Bitte beachten Sie, dass mit der Version der Januar 2012 nicht abgerechnet werden kann!

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1 Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus November 2011 Sehr geehrte Damen und Herren, bitte lesen Sie die Update-Info zur Version komplett durch, bevor Sie mit dem SBS Lohn plus weiterarbeiten! Nehmen Sie sich die Zeit - evtl. Korrekturen sind auf jeden Fall aufwändiger. Im Folgenden finden Sie ausschließlich Informationen zu den Neuerungen usw., die mit der Version zur Verfügung gestellt werden. Auf ausführliche Erläuterungen von Neuerungen, Änderungen oder Korrekturen wurde verzichtet, wenn sie anderen Informationsmedien wie Handbüchern, Menühilfen usw. entnommen werden können. Bitte beachten Sie die entsprechenden Verweise auf diese Medien. Informationen zu den Bedeutungen neuer Felder und Kennwerte finden Sie grds. immer in den jeweiligen F1-Feldhilfen bzw. F12-Kennwertübersichten. Der besseren Lesbarkeit halber wurde in der Update-Info auf die geschlechtliche Unterscheidung männlich/weiblich verzichtet (z.b. sind mit Arbeitnehmer auch Arbeitnehmerinnen gemeint). Alle rechtlichen Informationen sind ohne Gewähr! Verbindliche Auskünfte zu den verschiedenen Bereichen erhalten Sie ausnahmslos bei den auskunftsberechtigten Stellen (z.b. Krankenkassen). Bitte beachten Sie, dass mit der Version der Januar 2012 nicht abgerechnet werden kann! Beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version des SBS Lohn plus erfolgte eine Erweiterung verschiedener Dateien/Tabellen und eine Konvertierung diverser Lohn-Daten. Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. folgende Arbeiten wiederholen müssen, wenn Sie Daten zurück sichern, die noch mit der Version erstellt und gesichert wurden: ID 505 Datei-/Tabellen-Erweiterung ID 839 Konvertierungen Auswertungs-Automatik - Umstellung der Gruppen-Definition! Highlights! Die Checkliste zur Version finden Sie auf den Seiten 18 und 19! 1. Sozialausgleich / GKV-Monatsmeldungen / KK-Meldungen 2. Rechtliche und fachliche Änderungen 3. SBS Lohn plus allgemein 4. Stammdaten 5. Erfassung / Brutto-Nettolohn-Berechnung 6. Elektronische Meldeverfahren / Auswertungen Auswertungs-Automatik - Umstellung der Gruppen-Definition Die internen Strukturen der Gruppen-Definition (ID 323) mussten aus technischen Gründen geändert werden! Aus diesem Grund ist eine Anpassung der Gruppen-Definition erforderlich, die ggf. etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Die Dauer ist abhängig von der Anzahl der Automatik-Gruppen und der Rechnerleistung. Die Anpassung muss auf jeden Fall durchgeführt werden, bevor Sie in der Version des SBS Lohn plus erstmalig mit der Auswertungs-Automatik arbeiten! Führen Sie die Anpassung nach dem erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version und den damit verbundenen Datei-/Tabellen-Erweiterungen und Konvertierungen durch! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 1 von 19

2 Für die Anpassung gibt es 2 Möglichkeiten entweder über den SBS Pfadfinder Wenn Sie mit dem Windows-Explorer umgehen können, empfehlen wir Ihnen die Umstellung der Gruppen-Definition über den SBS Pfadfinder. Gehen Sie hierbei wie folgt vor: 1. Wechseln Sie über das Lohn-Menü Extras Windows-Explorer (extern) SBS-Programm-Verzeichnis direkt in den Windows-Explorer! 2. Schließen Sie nun den SBS Lohn plus an allen Lohn-Arbeitsplätzen! 3. Sie befinden sich nun im Verzeichnis der Lohn-Programme. Suchen Sie die Datei SBS002W.EXE und starten Sie die Datei - je nach System-Einstellung - per einfachem oder doppelten Klick mit der linken Maustaste auf die Programm-Bezeichnung! 4. Es wird nun der SBS Pfadfinder geöffnet. Öffnen Sie über das Menü Extras das TurboDB Tabellen-Werkzeug! 5. Wenn der SBS Lohn plus an allen Lohn-Arbeitsplätzen geschlossen ist, bestätigen Sie den Hinweis mit Ja! 6. Wechseln Sie in das Register Datenverzeichnis und klicken Sie auf die Schaltfläche Tabellen-Neuaufbau! 7. Wenn der Neuaufbau abgeschlossen ist (es gibt diesbzgl. keinen separaten Hinweis; es verschwindet lediglich die Aktivitätslaufleiste im Kopfbereich der Maske), verlassen Sie den SBS Pfadfinder. 8. Das war s - Sie können den SBS Lohn plus jetzt wieder starten! oder direkt über die Gruppen-Definition (ID 323) Wenn Sie keine Windows-Explorer-Kenntnisse haben, rufen Sie in der Gruppen-Definition die erste Automatik- Gruppe auf. Die Anpassung der Automatik-Gruppen startet nun - nicht sichtbar im Hintergrund - automatisch! Bitte beachten Sie, dass während des Anpassungslaufs kein Benutzer mit der Auswertungs-Automatik arbeiten darf! Highlights Vorjahreskorrekturen Vorjahreskorrekturen sind ab sofort bis Januar des Vorjahres möglich - auch noch in das Jahr 2010 hinein! Kleiner Wermutstropfen: Bei Altersteilzeitbeschäftigten, die im 1. Quartal des Vorjahres einen Einmalbezug erhielten, ist eine Korrektur weiterhin nur bis April des Vorjahres möglich! Auch die rückwirkende Zahlung eines Einmalbezugs in das 1. Quartal des Vorjahres ist für diesen Personenkreis nicht möglich. ELENA Der Deutsche Bundestag hat am das Gesetz zur Änderung des Beherbergungsstatistikgesetzes und des Handelsstatistikgesetzes sowie zur Aufhebung von Vorschriften zum Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises angenommen - Gesetzeswortlaut: - Artikel 11 Aufhebung ELENA-Datensatzverordnung Die ELENA-Datensatzverordnung vom 22. Februar 2010 (BGBl. I S. 131) wird aufgehoben! - Artikel 13 Inkrafttreten Dieses Gesetz tritt vorbehaltlich des Satzes 2 am 1. Januar 2012 in Kraft. Die Artikel 3 bis 11 treten am Tag nach der Verkündung in Kraft. Das Gesetz wurde zwar noch nicht im Bundesgesetzblatt verkündet, weswegen der exakte Wegfalltag noch nicht bekannt ist, aber so oder so: ELENA ist Geschichte! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 2 von 19

3 ELENA - weiter Alle ELENA-Prüfungen und -Stammdaten-Felder wurden bereits mit dieser Version aus dem SBS Lohn plus entfernt! Die Schaltfläche Kündigung gibt es in der Standard-Erfassung jedoch nach wie vor, da die Informationen auch für den Druck der Arbeitsbescheinigungen genutzt werden; die Erfassung der Kündigungsdaten ist jedoch keine Pflicht mehr. Die Auswertungsmenüpunkte stehen noch zur Verfügung und können auch noch abgerufen werden; für den Monatswechsel sind sie jedoch nicht mehr erforderlich. Die Zentrale Speicherstelle (ZSS) plant die Abschaltung der Server für die ELENA-Daten in der 49. Kalenderwoche. Ab der Jahresbeginn-Version gibt es für eine Übergangsphase - voraussichtlich bis zur Version des SBS Lohn plus - zu Informations- und Prüfzwecken noch die folgenden Menüpunkte, die ab der Version jedoch an der letzten Stelle im Menü Bescheinigungen (ID 010) platziert sein werden: - Anzeige ELENA-Meldungen (ID 776) - ELENA-Konten (ID 785) 1. Sozialausgleich / GKV-Monatsmeldungen / KK-Meldungen Ab Januar 2012 ziehen drei neue Verfahren in die Entgeltabrechnung ein: Sozialausgleich GKV-Monatsmeldungen Krankenkassen-Meldungen Ausführliche Informationen zu diesen Verfahren erhalten Sie mit der Update-Info zur Version ! Die Version enthält bereits folgende neue Stammdaten-Felder zu diesen Verfahren: Personalstamm (ID 122) Sozialausgleich (Register SV, Seite 4) Der Sozialausgleich startete rechtlich bereits zum , aber - mangels eines Durchschnittlichen KV-Zusatzbeitrags - nicht rechnerisch. Durch einen Umstellungslauf, der beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version automatisch durchgeführt wurde, wurden einige Arbeitnehmer in diesem Feld automatisch für den Sozialausgleich gesperrt, weil sie auch rechtlich nicht an diesem Verfahren teilnehmen. Wenn Sie künftig neue Personalnummern anlegen, werden Sie mittels Plausibilitätsprüfungen darauf hingewiesen, ob ein Arbeitnehmer ggf. gesperrt werden muss bzw. nicht gesperrt werden darf. Weitere beitr.pfl. Einkünfte (Register SV, Seite 4) Mit der Info-aktuell-Ausgabe vom informierten wir Sie darüber, dass Sie umgehend damit beginnen sollten, Informationen von Ihren Arbeitnehmern darüber einzuholen, ob sie weitere beitragspflichtige Einkünfte haben. Die Auskunftspflicht der Arbeitnehmer ist im 28o Abs. 1 Sozialgesetzbuch IV verankert. Arbeitnehmer mit mehreren beitragspflichtigen Einkünften nehmen ab 1/2012 am neuen GKV-Monatsmeldeverfahren teil! Zu den beitragspflichtigen Einkünften gehören: - Arbeitsentgelt aus einer versicherungspflichtigen Beschäftigung - Renten aus der gesetzlichen Rentenversicherung - Versorgungsbezüge (z.b. Betriebsrenten, Pensionen) - Arbeitseinkommen aus einer nicht hauptberuflich selbstständigen Tätigkeit, soweit es neben einer Rente der gesetzlichen Rentenversicherung oder Versorgungsbezügen erzielt wird - Arbeitslosengeld nach dem 3. Sozialgesetzbuch (SGB III) - Arbeitslosengeld II nach dem 2. Sozialgesetzbuch (SGB II) Kennzeichnen Sie alle Arbeitnehmer mit weiteren beitragspflichtigen Einkünften - unter Berücksichtigung der u.g. Besonderheit - in diesem Feld mit der 1 bzw. mit der 2. Den Unterschied zwischen diesen beiden Kennwerten entnehmen Sie bitte der F1-Feldhilfe! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 3 von 19

