DSS Player Pro R5. Transcription Module. Bedienungshandbuch

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1 DSS Player Pro R5 Transcription Module Bedienungshandbuch

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG DSS Player Pro Systemkonfigurationen von DSS Player Pro Module und Hilfsprogramme Lizenzen Betriebsvoraussetzungen An das DSS Player Pro Transcription Module anschließbare Geräte Unterstützte Dateiformate Funktionalität des Transcription Module Marken und Urheberrechte Verwendung der Hilfe 19 2 GRUNDLAGEN VON DSS PLAYER PRO Diktatdateiname und Autoren-ID Prozess und Status Funktionen der Ordner Ordnerbeschreibungen Ordnerfunktionen Aufgabentypen und optionale Elemente Direktaufnahme Besitzerattribute Lokaler Modus und Netzwerkmodus Säubern Sprachkommentar Speichermodus und Composite-Modus Sichern Option zur Fehlerbehebung 36 3 EINFACHER BETRIEB Starten und Beenden des Transcription Module Starten und Beenden der Abschrift Herunterladen von Diktatdateien 41 2 / 187

3 3.3.1 Herunterladen aller Dateien Herunterladen von Dateien in bestimmte Ordner Herunterladen bestimmter Dateien Importieren von Dateien Kopieren oder Verschieben einer Diktatdatei Kopieren einer Datei in der Audio-Strukturansicht Verschieben einer Datei in der Audio-Strukturansicht Kopieren einer Datei an einen bestimmten Pfad Hochladen einer Diktatdatei zum Gerät Exportieren einer Datei Wiedergabe einer Diktatdatei Starten und Beenden der Wiedergabe Verschieben der Wiedergabeposition Anpassen der Wiedergabebedingungen Intro-Scan Einfügen einer Indexmarkierung Aufnahme einer Diktatdatei beenden Bearbeiten einer Diktatdatei Audioerfassung Konvertieren des Dateiformats Teilen einer Diktatdatei in zwei Dateien Zusammenfügen mehrerer Diktatdateien in eine Datei Ändern des Status einer Diktatdatei Senden einer Dokumentdatei per Automatische Übertragung per Manuelle Übertragung per Registrieren einer -Adresse Senden von Dokumentdateien per FTP Automatische Übertragung per FTP Manuelle Übertragung per FTP Verwalten von Dokumentdateien Hinzufügen eines verwalteten Dokumentdateityps Verknüpfen einer Dokumentdatei mit einer Diktatdatei Lösen einer Dokumentdatei von einer Diktatdatei Empfangen von Diktatdateien per Automatischer Empfang per Manueller Empfang per / 187

4 3.12 Empfangen von Diktatdateien per FTP Automatischer Empfang per FTP Manueller Empfang per FTP Stimmerkennung Einstellen der Stimmerkennungsbedingungen Durchführen der Stimmerkennung 77 4 VERWALTEN VON DATEIEN UND ORDNERN Bearbeiten eines Ordners in der Diktat-Ablage Erstellen eines Ordners Mounten eines Ordners Entfernen eines Ordners Umbenennen eines Ordners Bearbeiten der Eigenschaften von Diktat- und Dokumentdateien Bearbeiten in der Eigenschaftenansicht Direktbearbeitung Bearbeiten mit dem Dialogfeld [Aufgabendaten] Sichern einer heruntergeladenen Diktatdatei Entschlüsseln einer Diktatdatei Sortieren von Diktatdateien nach Autoren-ID Gemeinsame Verwendung einer Diktatdatei mit einem Autor Automatisches Löschen abgeschriebener Diktatdateien 91 5 ANPASSEN DES TRANSCRIPTION MODULE Anpassen des Arbeitsbereichs Anpassen der Inhaltslistenansicht Verschieben angezeigter Spalten Sortieren angezeigter Dateien Ändern der angezeigten Spalten in der Inhaltslistenansicht Filtern angezeigter Dateien Zuweisen von Funktionstasten 97 6 OPTIONSEINSTELLUNG FÜR BETRIEBSVORAUSSETZUNGEN Ordnerdesign Ordnereigenschaften Attribute Aktionen Arbeitsablauf / 187

