Dokumentenmanagement kompakt

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1 Dokumentenmanagement kompakt Fachwissen und Interviews aus der Branche Teil 3: Rechnungseingangserfassung Rechnungen bewegen die Geschäftswelt - Mit welcher Geschwindigkeit bewegt sich Ihr Unternehmen? Die manuelle Erfassung Hand aufs Herz: Am Ende des Geschäftsjahrs sind die Zahlen die einzige Sprache, die gesprochen wird. Um hier möglichst viele positive Worte zu finden, bedarf es einer einfach Formel: Einnahmen > Ausgaben. Unglücklicherweise ist letzteres nicht einfach zu gestalten. Wenn man nun schon Geld ausgibt, sollte man wenigstens darauf achten, alle damit in Zusammenhang stehenden Kosten so gering wie nur möglich zu halten. Und dieses Prinzip gilt bereits bei der Unternehmenskorrespondenz. Ein geschäftstypischer Fall ist die Eingangsrechnung. Als Papierdokument oder erreichen sie das Eingangspostfach des Unternehmens. Dort geöffnet oder ausgedruckt, in Tabellen vermerkt und dann zur Freigabe oder Abzeichnung an die zuständige Person getragen. Folgend bei positiver Prüfung abgesegnet und dann bezahlt oder eben beanstandet, letztendlich noch in Aktenordner archiviert und nach aktueller Rechtsprechung 10 Jahre aufbewahrt. Dieser ganze Prozess kostet allen Beteiligten Zeit. Und Zeit ist bekanntlich Geld. Und wenn Kosten entstehen, dann doch bitte nicht zusätzlich für bestehende Ausgaben. Auf der Überholspur die digitale Verarbeitung Die Digitalisierung des Rechnungsweges sorgt dafür, sich von zeitintensiven Rechnungsbearbeitungsprozessen zu trennen und sprichwörtlich mehr Platz für wesentliche Dinge im Unternehmen zu haben. Der erste große Vorteil der digitalen Rechnungseingangserfassung besteht in der Kanalisierung der verschiedenen Dokumente ohne Abhängigkeit des verwendeten Mediums. Egal ob Papier oder elektronisches Format alle Rechnungen gelangen in das gleiche System und werden so den zuständigen Bearbeitungsstationen zugewiesen. Der Aufwand für die Pflege und Abbildung von unterschiedlichen, medienabhängigen Prozessen entfällt, die Flexibilität steigt. Mit einer digitalen Rechnungseingangserfassung nutzen Sie die Nachteile der manuellen Erfassung zu Ihrem Vorteil: Neben einem Verzicht auf die manuelle Fehlerbeseitigung fallen nicht prüffähige, papierbasierte Abläufe in Zukunft aus dem Workflow. Zudem können alle Daten gesetzeskonform und digital gespeichert werden. Auf Aktenschränke kann somit verzichtet werden. Ein wichtiger Pluspunkt liegt vor allem in der Beschleunigung der Kommunikation mit dem Vertragspartner. Durch den automatisierten Workflow werden die Transaktionen deutlich schneller abgewickelt. Durch einfaches digitales abnicken kommt die Rechnung z.b. in einem digitalen Rechnungseingangsbuch oder ERP-System innerhalb von Sekunden an und kann ggf. direkt webbasiert vom Sachbearbeiter freigegeben werden. Zudem erhöht sich die Zufriedenheit aller Vertragsparteien und wirkt positiv auf die Geschäftsbeziehungen. Eine weitere Herausforderung sind bei internationalen Geschäften die unterschiedlichen gesetzlichen Regularien. Auch für diese haben die meisten Systeme einer automatisierten Rechnungserfassung eine Lösung parat, um eine gültige Abwicklung des Rechnungsprozesses auch länderübergreifend zu ermöglichen. Lang lebe der ROI Durch den Einsatz einer automatisierten Erfassungslösung stehen die extrahierten, geprüften geschäftsrelevanten Daten nur noch einen weiteren Klick entfernt um sie in ERP, CRM oder DMS zu verarbeiten. Für die Bewältigung dieser Aufgabe stehen zertifizierte und standardisierte Schnittstellen sowie Exportskripte bereit. Einen erheblichen Mehrwert bietet nun die intelligente Weiterverarbeitung. Die Übernahme in ERP-Systeme inkl. Auslösung von Buchungen, natürlich validiert und übersoftgate feiert 20-jähriges Jubiläum, feiern Sie mit und profitieren sie von unserem Know-how. Mit der auf 6 Folgen angelegten Fachwissenreihe präsentiert Ihnen der Unternehmensbereich Document Capture & Management zusammen mit seinen Partnern ein umfangreiches Paket an Informationen. 1

