1 Einleitung. 2 Stammdaten Finanzbuchhaltung. 3 Stammdaten Kostenrechnung. 4 Planung Gemeinkosten. 5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung

Transkript

1 1 Einleitung 2 Stammdaten Finanzbuchhaltung Einführung Sachkontenstammdaten Übung Kreditoren-Stammdaten Übung Debitoren-Stammdaten Übung 3 Stammdaten Kostenrechnung 4 Planung Gemeinkosten 5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung 6 Ist-Daten Kostenrechnung 7 Periodenabschluss file:///q /gkrewe/content/sap_rw_content_2.html [ :48:58]

2 Einführung 1 / 2 BWL-Sicht SAP-Sicht Die zentralen Objekte der Finanzbuchhaltung bilden Konten, zu welchen jeweils Stammdatensätze hinterlegt werden müssen. Erst dann können Geschäftsvorfälle gebucht werden (Bewegungsdaten). Stammdaten sind Daten, die sich nur selten ändern und unabhängig von konkreten Geschäftsvorfällen bestehen. Beispiele für Stammdaten in der Finanzbuchhaltung sind Hauptbuchkonten, wie das Konto,Verbindlichkeiten' und Nebenbuchkonten, wie z.b. ein Anlagenkonto. Bewegungsdaten entstehen durch laufende Buchungen. Sie können erst als Geschäftsvorfälle erfasst werden, wenn die benötigten Stammdaten gepflegt sind. Beispiele für Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung sind die Buchung bzw. Erfassung eines Rechnungseinganges oder einer Mahnung. Komplexe betriebswirtschaftliche Strukturen in heutigen Unternehmen (z.b. in Konzernstrukturen) machen zusätzliche Stammdatentypen notwendig. Die o.g. Konten müssen den Struktureinheiten (z.b. in einem Konzern dem Mutterunternehmen) zugeordnet werden. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 2 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_04_1.html [ :48:59]

3 Einführung 2 / 2 BWL-Sicht SAP-Sicht Die Festlegung der Organisationsstrukturen ist ein ganz wesentlicher Arbeitsschritt innerhalb der Einführungsphase des Systems. Sie ist mit Sorgfalt vorzunehmen, da Änderungen erheblichen Aufwand verursachen können. Die Abbildung der firmenindividuellen Unternehmensstruktur erfolgt durch die Zuordnung der unternehmensspezifischen Organisationseinheiten zu den Systemorganisationseinheiten des R/3-Systems. Dafür stehen unterschiedliche Organisationseinheiten für das Rechnungswesen, die Logistik und die Personalwirtschaft zur Verfügung. Folgende Organisationsstrukturtypen sollten Sie für das Rechnungswesen kennen: Mandant Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System. Festlegungen, die auf dieser Ebene getroffen oder Daten, die auf dieser Ebene eingegeben werden, gelten für alle Buchungskreise und darüber hinaus auch für alle anderen Organisationsstrukturen. So wird beispielsweise die Anschrift eines Debitors auf der Mandantenebene abgelegt, so dass alle anderen Organisationseinheiten auf diese zentralen Daten zugreifen können (die Buchhaltung für eine Mahnung, der Vertrieb für eine Auftragsbestätigung usw.). Daten müssen somit nicht mehrfach erfasst werden. Die zentrale Pflege dieser Angaben gewährleistet jederzeit einen konsistenten Datenstand. Jeder Mandant ist in einer SAP-Installation eine für sich abgeschlossene Einheit mit getrennten Stammsätzen. In allen Datensätzen wird ein Mandantenschlüssel mitgeführt, der die Trennung der Datensätze nach Mandanten gewährleistet. Bereits bei der Anmeldung am System muss der file:///q /gkrewe/content/sap_rw_04_2.html (1 von 6) [ :49:01]