5 6.2.1 Allgemein Download Importieren Auto-Klassifizierung Benachrichtigung Routing Stimmerkennung Abschrift Empfangen Auto-Sammlung Benutzereinstellungen Allgemein Tastatur Wiedergabesteuerung Abschriftleiste /FTP FTP Senden/Empfangen Proxy Gerät Aktualisieren PROBLEMBEHEBUNG Das System gibt keinen Ton aus Diktiergerät wird nicht erkannt Installieren in einen Netzwerkordner Sammeln von Informationen mit Log Tool (Analyseprotokoll) Aktualisieren ANHANG Namen und Funktionen der Bildschirmkomponenten Menülisten Menü [Datei] Menü [Ordner] Menü [Bearbeiten] Menü [Ansicht] Menü [Wiedergabe] / 187

6 8.2.6 Menü [Extras] Menü [Gerät] Menü [Hilfe] Dateieigenschaftenlisten Originaleinstellungen der Tastenbelegung Namen und Funktionen der Komponenten des Dialogfelds [Optionseinstellungen] KUNDENDIENSTKONTAKT GLOSSAR / 187

7 1 Einleitung Vielen Dank für den Kauf dieses Produkts. DSS Player Pro R5 ist ein Diktat-/Abschriftssystem, das Zuweisungen verschiedener Größenordnungen unterstützt, von einzelnen bis zu mehreren Benutzern. 7 / 187

8 1.1 DSS Player Pro DSS Player Pro R5 ist ein Diktat-/Abschriftssystem, das die Benutzung von einzelnen bis zu mehreren Benutzern ermöglicht. Es kann verwendet werden, um hoch komprimierte Audiodaten mit einem Diktiergerät der Olympus VoiceTrek-Serie (nachfolgend als "das Diktiergerät" bezeichnet) zu erfassen und ermöglicht die Echtzeitwiedergabe, die Bearbeitung und das Einfügen von Indexinformationen. DSS Player Pro R5 und das Diktiergerät unterstützen die Wiedergabe von DSS, einem internationalen Standard für die Audioaufnahme, des von Microsoft forcierten Formats WMA und von MP3. Mit angeschlossenen Peripheriegeräten wie einem Directrec oder einem Fußschalter bietet das System eine Fülle an Zusatzfunktionen, darunter direkte Audioaufnahme und ferngesteuerte Wiedergabe. Das Arbeitsgruppensystem unterstützt Citrix Presentation Server und ermöglicht das Verwenden dieses Produkts mit Citrix Presentation Server Clients. Außerdem unterstützt es Terminal Services, sodass dieses Produkt über Terminal Services mit dem DSS Terminal Service Client Driver verwendet werden kann. Neben den Funktionen der Release 4 bietet Release 5 die folgenden Funktionen: Unterstützung für Wiedergabe, Bearbeitung und Verschlüsselung von DSS Pro-Dateien Verbesserte Diktatkommentare wie Anweisungskommentare und verbale Kommentare Unterstützung für Microsoft DirectShow Filter Unterstützung für Citrix Presentation Server/Terminal Services Übersichtliche und intuitive grafische Benutzeroberflächen Optionsdialogfelder, die die zentralisierte Verwaltung von Einstellungen ermöglichen Tastenanpassung, um Gerätetasten mit Befehlen zu verknüpfen und deren Details zu bearbeiten Administrative Funktionen (mit dem Systemkonfigurationshilfsprogramm) und Einstellungen für Benutzer, Geräte und Aktualisierungen Systemkonfigurationen von DSS Player Pro DSS Player Pro bietet zwei Systemvarianten mit verschiedenen administrativen Konfigurationen. Alleinbetrieb Bei dieser Konfiguration gibt ein Einzelbenutzer die mitgelieferte Lizenzkennung (für eine Einzellizenz) ein, installiert das System und konfiguriert die Anwendungen. Benutzerprofile 8 / 187

9 (verschiedene Einstellungen für jeden Benutzer) befinden sich auf dem lokalen PCs und werden von einzelnen Benutzern verwaltet. Über die Installation ohne Aufruf einer Benutzeroberfläche mit einer Mehrfachlizenzkennung Eine Installation ohne Aufruf einer Benutzeroberfläche mit einer Mehrfachlizenzkennung kann die Einstellungen für mehrere Benutzer standardisieren. Für Informationen darüber lesen Sie bitte in der "Installationsanleitung" nach. Arbeitsgruppensystem Bei dieser Systemkonfiguration installiert und konfiguriert ein Administrator die Module für jeden Benutzer und verwaltet und betreibt diese zentral unter einer Mehrfachlizenz. Dieses System erfordert, dass der License Manager für die Verwaltung der Mehrfachlizenz installiert wird. Benutzerprofile werden in einem freigegebenen Ordner auf dem Dateiserver abgelegt. Der Administrator verwendet das System Configuration Program, um jeden Benutzer bei Konfigurationen und Installationen zu unterstützen. Ein erheblicher Teil der Benutzerprofileinstellungen kann mit dem System Configuration Program konfiguriert und gesperrt werden. 9 / 187