4 Weitere beitr.pfl. Einkünfte (Register SV, Seite 4) - weiter Besonderheit: Erhält ein Arbeitnehmer neben einer Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung (= beschäftigter Rentner) keine weiteren beitragspflichtigen Einkünfte, sollte er in diesem Feld nicht gekennzeichnet werden. Der Grund: Eine GKV-Monatsmeldung für Arbeitnehmer, die neben ihrem Arbeitsentgelt ausschließlich eine Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung beziehen, wäre nur für die Feststellung der Teilnahme am Sozialausgleich von Bedeutung gewesen. Da der Sozialausgleich jedoch rechnerisch nicht startet, ist bei genau dieser Konstellation auch keine GKV-Monatsmeldung erforderlich! Bitte beachten Sie, dass diese Regelung zunächst einmal nur für das Kalenderjahr 2012 gilt. Sobald der Sozialausgleich auch rechnerisch startet, entfällt die Regelung! SV-Beiträge (ID 763) Die SV-Beitragssätze werden von SBS Software gepflegt! Neue Felder (alle im neuen Register Eckdaten, Seite 1): im Kalenderjahr 2012: Durchschnittlicher Zusatzbeitrag 0,00 Belastungsgrenze (%) 2,00 % Belastungsgrenze (EUR) 0,00 2. Rechtliche und fachliche Änderungen 2.1 Lohnsteuerformel 12/2011 In der Info-aktuell-Ausgabe vom teilten wir Ihnen mit, dass es wegen der Erhöhung des Arbeitnehmer- Pauschbetrages von 920,00 auf 1.000,00 für die Dezember-2011-Abrechnung einen neuen Programmablaufplan zur Berechnung der Lohnsteuer geben wird. Die Erhöhung des Arbeitnehmer-Pauschbetrages wurde im Jahressteuergesetz 2011 beschlossen. Die Arbeitnehmer sollen bereits im Jahr 2011 von dieser Steuerersparnis profitieren. Die neue Lohnsteuer-Formel ist in das Programm eingearbeitet und gilt für laufende und sonstige Bezüge, die im Dezember 2011 gezahlt werden. Im Rahmen des Lohnsteuer-Jahresausgleichs wird der neue Pauschbetrag ebenfalls berücksichtigt. Der Programmablaufplan sieht Folgendes vor: Für laufende Bezüge wird ein steuerlicher Ausgleichsbetrag in Höhe von 1.880,00 berücksichtigt. Für sonstige Bezüge wird der Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von 1.000,00 berücksichtigt - auch beim Lohnsteuer-Jahresausgleich Die besondere Berechnung für Dezember 2011 wird auch in der LohnAuskunft SV/Steuer (ID 015) berücksichtigt! 2.2 Neues DEÜV-Kernprüfprogramm (Tätigkeitsschlüssel / DSME) Bitte beachten Sie, dass in Meldezeiträumen, die nach dem enden oder beginnen, der neue 9-stellige Tätigkeitsschlüssel gilt. Darüber hinaus wird der Datensatz Meldungen (DSME) wegen der neuen GKV-Monatsmeldungen anders gefüllt! Der neue Tätigkeitsschlüssel und der geänderte DSME-Inhalt werden erst mit dem Kernprüfprogramm der Deutschen Rentenversicherung akzeptiert, das ab gilt. Dieses Kernprüfprogramm ist einerseits in die Version des SBS Lohn plus integriert und wird andererseits von den Datenannahmestellen der Krankenkassen erst ab dem eingesetzt. Bitte versenden Sie daher SV-Meldungen, die mit der neuen Version erstellt wurden, nicht vor dem an die Datenannahmestellen der Krankenkassen, da sie sonst abgewiesen werden. Wichtig! Wenn Sie Arbeitnehmer rückwirkend eintreten lassen (= Firmenabrechnungsmonat nach November 2011 und Eintrittsdatum vor dem ) und rückwirkend abrechnen, müssen Sie im Personalstamm neben den neuen auch noch die alten Tätigkeitsschlüssel-Angaben erfassen: Register SV, Seite 3, Schaltfläche Alter Tätigkeitsschlüssel (bis 11/2011)! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 4 von 19

5 2.3 AAG-Erstattung Neue Berechnung des erstattungsfähigen Entgelts Die Satzung einer Krankenkasse kann die Regelung enthalten, dass das erstattungsfähige Entgelt ggf. auf die Beitragsbemessungsgrenze der Deutschen Rentenversicherung Bund zu kappen ist (Info: Die meisten Krankenkassen-Satzungen enthalten diese Regelung). Bisher wurde die (anteilige) Beitragsbemessungsgrenze für die Entgeltfortzahlung anhand der SV-Tage des Erstattungszeitraums berechnet. Neu ist, dass die (anteilige) Beitragsbemessungsgrenze im Verhältnis des Entgeltfortzahlungsbetrags zum gesamten laufenden sv-pflichtigen Entgelt ermittelt werden muss. Der SBS Lohn plus berücksichtigt die neue Berechnung automatisch! Erstattung von Arbeitgeberbeiträgen zu einer betrieblichen Altersvorsorge Die bav-arbeitgeberbeiträge, die auf den Zeitraum der Entgeltfortzahlung (Krankheit/Beschäftigungsverbot) entfallen, gehören nach einem Besprechungsergebnis des GKV-Spitzenverbandes zum erstattungsfähigen Entgelt - unabhängig von ihrer Zahlungsform (laufend oder einmalig) und unabhängig davon, ob sie sv-beitragspflichtig oder -frei sind. Darüber hinaus sind auch die SV-Arbeitgeberanteile aus sv-pflichtigen bav-arbeitgeberbeiträgen erstattungsfähig. Die bav-arbeitgeberbeiträge sind allerdings nur unter zwei Bedingungen erstattungsfähig: 1. Der Arbeitnehmer hat gegen den Versicherer einen unentziehbaren Rechtsanspruch. 2. Der Arbeitgeber ist auch während der Entgeltfortzahlung zur Zahlung seiner Aufwendungen verpflichtet. Im SBS Lohn plus : Die Erstattung von bav-arbeitgeberbeiträgen erfolgt nur dann automatisch, wenn Sie die bav-automatik nutzen. Diese Erstattung schließt auch evtl. bav-gruppenversicherungen sowie die tariflichen Zusatzversorgungsbeiträge im Baugewerbe und im Öffentlichen Dienst mit ein. Erfüllt ein bav-vertrag die o.g. Bedingungen nicht, muss er für das AAG-Erstattungsverfahren gesperrt werden. Markieren Sie die entsprechenden Verträge im Menüpunkt Betriebliche Altersvorsorge (ID 718) im neuen bav-feld Nicht AAG-erstattungsfähig (Vertrags-Register, Seite 2). Die Arbeitgeberbeiträge zu den tariflichen Zusatzversorgungen im Baugewerbe und im Öffentlichen Dienst erfüllen die Bedingungen; aus diesem Grund gibt es für die Vorsorgesysteme keine Sperrmöglichkeit. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, im Rahmen der Erfassung der AAG-Erstattungsdaten in der Standard- Erfassung eine bav-sperre zu setzen, die dann für alle bav-verträge gilt. Außerdem kann der auf den Erstattungszeitraum fallende Anteil an den bav-arbeitgeberbeiträgen wahlweise im Verhältnis - Entgeltfortzahlung zu gesamten sv-pflichtigen Entgelt (Standard) oder - Entgeltfortzahlung zu Gesamtbrutto berechnet werden. Die Steuerung erfolgt im neuen Personalstamm-Feld Erstattung bav (Register Fakt/Durchschnitte, Seite 1). Die Berücksichtigung evtl. bav-arbeitgeberbeiträge im AAG-Erstattungsbetrag erfolgt automatisch im Rahmen der Brutto-Nettolohn-Berechnung! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 5 von 19

