Selbstmanagement. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 1. Das merk ich mir

Transkript

1 Selbstmanagement Grobziele 2 Persönliche Führung 3 Lebensbereiche 3 Arbeiten mit Konzept 4 Stress 5 Alltag eines Managers 6 Persönliche Zeitverlust-Analyse mit Präferenzmatrix 8 Zeittyp-Test 11 Ausgangslage 11 Aufgabe 12 Auswertung 16 Die Typ-Frage: D, I, S oder G? 17 Zeitmanagement-Tipps für ausgeprägte Persönlichkeiten 19 Ziele 23 Ziele setzen 23 Teilziele 24 Arbeiten nach Prioritäten 28 Vorteile der Prioritätensetzung 30 Konzentration auf das Wesentliche/Das Pareto-Prinzip 31 Wichtigkeit und Dringlichkeit 33 Dringlichkeit 33 Wichtigkeit 34 Das Eisenhower-Prinzip 36 Bedeutung der vier Quadranten 38 Leistungskurve 39 Leistungsfähigkeit 39 Störungen 41 Störungen bedeuten Leistungsverlust 41 Schriftliche Planung 43 Tagesplanung 44 Literaturhinweise 48 V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 1

2 Grobziele Sie sind sich bewusst, dass nur ein eigenverantwortlicher Umgang mit der Zeit nachhaltige Leistungsfähigkeit und Erfolge garantiert. Sie setzen geeignete Methoden ein, für eine langfristige, effiziente und effektive Leistungsfähigkeit. Ihre seelische, geistige und körperliche Fitness steht im Einklang mit Ihrem Umfeld. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 2

3 Persönliche Führung Lebensbereiche V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 3

4 Arbeiten mit Konzept analysieren 4 1. Vision, Lebensziel entwickeln reflektieren reflektieren 2 1 Vision Lebensziel Werte 3 zielen zielen 2. Lebensbereiche festlegen 3. Strategie (langfristige Vorkehrungen, Chancen/Gefahren abwägen) 4. Tagesgeschäft effizient und effektiv erledigen realisieren realisieren priorisieren priorisieren V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 4

5 Stress Stressverlauf V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 5

6 Alltag eines Managers Sie werden jetzt einen Video-Film über den typischen Alltag eines gestressten Managers sehen. Es geht um einen viel beschäftigten Abteilungsleiter. Zusammen mit zwei Sachbearbeitern und einer Sekretärin hat er ein grosses Aufgabengebiet zu betreuen. Er fühlt sich ständig überlastet durch die Arbeitsmenge und den Termindruck. Obwohl er häufig Überstunden macht, weiss er abends oft nicht, was er während des Tages wirklich entscheidendes geleistet hat. Gleich zu Beginn seines heutigen Arbeitstages ereignen sich immer häufiger Situationen, die ihn wegen ineffizienter und ineffektiver Arbeitsweise zunehmend in zeitliche Bedrängnis und Hektik stürzen. Es wird immer deutlicher: Nicht er managt, sondern er wird gemanagt. Versuchen Sie, sich nicht nur zu amüsieren, sondern den Film mit kritischen Augen zu betrachten. Entdecken Sie die Fehler des Hauptdarstellers und geben Sie Empfehlungen zu Verbesserung. Versuchen Sie in der Diskussion einen Bezug zu Ihrem Praxisumfeld herzustellen. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 6

7 Diese Fehler könnte man so vermeiden V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 7

8 Persönliche Zeitverlust-Analyse mit Präferenzmatrix Kreuzen Sie die schlimmsten Behinderungen an, welche bei Ihrer täglichen Arbeit vorkommen. Übertragen Sie die angekreuzten Zeitfresser in die Tabelle auf der nächsten Seite. Ich verliere kostbare Zeit durch: Schlechte Organisation der Unternehmung Schlechte Organisation am Arbeitsplatz Zu viele Routine-Arbeiten Zu hohe Papierflut Zu lange Besuchsberichte Suchen nach Informationen Mangelhafte Kommunikation Rückfragen aufgrund schlechter Informationen Unentschlossenheit Konflikte mit Mitarbeitern Unangemeldete Besucher Störungen durch Mitarbeiter Störung von Aussen Mangelnde Planung Unrealistische Zeiteinschätzungen Verschieben von Aufgaben V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 8

9 Unkonzentriertes Arbeiten Falsche Prioritäten Stress durch Termindruck Aufgabenerfüllung für Mitarbeiter Fehlende Zielsetzungen (persönlich und beruflich) Fehlende Selbstdisziplin Zu viele Telefongespräche Zu lange Telefongespräche Zu viele private Telefongespräche Zu viele Konferenzen Zu lange Konferenzen/Besprechungen Konferenzen ohne Zielsetzungen Zu viele interne Besprechungen Zu lange Pausen Zu lange Mittagessen Wartezeit bei Kunden Zu lange Reisezeiten Verkehrsstockungen Nichtantreffen der Kunden Zu lange Kundengespräche Zu viele Folgebesuche Schlechte Arbeitsbedingungen V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 9