10 Über den Aufbau des Arbeitsgruppensystems : Informationen über die Einrichtung des DSS Player Pro R5-Arbeitsgruppensystems entnehmen Sie bitte der "Installationsanleitung" Module und Hilfsprogramme Dictation Module Dies ist eine Anwendung für Autoren. Sie wird vorwiegend verwendet, um eine mit einem digitalen Diktiergerät aufgenommene Diktatdatei herunterzuladen oder um eine Diktatdatei direkt auf einen PC aufzunehmen. Eine heruntergeladene oder direkt aufgenommene Diktatdatei kann automatisch per oder FTP versendet werden. Außerdem ist die Anwendung in der Lage, abgeschriebene Dokumentdateien automatisch zu empfangen und mit einer Verknüpfung zur entsprechenden Diktatdatei zu verwalten. Transcription Module Dies ist eine Anwendung für Textbearbeiter. Die Anwendung kann Textbearbeiter über die Ankunft einer neuen Diktatdatei benachrichtigen und zu Beginn auf einen kleineren Bildschirm umschalten, um die Abschrift zu vereinfachen. Diktatdateien werden automatisch per oder FTP zur Abschrift empfangen. Mittels der Dokumentverwaltungsfunktionen kann vor der Abschrift automatisch Ihr Textverarbeitungsprogramm geöffnet werden, und Dokumente können mit einer Verknüpfung zur entsprechenden Diktatdatei verwaltet werden. Wurde die ursprüngliche Diktatdatei per oder FTP empfangen, kann die Anwendung ferner eine Dokumentdatei unmittelbar nach Fertigstellung der Abschrift automatisch an ein angegebenes Ziel versenden. 10 / 187

11 System Configuration Program Dies ist eine Anwendung für Administratoren. Sie wird verwendet, um DSS Player Pro R5 in einer Organisation einzusetzen und zu verwalten. Das System Configuration Program besteht aus dem System Configuration Program und dem Device Customization Program. Das System Configuration Program vereinfacht Installation und Aktualisierungen von Modulen für Endbenutzer (Dictation Module und Transcription Module ), verwaltet Anwendungseinstellungen für Endbenutzer (Autoren und Textbearbeiter) und aktualisiert die Firmware-Verwaltung. Das Device Customization Program ist in der Lage, Geräteeinstellungen anzupassen, zu importieren und zu exportieren. License Manager Dies ist eine Anwendung für die Verwaltung von Lizenzen. Sie verwaltet die Lizenzen und Konten des Dictation Module und Transcription Module in einem Arbeitsgruppensystem. Die Anwendung kann jedes Lizenzkonto ändern, indem sie mehrere Einzellizenzen zu einer Mehrfachlizenz gruppiert. 11 / 187

12 1.2 Lizenzen Für die Nutzung von DSS Player Pro ist eine Lizenz erforderlich. DSS Player Pro wird mit den beiden folgenden Lizenztypen zur Verfügung gestellt: Einzellizenz Hierbei handelt es sich um die Lizenzkennung, die mit einem Diktiergerät oder Fußschalter ausgestellt wird und eine Einzellizenzierung von DSS Player Pro gestattet. Eine Diktiergerätlizenz ermöglicht die Installation des Dictation Module und Transcription Module auf einem PC. Eine Fußschalterlizenz erlaubt nur die Installation des Transcription Module auf einem PC. Mehrfachlizenz Hierbei handelt es sich um eine kombinierte Lizenzkennung, die mehrere Einzellizenzen zu einer Lizenzkennung für sowohl das Dictation Module als auch das Transcription Module gruppiert. Eine Mehrfachlizenz wird als Floating-Lizenz verwaltet. Decoder-Lizenz Hierbei handelt es sich um die Lizenz für die Verteilung von DSS- und DSS Pro-Decodern. Ein Redistributionsvertrag gestattet den Erwerb einer Decoder-Lizenzkennung und die Verteilung des Decoders. Um den Decoder zu aktivieren, muss die Lizenzkennung bei der Installation registriert werden. Über den Mehrfachlizenzschlüssel Mit dem License Manager kann nur ein Mehrfachlizenzschlüssel registriert werden. Die Einzellizenz und andere Lizenzen stehen nicht zur Verfügung. Kauf einer ersten oder zusätzlichen Mehrfachlizenz Im Gegenzug für eine entsprechende Anzahl von Einzellizenzen ist kostenlos eine Mehrfachlizenz erhältlich. Bitte wenden Sie sich für Einzelheiten an unseren Kundendienst. Sonstige Lizenzschlüssel DSS Player Pro R5-Lizenzschlüssel variieren je nach System. Verwenden Sie die entsprechende Lizenz für Ihr System. Bitte wenden Sie sich für Informationen über die Neuausgabe oder den Ersatz einer Lizenz an unseren Kundendienst. Aus der folgenden Tabelle ist das Lizenzschema für DSS Player Pro R5-Systemkonfigurationen ersichtlich. 12 / 187 Systemname Erforderliche Lizenz Lizenzserver Alleinbetrieb Dictation Module -Einzellizenz Nicht erforderlich

