Spalte A hat also die Nummer 1. Außerdem muss hier nicht nur die Spalte mit den Terminen, also wo nur die Daten stehen, als Suchbereich angegeben werden, sondern der gesamte Bereich, in dem gesucht wird und in dem die Ergebnisse stehen. Dabei wird immer in der ersten Spalte des Bereichs gesucht und der Wert einer der anderen, weiter rechts stehenden Spalten, wie angegeben, zurückgegeben. Die Ausgabe #NV ist nun nicht besonders schön, daher wollen wir in einem solchen Fall, wie oben schon angesprochen, eine Textausgabe erzeugen. Jetzt wird es etwas komplizierter, weil wir nun zwei Fälle betrachten müssen, in einem Fall wird etwas gefunden und in dem anderen Fall nicht. Für solche Situationen gibt es eine Funktion WENN. Diese Funktion braucht nur einen Wert. Dieser Wert ist im Prinzip WAHR oder FALSCH und wird normalerweise von einer anderen Funktion geliefert. Das sieht vereinfacht dann wie folgt aus. WENN ( Bedingung: ist X=Y? ; wenn WAHR dann folgender Text ; wenn FALSCH dann folgender Text ) WAHR bedeutet also, die Bedingung trifft zu und FALSCH demnach das Gegenteil. Wir müssen uns also überlegen, ob es eine Funktion gibt, die immer, wenn ein Datum gefunden wird, uns ein WAHR zurück gibt und ansonsten ein FALSCH. Natürlich gibt es auch wieder eine solche Funktion. Die Funktion ISTFEHLER kann überprüfen, ob eine Bedingung zutrifft oder nicht und liefert uns die gewünschten Werte zurück. Wir packen also unsere funktionierende Funktion SVERWEIS in die Funktion ISTFEHLER und schauen uns einmal das Ergebnis an. =ISTFEHLER(SVERWEIS(HEUTE(); Pruefbereich;2;0)) Da das Ergebnis ja WAHR oder FALSCH sein soll, müssen wir vorher noch die Formatierung der Zelle anpassen, da die Ausgabe sonst wahrscheinlich irritieren wird. =SVERWEIS(HEUTE();Pruefbereich;2;0) Abbildung 58: Name korrekt zurückgegeben Abbildung 60: Umstellung aus Wahrheitswert

18 Blender 18 Abbildung 61: ISTFEHLER bei Termin Wir bekommen also bei vorhandenem Datum ein FALSCH. Testen wir also auch noch einmal, wenn kein Datum gefunden wird. Abbildung 62: ISTFEHLER bei fehlendem Termin Wir stellen fest, dass hier ein WAHR geliefert wird. Wir stellen also fest, dass wenn die Bedingung zutrifft, er uns ein FALSCH liefert und ansonsten ein WAHR. Das mag verwirren, aber mit dieser Kenntnis können wir trotzdem die Funktion WENN benutzen. Wir müssen lediglich die letzten beiden Angaben tauschen. WENN ( ISTFEHLER(SVERWEIS(...)) ; "Heute ist nichts besonderes" ; SVERWEIS(...) ) Abbildung 63: die gesamte Funktion Testen wir wieder mit einem vorhandenem Datum in der Terminliste. Abbildung 64: Test mit Termin Wie erwartet, bekommen wir den Namen des Termins ausgegeben. Also noch ein Test, der kein passendes Datum in der Terminliste findet. Abbildung 65: Test mit fehlendem Termin Jetzt wird der vorgegebene Text ausgegeben. Also funktioniert jetzt alles. Wir haben hier jetzt also 4 verschiedene Funktionen miteinander kombiniert. Geht man schrittweise an so etwas heran, dann sind auch solche Dinge zu schaffen.