10 V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 10

11 Zeittyp-Test Ausgangslage Hier erfahren Sie etwas über Aspekte des menschlichen Verhaltens. Es hängt nämlich vor allem von unserer Persönlichkeit ab, wie wir auf terminliche Zwänge und Zeitdruck reagieren, wie gut oder konsequent wir uns selbst und andere disziplinieren, wie viel Energie wir haben, um Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, wie wir mit dem Setzen und Erreichen von Zielen umgehen. Das DISG-Persönlichkeitsprofil basiert auf den Arbeiten der amerikanischen Verhaltenspsychologen William M. Marston und John G. Geier. Aus dem Test lässt sich ableiten, wie die Eigenschaften dominant (D), initiativ (I), stetig (S) und gewissenhaft (G) in einem Menschen verteilt sind. Hierzu einige Beispiele: Wer einen dominanten Kunden oder Chef hat, sollte kurz und bündig sein Anliegen nennen, schnell auf den Punkt kommen und keine langatmigen Statements abgeben. Ein dominanter Mensch will schnelle Lösungen und keine zeitraubenden Erklärungen; am besten, man ist stehenden Fusses wieder draussen. Beim typisch Initiativen hingegen wird schon mal ein längeres Schwätzchen gehalten. Die Initiativen haben die grössten Probleme mit der Zeit. Beim Kontakt mit ihnen sollten Sie darauf achten, sich nicht zu «verquatschen» und zum eigentlichen Thema kommen. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 11

12 Den Stetigen können Sie nicht ohne Vorwarnung unter Druck setzen oder in zwei Minuten «abservieren» es sei denn, Sie wollen ihn beleidigen. Dem Gewissenhaften sollten Sie näher bringen, dass «gut» besser als «perfekt» ist etwa wenn Sie von ihm die schlichte Auskunft wollen, welches Handy er zum Kauf empfiehlt. Sonst laufen Sie Gefahr, dass die zur Wahl stehenden Handys technisch überholt sind, bevor er mit seiner ausgefeilten Studie fertig ist. Wie Sie schnell erkannt haben, sind die vier Typen hier überspitzt dargestellt: dies ganz bewusst, um Ihre Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken. Der Schlüssel zum Erfolg im Umgang mit diesen Zeitgenossen liegt darin, sich im Wissen um den eigenen Persönlichkeitstyp flexibel auf andere und deren Eigenheiten einzustellen. Da fast alle Zeitprobleme in letzter Konsequenz auf zwischenmenschliches Verhalten zurückgehen, hängt es entscheidend von Ihrem Einfühlungsvermögen in die Psyche anderer ab, ob Ihr Zeitmanagement funktioniert. DISG hilft Ihnen, typgerecht zu reagieren. Aufgabe Lesen Sie die Aussagen genau und überlegen Sie, welche der vier Ergänzungsmöglichkeiten Ihr Verhalten am ehesten beschreibt. Schreiben Sie dafür 4 Punkte in dem dazu vorgesehenen Kästchen. Prüfen Sie anschliessend, was am wenigsten Ihrem Verhalten entspricht und schreiben Sie dafür eine 1. Abschliessend überlegen Sie bitte, welche der vorgegebenen Ergänzungsmöglichkeiten am zweitbesten auf Sie zutrifft (3 Punkte) und dann, welche Ihr Verhalten am zweitschlechtesten beschreibt (2 Punkte). V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 12

13 1. Wenn ich über Ziele nachdenke fallen mir tausend Dinge ein, auf die ich Lust hätte. brauche ich dazu Zeit. Ein Gesprächspartner ist mir eine grosse Hilfe. weiss ich genau, was ich will. Manchmal ist es aber zu viel auf einmal. erstelle ich ausführliche und detaillierte Pläne. Manchmal verliere ich mich in Einzelheiten. 2. Bei Besprechungen bin ich pünktlich, gut vorbereitet, korrekt und sorgfältig. argumentiere ich lebhaft, gestenreich und emotional. bin ich oft ausgleichend und entgegenkommend. bin ich direkt und manchmal auch hart gegenüber anderen. 3. Wenn ich abgelenkt werde komme ich manchmal unter Druck, aber das lässt sich nicht vermeiden. reagiere ich des öfters verärgert und lasse es den Störer sofort wissen. reagiere ich kritisch, kann dies aber schlecht zum Ausdruck bringen. lege ich gern einen kleinen Zwischenstopp ein. Gute Kommunikation ist nämlich wichtig. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 13

14 4. Wenn ich an den Papierkram denke dann kostet es mich sehr viel Zeit, alles ganz durchzulesen und durchzuarbeiten. finde ich vieles so interessant. Manchmal komme ich nicht dazu, alle Magazine durchzusehen. gehört für mich das meiste in den Papierkorb, meinen besten Freund im Büro. sind mir genaue Informationen sehr wichtig. Ich sammle sie, lege sie ab und finde sie auch wieder. 5. Wenn ich mit anderen zusammenarbeite habe ich manchmal Sorgen, weil nicht gründlich genug gearbeitet wird. geht es mir oft zu langsam. finde ich das toll, weil Zusammenarbeit Spass macht. arbeite ich am liebsten eine Aufgabe nach der anderen ab. 6. Wenn ich unter zeitlichen Druck komme fühle ich mich von der Fülle der Arbeit überfordert und komme unter Stress. organisiere und konzentriere ich mich besser. Manchmal bin ich etwas zu spät dran. konzentriere ich mich auf das Wesentliche und gebe kräftig Gas. befürchte ich, dass die Aufgaben nicht mit der notwendigen Qualität erledigt werden können. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 14

