Prozessintegration im Output-Management

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3 Die 4 Erfolgsfaktoren für die Standardisierung der Druckerparks: Konsolidierung Die Konsolidierung ist nach der Analyse und Standardisierung der erste Schritt um eine erhebliche Kosteneinsparung erreichen zu können. Die Konsolidierung befasst sich primär mit der Vereinheitlichung der Produktionsprozesse im Dokumentenmanagement und der optimalen Lösung am richtigen Ort. Durch diesen hohen Standardisierungsgrad können bereits erhebliche Kosten für Netzanschlüsse, Servicekosten und beim Platz eingespart werden. Tonermanagement Durch ein effektives Tonermanagement kann auf zwei Arten eine erhebliche Einsparung erzielt werden. Nebst der Automatisierung der Tonerbestellung und der dazugehörigen überwachte Lieferung zum Gerät kann durch den optimalen Austauschzeitpunkt der Tonerkartusche Geld gespart werden. Kostentransparenz Die Umstellung auf eine benutzergerechte Abrechung pro Kostenstelle steigert das Bewusstsein. Durch diese Transparenz und monatliche Abrechung wird in der Regel der Kostenstellenleiter auf dieses Sparpotential sensibilisiert. In diesem Zusammenhang können auch Vergleiche zwischen den einzelnen Abteilungen und Bereichen erstellt werden. Prozessmanagement Moderne Geräte verfügen über eine Selbsterkennung von Fehlern. Unser Ziel ist es, den Fehler zu erkennen und zu reagieren, bevor ein Benutzer nicht mehr drucken kann. Unser Monitoringtool diese und veranlasst je nach Störung entsprechende Massnahmen.

4 Prozessintegration im Output-Management Nachhaltig Kosten reduzieren Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass mit richtigen Massnahmen Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich erzielt werden können. In einzelnen Kundenprojekten können Einsparungen von mehr als 50% für den Kunden realisiert werden. Wie nachstehende Graphik veranschaulicht setzt Graphax auch nach der Implementierung der neuen Lösung auf Nachhaltigkeit. Wir bieten dem Kunden eine professionelle Dienstleistungen an um auch in Zukunft für Sie die bestmögliche Lösung anzustreben; ein kontinuierlicher Prozess. Printerparkanalyse direkte Kosten Prozessanalyse indirekte Kosten Analyse Anforderugen IT-Security, Accounting Output-/ Document-Management Betrieb / Reports Roll-Out & Implementierung TCL-Kalkulation u. Szenarien Entwicklung Konzept, Lösung

5 Wie sind solche Einsparungen möglich? Die Antwort: Optimized Print Services Wir verstehen unter diesem Begriff die ganzheitliche Betrachtung aller mit dem Outputmanagement verbundenen Prozesse und Resourcen! optimize analyze capture consult Consult Printerparkanalyse (direkte Kosten) Begehung der Betriebsräume Erfassung der Daten mit modernsten Hilfsmitteln Berücksichtigung aller laufenden Kosten (Graphax Asset Collector) Prüfung der Raumpläne und Zonen project implement change inform & train Implement Prozessmanagement (indirekte Kosten) Data Mining Plausibilitätschecks (Daten & Prozesse) Laufendes Kosten-Controlling Operate Service & Support operate manage monitor SOLL-Prozesse abbilden und Implementieren Nachhaltigkeit der Kostenreduktion / Kostenoptimierung Tonermanagement Ganzheitliches Reporting der Kosten Kostentransparenz

