Xerox Office Lösungskatalog. Juli 2009

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1 Xerox 2009 Office Lösungskatalog Juli 2009

2 Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. XEROX, Xerox Alliance Partners, und die identifizierenden Produktnamen und Produktnummern sind Warenzeichen der XEROX CORPORATION. Alle anderen Marken und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Produktdarstellungen, Herstellungsstatus und Spezifikationen unterliegen unangekündigten Änderungen. 01/09

3 Why Xerox Xerox hat eine Produktpalette für optimale Modularität entwickelt. Mit diesem Hauptvorteil einer umfassenden Produktfamilie schützen wir Ihre Investition in digitale Drucktechnologie. Wir legen Wert darauf, dass unsere Produkte Ihren individuellen Anforderungen entsprechen. So zahlen Sie nicht für Funktionalität und Kapazität, die Sie nicht brauchen. Sie können klein anfangen, und wenn Ihre Anforderungen wachsen, wachsen unsere modularen Lösungen beliebig mit. Hunderttausende von Kunden weltweit verbinden Xerox mit herausragenden Produkten. Xerox bietet sich nicht nur aufgrund der von uns entwickelten marktführenden Technologien als Partner für Ihr Unternehmen an - für Xerox spricht vor allem unser umfassender Kundensupport. Die ständig wachsende Palette von Xerox-Lösungen wird unterstützt von unserem globalen Netzwerk von Xerox-Technikern sowie unseren professionellen Support- Ressourcen. Beratung, Evaluierung von Dokumentprozessen, Anwendungsentwicklung, Schulung, Outsourcing und andere Dienstleistungen stehen kleineren Firmen und globalen Unternehmen gleichermaßen zur Verfügung. Der Office Lösungskatalog 2009 beinhaltet alle zur Zeit in Deutschland angebotenen Lösungen unserer Xerox Alliance Partner und der Xerox GmbH. Die Lösungsbeschreibungen stammen von den Herstellern der jeweiligen Anwendung. Für weiterführende Informationen zu den einzelnen Office-Lösungen wenden Sie sich bitte an Ihren Xerox Vertriebspartner oder an die angegebene Kontaktadresse. Broschüren, Fallstudien etc. zu jeder Lösung finden Sie unter: Xerox GmbH 06/2009

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5 Inhaltsverzeichnis Kosten und Zugriffskontrolle AKI PrinTaurus 8 Equitrac Office 10 Pcounter Europe 12 Ringdale FollowMe 14 Schomäcker X-print 16 Xerox Page Accountant 18 Xerox Secure Access Unified ID System 20 Y Soft SafeQ 22 Geräte-Management Xerox CentreWare Web 26 Dokumentenverwaltung und -archivierung DocuWare CONNECT to Xerox 30 docubox 32 Open Bee Scan Portal 33 Xerox DocuShare 34 Xerox DocuShare CPX 36 Output-Management Atlas Software PrintShop Mail 40 Deutsch Technologies DirecType 41 Maping Fastbind 42 PlanetPress Suite 44 Stethos Enhanced Laser Printing 46 Scannen, verteilen und faxen Captaris RightFax 50 EFI SendMe 52 ixware 54 NSi AutoStore Express 56 NSi AutoStore Workflow 58 Tobit Software David zehn! 60 X-Solutions ScanFlowStore 61 Xerox Scan to PC Desktop 62 Xerox SMARTsend 64 Xerox GmbH 06/2009

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7 Kosten und Zugriffskontrolle Kostenkontroll-Lösungen helfen den Kunden die Druckkosten zu managen. Zum einem durch Zuordnung der Kosten auf eine bestimmte Abteilung oder Person, oder durch Beschränkung der Nutzungsmöglichkeiten für jeden Einzelnen. Im Bereich der Kostenzuordnung sind diese Lösungen optimal für professionelle Serviceunternehmen wie Anwaltskanzleien oder Finanzberater. Sie sind außerdem auf den Bildungssektor ausgerichtet, in dem Abteilungen, Schüler und Studenten für ihre Druckkosten selbst verantwortlich sind. Die Möglichkeit, den Gerätegebrauch für jede einzelne Person einzuschränken kann für alle Unternehmen hilfreich sein. Zum Beispiel bekommt eine Person im Monat 100 Farbseiten zugewiesen. Oder Regeln werden eingeführt, nach denen große Farbaufträge automatisch auf größere zentral stehende Geräte mit einer höheren Kosteneffizienz beim Drucken umgeleitet werden, anstatt auf das Desktop-Gerät im Bereich des Benutzers. Wenn Sie in Kostenkontrolle interessiert sind, dann verpassen Sie nicht die Lösungen, die bereits in Xerox Geräten eingebaut sind. Auditron Zugriffskontrolle und Protokollierung von Kopier-, Druck-, Fax- und Scann-Aktivitäten Xerox Standard Accounting eine kostenlose Option, die Kopien, Drucke, Scanns und Faxe verfolgt Zugriffskontroll-Lösungen helfen dem Kunden kritische Informationen durch die Gewährleistung, dass nur autorisierten Personen Zugriff auf das Gerät haben zu schützen. Diese Lösungen identifizieren dem Benutzer am Gerät und unterstützen die wichtige Autorisierung um zu arbeiten. Außerdem können Sie darüber sehen, wer das Gerät benutzt hat und welche Funktionen oder Features dabei genutzt wurden. Dies sind die idealen Lösungen für die meisten Unternehmen in der heutigen sicherheitsbetonten Welt. Xerox GmbH 06/2009

8 Kosten- und Zugriffskontrolle Systemvoraussetzungen AKI PrinTaurus Unkompliziert, unabhängig und zukunftssicher: PrinTaurus für jeden Bedarf im Druckmanagement. Administrieren und überwachen Sie Drucker und Multifunktionsgeräte von einem zentralen Punkt aus. Ermitteln Sie anfallende Kosten Ihrer Druckumgebung. Automatisieren Sie den Druck im SAP -Umfeld und sichern Sie Druckdateien vor fremdem Zugriff. Hauptfunktionen Anwenderfreundlicher Single-Point-of-Control für das gesamte Druckgeschehen Unabhängig von Betriebssystem und Druckerherstellern Inventarisierung des Bestands und der Eigenschaften aller Drucker Dynamische Nachbearbeitung von Druckjobs: Filterprogramme, Konverter und Barcodes Kostenanalyse und Generierung von Reports Ausfall- und Sicherungskonzepte für einzelne Drucker und komplette Druckserver Systeme der Zugriffssicherheit für Druckdateien PrinTaurus ist geprüft und zertifiziert von Microsoft und SAP Es werden nach wie vor Unmengen an Dokumenten gedruckt: In jeder Branche, in jedem Unternehmen. Meist klappt es irgendwie, oft aber ungeachtet der Kosten, Sicherheit und des administrativen Aufwands. PrinTaurus Commander: Hardware: eine schnelle Grafikkarte (PCI oder AGP) CD-ROM-Laufwerk 100 MB Speicherplatz auf der Festplatte Maus oder kompatibles Zeigegerät Pentium, min. 133 MHz, 64 MB Hauptspeicher Software: Windows Operation System PrinTaurus Economist: Hardware: Pentium III Prozessor 20 MB freien Festplattenplatz 256 MB verfügbaren Hauptspeicher Software: Windows Operating System ODBC Connector für Windows MDAC ab Version 2.8 Microsoft.NET Framework Version 1.1 Microsoft SQL-Datenbanksystem Herausforderung Heterogene, über Jahre gewachsene Druckumgebungen sollen für den Techniker einfach zu verwalten sein.. Vertrauliche, hoch sensible Druckdaten müssen sicher über das Netzwerk gehen und dürfen nicht vergessen und öffentlich im Druckerschacht herumliegen. Für SAP -Anwender sind zuverlässige Rückmeldungen über den Druckstatus keine Selbstverständlichkeit. SAP -Administratoren wünschen sich zusätzliche Prüfmechanismen für die Ausgabegeräte in SAP. Barcodes und Formulare müssen auch in kommenden Jahren ohne Mehraufwand und zusätzliche Hardwarekosten druckbar sein. Geschäftsführer wollen endlich fassbare Fakten über die Druckkosten, die wirklich im Unternehmen anfallen. Druckadministratoren müssen bei jedem Treiberupdate oder der Standortänderung immer wieder aktiv Hand anlegen, um die Druckerdaten zu aktualisieren. Was passiert, wenn morgen der Druckserver in der Zentrale ausfällt? 8

9 Xerox-Lösung Mit der Software-Lösung PrinTaurus senken Sie den Aufwand für Administration, Helpdesk und Materialwirtschaft. Den ROI messen Sie bereits nach wenigen Monaten garantiert. Modulare Softwarelösung + solide Beratung = rentable, pflegeleichte Druckumgebung Kostenkontrolle und Kostenoptimierung Automatische Erfassung aller Netzwerkdrucker und Erkennung von Änderungen an Hardware und Standort Proaktive Überwachung der Drucker inklusive zuverlässiger Ausfallkonzepte Sicherheit durch Verschlüsselung und Druckausgabe nach persönlicher Authentifizierung Umleiten, Sichern und seitengenaues Nachdrucken von Druckdateien mit einem Klick Automatisierte Bestellung des Verbrauchmaterials und präventive Wartung der Drucker Was spricht für Xerox? Solide, leicht zu bedienende Drucker Sauber implementierte Schnittstellen Vertrauensvolle und faire Partner-/Kundenunterstützung Schnelle Reaktionszeit und Lösungsfindung Freundlicher und unbürokratischer Service: Jederzeit Kontakt: Aki GmbH Berliner Platz 9 D Würzburg Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

10 Kosten- und Zugriffskontrolle Systemvoraussetzungen Equitrac Office Equitrac Office ist eine moderne Outputüberwachung und Dokumenten-Kostenkontroll-Lösung, die Unternehmen in die Lage versetzt, Druckausgaben zu minimieren, die Effizient des Office- Equipments zu maximieren, Abfall zu reduzieren, Dokumenten- Vertraulichkeit sicherzustellen und das Endergebnis zu steigern. Windows Server 2003 certified Citrix und Windows Terminal Services compatible Support für Windows, NetWare, UNIX und Linux Print Servers Support für Macintosh Workstations Microsoft SQL Server und Oracle Database support Windows Server 2003 und 2000 Cluster support Hauptfunktionen Überwachen wie und durch wen Drucker und Kopierer genutzt werden Analysieren welche Geräte über oder unterbeansprucht werden und Spitzenzeiten erkennen Zuordnen von Kosten nach Abteilung, Kostenstelle, Projekte oder Klient Kontrollieren, wer bestimmte Geräte verwenden darf und wie viele sie diese benutzen dürfen Integrieren Sie unauffällig in Ihre IT-Infrastruktur, Funktioniert mit all Ihren netzwerkfähigen Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten Skalieren von einer kleinen, Reinplatz-Umgebung bis hin zu Unternehmen mit mehreren Standorten und tausenden von Geräten und Benutzern Herauszufinden, wie viel Ihre Organisation für Drucken und Kopieren ausgibt, ist Grundvoraussetzung, um die Kosten zum Betrieb Ihres Unternehmens zu managen und den Return-on- Investment (ROI) zu steigern. Gleichzeitig müssen Sie ihre Produktivität halten und die beste Wertschöpfung erzielen. Herausforderung Verschwendung von Zeit, Geld und Ressourcen durch ineffizientes Drucken und Kopieren Höhere Geräte-Ausgaben durch ineffiziente Nutzung von vorhandenen Equipment und zu viel Neuanschaffungen Ineffiziente Nutzung von Farbe für Aufträge, bei denen Farbe nicht geschäftsrelevant ist Ungenaue Kostenverteilung durch unbekannte Verteilung der Auslastung des Equipments durch unterschiedliche Abteilungen oder Kostenstellen Sicherheitspannen durch vertrauliche oder sensible Informationen, die nicht abgeholt im Büro herumliegen Produktivitätsverlust durch die Verwendung von Kostenkontrollsystemen, die schwierig zu bedienen oder zu implementieren und zu Warten sind Ausbluten der IT-Support-Ressourcen durch übermäßig viele druckerbezogenen Support-Calls Übermäßige Abnutzung natürlicher Ressourcen wegen schlecht gemanagtem Druck und Kopier-Output 10

11 Xerox-Lösung Equitrac Office verwendet einfache aber wirkungsvolle Werkzeuge, um Ihnen zu helfen, die Kontrolle über Ihre Druck- und Kopiererumgebung zu erlangen und ihre Drucker- und Kopierflotte bestmöglich zu nutzen, um Ihre Büro-Produktivität zu erhalten. Steigerung der Kostentransparenz durch genaues Belasten von Dokumenten an Abteilungen oder Kostenstellen Zugangskontrolle, um Abfall zu reduzieren, durch festlegen, wer Drucken oder Kopieren kann sowie an welchen Geräten und wie viel Sicherheit und Vertraulichkeit erhalten, indem Benutzer aufgefordert werden, ihre Druckaufträge direkt am Gerät durch Ihre PIN auszulösen Steigerung der Mitarbeiter-Produktivität, durch Ermöglichung des Ausdrucks an dem Ort, wo sie benötigt werden und durch Umgehen von Geräte, welche außer Betrieb sind Gewinnen Sie neue Einblicke in die Druckvorgänge durch detaillierte Berichte pro Benutzer, Abteilung, Zuweisungscode oder Gerät Beschleunigen Sie den ROI durch eine zentralisierte Geräte-Verwaltung, um IT-Ressourcen zu optimieren, Service Levels zu steigern und die Nachfragen an den Help Desk zu reduzieren. Schützen Sie die Umwelt durch Reduzierung des Verbrauchs der natürlichen Ressourcen Was spricht für Xerox? Einfacherer Einkaufs-Prozess als der Wettbewerb, weil Ihr Xerox-Ansprechpartner sich sowohl um Ihre Hardware wie auch um Ihre Software-Wünsche kümmern wird. Schnellere Problemlösung mit nur einer Kontaktstelle für Hardware- und/oder Software-Support - im Gegensatz zu Wettbewerbs-Angeboten, die unterschiedliche Kontakte für Hard- und Software haben Kontakt: IT-SCom GmbH Bräukerweg D Menden Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

12 Kosten- und Zugriffskontrolle Systemvoraussetzungen Pcounter Europe Windows oder Novell Netware Server Pcounter bietet umfassende Möglichkeiten zur Überwachung, Bezahlung, Abrechnung, Kostenstellenzuordnung und Analyse von Dokumentenkosten. Egal ob vom Netzwerkdrucker, lokaler Drucker oder Multifunktionskopiergerät, alle Seiten werden erfasst. Hauptfunktionen Überwachung der Druck- und Kopieraktivitäten aller Netzwerk-Nutzer - Keine Nutzereinstellungen erforderlich. Abrechnung von Seitenanzahlen/Kosten nach Nutzer, Ausgabegerät, Arbeitsplatz, Mandant, Kostenstelle, Gruppe - für alle Netzwerk- und lokale Drucker sowie Kopiergeräte. Vermeidung von versehentlichen Ausdrucken - falsch formatierte Seiten, Mehrfachausdrucke, hohe Auflagen können gestoppt werden. Regelbasiertes Drucken - abhängig von Kosten, Größe, Inhalt und/oder Typ des Dokuments kann der Druckjob verschoben, umgelenkt oder gelöscht werden. Serverplattform - Windows oder Novell, Windows und NON-Windows Clients, inkl. MAC und Linux. Sichere Druckfreigabe - und Pull Printing Kostenzuordnung auf Mandanten, Klienten und Projekte zur Weiterberechnung Budgetmanagement - Limitierung der Kosten, Prepaid- Anwendung, ideal im Schul-/Hochschulumfeld Budget-Aufladung - automatisiert mit Noten/Münz- Aufladern, WebCashier und Internet-/PayPal-Systemen. Integrierte Jobticket Funktionalität mit einfach definierbaren Banner-Templates Unternehmen und Verwaltungen sind gut beraten, ihre Druckund Kopierkosten, aber auch die Transparenz und Sicherheit im Dokumenten Output genau zu untersuchen und zu optimieren. Pcounter unterstützt Sie dabei auf vielfältige Art und Weise. Herausforderung Unbeabsichtigte Ausdrucke und Papiermüll - mehrfach ausgedruckte Seiten, schlechte Formatierungen, unangemessene Farb- und Gerätenutzung Sicherheit - Papierausgabe vertraulicher Dokumente nur an autorisierte Nutzer Flexibilität und Komfort - komfortables Ausdrucken am Gerät Ihrer Wahl (DocuAnyWhere) Serverbasierte Abrechnung - zentrale Erfassung, Berichte, Outputregeln, Kostenstellenmanagement, Nutzerverwaltung Outputstrategie - regelbasiertes Drucken, Benachrichtigungen, Weiterberechnung, Projekt -Kalkulation/ Nachkalkulation Testversion 60 Tage Vollversion 12