15 7. Wenn ich mit anderen spreche führe ich meistens das Gespräch oder will das Sagen haben. finde ich schnell Kontakt und bringe mich durch eigene Beiträge ein. bin ich freundlich, geduldig und am Anfang meistens reserviert. beobachte ich viel, gebe diplomatische Antworten und unterbreche andere nicht. 8. Wenn ich mit Schwierigkeiten konfrontiert werde bin ich schnell verunsichert und versuche, wieder stabile Zustände herzustellen. sehe ich Schlimmes auf mich zukommen und versuche, die Probleme zu analysieren. bin ich schnell aggressiv und suche Schuldige. versuche ich zu verhindern, am Schluss der Dumme zu sein. 9. Wenn ich plötzlich neue Aufgaben übernehmen muss frage ich nach und bitte um weitere Informationen, um nicht überrascht zu werden. habe ich sehr schnell die ersten Ideen, wie diese erledigt werden können. brauche ich etwas Zeit, da ich damit nicht gerechnet habe. bekomme ich neue Energie und Motivation. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 15

16 10. Bei notwendigen Entscheidungen treffe ich diese nach kurzer Überlegung und Beachtung der Daten und Fakten sehr schnell. brauche ich Zeit, um mit Sicherheit die richtige Wahl zu treffen. Ich gehe Schritt für Schritt vor. gehe ich analytisch und logisch vor, wäge die Risiken ab und hole mir alle Informationen ein. entscheide ich mich recht schnell. Manches muss man einfach einmal ausprobieren. Auswertung Zählen Sie die Punktwerte für jedes einzelne Symbol zusammen und tragen Sie unten in die Tabelle ein. (Kontrolle: Gesamtsumme 100) = D = I = S = G Punkte Punkte Punkte Punkte Der Buchstabe mit der höchsten Punktzahl repräsentiert die Verhaltensvariante, die bei Ihnen am stärksten ausgeprägt ist. Der Buchstabe mit der geringsten Punktzahl steht für das Verhaltensmuster, das bei Ihnen am schwächsten ausgeprägt ist. Um Ihr individuelles Profil herauszuarbeiten, tragen Sie das Ergebnis in das DISG-Diagramm ein. Beispiel: Wenn Sie unter «D» 35 Punkte gesammelt haben, umranden Sie diese Ziffer in Segment D. Machen Sie das gleiche für I, S und G. Verbinden Sie nun die vier Umrandungen und Sie sehen auf einen Blick, in welchen Bereichen Ihre Stärken liegen. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 16

17 Die Typ-Frage: D, I, S oder G? D: Der dominante Typ ist motiviert, Probleme zu lösen und schnelle Ergebnisse zu erreichen. Er stellt den Status quo in Frage, bevorzugt direkte Antworten, vielfältige Tätigkeiten und Unabhängigkeit. Von seinem Zeitmanagement-Verhalten her ist er entscheidungsfreudig und direkt. Er arbeitet und denkt sozusagen in Überschriften und will möglichst viel in möglichst kurzer Zeit erledigen. Wenn er ein Zeitplanbuch benutzt, genügt ihm oft der Wochenplaner. Mehr Platz für Einzeltage wird von ihm nicht benötigt. Was er vor allem braucht, ist Übersicht. I: Der initiative Typ ist motiviert, andere zu überzeugen und zu beeinflussen. Er ist offen und drückt seine Gedanken und Gefühle meist V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 17

18 in optimistischen Worten aus. Er arbeitet am liebsten mit anderen zusammen. In seinem Zeitmanagement-Verhalten ist er oft hoffnungslos verzettelt. Weil er sich fast oder nur wenig Notizen macht, vergisst er relativ viel und ist ständig auf der Suche nach irgend etwas, das er verlegt hat. Er kommt zu Terminen in der Regel auf den «letzten Drücker» oder sogar zu spät. Für ihn ist das Zeitplanbuch eher Statussymbol. Vor allem sehr strukturierte Zeitplansysteme engen ihn zu sehr ein, so dass für ihn der Wochenplaner sehr oft die bessere Wahl darstellt. Für diesen Typ gilt ganz besonders: weniger ist mehr. S: Der stetige Typ ist motiviert, ein berechenbares, organisiertes Umfeld zu schaffen. Er ist geduldig und ein guter Zuhörer. Er ist lieber Teammitglied als Teamleiter. Er hört lieber zu, als selbst zu reden. Er braucht Stabilität. Von seinen Anlagen her hat er für das Zeitmanagement eine natürliche Begabung. So schreibt er sich Informationen auf, weil er damit rechnet, sie sonst zu vergessen, und er beginnt mit Aufgaben rechtzeitig, um im Fall von Schwierigkeiten noch reagieren zu können. Für ihn ist der Tag auf zwei Blättern die beste Wahl als Zeitplansystem. Kommt er unter Zeitdruck, artet das bei ihm gleich in Stress aus. Für ihn sind das Nicht-nein-sagen-Können und unvorhergesehene Veränderungen die grössten Zeitfallen. G: Der gewissenhafte Typ ist motiviert, hohe Standards zu erreichen. Weil dieser Mensch Ärger vermeiden will, achtet er auf Präzision und Genauigkeit. Der Gewissenhafte ist betont diplomatisch und wägt das Pro und Contra ab. Er bevorzugt ein Umfeld mit klar definierten Erwartungen. Von seinem Zeitmanagement-Verhalten her ist er der «Planer der Nation»: Er plant von Natur aus gern. Oft überzieht er jedoch er muss daher lernen, schon in der Planungsphase die 80:20- Regel zu befolgen. Seine Zeitfalle heisst Perfektionismus. Er neigt dazu, nach dem Wahlspruch zu leben: «Entweder die Dinge richtig tun oder gar nicht». Er muss lernen, zu delegieren. In puncto Zusammenarbeit muss er akzeptieren lernen, dass andere Menschen auch andere Entscheidungskriterien und Vorgehensweisen haben können. Für ihn ist beim Zeitplansystem der Tag auf zwei Blättern die beste Wahl. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 18

