Smarter Work am Beispiel von Sennheiser electronic GmbH & Co. KG. Erding, den Thomas Schrader (GIS)

Transkript

1 Smarter Work am Beispiel von Sennheiser electronic GmbH & Co. KG Erding, den Thomas Schrader (GIS)

2 Agenda Wer ist Sennheiser electronic? Wer ist GIS? Was ist Smarter Work? Was war und ist die Motivation für Work? Projektbeispiele Fazit 2

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4 Sennheiser Zentrale in der Wedemark Gegründet Mitarbeiter weltweit 468 Mio. EUR Umsatz Produktionsstätten in Irland, USA und Deutschland Internationales Netzwerk von Handelspartner Große F&E Abteilung in D und F&E Büros in USA (Palo Alto) und Singapur 4

5 for Home and Studio Private: Hi-fi Audiophile/ High-end TV and speech Professional: DJ & Studio Monitoring Portable Headphones Street, Sport and Style lines Travel line Headsets Made for iphone Company Presentation

6 Company Presentation

7 Company Presentation

8 Smarter Work treibt das Geschäftsmodell und Prozesse... die Zusammenarbeit der Menschen... den flexiblen Einsatz von Technologie um dynamisch zu reagieren und sich anzupassen... um das bestmögliche aus der Organisation zu bekommen... um schnell auf Geschäftsbedürfnisse zu reagieren Wir müssen smarter arbeiten 8

9 Warum wird Smarter Work benötigt? 9

10 Der Ansatz von Smarter Work In einer vernetzten Arbeitswelt sollte der Arbeitsplatz nicht isoliert betrachtet werden. Globalisierung Arbeitsmarkt im Umbruch Neue Technologien Wissen & Bildung Gesellschafts -themen Neue Geschäftsmodelle Demografischer Wandel 10

11 Globale Veränderung bei Sennheiser 11

12 Zielsetzungen aus dem Jahre 2010 Im Kern geht es damit um die zeitliche und inhaltliche Strukturierung einer komplexen mehrjährigen Umsetzungsaufgabe, einen Generalbebauungsplan. Das Enterprise-Content-Management der Sennheiser soll die einzelnen Anwendungssysteme von ECM-Kernaufgaben entlasten sowie Informationen anderer Anwendungssysteme wechselseitig verfügbar machen. Unterstützung von Mitarbeitern in der Teamarbeit durch effektive unternehmensweite Collaboration Werkzeuge Ein zentraler personalisierter Eingang zu Informationen (Portal) Unternehmensweite und übergreifende Suche nach Informationen Reduzierung von manuellen Geschäftsprozessen Schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern Finden und Vernetzen von Spezialisten

13 Projektphasen Phase 1: 2011 o Implementierung einer ECM Infrastruktur o Einführung von Basware Invoice Automation o Realisierung einer Archivierung o Einführung einer Social Business Plattform (neue Arbeitsformen) o Redesign Intranet und Ausbau Portal Phase 2: 2012 o Erweiterung unternehmsweite Suche o Archivierung CIM-Database o Einführung und Anbindung DMS 13

14 Sennheiser Smarter Work Strategie Dokumentaustausch Enterprise- Search Filesystem Dokumentmanagement Papier DMS Portal & Social Business Mail Invoice Autom. Rechtssichere Langzeit- Archivierung IBM Content Manager 8 (ECM) Hierarchisches Speichermanagement Security/Berechtigungen Check-In/Check-Out, Versionierung Workflow Mandantenfähig, Mehr-Standort-fähig Retention Managed Storage (Compliance)

15 Invoice Automation bei Sennheiser Papierrechnungen Scanner MFP Freiformerkennung Validierung Übergabe Basisdaten Revisionssicheres Archiv e-rechnungen Übergabe Content Manager Buchung Basisdaten ERP

