Transport Management System

Transkript

1 Transport Management System Handbuch für Spediteure

2 TMS Funktionen Planen & Optimieren von Transporten Ausführen von Transporten Folgen & Überwachen von Transporten Prüfung & Zahlung der Transporte Taktische Planung Operative Planung Ausführung Überwachen & Bewerten der Leistung 2

3 TMS als Teil der globalen ABI Strategie Als Teil der globalen Strategie für eine operative Effektivität, hat ABI bereits TMS in verschiedenen Zonen eingeführt. Kanada 2011 USA 2006 Russland 2010 Argentinien 2010/2011 Brasilien 2008/2009 3

4 TMS: Was ist neu? Komplettes Programm in Deutsch Spediteur erhält Details und kann alle Ladungen über TMS akzeptierten oder ablehnen neue Plattform zum buchen Zeitfenstern Programm in Deutsch Slot Buchen Spediteur pflegt Standzeiten beim Kunden im TMS Brauereistandzeiten werden durch die Brauerei im TMS gepflegt Ladungsinformation Abfertigungszeiten Keine Rechnungserstellung Gutschriftserstellung Finanzen 4

5 Anmeldeinformationen für neue Benutzer 0. Bevor Sie mit TMS arbeiten können, müssen Sie folgende Informationen erhalten haben: TMS link (URL): Test (bis 15ten April): Produktionsystem (ab 15ten April): 5

6 Anmeldeinformationen für neue Benutzer 1. Öffnen Sie den Internet Explorer 2. Öffnen Sie den zur Verfügung gestellten Link (url). Der TMS Einwahlbildschirm wird angezeigt: 3. Klicken Sie auf das Change Password Feld. 6

7 Anmeldeinformationen für neue Benutzer 4. Tragen Sie die erforderlichen Daten, wie unten aufgeführt in die entsprechenden Felder : User ID = Benutzer ID die ihnen zur Verfügung gestellt wurde Password = wurde ihnen zusammen mit der Benutzer ID zugeschickt New Password = das Passwort was Sie in der Zukunft nutzen wollen Confirm Password = neues Passwort zur Bestätigung, nochmal hier eintragen 5. Auf das Feld Submit klicken. 7

8 Anmeldeinformationen für neue Benutzer 5. TMS startet: Hinweis: der Startbildschirm unterscheidet sich je nach dem Benutzerprofil 8

9 Anmeldeinformationen für neue Benutzer 6. Um sich aus TMS abzumelden, klicken Sie auf das Feld Abmelden : 9

10 Deutsch als Hauptsprache einstellen 1/2 10

11 Deutsch als Hauptsprache einstellen 2/2 11

12 Navigationsfelder Informationssuche %SH012; % filtert nur auf diese, die so beginnen ^%SH01% - sucht alles, mit der Ausnahme der angegebenen Zahlen - Per Suchfeld (Lupe) 12

13 13

14 Datenexport ins Excel Daten exportieren Senden 14

15 TMS Terminologie Transporeon Lieferung TMS Sendungsabschnitt(Shipment) Transport Ladung(Load) TimeSlot Zeitfenster Abholstopp (Ladeslot) Abgabestopp (Entladeslot) 15

16 Wie setzt sich eine Tour zusammen 1, TOUR die größte Einheit, kann mehrere Ladungen beinhalten 2, Ladung kann mehrere Sendungen beinhalten 3, Sendung einzelne Bestellung 16

17 Was kann eine Tour (Trip) sein 1. Umlagerungen / Von Brauerei zu Brauerei / Rampe und zurück, hat immer zwei Ladungen. 2. Von der Brauerei zum Kunden dann mit Leerlauf zu der anderen Brauerei/Rampe und zurück in die ursprüngliche Brauerei 3. Von der Brauerei zum Kunden, dann Leerfahrt zum anderen Kunden und zurück in die ursprüngliche Brauerei Immer Rundlauf Eine Tour kann mehrere Ladungen haben 17

18 Was kann eine Ladung (Load) sein 1. Einweg Transporte 2. Leergut Räumungen (zreturn) 3. Normale Rundläufe / von Brauerei zum Kunden und mit dem Leergut zurück in die Brauerei 18