13 Arbeitsgruppensystem Transcription Module -Einzellizenz Mehrfachlizenz *1 Dictation Module -Mehrfachlizenz Transcription Module -Mehrfachlizenz des License Manager *1 : Wird keine zentralisierte Benutzerverwaltung mit dem System Configuration Program verwendet und werden nur Daten gemeinsam genutzt, kann ein Alleinbetrieb unter einer Mehrfachlizenz konfiguriert werden (kompatibel mit DSS Player Pro R4.10). 13 / 187

14 1.3 Betriebsvoraussetzungen Aus der folgenden Tabelle sind die Betriebsvoraussetzungen für DSS Player Pro R5 ersichtlich. Punkt Voraussetzung Betriebssystem Microsoft Windows 2000 Professional SP4 Microsoft Windows XP Professional Edition SP2 / Home Edition SP2 Microsoft Windows XP 64-Bit Professional Edition SP2 / Home Edition SP2 Microsoft Windows Vista Ultimate / Enterprise / Business / Home Premium / Home Basic Microsoft Windows Vista Ultimate 64-Bit Edition / Enterprise 64-Bit Edition / Business 64-Bit Edition / Home Premium 64-Bit Edition / Home Basic 64-Bit Edition Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Server 2003 x64 Edition Prozessor Microsoft Windows 2000/XP: Intel Pentium III 500 MHz oder höher Microsoft Windows Vista 800 MHz oder höher Microsoft Windows Server 2003: 550 MHz oder höher Speicher Microsoft Windows 2000/XP: 128 MB oder mehr (256 MB oder mehr empfohlen) Microsoft Windows Vista : 500 MB oder mehr (1 GB oder mehr empfohlen) Microsoft Windows Server 2003: 256 MB oder mehr Festplatten- 70MB oder mehr speicher (700 MB oder mehr, wenn.net Framework 2.0 nicht installiert ist) Laufwerk Installiertes CD-ROM-Laufwerk Anzeige Auflösung : 800 x 600 Pixel oder höher Farben oder mehr (1.677 Farben oder mehr empfohlen) Browser Microsoft Internet Explorer 6.0 oder höher (mit aktuellstem Service Pack) USB Mit dem Dictation Module und Transcription Module: Ein oder mehr verfügbare USB-Anschlüsse Audiogerät Mit dem Dictation Module und Transcription Module : Microsoft WDM- oder MME-kompatibles und Windows-kompatibles Soundgerät Sonstiges Mit Citrix Presentation Server: Citrix Presentation Server 4.0/4.5 (separate Citrix-Lizenz erforderlich) Mit Terminal Services: Microsoft Windows Server 2003 Terminal Services (* TS CAL-Lizenz erforderlich) Unterstützte Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch und Russisch Sprachen Für die Installation von DSS Player Pro R5 sind Administratorrechte erforderlich. Aktuell unterstützte Betriebssystemversionen sind auf unserer Website aufgelistet. Für die aktuellsten Informationen besuchen Sie bitte die Olympus-Website unter 14 / 187

15 1.4 An das DSS Player Pro Transcription Module anschließbare Geräte Das DSS Player Pro Transcription Module unterstützt die folgenden Olympus-Geräte. Gerätetyp Fußschalter Kompatibles Gerät (USB-Kartenlese-/-schreibgerät) Modell RS-27, RS-28 MAUSB-10, MAUSB / 187

