Start Guide. Erste Schritte im Programm OnlineBackup Manager. dvo Software, dvo OnlineBackup Seite 1

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1 Start Guide Erste Schritte im Programm OnlineBackup Manager dvo Software, 2012 dvo OnlineBackup Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis I Erstmaliger Programmstart 1. Neubenutzer-Registrierung / Login Neuinstallation mit bestehendem Benutzer... 2 II Assistent für eine neue Sicherung 1. Start Name Typ Sicherungsquellen Sicherungszeitplan Name Typ Zeit Stoppen der Sicherung Verschlüsselung Standard-Option Verschlüsselungskennwort Archiv-Einstellungen Einstellungen anpassen Einfache Konfiguration Erweiterte Konfiguration Archivdaten bei überlappender Richtlinie entfernen Gesamtbeispiel III Initialsicherung und Verwendung 1. Initialsicherung Verwendung IV Hilfe und weitere Informationen 1. OnlineBackup Webportal Benutzerhandbuch Support ANHANG: Dokument zur Kennworthinterlegung dvo OnlineBackup

3 I Erstmaliger Programmstart 1. Neubenutzer-Registrierung / Login Wenn Sie dieses Blatt vor sich haben, haben Sie bereits das Formular für einen Testzugang bzw. das Registrierungsformular auf erfolgreich abgesendet. Beim erstmaligen Programmstart nach der Installation begrüßt Sie das Programm mit der Aufforderung zur Eingabe von Ihrem Benutzernamen und Ihrem Kennwort. Bitte geben Sie hier jene Benutzerdaten ein, die Sie während des Registrierungsprozesses im Formular auf angegeben haben. Beachten Sie bitte, dass das Kennwort auf Wunsch auch für die Verschlüsselung Ihrer zu sichernden Daten verwendet werden kann. Nähere Informationen erhalten Sie im Kapitel III / 3.2. Die im Registrierungsformular eingegebene -Adresse dient nun in Hinkunft dazu, Sicherungsprotokolle und andere Benachrichtigungen Ihrer OnlineBackup-Installation gesendet zu bekommen. Sie haben später die Möglichkeit, die bestehende Adresse zu ändern. 2. Neuinstallation mit bestehendem/verwendetem Benutzer Sollten Sie OnlineBackup z.b. ersatzweise auf einem neuen Rechner mit einem bestehenden/bereits verwendetem Benutzernamen installieren, verwenden Sie bitte Ihre bestehenden Benutzerdaten wie oben beschrieben. dvo OnlineBackup Seite 2

4 In diesem Fall werden sämtliche Programmeinstellungen, die unter diesem Benutzernamen bereits getroffen wurden, übernommen und die im Weiteren beschriebenen Assistenten entfallen. II Assistent für eine neue Sicherung 1. Start Direkt nach der Benutzeranlage erhalten Sie einen Assistenten, der Sie durch die wichtigsten Konfigurationsschritte Ihres ersten Sicherungssatzes führt. 1.1 Name Geben Sie bitte einen bezeichnenden Namen für die mit diesem Sicherungssatz zu sichernden Daten ein. Wenn Sie mehr als einen Sicherungssatz anlegen möchten bzw. mehrere Installationen verwenden, ist die eindeutige Benennung der Sicherungssätze sehr wichtig, um in den Protokollen und anderen Benachrichtigungen den Überblick bewahren zu können. 1.2 Typ Bei OnlineBackup Manager müssen Sie zur Sicherung spezieller Ressourcen eigene Sicherungssätze anlegen, die sich in Typ und zur Verfügung stehender Konfigurationsoptionen von dem standardmäßig vorgeschlagenen Typ Dateisicherung unterscheiden. Die unterschiedlichen Typen können nicht in einen Sicherungssatz zusammengefasst werden. Folgende Sicherungstypen stehen zur Wahl: Dateisicherung (Standardoption zur Sicherung vondateien/ordnern aus dem Dateisystem) MS Exchange Server Sicherung (Sicherung von Exchange 2000/2003/2007 Datenbanken) MS Exchange Mail-Level Sicherung (Sicherung von Exchange 2000/2003/2007 Mailboxen) MS SQL Server Sicherung (Sicherung von MSSQL 7.0/2000/ Datenbanken) Systemstatus Sicherung (Sicherung des Systemstatus auf Windows 2000/xp/2003) In diesem Dokument wird nur der Assistent zur Dateisicherung beschrieben. dvo OnlineBackup Seite 3