13 Xerox-Lösung Pcounter bietet Xerox Kunden, die Auditron einsetzen, einzigartige Abrechnungsmöglichkeiten direkt in der Maschine in Form von Softwareterminals. Alle Eingaben und Rückmeldungen erfolgen direkt am Xerox.Display - externe Terminals sind nicht notwendig. Kosten senken durch weniger Papiermüll und weniger Verbrauchsmaterial. Zusätzliche Sicherheit beim Dokumenten Output Produktivitätssteigerung durch passende Geräteauswahl, komfortable Bedienung bei geringster Einarbeitungszeit. Kostentransparenz durch besser informierte Nutzer und Controller Kundenzufriedenheit durch bessere Abrechnungsmöglichkeiten auf Kunden, Projekte, Mandanten oder prepaid Was spricht für Xerox? Integrierte Lösung für Druck, Kopie, Scan und Fax mit Auditron Berichte und Analysen, detailliert und aussagekräftig Geringe Investitionskosten Service per Telefon-/ Hotline Vor Ort Beratung, Installation und Support bei Bedarf Bewährte, robuste skalierbare Technologie - erprobt im täglichen Büroeinsatz Bekannte Marke mit zehntausenden von Installationen weltweit. Kontakt: Control Systems GmbH & Co. KG Robert-Bosch-Straße 9 D Villingen-Schwenningen Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

14 Kosten- und Zugriffskontrolle Systemvoraussetzungen Ringdale FollowMe Mit FollowMe Printing gehen Dokumente nicht mehr verloren, sondern folgen dem Anwender zu jedem beliebigen Druckausgabegerät innerhalb des Netzwerks Ihres Unternehmens und ermöglichen somit sicheres und vertrauliches Drucken. Ist ein Drucker belegt oder anderweitig nicht verfügbar, geht der Anwender einfach zum nächsten freien Drucker - keine unnötigen Wartezeiten am Drucker. Hauptfunktionen Roaming und sicheres Drucken Ausdrucke gehen nie mehr verloren Druckaufträge FOLGEN dem Anwender zum Drucker seiner Wahl Nie mehr Warten am Drucker; gehen Sie einfach zum nächsten freien Gerät Benutzerauthentifizierung ist kompatibel mit den vorhandenen Identifikations-Technologien Für eine nahtlose und effiziente Konsolidierung Ihrer Drucker-Infrastruktur Benutzer können Drucker, Kopierer und MFP s verschiedener Hersteller für sichere und vertrauliche Ausdrucke gleichermaßen nutzen Überwacht und regelt die optimale Auslastung Ihrer konsolidierten Output-Flotte Optimiert die Drucker-Infrastruktur und erleichtert deren Management. Automatische Um- oder Weiterleitung von Druckaufträgen Einfache Druckregeln für die Verwendung von: Schwarzweiß oder Farbe Simplex oder Duplex Papierformat Anzahl der Seiten Tonerspar-Modus Rückbelastung der Druckkosten an den Benutzer, die Kostenstelle, die Abteilung oder einen Klienten Die Benutzeraktivitäten können für alle Gerätefunktionen ausgewertet werden Leistungsfähiger, auch vom Anwender spezifizierbarer Report- Generator Grafiken mit Diagrammen wie Pie und Bar-Charts Reportdaten können zur Weiterverwendung in andere Berichts- und Abrechnungs-Applikationen exportiert werden FollowMe ist ein unerlässliches Hilfsmittel zur Verringerung der Umweltbelastung Hilft Organisationen den CO 2 -Ausstoß zu verringern 14

15 Viele Organisationen machen sich verstärkt Sorgen, wie ihre vertraulichen Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt werden können, wie sie die stetig wachsenden Druckkosten beund verrechnen können, sowie auch über den Einfluss des unkontrollierten und ungezügelten Druckens auf unsere Umwelt. Herausforderungen Steigende Kosten für Toner und Papier ohne Möglichkeiten der Rückverfolgung Fehldrucke, sowie ungewollte oder vergessene Ausdrucke tragen nicht nur erheblich zur Kostenstigerung bei, sondern erhöhen signifikant die Umweltbelastung und damit den CO2-Fußabdruck Fehlende Sicherheit entsteht beim Druck vertraulicher Daten auf gemeinsam genutzte Ausgabegeräte Das Verstehen, wie Drucker und MFP s von Anwendern und Abteilungen angenommen und genutzt werden Ein Anwender muss jeden beliebigen Drucker nutzen können Authentifizierung über vorhandene Identifikations- Systeme Drucker in unterschiedlichen Büros und sogar in verschiedenen Ländern müssen einfach zu nutzen sein. Maximierte Auslastung der Druckerflotte und Aufzeigen unterausgelasteter Geräte Zentralisiertes System für Überwachung, Management und Kontrolle FollowMe kann einfach in eine bestehende Büro-Landschaft integriert werden und bietet damit sicheren authentifizierten Druck mit Benutzer-Richtlinien und Druck-Regeln, beispielsweise für die Verwendung von Farbe. FollowMe gibt Organisationen akkurate Abrechnungsfunktionen für jede gedruckte Seite. Umfassende Kontrolle und Management der gesamten Drucker-Flotte Sicheres Druckumfeld Reduziert die Toner- und Papierverschwendung Berechnung und Rückbelastung aller Druck- und Kopiervorgänge Einfache Integration in vorhandene übergeordnete Systeme für automatische Abrechnung Setzt anwenderorientierte Druck-Richtlinien und Regeln konsequent durch, beispielsweise für die Verwendung von Farbe Konsolidiert Ihre Druckerflotte Was spricht für Xerox? Integrierte Lösung Einfache Konfiguration durch den Anwender und einfaches Support-Verfahren Kontakt: stethos GmbH Weimarer Straße 48 D Sindelfingen Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

16 Kosten- und Zugriffskontrolle Systemvoraussetzungen Schomäcker X-print Bei X-print handelt es sich um ein Dokumenten-, Druck- und Kostenstellenmanagement-System. Es ermöglicht für den Kunden eine effiziente und aus Sicherheitsaspekten hochwertige Nutzung aller Funktionalitäten moderner MFP s wie kopieren, drucken, faxen, scannen und mailen. Hauptfunktionen Freie Plattformwahl (Windows, Linux, Mac etc.) Follow-me-print und Sicherheitsdruck Standort- und Herstellerübergreifend. Web-basierte Administration Kostenstellen- und Kostenzuordnung für alle MFD Funktionalitäten Abrechnung aller Kosten auf Kostenstellenbasis Skalierbar von kleinen Einzelinstallationen bis hin zu Multiuser Installationen mit vielen MFP s und großer Nutzeranzahl. Preiswerte Kartenleser, für alle marktgängigen Karten Integrierter Report-Generator. Natürlich web-basierend. Support für Windows, UNIX und Linux Print Server und Workstations Support für Macintosh Workstations Windows Server 2003 Citrix und Windows Terminal Services kompatibel Microsoft SQL Server, PostgreSQL, MySQL Datenbanksupport Apache Web Server PHP5 Java Runtime Environment LPR Printer Service Die Erfassung von Druck- und Kopierkosten, die Ihre Organisation hat, ist schwierig und aufwendig, aber es lohnt sich! Sorgen Sie für Sicherheit und vertrauenswürdige Dokumente in Ihrem gesamten Firmennetzwerk. Herausforderungen Fernzugriff auf die MFP s ist für Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, schwierig. Höhere Gerätekosten als Folge der ineffektiven Nutzung der vorhandenen Geräteumgebung und zu hohe Kosten bei der Neuanschaffung. Ob Farbdrucke- und Farbkopien zu unnötigen Kostenerhöhungen führen. Effektive Zuordnung von Kosten und Verursacher auf Kostenstellenbasis. Hohes Sicherheitsniveau durch Authentifizierungsmöglichkeiten per smartcard. 16

17 Nutzen Sie die Möglichkeiten, die X-print Ihnen im Bereich der Sicherheit, Kostenkontrolle und effizienten Nutzung der MFP s bietet. X-print passt in jede EDV-Umgebung und wird durch preiswerte Kartenleser zu einem follow-me-print -Management. Auch Kundenkarten integrieren wir! Kostenstellenauswertung auf Knopfdruck. Kostenkontrolle über alle Dokumente einer Kostenstelle. Übersicht, ob das vorhandene Gerät den tatsächlichen Anforderungen gerecht wird, oder zu hohe Kosten verursacht. von s/w und Farbnutzung durch Kontrollmöglichkeit der Kostenstellen. Weiterleitung des Druckoutput zu jedem beliebigen MFD. Hohes Sicherheitsniveau durch smartcard Integration Integration kundenseitiger smartcards Höchste Flexibilität durch neueste Softwareschnittstellen für schnellen Datenaustausch mit Fremdsystemen. Was spricht für Xerox? Einfachere Bestellwege gegenüber dem Wettbewerb, weil der zuständige Händler sowohl Hard- als auch Software- Produkte liefert. Schnellere Problemlösung durch Soft- und Hardwarewartungsverträge aus einer Hand. Wettbewerber bieten meist nur getrennte Verträge an. Kontakt: Schomäcker GmbH Heidestraße 183 D Köln Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

18 Kosten- und Zugriffskontrolle Systemvoraussetzungen Xerox Page Accountant Xerox Page Accountant sorgt für einfache Zugriffssteuerung und Kostenkontrolle bei der Farbausgabe. Hauptfunktionen WorkCentre Multifunktionssysteme, ausgestattet mit Netzwerk-Kostenzählungs-Kit. 1 GHz oder schnellerer Prozessor 256 MB Arbeitsspeicher 10 MB freier Festplattenplatz Windows 2000 oder Windows XP Beschränkung der Anzahl farbiger Drucke oder Kopien für einzelne Benutzer. Nutzungsüberwachung und -kontrolle der Farbausgabefunktionen bei mehreren Geräten. Kein eigener Server erforderlich; läuft als Anwendung auf einem PC. Einfach zu installieren und konfigurieren. Erstellt Nutzungsberichte aufgeschlüsselt nach Geräten oder Benutzern. Einfache Migration zu Equitrac Office. Die Kontrolle der Druck- und Kopierkosten in der gesamten Büroumgebung vor allem für Farbdokumente und die Kenntnis der Kostenfaktoren tragen entscheidend zum finanziellen Wohlergehen des Unternehmens bei. Herausforderungen Ineffizienter Einsatz von Farbe für Aufträge, bei denen dies nicht erforderlich ist bzw. die geschäftlich nicht relevant sind. Die Kosten für Farbanwendungen werden als hoch empfunden. Das erschwert die Einführung von Farbe und hindert die Benutzer daran, Farbdokumente gezielt zum Vorteil des Unternehmens einzusetzen. Unangebrachte Nutzung der Druck- oder Kopierfunktionen durch einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen. Unzuverlässige Kostenkalkulation, da keine Daten vorliegen, die die Gerätenutzung nach verschiedenen Einzelpersonen aufschlüsseln. Kostenloser Download Sie können Xerox Page Accountant kostenlos herunterladen 18

19 Mit Xerox Page Accountant können Unternehmen den Zugriff auf Xerox Multifunktionssysteme bequem kontrollieren. Dies erlaubt ihnen, die Vorteile von Farbanwendungen gezielt zu nutzen und die Kosten im Griff zu behalten. Limits für die Ausgabe von Farbdokumenten durch autorisierte Benutzer, die von den Systemadministratoren auf einfache Weise festgelegt werden können. Überwachung des Gesamtaufkommens farbiger und schwarzweißer Drucke und Kopien pro Einzelbenutzer. Zugriffskontrolle für Farbdokumente bei der Ausgabe über den Desktop-Rechner und über das Gerät selbst. Weniger Abfälle durch effektivere Nutzung von Papier und gerätespezifischem Verbrauchsmaterial. Kontrolle der Kosten für die Dokumentausgabe durch Zugriffbeschränkungen und mehr Verantwortung auf Benutzerebene. Einfaches Erstellen interaktiver Berichte mit Aufschlüsselung nach Geräten oder nach Benutzern. Warum Xerox? Xerox Page Accountant ermöglicht die Kontrolle der Dokumentausgabe beim Drucken und Kopieren anders als Wettbewerberprodukte. Probleme werden schneller gelöst Ein einziger Ansprechpartner für Hardware- und Software-Support. Bei Wettbewerber-Angebote sind für den Hardware-Support häufig andere Ansprechpartner zuständig als für den Software- Support. Mit zahlreichen Geräten einsetzbar Xerox Page Accountant kann mit Geräten der Produktreihen Xerox WorkCentre Pro und Xerox Document Centre eingesetzt werden. Kontakt: Xerox GmbH Hellersbergstraße 2-4 D Neuss Tel.: Web: Xerox GmbH 06/2009

20 Kosten- und Zugriffskontrolle Xerox Secure Access Unified ID System Mit dem Secure Access Unified ID System von Xerox können Sie Ihre Xerox-Multifunktionssysteme mit Ihrer bestehenden Lösung für Mitarbeiter-/Studentenausweise koppeln und so ein flexibles und nutzerfreundliches Authentifizierungssystem schaffen. Die Nutzer melden sich mit ihrem Firmen-/ Studentenausweis an und können auf alle, für den jeweiligen Benutzer freigeschalteten Funktionen des Multifunktionssystems sicher zugreifen. Hauptfunktionen Benutzererkennung über Karte - Benutzer können sich mit ihrer bereits vorhandenen Kennkarte am Multifunktionssystem anmelden Verdoppeln Sie Ihre Sicherheit, indem Sie die Nutzeridentifizierung auf Kartenbasis mit einer an der Benutzeroberfläche des MFD einzugebenden PIN-Nummer oder einem entsprechenden Passwort kombinieren Follow-You TM Druckfunktion ermöglicht das gesicherte Abrufen von Druckaufträgen an jedem Secure Accessfähigen Gerät Zusätzliche, flexible Follow-You-Druckausgabe mit Xerox EIP (Extensible Interface Platform)-fähigen Geräten Die Nutzer können freizugebende oder zu löschende Dokumente suchen und auswählen Drucken und Speichern Benutzer können einen anstehenden Druckauftrag freigeben und zum späteren Nachdrucken speichern Anpassung der gewünschten Anzahl an Kopien Bereitstellung von Zusatzinformationen für anstehende Druck- oder Faxaufträge damit der Benutzer weiß, wann der Auftrag gesendet wurde und was gedruckt wird Ein einziger Identifizierungsschritt der Nutzer meldet sich nun am Gerät an, Abruf zusätzlicher Details über einen unerledigten Druck- oder Faxauftrag zur Information, was wann gedruckt wird und durch wen der jeweilige Auftrag freigegeben wurde. Personalisierte Scanvorlagen und automatisierte Workflows werden je nach Zugriffsberechtigung des Nutzers an der Benutzeroberfläche des Geräts angezeigt. Diese Funktion ist in Verbindung mit der Auswahl von Scanlösungen wie ScanFlowStore TM verfügbar. In der vernetzten Welt benötigen Unternehmen technisch sichere Möglichkeiten, ihre Daten zu sichern und auch zu verfolgen. Außerdem suchen IT-Manager nach Lösungen zum Schutz der in ihrem Netzwerk befindlichen Geräte, hierzu zählen auch Multifunktionssysteme. Herausforderungen Tendenz zu erhöhter Sicherheit zum Schutz aller im Netzwerk befindlichen Geräte Vernetzte Multifunktionssysteme kommen in zunehmendem Maße zum Einsatz Verbesserte Netzwerkressourcen sind erforderlich, um gesteigerte MFD-Funktionen wie Netzwerk-Scannen oder Scannen an eine -Adresse zu verwalten Erfüllung der gesetzlichen und firmeninternen Anforderungen Steigende Dokumentenkosten Mit weniger Aufwand mehr erreichen Steigerung der Mitarbeiterproduktivität Trend hin zum bedarfsgesteuerten Druck von Formularen anstatt eventuell überalterte Materialien zu lagern Das Secure Access Unified ID System von Xerox liefert eine sichere und bequeme Möglichkeit, Nutzer am Xerox-MFP zu authentifizieren. Das System besteht aus zwei einfachen Komponenten: 1. Der Verwaltungssoftware Secure Access, die auf einen Server geladen wird, Geräte- und Nutzerkonfiguration verwaltet und für die Authentifizierung der Nutzer im Netzwerk verantwortlich ist. 2. Ein Kartenlesegerät ist an jedes unterstützte WorkCentreoder WorkCentre Pro-System angeschlossen. Zu den Vorteilen von Secure Access zählen: Erhöhte Sicherheit Identifizierung anhand von 2 Faktoren (Firmen-/ Studentenausweis + PIN-Nummer/Passwort) Sichere Dokumentenfreigabe über Druckfunktion Follow-You TM Schutz des Geräts vor unerlaubtem Zugriff auf alle Funktionen des MFD 20