19 Er braucht Struktur und Berechenbarkeit und erwartet vor allem von sich selbst sehr viel. Jeder Mensch zeigt generell Tendenzen aus jedem dieser vier Verhaltensstile. Wir neigen jedoch dazu, je nach beruflichem oder privatem Umfeld eine oder zwei dieser Stilvarianten öfter an den Tag zu legen als die anderen. «Gute» und «schlechte» Persönlichkeitsprofile existieren nicht. Das Erfolgsgeheimnis in der Hetze des Alltags liegt vielmehr darin, die eigenen Stärken und Engpässe zu kennen und zu wissen, wie man auch kritische Situationen im persönlichen Zeitmanagement bewältigt. Zeitmanagement-Tipps für ausgeprägte Persönlichkeiten Tipps für Hoch-Dominante (mindestens 30 Punkte im DISG-Diagramm) Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Ziele und Erwartungen aufzuschreiben und sich über wichtige Prioritäten klar zu werden. Durchdenken Sie ein Projekt und schätzen Sie den Zeitbedarf ab, ehe Sie es übernehmen. Seien Sie mit anderen geduldiger, geben Sie ihnen einen zeitlichen Vorlauf. Überschütten Sie andere nicht mit zu vielen Projekten auf einmal. Unterbrechen Sie andere weniger, hören Sie aufmerksamer zu. Bleiben Sie aufmerksam, wenn andere mit Ihnen sprechen. Halten Sie Blickkontakt. Wetteifern Sie weniger und arbeiten Sie mehr mit anderen zusammen. Erst denken, dann weniger voreilig handeln. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 19

20 Schalten Sie einen Gang zurück. Verlangen Sie von anderen nicht so viel wie von sich selbst. Nehmen Sie sich bewusst Zeit für Musse, Entspannung, Nichtstun. Tipps für Hoch-Initiative (mindestens 30 Punkte im DISG-Diagramm) Beenden Sie angefangene Aufgaben, ehe Sie etwas Neues beginnen. Nehmen Sie Unterbrechungen nicht zum Anlass, sich Tagträumereien hinzugeben. Fahren Sie nach Unterbrechungen sofort mit der begonnenen Aufgabe fort. Arbeiten Sie konsequent daran, pünktlich zu sein. Rennen Sie nicht unwichtigen Dingen hinterher. Vergeuden Sie Ihre Energie nicht unnötig. Listen Sie alle zu erledigenden Aufgaben nach Prioritäten auf. Erstellen Sie einen Tagesplan, und bringen Sie mehr Struktur in Ihren Arbeitstag. Benutzen Sie ein Zeitplanbuch auch als Mittel zu Motivation und Selbstdisziplin. Räumen Sie regelmässig Ihren Schreibtisch auf, und misten Sie auch Ihre Ablagekörbe aus. Begrenzen Sie die Zeit für Ihren privaten Schwatz, seien Sie weniger gesellig. Tipps für Hoch-Stetige (mindestens 30 Punkte im DISG-Diagramm) Suchen Sie nach neuen Wegen, um schneller zu gewünschten Ergebnissen zu kommen, anstatt an bewährten Abläufen festzuhalten. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 20

21 Verbessern Sie die zeitliche Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe, beschleunigen Sie die Prozesse. Halten Sie öfters Rücksprache, um Prioritäten und Aktivitäten abzustimmen. Schieben Sie die Lösung zwischenmenschlicher Probleme nicht auf die lange Bank. Beginnen Sie Ihren Alltag früher, um Zeitdruck zu vermeiden. Denken Sie weniger an den Arbeitsaufwand und mehr an die Ergebnisse. Achten Sie auf Endtermine, ohne sich dadurch zu blockieren. Lernen Sie, dass geplante Veränderungen Ihr Leben positiv bereichern können. Nehmen Sie Dinge selber in die Hand, fangen Sie mit kleinen Aufgaben an. Trauen Sie sich mehr zu. Sprechen Sie lauter. Sagen Sie öfter einmal: Nein. Tipps für Hoch-Gewissenhafte (mindestens 30 Punkte im DISG-Diagramm) Bedenken Sie, dass Ihnen bei zuviel Planung zuwenig Zeit zur Umsetzung verbleibt. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf Perfektion in der Erledigung. Machen Sie sich bewusst, dass Sie nicht jedes Risiko vermeiden können. Lernen Sie, Entscheidungen zu treffen auch wenn Ihnen weniger Informationen zur Verfügung stehen, als Ihnen lieb ist. Verwenden Sie nicht soviel Zeit, um Dinge zu analysieren. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 21

22 Setzen Sie sich für die Erledigung Ihrer Aufgaben ein striktes Zeitlimit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele realistisch sind. Setzen Sie sich nicht zu hohe Standards. Erkennen Sie, dass Perfektion auch ihre Grenzen hat. Gut ist besser als perfekt. Werden Sie lockerer in Ihren Erwartungen, die Sie an sich und andere stellen. Machen Sie sich bewusst, dass Menschen wichtiger sind als Vorschriften und Richtlinien. Online-Test unter Time-Management, Tests und Checklisten V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 22

