Zeitmanagement und Selbstmanagement im Beruf

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1 Zeitmanagement und Selbstmanagement im Beruf Lernen Sie Ihren Tag effektiv zu organisieren! Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel

2 Inhalt Warum Zeitmanagement? Grundlagen Die Bedeutung von Zeit Ziele setzen Planen und Prioritäten setzen Grundlagen Tagesleistungskurve Lernen -NEIN- zu sagen Zeitplanbuch Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 2

3 Inhalt Kommunikation mit Gesprächspartnern Qualitätsmanagement Grundverhalten für den Umgang mit Menschen Umgang mit Reklamationen Fazit Fragen? Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 3

4 Warum Zeitmanagement? Wichtiger Stellenwert bei der Planung von Arbeitsaufgaben. Zeitdiebe zu erkennen und durch definieren von Zielen die Work-Life-Balance verbessern. Zeitdruck und durch die zunehmende Informationsüberflutung Stress vermeiden. Zeitliche Kapazitäten zielorientierter und strukturierter einzusetzen. Auch private Termine in der Zeitplanung berücksichtigen. Kommunikation und Umgang mit Menschen Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 4

5 Grundlagen: Die Bedeutung von Zeit Knappes Gut, vergeht ständig und nicht speicherbar. Zeitdiebe wichtiger Schritt für ein effektives Zeitmanagement. Dinge, Personen oder Tätigkeiten, die bei der Ausübung von Tätigkeiten und bei der Erreichung von Zielen stören und behindern können ( Verplempern von Zeit). Spontane Änderungen von Prioritäten. Zu lange oder ziellose Besprechungen. Zu viele Routinetätigkeiten. Unterbrechungen durch Kollegen oder Telefongespräche Zu viel Perfektion bei der Aufgabenbewältigung. Schreiben Sie zwei bis drei Tage genau auf, was Sie wie lange machen. So können Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe herausfiltern Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 5

6 Grundlagen: Die Bedeutung von Zeit Zeitmanagement Systematisches und diszipliniertes Planen der eigenen Zeit und Entscheidungen zugunsten anstehender Aufgaben und Termine treffen. Ziel: Zeit einsparen, damit für evtl. wichtigere Aufgaben mehr Zeit zur Verfügung steht. Keine mehr Arbeit, sondern Zeit auch zum Erholen nutzen! Selbstmanagement Eigenständig für Handlungen entscheiden zu können, die uns unseren Zielen näher bringen. Leben in Balance halten (Work-Life-Balance). Fähigkeiten und Techniken der Zielfindung, Planung und Priorisierung Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 6

7 Grundlagen: Ziele setzen Erfolg im Berufsleben! - Wofür und warum? Persönliche Ziele zum Weg des Erfolges definieren (langfristig, mittelfristig und kurzfristig Haus malen)! Ziele und Zwischenziele müssen terminiert werden, denn ein Ziel ohne Anfangs- und Enddatum ist ein Traum. SMART Spezifisch: Ziel konkret und präzise formuliert? Ziel eindeutig und widerspruchsfrei? Messbar: Erkennen, ob ich mein Ziel erreicht habe? Wie? Attraktiv: Ziel herausfordernd und anspruchsvoll? Realistisch: Ziel realistisch und überhaupt erreichbar? Terminiert: Sind klare Termine festgelegt? (Verbindlichkeit) Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 7

8 Grundlagen: Ziele setzen Work-Life-Balance Verhältnis, wenn Arbeits- und Privatleben miteinander in Einklang stehen. Bsp.: Planen Sie Ihre privaten Termine und Freizeitaktivitäten zusammen mit Ihren beruflichen Terminen Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 8

9 Planen und Prioritäten setzen: Grundlagen Zeitplanung: Bessere und schnellere Erreichung der beruflichen und persönlichen Ziele möglich. Überblick über alle wichtigen Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten. Tagesablauf ist vorhersehbarer! Planung der Aufgaben möglichst immer schriftlich (To-Do-Liste oder Checkliste). Besserer Überblick, Motivation durch das Kennzeichnen von erledigten Aufgaben, Dokumentation und Nachweis Zeitaufwand realistisch schätzen und sich selbst Zeitlimits setzen Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 9

10 Planen und Prioritäten setzen: Grundlagen Arbeit nur an wichtigen und notwendigen Aufgaben! ABC-Analyse A - sehr wichtig, hohe Priorität (nicht delegieren!). B - wichtig, mittlere Priorität. C - weniger wichtig, geringe Priorität (Routine). Praxis: Die meiste Zeit wird oft für C-Aufgaben (z.b. Routine- oder Verwaltungsarbeiten) aufgebracht! Maximal ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag (ca. 60 %) Eisenhower-Methode Prioritätensetzung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 10