4 Benutzer einen Mandantenschlüssel angeben. Damit legt er fest, in welchem Mandanten er arbeiten möchte. In der Praxis arbeitet ein Unternehmen i.d.r. mindestens mit einem Entwicklungs-, einem Qualitätssicherungs- und einem Produktivmandanten. Es können auch weitere Schulungsmandanten existieren. Alle Eingaben werden getrennt nach Mandanten gespeichert. Die Verarbeitung und Auswertung der Daten geschieht ebenfalls getrennt nach Mandanten. Es ist beispielsweise nicht möglich, Debitorenkonten unterschiedlicher Mandanten in einem Mahnlauf auszuwerten. Auch die Zugangsberechtigung wird getrennt nach Mandanten vergeben. Für jeden Benutzer muss in dem Mandanten, in dem er arbeiten möchte, ein Benutzerstammsatz angelegt werden. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann der Mandant mit der Ebene des Konzerns verglichen werden. Ein Konzern ist eine Gruppierung (oder Zusammenschluss) von rechtlichen, organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und/oder administrativen Einheiten mit einem gemeinsamen Zweck. Mandantenübergreifende Konzernstrukturen werden über so genannte Gesellschaftsnummern realisiert. Buchungskreis Der Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens, der das Unternehmen aus Sicht der Finanzbuchhaltung gliedert. Es handelt sich dabei um die kleinste organisatorische Einheit, für die eine vollständige in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet sowohl die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse als auch die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie z. B. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_04_2.html (2 von 6) [ :49:01]

5 Ein Buchungskreis wird nach steuerrechtlichen, handelsrechtlichen oder sonstigen finanzbuchhalterischen Gesichtspunkten gebildet. In der Praxis entspricht der Buchungskreis in der Regel einem rechtlich selbstständigen Unternehmen - er kann jedoch auch eine rechtlich unselbstständige Betriebsstätte im Ausland abbilden, wenn für diese Betriebsstätte externe Reportinganforderungen (ggf. in der Landeswährung) bestehen. Für jeden Mandanten lassen sich mehrere Buchungskreise einrichten, um so die Buchhaltung mehrerer selbständiger Firmen gleichzeitig führen zu können. Es muss jedoch mindestens ein Buchungskreis eingerichtet werden, wenn das System eingesetzt wird. Im Kurs wird im Buchungskreis 1000 gearbeitet. Geschäftsbereich Der Geschäftsbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die einem abgegrenzten Tätigkeitsbereich des Unternehmens bzw. einem Verantwortungsbereich im Unternehmen entspricht. Es handelt sich dabei um eine wirtschaftlich gesondert zu betrachtende Einheit, für die eine interne Bilanz und GuV erstellt werden kann. In einem Energieversorgungsunternehmen können z.b. für die Sparten Strom und Gas eigene Geschäftsbereiche gebildet werden. Der Geschäftsbereich hat - im Gegensatz zum Buchungskreis - keinen direkten Außenwirkungscharakter. Er ist vielmehr eine interne Organisationseinheit, unter der die Verkehrszahlen der Sachkonten für interne Auswertungszwecke getrennt geführt werden. Innerhalb eines Mandanten lassen sich mehrere Geschäftsbereiche einrichten, die in allen Buchungskreisen (die in diesem Mandanten definiert sind!) kontiert werden können. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_04_2.html (3 von 6) [ :49:01]

6 Geschäftsbereiche dienen praktisch in erster Linie der über Buchungskreise hinausgehenden unternehmensexternen Segmentberichterstattung bezüglich signifikanter Tätigkeitsfelder (Produktlinien, Niederlassungen, etc.) des Unternehmens. Alle wesentlichen Positionen, wie das Anlagevermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten und Warenbestände sowie die komplette GuV sind dem Geschäftsbereich direkt zurechenbar. Die Positionen Bank, Kapital und Steuern sind den Geschäftsbereichen nicht oder nur indirekt manuell zurechenbar. Handels- und steuerrechtliche Abschlüsse sind deshalb auf Geschäftsbereichsebene nicht möglich. Aus diesem Grund sind Geschäftsbereichsbilanzen und GuV nur für die interne Berichterstattung verwendbar. In der Musterfirma existieren mehrer Geschäftsbereiche, z.b.: 1000 Maschinenbau 2000 Anlagenbau Sie verwenden im Kurs i.d.r. den Geschäftsbereich Kostenrechnungskreis Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Ein Kostenrechnungskreis kann einen Buchungskreis oder mehrere (buchungskreisübergreifende Kostenrechnung) umfassen. In letzterem Fall müssen die zugehörigen Buchungskreise denselben Kontenplan nutzen. Im Rahmen des Kurses wird im Kostenrechnungskreis 1000 gearbeitet. Innerhalb eines Kostenrechnungskreises werden alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet. Dabei werden die primären Kosten aus dem file:///q /gkrewe/content/sap_rw_04_2.html (4 von 6) [ :49:01]

