Über die Prüfung und Kontrolle die Leistung stetig verbessern

Transkript

1 Beitrag aus der Fachzeitschrift innovative VERWALTUNG, Ausgabe 9/ Gabler Verlag/Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, Deutschland Über die Prüfung und Kontrolle die Leistung stetig verbessern 30 Jahre Interne Revision in der österreichischen Bundesverwaltung Vor 30 Jahren wurde in der österreichischen Bundesverwaltung die Interne Revision installiert. Natürlich gehören Prüfungs- und Kontrollfunktionen zu den Hauptaufgaben der Revisoren. Dahinter steht jedoch die Zielsetzung, über ein vertrauensvolles Zusammenarbeiten auch die Leistungen der österreichischen Bundesverwaltungen zu verbessern. Ausschlaggebend für die Gründung einer internen Revision in der österreichischen Bundesverwaltung waren im Jahr 1980 Unregelmäßigkeiten beim Neubau des Allgemeinen Krankenhauses in Wien in einer noch nie dagewesenen Größenordnung, die dazu führten, dass der damalige Bundeskanzler Dr. Bruno Kreisky vor genau 30 Jahren den Auftrag erteilte, in der österreichischen Bundesverwaltung die Kontrolle und Revision zu implementieren. Der Ministerratsbeschluss betreffend einer Neuordnung der (Innen) Kontrolle in der Bundesverwaltung vom 15. September 1981 enthielt ausdrücklich den Auftrag zur Kontrolle und Revision. Der Verfassungsdienst des Bundeskanzleramtes hatte Überlegungen angestellt, in welcher Weise die innere Kontrolle in der Bundesverwaltung und zwar nicht nur auf dem Gebiet des Vergabewesens verbessert werden könnte. Ziel war die Schaffung eines umfassenden und effizienten Kontrollsystems, um zu einer Verbesserung der Leistungsfähigkeit der Bundesverwaltung und zur Verhinderung von Unzulänglichkeiten bei der Besorgung der Verwaltungsaufgaben beizutragen. Das Konzept für die Neuordnung der (Innen)Kontrolle in der österreichischen Bundesverwaltung sah in seiner Grundüberlegung vor, in den Bundesministerien soweit dies nicht bereits geschehen war Einrichtungen zur inneren Revision in der Verwaltung zur Sicherstellung einer gesetzmäßigen Vollziehung und einer sparsamen und zweckmäßigen Gebarung zu schaffen. Diese Organisationseinheit sollte in der Präsidialsektion jedes Bundesministeriums als Abteilung für innere Revision (Revisionsabteilung) eingerichtet oder es sollte eine dort bestehende Organisationseinheit zu einer solchen Revisionsabteilung bestimmt werden. Obwohl eine Abteilung für innere Revision nach dem klassischen betriebswirtschaftlichen Revisionsmodell als Stabsstelle eingerichtet hätte werden können, wurde entschieden, dass die Abteilungen für innere Revision in den Präsidialsektionen der Bundesministerien implementiert werden sollten. Für die Wahl dieser Art der aufbauorganisatorischen Eingliederung in die Ressorts waren folgende Überlegungen maßgebend: Der Ressortleitung kann nicht zugemutet werden, alle Funktionen eines direkten Vorgesetzten der Revisionsabteilung wahrzunehmen, vor allem nicht die der Dienstaufsicht. Die Ressortleitung genehmigt den Jahresrevisionsplan, und sie ist auch Adressatin der Revisionsberichte. Die Leitung der Präsidialsektion eignet sich durch ihre umfassenden Detailkenntnisse und Einflussmöglichkeiten im gesamten Ressort ganz besonders als direkter Vorgesetzter der Abteilung für die innere Revision, und zwar sowohl in Bezug auf die Dienstaufsicht als auch auf die Fachaufsicht. Obwohl sich die Revisionsabteilung in einer Linienorganisation befindet, ist die Kontinuität ihrer Arbeit auch bei einem Wechsel der Person des Ressortleiters