21 Komfort Vereinfachter Anmeldeprozess Einmalige Anmeldung am MFD (einmalige Anmeldung für alle Gerätefunktionen und sonstigen EIP- Anwendungen wie Omtool AccuRoute und ScanFlowStore) Einfach zu installieren und zu warten Automatische Nutzerverwaltung incl. Synchronisierung mit Active Directory Einbindung in die vorhandene Karten- und Authentifizierungsinfrastruktur Aktivitätenkontrolle Überträgt dem Endnutzer die Verantwortung für die gesamte MFD-Aktivität Ermöglicht die Einhaltung externer und interner Vorschriften für MFD-bezogene Prozesse Kostenersparnisse Nicht abgerufene Dokumente werden gelöscht und Deckblätter sind nicht mehr erforderlich Was spricht für Xerox? Verbesserter Kundendienst mit einer einzigen Anlaufstelle für Hardware- bzw. Software-Support Vereinfachter Kaufprozess gegenüber unseren Mitbewerbern, da Ihr Xerox-Vertreter sowohl Ihre Hardware- als auch Ihre Software-Anforderungen erfüllen kann Eine integrierte Benutzeroberfläche im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern, bei denen eine zweite Benutzeroberfläche eines Drittanbieters zum Einsatz kommt Einfachere und schnellere Entwicklung kundenspezifischer Benutzeroberflächensoftware als bei den meisten unserer Mitbewerber, da sich die Xerox Extensible Interface Platform auf Internetstandards stützt Gesteigerte Flexibilität bei der Kostenerfassung, denn Secure Access lässt sich in jede Kostenerfassungslösung aus dem Xerox-Produktportfolio integrieren. Das Angebot unserer Mitbewerber beschränkt sich auf das Kostenerfassungspaket, das vom Anbieter der Kartenzugangslösung geliefert wird. Personalisierte Scanziele bei Nutzung in Kombination mit einer exklusiv über Xerox angebotenen Scanlösung wie ScanFlowStore Systemvoraussetzungen Zur optimalen Leistungsentfaltung wird empfohlen, Secure Access auf einem Server zu installieren. Die Mindestanforderungen lauten: Prozessor: Pentium III, Athlon oder höher Systemspeicher: mindestens 512 MB Anwendungsspeicher: 100 MB Festplattengröße für Datenbank: 20 MB Bildschirmauflösung: 1024 x 768 Unterstützte Betriebssysteme: Windows Server 2003 Windows XP Professional Derzeit unterstützte Kartenarten: ISO 7813 Magnetstreifen Mifare Mifare 4K Mifare DESFire ISO 14443A/B Mifare HID iclass, Legic prime Legic advant, HID MicroProx Tag HID ProxPass HID ISOProx HID DuoProx HID ProxCard HID ProxCard Plus HID ProxKey EIP-fähige Funktionen: Zur Aktivierung der Secure Access EIP-Erweiterung muss zunächst das unterstützte Multifunktionsgerät auf angemessene Hardware/Software umgestellt und EIP aktiviert werden. Kontakt: Xerox GmbH Hellersbergstraße 2-4 D Neuss Tel.: Web: Xerox GmbH 06/2009

22 Kosten- und Zugriffskontrolle Y Soft SafeQ Professional Der Hauptgrund warum Firmen und Unternehmen eine Accountinglösung anschaffen ist der Wunsch die Kosten zu senken und die Möglichkeit zu haben eine größere Anzahl von Drucksystemen zu zentralisieren. Nach der Installation von SafeQ kann eine Reduzierung der Druckkosten von 20 40% erreicht werden. Damit erreicht YSoft SafeQ ein ROI in 0,8 bis 1,2 Jahren. Die einzigartige Software Architektur von SafeQ steigert außerdem die Sicherheit und Produktivität aller angebundenen Systeme. Hauptfunktionen Geschützter Zugang zu allen Funktionen des MFD mit ID Karten und kostengenaue Abrechnung. Kompatibel zu allen existierenden ID Karten, Smartcards, Fingerabdruckscanner, etc. (mehr als 60 verschiedene Typen werden unterstützt) Zentralisiertes Reporting, auch bei mehreren Servern, für z.b. Großunternehmen. Genaue Aufzeichnung aller Druck-, Kopie- und Scanjobs. On-line Anbindung zu Active Directory & DMS Systemen Garantierte Verfügbarkeit von 99,9% bei Nutzung eines Clusters. Webbasierte Oberfläche für Wartung und Administration. Auswahl der Druckjobs, inkl. einer Vorschau des Jobs, direkt am Display des MFD. Heutzutage benötigen Unternehmen mehr Kontrolle über Ihre Druckumgebung um die Kosten zu senken und die Produktivität zu erhöhen. Dies wird zum Bespiel dadurch erreicht, dass die IT- Abteilung beim Beheben von Druckproblemen entlastet wird und die Kontrolle der Farbdruckmöglichkeit und Zuordnung der druck- und Kopierkosten auf Kostenstellen automatisiert wird. Herausforderungen Haben Sie zu hohe Kosten für Ihre Druckumgebung? Wie können die Kosten um 20-40% reduziert werden? Fragen Sie sich, wie Sie die Kosten auf mehrere Kostenstellen, die das gleiche Multifunktionssystem nutzen, aufteilen oder in Rechnung stellen können? Wie können Sie sicherstellen dass Ihre gedruckten Dokumente nicht mit anderen Dokumenten, die auf dem Drucker ausgegeben werden, gemischt werden? Wie können Sie alle unnötigen Wartezeiten vor den MFD s vermeiden? SafeQ und Xerox nutzen innovative Ideen, um Benutzern detaillierte Reports (von verschiedenen Niederlassungen oder Büros) zu bieten. Und das zu einen geringen Preis und geringen Einrichtungskosten. Sicherheit Möglichkeiten der dualen Anmeldung (Karte und PIN), biometrische Daten oder persönliche Smart Cards. Sicherheit aller gedruckten Dokumente durch geschützte Ausgabe mit follow-me Funktionalität. Datenverschlüsselung und digitale Signaturen (auch mit Smart Card PKI) Kosten senken Kosten durch das effizientere Nutzen der Systeme senken. Die Kosten können einer Abteilung, einem Projekt und einem Benutzer zugeordnet werden. Einfachheit Nahtlose Integration in das bestehende Kundennetzwerk, Systeme und Applikation (auch SAP) Es wird keine Installation auf den Clients benötigt All-in-one Server Plattform und zentrales Webbasiertes Management. Einfach zu nutzendes "stylisches" EIP Interface 22

23 Systemvoraussetzungen Zur optimalen Leistungsentfaltung wird empfohlen, SafeQ auf einem Server zu installieren. Die Mindestanforderungen lauten: Prozessor: Pentium III, Athlon oder höher Systemspeicher: mindestens 512 MB Anwendungsspeicher: 100 MB Festplattengröße für Datenbank: 20 MB Bildschirmauflösung: 1024 x 768 Unterstützte Betriebssysteme: Windows Server 2003 Derzeit unterstützte Kartenarten: Zur zeit werden über 60 verschiedene Kartenleser angeboten Kontakt: YSoft Benjamin Schramm Robert-Bosch-Str Holzwickede Tel.: +49 (0) Xerox GmbH 06/2009

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25 Geräte-Management Lösungen zum effektiven ferngesteuerten Managen von Druckern und Multifunktionsgeräten von unterschiedlichen Herstellern. Das Geräte-Management beinhaltet eine Reihe von Funktionen, insbesondere: Zentrale Netzwerkinstallation, Treiber, Softwareaktualisierungen, etc. Geräteerkennung und Verwaltung Berichtserstellung zur Geräte- und Flottenoptimierung Diagnosen und Alarme Verbrauchsgüterverwaltung Output Management Link zum Help Desk System Automatische Zählerstandsablesung und Weitergabe Xerox GmbH 06/2009

26 Geräte-Management Herausforderungen Xerox CentreWare Web Xerox CentreWare Web ist eine innovative, browsergestützte Anwendung, die das Installieren, Konfigurieren, Verwalten und Überwachen vernetzter Drucker und Multifunktionsgeräte im Unternehmen unabhängig vom Gerätehersteller erleichtert und Berichte über die installierten Geräte erstellt. Und das Beste: Die Anwendung ist gratis erhältlich! Hauptfunktionen IT-System-Administratoren können mit CentreWare Web alle nachstehenden Aufgaben über einen Browser erledigen: Konfigurieren von Geräten Überprüfen des Gerätestatus Problembehebung Überwachen der Druckernutzung Ändern von Einstellungen und vieles mehr Verwaltet viele Drucker so einfach wie ein einziges Gerät dank gruppenbasierter Management-Funktion Überwacht den Gerätestatus und warnt proaktiv, wenn die Gefahr von Druckerproblemen besteht Überwacht die Gerätenutzung langfristig das erleichtert es, den optimalen Platz für jedes Gerät im Unternehmen zu finden Schützt vor unbefugten Änderungen durch Nutzung der integrierten Sicherheitsfunktionen von Windows 2000 und/ oder NT4 IT-Administratoren müssen kontinuierlich einen Bestand unterschiedlicher Ausgabegeräte von verschiedenen Herstellern betreuen. Ihre Verantwortung umfasst das Erkennen der Geräte, die Nutzungsüberwachung, die Statuskontrolle, das Aktualisieren der Softwarekonfigurationen, das Bereitstellen von Treiberaktualisierungen, die Beschaffung von Verbrauchsmaterial sowie das Erstellen von Berichten zur gesamten Infrastruktur. Um all diese und weitere Aufgaben erledigen zu können, brauchen sie eine bedienerfreundliche Anwendung. Die Effizienz im Unternehmen steigern durch einheitliche Verwaltung und Berichterstellung für alle vernetzten SNMP-Drucker im gesamten Unternehmen unabhängig vom Hersteller Die Druckereinrichtung zentralisieren und Systemadministratoren die Integration von Geräten durch einheitliche Installation, Konfiguration und Anzeige aller Netzwerkprotokolle ermöglichen und dadurch erleichtern Erstellen konsistenter, umfassender, präziser und leicht verständlicher Informationen aus Datenbank- und Systemressourcen Reduzieren der Druckkosten durch Überwachen der Gerätenutzung und optimale Aufstellung Reduzieren der Serviceeinsätze und Steigern der Mitarbeiterproduktivität durch Effizienzoptimierung Xerox CentreWare Web bietet die folgenden entscheidenden Vorteile: Leicht einsetzbar und administrierbar Unterstützt alle SNMP-kompatiblen Drucker oder Multifunktionsgeräte - nicht nur Geräte von Xerox Erleichtert die Geräteintegration Installation, Konfiguration und Anzeige der Einstellungen aller Netzwerkprotokolle und Einstellung der Standardwerte für alle Geräte von einem zentralen Ort aus Klon-Funktion Überträgt die Einstellungen eines Geräts auf andere Geräte des gleichen Typs und spart so Zeit und Energie Weniger Serviceeinsätze und Ausfallzeiten durch proaktiver Warnungen und dadurch schnelle Reaktionsmöglichkeit Verlässliche Zählerstände für die Abrechnung pro Benutzer oder pro Gerät Der Einsatz als Standalone-Lösung ist ebenso möglich wie die nahtlose Integration mit vorhandenen Software-/ Hardwarekonfigurationen Unterscheidung verschiedener Gerätebestände durch Zuordnung zu vorgegebenen oder anpassbaren Gruppen Gruppenabfrage ermöglicht das Festlegen von Abfrageintervallen und -prioritäten 26

27 Was spricht für Xerox? Erleichtern Sie sich die Arbeit mit der führenden Gerätemanagement-Anwendung Xerox arbeitet kontinuierlich an Innovationen bei Gerätemanagement-Anwendungen. Dabei beziehen wir regelmäßiges Feedback unserer Kunden von Großunternehmen bis zu kleinen und mittleren Betrieben ein Systemvoraussetzungen Hardwareanforderungen Pentium III 2 GHz 2 GB RAM 10 GB freier Festplattenspeicher Client-Anforderungen Xerox CentreWare ist für den Zugriff über Browser ausgelegt, die auf Client-Systemen installiert sind. Optimale Performance wird durch den Einsatz von Internet Explorer 6.0 oder 7.0 erzielt. Die Browser müssen auf den Clients installiert sein, damit diese auf Xerox CentreWare Web zugreifen können. Softwareanforderungen Windows 2000 SP4 Windows XP SP2 Windows XP x64 SP2 Windows Server 2003 SP2 Windows Server 2003 x64 SP2 Windows Vista Windows Vista x64 Internet Information Services 6.0 oder höher TCP/IP-fähiges Netzwerk Kontakt: Xerox GmbH Hellersbergstraße 2-4 D Neuss Tel.: Web: Xerox GmbH 06/2009

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29 Dokumentenverwaltung und archivierung In der heutigen, vom Wettbewerb geprägten, Geschäftsumwelt ist es für Angestellte wichtig so einfach und effektive zusammen zu arbeiten, als wenn sie direkt nebeneinander sitzen, obwohl sie über die ganze Welt verteilt sind. Aber mit einem effektiven Inhalts oder Dokumentenmanagementsystem brauchen Sie keinen Schlag mehr zu verpassen, ungeachtet der Entfernung. Inhaltsmanagementsysteme ermöglichen es Kunden Informationen durch den Dokumentenlebenszyklus einfachst zu speichern, managen und aufzubewahren. Dies sind einige Aspekte von Inhaltsmanagement: Dokumentenmanagement Bietet Image Check-in/ Checkout, Versionskontrolle, Sicherheit und Büchereiservice Web Content Management Automatisiert Webmaster- Aufgaben, managen von dynamischen Inhalten und Freigabe von Inhalten (Zusammen enthalten Dokumentenmanagement und Web Content Management eine Reihe von Technologien, mit denen unstrukturierte Informationen auf jeder elektronischen oder Papiervorlagen managen kann und liefert diese automatisch in einer personalisierten Form auf Webseiten oder anderen elektronischen Kanälen) Records Management verwendet Regeln für Inhaltsdispositon, -automation, -retention und Digital Asset Management verwaltet Bilder, Fotos, Audio und Videodateien Content Management Connectors (Xerox und andere). Konnektoren ermöglicht Kunden Dokumente direkt von ihrem MFP in ihr bestehenden CM oder DM, z.b. Sharepoint und Hunnmingbird, zu scannen. Aktuell haben Xerox und unsere Partner ein Portfolio von über 120 Konnektoren, die Inhalte in über 60 Content oder Dokumentenmanagementsysteme überspielen können Xerox GmbH 06/2009

30 Dokumentenverwaltung und -archivierung DocuWare CONNECT to Xerox Mit DocuWare lassen sich Dokumente direkt auf Ihrem Multifunktionsdrucker in einem einzigen Schritt scannen, indizieren und ablegen. Das heißt, die elektronischen Dateien stehen allen entsprechend befugten Benutzern sofort im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung. Hauptfunktionen Ablage gescannter Dokumente direkt im DocuWare-Archiv Auswahl der bevorzugten Login-Einstellung: Hintergrund- Login mit einem fest definierten Benutzer oder individuelle Anmeldung für jeden Benutzer Unbeschränkte Anzahl von DocuWare 5-Archiven Auswahl aus einer Liste von Ablagedialogen auf dem Multifunktionsdrucker von Xerox Festlegen spezieller Ablagedialoge über die DocuWare- Administration Auswahl von Indexeinträgen aus Listen oder Eingabe über ein Soft-Keyboard Zugriff auf die wichtigsten Scanner-Einstellungen des MFP, einschließlich Duplex- und Simplex-Modus, Schwarzweiß und Farbe, dpi sowie PDF, TIFF und JPG- Dateiformate Zugriff/Verwaltung eines zentralen Dokumenten-Pools, der für alle entsprechend befugten Benutzer zugänglich ist Intuitive Bedienungsoberfläche vereinfacht das Arbeiten mit DocuWare-Funktionen Automatische Indizierung sorgt für schnelles Auffinden der gewünschten Datei Verbesserung der Workflows dank einfachen Scan-, Ablageund Recherche-Funktionen Kosteneinsparungen bei der Lagerung von Papierdokumenten dank einer digitalen Lösung mit minimalen Gesamteigentumskosten (TCO). Digitalisierte Dokumente werden nahtlos in den Web- Content-Managementprozess übernommen Skalierbare Lösung passt sich dynamisch an Ihre steigenden Anforderungen an Behandlung von Dokumenten in allen Formaten Xerox Extensible Interface Platform (EIP) ermöglicht die Nutzung von Software-Lösungen direkt über den Touch- Screen des Multifunktionsdruckers Für moderne Unternehmen wird es immer schwieriger, die ständig wachsende Flut von Papierdokumenten zu verwalten, zu archivieren und sinnvoll zu nutzen. Herausforderungen Finden von Lösungen, die automatisch sämtliche Arten von Dokumenten verarbeiten können, ganz gleich aus welcher Quelle oder aus welchem internen Kontrollverfahren sie stammen, und die gleichzeitig die Einhaltung der Auditund Compliance-Anforderungen unterstützen. Bereitstellen von Möglichkeiten zur Verwaltung von Datensätzen und Dokumenten auf sichere und kontrollierte Art und Weise, zusammen mit Workflow-, Web-Content- Management- und universellen Integrationsfunktionen. Bereitstellen einer leistungsstarken Enterprise Content Management (ECM)-Funktionalität zur stufenweisen Eingliederung in das gesamte Unternehmen. Implementierung einer sinnvollen Methode für den digitalen Import von Dokumenten sowie eine digitale Datenhaltung, die allen Benutzern den einfachen Zugriff auf die Datenbestände ermöglicht. Bereitstellen von Software, die zu jeder Zeit einfache Organisation und sichere Ablage/Archivierung gewährleistet. Verbesserung der Workflows, einschließlich der Bearbeitung von Dokumenten auch im Remote-Betrieb und/oder durch mobile Benutzer Erarbeiten einer Lösung für mühelose Konfiguration und Integration mit anderen Anwendungen Mit DocuWare CONNECT to Xerox können Sie Dokumente in einem einzigen Schritt direkt auf dem Multifunktionsdrucker (MPF) scannen und archivieren. Digitalisierte Dokumente lassen sich direkt auf dem Multifunktionsdrucker indizieren und stehen dann sofort allen berechtigten Benutzern im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung. Die Auswahl der Anwendung für die Ablage in DocuWare erfolgt direkt am MFP. Je nach Einstellung authentifizieren Sie sich entweder mit Benutzername und Passwort oder verwenden für die Anmeldung in DocuWare einen vordefinierten Benutzer. Auf dem Display werden dann die verfügbaren Ablagedialoge aufgelistet. Nach Auswahl des gewünschten Dialogs werden Felder angezeigt, in die Sie die Indexbegriffe für das jeweilige Dokument eingeben. Die Begriffe wählen Sie entweder aus Auswahllisten aus oder geben diese mit Hilfe eines Soft-Keyboards ein. Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, scannen Sie das Dokument. Das digitalisierte Dokument wird dann im Hintergrund zusammen mit den zugewiesenen Indexbegriffen im DocuWare-Archiv abgelegt. Alle mit den erforderlichen Berechtigungen ausgestatteten Benutzer haben sofortigen Zugriff darauf. 30