7 externen Rechnungswesen übernommen und zunächst nach innerbetrieblichen Gesichtspunkten gegliedert. Sofern die primären Kosten Einzelkostencharakter haben, werden sie auf Kostenträger kontiert, sofern sie Gemeinkostencharakter haben, werden sie auf Kostenstellen oder Gemeinkosten-Aufträge kontiert und über interne Verrechnungstechniken verursachungsgerecht weiterverrechnet. Ergebnisbereich Der Ergebnisbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die das Unternehmen aus Sicht der Ergebnisrechnung gliedert. Er stellt den Teil eines Konzerns dar, für den eine einheitliche Segmentierung des Absatzmarktes vorliegt (nach Kundengruppen oder Artikelgruppen z.b.) und bildet somit die oberste Berichtsebene für die Ergebnisrechnung. Für die einzelnen Segmente bzw. Ergebnisobjekte kann durch Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen ein Ergebnis ausgewiesen werden. Ein Ergebnisbereich kann einen oder mehrere Kostenrechnungskreise enthalten. Im Kurs wird im Ergebnisbereich 1000 gearbeitet. Das folgende Bild gibt einen Überblick über die Beziehungen der einzelnen Organisationstypen. Die Schichtendarstellung zeigt z.b., dass in einem Mandanten mehrere Buchungskreise angelegt sein können und dass ein Buchungskreis immer zu genau einem Kostenrechnungskreis gehört. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_04_2.html (5 von 6) [ :49:01]

8 SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 2 / 2 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_04_2.html (6 von 6) [ :49:01]

9 Impressum zurück Inhalte Dr. Dirk Kahlert Professur Wirtschaftsinformatik I Technische Universität Chemnitz dikah@hrz.tu-chemnitz.de Umsetzung wi-medialab Professur Wirtschaftsinformatik I Technische Universität Chemnitz Chemnitz zurück file:///q /gkrewe/impressum.html [ :49:02]

10 Sachkontenstammdaten 1 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Was sind Konten? Wozu werden sie benötigt? Um Aufgaben und Gliederung der Konten zu verstehen, ist es notwendig, die Bilanz einer Unternehmung näher zu betrachten. Grundaufgabe der Bilanz ist die Darstellung des Vermögens und der Schulden sowie des Eigenkapitals der Unternehmung zu einem bestimmten Stichtag. In der Bestandsrechnung geschieht dies mit Hilfe von Vermögens- und Kapitalkonten. Beim Eröffnen der Konten im neuen Geschäftsjahr werden die Bestände der Vorjahresbilanz auf sie übertragen. Zum Abschluss eines Geschäftsjahres werden die Salden der Vermögenskonten auf die linke Seite, die Aktivseite der Bilanz, übernommen. Die Bestände der Kapitalkonten finden ihren Niederschlag auf der rechten Seite der Bilanz, der Passivseite. Aufgabe der Buchführung ist es während des Geschäftsjahres, die Geschäftsvorfälle, die zu einer Änderung dieser Salden führen, auf den entsprechenden Konten zu erfassen. Dabei werden im Hauptbuch alle Geschäftsvorfälle erfasst. Wie sind die Konten gegliedert? Ein wichtiges Organisationsmittel der Buchführung ist der Kontenplan. Alle benutzten Konten eines Unternehmens sollten in diesem logisch und übersichtlich gegliederten Plan enthalten sein. Als Vorlage für den spezifischen Kontenplan werden oft sog. Kontenrahmen benutzt. Wichtige Kontenrahmen sind der Gemeinschaftskontenrahmen (GKR), der Konten entsprechend dem Ablauf bzw. Leistungsprozess im Unternehmen anordnet file:///q /gkrewe/content/sap_rw_05_1.html (1 von 2) [ :49:03]