19 Blender 19 Bedingte Formatierungen Eine sehr nützliche Fähigkeit in der Tabellenkalkulation ist die bedingte Formatierung. Hier lassen sich Regeln festlegen, auf die einzelne Zellen oder ganze Zellbereiche reagieren. An ein paar Beispielen soll der Umgang mit den bedingten Formatierungen gezeigt werden. Um die bedingte Formatierung aufzurufen, klickt man einfach auf den Button Bedingte Formatierung im oberen Bereich der Oberfläche. eingefärbt werden und die andere Zelle müsste ihre Farbe verlieren. Abbildung 69: Zusatztest mit anderer Zahl Jetzt zeigt sich, dass wir doch noch ein Problem haben. Gucken wir uns dazu noch einmal die Funktion in der bedingten Formatierung genauer an. Abbildung 66: Button Bedingte Formatierung größte Zahl hervorheben In einem Zellbereich soll immer die größte Zahl automatisch mit einem farbigen Hintergrund versehen werden. Zuerst markiert man den Bereich, auf welchen man die bedingte Formatierung anwenden möchte und ruft diese dann auf. Wir nutzen hier die eingebaute Funktion, die die größte Zahl heraussuchen kann und vergleichen diese dann einfach mit einer Zelle. Da wir einen Wertevergleich durchführen wollen, benötigen wir die bedingte Formatierung Zellwert ist. MAX(A1:D4) Wir kennen ja schon das Verhalten der Tabellenkalkulation, wenn wir Zahlenreihen oder Formelreihen ziehen. Werte, die nicht durch ein Dollarzeichen gesperrt wurden, werden automatisch angepasst. Mit diesen Wissen betrachten wir einmal, wie die bedingte Formatierung hier abgearbeitet wird. Wenn die Zelle A1 mit dem Bereich vergleichen wird, um herauszufinden, ob sie die größte Zahl enthält, so geht der Bereich von A1 bis D4. Wird jetzt festgestellt, dass die Zelle den größten Wert enthält, wird diese farblich hinterlegt, ansonsten passiert nichts. Da jede Zelle einmal abgearbeitet werden muss, wechselt die Funktion für den Vergleich jetzt zur nächsten Zelle, also A2. Dadurch verschiebt sich aber auch der zu vergleichende Bereich auf A2 bis E4, weil jeder Wert in Richtung der Verschiebung immer angehoben bzw. abgesenkt wird. Wird jetzt festgestellt, dass diese Zelle den größten Wert enthält, wird diese farblich hinterlegt, ansonsten passiert wieder nichts. Im folgenden wird für die beiden farbig hinterlegten Zellen jeweils der vergleichende Bereich (rot hinterlegt) gezeigt. Man sieht sehr gut, wie sich der Bereich verschoben hat. Abbildung 67: Zellvergleich mit Funktionswert Abbildung 70: Vergleich mit Zelle B2 Betrachten wir einmal das Ergebnis. Danach sieht alles korrekt aus. Abbildung 71: Vergleich mit Zelle D4 Abbildung 68: Ergebnis der bedingten Formatierung Zur Sicherheit geben wir in einem anderen Feld eine Zahl ein, die größer als die bisher größte Zahl ist. Wenn alles funktioniert, müsste diese Zelle jetzt Man sieht, dass in beiden Fällen die Zelle mit dem zu vergleichenden Bereich die größte Zahl enthält und damit farbig hinterlegt wird. Die Funktion funktioniert also, wenn auch nicht so, wie wir es wollten. Die Lösung ist aber ja schon bekannt, die Verschiebung des Bereiches, mit dem verglichen werden soll,

20 Blender 20 muss verhindert werden, wir müssen den Anfang und das Ende des Bereichs also sperren. Dazu markieren wir erneut unseren Bereich und rufen wieder unsere bedingte Formatierung auf, um dort die Funktion anzupassen. Wir benötigen daher hier die bedingte Formatierung Formel ist. Abbildung 72: Zellbereich sperren Die Funktion lautet jetzt also MAX($A$1:$D$4) Abbildung 75: Zellvergleich auf Wochentag Das Ergebnis sieht jetzt wie nachfolgend aus. Gucken wir uns jetzt wieder das Ergebnis an, so scheint es wieder zu funktionieren. Abbildung 73: Vergleich nach Änderung Auch hier sollten wir wieder eine andere Zelle zum Testen verändern. Wir sehen, dass der farbige Bereich wechselt, jetzt also alles korrekt funktioniert. Abbildung 76: Ergebnis der bedingten Formatierung Die Formel Abbildung 74: Test mit anderer Zelle WOCHENTAG(A1)=1 Wochenende hervorheben In einem Zellbereich sollen die Samstage und Sonntage automatisch mit einem farbigen Hintergrund versehen werden. Zuerst markiert man wieder den Bereich, auf welchen man die bedingte Formatierung anwenden möchte und ruft diese dann auf. Wir nutzen hier die eingebaute Funktion, die Daten auf einen bestimmten Wochentag hin untersucht. Da wir hier eine Funktion benutzen, die mit einem Wert verglichen werden muss, gilt dieses als Formel. Diese liefert uns im Prinzip ein Richtig oder Falsch zurück. 3 Wikipedia - Sonntag - mag irritieren, da hier der Sonntag farbig hinterlegt wurde, aber ohne weitere Angabe geht die Funktion WOCHENTAG davon aus, dass der erste Tag der Woche eben ein Sonntag ist, wie es kulturhistorisch 3 üblich war und in manchen Ländern nach wie vor ist. Wenn wir jetzt auch noch den Samstag einfärben wollen, so müssen wir also den Wochentag 7 für den Vergleich in der Funktion nutzen. Wir markieren also wieder den Bereich und rufen erneut die bedingte Formatierung auf. Dort erzeugen wir dann eine neue Bedingung.