31 Was spricht für Xerox? DocuWare wurde speziell für eine nahtlose Integration mit den Multifunktionsdruckern von Xerox ausgelegt. Die Archivierung kann direkt vom Xerox- Multifunktionsdrucker erfolgen. Scannen, Indizieren und Archivieren in einem Schritt auf dem Xerox-Multifunktionsdrucker. Dokumente stehen allen berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung. DocuWare CONNECT to Xerox setzt auf die Technologie von DocuWare Web Client auf. Auf dem Xerox- Multifunktionsdrucker läuft ein eingebetteter Web-Browser. Dieser kommuniziert per HTTP mit dem Modul DocuWare CON- NECT to Xerox, einer ASP.NET-Applikation, die innerhalb von Microsoft IIS (Internet Information Services) ausgeführt wird. Um mit dem DocuWare-System zu kommunizieren, verwendet CONNECT to Xerox die DocuWare GAPI-Schnittstelle (General Application Programming Interface). Die gescannten Dokumente werden vom Xerox-Gerät per FTP (File Transfer Protocol) an einen FTP-Server übermittelt und dort in einem Verzeichnis abgelegt. DocuWare greift über das Dateisystem auf dieses Verzeichnis des FTP-Servers zu, holt die Scan-Dateien dort ab und speichert die Dokumente über GAPI im DocuWare-Archiv. Die Indexdaten zu den gescannten Dokumenten werden von CONNECT to Xerox direkt an die GAPI-Schnittstelle übergeben. Kontakt: Jansen Bürosysteme GmbH & Co. KG, Xerox Vertragspartner Löhe Str Hennef Telefon: +49 (2242) Web: e-dox GmbH, Xerox Vertragspartner Neefestr Chemnitz Telefon: +49 (371) Web: Xerox GmbH 06/2009 Behrens & Schuleit GmbH Fleher Str. 198 / Ulenbergstr Düsseldorf Telefon: Web:

32 Dokumentenverwaltung und -archivierung docubox Lösung zum günstigen Festpreis. Als Standardlösung ermöglicht docubox auch kleinen und mittelständischen Unternehmen revisionssicher und gesetzeskonform zu archivieren und kann zur Dokumenten-Management-Lösung ausgebaut werden. Hauptfunktionen Komplettlösung (Hardware, Software und Dienstleistungen) zum Festpreis Implementierung (Standard) in zwei Tagen Rechts- und revisionssichere Aufbewahrung und Bereitstellung von Geschäftsdokumenten in digitaler Form Jederzeit zur vollständigen ECM/DMS-Lösung ausbaubar Investitionssicherheit durch Markenkomponenten Geschützter Zugriff über Web-Browser möglich Verbindung mit Kundendatenbanken und ERP-Systemen möglich Verkürzte Durchlaufzeiten durch parallelen Zugriff und sofortige Verfügbarkeit von Daten und Korrespondenzen Zeit- und Aufwandseinsparung durch Prozessoptimierung Maximale Sicherheit durch Rechteverteilung und Zugriffskontrolle Der Zugriff auf Geschäftsdokumente, egal ob in Papier- oder in elektronischer Form, sollte einfach, schnell und dezentral möglich sein. Darüber hinaus sollen die Dokumente bzw. Daten gesetzeskonform und revisionssicher archiviert werden. Herausforderungen Archivieren mit einer Komplettlösung, die alle notwendigen Komponenten (Hardware, Software und Dienstleistungen) im planbaren Kostenrahmen enthält Arbeiten mit dem System nach wenigen Tagen Direktes Speichern von Dokumenten aus MS-Office- Anwendungen Verringern der Zugriffszeiten auf Geschäftsdokumente in digitaler Form Kosten verringern durch optimiertes Handling der Dokumente Einhalten der gesetzlichen Vorschriften zur ordnungsgemäßen Archivierung Ausbauen zur vollständigen ECM/DMS-Lösung bei Bedarf Die Stratos Business Solutions hat eine Lösung entwickelt, mit welcher Dokumente direkt vom Xerox WorkCentre aus archiviert werden können - per Tastendruck. Mit der docubox werden Geschäftsdokumente automatisiert erfasst - vom Scannen und Digitalisieren bis zur Verschlagwortung, Weiterleitung und Archivierung. Platz sparen durch Digitalisierung von Papierdokumenten Zeit sparen durch prompten Zugriff auf die gewünschten Informationen Direktes Archivieren von Dokumenten aus MS Office- Anwendungen - per Mausklick Verwaltung gescannter und digitaler Dateien auf dem Server und Recherche an jedem Arbeitsplatz Faires Lizenzmodell - Unsere Kunden zahlen nur die Anzahl der Lizenzen, für die ein gleichzeitiger Zugriff definiert ist (CONCURRENT USER-Lizenzmodell) Porto- und Faxkosten sparen durch das Versenden von Dokumenten per direkt aus dem Archiv Was spricht für Xerox? Exklusive Schnittstelle Xerox <-> docubox Komplettpaket - Hard- und Software - Kauf oder Leasing - alles aus einer Hand Kundenfreundlichkeit - eine einzige Anlaufstelle für Hardware- und/oder Software (Systemerweiterungen und/oder Supportfragen) Systemvoraussetzungen Support für Windows Servers und Work Stations Windows Server TM 2003 Windows Terminal Services compatible Microsoft SQL Server, MySQL Kontakt: Stratos Business Solutions AG Jörg-Ratgeb-Straße 9 D Pforzheim Tel.: (0700) Web: 32

33 Open Bee Scan Portal Konzipiert für das Speichern und Indizieren tausender Dokumente, Open Bee Portal bietet einen einfachen und schnellen Zugang zu Ihren Unternehmensinformationen über einen einfachen Webbrowsers wie z. B. Internet Explorer, Firefox oder Netscape. Das Open Bee Scan Portal ermöglicht Ihnen über Ihr Unternehmensnetzwerk einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente, egal ob eingescannt oder am Computer erstellt. Die Anwendung ist einfach zu installieren und kann ohne aufwendige Schulung genutzt werden. Erhebliche Produktivitätssteigerung durch ein quasi zeitverlustfreies Auffinden aller Dokumente Drastische Reduktion der Archivierungskosten, da keine teureren und wertvollen qm2 blockiert werden. Teamwork und voller Informationsaustausch werden auf einfachstem Weg zur Wirklichkeit. Alle Informationen können unternehmensweit abgerufen werden. Hauptfunktionen Verteilung und gemeinsame Nutzung der Dokumente mit einen Webbrowser (Internet Explorer, Firefox,..) Über 35 unterschiedliche Dokumententypen werden unterstützt: Word, Excel, Power Point, Adobe PDF, Multimediadateien, Videos, URL, Kalender, Notizen Dynamische Ablage der eingescannten Papierdokumente und Volltextindizierung (OCR-Technologie) Abonnementfunktion und Benachrichtigung per Verwaltung von Profilen (Administrator, Gast, Benutzer) und Berechtigungen (Lesen, Schreiben, Veröffentlichen) Versionsverwaltung Workflow für Genehmigungsprozesse Was spricht für Xerox? Perfekte Integration mit allen Xerox-Geräten, die eine Digitalisierungsfunktion besitzen Die Verwaltung der Papierdokumente führt heute mehr und mehr zu unüberwindbaren Problemen innerhalb der Organisationen. Die Mehrzahl der Unternehmen ist zu oft mit der Ablage und dem Auffinden von Originaldokumenten (Eingangspost, Rechnungen, Aufträge Lieferscheine, ) konfrontiert. Herausforderungen Produktivitätsverlust vermeiden: 45 Minuten pro Woche und pro Mitarbeiter gehen heute für die Ablage und das Auffinden von Papierdokumenten verloren. Hohe Archivierungskosten stark reduzieren Kommunikations- und Informationsverlust bedingt durch die Abteilungsweise Ablage der Dokumente beheben Kontakt: Open Bee Deutschland Altrottstraße 31 D Walldorf Tel.: + 49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

34 Dokumentenverwaltung und -archivierung Xerox DocuShare Xerox DocuShare ist eine kollaborative Lösung für Unternehmen mit Funktionen für Dokumentenmanagement, Prüfung, Genehmigung und Web-Publishing. Gekoppelt mit Xerox- Multifunktionsgeräten, die über eine Scanfunktion verfügen, stellt DocuShare eine komplette End-to-End- Dokumentenmanagementlösung von einem renommierten Unternehmen dar. Hauptfunktionen Unterstützt alle Dateitypen, von gescannten Inhalten bis zu Geschäftsdokumenten und s Ermöglicht schnelles Indexieren für ein leichtes Suchen und Abrufen Verbessertes Content-Management Ein-/Auschecken Versionierung und Versionskontrolle Zugriffs-, Weiterleitungs- und Sichtbarkeitskontrolle auf Dokumenten- und Versionsebene Erfassung, Verarbeitung und Verteilung von Inhalten Erweiterte Inhaltsaufnahmefunktionen Inhaltsindexierung und Meta-Tagging Inhaltsablauf-Tagging Objekt-Klassifizierung mit Unterstützung benutzerdefinierter Metadaten Volltext- und Metadaten-Indexierung und -Suche Flexible Benutzerzugriffsebenen passen Zugriff auf Inhalte an Auftragsanforderungen an Notfallwiederherstellung / hohe Verfügbarkeit Archivierungsfunktionen Verbesserte Kollaborationsmöglichkeiten Weblog- und Wiki-Content-Management Automatische Weiterleitung von Inhalt zur Prüfung ohne Benutzereingriff -Verwaltung Benachrichtigung und Warnmeldungen Mehrere Sicherheitsstufen Kennwortverwaltung und Durchsetzung Kennwortregeln - erforderlich für Einhaltung der HIPAA- Vorschriften Audit- und Event-Protokolle für Audits SSL-Verschlüsselung Organisationen müssen in der Lage sein, die Vielzahl der Dokumente zu kontrollieren, die täglich von vielen Mitarbeitern produziert und geändert werden. Herausforderungen Dokumentenmanagement: Anwender müssen in der Lage sein, schnell verschiedenste Dokumentenarten in einem sicheren, indizierten und durchsuchbaren Bereich ablegen zu können, auf den andere Anwender zugreifen können und in dem die Dokumente verwaltet werden können Zusammenarbeit: Weiterleitung von Dokumenten, Workflow und webbasierte Bereiche mit verwaltbaren Wikis und Blogs, damit Anwender gemeinsam an Dokumenten arbeiten können Verwaltung von Dokumenten: Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften für alle elektronischen Inhalte; Maximierung des Funktionsumfangs innerhalb der Dokumentenmanagementumgebung Suche und Index: Einfaches Finden von Dokumenten im Online-Ablagebereich und auf mehreren DocuShare- Servern Bilderfassung: Erfassung von auf Papier vorliegenden Dokumenten in einem durchsuchbaren Dokumentenmanagementsystem Workflow: Generierung von Adhoc-Workflows mit integrierten Weiterleitungs- und Genehmigungsfunktionen, z. B. benutzerdefinierte Weiterleitung von Dokumenten in mehreren Schritten und Beschleunigung von Mehrschritt- Prozessen, in denen Dokumente geprüft/genehmigt werden müssen Publizierung von Web-Content: Schnelle Bereitstellung von Informationen auf Firmen-Intranets oder Websites im Internet mit einer Reihe webspezifischer Bearbeitungs-, Verwaltungs- und Publishing-Tools, geschützt durch Sicherheitsprotokolle 34

35 Xerox DocuShare ist eine webbasierte Dokumentenmanagement- und Bilderfassungsanwendung, mit der Unternehmen jeder Größe schnell eine leistungsstarke Enterprise Content Management (ECM)-Lösung implementieren können, um eine bessere Kontrolle über Dokumente und mehr Kollaborationsmöglichkeiten zu erhalten. Die Lösung kann außerdem zur Steigerung der Produktivität innerhalb der Organisation beitragen. Gekoppelt mit Xerox-Multifunktionsgeräten, die über eine Scanfunktion verfügen, stellt sie eine komplette End-to-End- Dokumentenmanagementlösung von einem renommierten Unternehmen dar. Minimaler IT-Support und minimales Training, niedrigere Gesamtkosten (TCO) und ein sofortiger Return on Investment Enge Integration mit Desktop-Anwendungen zum einfachen Arbeiten mit Dokumenten auf Papier und im elektronischen Format, darunter Microsoft Windows, Outlook und viele Scan- und Ausgabegeräte wie z. B. Xerox WorkCentre Pro-, DocuTech- und igen3-geräte Effizientes, nachvollziehbares und sicheres Content- Management: verschiedene Mitarbeiter können Informationen erfassen, verwalten, publizieren und gemeinsam nutzen Erhöhte Produktivität und verbesserte betriebliche Effizienz Kostengünstige schlüsselfertige Lösung, die in wenigen Stunden implementiert und in wenigen Minuten gemeistert werden kann Ermöglicht Einhaltung von Vorschriften in Bezug auf Dokumente Sichere Umgebung für wichtige Geschäftsdokumente im Fall einer Katastrophe Erhöhte Sicherheit mit drei Sicherheitsstufen, beginnend mit normaler Anmeldung und Kennworteingabe für das Netzwerk; unterstützt Secure Socket Layer (SSL) Verschlüsselung Zugriffsrechte für Ordner, Dokumente und andere Objekte, und Integration mit bestehenden LDAP-Systemen Was spricht für Xerox? Komplette End-to-End-Dokumentenmanagementlösung von einem renommierten Unternehmen, wenn die Lösung mit Xerox-Multifunktionsgeräten mit Scanfunktion gekoppelt ist Preisgünstiger und leichter zu installieren, zu administrieren und zu verwenden als einige Produkte von Mitbewerbern Sehr flexibel und skalierbare für einen schnellen und breiten Einsatz, je nach Ihren Forderungen Systemvoraussetzungen Mindestanforderungen für den Server Intel- oder AMD-Plattform: Windows 2000 Server (SP4); Windows 2003 Server (SP1) Red Hat Enterprise Linux ES 4 1,3 GHz Intel Pentium 4 oder AMD Athlon MP Prozessor oder besser Mindestens 2 GB RAM 2 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte Ethernet-Schnittstelle Sun SPARC-Plattform: Solaris 9 oder 10 mit aktuellen Patch-Clustern 1 GHz UltraSPARC III Prozessor Mindestens 2 GB RAM 2 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte Ethernet-Schnittstelle Client-Anforderungen Webbrowser: Microsoft Internet Explorer 5.5, 6 SP1 und 7 Netscape Navigator 6.1 oder höher Mozilla oder Mozilla Firefox Opera 7.52 Apple Safari 2.0 und höher DocuShare Windows Client CPX und DocuShare Outlook Client CPX: Microsoft Windows 2000 Professional SP4; Microsoft Windows XP Professional SP2 Microsoft Office 2000 SP3; Microsoft Office XP SP3; Microsoft Office 2003 SP1 PaperPort Link zu DocuShare: ScanSoft PaperPort Professional 10, PaperPort 10 ScanSoft PaperPort Pro 9 Office ScanSoft PaperPort Deluxe 9 oder 8 WebDAV Windows 2000 Professional mit Office 2000/XP/2003 Windows XP Professional mit Office 2000/XP/2003 Apple Mac OS X 10.3 Unterstützte Infrastruktur-Komponenten Webserver: IIS 5 auf Windows 2000 Server; IIS 6 auf Windows 2003 Server SunONE/Sun Java System Web Server 6.1 auf Windows 2000 Server; Solaris 9; Red Hat Enterprise Linux 3; oder SUSE Linux Server v.8 Apache Web Server auf Solaris 8 oder 9; Red Hat Linux Enterprise Server 3; oder SUSE Linux Server v.8 Apache Web Server oder höher auf Windows 2000 oder 2003 Server Datenbanken: MSDE 2000 SP4 IBM DB2 8.1 und 8.2 SQL Server 2000 SP4 und 2005 Oracle oder 10g PostgreSQL or LDAP SunONE/Sun Java Directory Server 5.2 oder 5.1 mit SP 1 Novell edirectory Version (Version mit Patch 7) Microsoft Active Directory auf Windows 2000 Server SP3 oder 2003 Server Kontakt: thomas gabel consulting gmbh Von Gonsert 2 D Rommersheim Xerox GmbH 06/2009 Tel.: +49 (700) Web:

36 Dokumentenverwaltung und -archivierung Herausforderungen Xerox DocuShare CPX Xerox DocuShare CPX ist eine skalierbare webbasierte Anwendung mit einer Vielzahl von Funktionen, die ein Enterprise Content Management mit minimalem IT-Support und minimalem Training ermöglicht. Hauptfunktionen Einfache und erweiterte Enterprise Content Management- Tools für Dokumente Content-orientierte Kollaboration Einfach bedienbares, projektorientiertes Dashboard für das Workflow-Management Einfache Automatisierung von Inhalten in spezifischen Geschäftsprozessen Große Auswahl an Optionen für gescannte Bilder ermöglicht vollständige Kontrolle über Informationen Schnelle Erfassung von Dokumenten: 350 Seiten pro Minute im Dauerbetriebsmodus Übermittlung von XML-Content und Zusammenfassungsfunktionen Nachverfolgungs-, Protokollierungs- und Berichtsfunktionen unterstützen Auditprotokolle und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Einbindung gängiger Anwenderportale für einen schnellen und einfachen Zugriff in bekannten Umgebungen Flexible Anwenderebenen auf der selben Serverinstanz ermöglichen Zuordnung zu betrieblichen und strategischen Zielen Ordnung in die vielen Dokumente auf Papier und in digitaler Form zu bringen, ist nur ein Aspekt, der zur gesteigerten Produktivität im Unternehmen führt. Durch die Automatisierung des Dokumenten-Workflows in einem Unternehmen (sprich die Art und Weise, wie Dokumente weitergegeben und geändert werden) kann ein Unternehmen weitaus effizienter arbeiten als bisher. Kontrolle über betriebliche Dokumente wie z. B. Excel- Dateien, Rechnungen oder Verträge und Anwendungen ist Dreh- und Angelpunkt für jedes Unternehmen, das effizient arbeiten will Geschäftsprozesse und Workflows können innerhalb der Dokumentenmanagementumgebung verwaltet werden Leveraging von Dokumenten von der Erstellung bis zur endgültigen Verteilung Integration von Enterprise Content Management in die Büroumgebung, z. B. in Multifunktionsgeräte und Scanner Integration in bestehende Prozesse und in bestehende Umgebungen, damit Mitarbeiter nicht auf neue Technologien geschult werden müssen Sofortiger Zugang zu Informationen für berechtigte Personen zum richtigen Zeitpunkt Sicherung von Informationen, um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen DocuShare CPX bietet erweiterte Funktionen für Prozess-, Imaging- und Enterprise Content Management, um Unternehmen in die Lage zu versetzen, die für den Geschäftsbetrieb wichtigen Dokumente effizient zu nutzen. Hohe Flexibilität: die Lösung setzt auf einer hoch skalierbaren Plattform auf, durch die DocuShare und DocuShare CPS simultan mit mehreren Zugriffsebenen für Anwender ausgeführt werden können Minimaler IT-Support: die Lösung lässt sich leicht implementieren, administrieren und pflegen. Sie können von DocuShare auf CPX migrieren, ohne hierzu Content zu migrieren oder das System auszuschalten und den Service unterbrechen zu müssen. Vielzahl von Imaging-Optionen vom Desktop- bis zur Produktionsebene; enge Integration mit Xerox-Multifunktionsund Scangeräten sowie mit Imaging-Lösungen von Kofax, Omtool und Nuance Effizientes, nachvollziehbares und sicheres Enterprise Content Management: Informationen werden erfasst, verwaltet und publiziert. Sie können von Mitarbeitern gemeinschaftlich genutzt werden. Gesteigerte Produktivität und verbesserte betriebliche Effizienz durch erweiterte Funktionen für die gemeinschaftliche Nutzung und automatisierte Geschäftsprozesse Ermöglicht die Einhaltung von Vorschriften für Dokumente Sichere Umgebung für wichtige Geschäftsdokumente im Fall einer Katastrophe Erhöhte Sicherheit mit drei Sicherheitsstufen, beginnend mit normaler Anmeldung und Kennworteingabe für das Netzwerk Zugriffsrechte für Ordner, Dokumente und andere Objekte; unterstützt Secure Socket Layer (SSL) Verschlüsselung 36

37 Was spricht für Xerox? Enterprise Content Management-Lösung mit vielen Funktionen zu einem fairen Preis Integration mit Xerox-Hardware, Geräten und Software für eine Lösung von einem Anbieter Systemvoraussetzungen Mindestanforderungen für den Server Intel- oder AMD-Plattform: Windows 2000 Server (SP4); Windows 2003 Server (SP1) Red Hat Enterprise Linux ES 4 1,3 GHz Intel Pentium 4 oder AMD Athlon MP Prozessor oder besser Mindestens 2 GB RAM 2 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte Ethernet-Schnittstelle Sun SPARC-Plattform: Solaris 9 oder 10 mit aktuellen Patch-Clustern 1 GHz UltraSPARC III Prozessor Mindestens 2 GB RAM 2 GB freier Speicherplatz auf der Festplatte Ethernet-Schnittstelle Client-Anforderungen Webbrowser: Microsoft Internet Explorer 5.5, 6 SP1 und 7 Netscape Navigator 6.1 oder höher Mozilla oder Mozilla Firefox Opera 7.52 Apple Safari 2.0 und höher DocuShare Windows Client CPX und DocuShare Outlook Client CPX: Microsoft Windows 2000 Professional SP4; Microsoft Windows XP Professional SP2 Microsoft Office 2000 SP3; Microsoft Office XP SP3; Microsoft Office 2003 SP1 PaperPort Link zu DocuShare: ScanSoft PaperPort Professional 10, PaperPort 10 ScanSoft PaperPort Pro 9 Office ScanSoft PaperPort Deluxe 9 oder 8 WebDAV Windows 2000 Professional mit Office 2000/XP/2003 Windows XP Professional mit Office 2000/XP/2003 Apple Mac OS X 10.3 Unterstützte Infrastruktur-Komponenten Webserver: IIS 5 auf Windows 2000 Server; IIS 6 auf Windows 2003 Server SunONE/Sun Java System Web Server 6.1 auf Windows 2000 Server; Solaris 9; Red Hat Enterprise Linux 3; oder SUSE Linux Server v.8 Apache Web Server auf Solaris 8 oder 9; Red Hat Linux Enterprise Server 3; oder SUSE Linux Server v.8 Apache Web Server oder höher auf Windows 2000 oder 2003 Server Kontakt: TG Consulting GmbH Vor Gonsert 2 D Rommersheim Tel./Fax: +49 (700) Web: Xerox GmbH 06/2009

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39 Output-Management Output-Management-Lösungen sind Lösungen, die im Bereich Druckdatenstromkonvertierung (Datenstrom oder PDL-Konvertierung), variable data printing, decentralized transaction printing und Druckausgabe aus ERP-Systemen ansiedelt sind. Variable data printing ermöglich es Unternehmen, Dokumente für spezielle Kunden zu personalisieren. Xerox GmbH 06/2009

40 Output-Management Atlas Software PrintShop Mail Mit PrintShop Mail erhöhen Sie die Aussagekraft Ihrer Druckprodukte durch das Hinzufügen von Personalisierung. Dazu integriert PrintShop Mail Datenbankinformationen in das Layout Ihres Dokuments. Durch einfaches Ziehen und Einsetzen von Datenbankfeldern in Ihr Dokumentenlayout stellt PrintShop Mail eine Verknüpfung zwischen dem Datenbankfeld und Ihrem Dokument her. Hauptfunktionen Eigenständige Softwareanwendung für den variablen Datendruck - kein Plug-in. Leicht zu erlernen, leicht anzuwenden Leistungsfähig genug um jeden PostScript Drucker, auch die IGen3, anzutreiben Verwendet PostScript "Forms caching" - Hintergrund und Bilder werden nur einmal an den Drucker gesendet (reduziert die Netzwerkbelastung) Optimierter Druckdurchsatz durch die Unterstützung von Optimiertem PostScript, VIPP, Creo VPS, PPML und EFI Fiery Freeform Technologien Direkte Ansteuerung der Weiterverarbeitungseinheiten Schnell - druckt mit oder nahezu mit Nenngeschwindigkeit des Druckers Verfügbar für Windows und Macintosh Verfügbar in acht Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Holländisch, Italienisch, Japanisch, Arabisch u.a. Die meisten gedruckten Werbesendungen werden nicht beachtet. 2% Rückantworten sind die Regel. Es gibt viele Anwendungen um diese niedrigen Antwortraten zu verbessern aber viele haben erhebliche Einschränkungen. Herausforderungen Einfache transaktionsorientierte VDP Anwendungen produzieren hohe Volumina können aber nur auf einem niedrigen Niveau personalisieren Anwendungsspezifische Lösungen (Plug-Ins) sind nur zusammen mit der jeweiligen Designanwendung wie Quark XPress oder InDesign verfügbar Niedrige Geschwindigkeiten, rudimentäre Personalisierungsmöglichkeiten und hohe Netzwerkbelastung sind die Nachteile von Serienbriefanwendungen. Maximieren Sie die Aussagekraft Ihrer Druckkommunikation durch den Einsatz von personalisiertem Druck. Variabler Datendruck erhöht den Wert Ihrer Kommunikation und steigert Ihre Rückantwortraten auf 30 bis 40%. Verkürzt den Druckprozess und reduziert die Netzwerkbelastung durch nur einmaliges Senden des statischen Dokuments zusammen mit dem Link auf die Datenbank. Spart Zeit da mit Hilfe von PrintShop Mail Ihr Drucker mit oder nahezu mit Nenngeschwindigkeit arbeitet Reduziert die Druckkosten und Fehldrucke durch effizienten Workflow und Überprüfungsmechanismen Nutzt Ihre vorhandenen Designanwendungen wie Quark XPress, PageMaker, Illustrator, InDesign oder Microsoft Word Nutzt Ihre vorhanden Datenbanken, inklusive Paradox, Microsoft FoxPro und Access in der Windows Version sowie Excel, dbase and zeichengetrennte ASCII-Dateien sowohl in der Windows und der Macintosh Version Erhöht die Verlässlichkeit des Druckdatenstroms, da es PrintShop Mail ermöglicht, alle Ressourcen vorab auf Ihre korrekte Darstellung zu prüfen Was spricht für Xerox? Nutzt die Xerox Technologie inklusive der hohen Druckgeschwindigkeiten, der hohen Zuverlässigkeit und der Vielzahl von Weiterverarbeitungsmöglichkeiten Einfacherer Erwerb als beim Mitbewerb, da Ihr Xerox Kundenbetreuer sowohl Ihre Hardware- als auch Ihre Softwarebedürfnisse bedient Schnellere Problemlösung mit nur einer Bezugsperson für Hardware- und Softwareunterstützung - im Gegensatz zu einigen Mitbewerbern die getrennte Ansprechpartner für Hardware- und Softwareunterstützung bieten. Systemvoraussetzungen PrintShop Mail 5.2 Windows Edition: Pentium III oder höher (P4 empf.), 1 GHz oder schneller 256 MB RAM oder mehr mind. 80 MB freier Plattenplatz Windows 2000, XP, 2003 Server Kontakt: Hessler & Schreib GmbH Wasserburger Landstraße 133 D München Tel.: +49 (0) Web: 40

41 Deutsch Technologies DirecType DirecType ist eine Bildpersonalisierungssoftware, die es ermöglicht Texte (z.b. der Name einer Person) in ein Bild zu integrieren. Besonders geeignet ist diese Software für Direct Marketing Kommunikation. Hauptfunktionen Software zum Einsatze für PC, MAC und Linux (crossplattform) Stand-alone Software für Designer und Prepress Einfache Funktionen für die Motiverstellung Preisgünstige Einsteigerversion für Designer / Kreative Die Produktion beliebig vieler Bilder ist vollständig über Skripte ansteuerbar Verschiedene Bildformate und Auflösungen für Print und Web Kompatibel zu allen gängigen VDP Lösungen DirecType kann in Web-to-Print Anwendungen eingesetzt werden Eine große Anzahl von vorgefertigten Motiven Durch die andauernde Flut von Informationen sind viele Kunden übersättigt. Die Herausforderung ist dabei die Aufmerksamkeit des Kunden zu erlangen. Bildpersonalisierung ist für diese Aufgabe ein hervorragendes Mittel. DirecType erstellt personalisierte Bilder. Der Einsatz von Bildpersonalisierung im Digitaldruck steigert den Beachtungsgrad von Dokumenten beim Kunden. Dokumente werden verstärkt wahrgenommen Wertsteigerung von Dokumenten Erhöhte Response bei Mailings Emotionale One-to-One Dialoge für Print und Web (z.b. Mailings) Individuelle Werbebotschaften Einfache Benutzung Stand-alone Software für MAC, PC, Linux Größe Anzahl von vorgefertigten Motiven Preisgünstige Einsteigerversion für Designer Die Software ist kompatibel zu allen gängigen VDP Lösungen DirecType kann in Web-to-Print Anwendungen eingesetzt werden Was spricht für Xerox? Xerox und Xerox Reseller bieten Problemlösungen rund um die wichtigen Aspekte von Dokumenten Die Controller von Xerox Druck Systemen sind auf den variablen Datendruck spezialisiert. Die Beachtung von bildpersonalisierten Dokumenten ist sehr hoch. Sie setzt jedoch ein qualitativ hochwertiges Dokument voraus. Dieses kann mit der hohen Druckqualität von Xerox garantiert werden Xerox und Xerox Reseller können weiterhin VDP Software bereitstellen, welche für die Verwendung von personalisierten Bildern in Dokumenten notwendig sind. Herausforderungen Herstellung von heraus stechenden Dokumenten Die Aufmerksamkeit des Kunden gewinnen Erweckung von Neugier Wertsteigerung von Dokumenten Steigerung der Antwortquoten (Response) bei personalisierten Mailings Kunden fühlen sich direkt angesprochen Erstellung von innovativen und speziellen Dokumenten Emotionale One-to-One Dialoge für Print und Web (z.b. Mailings Einfache Benutzung Stand-alone Software Plattformunabhängige Software für MAC, WIN und Linux Multi-Thread-Fähigkeit (gleichzeitige Auslastung der Prozessoren) zur Zeiteinsparung in der Produktion Kontakt: Sysdata Schulstraße 14 D Sandhausen Tel.: +49 (700) Web: Xerox GmbH 06/2009

42 Output-Management Maping Fastbind Um die neuen Drucktechnologien völlig zu nutzen, müssen Sie fähig sein, Ihre Dokumente nach dem Ausdrucken ordentlich zu endverarbeiten. Fastbind bietet an eine ideale Endverarbeitungslösung, die Ihren Druckraum in eine richtige Buchfabrik verwandelt. Hauptfunktionen Binden Sie Taschenbücher, Vinylpräsentationen und Hardcover-on-Demand Bücher Produzieren Sie mühelos gedruckte Hardcovers, CD- Boxen, Ringbücher usw. Arbeiten Sie mit verschiedenen Größen, Formaten, und Applikationen Wechseln Sie von einer Arbeit zur anderen über ohne Justierungen; die Maschinen sind schnell fertig Endverarbeiten Sie inhouse sogar die Short Runs, Book-on- Demands und Auftragsarbeiten Beschleunigen Sie Ihren ROI mit neuen, wertvollen Aufgaben für Ihren Drucker Bekommen Sie die beste Qualität: Fastbind perfekt gebundene Bücher öffnen sich leicht, sind attraktiv, stark und flexibel Haben Sie Nutzen von weitem Know-How und 20- jähriger Erfahrung mit exzellenter technischer Unterstützung Installieren Sie Fastbind im Büro, in Druckläden, Schulen oder Kopieläden Was spricht für Xerox? Xerox ermöglicht den Output von extra großen Papieren für die Kundenanfertigung / extragroßen Deckel Xerox Geräte drucken aus Dokumente von hoher Qualität, die Sie stolz Ihren Kunden in gebundener Form übertragen können Sie bekommen die beste Qualität für Ihre Fotoalben Die digitalen Drucktechnologien sind im Laufe des letzten Jahrzehntes enorm gewachsen. Unternehmen sollen Nutzen aus den neuen Technologien ziehen; sowohl aus der Effektivität als auch den Möglichkeiten, um einen guten Schnitt zu machen. Herausforderungen Einzigartige, fertige Lösungen sind wichtig, denn jeder Kunde und Benutzer hat verschiedene Bedarfe in der Arbeit Auftragswerke und variables Ausdrucken von Materialien verlangen die Möglichkeit der on-demand-bindung Schwierige Papiere, wie Farbkopien, belegtes Papier usw. können für die Printer kompliziert zu binden sein Die Qualität der fertigen Produkte muss das Niveau der traditionell gedruckten Bücher erreichen. Zusätzliche Kosten und Verspätungen beim Outsourcing der Ausarbeitung verlangen, dass die Ausarbeitung inhouse gemacht wird. Fehler beim Binden von Short Runs können die ganze Order verderben Die Kombination von Fastbind mit der Schnelle und Druckqualität von Xerox Geräten können Ihr Business brillante Möglichkeiten anbieten. Schreiben Sie Ihr Dokument, entwürfen Sie den Deckel und drucken Sie es mit Ihrem Xerox Gerät aus. Danach falzen Sie entweder das gedruckte Softcover mit der Fastbind Falzmaschine oder machen Sie ein Hardcover mit der Fastbind Buchdecken-Maschine. Sie können auch einen fertigen Deckel, Streifen oder gar keinen Deckel benutzen. Kontakt: Döring Bindetechnik GmbH Schlehdornweg 8 D Ibbenbüren Tel.: +49 (0) Web: 42