19 Tour vs. Ladung 19

20 Ladung / Tour Status Status Open Tendered Tender Accepted In Transit Completed Bedeutung Noch nicht zugeschickt (sichtbar bei Planungsvorschau) An Spedition zugeschickt, aber noch nicht angenommen (diese Touren kann man annehmen oder ablehnen) Angenommene Touren (bei diesen können die ZF gebucht werden) LKW wurde bereits geladen, ist aber noch nicht zurückgekehrt zu der Ladestelle Abgeschlossene Touren (Wartezeiten beim Kunden wurden auch angegeben) Sind sichtbar ca. 3 Monate lang im TMS System 20

21 Angaben bei Ladungen und Touren 21

22 TMS Terminologie Tour/Ladung Typen Abkürzung NOW NOR Bedeutung Non-Dedicated Einweg Non-Dedicated Leergut-Abholung NHO Umlagerung (von Braurei zu Brauerei / Rampe) NER Non-Dedicated Rundlauf NHR NRT FAUC Stock Transfer Rundlauf Kombinierte Ladungen oder Touren / Rundlauf Freier Markt Rundlauf UER, UHR, URT Dedicated Fleet Rundlauf PL Teilladung 22

23 TMS Terminologie Trailer und Rampen Abkürzung TR26 LL34 Bedeutung Normaler Taut Liner Light Liner MEGA DE02 DE04 DE05 DE06 DE08 MEGA Liner Rampe Bremen Rampe Hannover Rampe Issum Rampe München Rampe Wernigerode 23

24 TMS Tourenübermittlung Geplante Tour / Ladung Load Building Load to Planned SAP shipment Tender Automatisch Akzeptiert Dedicated fleet Tender Übermittelt Tender Accepted Status Tender Rejected Status Freier Markt Load awarded to a carrier Zeitfensterbuchung 24

25 Transportvorschau 1. Bei der Sicht Ladungsverarbeitung / Sendungsabschnitte den Filter 01 PLANUNGSVORSCHAU auswählen WICHTIG! Touren können hier nicht angenommen werden! Sie verschwinden aus dieser Übersicht nach 1 Stunde Vorschau ist nicht zu 100% Exakt! Bei der entgültigen Übermittlung können Änderungen vorkommen! 25

26 Touren / Ladungen annehmen 1. Bei der Sicht Ladungsverarbeitung/Sendungsabschnitte auf die 02 OFFENE AUFTRÄGE filtern 2. die Tour anklicken 3. Auf das Feld Ladung Annehmen klicken WICHTIG! Bei einer Tour (Trip) müssen die Ladungen einzeln angenommen werden! Mit der Sicht Ladungen Ändern können die bereits eingegebenen Daten (LKW Kennzeichen, Fahrername geändert werden 26

27 Touren / Ladungen ablehnen 1. Bei der Sicht Ladungsverarbeitung/Sendungsabschnitte auf die 02 OFFENE AUFTRÄGE filtern 2. die Tour anklicken 3. Auf das Feld Ladung Ablehnen klicken WICHTIG! Bitte immer den Ablehnungsgrund angeben! 27

28 Zeitfenster buchen / Abholstopps 1. Bei der Sicht Ladungsverarbeitung /Sendungsabschnitte auf die 03 NICHT GEBUCHTE ABHOLSTOPPS filtern 2. bei den Touren, die bei der Spalte Abholstopp-Termin keine Angabe haben müssen die ZF gebucht werden 3. Tour anklicken 4. Auf das Feld Abholstopp Buchung klicken

29 5. Freies Kästchen auswählen, doppelklick und buchen 5, Freies Kästchen auswählen, doppelklick und buchen 5 29

30 Zeitfenster buchen / Abgabestopps 1. Bei der Sicht Ladungsverarbeitung /Sendungsabschnitte auf die 03 NICHT GEBUCHTE ABGABESTOPPS filtern 2. bei den Touren, die bei der Spalte Abgabestopp-Termin keine Angabe haben müssen die ZF gebucht werden 3. Tour anklicken 4. Auf das Feld Abgabestopp Buchung klicken

31 Automatische Zeitfensterbuchung Wird für die Rampen Wernigerode, Bremen und Hannover verfügbar sein Für Touren ab Issum und München müssen die Slots manuell gebucht werden Für Dedicated Fleet werden die Zeitfenster automatisch durch das TMS System gebucht 31