5 2. Sicherungsquellen Im folgenden Dialog erhalten Sie eine einfache Expressauswahl über einige häufig zu sichernde Quellen: Desktop: Alle am Benutzerdesktop befindlichen Elemente Eigene Dateien: Alle Daten, die sich im benutzerspezifischen Ordner Eigene Dateien befinden Favoriten: Favoriteneinträge (Webseiten) des Internet Explorer Outlook: falls installiert; kann nur lokal eingerichtete Postfächer sichern (nicht Exchange) Outlook Express: falls konfiguriert; Über die Expresswahl hinaus gelangen Sie mit dem Button Erweitert auf eine Explorer-Ansicht aller lokaler Laufwerke sowie Netzlaufwerke, um Ihre zu sichernden Dateien/Ordner benutzerdefiniert und in gewünschter Granularität auswählen zu können. Sie können beliebig viele Laufwerke, Ordner und/oder Dateien zur Sicherung auswählen. dvo OnlineBackup Seite 4

6 3. Sicherungszeitplan Nach der Auswahl der Sicherungsquellen gelangen Sie zur Konfiguration des Zeitplans für diesen Sicherungssatz. Standardmäßig wird ein täglicher Sicherungszeitplan mit der Startuhrzeit 21:00 Uhr vorgeschlagen, bitte ändern Sie diesen Standardvorschlag Ihren Bedürfnissen/Wünschen entsprechend ab. Wählen Sie zu diesem Zweck den Button Eigenschaften, um den vorgeschlagenen Zeitplan zu ändern: 3.1 Name Benennen Sie Ihren Sicherungszeitplan bezeichnend. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Zeitpläne anlegen müssen, um Ihre Sicherungsstrategie optimal abbilden zu können. 3.2 Typ dvo OnlineBackup Seite 5

7 Es stehen Ihnen neben der Standardoption täglich die Typen wöchentlich, monatlich und benutzerdefiniert zur Verfügung: täglich: Die Sicherung wird jedem Tag ausgeführt, wählen Sie nur die Startuhrzeit. wöchentlich: Die Sicherung wird an den aktivierten Tagen einer Woche zu der gewählten Uhrzeit ausgeführt. monatlich: Die Sicherung wird an einem definierten Tag jeden Monats zur gewählten Uhrzeit ausgeführt. benutzerdefiniert: Die Sicherung wird an einem bestimmten Datum zur gewählten Uhrzeit einmalig ausgeführt. 3.3 Zeit Bei täglichem und wöchentlichem Zeitplan steht Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit zur Verfügung, die Sicherung an den definierten Tagen nicht einmalig, sondern periodisch durchzuführen. Wählen Sie dazu statt der Option um die Option periodisch aus der Drop-Down-Box. Daraufhin können Sie das Zeitintervall von einer Minute bis 12 Stunden fein definieren, in welchen zeitlichen Abständen Sie sichern wollen. 3.4 Stoppen der Sicherung Sollte die Sicherung nicht beliebig viel Zeit in Anspruch nehmen dürfen, wählen Sie, nach welchem Zeitablauf die Sicherung gestoppt werden soll. Bitte beachten Sie, dass Sie bei OnlineBackup Manager mehrere Zeitpläne erstellen können, die idealerweise in Typ und Intervall aufeinander abgestimmt sind. 4. Verschlüsselung An dieser Stelle erhalten Sie äußerst wichtige Einstellungsmöglichkeiten zur Verschlüsselung Ihrer Daten. Bitte berücksichtigen Sie folgende Erläuterungen, um den Verlust Ihrer gesicherten Daten zu vermeiden. dvo OnlineBackup Seite 6