6 Prozessintegration im Output-Management Vorgehensweise Druckerparkanalyse schnell verwässert werden. Eine ständige Analyse pro Gerät im Bezug auf Auslastung und eine klare Beschaffungspolitik von Neugeräten verhindert den Rückfall in die alten Strukturen. Dazu sind geeignete Instrumente notwendig, welche jederzeit Auskunft über den aktuellen Nutzungsgrad geben können. Konsolidierung Die Konsolidierung ist nach der Analyse und Standardisierung der erste Schritt um eine erhebliche Kosteneinsparung erreichen zu können. Die Konsolidierung befasst sich primär mit der Vereinheitlichung der Produktionsprozesse im Dokumentenmanagement und der optimalen Lösung am richtigen Ort. Durch diesen hohen Standardisierungsgrad können bereits erhebliche Kosten für Netzanschlüsse, Servicekosten und beim Platz eingespart werden. Diese Vorgaben stehen jedoch in einer starken Abhängigkeit der Lokalitäten. Kleine verzweigte Büros können nicht gleich behandelt werden wie Grossraumbüros. Eine Begehung vor Ort durch eine erfahrene Person ist für eine Konsolidierung vielfach ein notwendiger Schritt. Auf lokale Drucker sollte wenn immer möglich verzichtet werden. Durch Umzüge, Abteilungswachstum oder die Zusammenlegung von Aktivitäten kann dieses optimierte Konzept Tonermanagement Durch ein effektives Tonermanagement kann auf zwei Arten eine erhebliche Einsparung erzielt werden. Nebst der Automatisierung der Tonerbestellung und die dazugehörige überwachte Lieferung zum Gerät, kann durch den optimalen Austauschzeitpunkt der Tonerkartusche Geld gespart werden. Wie wird dieser Austauschzeitpunkt optimiert? Das Monitoringtool misst pro Druckseite die Farbdeckung aller vorhandenen Farben. Auf Grund des gedruckten Volumens sowie der Farbdeckung pro Seite kann der Restbestand im Tonerbehälter sehr genau ermittelt werden. Zusätzlich kann durch eine Hochrechung kalkuliert werden, nach wie vielen Seiten der Toner effektiv verbraucht wird. Eine Sicherheitsmarge muss jedoch immer mit eingerechnet werden, um keinen Stillstand des Systems zu riskieren. Dadurch können 5 bis 10% Toner eingespart werden. Heute werden je nach Betrieb 40 bis 60% gedruckt, welche sich innert einer Stunde im deckungsarmen Schriften können bis zu 60% des Toners eingespart werden.

7 Kostentransparenz Die Umstellung auf eine benutzergerechte Abrechung pro Kostenstelle steigert das Bewusstsein. Durch diese Transparenz und monatliche Abrechung wird in der Regel der Kostenstellenleiter auf dieses Sparpotential sensibilisiert. In diesem Zusammenhang können auch Vergleiche zwischen den einzelnen Abteilungen und Bereichen erstellt werden. Dies soll nicht als Kontrolle sondern als Motivation verstanden werden. Wie diese Informationen genutzt werden ist Sache des Kunden. Die ereichte Transparenz schafft jedoch die Möglichkeit, überhaupt auf die Kosten einzuwirken. Mittels unseres Monitoring-Tools können die Abrechungen pro Kostenstelle, Bereich oder Department für zeitliche sinnvolle Zeiträume (z.b. monatlich) ausgelesen und via csv-datei direkt dem SAP zur Verrechung zugeführt werden. Service-Prozessmanagement Moderne Geräte verfügen über eine Selbsterkennung von Fehlern. Unser Ziel ist es, den Fehler zu erkennen und zu reagieren, bevor ein Benutzer nicht mehr drucken kann. Unser Monitoringtool diese und veranlasst je nach Störung entsprechende Massnahmen. Falls wir von einem Papierstau sprechen, wird das Monitoringtool diese Störung in den ersten Minuten nur als Information oder Warnung weitermelden. Falls die Störung innert einer vorbestimmten Zeit nicht durch den Benutzer selbst behoben werden kann, wird das Monitoringtool das Öffnen eines Tickets veranlassen und somit den Serviceprozess anstossen. Dieses Beispiel eines hohen Automatisierungsgrades gibt die Sicherheit, dass der Gerätepark jederzeit einen hohen Qualitätslevel aufweist. Grundsätzlich muss davon ausgegangen werden, dass ein Farbdruck drei- bis viermal höhere Kosten verursacht im Vergleich zu einem s/w Druck. Viele Benutzer nutzen eine Standard Farbeinstellung. Dies ist besonders kostspielig, wenn ein längeres Mail mit einem blauen link gedruckt wird. Durch Kosten dank einem höheren s/w Anteil am Druckvolumen gesenkt werden.