2 gewährleistet, während dies bei einer direkten Unterstellung unter die Ressortleitung nicht unbedingt der Fall wäre. Soweit die drei damals wichtigsten Argumente für eine direkte organisatorische Eingliederung der Internen Revision in die Präsidialsektionen der Ministerien. Heute, nach 30 Jahren, wird nicht nur durch den österreichischen Rechnungshof überwiegend die Meinung vertreten, dass die Interne Revision in Ressortleitungsnähe angesiedelt sein sollte. Tatsächlich gibt es zurzeit einige Revisionsabteilungen in Ministerien, die sich in Ministernähe befinden. Neben der Ausarbeitung eines Konzepts für die Neuordnung der (Innen-) Kontrolle in der österreichischen Bundesverwaltung erstellte der Verfassungsdienst des Bundeskanzleramtes auch die Rahmenbedingungen für die Revisionsabteilungen in Form einer Musterrevisionsordnung, um eine Grundlage für die von den einzelnen Ressortleitern zu erlassenden Revisionsordnungen zu schaffen. Mit dem Inkrafttreten einer Revisionsordnung (in vielen Ressorts auch Kontroll- und Revisionsordnung) erlangte der Auftrag zur Kontrolle ressortinterne Verbindlichkeit. Entwicklung der Prüfungsaktivitäten Der wichtigste Aspekt bei Prüfungen der Internen Revision seit ihrem Bestehen war die Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit der Abläufe, wobei die geltenden Normen der Maßstab waren und im Falle von Normabweichungen die erforderlichen Maßnahmen zur Heranführung des Ist-Zustandes an den Soll-Zustand (Norm-Zustand) zu treffen waren. Überdies wurden auch Systemprüfungen durchgeführt, um im Laufe der Zeit entstandene strukturelle Schwachstellen zu ermitteln, die mit dem Wirtschaftlichkeits- und Zweckmäßigkeitsgebot in Widerspruch standen. In der letzten Dekade des 20. Jahrhunderts änderte sich der Personaleinsatz für Ordnungsmäßigkeits- und Systemprüfungen nicht wesentlich. Erst ab 2001 rückten neben diesen bereits erwähnten Prüfungsformen auch Auslastungsprüfungen und Management-Audits in den Vordergrund, wobei auf eine Risikoidentifizierung in der Verwaltungsstruktur und in den Verwaltungsabläufen besonderes Augenmerk gerichtet wurde. Die Grafik zeigt die heutigen Schwerpunkte der Prüfungswahrnehmung im Bundeskanzleramt in Wien. Durch das Inkrafttreten der zweiten Etappe der Haushaltsrechtsreform des Bundes in Österreich ab 2013 wird eine Budgetstruktur geschaffen, die mehr Transparenz und Flexibilität ermöglicht. Die Kameralistik wird durch ein kaufmännisches Rechnungswesen ersetzt. Somit

3 wird auch die Wirkungsorientierung ein zentrales Reformthema der österreichischen Verwaltungsmodernisierung darstellen. Dabei wird die Rolle der Internen Revision insofern an Bedeutung gewinnen, als sich neue wesentliche Prüffelder ergeben. Aus- und Fortbildung entscheidend Die Notwendigkeit, komplexe Anforderungen mit weniger Ressourcen zu bewältigen, führte in der öffentlichen Verwaltung in Österreich zu Veränderungen in den Managementstrukturen, die einer vielfältigen internen Kontrolle bedürfen. Die fundamentale Herausforderung für die Interne Revision wird sein, sich den Veränderungen des Systems anzupassen, in dem Führungskräfte nicht mehr nur für die Gesetzmäßigkeit ihres Handelns verantwortlich sein werden, sondern in dem ihnen auch die Verantwortung für das Erreichen von Handlungszielen übertragen wird. Daher ist es wichtig, dass die mit Prüfungstätigkeiten befassten Personen einerseits die Verbindung von wissenschaftlichen Erkenntnissen mit praktischer Anwendung in der Prüfungstätigkeit herstellen und sich andererseits mit internationalen Prüfungs- und Rechnungsstandards auseinandersetzen. Seit dem Jahr 2004 wurde die ressortübergreifende Koordination der Revisionseinrichtungen durch die Interne Revision des Bundeskanzleramtes ausgeübt und ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch initiiert. Einmal pro Quartal werden Erfahrungsaustauschtreffen und im Herbst jeden Jahres eine Jahrestagung der Internen Revision veranstaltet. Als Veranstaltungsort wurde durch den Leiter des Präsidiums im Bundeskanzleramt, Sektionschef Dr. Manfred Matzka, Schloß Laudon am westlichen Stadtrand von Wien gewählt, wo ab dem Jahr 2004 die Treffen stattfanden (Themen siehe Tabelle Seite 16). Um die Sichtweise und Kenntnisse zu erweitern, konnten für die Jahrestagung der Internen Revision in Wien u. a. auch Vortragende von folgenden ausländischen Institutionen gewonnen werden: Interne Revision des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit, Berlin Landesrechnungshof Nordrhein-Westfalen, Düsseldorf Landesrechnungshof Sachsen-Anhalt, Dessau-Roßlau Bundesrechnungshof, Bonn Eidgenössische Finanzkontrolle, Bern Generaldirektion Markt der Europäischen Kommission, Brüssel Interner Auditdienst, Brüssel Amt für Betrugsbekämpfung OLAF, Brüssel Europäischer Rechnungshof, Luxemburg Europäischer Gerichtshof, Luxemburg