11 Planen und Prioritäten setzen: Grundlagen Pareto-Prinzip Ökonom Vilfredo Pareto fand im 19. Jahrhundert heraus, dass 20% der Bevölkerung 80% des Volksvermögens besaßen. In 20% der zur Verfügung stehenden Zeit, können 80% der Aufgaben erledigt werden. Make it quick and dirty! Oft ist es besser Aufgaben nicht ganz perfekt zu machen, als sie nicht zu Ende zu bringen Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 11

12 Planen und Prioritäten setzen: Tagesleistungskurve Persönliche Leistungsfähigkeit ist über den Tagesverlauf hin nicht konstant, dies zeigt die REFA-Normkurve. Sie sollten Ihren persönlichen Tagesrhythmus herausfinden! Stille-Stunde - Eine Stunde pro Tag sollten Sie sich gönnen, in der sämtliche Störungen ausgeschaltet sind (Telefon, Besuche) Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 12

13 Planen und Prioritäten setzen: Lernen -NEIN- zu sagen Nein sagen kann oft schwer fallen. Neue Aufgaben durch Nein sagen ablehnen, um eine Überlastung zu vermeiden. Sie können folgendermaßen vorgehen: Hören Sie Ihrem Gegenüber aktiv zu und wägen Sie die Konsequenzen ab. Gerade C-Aufgaben (Routineaufgaben) können leichter verworfen werden. Bieten Sie eine Alternative an und zeigen Sie Verständnis für die Situation des Anderen Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 13

14 Zeitplanbuch Zeitplanbuch unterscheidet sich von einem normalen Kalender dadurch, dass es auf planerische Aspekte ausgerichtet ist. Es dient es zur Kontrolle über Erledigung und Weiterführung der Arbeitsaufgaben Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 14

15 Kommunikation: Grundlagen Bestandteile in Kommunikationsabläufen Code: Sprache, Gestik, Mimik und Stil. Kanal: Übertragungsweg z.b. Papier, Schallwellen. Kontext: Der Zusammenhang, in dem die Kommunikation statt findet. Inhalt: Der Gegenstand der Kommunikation. Oft kommt es (durch falsche Übersetzung) zu Missverständnissen, Streit oder Auseinandersetzungen. 4 Seiten einer Nachricht Schulz von Thun Worüber Sie informieren - Was Sie von sich zu erkennen geben - Was Sie von dem Gegenüber halten - Was Sie bei dem Gegenüber erreichen möchten Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 15

16 Kommunikation: Umgang mit Menschen Versuchen Sie die Ansichten des Gesprächspartners gezielt aufzugreifen und zuzuhören, statt selbst über Ihre zu reden. Sprechen Sie Ihre Menschen immer mit Namen an, lächeln Sie und loben Sie sie aufrichtig. Buchtipp: Dale Carnegie - Wie man Freunde gewinnt Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 16

17 Kommunikation: Umgang mit Reklamationen 5% der unzufriedenen Kunden beschweren sich. 90% der unzufriedenen Kunden wechseln zu einem anderen Anbieter (ohne sich zu beschweren). Ein zufriedener Kunde berichtet drei anderen Personen von seinen positiven Erfahrungen. Ein unzufriedener Kunde gibt seine Erfahrungen an neun andere Personen weiter. Quelle: Günter Ederer, Lothar J. S. - Der Kunde ist König Leugnen, Versprechen nicht halten, Aussagen anzweifeln 1. Aktiv zuhören, Beziehung pflegen und Verständnis zeigen. 2. Botschaft: Was genau haben Sie für ein Problem? 3. Auf der Sachebene (Vermittlung von Daten, Fakten und Sachverhalte) eine passenden Lösung Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 17

18 Fazit Zeitmanagement kann bei hoher Flexibilität zu einem strategischen Erfolgsfaktor werden. Persönliches Zeitmanagement ist der Schlüssel der modernen Zeitplanung. Prioritäten setzen, Definieren und Verfolgen von Zielen. Bessere Ordnung der Tagesabläufe sowie eine Reduzierung von Vergesslichkeit. Delegieren von Aufgaben sehr wichtig. Vorgehen schriftlich festhalten, sonst Rückfall in alte Verhaltensmuster. Richtige Umgang bei Kundenbeschwerden und Reklamationen kann dabei helfen, ein positives Image von innen nach außen zu vermitteln Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 18

19 Fragen? Zeit für Ihre Fragen Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Sebastian Hemel, M.Sc. Dipl.-Ing. (FH) für Medieninformatik Certified Scrum Master (CSM) Technische Universität Darmstadt - Abteilung Anwendungen Hochschulrechenzentrum, Hochschulstraße 3, Darmstadt, Germany Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 20

21 Anhang Zeit- und Selbstmanagement im Beruf - Lernen Sie, Ihren Tag in nur 30 Minuten effektiv zu organisieren Abteilung Anwendungen :: Zeitmanagement Sebastian Hemel 21

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