8 Es ist möglich entweder das Login-Kennwort (Standard-Option) oder ein eigenes Verschlüsselungskennwort zu verwenden. 4.1 Standard-Option Das zu diesem Zeitpunkt verwendete Login-Kennwort wird für die Verschlüsselung des Sicherungssatzes herangezogen und stellt damit Ihr Verschlüsselungskennwort dar. Es ist möglich, das Login-Kennwort für OnlineBackup Easy jederzeit zu ändern. Allerdings wird dadurch nicht auch gleichzeitig das Verschlüsselungskennwort geändert. Sobald das Verschlüsselungskennwort einmal durch diese Option vergeben wurde, kann es nicht mehr geändert werden. Damit sich Login-Kennwort und Verschlüsselungskennwort nicht nach einiger Zeit unterscheiden, empfehlen wir die Option Verschlüsselungskennwort (siehe 3.2) zu nutzen. 4.2 Verschlüsselungskennwort Sie können hier ein individuelles Verschlüsselungskennwort für Ihre gesicherten Daten eingeben. Dieses Kennwort ist unabhängig vom angegebenen Login-Kennwort. Bitte verwenden Sie ein Kennwort, das nicht aus üblichen Bezeichnungen oder Namen, sondern aus einer Kombination von Buchstaben und Ziffern besteht. Bei OnlineBackup Manager empfehlen wir folgende zusätzlich zur Wahl stehenden Verschlüsselungseinstellungen: Algorithmus: AES Modus: CBC Key Length: 256 bit dvo OnlineBackup Seite 7

9 Wir empfehlen, das Kennwortformular im Anhang dieser Ersten Schritte auszudrucken und das Verschlüsselungskennwort aufzuschreiben. Das Kennwortformular sollte an einem sicheren Platz oder bei einem Notar Ihrer Wahl verwahrt werden. Ohne das Verschlüsselungskennwort sind Ihre gesicherten Daten nicht in lesbarer Form wiederherstellbar! 5. Archiv-Einstellungen Das OnlineBackup-System trennt Ihre gesicherten Daten in zwei Bereiche: Datenbereich: Hier befinden sich Ihre aktuellen, gesicherten Daten, solange sie nicht vom Quellsystem gelöscht wurden oder eine aktualisierte Version einer Datei gesichert wurde. Archivbereich: Sobald eine aktualisierte Version einer Datei gesichert wurde, wird die vorhergehende Version dieser Datei in den Archivbereich übertragen. Dateien, die bei einer Sicherung nicht mehr am Quellsystem gefunden werden können (seit der letzten Sicherung gelöscht wurden), werden ebenfalls in den Archivbereich übertragen. Standardmäßig werden alte Daten für 7 Tage aufbewahrt und anschließend unwiderruflich gelöscht. Bitte ändern Sie diese Standardeinstellung Ihren Wünschen/Bedürfnissen entsprechend ab. OnlineBackup Manager ermöglicht die Definition sehr fein abgestimmter Aufbewahrungsrichtlinien. Achtung: Diese Einstellungen müssen Sie pro Sicherungssatz treffen! 5.1 Einstellungen anpassen dvo OnlineBackup Seite 8

10 Klicken Sie in der Hauptmaske auf das Zahnradsymbol, um zu den Einstellungen für Sicherungssätze zu gelangen: Wählen Sie über die Drop-Down-Box oben links im erscheinenden Fenster den zu bearbeitenden Sicherungssatz aus und klicken Sie auf Archiv (gelöschte-/geänderte Daten): 5.2 Einfache Konfiguration Die einfache Konfiguration ( Alte Daten behalten für ) ermöglicht Ihnen die Aufbewahrung gelöschter oder geänderter Daten für eine beliebige Anzahl von Tagen oder Sicherungsvorgängen. Sollten Sie die gewünschte Zahl nicht in der Auswahlliste vorfinden, tippen Sie die gewünschte Zahl bitte direkt in das Feld ein. Klicken Sie nach Fertigstellen Ihrer Konfiguration bitte auf OK und abschließend auf Speichern oben rechts in der Hauptmaske, um Ihre Änderungen dauerhaft auch auf den OnlineBackup Server dvo OnlineBackup Seite 9

11 zu übernehmen. 5.3 Erweiterte Konfiguration Für komplexere Datenhaltungsanforderungen steht Ihnen die Option Erweitert zur Verfügung. Sie ermöglicht das Festlegen einfacher, mehrfacher oder verknüpfter Richtlinien anhand der folgenden Intervalle: täglich: Alte Daten werden für die gewünschte Anzahl von Tagen aufbewahrt. wöchentlich: Alte Daten werden für die aktivierten Tage einer Woche aufbewahrt. Die Anzahl der zu behaltenden Kopien gibt dabei an, wie oft diese Richtlinie angewandt wird, bevor alte Daten aus dem Archivbereich gelöscht werden. Beispiel: Alte Daten Ihrer Sicherung von Mittwoch und Freitag sollen drei Wochen zur Verfügung stehen: Sie wählen sie Option wöchentlich, aktivieren die Tage Mittwoch sowie Freitag und stellen die Anzahl der zu behaltenden Kopien auf 6. Während der Sicherung am Mittwoch der vierten Woche wird somit der älteste Archivdatenbestand vom Server gelöscht. dvo OnlineBackup Seite 10