23 Ziele Im Gegensatz zum traditionellen Denken in Einzelaufgaben, welches dazu verleitet, sich in Einzelheiten zu verlieren, bewirkt das Denken in Zielen, dass das Einzelne auf das grosse Ganze ausgerichtet wird. Das Denken in Zielen ist eine persönliche Herausforderung. Es bewirkt zukunftsgerichtetes Denken und Handeln. Nur dann, wenn man sich ständig bewusst ist, wohin man will und welcher Endzustand es zu erreichen gilt, kann man seine Kräfte richtig einsetzen sich auf tägliche Aktivitäten konzentrieren Wichtiges von Dringendem unterscheiden nach Prioritäten arbeiten sich auf Wesentliches konzentrieren Ziele setzen Ziele sind eine Herausforderung und lösen Handlungen aus. Sie sind gleichzeitig Maßstab zur Beurteilung von Leistungen. Ohne Ziel nämlich ist jede Tätigkeit und jedes Arbeitsergebnis richtig oder falsch; denn es fehlt das Bewertungskriterium, an dem Sie Ihren Arbeitseinsatz messen könnten. Die beste Arbeitsmethode nützt nichts, wenn Sie nicht vorher klar und eindeutig festgelegt haben, was Sie wollen. Zusammenfassend kann das Ziele setzen wie folgt umschrieben werden: Bedürfnisse und Wünsche sowie Aufgaben als konkrete Absichten zu formulieren und Handlungen auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 23

24 Wer bewusst Ziele hat, richtet auch seine unbewussten Kräfte auf sein Tun aus (Selbstmotivation). Ziele dienen der Konzentration der Kräfte auf den eigentlichen Schwerpunkt. Teilziele Es ist Ihnen sicher schon bewusst geworden: das grosse, umfassende Lebensziel kann nicht in einem Wurf erreicht werden. Vielmehr sind viele kleine und auch grössere Schritte notwendig, um den angestrebten Erfolg zu realisieren. Es ist daher notwendig, Teilziele aufzustellen. Erreichbarkeit Zeit V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 24

25 Warum Teilziele formulieren? Ziele definieren Bei der Formulierung und geistigen Visualisierung sollten Ziele einigen Anforderungen gerecht werden. Die Eigenschaften eines guten Zieles.: In Anlehnung Whitmore (Amerikanischer Coach und Managementtrainer) S pezific (spezifisch) konkret, klar, eindeutig M easurable (messbar) quantifizierbar Wie viel soll erreicht werden? A chievable (erreichbar) realistisch, herausfordernd R esult oriented (ergebnisor.) Endzustand, Ergebnis Was soll erreicht werden? T ime phased (terminiert) Endpunkt klar definieren. Bis wann? V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 25

26 Ziele formulieren Aufgabe Überprüfen Sie die Ziele auf Vollständigkeit in der Formulierung und machen allenfalls ein korrektes Beispiel. 1. Ich will so bald als möglich meine Arbeitstechnik verbessern. Fragen zur Beurteilung: Ja Nein 1. S: Ist das Ziel, spezifisch, eindeutig, klar? Rahmen gegeben? 2. M: Ist die Zielerreichung messbar (quantifiziertes Ziel)? Wie viel? 3. A: Ist das Ziel herausfordernd, erreichbar, realistisch? 4. R: Ist wirklich das Ziel, ein konkreter Endzustand genannt? Was? 5. T: Wurde ein verbindlicher Termin genannt? Bis wann? Beurteilung: Beispiel: V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 26

27 2. Bis am 31. August 20** habe ich meine tägliche Telefonierzeit von drei auf zwei Stunden im Durchschnitt abgebaut. Maximale Investition: Fr Fragen zur Beurteilung: Ja Nein 1. S: Ist das Ziel, spezifisch, eindeutig, klar? Rahmen gegeben? 2. M: Ist die Zielerreichung messbar (quantifiziertes Ziel)? Wie viel? 3. A: Ist das Ziel herausfordernd, erreichbar, realistisch? 4. R: Ist wirklich das Ziel, ein konkreter Endzustand genannt? Was? 5. T: Wurde ein verbindlicher Termin genannt? Bis wann? Beurteilung: Beispiel: V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 27

28 3. Ab nächsten Monat will ich mehr Zeit für meine Familie haben. Fragen zur Beurteilung: Ja Nein 1. S: Ist das Ziel, spezifisch, eindeutig, klar? Rahmen gegeben? 2. M: Ist die Zielerreichung messbar (quantifiziertes Ziel)? Wie viel? 3. A: Ist das Ziel herausfordernd, erreichbar, realistisch? 4. R: Ist wirklich das Ziel, ein konkreter Endzustand genannt? Was? 5. T: Wurde ein verbindlicher Termin genannt? Bis wann? Beurteilung: Beispiel: V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 28