16 Basware IP bei Sennheiser -Ziele Verbesserungspotential Erwartung/Ziele Was wurde erreicht Systemgestützter Prozess für die Rechnungsverarbeitung Nutzungsrate Skonto Autom. Buchung in JD Edwards (ERP) Recherche nach bereits verbuchten Rechnungen Nutzung von Basware IP hohe Skontonutzungsrate Verringerung manueller Aufwand bei der Übernahme der Buchungsdaten Entlastung der Kreditorenbuchhaltung von Rechercheaufgaben Weniger Ressourcen-Einsatz bei der Rechnungsbearbeitung, höhere Transparenz, vollständige Kontrolle Skontovorteile werden genutzt durch Vertretungsregelungen und frühzeitige Erinnerungen durch das System Weniger Aufwand und weniger Übertragungsfehler bei der Übernahme von Rechnungsdaten in JDE, Ordermatching noch in der Umsetzung (JDE Anpassung) Prüfer und Genehmiger können selbstständig nach Rechnungen aus ihrem Bereich recherchieren

17 Basware IP bei Sennheiser - Mengengerüst Anzahl Eingangsrechnungen Anzahl User Anzahl IP-Client User ca. 250 Rechnungen pro Tag (= ca Rechnungen p.a.) IP Master 7 User IP Monitor 4 User IP Admin 2 User 250 ThinClient User, zukünftig über 400 User Produktiv seit 9/2011, daher noch keine verlässlichen Zahlen zur Verbesserung der Skontorate, Bearbeitungszeiten, etc. verfügbar

18 Trends: Von zu Sozialen Netzwerken wird nicht komplett ersetzt werden, aber Soziale Netzwerke ersetzen als bessere Alternative einen grossen Teil der bisherigen Nutzung. Keine Persönliche Präsenz im Internet Klassische Kontaktliste Versenden von s an bestimmte Personen Öffentliche Kommunikation ist unmöglich, geht immer an bestimmte Addressaten Nicht durch Internet-Suche erreichbar Soziale Netzwerke Persönliche Präsenz im Internet durch Profil Dynamisches Netzwerk von Freunden Sharen von Information mit dem Netzwerk Öffentliche Kommunikation ist optional möglich: z.b. öffentliche Produktinfos oder Nachrichten Öffentliches durch Internet-Suche auffindbar 18

19 Social Software und real-time communication 19

20 Mitarbeiterprofile 20

21 Experten- Suche in Profiles Seite 21

22 Wissensmanagement 22

23 Communities 23

24 Anwendungsfall Live-Kommunikation in verteilten Teams 24 GIS mbh

25 Anwendungsfall: Enterprise Project List Problematik: Verteilung der Dateien in großen Teams; Marketing, Global Relations Team 25 Ziel: Zentrale Dokumentenablage und ein unternehmensweiter Überblick über laufende Projekte Seite 25

26 Quick links Projekt Blog Projekt Ampel Dokumente Personen Aktivitäten Seite 26

27 Sennheiser Intranet

28 Erfolgsfaktor: Wie verändert sich das Verhalten der Mitarbeiter? Vorher: Nachher: Collaboration braucht extra Arbeitszeit Es ist schwierig Informationen und zugehörige Experten zu finden Ich schütze meine Arbeit und teile sie nur in meinem Team Ich konzentriere mich auf Text und Daten in Dokumenten Ideen werden beim Kaffee diskutiert aber nicht elektronisch Ideen werden nur mit den engsten Kollegen ausgetauscht Ich arbeite in sozialen Netzwerken Das Finden von Informationen und dazugehörigen Experten ist einfach Ich arbeite eher öffentlich und erhalte Feedback Inhalte werden sowohl asynchron als auch synchron ausgetauscht Ich weiß wohin welche Art von Informationen gehört Ideen werden elektronisch ausgetauscht Die Aufbauorganisiation ist für die Collaboration nebensächlich Wir sind als Team erfolgreicher Seite 28

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30 Kundenausschnitt 30

31 Die Flucht vor der Eiszeit Everyone is going social network 31

32 GIS: Brings Digital Business to Life!