16 1.5 Unterstützte Dateiformate Diktatdateien Die folgende Tabelle listet die unterstützten Dateitypen nach Funktion auf. Funktionen Wiedergabe, Import und Export Neuaufnahmen und Bearbeitung (bei der Audioerfassung) Dateiteilung/-zusam menfügung Unterstützte Dateitypen (Dateierweiterungen) Nicht verschlüsselte Datei : DS2, DSS, WAV, WMA und MP3 Verschlüsselte Datei : DS2, $DSS, $WAV, $WMA und $MP3 Zusätzlich zu den obigen kann eine importierte Datei wiedergegeben werden, wenn ein Codec installiert ist, der mit dem Microsoft DirectShow -Filter funktioniert, allerdings kann der ordnungsgemäße Betrieb nicht gewährleistet werden. Nicht verschlüsselte Datei : DS2, DSS, WAV und WMA Verschlüsselte Datei : DS2, $DSS, $WAV und $WMA Beim Erstellen einer Neuaufnahme wird die aufgenommene Datei verschlüsselt, wenn der Ordner, in den die Datei beim Beenden des Aufnahmestatus gespeichert wurde, ein verschlüsselter Ordner ist. Nicht verschlüsselte Datei : DS2, DSS, WAV und WMA Verschlüsselte Datei : DS2 Dokumentdateien Textdateien (XXX.txt) und Microsoft Word-Dokumente (XXX.doc) werden standardsgemäß unterstützt. Um andere Dateitypen zu verwenden, ist eine Registrierung erforderlich. Konfigurieren Sie Dokumenttypen als optionale Einstellung, indem Sie [Ordnerdesign] und anschließend [Attribut] wählen. [Ordnerdesign]-Attribut 16 / 187

17 1.6 Funktionalität des Transcription Module Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung: Während der Wiedergabe einer Diktatdatei, die mit einem Diktiergerät auf Ihren PC aufgenommen wurde, können Sie die aufgezeichneten Informationen auf einfache Weise mit einer Textverarbeitungsanwendung abschreiben (Wiedergabesteuerungsfenster). Berichte und Besprechungszusammenfassungen können erstellt werden (Wiedergabesteuerungsfenster). Memos und Ideen können organisiert werden (Diktatfenster). Aufnahmen können automatisch vom Diktiergerät heruntergeladen und auf dem PC gesichert werden. Aufnahmen können automatisch an Textbearbeiter oder andere Benutzer per oder FTP verteilt werden. Bearbeitete Dokumente können automatisch per oder FTP abgerufen und mit der entsprechenden Aufnahme verknüpft werden. 17 / 187

18 1.7 Marken und Urheberrechte Microsoft, Windows, Windows Media, Windows Server, Outlook, DirectX, Active Directory und DirectShow sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Citrix, ICA (Independent Computing Architecture), MetaFrame und Program Neighborhood sind Marken oder eingetragene Marken von Citrix Systems, Inc. in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Crystal Reports und Crystal Enterprise sind Marken oder eingetragene Marken von Business Objects SA. und/oder deren Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Nuance, Dragon und NaturallySpeaking sind Marken oder eingetragene Marken von Nuance Communications Inc. und/oder deren Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. GroupWise, Netware und Novell sind Marken oder eingetragene Marken von Novell, Inc. und/oder deren Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Lotus Domino und Lotus Notes sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation und/oder deren Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Baltech Transponder ist eine Marke oder eingetragene Marke der BALTECH AG und/oder deren Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Inner Media, DynaZip und Active Delivery sind Marken oder eingetragene Marken von Inner Media Inc. und/oder deren Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. SocketTools ist eine Marke oder eingetragene Marke der Catalyst Development Corporation. Sonstige in diesem Dokument verwendete Unternehmens- und Produktnamen sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Besitzer. 18 / 187