6 2.4 Umlagegruppen und - neu - Umlage-Pool-Prüfung Umlagegruppen Das Feld Umlage-1-Gruppe wurde aus dem Firmenstamm (Register SV, Seite 1) entfernt und gibt es jetzt nur noch in den Firmenindividuellen Krankenkassen (ID 127; Register Auswertungen/Umlage, Seite 1). Bei den Konvertierungen , die beim erstmaligen Programmstart nach der Installation automatisch durchgeführt wird/wurde, werden/wurden folgende Arbeiten durchgeführt: Evtl. Abweichende Umlagekassen und Ausgleichskassen Optiker in den Personalstämmen (Register SV, Seite 1) werden/wurden automatisch in den Firmenindividuellen Krankenkassen angelegt, sofern sie nicht bereits existierten. Alle Firmenindividuellen Krankenkassen wurden im Feld Umlage-1-Gruppe mit der bisherigen Umlage-1-Gruppe aus dem Firmenstamm gekennzeichnet, sofern das Feld auf 0* stand! * bisherige Bedeutung des Kennwerts 0 = Umlage-1-Gruppe aus dem Firmenstamm Da bisher schon alle an der Entgeltabrechnung beteiligten Krankenkassen in den Firmenindividuellen Krankenkassen angelegt werden mussten, wurde die Umlage-1-Gruppen-Steuerung mit der Version zentralisiert. Der Kennwert 0 hat ab sofort die Bedeutung 1. Umlage-1-Gruppe aus dem Krankenkassenstamm - und ist somit identisch mit dem Kennwert Neu: Umlage-Pool-Prüfung Umlageerhebende Krankenkassen haben die Möglichkeit, sich zur Umlage-Abwicklung zusammenzuschließen. Zahlreiche Betriebskrankenkassen haben diese Möglichkeit genutzt. Im SBS Lohn plus erhielt der Verbund umlageerhebender Krankenkassen die Bezeichnung Umlage-Pool! Die Satzung des Umlage-Pools regelt die Abwicklungsformalitäten. Eine nicht unübliche Regelung besagt, dass für einen Arbeitgeber bei allen am Umlage-Pool beteiligten Krankenkassen, mit denen er zu tun hat, die Umlage-1- Gruppe gilt, die er bei der ersten Kasse aus dem Pool, mit der er zu tun hat, gewählt hat. Beispiel: Die Krankenkassen A und B sind in einem Umlage-Pool. Der Arbeitgeber führt die Umlagen U1 und U2 seit Januar 2010 an die Krankenkasse A ab. Er hat den 2. höchsten Umlage-Satz (= 2. Umlage-Gruppe) gewählt. Ab November 2011 führt der Arbeitgeber die Umlagen U1 und U2 für einen anderen Arbeitnehmer an die Krankenkasse B ab. Bei dieser Krankenkasse muss er auch die 2. Umlage-Gruppe wählen, da die Krankenkasse B auch im gleichen Umlage-Pool ist und sie nicht die 1. Krankenkasse aus dem Pool war, mit der der Arbeitgeber zu tun hat(te). Aber woher kennt der Arbeitgeber die anzuwendende Umlage-Gruppe? Der neue Service Umlage-Pool-Prüfung unterstützt Sie bei der Einhaltung dieser Regelung! Bitte gehen Sie wie folgt vor: Kennzeichnen Sie die Krankenkassen, die sich zu einer gemeinsamen Abwicklung des Umlageverfahrens zusammengeschlossen haben, im neuen Krankenkassenstamm-Feld Umlage-Pool-Nr. (Register Basis, Seite 2) mit der gleichen Nummer! Hinweis: Die Information, ob eine Krankenkasse in einem Umlage-Pool ist und welche Krankenkassen noch zu diesem Pool gehören, erhalten Sie ausnahmslos von den beteiligten Krankenkassen. SBS Krankenkassen.net enthält diese Informationen nicht und auch der SBS Software GmbH liegen keine diesbzgl. Informationen vor! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 6 von 19

7 2.4.2 Neu: Umlage-Pool-Prüfung - weiter In den Firmenindividuellen Krankenkassen (ID 127) gibt es zwei neue Felder im Register Auswertungen/Umlage (Seite 1): - Umlage-Pool-Nr. - U1-Gruppe gültig ab (nur aktiv, wenn Umlage-Pool-Nr. größer 0) Bei der Neuanlage einer Krankenkasse in den Firmenindividuellen Krankenkassen wird die Umlage-Pool-Nr. automatisch aus dem Krankenkassenstamm eingesteuert. Als U1-Gruppe-gültig-ab-Datum wird der aktuelle Abrechnungsmonat der Firma eingesteuert. Klickt man danach auf die neue Schaltfläche Umlage-1-Gruppen- Prüfung und Übernahme werden alle firmenindividuellen Krankenkassen nach der gleichen Umlage-Pool-Nr. durchsucht. Findet das Programm eine oder mehrere Krankenkasse/n mit der gleichen Pool-Nr., erhält die neue firmenindividuelle Krankenkasse die Umlage-1-Gruppe der Krankenkasse mit dem ältesten U1-Gruppe-gültig-ab- Datum. Gibt es noch keine Krankenkasse mit der Pool-Nr. der neuen firmenindividuellen Krankenkasse, hinterlegen Sie die Umlage-1-Gruppe, die Sie mit dieser Krankenkasse vereinbart haben, manuell. Beachten Sie unbedingt auch die F1-Hilfen der beiden neuen Felder! Für die Bestandsdaten: Im Menü Bearbeiten der Firmenindividuellen Krankenkassen (ID 127) gibt es zwei neue Funktionen: - Umlage-Pool-Nr. aktualisieren - Umlage-Pool-Nr. prüfen Wenn Sie alle beteiligten Krankenkassen wie oben beschrieben gekennzeichnet haben, können Sie die firmenindividuellen Krankenkassen einer oder mehrerer Firmen über die Funktion Umlage-Pool-Nr. aktualisieren automatisch mit der Umlage-Pool-Nr. (neues Feld im Register Auswertungen/Umlage, Seite 1) aus dem Krankenkassenstamm versehen; als U1-Gruppe-gültig-ab-Datum wird der aktuelle Firmen-Abrechnungsmonat eingesteuert. Gleichzeitig erhalten Sie pro Firma ein Protokoll über die Krankenkassen aus einem Umlage-Pool, die unterschiedliche Umlage-1-Gruppen haben. Vereinheitlichen Sie die Umlage-1-Gruppen dieser Krankenkassen nach der o.g. Regelung. Über Umlage-Pool-Nr. prüfen können Sie zu jedem Zeitpunkt die firmenindividuellen Krankenkassen auf einheitliche Umlage-1-Gruppen prüfen. Ein Protokoll informiert Sie über unterschiedliche Umlage-1-Gruppen bei Krankenkassen aus einem Umlage-Pool. Bei dieser Funktion erfolgen keine automatischen Verschlüsselungen/ Einsteuerungen. Wenn noch keine firmenindividuelle Krankenkasse eine Umlage-Pool-Nr. enthält, kommt über diese Funktion auch kein Protokoll. Informieren Sie sich bei den an einem Umlage-Pool beteiligten Krankenkassen, ob deren Satzung die o.g. Regelung enthält! Die SBS Software GmbH übernimmt keine Gewähr für fehlerhafte Abrechnungen infolge fehlerhafter Verschlüsselungen! 2.5 Zahlstellen-Meldeverfahren für Versorgungsbezugsempfänger (VBE) Ab dem gilt im Zahlstellen-Meldeverfahren die neue Datensatzbeschreibung - Version 1.12! Folgende Änderungen werden ab diesem Zeitpunkt automatisch berücksichtigt: 1] Zur Verbesserung der maschinellen Identifikation werden in allen ZMV-Meldungen die Anschrifts- und Geburtsangaben übermittelt (Datenbausteine DBAN, DBGA). 2] Als zusätzliches Identifikationsmerkmal wird die Sozialversicherungsnummer sowohl von den Krankenkassen als auch von den Zahlstellen übertragen. Die KV-Nr. ist noch bis zum (= Übergangszeitraum) zulässig. 3] Die Krankenkassen sind verpflichtet zukünftig den VB-Max zu ermitteln und an die Zahlstellen zu übermitteln. 4] Zukünftig muss die Zahlstelle Änderungsmeldungen erstellen, sofern sich die Höhe des laufenden Versorgungsbezugs ändert. Bisher waren Änderungsmeldungen nur auf Anweisung der Krankenkassen zu erstatten. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 7 von 19