12 monatlich: Alte Daten werden für den gewählten Tag eines Monats für die gewünschte Anzahl von Monaten aufbewahrt. quartalsweise: Alte Daten werden am gewünschten Tag jedes quartalsersten, -zweiten oder dritten Monats eines Jahres aufbewahrt. Die Anzahl der zu behaltenden Kopien gibt dabei an, wie oft diese Richtlinie angewandt wird, bevor alte Daten aus dem Archivbereich gelöscht werden. Beispiel: Alte Daten Ihrer Sicherung sollen für den ersten Tag jedes quartalszweiten Monats über einen Zeitraum von zwei Jahren zur Verfügung stehen. Sie wählen die Option quartalsweise, weiters wählen Sie Februar, Mai, August, November, bei der Option Tag die Ziffer 1, bei der Anzahl der zu behaltenden Kopien wählen Sie 8. dvo OnlineBackup Seite 11

13 jährlich: Alte Daten werden am gewünschten Tag jeden Jahres für die angegebene Anzahl von Jahren aufbewahrt. Bei der Wahl des Tages steht Ihnen eine direkte Datumswahl, ein Tag eines speziellen Monats oder ein Wochentag einer speziellen Kalenderwoche zur Verfügung. benutzerdefiniert: Alte Daten werden am gewünschten Tag eines speziellen Jahres EINMALIG aufbewahrt. Die Konfigurationsoptionen entsprechen jenen der jährlichen Richtlinie, jedoch unter Angabe einer bestimmten Jahreszahl. 5.4 Archivdaten bei überlappender Richtlinie entfernen Diese Option gilt bei Aktivierung für alle, in diesem Sicherungssatz definierten Archivrichtlinien und entfernt alle Archivdaten, die der gerade ausgeführten Richtlinie nicht entsprechen. dvo OnlineBackup Seite 12

14 5.5 Gesamtbeispiel Anforderungen: Aufbewahrt werden sollen Alle gelöschten/geänderten Daten innerhalb der letzten sieben Tage Alle gelöschten/geänderten Daten an den letzten vier Samstagen innerhalb der letzten 28 Tage Alle gelöschten/geänderten Daten am ersten Tag jeden Monats innerhalb der letzten drei Monate Alle gelöschten/geänderten Daten am ersten Tag jeden Quartals innerhalb der letzten 12 Monate Alle gelöschten/geänderten Daten am ersten Tag jeden Jahres innerhalb der letzten sieben Jahre nötige Einstellungen (erweiterte Option): Typ = täglich; Anzahl der zu behaltenden Kopien = 7 Typ = wöchentlich; Tage = Samstag; Anzahl der zu behaltenden Kopien = 4 Typ = monatlich; Tage = Tag: 1; Anzahl der zu behaltenden Kopien = 3 Typ = quartalsweise; Monate = Jan, Apr, Jul, Okt; Tag = Tag: 1; Anzahl der zu behaltenden Kopien = 4 Typ = jährlich; Datum = ; Anzahl der zu behaltenden Kopien = 7 Folgende Tabellen geben Übersicht über die Gesamtkopienanzahl aufbewahrter Daten für den Stichtag 17. Januar 2006: Ohne aktivierter Option Archivdaten bei überlappender Richtlinie entfernen : täglich wöchentlich monatlich quartalsweise jährlich 16. Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Dez Okt Jan Jan Dez Nov Jul Jan Jan Dez Apr Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Mit aktivierter Option Archivdaten bei überlappender Richtlinie entfernen : täglich wöchentlich monatlich quartalsweise jährlich 16. Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Dez Okt Jan Jan Dez Nov Jul Jan Jan Dez Apr Jan Jan Jan dvo OnlineBackup Seite 13