19 1.8 Verwendung der Hilfe Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie die Hilfe verwenden. Aufrufen der Hilfe zum Transcription Module Gehen Sie wie folgt vor, um die Hilfe aufzurufen. Vorgangsweise A 1. Wählen Sie im Windows Startmenü [Alle Programme] - [Olympus DSS Player Pro] - [Transcription Module-Hilfe]. Die Transcription Module -Hilfe wird gestartet. Vorgangsweise B 1. Starten Sie das Transcription Module. 2. Klicken Sie auf [F1] oder auf [Inhalte] des Hilfe-Menüs. Suchen mit dem Inhaltsverzeichnis Die Registerkarte [Inhaltsverzeichnis] zeigt den Inhalt nach Themen gruppiert an. 1. Klicken Sie auf [Inhaltsverzeichnis]. 2. Klicken Sie auf für den Punkt, der Sie interessiert. 3. Klicken Sie auf. Das Thema wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt. Suchen mit Schlüsselwort Die Registerkarte [Schlüsselwort] bietet ein Indexsystem. Diese kann verwendet werden, um die Schlüsselwortliste nach einem gewünschten Begriff zu durchsuchen oder um einen Begriff nachzulesen, indem dessen erste paar Buchstaben eingegeben werden. Begriffe sind in diesem Abschnitt definiert. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte [Schlüsselwort]. 2. Geben Sie die ersten paar Buchstaben des Begriffs ein, der Sie interessiert. 3. Wählen Sie ein Thema aus der Liste aus und klicken Sie auf [Anzeigen]. 19 / 187 Verwandte Themen werden auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.

20 Suchen Die Registerkarte [Suchen] dient zum Suchen und Anzeigen von Themen, die den eingegebenen Begriff enthalten. Dabei können auch verwandte Themen aus einer Fülle von Hilfe-Dokumenten erkannt werden. Angezeigte Themen werden nach Relevanz aufgelistet. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte [Suchen]. 2. Geben Sie den gewünschten Begriff in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf [Suchen]. Eine Liste verwandter Themen wird nach Relevanz geordnet angezeigt. 3. Wählen Sie ein Thema aus der Liste aus und klicken Sie auf [Anzeigen]. Das Thema wird auf der rechten Bildschirmseite angezeigt. 20 / 187

21 2 Grundlagen von DSS Player Pro Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen von DSS Player Pro. 21 / 187

22 2.1 Diktatdateiname und Autoren-ID Diktatdateiname Eine mit einem Olympus-Diktiergerät erstellte Diktatdatei wird automatisch mit acht Zeichen im nachstehenden Format benannt. Ein mit dem Dictation Module erstelltes Dateiverzeichnis folgt demselben Benennungsvorgang. Autoren-ID (erste vier Zeichen) + Aufgabennr. (eine vierstellige Zahl, die mit 1 beginnt) Autoren-ID Die Autoren-ID, die als Teil des Dateinamens registriert wird, steht für den Autor der Datei. Das Dictation Module kann bis zu zehn Autoren-IDs registrieren und auf das Diktiergerät übertragen. Wird keine Autoren-ID registriert, wird die Anmeldekennung für Windows als Autoren-ID verwendet. Aufgabennr. Die Aufgabennr. wird automatisch festgelegt, wenn eine Aufnahme erstellt wird. Bei jeder Erstellung einer Diktatdatei wird eine neue Nummer dafür angelegt. Die Aufgabennr., die eine wesentliche Nummer für die Dateiverwaltung ist, kann nicht vom Benutzer zurückgesetzt werden. Durch das Entfernen der Batterien aus dem Diktiergerät oder das Formatieren der Speicherkarte des Diktiergeräts wird die Aufgabennr. nicht zurückgesetzt. 22 / 187

23 2.2 Prozess und Status Dieser Abschnitt beschreibt Arbeitsabläufe, bei denen Benutzer mit dem DSS Player Pro R5 Alleinbetrieb und Arbeitsgruppensystem Diktatdateien erstellen, Abschriften anfertigen und Diktatdateien löschen. Senden einer Diktatdatei per oder FTP an eine externe Stelle, an der die Datei abgeschrieben wird: Gemeinsamer Zugriff auf eine Diktatdatei im Netzwerk und Abschrift der Datei: DSS Player Pro R5 verwaltet einen Arbeitsablauf mit den folgenden Prozess- und Statuskombinationen. Prozess Status Diktatdatei- Bearbeitung Abschrift/Stimmer kennung Speicherort der Diktatdatei [1] Aufnahme Laufend - NEIN Ausständig OK NEIN In der Aufnahme-Ablage Abgeschlos OK OK sen [2] Senden Wartend OK NEIN Im Ausgangsordner 23 / 187