8 2.5 Zahlstellen-Meldeverfahren für Versorgungsbezugsempfänger (VBE) - weiter 5] Beim ZMV-Aufbau (ID 812) im Januar 2012 wird automatisch eine Änderungsmeldung mit der aktuellen Höhe des laufenden Versorgungsbezugs erstellt, auch wenn sich im Vergleich zum vorherigen Monat keine Änderungen ergeben. Diese Regelung basiert auf der Einführung des Sozialausgleichsverfahrens, was jedoch rechnerisch ab Januar 2012 nicht starten wird. Die Änderungsmeldung muss dennoch erstellt werden. 6] Stornierungen von Bestandsmeldungen sind nicht mehr zulässig, da diese Meldungen zum Zeitpunkt der Datenerstellung eine aktuelle Bestandsaufnahme darstellt. 7] Eine Krankenkassenfusion ist im Zahlstellen-Meldeverfahren kein meldepflichtiger Tatbestand. Das bedeutet, dass die Zahlstelle keine Ende-/Beginn-Meldung wegen einem Schlüsselwechsel (hier: Wechsel der KK-Betriebs-Nr.) erstellen darf. 8] In dem neuen Datenbaustein DBPS (= Prüfergebnis Sozialausgleich) werden Sozialausgleichsangaben zurückgemeldet. Der Datenbaustein dürfte grds. ab Januar 2012 noch nicht zurückgemeldet werden, da der Sozialausgleich rechnerisch noch nicht startet. 9] Fachliche Rückmeldungen werden mit dem Verfahrenskennzeichen EZAK (bisher EZAV) zurückgemeldet. Alle anderen Meldungen - dies betrifft auch Meldungen, die von den Zahlstellen erstattet werden - erhalten nach wie vor das Verfahrenskennzeichen EZAV. Was ist im SBS Lohn plus zu beachten? Personalstamm (ID 122) Wie bereits in der Info-aktuell-Ausgabe vom erwähnt, speichern Sie bitte die SV-Nummern der VBE im Personalstamm-Feld SV-/Verfahrens-Nr. (Register SV, Seite 1) ab (s.o. - Punkt 1]). Versorgungsbezüge (ID 808) - Neues Feld VB-Kürzung (Register VB laufend/einmalig, Seite 1) Wenn Sie einen laufenden Versorgungsbezug in einem anteiligen Monat (z.b. im Sterbemonat) in voller Höhe auszahlen möchten, kennzeichnen Sie dieses Feld mit der 1 (= Ohne VB-Kürzung). - Neue Schaltfläche Ratenzahlungen für LStB (Register Kapitalisierung bzw. Kapitalleistung) Diese Schaltfläche ist für Anwender erforderlich, die eine Kapitalisierung bzw. eine Kapitalleistung nicht über die Zahlungsautomatik abwickeln. Diese Versorgungsbezüge sind im Feld Kap.-Zahlungsautomatik mit der 1 (= Ohne Zahlungsautomatik, z.b. Abwicklung von Ratenzahlungen) oder der 2 (= SV-Fiktiv-P-Nr., VBE erhält noch Arbeitsentgelt) gekennzeichnet. Die Schaltfläche Ratenzahlungen für LStB ist ausschließlich bei den zuvor genannten Kennwerten editierbar. Damit die entsprechenden Raten korrekt in die Lohnsteuerbescheinigung 2011 einfließen, müssen die Raten über die Schaltfläche Ratenzahlungen für LStB in den jeweiligen Abrechnungsmonaten nachgepflegt werden. Beachten Sie hierzu auch die F1-Hilfen zu den Tabellen-Feldern und zum Feld Kap.-Zahlungsautomatik (alle Felder im Register Kapitalisierung bzw. Kapitalleistung). - Die Kennwerte in den Feldern Anpassung VB-Max und Änderungsmeldung (Register VB laufend/einmalig, Seite 2) haben ab keine Bedeutung mehr (s.o. - Punkte 3] und 4]) ZMV-Aufbau (ID 812) Irrtümlich abgegebene Bestandsmeldungen können über den Menüpunkt ZMV-Aufbau nicht mehr storniert werden. Die entsprechende Option wurde entfernt (s.o. - Punkt 6]) Die neue automatische Verarbeitung von ZMV-Rückmeldungen stellen wir Ihnen mit der kommenden Version zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass im Kapitel Versorgungsbezüge Versorgungsbezüge ab des Fachteil- Handbuchs bereits die neuen Funktionen beschrieben sind. ZMV-Anzeige (ID 814) und Druck ZMV-Dateien (ID 818) Diese Menüpunkte wurden um die SV-Nr. und die Sozialausgleichsangaben erweitert. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 8 von 19

9 2.6 estatistik.core estatistik.core ist ab dieser Version ein kostenpflichtiges Modul! Bitte wenden Sie sich bzgl. des Kaufpreises an Ihren Software-Betreuer bzw. an den Vertrieb der SBS Software GmbH. Ab dem Meldequartal I.2012 gibt es eine neue Liefervereinbarung für die Meldungen an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Wenn Sie Auswertungen für diesen Zeitraum erstellen, werden die Neuerungen und das neue Layout des Erhebungsbogens automatisch berücksichtigt. In dem neuen Erhebungsbogen muss nun angegeben werden, ob in dem zu meldenden Betrieb ein Tarifvertrag gilt und ob der Betrieb zu einer Branche gehört, in der Mindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) gelten. Diese Angaben hinterlegen Sie im Firmenstamm (ID 119) Register Ausdrucke/Automatik auf der 3. Seite in dem Feld Tarifgemeinschaft und dem neuen Firmenstamm-Feld Mindestlohnbranche. 2.7 Öffentlicher Dienst DATÜV-ZVE Durch die Änderung der DATÜV-Richtlinien zum müssen in den Jahresmeldungen 2011 zwei neue Steuermerkmale gemeldet werden: Steuermerkmal 11 für die steuerfreie Umlage nach 3 Nr. 56 EStG Steuerfreie Umlagen nach 3Nr. 56 EStG werden für Meldezeiträume ab dem mit dem neuen Steuermerkmal 11 gemeldet. Bisher wurde in diesen Fällen das Steuermerkmal 01 gemeldet, das ab dem nur noch Fälle eines steuerfreien Betrages nach 3 Nr. 63 EStG kennzeichnet. Steuermerkmal 05 für die Pauschalversteuerung gemäß 40a EStG Beiträge oder Zusatzbeiträge, die ein Arbeitgeber für eine geringfügig entlohnte Beschäftigung nach 40a Abs. 2 EStG pauschal versteuert, werden für die Meldezeiträume ab dem mit dem Steuermerkmal 05 gemeldet. Die den pauschal versteuerten (Zusatz-)Beiträgen zu Grunde liegenden zusatzversorgungspflichtigen Entgelte waren bisher einheitlich mit dem Steuermerkmal 02 zu melden. Das Steuermerkmal 02 gilt für Meldezeiträume ab 2011 nur noch für die Meldungen einer pauschalen Versteuerung nach 40b EStG. 2.8 Firmenwagen-Automatik Mit der Firmenwagen-Automatik im SBS Lohn plus wird anhand des Listenpreises und der Anzahl der Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte der steuerpflichtige und ggf. pauschal zu versteuernde Bruttolohn ermittelt. Folgende neue Personalstamm-Felder wurden im Register Ausdrucke/Automatik auf der neuen Seite 5 eingefügt: Listenpreis Kfz-Kennzeichen 1%-Regelung 1%-Regelung Eigenanteil Wohnung/Arbeitsstätte W/A Eigenanteil W/A Pauschalversteuerung Fahrgeld pauschal Entfernungskilometer Abweichende Tage Beachten Sie hierzu das neue Fachteil-Handbuchkapitel Firmenwagen-Automatik! 3. SBS Lohn plus allgemein 3.1 Jahresendlauf-Kontrolle Der Jahresendlauf ist pro Kalenderjahr einmal durchzuführen - und zwar nach der Dezember-Abrechnung vor dem Monatswechsel in den Januar des Folgejahres. Ab dieser Version ist der Monatswechsel von Dezember auf Januar nur möglich, wenn der Jahresendlauf (ID 313) durchgeführt wurde. 3.2 Änderungen in der Menüleiste Entfernt: Lohn aktuell - Archiv (Menü Update-Info) Entfernt: Update aktuell - Archiv (Menü Update-Info) Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 9 von 19