11 der Industriekontenrahmen (IKR), der sich am Bilanzgliederungsprinzip orientiert. Konten gliedern sich in zwei Kategorien: Sach- bzw. Bestandskonten bilden über ihren aktuellen Saldo die Bestände an Vermögens- oder Kapitalwerten ab. Auf Erfolgskonten werden Geschäftsvorfälle erfasst, die Auswirkungen auf das Eigenkapital in Form von Gewinn oder Verlust haben. Außerdem sind noch zwei weitere wichtige Konten zu erwähnen: Das Eigenkapitalkonto selbst ist ein passives Bestandskonto. Das GuV-Konto (Gewinn und Verlust) ist das Sammelkonto der Aufwendungen und Erträge(Gewinn und Verlust) ist das Sammelkonto der Aufwendungen und Erträge SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_05_1.html (2 von 2) [ :49:03]

12 Sachkontenstammdaten 2 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Der Kontenplan im System R/3 Begrifflich ist beim Kontenplan folgendes zu beachten: Der aus der Betriebswirtschaftslehre bekannte Begriff des Kontenrahmens findet im SAP- System keine Anwendung. Er spiegelt sich im System R/3 im Kontenplan wieder. Das Kontenplanverzeichnis enthält alle Kontenpläne innerhalb eines Mandanten. Hieraus wird ein ganz bestimmter Kontenplan ausgewählt, wobei die Zuordnung über den Buchungskreis erfolgt. Der umgangssprachlich verwendete Begriff des Kontenplans dagegen - als die Summe aller im Unternehmen benötigten Sachkonten - entspricht im R/3-System dem Kontenverzeichnis. Für einen Mandanten können mehrere Kontenpläne angelegt werden. Jedem Buchungskreis ist genau ein Kontenplan zugeordnet, wobei derselbe Kontenplan von mehreren Buchungskreisen verwendet werden kann. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_05_2.html (1 von 4) [ :49:04]

13 Welche Auswirkung hat diese Organisation nun auf die Pflege der Stammdaten? Die Stammdaten jedes Kontos sind in ein Buchungskreissegment und ein Mandantensegment aufgeteilt. Attribute, die buchungskreisübergreifend gelten, wie z.b. die Kontoart, werden auf Mandantenebene gepflegt. Buchungskreisspezifische Attribute, wie z.b. die Währung, in der ein Konto geführt wird oder steuerrechtliche Daten, werden im Buchungskreissegment gepflegt. Schauen Sie sich diese Trennung für das Konto,Kreditoren-Verbindlichkeiten Inland' (160000, Kontenplan INT) im SAP-System an. Rufen Sie dazu die Transaktionen Rechnungswesen_Finanzwesen_Hauptbuch_Stammdaten_Einzelbearbeitung_Im Kontenplan und Rechnungswesen_Finanzwesen_Hauptbuch_Stammdaten_Einzelbearbeitung_Im Buchungskreis auf. Jedes Konto, das im Buchungskreis angelegt werden soll, muss bereits auf file:///q /gkrewe/content/sap_rw_05_2.html (2 von 4) [ :49:04]

14 Kontenplanebene existieren. Zur Stammdatenpflege stehen die Funktionen Anlegen, Ändern, Anzeigen, Sperren / Entsperren, und zum Löschen vormerken zur Auswahl. Bemerkung: Die genannten Vorgehensweisen sind abhängig von der Organisation des Unternehmens. Im Allgemeinen wird die Verwendung der Funktionen und der Bereich der Anwendung durch Vergabe von Berechtigungen eingeschränkt, da nicht alle der genannten Vorgehensweisen gleichermaßen von jedem Mitarbeiter genutzt werden. Entsprechend der Organisation der Stammdaten erfolgt auch die Pflege der Sachkontenstammsätze, d. h.: 1. entweder nur im Kontenplan (Erfassung von Kontonummer, Kontenbezeichnung und weiteren steuernden Daten) 2. oder nur im Buchungskreis (Erfassung buchungskreisspezifischer Daten Voraussetzung: Konto ist bereits im Kontenplan angelegt worden!) 3. oder zentral (Erfassung von Kontenplan- und Buchungskreisdaten in einem Schritt) Anlegen und Verwalten von Stammsätzen Für das Anlegen und Verwalten von Stammsätzen sind im SAP R/3 notwendige Objekte zwingend erforderlich. Dies ist insbesondere die Kontengruppe. Die Kontengruppe ist ein klassifizierendes Merkmal innerhalb der Sachkontenstammsätze. Sie ist eine Zusammenfassung von Eigenschaften, welche das Anlegen von Stammsätzen steuern. Das heißt u.a., dass im Rahmen des Customizing eventuell bestimmte Felder als ausgeblendet und andere als Mussfelder definiert sind (-> Feldstatus) und dass ein bestimmter Bereich für die Kontonummern vorgegeben ist (-> Nummernkreis). Wenn für die Kontengruppe "Flüssige Mittel" den Nummernbereich von bis vorgeben ist, müssen Sie die Kontonummern für Stammsätze mit der Kontengruppe aus diesem Bereich wählen. Sie könnten beispielsweise für den Kontenstammsatz "Kasse" die Kontonummer im Kontenplan angeben. 2 / 3 file:///q /gkrewe/content/sap_rw_05_2.html (3 von 4) [ :49:04]