24 Fehlgeschl agen Abgeschlos sen OK NEIN NEIN OK In den Ordner [Gesendete Objekte] [3] Abschrift Laufend NEIN - Ausständig NEIN OK Abgeschlos NEIN NEIN sen [4] Stimmerkenn ung Wartend NEIN NEIN In die Stimmerkennungs warteschlange Laufend NEIN - Ausständig NEIN OK Abgeschlos sen NEIN NEIN [5] Löschen Abgeschlos sen NEIN NEIN Der Papierkorb wird automatisch nach einer bestimmten Zeit entleert. (Manuelles Löschen ist ebenfalls möglich.) Vorgänge nach dem Löschen Beim Alleinbetrieb und Arbeitsgruppensystem werden abgeschriebene Diktatdateien gelöscht, und "Prozess/Status" wechselt zu "Löschen/Abgeschlossen". Standardsgemäß werden abgeschriebene Diktatdateien automatisch in den Papierkorb verschoben und anschließend nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht. Dateien im Papierkorb können mit der Funktion [Wiederherstellen] wiederhergestellt werden, jedoch nur, solange sie noch nicht dauerhaft gelöscht wurden. Vergewissern Sie sich, dass die Konfiguration Ihren Anforderungen gerecht wird. 24 / 187

25 2.3 Funktionen der Ordner Im Transcription Module werden Diktatdateien und Dokumentdateien jeweils in der Diktat-Ablage bzw. der Dokument-Ablage verwaltet. Dateien werden in verschiedenen Ordnern verwaltet, je nachdem, welcher Prozess durchgeführt wird. Eigenschaften für jeden Ordner können von einem Administrator konfiguriert und zentral verwaltet werden. Es gibt zwei Arten dieser Ordner: Verknüpfungsordner und virtuelle Ordner. Verknüpfungsordner erscheinen wie tatsächliche Ordner, sind jedoch tatsächlich lediglich Verknüpfungen, die auf die angegebenen Ordnerpfade verweisen. Verknüpfungen werden von DSS Player Pro automatisch erstellt und verwaltet. Sie können nicht benutzerseitig geändert werden. Verknüpfungsordner können umbenannt werden, allerdings beschränken sich Änderungen ausschließlich auf den Namen und wirken sich nicht auf den Verknüpfungspfad aus. Wenn ein Verknüpfungsordner für einen Pfad auf einem lokalen Rechner steht, wird er als angezeigt (normale Farbe). Handelt es sich um einen Netzwerkpfad, wird er als angezeigt (grün). Ein virtueller Ordner repräsentiert keinen physischen Pfad. Er dient als Behältnis für mehrere Verknüpfungen und wird als "Ablage" bezeichnet. Die aktuellen Einstellungen von Ordnern, die mit dem Transcription Module verwaltet werden, können im Dialogfeld [Ordnerdesign] überprüft und geändert werden Ordnerbeschreibungen Dieser Abschnitt beschreibt, wie jeder Ordner funktioniert. Ordnername Diktat-Ablage e 25 / 187 Download-Ablag Ordner A~ Ordner G Benutzerdefinier ter Ordner Unterordner Posteingang Beschreibung Dieser virtuelle Ordner, der als Stammordner vorgesehen ist, dient zum Verwalten von Diktatdateien. Er fungiert als Verwaltungsablage und hat keine spezielle Funktion. Hierbei handelt es sich um Verknüpfungsordner, die zum Herunterladen und Verwalten von Diktatdateien vom Diktiergerät verwendet werden. Diktatdateien im Diktiergerätordner werden in den entsprechenden Download-Ordner heruntergeladen. Jeder Download-Ordner kann für einen gewählten Pfad konfiguriert werden. Weist eine Diktatdatei den Status [Ausständig] auf, wird sie nicht in den Download-Ordner heruntergeladen. Sie wird in den Aufnahmeordner heruntergeladen. Dieser benutzerdefinierte Verknüpfungsordner verwaltet Diktatdateien. Er wird als Download-Zielordner verwendet und hat ähnliche Funktionen wie der Download-Ordner. Für jede Autoren-ID können verschiedene benutzerdefinierte Ordner angegeben werden. Dieser Verknüpfungsordner speichert per oder FTP empfangene Diktatdateien.