8 Prozessintegration im Output-Management Analyse Modernste Datenerhebung für professionelles Fleetmanagement Um ein optimales Fleet Management aufbauen und betreiben zu können, ist es von massgeblicher Bedeutung über einen inhaltlich korrekten und vollständigen Datenstamm zu verfügen! Bei Graphax sind die Zeiten der handschriftlichen Erfassung schon lange vorbei! Wir benutzen neueste Technologien um fehlerfrei und schnell die gewünschten Daten zu erfassen. eingelesen, mit einer hinterlegten Datenbank verglichen und sofort auf dem Display angezeigt. Mit der Maus können die Daten nun mit den zuvor eingelesenen Gebäudeplänen direkt verlinkt und auch entsprechend bearbeitet werden. Graphax Asset Collector - die Vorteile: Kein Medienbruch mehr! Keine Fehler durch handschriftliche Eintragungen! Sehr hohe Datenkonsistenz! Schnelle Begehungszeiten (kurze Beeinträchtigung des Tagesgeschäftes) Individuell anpassbar! Grosse Skalierbarkeit Visualisierung der Daten möglich! Beliebige Auswertung der Daten! So haben wir als einziger Anbieter in der Schweiz den innovativen Asset Collector im Einsatz! Der Asset Collector wird über ein mobiles PC-Tablet Notebook bedient. Mit einem angeschlossenen Barcodeleser werden die Gerätedaten automatisch

9 Prozessintegration Um alle Bedürfnisse aus einer Hand anbieten und abdecken zu können setzt den Graphax Fleet Manager. Kommunikation Der Software-Agent im Netzwerk des Kunden sammelt alle Empfangen Daten der Systeme beim Kunden, verpackt diese in ein verschlüsseltes ZIP-File und übermittelt dies via an den Server bei Graphax. Auf dem Server angekommen wird das ZIP-File extrahiert und in die Datenbank eingelesen. Störungsmeldungen, Verbrauchsmaterialbestellung, Zählerstandsmeldungen, usw. werden vom Fleet Manager (Graphax Server) administriert und an die entsprechenden Lieferanten weitergeleitet. Der Kunde hat natürlich die volle Einsicht via Web. Die Lieferanten dagegen haben nur eine eingeschränkte Einsicht auf den Gerätepark, welche sich auf die eigenen Produkte/Dienstleistungen beschränkt. Zugangsberechtigungen mit Login & Passwort über https:\\ (gesicherte Webpage).

10 Prozessintegration im Output-Management Alles im Griff! Der Fleet Manager bietet viele Vorteile: Unabhängig von Hersteller und Lieferanten Optimierung des Druckerparks / Kosteneinsparungen Proaktive Prozesssteuerung möglich Abbilden von automatisierten Prozessen mit Plausibilitätscheck Einsparungen durch automatisierte Prozesse (Zählerstandsmeldungen / Bestellen von Verbrauchsmaterialien / Melden von Serviceinterventionen) Status aller Systeme auf einen Blick Zeitaufwand und Ressourcen für Reportings und Statistiken werden stark reduziert Offene Schnittstellen garantieren ein hohes Mass an Flexibilität. Bestehende IT-Support-Ticketing-Systeme können ebenfalls angebunden und integriert werden. Dank der offenen Struktur und Skalierbarkeit sind Ihren Wünschen keine Grenzen gesetzt.

11 Cockpit Betriebsphase Cockpit bietet Ihnen eine angepasste Übersicht über die wichtigsten Statusmeldungen Alerts zeigt Ihnen die aktuellen und vergangenen Störungen über den gesamten installierten Systempark an. Die jeweilige Statistik wird sofort eingeblendet. = Abweichung = Status OK Weitere Funktionen: Liste aller installierten Modelle und deren Onlinestatus

12 Prozessintegration im Output-Management Betriebsphase Tonermanagement / Statusübersicht Aktive Drucksysteme deren Bezeichnung, Standort, Hersteller und Status Details Multifunktionssystem Details eines Printers Modellbezeichnung Seriennummer Zählerstand Status Materialien Schwellwerte erfassen (in 1 % Schritten) Drucker ID

13 Betriebsphase Reports Druckverhalten Gedruckte Seiten/Monat Anzahl Seiten (Sytem-Volumenauslastung

14 Prozessintegration im Output-Management Anwendungsbeispiele Automatische Störungsmeldung mit Details Systemdetails mit allen relevanten Informationen inkl. Standortplan Automatische Tonerbestellung mit Details Link mit Paket-Nr. für Track & Trace (Status der Lieferung)

15 Gesamtübersicht Zählerstände (alt, neu, Volumen, Sollvolumen und Auslastung) Systeme

16 Prozessintegration im Output-Management PRINTHOF GmbH Kohlholz Hägendorf Tel.:

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