Das Führungskräftefeedback in der Hochschulverwaltung an der Hochschule Bochum Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum

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1 Das Führungskräftefeedback in der Hochschulverwaltung an der Hochschule Bochum Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 1

2 Gliederung Hochschule Bochum, Bochum University of Applied Sciences Aufbau der Hochschulverwaltung- Führungskräfteebenen Warum ein Führungskräftefeedback? Ziele des Führungskräftefeedbacks Zeitlicher Ablauf des gesamten Prozesses Führungskräftefeedback Leitbild Update Leitlinien guter Führung Ablauf der Befragung zum Führungskräftefeedback Die FAQs Beteiligung und Eindrücke Empfehlungen Ausblick Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 2

3 Hochschule Bochum Bochum University of Applied Sciences Gegründet 1971 als Fachhochschule Umbenennung in Hochschule Bochum im Jahr 2008 Gut organisierte Studiengänge orientiert an der wirtschaftlichen Praxis Ca Studierende Anzahl der Beschäftigten : Profs. 136 W 149 NW 202, davon 103 Beschäftigte in der Hochschulverwaltung Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 3

4 Aufbau der Hochschulverwaltung- Führungskräfteebenen Leitung der Hochschulverwaltung Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung 7 Dezernatsleitungen 3 Abteilungsleitungen im Dezernat Ressourcenmanagement 1 Technische Leitung im Dezernat Ressourcenmanagement Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 4

5 Warum ein Führungskräftefeedback? Der Prozess Führungskräftefeedback ist auf Anregung des Personalrats als gemeinsames Projekt mit der Verwaltungsleitung auf den Weg gebracht worden. Wir wollen die Kommunikation und die Zusammenarbeit an der Hochschule verbessern das Führungshandeln bewusst gestalten eine Kultur von Offenheit und Austausch erzeugen denn nur so sind wir für die zukünftigen Herausforderungen gerüstet! Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 5

6 Ziele des Führungskräftefeedbacks Die Führungskräfte der Hochschulverwaltung bekommen ein individuelles Feedback, auf dessen Grundlage sie Maßnahmen ergreifen und sich weiterentwickeln und verbessern können. Die Führungskräfte sollen ihr Führungsverhalten reflektieren und weiterentwickeln. Offener Austausch muss geübt werden: Das FK-Feedback bietet dafür Raum und Gelegenheit. Die Mitarbeiter/innen bekommen signalisiert: Die Führungskräfte nehmen ihre Rolle ernst und ihre Verantwortung wahr Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 6

7 Zeitlicher Ablauf des gesamten Prozesses Führungskräftefeedback Zeitlicher Ablauf des gesamten Prozesses: Juni 2011 Bildung der Arbeitsgruppe Führungskräftefeedback August 2011 Entscheidung für eine Methode und eine externe Beraterin Oktober Juni 2012 Update und Vorstellung des Leitbildes der HV Im Verlauf der Angebotsgespräche wurde festgestellt, dass es dringend notwendig war, zunächst aktuelle Führungsleitlinien zu erarbeiten. Um die Führungsleitlinien erarbeiten zu können wurde das Leitbild der Hochschulverwaltung überarbeitet, dabei wurde ein besonderes Augenmerk auf die Leitsätze zur Führung gelegt Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 7

8 Leitbild Update Leitbild der Hochschulverwaltung: 1. Unsere Zusammenarbeit 2. Unser Führungsverständnis 3. Transparenz und Beteiligung 4. Unsere Kompetenz 5. Compliance - Recht und Ethik 6. Nachhaltige Hochschule ökologisch, ökonomisch, sozial 7. Lernende Organisation 8. Verantwortung Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 8