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44 Output-Management Herausforderungen PlanetPress Suite PlanetPress ist eine Reihe von Softwaremodulen für einfache Gestaltung, Variable-Data-Printing und Verteilung von Transaktions-Dokumenten und Geschäftsformularen. Sie integriert variable Daten und bietet hoch entwickelte, automatisierte Möglichkeiten der Ablaufverwaltung. Dokumente, die mit PlanetPress Suite erstellt werden, können als Teil einer anspruchsvollen Dokumentenverwaltungs-Anwendung in Massenauflagen gedruckt, archiviert, g t und / oder gefaxt werden. Hauptfunktionen Kein Druck auf vorgedruckten Formularen mehr Einfache Verwaltung des verteilten Drucks von Transaktions-Dokumenten Verwandelt Rechnungen in Werbeträger, erhöht Antwortquoten und stärkt Kundenbindungen durch Personalisierung der Dokumente Druckt komplexe Transaktions-, Promotions- oder Transpromo-Dokumente mit Hochgeschwindigkeit Eliminiert Fehler auf Grund manueller Engriffe und bietet mehr Flexibilität Automatisiert den Druck und maximiert Ausgabekapazitäten Drucken Sie auf jedem beliebigen Drucker In jedes EDM-System integrierbar Kommuniziert mit externen Programmen, um Drittangebote weiter zu automatisieren und zu integrieren Verwendet eingebaute Webservices, um sich in andere Workflow-Tools zu integrieren oder Funktionen auf Webseiten hinzuzufügen Um den größtmöglichen Wert zu erzielen, müssen Geschäftslösungen die organisatorische Effizienz erhöhen und zum strategischen Gesamtziel beitragen. Die Automatisierung des Arbeitsablaufs, Dokumentendesign, digitale Archivierung und Informationsabfrage sind einige der Lösungen, die man im heutigen Geschäftsleben benötigt. Wichtiger ist aber noch, dass die besten Lösungen mehr als nur grundlegende Funktionen bieten; sie müssen wirklich auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein. Vorgedruckte Formulare sind kostspielig, schwierig abzuändern, verschwenderisch und erfordern viel Arbeit. Die Verteilung von Transaktions-Dokumenten kann zeitaufwendig sein und bei manueller Bearbeitung zu Fehlern führen. Versteckte Kosten durch Host- oder Server-Austausch können Upgrades verzögern. Verschiedene Dokumententypen erfordern u. U. verschiedene Systeme oder Plattformen, daher kommt es zu erhöhten Kosten und Arbeitsbelastung für IT. Reduzierte Prozesseffizienz und erhöhte Kosten bei der Dokumentenverteilung an Niederlassungen. Rechnungen, in denen nur die gekauften Artikel und der Gesamtbetrag aufgelistet werden, lohnen nicht das Porto und die Arbeit, die in den Rechnungsversand investiert werden. Schwarz-weiße oder farbschwache Promotions-Dokumente haben niedrige Antwortquoten und erzielen niedrige Umsätze, wenn sie getrennt von den üblichen Transaktions- Dokumenten (wie Rechnungen) gesendet werden. Marketingabteilungen investieren eine Menge Zeit und Geld in die Aktualisierung von Dokumentenvorlagen und Formularen aus neuen Gestaltungs-, Personalisierungsund anderen werbetechnischen Gründen. PlanetPress Suite ist eine erschwingliche, unabhängige, mit vielen Funktionen ausgestattete Software-Anwendung für einfache Gestaltung von Transaktions- und Promotions- Dokumenten und den Druck variabler Daten. Es bietet außerdem fortgeschrittene Möglichkeiten zur Verwaltung des verteilten Drucks und von Arbeitsabläufen. Reduziert die Kosten in der Dokumentenverteilung und im Druckablauf, indem Benutzer automatisierte Prozesse aufsetzen können Reduzieren Sie die Kosten in Druck und Dokumentenverteilung, indem Sie teure, vorgedruckte Formulare und Altsysteme überflüssig machen Erstellen Sie ganz einfach personalisierte Dokumente mit eigenen Daten, um das ausgewählte Publikum effizient mit den wichtigen Informationen anzusprechen Findet Verwendung bei allen Druckarbeiten; von hoch komplexen bis zu den täglichen Druckauflagen; mit PostScript, optimiertem PostScript oder Windows-Druck Durch die offene Bauweise der Software kann sie in jede Umgebung ohne Änderungen am Hostsystem integriert werden Mit dem PlanetPress Imaging-Modul können Dokumente in Ihr EDM-System integriert oder per / Fax versendet werden - alles ohne manuelle Eingriffe Nutzt die Leistungsfähigkeit von Laserdruckern voll aus, um sogar die komplexesten Transaktionsjobs (fast) mit Nenngeschwindigkeit zu drucken 44

45 Richten Sie einen Sicherheitsprozess ein, um sicherzustellen, dass Ihre Drucke im Fall eines Fehlers an ein anderes Gerät gesendet werden Was spricht für Xerox? Xerox ist das weltführende Unternehmen in Dokumentenverwaltungs-Technologie und -Dienstleistungen Xerox Fachwissen und laufende Neuerungen werden international anerkannt Die Xerox-Fachleute helfen Ihnen dabei, die richtige Lösung für Sie auszuwählen und leistungsfähiger zu werden, während Sie Ihre Kosten für Druck- und Dokumentenverteilung reduzieren. PlanetPress Suite ist mit der Xerox-Technologie voll kompatibel Sie erhalten eine komplette, integrierte Lösung Systemvoraussetzungen Intel Pentium 4 oder besser oder gleichwertig Microsoft Windows 2000 mit SP2, Windows XP oder Windows Server MB RAM, 500 MB freier Festplattenspeicher 1024x768 Farbmonitor mit 16-bit Farbe oder größere Grafikkarte Adobe Acrobat oder Acrobat Reader 5.0 oder höher (Adobe Reader auf der CD enthalten) Kontakt: Objectif Lune GmbH Röntgenstraße 3 D Darmstadt Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

46 Output-Management Systemvoraussetzungen Stethos Enhanced Laser Printing stethos Enhanced Laser Printing System (ELP) ist ein intelligentes, skalierbares und sehr effizientes Output Management System. Es wurde sehr großen Wert auf einfachste Bedienung und geringste Einarbeitungszeit gelegt. Ohne in bestehende Anwendungen einzugreifen bietet ELP vielfältige Möglichkeiten die Druckdatenströme aufzubereiten. Hauptfunktionen Ersetzen von vorgedrucktem Papier durch elektronische Formulare, Wiederholungsdruck, einfache Integration von Ausgabe-Optionen Barcode-Druck Ersetzen von Nadeldruckern Vielzahl an Emulationen wie Prescribe, Epson, Proprinter (PPDS), PGL, VGL, IGP10, CALS und LG/Philips Suchen + Ersetzen ermöglicht viele Optionen z.b.: Schachbelegungen ändern, Konvertierung von Zeichensätzen: z.b., EBCDIC nach ASCII, Löschen von unerwünschten Spooldaten u.v.m. Unicode und Double Byte Umwandlung für nicht- Unicode-Drucker Regelbasiertes Druckwerk um den Druck-Workflow zu optimieren und Druck-Richtlinien einzuhalten Konvertierung von bestehenden Druckdatenströmen in eine PDF- oder TIFF-Datei, die dann per versendet oder einem DMS System zugeführt werden kann Aufteilung von Druckjobs auf mehrere Drucker Portooptimierung und Erzeugung von OME-Codes für Kuvertieranlagen Ver-/Entschlüsselung von Druckdatenströmen Komprimierung/Dekomprimierung von Druckdatenströmen Erweitert herkömmliche Desktop-Applikationen um eine Secure printing Funktionalität Auslesen von Zählerständen einer Druckerflotte, zur Einschätzung des Druckaufkommens Server / PC mit: Windows NT, XP, Vista, 32 und 64 Bit Versionen 2000, 2003 (auch Cluster- und Terminal-Server), 32 und 64 Bit Versionen HP-UX VMS AIX True64 Solaris Linux oder Netzwerk-Appliance, die als TCP/IP Re-Router oder Druckserver fungiert Reduzieren Sie Ihre Druckkosten im Bezug auf Mehrfachkopien (keine Nadeldrucker), vorgedrucktes Papier und teure Hardware (z.b. Sonderlösungen für Barcodes). 46

47 Herausforderungen Papierverschwendung durch falsche Formulare Vorgedrucktes Papier kann sehr teuer sein und benötigt Platz in Ihrem Büro Formulare können mit jeder beliebigen Anwendung erstellen Archivierung von Druckdatenströmen Automatische Anwendung von Formularen in Abhängigkeit vom Druckauftrag Komplizierte Kommunikation aufgrund ineffizientem Verteilen/Ausdruck von gedruckten Informationen Schnelle und verlässliche Xerox-Geräte, die ELP nutzen sind die Möglichkeit, eine wirtschaftliche Druckumgebung zu garantieren ohne den Nutzer zu behindern. Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Geräte durch den Einsatz von ELP. Reduzierung von Papierverschwendung Einfache Formularverwaltung Barcode-Druck Emulation von Prescribe (und anderen Druckersprachen) Automatisierung von Druckjobverteilung Wegfall von teueren Spezial-Geräten wie Nadeldruckern oder Double-Byte-Druckern Was spricht für Xerox? Um das Handhabung und Qualität zu maximieren benötigt man die Zusammenarbeit erfahrener Spezialisten Je besser das Gerät und die Lösung, desto zufriedener sind die Anwender Alle Xerox-Geräte die PCL5 unterstützen, können diese Lösung nutzen Kontakt: stethos GmbH Weimarer Straße 48 D Sindelfingen Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

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49 Scannen, verteilen und faxen Untersuchungen der Xerox Corporation haben gezeigt, dass 45 % der Arbeitszeit mit der Handhabung von Dokumenten verbracht werden. 60 bis 80 % der Mitarbeiter sagen, dass sie die benötigten Informationen nicht finden können. Hier ist Scannen der Schlüssel: Scannen kann Papierdokumente in elektronische Form übertragen, die wesentlich einfacher zu handhaben und zu verteilen sind. So können die Kosten für den Versand von papiergebundenen Dokumenten eingespart werden. Jetzt können Sie Informationen schnell und kosteneffektiv versenden. Wenn auch heute viele Informationen via versendet werden, gibt es immer noch einen Kundenbedarf an Faxlösungen. In vielen Instanzen ist die Nachweisbarkeit hierfür entscheidend um firmeninterne oder rechtliche Bestimmungen zu erfüllen. Fax-Server-Lösungen verbinden Multifunktionsgeräte mit einem zentralen Faxserver, der signifikante Kosteneinsparungen bringt und bei Bedarf alle Transaktionen protokolliert sowie eine Kopie der gefaxten Daten erstellt. Scannen erhöht auch die Sicherheit, denn es wird eine sichere Verteilung der Dokumente erreicht und auch die Produktivität wird gesteigert. Denn die Mitarbeiter müssen nicht erst aufwändig nach den Dokumenten suchen. Ablage, Verteilung und die Wiederherstellung von gescannten Dokumenten ist einfach, und spart realen Speicherplatz. Xerox GmbH 06/2009

50 Scannen, verteilen und faxen Captaris RightFax Captaris RightFax ist die marktführende Lösung in den Bereichen Netzwerk-Faxserver und elektronischer Dokumentenversand. Mit RightFax kann die Verarbeitung von Faxnachrichten, Papierdokumenten, elektronischen Dokumenten und Daten von Anfang bis Ende integriert und automatisiert werden. Ihr Unternehmen profitiert von höheren Umsätzen, geringeren Kosten und der problemlosen Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Hauptfunktionen Intelligente Lösung für den Faxversand: Dokumente können direkt über einen Xerox-Multifunktionsdrucker oder aus Desktop- und anderen Unternehmensanwendungen heraus versandt werden. Intelligente Lösung für den Empfang, die Weiterleitung und Verwaltung eingehender Faxe: RightFax erleichtert die Dokumentenverwaltung in Unternehmen: Eingehende Dokumente werden automatisch zum entsprechenden Arbeitsplatz oder zu Xerox-Multifunktionsgeräten weitergeleitet. Automatische Nutzung der günstigsten Verbindung (Least Cost Routing) und IP-Faxversand: Über weitere RightFax-Server können Faxe an unternehmenseigene LANs (Local Area Networks), WANs (Wide Area Networks), an das Intranet oder an das Internet versandt werden. Least Cost Routing innerhalb des Unternehmens: Faxe, die für Mitarbeiter im Unternehmen bestimmt sind, können über das RightFax-Servernetzwerk versandt werden, sodass nicht auf das öffentliche Telefonnetz zurückgegriffen werden muss. Integrierte -Module: RightFax unterstützt Webmail- Systeme, die das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) einsetzen. Zusatzmodule für Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes sind optional erhältlich. Automatische Faxverteilung: Richten Sie Empfängergruppen ein, um ein Fax automatisch an eine definierte Gruppe zu versenden. Damit ist eine schnelle und effiziente Verteilung möglich. Einfache Bereitstellung und zentralisierte Verwaltung: Dank des benutzerfreundlichen MFP-Modul-Assistenten und zentralisierter Tools für Administratoren ist die Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung von Faxdiensten auf lokaler und globaler Ebene problemlos möglich. Offenes Datenbankdesign: Optimale Unterstützung der Express Edition von Microsoft SQL Server Außerdem unterstützt RightFax die Standard bzw. Enterprise Edition von SQL Server 2000/2005. Flexible und skalierbare Plattform: Unternehmen können mühelos weitere Faxkanäle einrichten, mit der Load- Balancing-Funktion die Systemleistung maximieren, ihre Faxserver auf den neuesten technischen Stand bringen, 50 Unternehmen suchen nach Lösungen und Ansätzen, mit denen sie ihre technische Ausrüstung konsolidieren können. Ziel ist die Reduzierung der Gesamtbetriebskosten und die Einsparung von Zeit, Ressourcen und Bürofläche. Außerdem stellt die anhaltende Flut von Vorschriften bezüglich des Umgangs mit Dokumenten, Daten und Kommunikation für viele Unternehmen eine zunehmende Belastung dar. Herausforderungen Unnütze Ausgaben für den Dokumentenversand: Papierund Druckkosten sowie Postgebühren treiben die Ausgaben für den Dokumentenversand in die Höhe. Zu viele Einzelgeräte: Faxgeräte, Drucker, Kopierer und Scanner kosten viel Geld, wenn sie einzeln angeschafft werden. Dazu kommen sehr viele Telefonanschlüsse und extrem hohe Gebühren für Ferngespräche. Sicherheitsbedenken und Risiken bezüglich der Einhaltung von Vorschriften: Herkömmliche Verfahren sind fehleranfällig und langsam. Außerdem erfüllen sie nicht alle gesetzlichen Anforderungen, die zum Beispiel an die Datenerfassung und -verfolgung gestellt werden. Zuverlässigkeit: "Ich habe Ihnen das Fax geschickt"... "Ich habe aber keines von Ihnen bekommen" Beim herkömmlichen Faxversand haben Sie im Falle eines Dokumentenverlusts keinerlei Beweis dafür, dass Sie das Dokument ordnungsgemäß abgeschickt haben. Konsolidierung der IT-Investitionen: Multifunktionsdrucker von Xerox und Captaris RightFax bieten statt des Funktionsumfangs herkömmlicher Faxgeräte eine Komplettlösung für den Dokumentenversand. Verlust wertvoller Arbeitszeit: Viele Unternehmen setzen veraltete Systeme ein, deren Betrieb und Instandhaltung viel zu aufwändig ist. Ausgaben für das IT-Helpdesk: Einzelgeräte, die nicht in das Netzwerk und die genutzte Software integriert sind, beanspruchen die Aufmerksamkeit interner und externer Mitarbeiter. Probleme beim Wiederfinden von Dokumenten und Daten: Viele Unternehmen verfügen nicht über leistungsstarke Suchsysteme, die einen schnellen Zugriff auf gesendete oder empfangene Dokumente ermöglichen.