10 3.3 Änderungen im Menübaum Bitte beachten Sie folgende Änderungen im Menübaum und prüfen Sie diesbzgl. evtl.... Rechte-Ausschluss (ID 061) Benutzer-Menü (ID 600) Firmen-Menü (ID 605) (Automatik-)Gruppen-Definition (ID 323) Die Übersicht neuer, verschobener und entfernter Menüpunkte finden Sie nur in der Anzeige-Version der Update-Info! 3.4 Änderungen im Rechte-Ausschluss (ID 061) / Benutzerstamm/Passwörter (ID 419) Das Team-Nr. 0-Sonderrecht für das LohnPortal (ID 682) im Benutzerstamm/Passwörter (ID 419, Register Benutzer, Seite 3) wurde modifiziert. Wenn man einem Benutzer mit einer Team-Nr. größer 0 das Sonderrecht für das LohnPortal erteilt hat, konnte dieser Benutzer alle Menüpunkte des LohnPortals ausführen. Ab der Version können nun einzelne Menüpunkte des LohnPortals - trotz Sonderrecht - über den Rechte-Ausschluss (ID 061) gesperrt werden. 4. Stammdaten 4.1 Stammdaten allgemein Erhöhen Sie Ihre Abrechnungssicherheit! Führen Sie nach der Installation der neuen Version im Firmenstamm, im Personalstamm und in den Lohnarten Datenprüfläufe durch und beheben Sie evtl. Fehler. Den Datenprüflauf finden Sie im jeweiligen Stammdaten-Menü Bearbeiten! Alternativ können Sie den Menüpunkt Stammdaten prüfen (ID 539) nutzen! Ohne vollständige und korrekte Stammdaten kann es zu fehlerhaften Abrechnungen kommen, die u.u. nicht mehr korrigiert werden können! Die Übersicht umbenannter, verschobener und entfernter Stammdaten-Felder finden Sie nur in der Anzeige-Version der Update-Info! Neue Menüpunkte, Stammdaten-Felder und Stammdaten-Steuerungen, die in den Fach-Themen (Punkte 1 und 2 dieser Update-Info) bereits erläutert wurden, sind unter diesem Punkt grds. nicht noch einmal aufgeführt! Über die Sprungfelder können Sie in den Stammdaten-Programmen nun auch Vorbelegungen speichern, beachten Sie hierzu die Informationen im jeweiligen Stammdatenprogramm unter Hilfe Allgemeine Informationen Sprungfelder / Druck Feld-Auswahl. 4.2 Krankenkassen (ID 126) Im Feld ZB-Definition (Beitragszeitraum-Register) wurde der Kennwert 2 entfernt; die verbleibenden Kennwerte haben jetzt folgende Bedeutungen: 0 = Ohne Zusatzbeitrag 1 = Mit Zusatzbeitrag Die bisherige Maximal-Höhe des KV-Zusatzbeitrags (Beitragszeitraum-Register) in Höhe von 8,00 wurden ebenfalls entfernt! Beachten Sie auch die F1-Hilfen zu beiden Feldern! 4.3 Firmenstamm (ID 119) Betriebsdatenpflege Seit müssen der Bundesagentur für Arbeit Änderungen verschiedener Firmenstamm-Angaben - der sogenannten Betriebsdaten - auf elektronischem Weg gemeldet werden (eigener Datensatz im Rahmen des SV-Meldeverfahrens). Die Firmenstamm-Angaben, die zu den Betriebsdaten gehören, können Sie der Hilfe des Firmenstamm-Feldes BD- Änderung in (Register SV, Seite 1) entnehmen. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 10 von 19

11 Betriebsdatenpflege - weiter Bisher wurde jede Änderung dieser Felder automatisch erkannt und die Erstellung des Datensatzes Betriebsdatenpflege automatisch ausgelöst. Die Meldung von Betriebsdaten-Änderungen ist jedoch nur erforderlich, wenn sich auch tatsächlich etwas geändert hat. Eine Korrektur (z.b. von Schreibfehlern) soll dagegen keinen Betriebsdatenpflege-Datensatz auslösen. Aus diesem Grund müssen Sie nun bei der Änderung mindestens eines der Felder, die zu den Betriebsdaten gehören (Firmen- Bezeichnung, Anschrift, Kontaktdaten), angeben, ob es sich um eine tatsächliche Änderung oder um eine Korrektur handelt. Bei Korrekturen werden keine Betriebsdatenpflege-Datensätze mehr erstellt. Die Gefahrtarifstelle (GTS; Register Steuer/BG, Seite 2) der 1. Berufsgenossenschaft (= Standard-BG) wird zur Vorbelegung im Personalstamm genutzt und war bisher ein Pflichtfeld. Die GTS ist nun kein Pflichtfeld mehr! D.h., wird eine GTS erfasst, bleibt es auch bei der Vorbelegungsfunktion, wird sie nicht erfasst, muss die GTS bei jeder neu angelegten Personalnummer manuell erfasst werden. Im Personalstamm bleibt die GTS der 1. BG natürlich weiterhin eine Pflichtangabe. Entferntes Feld Umlage-1-Gruppe (Register SV, Seite 1): Siehe Punkt 2. Rechtliche und fachliche Änderungen! Neues Feld Ohne 23c SGB IV (Register SV, Seite 2)! Firmen, die während SV-Unterbrechungen nie laufendes sv-beitragspflichtiges Arbeitsentgelt weiterbezahlen (hierzu gehören auch Sachbezüge), können vom -23c-Verfahren ausgeschlossen werden. In diesem Fall müssen bei der Erfassung von SV-Unterbrechungen keine Angaben mehr zum Vergleichs-Netto und zur Sozialleistung gemacht werden. Beachten Sie auch das neue Personalstamm-Feld 23c SGB IV (s.u.)! Die SBS Software GmbH übernimmt keine Gewähr bzgl. möglicher rechtlicher Konsequenzen, sofern eine Firma zu Unrecht vom -23c-Verfahren ausgeschlossen wird! Neues Feld Mindestlohnbranche (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 3) Für die Auswertung estatistik.core (ID 830) wurde ein neues Feld Mindestlohnbranche eingefügt. In diesem Feld muss hinterlegt werden, ob der Betrieb zu einer Branche gehört, in der Mindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entgeltgesetz gelten. Beachten Sie hierzu auch das Fachteil-Handbuchkapitel estatistik.core! Neues Feld Jahresendlauf (Menü Bearbeiten Bearbeitungscode)! Wenn der Jahresendlauf für eine Firma durchgeführt wurde, wird in diesem Feld der Kennwert 1 gespeichert. Beim Monatswechsel von Dezember auf Januar wird ab dieser Version geprüft ob der Jahresendlauf (ID 313) durchgeführt wurde. Feld S-Kug / MWG / ZWG (Register Bau, Seite 1) Der Kennwert 3 (= Übg-Dachdecker / Übergangsregelung 434n SGB III) wurde entfernt. 4.4 Lohnartenstamm (ID 120) Wenn Sie mit den Muster-Lohnarten arbeiten, führen Sie bitte einen Abgleich durch: Menü Bearbeiten Muster-Lohnarten Lohnarten-Abgleich 4.5 Personalstamm (ID 122) Die Felder zu verschiedenen Geburtsangaben sind jetzt nur noch über die neue Schaltfläche Weitere Geburtsangaben (Register Basis, Seite 1) editierbar - inkl. der neuen Felder Geb-Vorsatzwort und Geb-Namenszusatz (siehe F1-Feldhilfen.) Neues Feld UV-Stunden - Ermittlung und UV-Stunden - Prozentsatz (Register Steuer/BG, Seite 3)! Bisher konnten die geleisteten Stunden i.s.d. Unfallversicherung nur über die Steuerung im Lohnarten-Feld UV-Stunden (Register Automatiken, Seite 1) ermittelt werden. Für Monatsentgelt-Empfänger (z.b. Angestellte), die grds. keine stundenbezogenen Lohnarten erhielten, musste eine Statistik-Lohnart angelegt werden. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 11 von 19