29 Arbeiten nach Prioritäten Eines der Hauptprobleme im heutigen (selbstständigen) Arbeitsprozess ist der ständige Versuch, zu viel auf einmal zu tun, und die Gefahr, sich in einzelnen Aufgaben zu verzetteln. Am Ende eines harten Arbeitstages steht oft die Erkenntnis, dass man zwar viel gearbeitet hat, wichtige Dinge aber oft liegen geblieben oder nicht fertig gestellt worden sind. Erfolgreiche Führungskräfte zeichnen sich dadurch aus, dass sie sowohl viele Dinge als auch ganz verschiedene Tätigkeiten erledigen, indem sie sich während einer bestimmten Zeit nur einer einzigen Aufgabe widmen. Sie erledigen also immer nur eine Sache auf einmal, diese jedoch konsequent und zielbewusst. Voraussetzung dafür ist, eindeutige Prioritäten festzulegen und sich auch daran zu halten. Dies gilt selbstverständlich auch für die eigenen Ziele und Vorhaben. Prioritätensetzung heisst, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig etc. und welche nachrangig zu behandeln sind. Oberste Priorität bekommt dabei immer das, was Sie Ihren persönlichen unternehmerischen Zielen fühlbar näher bringt. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 29

30 Vorteile der Prioritätensetzung Durch Aufstellung einer Rangordnung Ihrer Aufgaben stellen Sie sicher, dass sie alle Aufgaben ausschalten, welche unnötig sind, Aufgaben delegieren, die von anderen durchgeführt werden können, das Wichtige vor dem Dringenden erledigen, an wichtigen und notwendigen Aufgaben arbeiten, sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren, die Aufgaben, an denen Sie gemessen werden, erledigen, die Aufgaben in der festgelegten Zeit erledigen, die gesetzten Ziele erreichen, am Ende der Planungsperiode (z.b. Abend) die wichtigsten Dinge erledigt haben, V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 30

31 Konzentration auf das Wesentliche/ Das Pareto-Prinzip Der italienische Volkswirtschafter Vilfredo Pareto hat mit folgender Kurve die ungleiche Verteilung des Volkseinkommens aufgezeigt: Vermögen Bevölkerung Beispiele aus der betrieblichen Praxis bestätigen in vielen Fällen noch heute diese Regel: % % V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 31

32 Ziel / Wert / Ergebnis A = Muss 15% 65% B = Soll 20% 20% C = Kann 65% 15% Aufgaben / Aufwand Die 80 : 20-Regel Der als Pareto-Prinzip bezeichnete Sachverhalt konnte in vielen Lebensbereichen nachgewiesen werden. Heute ist das Prinzip auch unter der Bezeichnung 80 : 20-Regel bekannt. Bezüglich persönlichem Management besagt sie: V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 32

33 Wichtigkeit und Dringlichkeit Im täglichen Arbeitsprozess stürmt eine Flut von Aktivitäten auf Sie ein. Alle wollen etwas von Ihnen. Alles ist scheinbar dringend. Jeder findet sein Anliegen das Wichtigste. Gleichzeitig möchten Sie Ihre Ziele erreichen, Ihre Arbeit tun. Was ist nun dringend, was wichtig? Dringlichkeit Wenn jemand zu Ihnen kommt und sagt Das ist sehr dringend! fragen Sie sich: Für welches Ziel? Dringende Aufgaben können nicht aufgeschoben werden. Sie müssen sofort erledigt werden. Dringende Aufgaben: Arbeiten, die von einer höheren betrieblichen Instanz mit besonderem Nachdruck gefordert werden. Arbeiten, die geleistet werden müssen, damit andere (Abteilungen, Mitarbeiter) weiterarbeiten können. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 33

34 Wichtigkeit Wenn jemand zu Ihnen sagt Das ist sehr wichtig! fragen Sie sich: Bringt es mich meinen Zielen näher? Wichtige Aufgaben erkennen Sie daran, dass Sie selten heute oder in dieser Woche erledigt werden müssen. Alle wichtigen Aktivitäten tragen zum Erreichen Ihrer Ziele bei. beinhalten das grösste Erfolgspotential. Wichtige Aufgabe: Aktivitäten, die Grundlagen für langfristige Erfolge bilden V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 34

35 Ihre wichtigen und dringlichen Aufgaben Nennen Sie konkrete Beispiele aus Ihrem privaten und geschäftlichen Bereich. Dringliche Aufgaben: Aktivität/Aufgabe Warum dringend? Wer oder was ist abhängig? Wichtige Aufgaben: Aktivität/Aufgabe Warum wichtig? Für welches Ziel? V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 35

36 Das Eisenhower-Prinzip Diese auf den früheren US-General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgehende einfache Regel ist ein praktisches Hilfsmittel, insbesondere wenn schnell entschieden werden muss, welchen Aufgaben der Vorrang einzuräumen ist. Prioritätensetzung erfolgt nach den Kriterien: Dringlichkeit der Aufgabe Wichtigkeit der Aufgabe Je nach hoher und niedriger Dringlichkeit bzw. Wichtigkeit einer Aufgabe lassen sich vier Möglichkeiten der Behandlung von Aufgaben unterscheiden. Wichtigkeit Dringlichkeit V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 36

37 Für die praktische Anwendung bedeutet das: Den Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, muss man sich selber widmen und sofort selbst in Angriff nehmen. Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht dringlich sind, können warten. Termin setzen! Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringend sind, können andere erledigen. Delegieren! Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit sind, muss Abstand genommen werden (Papierkorb oder Ablage). V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 37