26 Postausgang ( FTP) Weitergeleitet Abgeschlossen Sicherung Papierkorb Textbearbeiterab lage Dokumentablage Eigene Dateien Postausgang ( FTP) Dieser virtueller Ordner ist das erste Ziel für Diktatdateien, die per oder FTP gesendet werden. Der Postausgang besteht aus zwei getrennt verwalteten, virtuellen Ordnern: und FTP. Objekte, die in den Postausgang geleitet werden, werden automatisch gesendet, wenn die automatische Sendeoption aktiviert ist. Ist die manuelle Sendeoption aktiviert, bleiben sie in diesem Ordner, bis sie vom Benutzer manuell gesendet werden. Die Versandmethode wird mit den Optionseinstellungen für und FTP konfiguriert. Werden Objekte im - oder FTP-Ordner gelöscht, werden die entsprechenden Sendevorgänge abgebrochen. Da es sich jedoch um virtuelle Objekte handelt, wirkt sich das Löschen nicht auf die tatsächlichen Diktatdateien aus. Dieser Verknüpfungsordner verwaltet Diktate, die gesendet wurden. Dieser Verknüpfungsordner verwaltet Diktatdateien, deren Abschrift und Stimmerkennung abgeschlossen wurde. Dieser Ordner weist das Attribut [Säubern] zum Löschen abgeschriebener Dateien nach einer bestimmten Zeit auf, um Speicherplatz zu sparen. Alte Diktatdateien werden dadurch nach einer angegebenen Frist gesäubert. Die automatische Sammlungsoption für einen Arbeitsablauf ist so konfiguriert, dass Diktatdateien, deren Abschrift oder Stimmerkennung abgeschlossen ist, automatisch in diesen Ordner verschoben werden. Dieser Verknüpfungsordner sichert Diktatdateien, wenn sie heruntergeladen oder importiert werden. Geht eine heruntergeladene oder importierte Diktatdatei verloren, kann sie aus dem Sicherungsordner wiederhergestellt werden. Da wiederholte Sicherungen zu viel Speicherplatz beanspruchen, weist der Ordner das Attribut [Säubern] zum Löschen alter Sicherungsdateien auf. Dieser Verknüpfungsordner speichert alte oder nicht mehr benötigte Diktatdateien temporär. Seine Funktion gleicht jener des Papierkorbs unter Windows. Das Löschen von Diktatdateien in diesem Ordner entfernt die Dateien dauerhaft, sodass keine Wiederherstellung mehr möglich ist. Mit der Option [Allgemein] eines Arbeitsablaufs können Sie auswählen, ob die Diktatdateien im Ordner dauerhaft gelöscht oder in den Papierkorb verschoben werden sollen. Diktatdateien im Papierkorb können mit dem Befehl [Wiederherstellen] an ihrem ursprünglichen Pfad wiederhergestellt werden. Dieser Ordner weist das Attribut [Säubern] auf, damit alte Diktatdateien automatisch gelöscht werden können. Dies ist ein virtueller Ordner, der es Textbearbeitern ermöglicht, andere als jene Diktatdateien anzuzeigen, die sich in den Ordnern "Ausgangsordner"(einschließlich /FTP), "Weitergeleitet", "Abgeschlossen", "Sicherung" und "Papierkorb" befinden. Dieser virtueller Ordner verwaltet Dokumentdateien. Werden die Erweiterungen verwalteter Dokumentdateien unter Verwendung eines Attributs des Ordners registriert, können die registrierten Dokumentdateien unter [Eigene Dateien] verwaltet werden. Da es sich um einen virtuellen Ordner handelt, können Dokumentdateien nicht darin abgelegt werden. Dieser Verknüpfungsordner verwaltet Dokumentdateien. Eine per oder FTP empfangende Dokumentdatei wird in diesem Ordner gespeichert. Auch bestehende Dokumentdateien können von außerhalb in diesem Ordner abgelegt werden. Eine Dokumentdatei in diesem Ordner kann auf einfache Weise mit einer Diktatdatei verknüpft werden. Durch das Doppelklicken auf eine Diktatdatei, die mit einer Dokumentdatei verknüpft ist, öffnet sich die Dokumentdatei. Dieser virtueller Ordner ist das erste Ziel für Diktatdateien, die per oder FTP gesendet werden. Der Postausgang besteht aus zwei getrennt verwalteten, virtuellen Ordnern: und FTP. Objekte, die in den Postausgang geleitet werden, werden automatisch gesendet, wenn die automatische Sendeoption aktiviert ist. Ist die manuelle Sendeoption aktiviert, bleiben sie in diesem Ordner, bis sie vom Benutzer manuell gesendet werden. Die Versandmethode wird mit den Optionseinstellungen für und FTP konfiguriert. Werden Objekte im - oder FTP-Ordner gelöscht, werden die 26 / 187

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