4 Angeregt durch das positive Feedback auf die Themenvielfalt der bisherigen Jahrestagungen, werden seit dem Jahr 2007 die Vorträge der Tagung in einem Buch zusammengefasst und inhaltlich vertieft. Jahr 1. ERFA 2. ERFA 3. ERFA 4. ERFA Jahrestagung 2004 Die Interne Revision in einem ausgegliederten Rechtsträger Die Interne Revision und die Buchhaltungsagentur des Bundes Zukunft der Internen Revision im öffentlichen Bereich Die Interne Revision und das Leistungscontrolling Prüfungsverfahren im deutschsprachigen Raum ein Ländervergleich 2005 Die Interne Revision und das Vergabeverfahren Was ein Revisor zurzeit wissen sollte Die EUFinanzkontrolle Die Reorganisation der Internen Revision im Bundesministerium für Finanzen Serviceleistungen im Bund Interne Revision und übergreifende Projekte Herausforderungen an die öffentliche Finanzkontrolle in einem zunehmend komplexen Umfeld Entwicklungen in den Bundesländern 2006 Die Neuerungen des Bundesvergabegesetzes 2006 Theorie und Praxis der öffentlichen Auftragsvergabe Die Bundesbeschaffungsgesellschaft mit beschränkter Haftung (BBG) als Dienstleister der Bundesverwaltung mit ihrer Querschnittsfunktion Neue Herausforderungen für die Interne Revision Die Prüfung der Behindertengleichstellung Prüffelder, die den Tätigkeitsbereich von Kommissionen bzw. Senaten mit weisungsunabhängigen Mitgliedern tangieren können Korruption Abweichendes Verhalten eines Individuums 2007 Die Prüfung der Datensicherheit Warum Kenntnisse über Coaching und Mediation auch für einen Revisor wichtig sein können Das Prüfungsverfahren unter der Berücksichtigung des Datenschutzes Bedeutung der Kommunikationsprozesse in Prüfungsverfahren Inwieweit hat sich die Interne Revision auch mit Gruppenverhalten, insbesondere mit Mobbing zu befassen? Die Interne Revision als Wächter der Einhaltung der Vergabevorschriften 2008 Interne Revision an österreichischen Universitäten Prüfung und Bewertung von Prozessen Projektmanagement und Evaluation Aktuelle Prüfung des Rechnungshofes zur Internen Revision, Ausbildung zum MBA Public Auditing und FHLehrgang Public Management an der Verwaltungsakademie GenderMainstreaming Was können die Internen Revisionen in der Bundesverwaltung in Hinkunft tun, um einen nützlichen Beitrag zu leisten? Schwerpunkte bei der Prüfung des Personalmanagementsystems 2009 Warum Kenntnisse über Ziel und Zeitmanagement sowie Stressmanagement auch für Revisoren wichtig sein können Die Deliktrevision Schwerpunkte aus der Sicht des Büros für interne Angelegenheiten im Bundesministerium für Inneres Erfolgreiche Konfliktbewältigung Die Haushaltsrechtsreform Die Verwaltung im Umbruch, Auswirkungen auf die Internen Revisionen Die Prüfung des Förderungswesens 2010 FacilityManagement, Bundesbedienstetenschutz und Abfallwirtschaft Prüfung der Einhaltung gesetzlicher Regelungen Benchmarking Die neue Herausforderung Die Finanzmarktaufsicht (FMA) und ihre hinkünftige Ausrichtung Die Rolle der Internen Revision in einem ausgegliederten Rechtsträger und die Empfehlungen der FMA zur Internen Revision für den Finanzplatz Österreich ITRevision Prüfungsstandards aus der Sicht der internen und externen Kontrolle Risikoorientiertes Prüfen Erfolgreiches Aufspüren von Risikopotentialen 2011 Prüfung der Wirkungsorientierung und Stellung der Internen Revision Neueste Entwicklungen im Vergaberecht und wichtige Entscheidungen der Nachprüfungsbehörde

5 Ungeachtet der ständigen Veränderungen und der zukünftigen Neuerungen in der Verwaltung ist ein ganz wichtiger Aspekt der Tätigkeit der Internen Revision besonders hervorzuheben: psychologisches Einfühlungsvermögen und Verständnis für die Anforderungen und Probleme, welche der Arbeitsanfall und der Arbeitsablauf täglich an alle Organisationseinheiten in der öffentlichen Verwaltung stellen. Nur wenn es den Revisoren gelingt, eine Atmosphäre des Vertrauens in der Zusammenarbeit mit den zu prüfenden Personen zu bilden, wird ihre Arbeit für die Dienststellenleitung und für die Leitung der geprüften Organisationseinheiten gleichermaßen gedeihlich sein. Weitere Informationen zu den bereits erschienenen Publikationen finden Sie unter Autor: Mag. Karl Seyfried, Leiter der Revisionsabteilung im Bundeskanzleramt Wien und Koordinator aller Revisionseinrichtungen in der österreichischen Bundesverwaltung für die Durchführung regelmäßiger Erfahrungsaustauschtreffen innovative VERWALTUNG Fachzeitschrift für modernes Verwaltungsmanagement Weitere Informationen unter: iv-redaktion, Postfach 11 30, Worpswede, Deutschland, Tel. ++49/47 92/ , Internet: Gabler Verlag/Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, Deutschland