38 Bedeutung der vier Quadranten In Anlehnung Stephen R. Covey Wichtig Nicht wichtig Nicht Dringend Tätigkeiten Vorbereitung, Vorbeugung Werteklärung Planung Echte Erholung Beziehungsarbeit Neue Möglichkeiten erkennen Förderung der Selbstverantwortung Ergebnisse Vision Perspektive Ausgewogenheit Disziplin Kontrolle Wenig Krisen Tätigkeiten Triviales, Operative Hektik Geschäftigkeit Manche Anrufe oder Post Wurfsendungen Zeitverschwendende Beschäftigungen Fluchtaktivitäten Angenehme Tätigkeiten Dringend Tätigkeiten Krisen Drängende Probleme Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit oder Abgabetermin Ergebnisse Stress Burn out Krisenmanagement Immer am Feuerlöscher Tätigkeiten Unterbrechungen Manche Post, Berichte oder Anrufe Einige Konferenzen Viele anstehende, drängende Angelegenheiten Viele beliebte Tätigkeiten Ergebnisse Kurzfristige Orientierung Krisenmanagement Chamäleon-Charakter Hält Pläne und Ziele für wertlos Fühlt sich als Opfer, ohne Kontrolle Flache oder zerbrochene Beziehungen Völlige Verantwortungslosigkeit / Wird gekündigt / Von anderen Menschen oder Institutionen abhängig V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 38

39 Leistungskurve Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit während des Tages biorhythmischen Schwankungen unterworfen, die sich im Voraus absehen lassen. Trotz individueller Unterschiede kann man Folgendes feststellen: Der Leistungshöhepunkt liegt am Vormittag. Hier sollten Sie die Erledigung der komplizierten und wichtigen Dinge (A-Aufgaben) einplanen. Im berühmten Leistungstief nach dem Essen sollten Sie soziale Kontakte und Routinetätigkeiten (C-Aufgaben) wahrnehmen. Nach dem Anstieg der Leistungskurve am späten Nachmittag können Sie sich wieder wichtigeren Aktivitäten (B-Aufgaben) zuwenden. Indem Sie die Gesetzmässigkeiten Ihres Organismus nutzen, können Sie ohne Mehraufwand Ihre Produktivität erheblich steigern. Leistungsfähigkeit Zeit V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 39

40 Überlegen Sie, zu welchen Zeiten Sie sich am wohlsten fühlen, zu ermüden beginnen, geistig besonders fit sind, bei welchen Tätigkeiten Sie besondere Schwierigkeiten haben. Finden Sie heraus, inwieweit Ihr eigener Tagesrhythmus dieser Normalkurve entspricht, und planen Sie Ihren Arbeitstag auch entsprechend den leistungsstarken und leistungsschwachen Stunden! Welche Schlussfolgerungen ziehen Sie aus Ihrer Leistungskurve? V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 40

41 Störungen Störungen, welche von der Aufgabenstellung her bedingt sind, sollen nicht als eigentliche Störungen empfunden werden. Der grosse Anteil von Störungen kommt jedoch von aussen (Rückfragen, unangemeldete Besucher) von unten (unklare Kompetenzen, Delegation) von oben (Chef ohne Persönliches Management) von innen (fehlende Selbstdisziplin) Störungen bedeuten Leistungsverlust Unterbrechungen und Störungen sind grosse Zeitfresser. Nach jedem Unterbruch müssen Sie sich wieder neu in die vorherige Tätigkeit eindenken, sich wieder einarbeiten. Untersuchungen haben gezeigt, dass durch die zusätzlichen Anlaufs- und Einarbeitungszeiten Leistungsverluste bis zu 30% ausgelöst werden. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 41

42 Leistungsfähigkeit Leistungsfhigkeit Konzentrations- und Leistungsabfall Störungen Strungen: Bei jeder Störung fällt die Leistungsfähigkeit, bezogen auf eine Aufgabe, praktisch auf Null ab. Gleiches gilt für die Konzentration. Durch das andauernde neue Bemühen um Konzentration tritt eine beachtliche Ermüdung ein, die zu einem starken Konzentrations- und Leistungsabfall führt. Störungen bedeuten: V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 42

43 Schriftliche Planung Das menschliche Gehirn ist ein hervorragendes Werkzeug zum Denken, aber nicht zum Merken und Planen! Ein Beispiel: Kaum jemand kann im Kopf zwei fünfstellige Zahlen miteinander multiplizieren. Nimmt er aber Bleistift und Papier zu Hilfe, dann ist die Multiplikationsaufgabe kein Problem mehr. Ähnlich ist es beim Planen: Sind Sie in der Lage, alle Details und Schritte, alle Mittel und Massnahmen, die Sie zum erwünschten Ziel bringen sollen, im Kopf zu behalten? Sind Sie sicher, nichts Wichtiges zu vergessen? Es liegt deshalb auf der Hand, dass Planen nur durch Schriftlichkeit erfolgen kann. Durch die konsequente schriftliche Planung ergeben sich folgende Vorteile: Zeitpläne, die man nur im Kopf hat, verlieren an Überblick ( Aus den Augen aus dem Sinn ) und werden leichter umgeworfen. Schriftliche Zeitpläne bedeuten Arbeitsentlastung des Gedächtnisses (Kapazität zum Denken) Ein schriftlich fixierter Plan hat den psychologischen Effekt einer Selbstmotivation zur Arbeit. Ihre Aktivitäten werden zielorientierter ausgeführt. Sie lassen sich weniger ablenken (Konzentration) und werden angehalten, die vorgenommenen Aufgaben eher zu erledigen als ohne feste Leitlinie. Durch Kontrolle der Ergebnisse geht das Unerledigte nicht verloren. Es kann neu geplant werden. Die geleistete Arbeit kann jederzeit dokumentiert werden. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 43