12 Neues Feld UV-Stunden - Ermittlung und UV-Stunden - Prozentsatz - weiter Ab sofort können die UV-Stunden alternativ anhand des Vollarbeiterrichtwerts ermittelt werden. Im neuen Feld UV- Stunden - Ermittlung und UV-Stunden - Prozentsatz stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: - UV-Stunden aus Lohnart (Standard) - Vollarbeiterrichtwert (Vollmonatswert) auch für Teilzeit-Beschäftigte: In anteiligen Abrechnungszeiträumen (Eintritt, Austritt, SV-Unterbrechung) wird der Wert jedoch entsprechend reduziert. - Vollarbeiterrichtwert - anteilig Teil- zu Voll-Wochenarbeitszeit - Vollarbeiterrichtwert - prozentual der Prozentsatz wird dem neuen Feld UV-Stunden-Prozentsatz entnommen, das nur bei dieser Auswahl aktiv ist. Der Vollarbeiterrichtwert ist in den SV-Beitragssätzen (ID 763) hinterlegt, die von der SBS Software GmbH gepflegt werden! Feld Beitrag Seemannskasse (Register SV, Seite 3; bisherige Bezeichnung: See-Sozialversicherung) Die Kennwerte 10 (= Mit See-BG / ohne Seemannskasse) und 11 (= Mit See-BG / mit Seemannskasse) wurden entfernt, da sie nur bis galten! Feld SV-Besonderheiten (Register SV, Seite 3) Der Kennwert 3 (= Behinderte ohne Entgelt - PV-Zuschlag trägt AG / RV-Erstattung KoTr) wurde entfernt, da er nur bis galt! Die alten Tätigkeitsschlüssel-Felder (Register SV, Seite 3) sind nur noch über die neue Schaltfläche Alter Tätigkeitsschlüssel (bis 2011) editierbar! Bitte beachten Sie, dass keine Tätigkeitsbezeichnung angezeigt werden kann, wenn der Schlüssel für die Ausgeübte Tätigkeit manuell erfasst wird, da die Identifikationskennziffer* des Tätigkeitsschlüssels nur bei der Auswahl (F12) aus der Tätigkeitsschlüssel-Datenbank erkannt wird. * TS-Code (= nicht manuell editierbares Feld hinter der Ausgeübten Tätigkeit) Neue Felder Sozialausgleich und Weitere beitr.pf. Einkünfte (Register SV, Seite 4): Siehe Punkt 1. Sozialausgleich / GKV-Monatsmeldungen / KK-Meldungen! Die Felder zu den Entgeltangaben von Fremdbeschäftigungen (Mehrfachbeschäftigung) sind jetzt nur noch über die neue Schaltfläche Fremdbeschäftigung/en - Entgeltangaben (Register SV, Seite 4) editierbar. Neues Feld 23c SGB IV (Register SV, Seite 5)! Ein Eintrag in diesem Feld steht i.v.m. dem neuen Firmenstamm-Feld Ohne 23c SGB IV (s.o.)! Neues Feld STD-Berichte öffnen (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 4)! Siehe Punkt 5.1 Standard-Erfassung (ID 135) Automatisches Öffnen des Erfassungsfensters! Neues Feld STD-Erfassung - Art (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 4)! Siehe Punkt 5.1 Standard-Erfassung (ID 135) Individuelle Von-Bis-Erfassung! Register Ausdrucke/Automatik, neue Seite 5: Firmenwagen-Automatik Siehe Punkt 2.8 Firmenwagen-Automatik! Neues Feld PV-Beitragszuschlag (Register WfbM, Seite 1); Modul Behindertenlohn Bei kinderlosen Arbeitnehmern in Werkstätten für behinderte Menschen bestehen keine rechtlichen Bedenken, wenn die Einrichtung den PV-Beitragszuschlag übernimmt, sofern die Arbeitnehmer kein Entgelt erhalten. Diese Regelung wurde vom Programm bisher automatisch angewendet. Da für die Einrichtung jedoch keine Verpflichtung zur Übernahme des PV-Beitragszuschlags besteht, lässt sich die Beitragstragung durch den Kennwert 1 im neuen Feld PV- Beitragszuschlag jetzt auch auf den Arbeitnehmer abwälzen! Bitte beachten Sie hierbei jedoch, dass jeden Monat eine Überzahlung entsteht! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 12 von 19

13 Neues Feld Regelaltersgrenze (Register SV, Seite 4) Bisher waren Arbeitnehmer - bei Bezug einer Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung rentenversicherungsfrei; lediglich der Arbeitgeber musste noch seinen Beitragsanteil leisten. - ab dem 65. Lebensjahr beitragsfrei zur Arbeitslosenversicherung; auch hier musste nur noch der Arbeitgeber seinen Beitragsanteil abführen. Ab Januar 2012 gilt für beide Fälle eine neue Regelung: - In der Rentenversicherung entsteht Versicherungsfreiheit ab dem Monat des Rentenbezugs bzw. ab dem Monat des Erreichens der Regelaltersgrenze. - In der Arbeitslosenversicherung entsteht Beitragsfreiheit ab dem Folgemonat des Erreichens der Regelaltersgrenze. Die Regelaltersgrenze ist für Arbeitnehmer bis zum Geburtsjahr 1946 das 65. Lebensjahr und ab dem Geburtsjahr 1964 das 67. Lebensjahr. Dazwischen gilt eine Staffelungsregelung! Beim erstmaligen Programmstart nach der Installation wurde die Regelaltersgrenze für alle Arbeitnehmer mit einem gültigen Geburtsdatum automatisch berechnet. Für Geburtsdaten mit der Tages- und/oder Monatszahl 00 kann keine Regelaltersgrenze berechnet werden. Darüber hinaus wird die Regelaltersgrenze (neu) berechnet, wenn man mit dem Cursor über das Feld Geburtsdatum läuft! In zwei Sonderfällen ist die Regelaltersgrenze unabhängig vom Geburtsdatum auf das 65. Lebensjahr festgeschrieben. Diese Sonderfälle können Sie dem neuen Feld Regelaltersgrenze entnehmen. Kennzeichnen Sie die betroffenen Arbeitnehmer mit der 1; durch diese Kennzeichnung wird die Regelaltersgrenze automatisch neu berechnet. Die Regelaltersgrenze kann nicht manuell erfasst werden! Das automatisch berechnete Datum steht hinter dem o.g. neuen Feld Regelaltersgrenze! Neue Felder Entgeltumwandlung (Zusatzversorgung und Sonder-Umlagen; alle im Register Öffentl. Dienst, Seite 1) Bisher wurden Arbeitnehmeranteile an der Zusatzversorgung als persönlicher Abzug behandelt. Mit Urteil vom hat der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden, dass die Arbeitnehmerbeteiligung, die im Gesamtversicherungsbeitrag des Arbeitgebers zu einer kapitalgedeckten Pflichtversicherung bei einer Zusatzversorgungskasse enthalten ist, nach 3 Nr. 63 EStG lohnsteuerfrei ist. Diese Entscheidung findet nur auf die Pflicht- und Zusatzbeiträge im Kapitaldeckungsverfahren Anwendung, an denen sich die Beschäftigten beteiligen. Arbeitnehmerpflichtbeiträge zu einer umlagefinanzierten Zusatzversorgung sind hiervon nicht betroffen. Wenn ein Arbeitnehmer für seinen Eigenanteil zur Zusatzversorgung eine Entgeltumwandlung wünscht, aktivieren Sie in diesem Feld die Berechnung der Entgeltumwandlung im Rahmen der bav-automatik. Alternativ kann der Arbeitnehmer auch nach wie vor die Riester-Förderung in Anspruch nehmen; in diesem Fall muss der Arbeitnehmerbeitrag als persönlicher Abzug berücksichtigt werden. Die Finanzverwaltung akzeptiert die Umsetzung der BFH-Entscheidung rückwirkend ab Bei Bedarf kennzeichnen Sie die Entgeltumwandlung entsprechend in der Stammdaten-Vormonatskorrektur (Register Öffentl. Dienst). Es gelten: 0 = Ohne Arbeitnehmer-Anteil / persönlicher Abzug 1 = Entgeltumwandlung laufend 3 = Entgeltumwandlung laufend soweit vorhanden 9 = Persönlicher Abzug Das o.g. Urteil gilt auch für kapitalgedeckte Zusatzbeiträge! Für die Sonder-Umlagen stehen daher die gleichen Kennwerte zur Berechnung der Entgeltumwandlung zur Verfügung. LOMK-Automatik / LOVM-Automatik Ab 2012 werden die Rückmelde-Dateien der Krankenkassen zum Sozialausgleichsverfahren, zum GKV-Monatsmeldeverfahren, zur Beitragsberechnung Mehrfachbeschäftigter in der Gleitzone und zum Zahlstellen-Meldeverfahren (Versorgungsbezugsempfänger) automatisch verarbeitet. Sollte es beim Rückmeldeverfahren technische Probleme geben (auf Seiten der Datenannahmestellen oder auf der System-Ebene Ihres Rechners), lässt sich die automatische Verarbeitung der Rückmelde-Dateien abschalten (Menü Bearbeiten Bearbeitungs-Code): - LOMK-Automatik (Sozialausgleich usw.) - LOVM-Automatik (Zahlstellen-Meldeverfahren) Bitte nutzen Sie die Abschaltung nur im Notfall und nach Rücksprache mit Ihrem Software-Betreuer! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 13 von 19

