Freiräume durch gezieltes Outsourcing

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1 Freiräume durch gezieltes Outsourcing Dr. Carsten Jürgens 21. Februar 2013 Computacenter 2012

2 Praxisfall: -Betrieb bei Fraunhofer-Gesellschaft 2

3 Die Fraunhofer-Gesellschaft Menschen brauchen Zukunft Zukunft braucht Forschung Mit Mitarbeitern größte Forschungseinrichtung Europas Benannt nach Joseph von Fraunhofer Verknüpfung exakter wissenschaftlicher Arbeit mit Anwendung für neue innovative Produkte Mehr als 80 Forschungseinrichtungen, davon 60 Institute, an 40 Standorten in ganz Deutschland 3

4 Einheitliche Groupware-Lösung für alle selbständigen Institute, die wollen die neue Lösung muss: also Anreiz bieten, sich aufschalten zu lassen muss sicher sein bis auf mindestens Postfächer aufwachsend skalieren können in einer öffentlichen Ausschreibung ausgewählt werden Nutzen für die Institute: Knappe interne IT-Fachkräfte für die forschungsbezogene Arbeit freibekommen Attraktiver, kalkulierbarer Preis State-of-the-Art-Lösung aus technischer Sicht 4

5 Wie sieht die Lösung aus? Vollständig virtualisierte, sichere Lösung in zwei parallelen Rechenzentren beim Kunden Microsoft Exchange 2010 einschließlich Lync 2010 als Basisinfrastruktur Betrieb erfolgt aus dem Computacenter-Operation- Center in Erfurt First-Level-Support (Helpdesk) wird durch die Fraunhofer-Gesellschaft erbracht Technisch neuester Stand der Infrastruktur: Virtualisierung, Firewall, SQL-Server, Virenschutz 5

6 Capacity-on-Demand-Modell Präzise beschriebener, aber einfacher Leistungskatalog mit Basisleistung und verschiedenen Zusatzleistungen Monatliches Reporting an Hauptverwaltung zur Weiterverrechnung an die Institute Über die Vertragslaufzeit (5 Jahre) aufwachsende Mindestabnahmemenge siehe Grafik Verteilung der Fixkosten auf die Leistungspakete 6

7 Fazit zum Praxisfall Outsourcing kann ein Mittel sein, heterogene Umgebungen ohne Druck zu standardisieren Skalenvorteile der neuen Lösung Dringender Bedarf für IT-Fachkräfte an anderer Stelle Auch unter den Bedingungen des Vergaberechtes ist eine zukunftsfähige Vergabe möglich Sorgfältige Erstellung der Verdingungsunterlagen und Wahl des Verfahrens Fachberatung nötig, nicht nur unter technischen und juristischen Aspekten Der Outsourcing-Ansatz berücksichtigt nachhaltiges Wirtschaften sogar noch mehr als projekthaftes Vorgehen 7

8 Strategische Überlegungen 8

9 Strategische Ziele Rückgriff auf Spezialkenntnisse aus dem Markt. Nutzung der Kernkompetenzen und Erfahrungen des Partners Betriebskosten bereits in Planung berücksichtigt und festgeschrieben Kostentransparenz über den Lebenszyklus Quelle: Dr. Bernhard, CIO des Freistaates Sachsen, Eröffnungsvortrag von Herrn Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt anlässlich des 7. Bundeskongresses ÖPP am 16. Oktober 2012; Zusammenfassende Überschriften durch den Vortragenden. 9

10 Handlungsdruck der Öffentlichen Hand Budget Anforderungen Demographie Budgetdruck aller öffentlichen Haushalte nach der Finanzkrise und gesetzlicher Druck zur Haushaltskonsolidierung Steigende Anforderungen an die IT durch neue Gesetze (z.b. EU-DLR), neue fachliche Anforderungen (Cybercrime, Bilddaten etc.), Minister will ipad, Bürger ist Kunde (E- Participation) etc. Personal der IT-Abteilungen altert aus und kann nur zu geringem Maße nachbesetzt werden (insb. wegen der Vergütungsstruktur) Das Dilemma: Immer mehr mit immer komplexerer IT leisten bei weniger Budget und Personal 10

11 Kostentransparenz Betriebskosten bereits in Planung berücksichtigt und festgeschrieben Kostentransparenz über den Lebenszyklus Dilemma des Haushaltsjahresprinzips Um Einsparungen zu realisieren, müssen zunächst Investitionen vorgenommen werden Diese belasten das Haushaltsjahr, in dem sie getätigt werden Die Einsparungen dagegen sind mit Unsicherheit behaftet Ausweg: Pauschale über die Laufzeit Investitionen und Einsparungen werden beim Dienstleister verrechnet Dieser trägt auch das Umsetzungsrisiko Gleichmäßige Pauschale über die Vertragslaufzeit Achtung: Zwischenfinanzierung liegt beim Auftragnehmer 11

12 Kernkompetenzen Rückgriff auf Spezialkenntnisse aus dem Markt. Nutzung der Kernkompetenzen und Erfahrungen des Partners Was sind Kernkompetenzen? Zwingend hoheitliche Aufgaben sind die Kernkompetenzen der Öffentlichen Hand Analogie Justizzentrum Chemnitz: Keine hoheitlichen Aufgaben der Justiz sind: Hausmeistertätigkeiten, Arbeiten in der Poststelle, Übernahme des Wachdienstes an der Pforte und am Gebäude, Botendienste, Aktentransporte und allgemeine Aufgaben der Hausverwaltung Also: ernsthafte Prüfung, was wirklich zwingend hoheitliche Aufgaben sind Vergabe an Externe vom Kopf auf die Füße! Zitat auf Tagung: Unsere IT hat mit dem Betrieb genug zu tun, deswegen haben wir uns für die Verfahrensentwicklung extern verstärkt. Wofür gibt es mehr Expertise auf dem Markt? IT- Betrieb oder Fachverfahrensentwicklung? 12

13 Hat jemand gesagt, dass es einfach ist? Wie ermittle ich eine fundierte WiBe? Wie verhindere ich, dass ich Ryanair buche? Wie muss ich mein Provider Management ausstatten? Wie stelle ich sicher, dass meine IT während der Vertragslaufzeit nicht auf der Stelle tritt? Wie finde ich die Balance aus harten Verträgen und marktunüblichen und damit teuren Vertragsklauseln? ( ) 13

14 Diskussion 14