2 wacht, ist nur ein Aspekt der Arbeitserleichterung. Welcher Mehrwert lässt sich nun daraus noch erzielen? Ein bewährtes Szenario, welches mit der Digitalisierung Einzug in die elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitung gehalten hat, ist das Erkennen von Skonti. Über einen definierten Prozess werden Rechnungen, bei denen die Möglichkeit der Ausnutzung von Skonti besteht bevorzugt behandelt bzw. über ein elektronisches Workflowsystem verteilt. Eine Sortierung der Rechnungen nach dem höchsten Skontobetrag oder dem kürzesten Zahlungsziel ist nur eine der vielfältigen Möglichkeiten. Ein Beispiel: Rechnungen die einen vorher definierten Schwellwert überschreiten und zur Freigabe an bestimmte Mitarbeiter in der Buchhaltung übergeben werden müssen, können per DMS-Korbmechanismus oder über webbasierte Ticketingsysteme, bzw. parallel auch über die bewährte E- Mail, informiert und zur gesonderten Freigabe aufgefordert werden. Allein der Einsatz als Erfassungslösung zum Erkennen und abgleichen von Rechnungsbeträgen mit der Möglichkeit der sofortigen Skontoausnutzung, schafft einen Return-on- Invest, der sich bereits innerhalb eines Jahres durchaus rechnen lässt. Je mehr Rechnungen erfasst werden und je höher das Aufkommen ist, desto schneller macht sich die Lösung bezahlt. Die Rechnungsbearbeitung geht jedes Unternehmen an, ob lokales mittelständisches Unternehmen oder globaler multinationaler Konzern. Und wir betrachten hierbei bisher nur einen Geschäftsprozess, die Rechnungseingangserfassung. Weiteren Unternehmensprozessen, so vielfältig und bunt wie die Unternehmenswelt groß: die Be-/Verarbeitung des täglichen Posteingangs, die Erfassung von standardisierten Formularen im Versicherungsumfeld (oder Fragebögen), das Auslesen von Stromablesekarten bei Energieversorgern oder die Zuordnung von Bewerbereingängen, um nur einige Beispiele zu nennen, stehen mit einer integrierten, unternehmensweiten und vor allem ausbaufähigen Lösung nichts mehr im Wege. Rechnungseingang analog oder digital op sche Zeichenerkennung mit OCR, ICR, OMR Eintrag ins digitale Rechnungseingangsbuch Extrahierung und Validierung der Daten Übergabe der Daten an das ERP System Prüfung, Freigabe, Kon erung der Rechnung revisionssichere Ablage im DMS/ ECM System zentrale Poststelle Buchhaltung Sachbearbeiter Fachabteilung Buchhaltung unternehmensübergreifende Verfügbarkeit Geschä sprozess am Beispiel Rechnungseingangserfassung 2

3 Tipps & Tricks Automatisierte zentrale Posteingangserfassung Was haben wir bisher gelernt: Der erste und wichtigste Schritt im Informationsmanagement eines Unternehmens besteht in der einheitlichen Erfassung, Indexierung und Verteilung eingehender Informationen. Ganz egal, ob die Dokumente im Papierformat oder bereits in elektronischer Form vorliegen, ob sie an einer zentralen Stelle aufbewahrt werden oder auf verschiedene Schreibtische und Büros bzw. verschiedene Standorte verteilt sind. Die automatisierte Erfassung des gesamten Posteingangs, (z.b. Rechnungen, Verträge, Anträge, uvm.) passgenau für individuellen Anforderungen und Geschäftsabläufe, macht den Unterschied zu einem flexiblen und modernen Unternehmen. Sie schafft Geschwindigkeit und vor allem Sicherheit im Umgang mit Daten und Prozessen. manuell durchgeführt werden mussten, können automatisiert werden, um somit erhebliche Kosten und Zeit zu sparen - Zeit für wertschöpfende