9 Leitlinien guter Führung Juli 2012-November 2012 Erarbeitung der Führungsleitlinien durch die FK Leitlinien guter Führung: Präambel Gute Führung ist ein Schlüssel für die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und damit für den Erfolg unserer Hochschule. Die folgenden Leitlinien guter Führung orientieren sich an dem Leitbild der Hochschulverwaltung und machen deutlich, was wir als Führungskräfte der Hochschulverwaltung unter guter Führung verstehen. 1. Unser Führungshandeln richtet sich an den Zielen der Hochschule aus. 2. Wir gestalten die Arbeitsbedingungen so, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kompetenzen zum Wohle der Hochschule einsetzen können Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 9

10 Leitlinien guter Führung 3. Wir gehen wertschätzend mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern um, bieten Verlässlichkeit und sorgen für ein Klima der Offenheit und des Vertrauens. 4. Wir nehmen unsere Fürsorgepflicht wahr. 5. Wir schaffen die Rahmenbedingungen für eigenverantwortliches Handeln. 6. Wir informieren und kommunizieren umfassend, binden Beteiligte rechtzeitig ein und machen Entscheidungen transparent. 7. Wir schaffen ein Bewusstsein für die Bedeutung übergreifender Prozesse und fördern die dafür notwendigen Kooperationen. 8. Wir schaffen Strukturen, die auf Chancengleichheit und Vielfalt basieren und agieren verlässlich im Sinne der Gleichbehandlung. 9. Wir nutzen Instrumente der Personal- und Organisationsentwicklung. 10. Wir haben Vorbildfunktion Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 10

11 Zeitlicher Ablauf des Prozesses Führungskräftefeedback Mitte Januar bis Mitte März 2013 Vorbereitung des Fragebogens und der Onlinebefragung 14. bis 31. März 2013 Onlinebefragung Anfang April 2013 Auswertung der Daten durch die Beraterin und zeitnahe Versendung der Ergebnisse an die jeweiligen Führungskräfte April bis Juni 2013 (bzw. August 2013) Workshops der einzelnen Dezernate bzw. Bereiche Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 11

12 Ablauf der Befragung zum Führungskräftefeedback Ablauf Führungskräftefeedback-Befragung (Januar 2013-lfd.) 1. Entwurf eines Fragebogens durch die externe Beraterin auf der Grundlage der Leitlinien guter Führung. Fragebogen wurde durch die Führungskräfte bzw. AG Führungskräftefeedback noch modifiziert. 2. Information über das gesamte Verfahren auf der Dienstbesprechung der Verwaltung, Erklärungen und Antworten anhand der vorbereiteten FAQs. 3. Durchführen der freiwilligen anonymen Befragung mit Hilfe von EvaSys Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 12

13 Ablauf der Befragung zum Führungskräftefeedback 4. Bereichsweise Auswertung der Befragung durch die externe Beraterin das Ergebnis wird nur an die jeweilige Führungskraft weitergegeben. Ein Beratungsgespräch mit der externen Beraterin kann von der Führungskraft auch schon zu diesem Zeitpunkt wahrgenommen werden, (z.b. zur Vorbereitung auf das Feedbackgespräch) stündiger, verpflichtender Workshop pro Bereich mit den jeweiligen Mitarbeiter/innen (MA). Bei dem Workshop ist die Führungskraft zunächst nicht dabei, kommt aber gegen Ende dazu und nimmt das Feedback entgegen. Die externe Beraterin dient dann als Sprachrohr für die Gruppe, die MA müssen nichts sagen, können aber ergänzen und erläutern. Die Führungskraft kann Verständnisfragen stellen. Es werden Verabredungen über die weitere Vorgehensweise getroffen Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 13

14 Ablauf der Befragung zum Führungskräftefeedback 6. Auf Wunsch bespricht die Beraterin das Feedback mit der Führungskraft und entwickelt mit ihr gemeinsam Maßnahmen, um kritisch Angesprochenes zu verbessern. Die Führungskraft kann diese Maßnahmen - auch selbst entwickeln - oder mit ihrer Vorgesetzten (VPWuP) besprechen - oder keine Maßnahmen einleiten, das sollte aber begründet werden. 7. Die MA bekommen durch die FK Rückmeldung, welche Maßnahmen eingeleitet werden Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 14