15 SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_05_2.html (4 von 4) [ :49:04]

16 Sachkontenstammdaten 3 / 3 BWL-Sicht SAP-Theorie SAP-Anwendung Ablauf als EPK..\epk\sachkontenstammbearbeitung.pdf Welche Transaktionen sind wesentlich? Die Sachkonten Ihres Buchungskreises 1000 können Sie sich durch zwei verschiedene Möglichkeiten im Hauptbuch des Teiles Finanzwesen des Rechnungswesens anzeigen lassen. Nachdem Sie in den Pfad Rechnungswesen_Finanzwesen_Hauptbuch verzweigt sind, können folgende verschiede Pfade aufgerufen werden: Infosystem_BerichteZumHauptbuch_Stammdaten_Sachkontenverzeichnis: Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Sachkonten. Stammdaten_Einzelbearbeitung_Buchungskreisdaten: Hier können Sie einzelne Sachkonten ansehen. Hinweis: Mit der F4-Hilfe im Feld Sachkonto ohne Eingabe von Suchkriterien können Sie auch alle Sachkonten anzeigen lassen. Lassen Sie sich doch einmal die Kontodaten des Kontos,Verbindlichkeiten' anzeigen! Bearbeitet werden Stammdaten entweder zentral oder nur im Kontenplan oder Buchungskreis. Beachten Sie, dass ein Sachkonto, das nur im Kontenplan angelegt wurde, nicht im Buchungskreis verfügbar ist. Unter Rechnungswesen_Finanzwesen_Hauptbuch_Stammdaten_Einzelbearbeitung können Sie zentral (FS00) file:///q /gkrewe/content/sap_rw_05_3.html (1 von 2) [ :49:05]

17 im Kontenplan (FSP0) im Buchungskreis (FSS0) auswählen. Was ist zu beachten? Buchungskreis1000 als Selektionskriterium angeben. Die Anzeige in einem SAP-Report wird gestartet indem Sie auf die UHRklicken oder F8drücken. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP- Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 3 / 3 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_05_3.html (2 von 2) [ :49:05]