Aufgaben also. Die Vorteile im Überblick: Zentraler Eingang für alle Informationen Hohe Transparenz im Geschäftsprozess Kostensenkung durch Zeitersparnis Automatisch weniger Fehler Kürzere Reaktionszeiten Vielfältige Kontrollmöglichkeiten stellen sicher, dass die ausgelesenen Werte richtig sind: Datenbankabgleich oder Abgleich mit Texttabellen Plausibilitätsprüfung Manuelle Prüfung Die Dokumente werden schließlich mit den ausgelesenen Daten an das Back-End-System übergeben. Gut zu wissen: Um die Erkennungsrate signifikant zu erhöhen sollte das System trainiert werden. Schnelle Abhilfe, um dieses langwierige Manko zu umgehen, bieten über Jahre hinweg aufgebaute und fundierte Regelwerke, die einen sofortigen Mehrwert schaffen, und die Erkennungsrate signifikant steigen lassen. Die Regelwerke sind als Zusatzmodule zu verschiedenen Dokumententypen erhältlich. Sollten die umfangreichen Standardmittel zur digitalen Verarbeitung nicht ausreichen, besteht die Lösung in der Klassifizierung und Extraktion mit Freiformerkennungstechnologien. Es gibt kaum ein Dokument welches hiermit (siehe Teil 2) nicht indiziert und klassifiziert werden kann. Darüber hinaus ist neben der reinen Layoutklassifizierung, eine Klassifizierung nach ganzen Textbausteinen oder Textinhalten möglich und gängig. Fazit: Eine zentrale Posteingangserfassung sollte dem dezentralen Eingang definitiv vorgezogen werden. Die Verteilung der Post und Informationen übernehmen workflowbasierte elektronische Systeme, gemäß dem Credo: Informationen an jedem Ort zur richtigen Zeit. Ein zusätzlicher Barcode auf dem Dokument hilft bei der einfachen Seitentrennung oder sogar zur Identifizierung des Dokumenteninhalts, nebst relevanter Erkennung für die Weiterverarbeitung in nachgelagerte Geschäftsprozesse. Kurzum: Dokumentenverarbeitungsfunktionen, die vorher 3

4 Meinungen aus der Praxis Zwei Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und mit unterschiedlichen Anforderungen setzen auf die automatisierte Rechnungseingangserfassung REGELBASIERTE EINGANGS- RECHNUNGSERFASSUNG BEI DER MESSE MÜNCHEN AG Messe München erhält jedes Jahr ca Rechnungen. In der Vergangenheit dauerte die Bearbeitung aus rein logistischen Gründen drei bis vier Wochen. Auch der Platz für die Archivierung wurde immer knapper und das Problem der Recherche nach einzelnen Rechnungen immer akuter. Selbst Buchprüfungen entwickelten sich zu einer echten Herausforderung für alle beteiligten Mitarbeiter. Die Vision Messe München suchte nach einem System, das eine drastische Verminderung der zur Rechnungsbearbeitung benötigten Zeit garantierte, sodass Skonti in Anspruch genommen und Verzugszinsen vermieden werden konnten. Eine einfache Integration in SAP war ebenso notwendig, wie eine hohe Erkennungsrate für eine Reihe verschiedener Dokumente. Zudem sollten Verwaltungsvorgänge im gesamten Unternehmen transparenter werden, sodass sie für alle Arten eingehender Dokumente angewandt und somit schließlich Personal für andere Aufgaben freigemacht werden konnte. Außerdem wollte MMI der Archivierung von Papier einen Riegel vorschieben und zur Digitalisierung eingehender Post übergehen. für Messe München vorgeschlagen. Kofax Transformation Modules (KTM) beruht auf der Dokumentenerfassungstechnologie von Kofax und verwendet Kofax Capture sowie Virtual- ReScan (VRS) zur Optimierung der Images der gescannten Unterlagen. KTM kann alle entscheidenden Rechnungsangaben unabhängig vom Layout einer Rechnung herausfiltern, so zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name des Lieferanten und Rechnungsendbetrag. Die Messe München arbeitet inzwischen mit 4 Kofax Capture Stationen inkl. VRS Image Controllern, die die Qualität und Lesbarkeit der gescannten