14 4.6 DFÜ-Absender (ID 016) Das ELStAM-Verfahren startet vermutlich im 2. Quartal Im Rahmen dieses Verfahrens muss der Arbeitgeber diverse Meldungen an den gemeinsamen Datenpool der Finanzverwaltungen übertragen damit die ELStAM (= Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) abgeholt werden können. Bei jedem Datenversand von ELStAM-Meldungen müssen Adress- und Kontaktangaben des Datenabsenders übermittelt werden. Datenabsender ist derjenige, der die Daten wegschickt. Grds. gilt der Datenabsender des Registers Basis. Optional können Sie für das ELStAM-Verfahren einen abweichenden Absender im neuen Register ELSTER angeben. Neue Felder: Abw. Absender / Datenübermittler Bezeichnung Straße und Haus-Nr. Postleitzahl und Ort Anrede Ansprechpartner Telefon-Nr. Fax-Nr. -Adresse 4.7 Sozialkassen (ID 133) In der LAK für das Dachdeckerhandwerk West und Ost (Sozialkassen-Art = 3) wurde das Register Urlaub entfernt. 4.8 Stammdaten-Kompaktausdrucke Druck Festbeträge (ID 086) Der Stammdaten Kompaktausdruck Festbeträge wurde neu entwickelt! Im Auswertungsprogramm gibt es die neue 1. Option Format! Standardmäßig ist der neue Ausdruck Kompakt plus eingestellt. Bitte beachten Sie hierzu die Folge-Optionen mit ihren vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten. Testen Sie den neuen Ausdruck - Sie können nichts kaputt machen! Den bisherigen Ausdruck erhalten Sie über die Auswahl Kompakt classic (Option Format)! 4.9 Krankenkassen.net (ID 523) Neues Feld Protokoll Ehemalige KK ab! Im Protokoll Ehemalige KK werden die Krankenkassen aufgelistet, die mit einem Endedatum versehen sind. Damit das Protokoll nicht zu lang wird, kann es jetzt zeitlich eingegrenzt werden, so dass nur noch die ehemaligen Krankenkassen aufgelistet werden, deren Endedatum jünger oder gleich dem Protokoll-Ehemalige-KK-ab-Datum ist. Dieses Grenzdatum ist immer mit dem Januar des aktuellen Kalenderjahres vorbelegt und kann beliebig geändert werden. 5. Erfassung / Brutto-Nettolohn-Berechnung 5.1 Standard-Erfassung (ID 135) Ein Monatswechsel war bisher u.a. dann nicht möglich, wenn der Aufbau SV-Meldungen (ID 221) nicht durchgeführt wurde. Ab sofort reicht der Aufbau SV-Meldungen alleine nicht mehr aus. Voraussetzung für einen Monatswechsel ist jetzt zusätzlich die Ausgabe SV-Meldungen (ID 221)! Einsteuerung der Festbeträge! Zusammen mit der Einsteuerung der Festbeträge werden/wurden ggf. auch die Lohnarten des Öffentlichen Dienstes eingesteuert. Die zusätzlichen Funktionen Löschung und Kontrollmonat zurücksetzen galten jedoch nur für die Festbeträge. Nun gelten diese Funktionen auch für die Lohnarten des Öffentlichen Dienstes! Kürzung der Berichtsdaten usw.! Wenn Sie in der Standard-Erfassung Eintritts-/Austrittsdaten oder SV-Unterbrechungen ändern oder erst-erfassen, hatten Sie bisher nur die Möglichkeit, entweder die Festbeträge oder die sonstigen Berichtsdaten zu kürzen bzw. hochzurechnen. Endete eine SV-Unterbrechung, die in einem Vormonat begann, im aktuellen Abrechnungsmonat, stand als zusätzliche Option, die nachträgliche Einsteuerung der Festbeträge zur Auswahl. Jetzt können Sie die Kürzungen / Hochrechnungen der Festbeträge, der Lohnarten des Öffentlichen Dienstes und der sonstigen Berichtsdaten jeweils individuell steuern. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 14 von 19

15 Automatisches Öffnen des Erfassungsfensters Im Benutzerstamm (ID 419) können Sie im Register Einstellungen (Seite 1) steuern, ob das Erfassungsfenster in der Standard-Erfassung beim Öffnen einer Personal-Nr. sofort aufgepoppt werden soll. Diese Steuerungsmöglichkeit besteht nun auch für die Erfassung STD-Berichte! Kennzeichnen Sie die Arbeitnehmer, bei denen anstatt des Standard-Erfassungsfensters die Erfassung STD-Berichte geöffnet werden soll, im neuen Personalstamm-Feld STD-Berichte öffnen (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 4) mit der 1. Voraussetzung ist jedoch in jedem Fall die Markierung im o.g. Benutzerstamm-Feld. Darüber hinaus kann jetzt aus der Erfassung STD-Berichte heraus mit der Funktionstaste F8 automatisch zum Eingabe- Dialog zum Öffnen einer neuen Personalnummer gewechselt werden. Individuelle Von-Bis-Erfassung Standardmäßig erfolgt die Von-Bis-Erfassung im Standard-Erfassungsfenster und in der Erfassung STD-Berichte nur für Arbeitstage (Montag bis Freitag). Ab sofort kann die Von-Bis-Erfassung im Personalstamm-Feld STD-Erfassung - Art (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 4) arbeitnehmerindividuell gesteuert werden. Folgende Varianten stehen zur Auswahl: 0 = Arbeitstage (Montag bis Freitag) 1 = Kalendertage (Montag bis Sonntag) 2 = Lt. Sollstunden (Erfassung nur für Tage, die mit Sollstunden belegt sind) Stammdaten-Vormonatskorrektur - Das Register SV/ELENA wurde umbenannt in SV! Darüber hinaus wurden auf der 5. Seite dieses Registers die Felder entfernt, die explizit für ELENA verwendet wurden! - Das Feld Schwerbehindert wurde vom Register Bau/Kug (Seite 1) ins Register Verträge/Schwerbehinderte (Seite 2) verschoben und hierbei unbenannt in Status Schwerbehindert! Schaltfläche Diverses Das Register ELENA wurde entfernt! 5.2 Externe Schnell-Erfassung (ID 659) Der ExSE-Export Stammdaten (ID 654) hat jetzt den gleichen Vorlauf wie die übrigen Auswertungsprogramme (Register Basis und Optionen). Auf den Export-Ausgabeumfang hat diese Änderung keine Auswirkungen. 5.3 Brutto-Nettolohn-Berechnung (ID 330) Bei der Brutto-Nettolohn-Berechnung wird auch das Vergleichs-Brutto ermittelt, das bei verschiedenen Auswertungen verwendet wird. Das Vergleichs-Brutto enthält jetzt auch laufende sv-freie bav-arbeitnehmeranteile. 5.4 Prüfhinweise (ID 332) Die Übersicht neuer, geänderter und entfernter Prüfhinweise finden Sie nur in der Anzeige-Version der Update-Info! 6. Elektronische Meldeverfahren / Auswertungen 6.1 Auswertungen allgemein Die Übersicht neuer und entfernter Auswertungsoptionen und Optionseinstellungen finden Sie nur in der Anzeige-Version der Update-Info! 6.2 Auswertungs-Automatik - Gruppen-Definition (ID 323) Die Auswertung AAG-Anträge (ID 734) wurde aus der Auswertungs-Automatik entfernt, da deren Standard-Übertragungsweg die elektronische Weiterleitung und nicht der Druck ist. Sie können diese Auswertung wahlweise manuell aus den betroffenen Automatik-Gruppen entfernen oder während des Automatik-Abrufs (ID 321) automatisch von der Software entfernen lassen! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 15 von 19

16 Das Register Sortieren wurde entfernt! Die Auswertungen lassen sich nun per Drag&Drop* in die gewünschte Reihenfolge bringen. Bei wenigen Auswertungen ist es erforderlich, dass eine bestimmte Auswertung vorher abgerufen wird (z.b. Lohnjournale vor Lohnsteuer-Anmeldungen). Wenn diese Reihenfolge nicht eingehalten wird, ist der Inhalt der nachrangigen Auswertung u.u. nicht korrekt. Eine Übersicht der betroffenen Auswertungen finden Sie in der Hilfe im rechten Maskenbereich zu diesem Menüpunkt. Bei den besonderen Menüpunkten Brutto-Nettolohn-Berechnung und Monatswechsel erhalten Sie programmseits einen Hinweis, wenn die Auswertungsreihenfolge von Ihnen durch eine individuelle Sortierung geändert wurde. Prüfen Sie in diesem Fall die Reihenfolge und korrigieren Sie sie, falls erforderlich. * Auswertungsmenüpunkt mit der linken Maustaste anklicken, Maustaste gedrückt halten, Auswertung an die gewünschte Position ziehen, linke Maustaste loslassen. 6.3 BN-Aufbau/KK-Listen (ID 666) Mit der Info-aktuell-Ausgabe vom kündigten wir den Wegfall des Dauer-Beitragsnachweises zum an. Der Haupt-Grund für diese Entscheidung war der anstehende Sozialausgleich, durch den es definitiv zu permanenten Rückrechnungen gekommen wäre. Da es ab Januar 2012 keinen Sozialausgleich geben wird (mangels eines Durchschnittlichen Zusatzbeitrags), haben wir uns entschieden, den Dauer-Beitragsnachweis zumindest für das Kalenderjahr 2012 noch beizubehalten. Einen Wegfall bei Eintritt eines Sozialausgleichs (z.b. ab 2013) behalten wir uns jedoch weiterhin vor. 6.4 Aufbau SV-Meldungen (ID 221) / Ausgabe SV-Meldungen (ID 227) Die SV-Meldelisten können entweder über den separaten Menüpunkt (ID 222) oder ab jetzt auch zusammen mit dem Aufbau SV-Meldungen abgerufen werden. Beachten Sie hierzu die neue Option SV-Meldelisten! Das Register Selektion (der DFÜ-Empfänger) wurde aus der Ausgabe SV-Meldungen entfernt! Bei einem Monatswechsel ist jetzt zusätzlich die Ausgabe SV-Meldungen* und nicht mehr nur der Aufbau SV-Meldungen erforderlich. Diese Änderung hat zur Folge, dass der Menüpunkt Ausgabestatus zurücksetzen (ID 231) entfernt wurde. * siehe auch Punkt 5. Erfassung / Brutto-Nettolohn-Berechnung 5.1 Standard-Erfassung (ID 135) 6.5 EVB-Aufbau/-Erfassung/-Anzeige (ID 793) Im Auswahl-Dialog der Leistungsfall-Nr. wird nun auch die Bezeichnung des Leistungsfalls angezeigt. Die Indiv. Notiz zum Ausfallzeitraum wurde bisher in der Spalte Bezeichnung und ab dieser Version in der gleichnamigen Spalte angezeigt. 6.6 Formular 5 (ID 670) Neue Option Druckausgabe mit den Auswahlmöglichkeiten Qualitätsdruck (wie bisher, mit Schattierungen) Toner-Sparmodus (neu, ohne Schattierungen) 6.7 LSt-Anmeldung (ID 348) Im Adressfenster der Lohnsteuer-Anmeldungen wurde die Firmennummer eine Zeile nach oben verschoben und die Schrift etwas verkleinert, da Firmenbezeichnungen über 26 Zeichen nicht vollständig gedruckt wurden. 6.8 Finanzbuchungen (ID 365) In folgenden Menüpunkten ist die Options-Einstellung Aufbereitung ohne Druck Durchführen als Standard-Einstellung definiert: Prima-Nota (ID 366) Prima-Nota mit Ausgabe (ID 367) P-N nach FIBU-Konten (ID 370) P-N nach Kostenstellen (ID 371) 6.9 Prima-Nota mit Ausgabe (ID 367) Die FIBU-Ausgabe im proalpha-format wurde bzgl. Negativ-Buchungen und kontierten Krankenkassen korrigiert. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 16 von 19