18 Übung: Sachkontenstammdaten 1 / 1 Als Einstimmung auf Ihre neue Tätigkeit im Rechnungswesen des Werkes Hamburg sollten Sie sich erst einmal mit einigen grundlegenden organisatorischen Zusammenhängen vertraut machen und gleichzeitig Ihre im R/3-Workshop angeeigneten Kenntnisse zur R/3- Umgebung auffrischen. Verschaffen Sie sich also zuerst einen Überblick über die im Buchungskreis 1000 hinterlegten Sachkonten! Hierzu gibt es mehrere Möglichkeiten. Versuchen Sie es zuerst direkt über die Stammdatenanzeige im Hauptbuch des Finanzwesens! Hauptbuch_Stammdaten_Einzelbearbeitung_Buchungskreisdaten. Mit Hilfe der Matchcodesuche lässt sich hier ein Überblick über alle vorhandenen Sachkonten unseres Buchungskreises 1000 anzeigen. Ein eventuell erscheinendes Dialogfeld mit einer Warnung können Sie mit Enter übergehen. Die gleiche Auflistung erhalten Sie über das Infosystem. Sehen Sie sich dazu zunächst das folgende einführende Video zum Aufruf von Berichten an! Video Aufruf und Parametriesierung eines Reports im Infosystem Um auch diese Funktionalität zu prüfen, verzweigen Sie in einem zweiten Modus aus dem Hauptbuch in das Infosystem und führen den Bericht aus! Einen neuen Modus öffnen Sie in der horizontalen Menüleiste über System_ErzeugenModus. Der genaue Pfad zum Bericht lautet: Infosystem_BerichtezumHauptbuch_Stammdaten_Sachkontenverzeichnis Hinweise: Lassen Sie sich nur den Buchungskreis 1000 anzeigen. Deaktivieren Sie alle Optionen der Ausgabesteuerung, um eine einzeilige Liste zu erhalten. Starten Sie nach der Eingabe der Parameter den Report entweder mit F8 oder der Uhr in der Menüleiste. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u01_1.html (1 von 2) [ :49:06]

19 Vergleichen Sie Ihre zwei erzeugten Listen, indem Sie (z.b. mit der Tastenkombination Alt + Tab ) zwischen den beiden Modi hin und her springen! Verlassen Sie die Stammdatenanzeige im ersten Modus und verzweigen Sie auch hier in das Infosystem! Führen Sie den Bericht "Kontenplan" aus! Geben Sie als Selektionskriterium für den Kontenplan INT (internationaler Kontenplan) an. Was stellen Sie bei einem Vergleich mit dem Bericht "Sachkontenverzeichnis" des Bukr 1000 fest? Wie lässt sich dies begründen? Wenn Sie den Unterschied nicht nachvollziehen können, lesen Sie bitte nochmals die SAP-Theorie I zu diesem Kapitel. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP- Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 1 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_u01_1.html (2 von 2) [ :49:06]

20 Kreditoren-Stammdaten 1 / 5 BWL-Sicht SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Theorie -III SAP-Anwendung Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung Nachdem im vorherigen Teil Sachkontenstammdaten allgemein betrachtet wurden, steht in der Kreditorenbuchhaltung ein Sachkonto im Vordergrund: die Lieferantenverbindlichkeiten. In der Praxis ist es allerdings nicht möglich, die Posten aller Lieferanten auf einem Konto zusammenzufassen, da Dieses Konto zu stark belastet und unübersichtlich wird, Der Kontostand einzelner Lieferanten nicht kontrollierbar ist, Eine Zusammenfassung der Lieferungen pro Geschäftspartner fehlt. Daher wird das Konto Lieferantenverbindlichkeiten in Kontokorrentkonten für die einzelnen Lieferanten zerlegt. Hier werden die laufenden Lieferungen und die entsprechende Bezahlung erfasst. Die Lieferantenkonten werden im Gegensatz zu den übrigen Sachkonten als Personenkonten bezeichnet. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_1.html (1 von 2) [ :49:08]

21 In der Praxis werden häufig mehrere Verbindlichkeitskonten geführt, z.b. Lieferanten Inland und Lieferanten Ausland. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 1 / 5 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_1.html (2 von 2) [ :49:08]

22 Kreditoren-Stammdaten 2 / 5 BWL-Sicht SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Theorie -III SAP-Anwendung Abstimmkonto Die Integration der Nebenbücher (Kreditoren, Debitoren, Anlagen) in das Hauptbuch wird in SAP R/3 mit Hilfe von Abstimmkonten realisiert. Die Verknüpfung der Konten der Kreditorenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) mit der Hauptbuchhaltung erfolgt über Einträge in den Stammdaten der entsprechenden Konten. Die entsprechenden Hauptbuchkonten werden durch ein Attribut als sogenanntes Abstimmkonto charakterisiert. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_2.html (1 von 3) [ :49:09]

23 Abstimmkonten können dann nicht mehr direkt bebucht werden. Abstimmkonten sind keine extra anzulegenden Konten, sondern,normale' Hauptbuchkonten, z.b. das Konto,Verbindlichkeiten Inland'. Auf der anderen Seite erhält jedes Nebenbuchkonto im Stammsatz einen Verweis auf ein solches Abstimmkonto (Hauptbuchkonto). Buchungen in Nebenbüchern wirken sich,in Echtzeit' auf die Salden der Hauptbuchkonten aus. file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_2.html (2 von 3) [ :49:09]