44 Der Erfolg kann gesteigert werden, indem der Zeitbedarf besser eingeschätzt wird und exakteres Planen ermöglicht. Bessere und schnellere Erreichung der persönlichen und beruflichen Ziele. Zeitgewinn! Bei einer täglichen Planungszeit von 5 10 Minuten kann bis zu eine Stunde Arbeitszeit gespart werden. Tagesplanung Zur Planung des Tages hat sich die TULPEN-Methode bewährt. Der durchschnittliche Aufwand an täglicher Planungszeit erfordert weniger als 10 Minuten. Um den Tag erfolgreich zu bestehen, empfiehlt es sich, nach der einfachen Tulpen-Methode vorzugehen. T: U: L: P: E: N: V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 44

45 Tagesziel und Termine Was ist heute mein Schwerpunkt, wo investiere ich am meisten Energie? Notieren Sie gut sichtbar Ihr Tagesziel oder Tagesschwerpunkt. Tragen Sie die fixen Termine (Besprechungen, eigene Termine, etc.) auf der Zeitachse ein und markieren den Zeitbedarf. Unerledigte Aktivitäten Notieren Sie auf dem Formular Aktivitätenliste und Tagesplan in den entsprechenden Rubriken, was Sie am betreffenden Tag alles erledigen wollen oder müssen: Arbeiten aus Ihrem Aufgabenkatalog Unerledigtes vom Vortag Neu hinzukommende Tagesarbeiten Termine, welche wahrzunehmen sind Telefonate, Korrespondenzen, die zu erledigen sind Periodisch wiederkehrende Aufgaben Länge der Aktivitäten Die Erfahrung hat gezeigt, dass häufig die geplante Zeit überschätzt und mehr vorgesehen wird, als tatsächlich erreicht werden kann. Dies führt zu unnötiger Frustration und Abneigung gegen Tagespläne. Schätzen Sie daher den Zeitaufwand, den Ihre geplanten Aktivitäten in Anspruch nehmen. Markieren Sie zu jeder Aktivität den Zeitbedarf, den Sie veranschlagen müssen. Eine andere Erfahrungsregel besagt, dass für eine Arbeit oft so viel Zeit benötigt wird, wie Zeit zur Verfügung steht. Bei einer konkreten Vorgabezeit für Ihre Aufgaben zwingen Sie sich (wie beim Geldbudget) dazu, das Limit einzuhalten. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 45

46 Sie arbeiten erheblich konzentrierter und unterbinden Störungen konsequenter, wenn Sie sich für eine bestimmte Aufgabe auch eine bestimmte Zeit vorgegeben haben. Pufferzeit Eine Grundregel der Zeitplanung besteht darin, dass man 50 60% der verfügbaren Zeit planen soll. Unvorhergesehene Ereignisse, Zeitdiebe und persönliche Bedürfnisse erfordern es, sich nicht restlos zu verplanen. Die tägliche Zeiteinteilung sollte demnach aus drei Blöcken bestehen: 1. Geplante Aktivitäten (Tagesplan) 60% 2. Unerwartete Aktivitäten (Zeitdiebe) 20% 3. Spontane Aktivitäten (Kreativität) 20% Beim Einstieg in die Tagesplanung erscheint es sogar angebracht, 50% der Arbeitszeit zu planen und den Rest als Pufferzeit zu reservieren. Entscheidungen Treffen Sie bei Ihrer Tagesplanung Entscheidungen über Prioritäten Kürzungen Delegationsmöglichkeiten Denke vor dem Arbeiten und streichen Sie Ihren Aufgabenkatalog auf ein realistisches Mass zusammen. Der Rest muss verschoben werden, vergessen oder in Überstunden abgearbeitet werden. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 46

47 Notizen/Nachbearbeitung Bearbeiten Sie Ihren Tagesplan täglich! Das Befolgen dieser Regel hat eine grosse Wirkung auf ihr Unterbewusstsein! Wenn Sie abends den Tagesplan durchgehen und unerledigte Aufgaben auf spätere Tage übertragen, dann haben Sie die Gewissheit, nichts zu vergessen, und können entspannt Ihren Feierabend geniessen. Fragen Sie sich bei der Nachbearbeitung des Tagesplanes auch, warum Sie manche Aufgaben gut und andere weniger gut erledigt haben. So können Sie aus Ihren Fehlern lernen und Ihre Stärken fördern. V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 47

48 Literaturhinweise Blanchard K. & Johnson S.. Der 01-Minuten Manager, Hamburg: Rowohlt, 2000 Covey, Stephen R.. Der Weg zum Wesentlichen. Frankfurt, New Y- ork: Campus, 1997 Seiwert, Lothar. Mehr Zeit fürs Glück. Das Bumerang Prinzip. München: Gräfe und Unzer, 2002 Seiwert, Lothar. Das neue 1x1 des Zeitmanagement. München: Gräfe und Unzer, 2002 Seiwert, Lothar. Wenn du es eilig hast, gehe langsam. Frankfurt, New York: Campus, 2002 Sprenger, Reinhard K.. Die Entscheidung liegt bei dir. Frankfurt: Campus, 2000 Sprenger, Reinhard K.. Das Prinzip Selbstverantwortung. Frankfurt: Campus, 1995 Covey, Stephen R.. Der 8. Weg. Offenbach, GABAL Verlag GmbH, 2006 V02 / Roger Longhi / NDS/ Lernwerkstatt Olten GmbH 48