15 11. Jan Jan Jan Jan Die wöchentliche Richtlinie übersteuert die tägliche Richtlinie, sodass Jan. gelöscht werden. Die monatliche Richtlinie übersteuert die wöchentliche Richtlinie, sodass 24. und 31. Dez gelöscht werden. Das Gleiche gilt für monatliche, quartalsweise und jährliche Richtlinie, sodass am angenommenen Stichtag insgesamt 11 Archivkopien gehalten werden. (Ohne aktivierter Option: 22 Archivkopien) dvo OnlineBackup Seite 14

16 III Initialsicherung und Verwendung 1. Initalsicherung Nachdem Sie Ihren ersten Sicherungssatz erfolgreich erstellt haben, können Sie nun auf den Ablauf des definierten Zeitplans warten oder die erste Sicherung sofort manuell starten. Wählen Sie dazu den Punkt Sicherung über die Hauptmaske und geben Sie danach den zu sichernden Sicherungssatz an. Sollte Ihr Datenvolumen für die initiale Vollsicherung zu groß sein, bieten wir die Möglichkeit, eine Gesamtsicherung auf externer Festplatte an uns zu senden, die anschließend von uns in die OnlineBackup-Server-Umgebung übernommen wird. 2. Verwendung Beachten Sie bitte die weiteren Konfigurationsmöglichkeiten des Programms, bei Fragen dazu konsultieren Sie bitte das Benutzerhandbuch oder wenden Sie an den dvo Technik Support. Personensymbol: Hier ändern Sie Ihr Programmkennwort und fügen -Adressen hinzu oder ändern sie. Zahnradsymbol: Hier ändern Sie Einstellungen zu Sicherungssätzen und legen neue Sicherungssätze an. dvo OnlineBackup Seite 15

17 Bitte treffen Sie in aktiv eingesetzten Sicherungssätzen nur Einstellungsänderungen, deren Auswirkungen Sie sich bewusst sind. dvo OnlineBackup Seite 16

18 IV Hilfe und weitere Informationen 1. OnlineBackup Webportal Das OnlineBackup Kundenportal bietet Ihnen neben der Möglichkeit, Daten von überall aus wiederherstellen zu können, die Einsicht in aktuelle und vergangene Sicherungsprotokolle sowie diverse Konfigurationsmöglichkeiten. Sie erreichen das OnlineBackup Kundenportal über https://onlinebackup.dvo.at Verwenden Sie zum Einstieg bitte Benutzernamen und Kennwort Ihres OnlineBackup Programms. 2. Benutzerhandbuch OnlineBackup Manager Im Programm finden Sie ein ausführliches Handbuch in englischer Sprache mit ausführlichen Erläuterungen zu allen verfügbaren Einstellungen. Das Handbuch rufen Sie über die Hilfe wie folgt auf: 3. Support Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten steht Ihnen der dvo Technik Support unter 01/ gerne zur Verfügung. dvo OnlineBackup Seite 17

19 Verschlüsselungskennworte dvo OnlineBackup Manager dvo OnlineBackup Manager erlaubt die Anlage beliebig vieler Sicherungssätze. Dieses Dokument dient der Aufbewahrung Ihrer Verschlüsselungskennworte für diese Sicherungssätze. Wir empfehlen die Verwahrung des Dokumentes an einem sicheren Ort, wie zb bei einem Notar oder in einem Bankschließfach. Bitte bedenken Sie, dass Ihre mit dvo OnlineBackup gesicherten Daten hoch verschlüsselt sind und ohne Ihr gewähltes Verschlüsselungskennwort nicht entschlüsselt werden können. Bei Verlust Ihres Verschlüsselungskennwortes besteht auch für dvo Software keine Möglichkeit Ihre Daten in lesbarer Form wiederherzustellen. Es besteht keine technische Möglichkeit dieses Kennwort wiederherzustellen. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie für die Verschlüsselungseinstellungen im Programm die Standard-Option gewählt haben, wird das zu diesem Zeitpunkt verwendete Login-Kennwort für die Verschlüsselung dieses Sicherungssatzes herangezogen und stellt damit Ihr Verschlüsselungskennwort dar. Wenn Sie Ihr Login-Kennwort später abändern, bleibt Ihr Verschlüsselungskennwort unverändert bestehen! Benutzername: Name des Sicherungssatzes Verschlüsselungskennwort Datum, Angelegt von dvo OnlineBackup

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