Unterlagen um 60 % verbessern. Bis zu Dokumente werden Tag für Tag gescannt. einfache Ver- und Bearbeitung von Dokumenten und ihre leichte Auffindbarkeit hat den Arbeitsablauf bei MMI optimiert und sowohl Produktivität als auch Rentabilität des Unternehmens enorm verbessert. Das sagt der Anwender: Bis vor kurzem wurden Rechnungen bei uns per Hand bearbeitet. Alles ging seinen gewohnten Gang, das heißt die Dokumente wurden von einer zur anderen Abteilung weitergereicht. Bei der steigenden Anzahl von Eingangsrechnungen brauchten wir dringend eine Lösung, mit der unsere Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit produktiv arbeiten konnten. Martina Ritzer, Managerin der Abteilung Webservice der Messe München Die Lösung MMI machte eine Ausschreibung und nach eingehender Prüfung aller Angebote erhielt die softgate gmbh aus Erlangen den Auftrag. Sie hatte Kofax Transformation Modules (damals noch unter dem Namen Ascent for Invoices) als beste Lösung 4

5 AUTOMATISIERTE DOKUMENTENER- FASSUNG OPTIMIERT DIE ARBEITS- ABLÄUFE BEI MAX BÖGL Als eines der größten Bauunternehmen Europas, mit durchschnittlich über 100 Baustellen zur gleichen Zeit, gehen bei Max Bögl täglich hunderte von Papierdokumenten ein. Diese Dokumente sind zum einen personalspezifische Unterlagen, die in der Zentrale in Sengenthal verarbeitet werden, und zum anderen vielfältige Dokumente des Arbeitsalltags, wie z.b. Rechnungen, Protokolle, Quittungen auf den vielen Baustellen vor Ort. Die vorhandene Scanlösung wurde den wachsenden Anforderungen nicht mehr gerecht und musste deshalb abgelöst werden. Die Vision Um eine Optimierung der Arbeitsabläufe zu erreichen, wurde die Anschaffung von entsprechender Soft- und Hardware geplant. Die Anforderungen waren klar: Sämtliche anfallende Papierdokumente in jeglicher Form, Größe und Farbe sollten automatisiert erfasst und schnell und einfach an das Dokumentenmanagement System (DMS) Oracle Content Services für die Weiterverarbeitung übergeben werden. Die Lösung Um die Papierflut in den Griff zu bekommen, wurde die Erfassungslösung Kofax Capture (KC) ausgewählt. Nachdem die Software im Rahmen einer Teststellung geprüft und für gut befunden wurde, fiel Mitte 2008 die Entscheidung, Kofax Capture und entsprechende Scanner durch den Kofax Platin Partner softgate gmbh installieren zu lassen. Neben der Zentrale in Sengenthal wurde auch der externe Standort Mühlhausen an die Lösung angebunden. Auf den verschiedenen Baustellen sind Multifunktionsgeräte im Einsatz, die über einen Thin Client ebenfalls mit der Zentrale vernetzt sind. Das Arbeiten mit KC in der Zentrale Im ersten Schritt werden die Papierdokumente in der Verwaltung eingescannt. Für die automatisierte Verschlagwortung und Verteilung der digitalisierten Dokumente sorgt anschließend die Software Kofax Capture. Um einen optimierten Arbeitsworkflow zu schaffen, wurde speziell für das Personalwesen ein Tool entwickelt, um in SAP für ein Dokument angelegte Metadaten direkt mit zu exportieren und diese somit verfügbar zu machen. Ziel des Tools: Alle Dokumente in SAP besser zuzuordnen. Während des Scanvorgangs und der Validierung der Dokumente findet zudem ein Datenbankzugriff statt, um bereits vorhandene SAP und DMS Kriterien auf den einzelnen Dokumenten als Metadaten speichern zu können. Für die Bildoptimierung sorgt die Software Kofax Virtual- ReScan. Die Sachbearbeiter bei Max Bögl sind es außerdem gewohnt, Dokumente direkt mit der Tastatur zu bearbeiten. Diese Arbeitsweise wurde mit einer speziell hierfür von softgate entwickelten Zusatzfunktion zu dem Kofax Scanmodul ermöglicht. Das sagt der Anwender: Mit softgate haben wir einen starken Partner für die Umsetzung unserer Anforderungen im Bereich Kofax