21 Blender 21 Abbildung 77: Ergänzung der Bedingung Wie erwartet, funktioniert diese zweite Bedingung ebenfalls. Abbildung 78: Ergebnis der Ergänzung Abbildung 79: Termineliste mit Namen versehen Jetzt markiert man wieder den Bereich, auf welchen man die bedingte Formatierung anwenden möchte und ruft diese dann auf. Wir nutzen hier die eingebaute Funktion, die einen Vergleich durchführen kann. Die Funktion benötigt immer eine Zelle, den Vergleichsbereich und die Information, wie die Suche durchgeführt werden soll. Mehr Informationen über die Funktion VER- GLEICH finden Sie in der Hilfe von LibreOffice. Da es sich hier wieder um eine Funktion handelt, die im Prinzip Richtig oder Falsch zurückliefert, benötigen wir auch hier wieder die bedingte Formatierung Formel ist. Möchte man nur eine Formel benutzen, so kann man verschiedene Möglichkeiten wählen. Zum einen können wir dem System mitteilen, dass wir Typ 2 benutzen wollen, was bedeutet, dass jetzt der Montag der 1. Wochentag ist. Dadurch können wir die Formel etwas vereinfachen. WOCHENTAG(A1;2)>5 Eine andere Möglichkeit ist der zusätzliche Einsatz der Funktion ODER. Hier wird, wie es der Name schon vermuten lässt, eine Richtig zurück gegeben, wenn entweder die eine oder die andere Bedingung korrekt ist. ODER(WOCHENTAG(A1)=1;WOCHENTAG(A1)=7) Abbildung 80: Zellvergleich mit Liste Die Formel VERGLEICH(A1;termine;0) liefert hier auch sofort das korrekte Ergebnis. besondere Tage hervorheben In einem Zellbereich sollen bestimmte Tage, die sich in einer Liste auf einem separaten Tabellenblatt befinden, automatisch mit einem farbigen Hintergrund versehen werden. Bevor wir die bedingte Formatierung erstellen, sollten wir uns das Leben etwas leichter machen und den Bereich mit den besonderen Tagen, mit einem Namen versehen (siehe Seite 10). Abbildung 81: Ergebnis der bedingten Formatierung

22 Blender 22 vergangene Tage hervorheben In einem Zellbereich sollen alle Tage, die in der Vergangenheit liegen, automatisch mit einem farbigen Hintergrund versehen werden. Auch hier markieren wir wieder unseren Bereich und erstellen die bedingte Formatierung. Wir nutzen hier wieder einen einfachen Zellvergleich, so dass hier wieder die bedingte Formatierung Zellwert ist gewählt werden muss. Zum Vergleichen benutzen wir hier die Funktion HEUTE. Dieser liefert uns immer das aktuelle Datum. In der Tabellenkalkulation gibt es mit der Funktion JETZT noch eine weitere Möglichkeit, das aktuelle Datum geliefert zu bekommen. Diese Funktion liefert allerdings nicht nur das aktuelle Datum, sondern auch die aktuelle Uhrzeit. Das mag im ersten Moment unproblematisch wirken, führt aber bei der Benutzung zu dem Fehler, dass auch der aktuelle Tag damit schon in der Vergangenheit liegt, weil dort, wenn man keine Uhrzeit eingegeben hat, immer der Beginn des Tages (00:00 Uhr) als Uhrzeit steht. Abbildung 84: Bedingung mit Funktion JETZT Abbildung 82: Zellvergleich auf vergangene tage Wenn wir davon ausgehen, dass heute der ist, funktioniert die Bedingung auch. Abbildung 85: fehlerhaftes Ergebnis Abbildung 83: Ergebnis der bedingten Formatierung