51 Captaris RightFax kann in die Xerox-Multifunktionsdrucker WorkCentre Pro und Document Centre integriert werden, um alle Faxaktivitäten im Netzwerk zu bündeln. Benutzer können bequem Faxe über die Geräte versenden, die sie täglich zum Drucken, Scannen und Kopieren nutzen. Unternehmen haben einen besseren Überblick über den Dokumentenversand und damit verbundene sicherheitsrelevante Aspekte. Kostenreduzierung: Ersparen Sie sich den finanziellen und zeitlichen Aufwand, der mit separaten Faxgeräten, Modems, Verbrauchsmaterial, gesonderten Telefonanschlüssen und dazugehörigen Verträgen verbunden ist. Maximierung des ROI: Durch die Kombination der Systeme von Captaris und Xerox können Sie den ROI (Return on Investment) maximieren. Höhere Produktivität und Effizienz: Ihre Mitarbeiter drucken, scannen, kopieren und faxen mit einem einzigen Gerät: Das spart Zeit und optimiert die Dokumentenverarbeitung. Zentralisierte Steuerung der Faxfunktionen im Netzwerk: Wickeln Sie die komplette Faxkommunikation über das Netzwerk ab, und verwalten Sie damit den Versand elektronischer und nicht elektronischer Dokumente von einer zentralen Stelle aus. Vereinfachte Administration: Mit den benutzerfreundlichen RightFax-Tools für Administratoren können Sie Routineaufgaben automatisieren, Probleme einfach beheben und Faxaktivitäten effektiv überwachen und protokollieren. Mehr Sicherheit: Versenden Sie vertrauliche Dokumente über sichere Kanäle, damit diese wirklich nur von den berechtigten Empfängern erhalten werden. Mühelose Integration: Mit dem MFP-Modul von RightFax ist die Integration von Xerox-Multifunktionsdruckern kinderleicht. Erweiterbare Kapazität und Funktionalität: Ausgehend von einem einzigen Fax-Server können Sie Ihr System nach Bedarf erweitern. Die Integration von -, CRM-, ERPund Workflow-Programmen, von Lösungen für das Dokumentenmanagement sowie von anderen Unternehmensanwendungen ist problemlos über Erweiterungen möglich. Einhaltung von Vorschriften: Die Daten empfangener und gesendeter Faxe können nachvollzogen und kontrolliert werden. Auch später noch lassen sich die Faxaktivitäten ohne Aufwand überprüfen. Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzungen für den Server Microsoft Windows Server 2003 (Standard oder Enterprise) SP2; Windows 2000 Server (Standard und Advanced) SP4 Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, SQL Server 2005 (Standard oder Enterprise Edition) SQL 2000 Server (Standard oder Enterprise Edition) Microsoft XP Professional SP2, Windows 2000 Professional SP4 Microsoft Internet Explorer 6.0 SP2 Pentium IV-kompatibler Prozessor mit mind. 2,4 GHz Speicher mit 1 GB 1,2 GB* freie Speicherkapazität zur Installation der Programme Unterstützt einfache und duale CPU-Systeme CD-ROM- oder DVD-Laufwerk; Bildschirmauflösung (SVGA) oder höher; Tastatur Die minimale freie Speicherkapazität auf der Festplatte berücksichtigt nicht den für Dokumentgrafiken erforderlichen Speicherplatz. Wir empfehlen, für die Berechnung des erforderlichen Speicherplatzes von rund 35 KB pro Seite auszugehen. Was spricht für Xerox? Zertifizierte Integration: Xerox und Captaris arbeiten intensiv und fortlaufend an der gegenseitigen Integrationsfähigkeit ihrer Systeme. Daher können Sie sicher sein, dass diese Investitionen technisch wirklich sinnvoll sind. Support: Xerox unterstützt die Netzwerkintegration von Multifunktionsdruckern mit einem kompetenten Support- Team. Seit 1996 bietet Xerox seinen Kunden bewährte und zuverlässige Lösungen zur Integration mit RightFax- Systemen. Kontakt: egssoft GmbH Neuenhausplatz 73 D Erkrath Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

52 Scannen, verteilen und faxen Scannen an Microsoft Office. EFI SendME Die perfekte Lösung für die digitale Dokumentverteilung und das digitale Dokumentenmanagement in Unternehmen, in denen große Mengen an Dokumenten in Papierform anfallen. EFI SendMe verfügt über eine intuitive Oberfläche ähnlich wie ein Geldautomat und liefert einen Wertvorteil, Flexibilität, Bedienkomfort und Sicherheit durch innovative Technologien. Hauptfunktionen Der intuitive Tastbildschirm in Farbe gibt die Abfolge von Tätigkeiten im Workflow eindeutig vor. Extreme Anpassbarkeit für bestimmte Benutzer oder Workflows von Arbeitsgruppen. Nahtlose Integration in Ihren digitalen Workflow für jede Art von Dokumentenmanagementsystem und Unternehmenssoftware. Die Ganzseiten-Scanvorschau und die Validierung von Indexierungsdaten gewährleisten die Dokumentintegrität. Herausragende Sicherheit bei der LDAP-Integration, 128- Bit-Verschlüsselung, rasche Windows-basierte Authentifizierung durch Fingerabdruck und ID-Karte, sichere "Park & Print"-Funktion. Universelle Dokumentenlösung dank der Komplettabwicklung an einer zentralen Station. Die Dokumentbearbeitung per Tastbildschirm ermöglicht eine Echtzeitbearbeitung und Zusammenstellung einschließlich Korrektur und Anmerkungen. Rechtsdokumente können für die interne Organisation mit einer Bates- Nummerierung versehen werden. Effizientes Suchen mit OCR-Funktionen. Alle in SendMe erstellten PDF-Dateien behalten das Dokumentformat bei und können auf mobilen Geräten wie Blackberry, Treo und auf PDAs angezeigt werden. Anschlussmöglichkeit an alle netzwerkfähigen Multifunktionsgeräte oder TWAIN-kompatiblen Scanner Kostenfreie Konnektoren. Über 60 dynamische Konnektoren, darunter DocuShare, Documentum und viele weitere, für Dokumentenmanagement, Kostenrechnung sowie Faxund Bildverarbeitungssysteme. Treiberloses Drucken von nativen -Anhängen, die über Blackberry, Treo oder -fähige Mobiltelefone gesendet werden. Mit dem Medienlesegerät können Benutzer Bilder und Dokumente von einer Speicherkarte oder einem USB- Datenträger aus verwalten. Schnelle Konvertierung von gescannten Dokumenten in editierbare MS Word Dateien. Texte, Bildinformation und Seitenlayout bleiben dabei erhalten. Scan to PDF - Innovative OCR (Texterkennung) erzeugt voll durchsuchbare PDF Dateien für die schnelle Indexierung und Suche Scannen an MS Exchange. Direkter Zugriff auf Kernauthentifizierungs-Infrastruktur mit der neuesten Authentifizierungs- und Sicherheitstechnologie. Scannen an Netzwerk. Die Lösung wird mit NetConnect, der perfekten Konnektivitätsoption, geliefert. Die unzureichende Nutzung von Dokumenten-Management- Systemen ist ein häufig anzutreffendes Problem in den Unternehmen. Fehlende Integration und schlechte Benutzeroberflächen führen zu Ineffizienz - die man sich im heutigen Geschäftsumfeld nicht mehr leisten kann. Herausforderungen Unzureichende Nutzung vorhandener Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Um ein Dokument an das gewünschte Ziel zu senden, sind viele Schritte erforderlich. Bei vielen Dokumentenmanagementsystemen wird das Dokument an ein Dateiarchiv gesendet, wo es von einer anderen Person indexiert und gespeichert wird. Es sind weitere Sicherheitsschritte für die manuelle Anmeldung bei dem System erforderlich, wenn es nicht in vorhandene Sicherheitskarten integriert ist. Dokumentintegrität: Eine der größten Schwachstellen beim Scannen von einem Multifunktionsgerät besteht darin, sicherzustellen, dass der Scanvorgang in der korrekten Ausrichtung durchgeführt wurde. Keine -Integration in MS Exchange/Outlook, wenn die Funktion zum Versenden des Scans per in Multifunktionsgeräten verwendet wird. Konvertieren Sie Papierdokumente schnell und einfach in digitale Dokumente für die gemeinsame Nutzung, Verteilung und Speicherung auf Xerox-Multifunktionsgeräten, die auf den intuitiven Tastbildschirm von EFI SendMe abgestimmt sind. Auf diese Weise wird Ihr Dokumentenmanagementsystem einer viel breiter gefächerten Zielgruppe zugänglich, was es Ihnen ermöglicht, die Investition besser zu begründen. 52

53 Optimierte, bidirektionale Kommunikation von dem Multifunktionsgerät aus, das das Dokument direkt an das Dokumentenmanagementsystem sendet, wobei alle Metadaten vollständig definiert sind. Verbesserte Produktivität dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und Workflows, für die nur ein einziger Mausklick erforderlich ist. Unmittelbare Kostensenkungen durch Nutzung Ihrer bereits vorhandenen Kopierer- und IT-Umgebungen. Effiziente und kostengünstige Sicherheit durch Verwendung Ihrer eigenen Sicherheitskarten als Authentifizierungsmethode für das SendMe-Gerät. Gesteigerte Dokumentintegrität, da Benutzer ihre gescannten Dokumente auf einem großen Bildschirm anzeigen und auf diese Weise sicherstellen können, dass keine Informationen verloren gehen, wenn das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen wird. Integration in MS Exchange. Benutzer können ihre Scans von SendMe aus per versenden, genauso wie von ihrem eigenen Computer aus. Durch Verwendung der Microsoft Exchange-Senderauthentifizierung und die Optionen "Kopie an den Sender" bzw. "Lesebestätigung" und "Sendebestätigung" können Audit Trails erzielt werden. Weniger Fehler und Zeiteinsparungen dank der Komplettabwicklung an einer zentralen Station, ähnlich wie bei einem Geldautomaten. Minimale Schulungen erforderlich; einfache Einrichtung. Was spricht für Xerox? Höhere Produktivität durch Kombination von EFI SendMe mit Xerox-Multifunktionsgeräten, da die Module mehrere Funktionen gleichzeitig ausführen können. Durch den einfacheren Bestellvorgang als bei anderen Anbietern werden Ihre Hardware- und Softwareanforderungen optimal erfüllt. Kontakt: Electronics for Imaging Germany Kaiserswerther Straße 115 D Ratingen Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

54 Scannen, verteilen und faxen ixware ixware ist eine auf Standards basierende Unified Messaging Lösung. ixware integriert Fax, SMS und Sprachnachrichten in Ihre Microsoft Exchange oder Lotus Notes Umgebung. ixware ist dabei optimal in die Xerox Multifunktionssysteme eingebunden. Hauptfunktionen Automatische Verteilung von eingehenden Faxen auf Benutzer oder Xerox Multifunktionssysteme Personalisierte Kopfzeilen & Deckblätter, verzögerte Übertragung, Sendeberichte per an den eigentlichen Versender, Faxverteilerlisten, Unternehmensadressbücher Integration mit Lotus Domino oder MS Exchange via ixware Gateway (SMTP) Der Umgang mit und das versenden von Faxen oder Textnachrichten ist für den Benutzer so einfach wie das senden einer Versenden der Faxe direkt aus jeder Büroanwendung SAP Integration, Navision Integration, Microsoft Dynamics Integration und andere Module sind verfügbar Integration in die Xerox MFP s per ServerFax Kit, Scan to E- Mail, oder Scannen mit Metadaten Fax Druckertreiber (LAN-Fax) Einfaches Benutzermanagement dank LDAP Funktionalität Module zum automatischen Archivieren ausgehender und eingehender Nachrichten - Metadaten, XML, Filegate und andere Integrationen wie zum Beispiel MS Share Point, Docushare, SFS usw. Mehr und mehr Informationen auf verschiedensten Wegen müssen täglich durch Ihr Unternehmen bearbeitet und verarbeitet werden. Alle diese eingehenden und ausgehenden Informationen sollten in einer zentralen Plattform gemanagt werden können. , Fax, SMS, Sprache, etc. für jeden Mitarbeiter immer im direkten Zugriff - ixware macht es möglich. ixware ist ein auf Industriestandards basierendes Unified Messaging System - leicht zu installieren, leicht zu benutzen, leicht zu integrieren und zu managen! Herausforderungen Vereinfachung des Faxverkehrs durch die Integration in die Umgebung und Büro Anwendungen Effiziente Integration in die Funktionalität der Multifunktionssysteme Empfang von Faxen im Client und/oder auf dem Xerox System Behalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftskommunikation (Fax, SMS, Sprache (Mailbox) - eingehend und ausgehend) Sicherungs- und Archivierungsmöglichkeiten Nachvollziehbare Kommunikation konform mit Sarbanes Oxley, Basel ll, EU-Richtlinien Funktionsumfang wie bei herkömmlichen Faxumgebungen: Sendeberichte, Verteilerlisten, Deckblätter usw. Einsparungspotential in den Bereichen Hardware, Verbrauchsmaterialien und Infrastruktur. Sicherheit durch den Empfang von Faxnachrichten in geschützten postfächern anstatt von Ausdrucken) Zahlreiche Integrationen in ERP, CRM, und andere Softwarelösungen. Z.B.: SAP, Navision, Microsoft Dynamics, Share Point Portal etc. Die Kombination aus Xerox und ixware optimiert Ihre Geschäftsprozesse! IXware International entwickelt spezielle Xerox Module für die Integration von MFP s (Document and Work Centers) und Dokumentenmanagementlösungen. Vorgabe: Mit Xerox und ixware ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit über den Faxverkehr möglich. Die Einhaltung von Geschäftsrichtlinien nach Sarbanes Oxley, Basel II, EU-Richtlinien, örtlicher Gesetzgebung, ISO- Richtlinien ist sicher gestellt! Kosteneinsparung: Wichtige Beispiele sind Produktivitätssteigerung (drucken, warten auf Fax- und Sendebericht etc.) Konsolidierung von Telefonleitungen (weniger Leitungen, höhere Erreichbarkeit) und Dezimierung der bisher notwendigen Hardware und den daraus resultierenden Wartungskosten. CASE FILES: Die Verfügbarkeit aktueller Daten sind für jedes Unternehmen unerlässlich. In einigen Unternehmen ist dies "Mission Critical"! Rechtsanwälte, Notare, Versicherungen und Banken sind nur einige Beispiele. Effizienz: Durch die Integration von ixware mit Xerox MFDs in Ihre Anwendungen, Archivierungslösungen und Anwendungen wie ERP und CRM Systeme steigern Sie die Effektivität Ihres Unternehmens und binden das Fax in Ihre Geschäftsprozesse ein. Transparenz: Zentralisierung und Digitalisierung steigern sowohl die Standardisierung von Prozessen als auch die Transparenz des Faxaufkommens. Archivierung: Mehr und mehr Unternehmen realisieren das die Archivierung von Daten in Papierformat lästig, kostenintensiv und uneffektiv ist. Die digitale Archivierung ist wesentlich effektiver und kostengünstiger. ixware digitalisiert Faxverkehr und bindet die Kommunikation per Fax in Ihre Geschäftsprozesse ein. 54

55 Was spricht für Xerox? Die Erweiterung von Xerox Systemen inkl. Faxfunktion in Kombination mit ixware Faxservern macht die Xerox Maschine wirklich Multifunktional und steigert die Effektivität Ihrer Kommunikation beträchtlich. Die Integration von ixware Faxservern in Ihre Xerox Lösung, steigert nicht nur die Effektivität der Geräte sondern generiert zusätzliches Einsparpotential. SystemVoraussetzungen Hardware Server Minimale Anforderungen Prozessor Intel Pentium IV, 2,4 GHz (3 GHz empfohlen) AMD Athlon (3800+ empfohlen) RAM 512 MB (1024 MB empfohlen) Festplatte 20 GB. Die primäre Festplatte muss mindestens 4 GB oder größer sein NTFS (keine FAT formatierte Festplatte) Sekundäre Festplatte Empfohlen für die Datensicherung (optional) CD-ROM Erforderlich Ports Ein freier Port für das Software Security Device (Dongle): USB (im Standard Lieferumfang enthalten) Parallel Sub-D/25-pin (optional) LAN Ethernet 10/100Mb/s. Konfiguriertes TCP/IP Protokoll. Anbindung an das Firmennetzwerk. PCI Slots Ein oder mehrere Slots für die Eicon Server Boards. Mehrere freie Slots werden empfohlen. Bitte überprüfen Sie die Größe der verfügbaren Slots. Bildschirm Auflösung von 800x600 Pixel und 256 Farben (1024x768 empfohlen) Software Minimale Anforderungen Betriebssystem Windows 2003 Server mit SP1 (empfohlen) Windows XP Professional met SP 2 Andere Komponenten Internet Explorer Microsoft Internet Information Server (Erforderlich für das ixware Web Interface).NET framework 1.1 (Erforderlich für die SAP Module).NET framework 2.0 (Erforderlich für die MS Outlook Forms) Datenbank Microsoft MSDE - ixware Standard Database Provider (Standard) Microsoft SQL Server version 8.0/2000 mit SP4 (optional) Kontakt: IT-SCom GmbH Bräukerweg D Menden Xerox GmbH 06/2009 Tel.: +49 (0) Web:

56 Scannen, verteilen und faxen NSi AutoStore Express AutoStore Express ist der Einstieg in die AutoStore Produktfamilie zur Erfassung von Informationen. Die Express Version ermöglicht die Erfassung von Informationen auf Papier durch die Nutzung von MFPs und die anschließende Verarbeitung mot OCR oder Barcodeerkennung inkl. der Übergabe auf Datei-, und FTP Server, sowie Lotus Notes, Microsoft Office Sharepoint und Datenbanken. Hauptfunktionen Zukunftssichere Lösung - AutoStore integriert aktuelle und zukünftige Maschinen durch die Unterstützung der Xerox Entwicklungsplattform - ein Umstand der Investitionen langfristig sichert und Planungssicherheit gibt Gruppierung von Geräten - Um jeder Abteilung die passende Lösung für die Erfassung von Dokumenten zu geben lassen sich Geräte innerhalb von AutoStore gruppieren. Sicheres Scannen - Der Zugriff auf die Geräte kann durch Nutzung der eingebetteten Sicherheitsfunktionen oder die Unterstützung von Drittanbieter Software erreicht werden (z.b. Equitrac). Dadurch lassen sich auch Kartensystem integrieren Einfache Konfiguration durch den grafischen Prozessdesigner von AutoStore, der die Erstellung von Workflows ohne Programmierkenntnisse ermöglicht Mächtige OCR Integrationen, die die einfache Erkennung von Texten und Umwandlung in durchsuchbare PDF's, bis hin zur automatisierten Rechnungserkennung oder Dokumenten Klassifizierung Barcode-Erkennung, die die Erkennung von linearen und 2- Dimensionalen Barcodes ermöglicht (z.b. zur automatischen Übergabe von Dokumenten) Unterstützung von Stapeltrennung ermöglicht es dem Anwender Dokumente in Stapeln zu Scannen die dann anhand von Barcodes, Leerseiten, getrennt werden können Integration von Groupwaresystemen wie Lotus Notes ( s und Datenbanken) oder Microsoft Exchange ( und öffentliche Ordner) oder andere Systeme SMB und FTP Unterstützung - Zur Übertragung von Dokumenten auf Datei- und FTP Server. Microsoft Office SharePoint Services und Portal Server sind komplett integriert Datenbanken können einfach und schnell via ODBC angesprochen werden Investitionssicherheit da die Anwendung ohne Probleme auf AutoStore Server upgegradet werden kann AutoStore Express ist flexible und dafür entwickelt die Anforderungen von kleinen Betrieben mit ein oder zwei MFP s mit einfachen Anforderung, wie auch Szenarien in Großkonzernen mit mehreren tausend MFP s abzudecken. Herausforderungen Verschwendung von Zeit und Ressourcen durch die ineffiziente Ablage von Dokumenten Hohe Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten Reduzierte Effizienz von Mitarbeitern die Zeit mit dem Suchen von Dokumenten verbringen Verlust von wichtigen Dokumenten die herumliegen und versehentlich weggeworfen oder falsch abgelegt werden Viele manuelle Prozesse um Informationen auf Papier in elektronische Dateien umzuwandeln Unsicherheit beim Senden von Dokumenten durch komplexe Prozesse Partielle Nutzung von bestehenden DMS Systemen durch Medienbrüche und zu komplexe Anwendung von Systemen für die Erfassung Kein Zugriff auf die Posteingangsscannern Komplexe Software die Anwender davon abhalten die Vorteile von modernen Systemen zu nutzen NSi AutoStore erweitert Xerox Geräte zu flexiblen Eingabegeräten für papiergebundene Informationen in elektronische Geschäftsprozesse basierend auf der Xerox Multifunktionstechnologie. Erhöhung der Produktivität durch die Reduktion von manuellen Tätigkeiten Gesteigerte Effizienz mit einfacherem Zugriff auf Systeme Automatisierung der Erfassung von Dokumenten in Workflows und elektronische Prozesse Reduktion von Kosten durch den Entfall von physikalischer Zustellung (Post) oder langsamer Bearbeitung Schnellere Bereitstellung von Informationen und bessere Zusammenarbeit durch einfache Bedienung von Geräten und Software Reduktion von Mitarbeitern durch die schnellere und effiziente Bearbeitung von Dokumenten mit automatisierten Prozessen Verringerung der Bearbeitungszeit durch die Nutzung von Dokumenten Management Systemen 56

57 Höhere Datenqualität durch weniger manuelle Dateneingabe und Nutzung von Automatismen wie OCR/ICR, Barcodes oder Formularerkennung Sicherstellung der Rechtssicherheit durch Audits und Erfassung von Zugriffen Gesteigerte Sicherheit durch verschlüsselte Übertragung und Speicherung von Daten Was spricht für Xerox? Tiefe Integration in Xerox Geräte durch Unterstützung von Geräten die Templates und EIP unterstützen Unterstützung von anderen Xerox Lösungen wie Equitrac und Xerox DocuShare Etablierte Technologie die seit vielen Jahren bei Kunden als Standardsoftware im Einsatz ist. Systemvoraussetzungen Als Middleware für die Erfassung von Dokumenten läuft Auto- Store als clusterfähiger Windows Dienst. Betriebssysteme: Windows 2000 Workstation & Server (aktuellster Service Pack) Windows XP Windows 2003 Server Hardware: SMB: Eine CPU (z.b. 2 GHz oder mehr) Hauptspeicher: 512 MB oder mehr Festplatte: 1 GB freier Festplattenplatz Größere Installationen Dual CPU (e.g., 3 GHz Xeon oder Opteron) RAM: 2 GB oder mehr Festplatte: 5 GB freier Festplattenplatz Großkunden/Enterprise: Mehrere Mehrwege CPU Systeme (blades) als Broker und Verarbeitungsserver SAN oder NAS Virtuelle Systeme wie VMWare oder Virtual Server werden komplett Unterstützt. Kommunikations-Protokoll: TCP/IP Unterstützte Client Systeme: IBM Lotus Notes 4.6, 5.x, 6.x, 6.5x and 7.x Microsoft Exchange Public Folder 5.5, 2000 & 2003 Microsoft SharePoint Server and Services 2001, 2003 and 2007 ODBC Datenbanken (Microsoft SQL, IBM DB2, ORACLE, MySQL, Access, ) Kontakt: NSi Europe GmbH Gebr.-Wahl-Straße 21 D Braunfels Tel.: +49 (0) Web: Xerox GmbH 06/2009

58 Scannen, verteilen und faxen NSi AutoStore Workflow AutoStore Workflow erlaubt die Erfassung von Informationen auf Papier und elektronischen Dateien in viele Dokumenten Management, Workflow, Datenbank und Groupware Systeme. Dabei können die erfassten Daten in vielfältiger Weise verarbeitet und aufbereitet werden. Hierfür stehen Module wie z.b. Texterkennung (OCR/ICR), Barcodeerkennung (Lesen & Trennen) und Bildaufbereitung zur Verfügung. Hauptfunktionen Zukunftssichere Lösung - AutoStore integriert aktuelle und zukünftige Maschinen durch die Unterstützung der Xerox Entwicklungsplattform - ein Umstand der Investitionen langfristig sichert und Planungssicherheit gibt Gruppierung von Geräten - Um jeder Abteilung die passende Lösung für die Erfassung von Dokumenten zu geben lassen sich Geräte innerhalb von AutoStore gruppieren. Sicheres Scannen - Der Zugriff auf die Geräte kann durch Nutzung der eingebetteten Sicherheitsfunktionen oder die Unterstützung von Drittanbieter Software erreicht werden (z.b. Equitrac). Dadurch lassen sich auch Kartensystem integrieren Einfache Konfiguration durch den grafischen Prozessdesigner von AutoStore, der die Erstellung von Workflows ohne Programmierkenntnisse ermöglicht Mächtige OCR Integrationen, die die einfache Erkennung von Texten und Umwandlung in durchsuchbare PDF's, bis hin zur automatisierten Rechnungserkennung oder Dokumenten Klassifizierung Barcode-Erkennung, die die Erkennung von linearen und 2- Dimensionalen Barcodes ermöglicht (z.b. zur automatischen Übergabe von Dokumenten) Unterstützung von Stapeltrennung ermöglicht es dem Anwender Dokumente in Stapeln zu Scannen die dann anhand von Barcodes, Leerseiten, getrennt werden können Bildaufbereitungsfunktionen zur automatischen Aufbereitung von Dokumenten, Kompression, Entfernung von Hintergründen oder Entfernung von Leerseiten Integration von Groupwaresystemen wie Lotus Notes ( s und Datenbanken) oder Microsoft Exchange ( und öffentliche Ordner) oder andere Systeme SMB und FTP Unterstützung - Zur Übertragung von Dokumenten auf Datei- und FTP Server. Integrationen in EDM Lösungen wie Documentum, Hummingbird, Interwoven, Open Text, Windream, Saperion, EA- SY, SharePoint, IBM Content Server, Xerox DocuShare Flexibel durch den dokumentierten SDK der es ermöglicht neue Module zu entwickeln oder andere Systeme via XML zu integrieren. AutoStore ist flexible und dafür entwickelt die Anforderungen von kleinen Betrieben mit ein oder zwei MFP s mit einfachen Anforderung, wie auch Szenarien in Großkonzernen mit mehreren tausend MFP s abzudecken. Herausforderungen Verschwendung von Zeit und Ressourcen durch die ineffiziente Ablage von Dokumenten Hohe Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten Reduzierte Effizienz von Mitarbeitern die Zeit mit dem Suchen von Dokumenten verbringen Verlust von wichtigen Dokumenten die herumliegen und versehentlich weggeworfen oder falsch abgelegt werden Viele manuelle Prozesse um Informationen auf Papier in elektronische Dateien umzuwandeln Unsicherheit beim Senden von Dokumenten durch komplexe Prozesse Partielle Nutzung von bestehenden DMS Systemen durch Medienbrüche und zu komplexe Anwendung von Systemen für die Erfassung Kein Zugriff auf die Posteingangsscannern Komplexe Software die Anwender davon abhalten die Vorteile von modernen Systemen zu nutzen 58

59 NSi AutoStore erweitert Xerox Geräte zu flexiblen Eingabegeräten für papiergebundene Informationen in elektronische Geschäftsprozesse basierend auf der Xerox Multifunktionstechnologie. Erhöhung der Produktivität durch die Reduktion von manuellen Tätigkeiten Gesteigerte Effizienz mit einfacherem Zugriff auf Systeme Automatisierung der Erfassung von Dokumenten in Workflows und elektronische Prozesse Reduktion von Kosten durch den Entfall von physikalischer Zustellung (Post) oder langsamer Bearbeitung Schnellere Bereitstellung von Informationen und bessere Zusammenarbeit durch einfache Bedienung von Geräten und Software Reduktion von Mitarbeitern durch die schnellere und effiziente Bearbeitung von Dokumenten mit automatisierten Prozessen Verringerung der Bearbeitungszeit durch die Nutzung von Dokumenten Management Systemen Höhere Datenqualität durch weniger manuelle Dateneingabe und Nutzung von Automatismen wie OCR/ICR, Barcodes oder Formularerkennung Sicherstellung der Rechtssicherheit durch Audits und Erfassung von Zugriffen Gesteigerte Sicherheit durch verschlüsselte Übertragung und Speicherung von Daten Was spricht für Xerox? Tiefe Integration in Xerox Geräte durch Unterstützung von Geräten die Templates und EIP unterstützen Unterstützung von anderen Xerox Lösungen wie Equitrac und Xerox DocuShare Etablierte Technologie die seit vielen Jahren bei Kunden als Standardsoftware im Einsatz ist. Systemvoraussetzungen Als Middleware für die Erfassung von Dokumenten läuft Auto- Store als clusterfähiger Windows Dienst. Betriebssysteme: Windows 2000 Workstation & Server (aktuellster Service Pack) Windows XP Windows 2003 Server Hardware: SMB: Eine CPU (z.b. 2 GHz oder mehr) Hauptspeicher: 512 MB oder mehr Festplatte: 1 GB freier Festplattenplatz Größere Installationen Dual CPU (e.g., 3 GHz Xeon oder Opteron) RAM: 2 GB oder mehr Festplatte: 5 GB freier Festplattenplatz Großkunden/Enterprise: Mehrere Mehrwege CPU Systeme (blades) als Broker und Verarbeitungsserver SAN oder NAS Virtuelle Systeme wie VMWare oder Virtual Server werden komplett Unterstützt. Kommunikations-Protokoll: TCP/IP Unterstützte Client Systeme: Documentum DM 5 Documentum ApplicationXtender 5.x EASY Archive FileNet Image Services, FileNet Content Services 5.4, 5.3, or 5.2 Hummingbird DM 5 Interwoven NT/MP IBM Lotus Notes 4.6, 5.x, 6.x, 6.5x and 7.x IBM Content Server 8.3 Microsoft Exchange Public Folder 5.5, 2000 & 2003 Microsoft SharePoint Server and Services 2001, 2003 and 2007 ODBC compliant databases (such as Oracle, Microsoft SQL Server, Access, IBM DB2,...) Kontakt: NSi Europe GmbH Gebr.-Wahl-Straße 21 D Braunfels Xerox GmbH 06/2009 Tel.: +49 (0) Web:

60 Scannen, verteilen und faxen Was spricht für Xerox? Tobit Software David zehn! David zehn! ist das Zentrum für alle Informationen, egal in welchem Medium sie gerade verpackt sind. Im Handumdrehen tauschen Sie s, Faxe, Sprachnachrichten und handschriftliche Notizen aus. Blitzschnell koordinieren Sie Termine und Projekte. Und auf Knopfdruck greifen Sie auf Adressen, Bilder, Dokumente, aktuelle Nachrichten Ihrer wichtigsten Quellen, interessante TV-Sendungen oder Songs zu. Hauptfunktionen Professionelles Client-/Server-System Perfektes Unified Messaging an jedem Netzwerk PC Inklusive Kameraports zur Gebäudesicherung Optimierte Mobilitätsfunktionen Je nach Edition für Windows, Linux und NetWare erhältlich Die Effizienz eines Unternehmens leidet darunter, wenn Informationen durch die komplette Unternehmensstruktur gereicht werden müssen. Informationen für ein einzelnes Projekt liegen oftmals als Papierdokumente, Faxe, Notizen in Aktenschränken, digitale Dateien auf Servern, persönlichen Laufwerken und selbst als Sprach und Textnachrichten vor. Besonders für Außendienstmitarbeiter ist es notwendig, diese Informationen auch per Remote Access bereitzustellen. Höhere Produktivität durch das leichte Zusammenspiel zwischen David(R)zehn! und dem Xerox Multifunktionssystem Vereinfachter Kaufprozess gegenüber unseren Mitbewerbern, da Ihr Xerox-Vertreter sowohl Ihre Hardware- als auch Ihre Software-Anforderungen erfüllen kann Systemvoraussetzungen PC Pentium III 500 MHz 256 MB RAM Server mit Windows 2000 Professional, 2000 Server, 2003 Server oder XP Professional oder Linux (SuSE 8.0, 8.1, 8.2, 9.0, 9.1, 9.2, Suse Linux Enterprise Server (jeweils 32 Bit Version), Red Hat Advanced Server 2.1, Red Hat 8.0 (jeweils 32 Bit Version) und Debian 3.0 Woody i386, 32 Bit Version) 2 GB freier Festplattenspeicher (NTFS) Internet-Anschluss (zeitunabhängiger Tarif) CAPI-compatible ISDN Karte oder Class 1 oder Class 2 Modems für Fax- und Sprachverbindungen Client-PC's: Windows 98, ME, NT, 2000, XP, Server 2003, Vista Herausforderungen Produktivitätsverlust durch Informationen, die im Unternehmen verstreut vorliegen Hohe Kosten durch externe Provider Hoher Zeitaufwand durch das Empfangen von Faxen Limitierter Zugang zu Informationen von außerhalb des Unternehmens Mit David bringen Unternehmen, endgültig Ordnung in das Informationschaos. Selbst von Unterwegs haben Mitarbeiter immer und überall alle Informationen perfekt unter Kontrolle. Mit dem XRXCon-Connector (www.xrxcon.de) können umfangreiche Papierdokumente von Xerox WorkCentre Multifunktionssystemen aus bequem an beliebige Personen per oder als digitales Fax geschickt werden. Dadurch werden Informationen zielgerichteter und schneller weitergeleitet und das Unternehmen noch konkurrenzfähiger. Senden von Papierdokumenten als Fax, oder direkt über David Dokumente werden einem Fax, oder einer als PDF - oder TIF - Datei angehängt Senden von Dokumenten über ein spezifisches David- Benutzerausgangsbuch Kontakt: Tobit.Software AG Parallelstraße 41 D Ahhaus Tel.: +49 (0) Web: 60

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