gefunden. Für die verwendeten Kofax Standard Komponenten hat softgate vielfältige Erweiterungen speziell für uns entwickelt. Bei Problemen können wir uns darauf verlassen, dass softgate schnellen und kompetenten Support leistet. Andreas Zeitler, Max Bögl GmbH, EDV-Abteilung Das Arbeiten mit KC auf der Baustelle Im laufenden Baustellenalltag stapeln sich schnell eine Vielzahl von anfallenden Papierdokumenten, wie Rechnungen und Lieferscheine. Um Rechnungen zeitnah begleichen zu können und sämtliche Dokumente schnellstmöglich bearbeiten und ad acta legen zu können, werden diese noch vor Ort mit einem Multifunktionsgerät (z.b. von Xerox) gescannt und an das DMS weitergeleitet. Durch die Implementierung von speziellen Funktionen am Bedienpanel des Multifunktionsgerätes wird es möglich, Dokumente jeglicher Form und Beschaffenheit direkt in Kofax Capture zu übergeben. Über die Weboberfläche des Kofax Front Office Servers können diese dann nochmals überarbeitet und in den Kofax Capture Workflow übergeben werden. Somit gelangen die digitalen Informationen von Baustellen auf der ganzen Welt schneller zur Bearbeitung in die Zentrale nach Sengenthal und der postalische Weg wird eingespart. Die Erweiterung Seit Beginn der Erfassungslösung im Jahr 2008 als Kofax Capture 8 Enterprise in Betrieb genommen wurde, wird die Lösung kontinuierlich erweitert. Die Enterprise-Version ermöglicht Max Bögl die Verwendung der eigenen Oracle Datenbank für alle digitalen Dokumente. Vielfältige Erweiterungen (z.b. ein Textexportscript) und Anpassungen an spezielle Anforderungen wurden von softgate zusätzlich entwickelt gab es in der Zentrale für das Personalwesen die Erweiterung um das Tool für Metadatenexport aus SAP. Um die Funktionalität des Kofax Front Office Server mit in das System aufzunehmen wurde 2010 ein Upgrade von Kofax Capture 8 zu Version 9 durchgeführt. Aktuell verarbeitet Max Bögl ein Gesamtvolumen von Seiten pro Jahr. 5

6 Über softgate gmbh Seit 1992 ist softgate mit inzwischen 90 Mitarbeitern kompetenter und zuverlässiger Partner für Entwicklung und Vertrieb von anspruchsvollen und hochwertigen Softwarelösungen und Dienstleistungen. Gemeinsam mit starken internationalen Partnern entwickelt und vertreibt das Unternehmen flexible Lösungen, die auf die jeweiligen Anforderungen der Kunden optimal zugeschnitten sind. Ein Schwerpunkt des Leistungsspektrums liegt im Bereich Dokumentenerfassung, -Management und Archivierung. In diesem Umfeld bietet softgate alle notwendigen Komponenten für den Weg ins papierarme Büro aus einer Hand. Dazu zählen neben der Software auch Scanner und Storagelösungen aller namhaften Hersteller sowie umfassende Beratung, Schulung und Support. Die eigenentwickelte Lösung softgate-archiv für Dokumenten-Management und Archivierung bietet vielfältige Möglichkeiten, die Büroorganisation effizienter zu gestalten und Abläufe zu automatisieren. Als langjähriger Platin Partner von Kofax sind wir einer der leistungsfähigsten Anbieter am deutschen Markt und supporten inzwischen über 150 Kunden. Das gesamte Informationsmanagement gewinnt an Effizienz und Geschwindigkeit - von der Erfassung der Informationen, über die Recherche bis zur Bereitstellung der gewünschten Dokumente. Die Autoren: Fragen zu technischen Themen? Unser Experte: Robert Saupe professional services softgate gmbh robert.saupe@soft-gate.de fon Fragen zu Produktberatung und Vertrieb? Produktberatung: Thomas Ebeling sales & consulting softgate gmbh thomas.ebeling@soft-gate.de fon Niko Assmann marketing & pr softgate gmbh niko.assmann@soft-gate.de fon Ausblick auf Teil 4: softgate-archiv - Der Dokumenten- & Datensafe im Hintergrund softgate gmbh tel nägelsbachstraße 26 fax Erlangen vertrieb@soft-gate.de 6