17 6.10 Mandanten-Benachrichtigungen (ID 381) Neue Funktion bei der Option Textvorlage individuell! Die Adresse des Empfängers, die Betreffzeile und der Benachrichtigungstext können bei Bedarf durch individuelle Angaben ersetzt werden. Zukünftig kann ein Adresszusatz, der über der Adresse eingefügt wird, hinterlegt werden. Beachten Sie hierzu auch die Menü-Hilfe zur Mandanten-Benachrichtigung (ID 381) bzw. das Fachteil-Handbuchkapitel Mandanten-Benachrichtigung! 6.11 LSt-AN-Bescheinigung (ID 634) Neue Option Adressfenster! Im Adressfenster lässt sich im rechten oberen Bereich die Firmennummer (F), die Personalnummer (P), die Stamm-Kostenstelle (K) und/oder der Stamm-Kostenträger (T) des Arbeitnehmers ausweisen Pfändungsübersichten (ID 704) Auf der Monatsübersicht werden nun auch die unterhaltsberechtigten Personen angedruckt Statistik-Stamm (ID 475) / Individual-Statistiken (ID 216) Die Ausgabe der Individual-Statistik wurde dahingehend modifiziert, dass nun mehr als 20 Felder ausgegeben werden. Der Druck der Statistik-Auswertung bleibt nach wie vor auf die Breite des gewählten Seitenformates begrenzt. Beachten Sie hierzu auch die Menü-Hilfe zum Statistik-Stamm (ID 475) und zu den Individual-Statistiken (ID 216). Beim ersten Programmstart mit der Version wird/wurde die Umstellung Statistik-Stamm (ID 832) durchgeführt Beschäftigten-Stand (ID 218) Bisher spielte die 4. Stelle des 5-stelligen Tätigkeitsschlüssels bei der Beschäftigten-Definition eine entscheidende Rolle; der neue 9-stellige Tätigkeitsschlüssel enthält diese Informationen nicht mehr. Bitte beachten Sie bzgl. der neuen Zuordnungskriterien die Menühilfe im rechten Maskenbereich Bescheinigungen (ID 010) Arbeitsbescheinigungen (ID 022) Wenn einer Personal-Nr. eine gültige Betriebsstätte zugeordnet ist, werden die folgenden Felder zukünftig vorrangig aus den Betriebsstätten (ID 772) eingesteuert: - Firmen-Adressangaben - Feld Beschäftigungsort - Feld Ansprechpartner - Feld Faxdurchwahl - Feld Telefondurchwahl Kinderzuschlag/Familienkasse (ID 481) - Modifikation Aktueller Stand! 6.16 Aufbau/Prüfprotokolle SoKa (ID 292) Neue Prüfung: (F) Angestellte in den neuen Bundesländern: Keine Meldung! Wenn in der Sozialkasse (ID 133) im Feld davon Zusatzversorgungsbeitrag (in %) (Register Beiträge) kein Zusatzversorgungsbeitrag angegeben ist, darf der Arbeitnehmer im Personalstamm-Feld Sozialkassen-Beitrag (Register Bau, Seite 2) nicht mit der 2 (= Zusatzversorgungsbeitrag Angestellte) gekennzeichnet sein. Für Betriebe in den neuen Bundesländern gibt es keinen Zusatzversorgungsbeitrag. Daher dürfen Angestellte nicht im Datenträgeraustausch gemeldet werden. Mit freundlichem Gruß SBS Software GmbH Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 17 von 19

18 SBS Lohn plus - Checkliste kompakt zur Version Die Checkliste kompakt finden Sie auch im Begleitbrief zur CD SBS Lohn plus - Version ! Die Punkte 1 und 2 sind dann zu beachten, wenn Sie die Druckversion der Update-Info vor der Installation lesen! Wenn Sie von dem einen oder anderen Punkt nicht betroffen sind, fahren Sie mit dem nächsten Punkt fort! VOR der Installation! Nur für Anwender der Externen Schnell-Erfassung : Importieren Sie alle extern schnell-erfassten Berichts- und Personalstammdaten in das Hauptprogramm! Nur für Anwender des LohnPortals : Importieren Sie bei Bedarf extern erfasste Lohndaten! Führen Sie eine Datensicherung durch! Zur Installation! Da der Stichtag , z.b. auch wegen des neuen Tätigkeitsschlüssels, eine besondere Bedeutung hat, empfehlen wir die sofortige Installation! Beachten Sie, dass die erforderlichen Datei-/Tabellen-Erweiterungen und Konvertierungen einige Zeit in Anspruch nehmen können und währenddessen das Programm nicht genutzt werden darf. Die Umstellungsläufe erfolgen automatisch beim erstmaligen Programmstart nach der Installation. Nur für Anwender der Externen Schnell-Erfassung : Installieren Sie die neue Externe Schnell-Erfassung auf allen externen Arbeitsplätzen! NACH der Installation (und dem erstmaligen Programmstart)! Stammdaten-Vorarbeiten für 2012: - Personalstamm - Weitere beitr.pfl. Einkünfte (Register SV, Seite 4) - Firmenstamm - Tarifgemeinschaft* (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 3) - Firmenstamm - Mindestlohnbranche* (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 3) * wenn Sie estatistik.core nutzen! Nur für Anwender, die dakota.ag zur Datenübertragung nutzen: - Die neue dakota.ag-version 5.1 steht zur Verfügung. Hinweis: Da die ITSG GmbH den Support für die dakota.ag-versionen 4.x zum einstellt, können auch wir diese Versionen nicht mehr betreuen. Die erforderliche dakota.ag-version können Sie nur von den Internetseiten der SBS Software GmbH herunterladen: Updates Zum Login für Ihr dakota.ag-update Für den Download sind folgende Angaben erforderlich: Ihre SBS-Kunden-Nr., Ihre Kontrollzahl Lohn bzw. Baulohn und Ihre Kontrollzahl Module C. Alle Angaben finden Sie im Parameter (ID 118) im Register Kontrollzahlen! Die Installationshinweise für die dakota.ag-version finden Sie auf der o.g. Download-Seite. - Per Info aktuell vom informierten wir Sie über ein dakota.ag-stammdatenupdate. Die ITSG GmbH teilte uns am mit, dass wegen der Abschaltung des ZSS-Servers für ELENA noch ein weiteres Stammdatenupdate folgen wird. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Nur für Anwender der Externen Schnell-Erfassung : Exportieren Sie über den Menüpunkt ExSE-Export Stammdaten (ID 654) alle Firmen- und Personalstammdaten für die externen Arbeitsplätze. Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 18 von 19

19 Jahresende! - Zu den Jahresendarbeiten beachten Sie bitte im Lohn-Menü Update-Info die Funktion Jahresende! - Bitte führen Sie die Einsteuerung der Festbeträge für den Januar 2012 erst durch, wenn Ihnen die neue Gefahrtarifstellen-Datei zur Verfügung* steht und wenn Sie die BG-Gefahrtarifstellen in den Personalstämmen aktualisiert haben. Bitte beachten Sie, dass die Einsteuerung der Festbeträge standardmäßig mit dem Monatswechsel durchgeführt wird. Wenn Sie den Monatswechsel in den Januar 2012 mit der Version durchführen, entfernen Sie die Markierung zur Einsteuerung der Festbeträge, wenn die genannten UV-Bedingungen noch nicht erfüllt sind, und holen Sie die Einsteuerung später nach! * Die SBS Software GmbH informiert Sie per Info aktuell, sobald die neue Gefahrtarifstellen-Datei vorliegt! Druck-Version der Update-Info zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Seite 19 von 19

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