Business Software-Lösungen im Verwaltungsbereich

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1 Gerda Seebacher Michael Breitkopf Antonius Hug Daniele Petrillo Business Software-Lösungen im Verwaltungsbereich

2 Wie können moderne Softwarelösungen die Optimierung der Verwaltungsaufgaben unterstützen?

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4 Aufgaben und Ziele einer Bergbahn Aufgaben Beförderung in die Bergregion Instandhaltung / Pflege / Beschneiung der Bergregion Ziel Erwirtschaften von Erlösen / Gewinnen Erlösen entstehen durch den TICKETVERKAUF!

5 Verwaltungsaufgaben Rechnungslegung: Ticketsystem, Voucher- und Opuskassen Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung Beschaffung/Einkauf Marketing/CRM Betriebsleitersoftware Zeitsystem Dokumentenmanagement

6 Ziel einer ERP-Software

7 Ziel einer ERP-Software Aufwand reduzieren = Zeit sparen Informationen einfach auf Knopfdruck statt händischer Suche Sparen Sie Zeit durch die Reduzierung manueller Arbeiten! Kein Bruch im Datenfluss!

8 Integration Ticketsystem <-> ERP-System Integrierte Adress-Stämme (Debitoren) im Ticket- und ERP System Automatische Verbuchung & Fakturierung der Lieferscheine aus dem Ticketsystem Brutto-/Netto Preisermittlung Monatsfakturierung

9 FIBU Erleichterungen in der Finanzbuchhaltung Kreditkartenabstimmung für den Verkauf Automatische Ausgangsrechnungs-Verbuchungen aus Opus- und Voucherkassen Mahnung per Zahlungsstromanalyse der Kunden für das Liquiditätsmanagement Tageslosungsverbuchung Integration Gastronomie (Übernahme Tageslosungen), Beschaffung Automatische Verbuchung von Kundenzahlungen (Bankdatenretourträger) Monatlich gleichbleibende Buchungen automatisiert

10 FIBU Bereichsbuchungen

11 FIBU Bereichsbuchungen Eine Buchung mit vielen Aspekten (Bereichs-/Matrixbuchung) Profitcenter (Gastronomie, Liftanlage, Schiverleih, etc.) Projekte (im Bau befindliche Anlagen, Events, Marketingaktionen, etc.) Kostenträger (Skikarten, Merchandising Artikel, etc.) Kostenstellen (Verwaltung, Fuhrpark, Pistengeräte, etc.)

12 FIBU Bereichsbuchungen Wozu auf Bereiche buchen? Durch die Integration von FIBU und Kostenrechnung werden Kostenrechnungsauswertungen G&V, Bilanzierung, Cash Flow automatisiert ohne weiteren manuellen Eingriff erzeugt.

13 Kostenrechnung, Budgetierung, Investitionsüberwachung

14 Kostenrechnung, Budgetierung, Investitionsüberwachung Moderne Kostenrechnungssysteme stellen Informationen wie Deckungsbeitragsrechnung und Geschäftsergebnis ohne großen manuellen Aufwand dar durch integrierte Daten aus den verschiedenen Bereichen und Systemen integrierte Daten = transparente Informationen

15 Kostenrechnung, Budgetierung, Investitionsüberwachung Budgetierung = betriebswirtschaftlicher Planungsprozess Betriebswirtschaftliche Software unterstützt diesen Prozess durch den Zugriff auf historische Daten und Vorsysteme (Personalplanung, Instandhaltungssysteme)

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17 Kostenrechnung, Budgetierung, Investitionsüberwachung Investitionsüberwachung = Überwachung von in Bau befindlichen Anlagen und Projekten durch Gliederung eines Projekts in Projektphasen bis hin auf Gewerke-Ebene (z.b. Baumeisterarbeiten) Budgetierung der Aufwände und Erlöse auf diesen Ebenen Buchung der Ausgangs- und Eingangsrechnungen direkt in der Finanzbuchhaltung auf die Projektphasen

18 Kostenrechnung, Budgetierung, Investitionsüberwachung Das Ergebnis einer softwareunterstützten IÜ-Rechnung: Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Werten bis auf Professionistenebene (Material und Lohnanteil) Darstellung des Finanzmittelbedarfs Erkennen von Liquiditätsengpässen Erkennen von Zeitüberschreitungen

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23 Einkauf / Beschaffung

24 Einkauf / Beschaffung Beschaffung auf einen Blick Automatisierter Bestellvorgang Mögliche Integration zu Vorsystemen wie z.b. Ersatzteilbeschaffung aus Betriebsleitersoftware Jederzeit Überblick über den Beschaffungsakt zentrale / dezentrale Beschaffung Rechnungskontrolle mit und ohne Workflow Automatisierte Übergabe und Verbuchung der Eingangsrechnungen an die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung

25 Ablauf Eingangsrechnungskontrolle Eingangsrechnung kommt ins Haus (zentral oder dezentral) Vorerfassung im ER-Buch und Scannen der Eingangsrechnung Einkaufsabteilung macht die fachlich und rechnerische Prüfung Je nach Wertgrenze prüft der Vorgesetzte und / oder die Geschäftsleitung

26 Scannen von Eingangsrechnungen Automatische elektronische Ablage Ablage beim Erfassen der ER direkt ins Eingangsrechnungsbuch Mittels Barcode wird das gescannte Dokument direkt dem Eingangsrechnungsbuch zugeordnet Das gescannte Dokument wird sofort automatisch beschlagwortet und im Dokumentenmanagement abgelegt Die gescannte Eingangsrechnung steht beim Buchen direkt in und im Einkaufsmodul auf Knopfdruck zur Verfügung (auch in dezentralen Organisationen)

27 Eingangsrechnungs-Workflow Informationen fließen automatisch Dokumentierte und systemunterstützte Freigabe Automatische Berücksichtigung der Wertgrenzen Es lässt sich jederzeit feststellen, wer die Eingangsrechnung in Bearbeitung hat Skontoverluste werden vermieden bereits vor Verbuchung der Eingangsrechnung

28 CRM & DMS

29 CRM Customer Relationship Management Integrierter Adress-Stamm von ERP bis Ticketsystem Alle Kontakte in einem System: Debitor, Kreditor, Interessenten, Gäste, Partner, Aktionäre, Mitarbeiter, Zweitwohnsitze usw. Marketingaktionen (Serienbriefe, Newsletter, s) Events Familienmarketing Aktivitäten / Todo s mit Wiedervorlagen im Kalender DMS: und Dokumentenzuordnung zum jeweiligen Geschäftsfall

30 DMS - Dokumentenmanagement Wo ist das Dokument? Die Suche nach Dokumenten und Informationen ist oft mit hohem Zeitaufwand verbunden Dokumente werden nicht oder am falschen Speicherplatz abgelegt

31 DMS - Dokumentenmanagement DMS Dokumente immer bei der Hand Dokumente einfach verwalten Direkte Beschlagwortung der Dokumente beim Ablegen ( , Ausgangsrechnungen, etc.) in der jeweiligen ERP Maske Einfache Suche, Verwaltung und Archivierung jeglicher Dokumente Automatische Organisation der Ablagestruktur Vollständige Integration in den gesamten ERP Prozess Aufruf der entsprechenden Dokumente direkt in den ERP Masken Versionsmanagement, Drag & Drop Unterstützung

32 DMS

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