24 Merken Sie sich diesen Zusammenhang. Er wird gerne in der Klausur abgefragt. SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. [Impressum] 2 / 5 file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_2.html (3 von 3) [ :49:09]

25 Kreditoren-Stammdaten 3 / 5 BWL-Sicht SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Theorie -III SAP-Anwendung Organisation der Kreditorenstammdaten Jeder Kreditoren-Stammsatz wird i.d.r. sowohl von der Buchhaltung als auch vom Einkauf benutzt, womit sich folgende Vorteile ergeben: Vermeidung von Mehrfacheingaben Vermeidung von Inkonsistenzen Aktueller Datenbestand Trotz des gemeinsamen Stammsatzes kann jeder Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehung zu einem Kreditor speichern. So können die Kreditoren-Stammdaten zentral oder separat entweder für die Finanzbuchhaltung(Buchungskreisebene) oder für die Einkaufsorganisation gepflegt werden. Dementsprechend weist jeder Kreditoren-Stammsatz drei Bereiche auf. 1. Allgemeiner Bereich 2. Bereich für den Buchungskreis 3. Bereich für die Einkaufsorganisation Im allgemeinen Bereich steht z.b. die Anschrift eines Lieferanten. Separat für die Finanzbuchhaltung werden bei mehreren Buchungskreisen spezifische Daten wie verschiedene Zahlungsbedingungen gepflegt. Im file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_3.html (1 von 4) [ :49:10]

26 Bereich der Einkauforganisation wird z.b. der Name des Verkäufers abgelegt. Einen Kreditorenstammsatz zentral anlegen bedeutet, dass Daten, die von der Buchhaltung und vom Einkauf benötigt werden, in einem Arbeitsschritt eingegeben werden. Eine Buchung eines Beleges zum Lieferanten TUXX-LF04 findet auf dem Abstimmkonto,Kreditoren-Verbindlichkeiten Inland' im Hauptbuch seinen Niederschlag. Was beinhalten die Kreditorenstammdaten? Beim Anlegen eines Kreditorenstammsatzes sind zunächst die Nummer für den Kreditor, Bukr und Kontengruppe anzugeben. Weitere Bestandteile der Kreditorenstammdaten sind: 1. Neben Anrede und Anschrift können zu den Adressdaten verschiedene Kommunikationswege angegeben werden. 2. Der Suchbegriff wird für die Suche nach Debitorenstammsätzen mit dem Matchcode und für Auswertungszwecke verwendet. Die Suche erfolgt zunächst nach Kreditoren je Buchungskreis und anschließend nach dem Suchbegriff. 3. Die Pflege der Steuerungsdaten ist optional. 4.Die Bankverbindung (Bankschlüssel) kann per Matchcode-Suche ausgewählt werden, die Kontonummer ist in Abhängigkeit von der Bankverbindung 10-stellig zu vergeben Die Bankleitzahl heißt im R/3 Bankschlüssel. 5. Für die Kontoführung sind die Daten zum Abstimmkonto und zum Sortierschlüssel einzugeben. Der Sortierschlüssel dient als zusätzliche Möglichkeit zur Gestaltung der file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_3.html (2 von 4) [ :49:10]