15 Die FAQs Warum ein Führungskräftefeedback? Wer nimmt an dem Feedback teil? Warum sollten Sie am Führungskräftefeedback teilnehmen? Prozess Anonymität Vertraulichkeit Teilnahme an der Befragung Ergebnisbesprechung Teilnahme an der Ergebnisbesprechung Wer bekommt die Ergebnisse? Welche Konsequenzen haben die Ergebnisse für die Führungskräfte? Was passiert nach der Ergebnisbesprechung? Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 15

16 Die FAQs Menschliches. Was ist, wenn die Emotionen während des Workshops hochkochen? Was passiert, wenn ich nichts sagen will? Wenn ich etwas Kritisches äußere, hat das dann nicht negative Konsequenzen für mich? Was ist wenn, meine Führungskraft das Feedback nicht annimmt? Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 16

17 Beteiligung und Eindrücke Von 103 möglichen Rückantworten lag die Beteiligung bei 84 und somit bei ca. 82 %. Die Mitarbeiter/innen waren zu Beginn des Prozesses skeptisch, u.a. - weil das Instrument Führungskräftefeedback an Hochschulen bislang kaum eingesetzt worden ist, - weil Unsicherheit bestand, ob die Anonymität eingehalten werden kann. Der Fragebogen war zum Teil missverständlich. Die Beteiligung der Mitarbeiter/innen in den Workshops war unterschiedlich intensiv, manche Workshops waren sehr lebhaft, andere eher zäh, da sich wenige Mitarbeiter/innen direkt geäußert haben Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 17

18 Beteiligung und Eindrücke Viele Führungskräfte, insbesondere neue, haben das Feedback sehr intensiv genutzt, um sich mit ihrer neuen Rolle auseinanderzusetzen. Alle Führungskräfte haben das Feedback und die Gespräche mit ihren Mitarbeiter/innen sehr ernst genommen dieses Signal ist bei den Beschäftigten gut angekommen. Für die Führungskräfte war die Situation in den Workshops anfangs herausfordernd, im Nachhinein aber überwiegend positiv - die FK haben z.b. durch das Feedback Hinweise zu eigenen Verhaltensweisen und Wirkungen bekommen, die ihnen nicht bewusst waren Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 18

19 Empfehlungen Wichtig für den Prozess war u.a.: die Anonymität bei dem Fragebogen zu gewährleisten Es wird nicht bekannt, wie viele MA pro Bereich den Fragebogen ausgefüllt haben. Vertraulichkeit für die Inhalte der Workshops zu verabreden und einzuhalten Alle FK und auch MA werden nochmals durch die Beraterin darauf hingewiesen, dass die Äußerungen, Gespräche und Vereinbarungen in den Workshops absolut vertraulich sind und nicht darüber gesprochen werden soll bzw. weitergetragen werden sollen. - Dies hat bisher gut funktioniert! und schließlich: den Prozess nach Abschluss der Workshops am Leben zu halten! und wie?? Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 19

20 Ausblick Im September 2013 wird eine große Dienstbesprechung stattfinden, in der der Prozess gemeinsam mit allen Beteiligten ausgewertet werden soll. Der Leitfaden zum MAG soll angepasst und auf das Feedback bezogen werden so soll dort der Rahmen für gegenseitiges Feedback intensiver genutzt werden. Die Führungskräfte sind aufgefordert, regelmäßig auf ihre Mitarbeiter/innen mit Feedbackfragen zuzugehen und sich selbst regelmäßig zu reflektieren, ob sie die Anregungen aufgenommen haben. In 1,5 bis 2 Jahren soll das Feedback mit einem überarbeiteten Fragebogen wiederholt werden Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 20

21 Noch Fragen? Brigitte Kriebel Personalentwicklerin Hochschule Bochum Stabsstelle Organisations- und Personalentwicklung Lennershofstr Bochum Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Führungskräftefeedback an der Hochschule Bochum 22

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