32 Zeitfenster Änderungen 1. Tour Auswählen, anklicken und zu Abholstopp Buchung gehen 2. Zeitfenster anklicken und zu Eigenschaften gehen

33 3. andere Abgebestopp auswählen (die Zeitspannen, die bereits belegt sind, werden in Klammern angezeit) 4. Senden

34 Zeitfenster miteinander tauschen 1. die 2 Zeitfenster anklicken und zum Tauschen gehen 1 34

35 2. Daten kontrollieren Senden drücken 2 35

36 Zeitfenster löschen Slot auswählen und Löschen klicken

37 Allgemeine Regeln Restriktionen für die Spuren Zeitfenster können nur in die davor vorgesehenen Spuren gebucht werden Zeitbeschränkungen eine Buchung kann nur bis zu einem gewissen Zeitpunkt gemacht werden Dedicated Fleet wird automatisch vom TMS System gebucht Für Umlagerungen (Touren!) müssen die verschiedenen Ladungsnummern eingebucht werden ZF-Reservierungen bleiben, wie vorhin für die Spezial- Züge (24h) 37

38 Zeitfenster Buchung für Abgabestopps / Allgemeine Regeln Abgabeslots für nur LG entladen werden nicht buchbar sein! Diese müssen immer bis 16:00 an das Transport Team gemeldet werde Nur für Touren, die danach nicht laden Nur für den nächsten Tag 38

39 Frachtauktion /Freier Markt 1. Die Sicht Frachtauktion / Freight Auction Carrier auswählen 2. Bei Preisanpassung das Gebot angeben 3. Gebot akzeptieren / abgeben klicken

40 Bei Gebottsstatus sind die jeweiligen Ergebnisse der Auktionen sichtbar 40

41 Entladezeiten Registrierung 1. Tour auswählen und auf Verschiedenes Standzeit bei Entladestelle klicken 2. Ankunftszeit und Abfahrtszeit angeben, dann Senden WICHTIG! Nur mit dieser Angabe wird der Status einer Ladung sich auf Completed (Abgeschlossen) ändern 41

42 Daten Aufladen 1. Die Sicht Daten hochladen Trailer Activities Upload Upload File auswählen 2. bei Template alle Felder öffnen 3. Excel Datei hochladen Kann für Standzeiten benutz werden 42

43 TMS Billing Proposal Ladungen bereit zur Abrechnung Vouchers Berechnungsvorschlag Voucher wird für Ladungen Ein einzelner Berechnungsvorschla g wird erstellt 43 Berechnugnsvorschla g wird zur Berechnung freigegeben Berechnungsvorschla g wird im Detail geprüft Kosten werden angepasst.berechnungsvorschl ag wird aktualisiert

44 Finanzieller Prozess Berechnungsbeleg GERP Gutschrift ABI und Spedition bestätigen den Berechnungsbetrag Gutschrift wird an die Spedition versendet Speditions kann zu jeder Zeit: Einsehen der Details der Transportkosten die auf der der Gutschrift, die in TMS berechnet wurden Download von einem Excel Report von TMS mit den Details vom Transport 44

45 Finanzprozess Zeitablauf Woche 1 Woche 2 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Transporte werden abgewickelt Meldung von Extrakosten 10:00 Billing proposals werden erstellt Bestaetigung von Billing Proposals Gutschrifterstellung 45

46 Billing proposal report 46 Microsoft Excel Worksheet

47 Format fuer Zusatzkosten Load_ID ChargeCode ManualOverrideUnits WAITING_HOURLY WAITING_HOURLY WAITING_HOURLY WAITING_HOURLY WAITING_HOURLY WAITING_HOURLY WAITING_HOURLY 20 WAITING_HOURLY fuer Standzeitzusatzkosten Zusatzkostensumme EXTRA_COSTS - fuer andere Zusatzkosten Compressed (zipped) Folder 47

48 Billing Proposal 48

49 Billing proposal Details/Genehmigung 49

50 Billing proposal Details/Ablehnung mit zusaetzlichen Kosten Standzeit 30,

51 Frachtgutschrift xyz 51 xyz