27 Sortierfolge von Einzelposten im Berichtswesen. In Berichten kann man gebuchte Belege nach verschiedenen Feldern sortieren, z.b. nach dem Buchungsdatum. Der Sortierschlüssel ist ebenfalls ein solches Sortierfeld, jedoch können Sie dessen Inhalt selbst bestimmen, indem Sie hier angeben, welche Daten des Beleges bei Buchungen mit dem Beleg gespeichert werden sollen. 6. Für das Kreditorenkonto sind noch folgende Informationen für den Zahlungsverkehr notwendig: Das Feld Zahlungsbedingungenenthält einen 2-stelligen Schlüssel, der die Zahlungsbedingungen (die uns unser Lieferant gewährt) in Form von Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert. Der Schlüssel wird in Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen verwendet und liefert Informationen für die Finanzdisposition, für das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr. Die Toleranzgruppebeinhaltet Festlegungen hinsichtlich der Skontogewährung und der Behandlung von Zahlungsdifferenzen. Die Zahlwegeenthalten Angaben über die Standard-Zahlwege. Wird im zu bezahlenden Posten explizit ein Zahlweg angegeben, hat diese Angabe Vorrang vor den Vereinbarungen im Stammsatz. Im Posten selbst dürfen später auch solche Zahlwege vorgegeben werden, die im Stammsatz nicht aufgeführt sind. Die Einzelpostenregulierung(Einzelzahlung) legt fest, dass jeder offene Posten des Geschäftspartners beim automatischen Zahlungsverkehr separat bezahlt wird. Das heißt, offene Posten werden nicht zu einer Zahlung zusammengefasst. Dieses Vorgehen ist in der Praxis NICHT üblich - hier jedoch zum besseren Verständnis der Abläufe durchaus angebracht. Mahndatenspezifizieren das anzuwendende Mahnverfahren, wobei im SAP R/3 beliebig viele Mahnverfahren definiert werden können. Diese unterscheiden sich beispielsweise in den Mahntexten, im Mahnrhythmus, in der Anzahl der Mahnstufen, in den Mindestbeträgen, Gebühren oder Zinsen. Der Mahnbereich repräsentiert eine organisatorische Einheit, die für das Mahnwesen zuständig ist und stellt eine Untergliederung des Buchungskreises dar. (Näheres hierzu bei Erläuterung der Debitorenmahnung in Kapitel 7.) file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_3.html (3 von 4) [ :49:10]

28 SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 3 / 5 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_3.html (4 von 4) [ :49:10]

29 Kreditoren-Stammdaten 4 / 5 BWL-Sicht SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Theorie -III SAP-Anwendung Das Konto pro Diverse (CpD) Für Kreditoren, die nur einmal oder sehr selten liefern werden, lässt sich im System FI (Finanzbuchhaltung) ein spezieller Kreditorenstammsatz (CpD- Stammsatz) anlegen. Tritt nun ein einmaliges Geschäft auf werden Name, Adresse, Telefonnummer und die Bankverbindung zum Kreditor innerhalb des Beleges eingegeben und gespeichert. Im CpD-Stammsatz selbst sind keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert, weil der Stammsatz für mehrere Kreditoren verwendet wird. Die CpD-Technik gilt gleichermaßen für Debitoren. Die CpD-Technik hat den Vorteil, dass weniger Stammsätze angelegt werden müssen und somit größere Übersichtlichkeit der Kreditoren gegeben ist. Prinzipiell bieten CpD-Konten die gleiche Funktionalität wie alle anderen Kreditorenkonten (Mahnprogramm, Zahlungsprogramm usw.). SAP und R/3 sind eingetragende Warenzeichen der SAP AG. Alle Screenshots des SAP-Systems unterliegen dem Copyright der SAP AG. 4 / 5 [Impressum] file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_4.html [ :49:11]

30 Kreditoren-Stammdaten 5 / 5 BWL-Sicht SAP-Theorie I SAP-Theorie II SAP-Theorie -III SAP-Anwendung Ablauf als EPK..\epk\kreditor_stammdatenbearbeitung.pdf Welche Transaktionen sind wesentlich? Stammdaten der Kreditoren finden Sie unter Finanzwesen_Kreditoren_Stammdaten. Sie können neben Sperren oder Löschvormerkungen die für die Musterfirma relevanten Transaktionen Anlegen (FK01) Anzeigen (FK03) Ändern (FK02) - Ein Video zum Ändern von DEBITOREN finden Sie im Kapitel zu den Debitorenstammdaten. aufrufen. Anlegen von Kreditorenstammdaten Folgende weitere Informationen werden benötigt: Der Name des Kreditors, Buchungskreis (1000) und Kontengruppe. Als Kontengruppe 0002 (Warenlieferant) angeben, da sonst keine externe Nummernvergabe in der Form TUXX-LFXX möglich ist. Adressdaten file:///q /gkrewe/content/sap_rw_06_5.html (1 von 4) [ :49:13]