Integrierte Planungsprozesse für das Vertriebscontrolling über SAP BW

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1 für das Vertriebscontrolling über SAP BW EVU IT- und Prozesstage, Berlin, den 29. April 2014 Claudia Korn badenova AG & Co. KG Bereichsleiterin Vertriebsteuerung und Vertriebscontrolling

2 A G E N D A badenova & Vertriebssteuerung Ausgangssituation - Vorprojekt Integrierte IT-Systeme als Vision Lessons learned 1

3 Unternehmensinformationen badenova im Gebiet Absatz 2012: 47,3 % 2,1 % Erdgas 7.910,4 Mio. kwh Wasser 18,2 Mio. m³ 32,8 % Stadt Freiburg 7,1 % Thüga AG Stadt Offenburg Stadt Breisach 1,6 % 1,4 % 4,1 % 3,6 % Stadt Lörrach Stadt Waldshut-Tiengen Stadt Lahr Weitere 10 Kommunen und Zweckverbände Strom 1.850,3Mio. kwh Zahlen 2012: Umsatzerlöse: 699,8 Mio. Investitionen: 74,3 Mio. Bilanzgewinn: 55,6 Mio. Mitarbeiter/-innen: (Stand ) Wärme (mit Töchter) 263,0 Mio. kwh 2

4 badenova Organisation Wo ist das Vertriebscontrolling angesiedelt? Netzcontrolling Finanzvorstand Vertrieb Zentrales Controlling Netz Beschaffu ng Vertriebscontrolling Netzvorstand Verkauf Vertriebsvorstand Vertriebscontrolling im Vertrieb angesiedelt Aufgaben Vertriebscontrolling Erstellen der Wirtschaftsplanung Durchführen der Plan- und Ist-vergleiche Controlling Handelsergebnis Erstellen der Deckungsbeitragsrechnung Kostenstellenplanung Reporting Vertriebskennzahlen zur Steuerung des Vertriebs 3

5 Wie sah der Planungsprozess bei bn aus? Besonderheiten Planungsprozess bei badenova DB-Rechnung basiert auf Transferpreise Wirtschaftsplanung mit Ist-Daten und Netzcontrolling abgestimmt Handelsergebnis wird berücksichtigt Unterschiedliche IT-Systeme für Planung Vertrieb/Netz und Abschluss im Einsatz Aufwendige Datensuche / Plausibilisieren Die wesentlichen Ergebnisse und Erkenntnisse einer Prozessanalyse 50% 25% 25% Rohdatenbeschaffung und Plausibilisierung Planung Ergebnisabgleich und Reporting Wenig Zeit für Planung Der größte Ressourceneinsatz erfolgt für die Datenbeschaffung und Plausibilisierung. Eine einheitliche Datenbasis kann den bereichsübergreifenden Abstimmungsaufwand reduzieren. Systemunterstütztes Reporting reduziert den manuellen Aufwand für das Ergebnisreporting. 4

6 Wie wurde der Vertrieb gesteuert? Vertriebsstatistik Kampagnenreporting Forecast Zahlen ohne Ende und unterschiedliche Datenbasen 5

7 Wie sah die Systemarchitektur aus? Beispiel RLM-Kunden Hohe Komplexität Kein integriertes CRM B2B Eigenentwicklung zur Planung Zahlreiche Schnittstellen Aufwendige Datensuche / Plausibilisieren Keine Zeit für Planung Teilweise doppelte Datenpflege notwendig Unterschiedliche Datenbasen für Planung und Steuerung führen zu Prozessineffizienzen. 6

8 Die Vision Integrierte Vertriebsplanung Effektive Steuerung Integration der Vertriebsplanung in den unternehmensweiten Controllingsprozess notwendig (Abgleich mit Ist-Daten, der Netzplanung sowie des Handelsergebnis) Keine Abweichungsanalyse notwendig Vertrauen des Managements im Planungsprozess gestärkt Aufbau eines Datawarehouses für Vertrieb unbedingt notwendig integriert in bestehende Systeme. Aktuelle Reports / Wenig Plausibilisierung Viel planen / schnell reagieren Weg vom Datenanalysten hin zum Controller 7

9 Die Vision Eine integrierte IT-Landschaft SAP als führendes System festgelegt Unsere Standard: Jede Funktionalität nur in einen System Startschuss für ein Datawarehouse Eine Datenbasis für Abschluss und Planung Alle Daten werden gepflegt aber nur einmal Effizienzbausteine 8

10 Die Funktionalitäten im Überblick Fokus Controlling CRM Kalkulationstool VESPA Planung BW EDM Portfoliomanagement Aktivitätenmanagement Vertragsmanagement (Laufzeiten) Angebotsmanagement (Potentiale, Neukunden, Frontjahre) Pflege Kundendaten Kalkulation von neuen Produkte Datenerzeugung über IS-U (Bestand) und CRM (Potential) Planungsrechnung Sensitivitätsanalyse Clusterwanderungen Ablage der Kalkulationsdaten bei Neuabschlüsse und Vertragsverlängerungen Energiewirtschaftliche Datendrehscheibe Lastgangprofil Bearbeiten Ersatzwerte Archivieren Ablage der Transferpreise Ermittlung Handelsdelta (Umsatzerlöse Beschaffungscockpit) Plandaten werden ins Businessbriefing zurückgespielt Aktivitäten Report Plan- / Ist- Vergleiche Ermittlung Umsatzerlöse der Beschaffung 9

11 Fazit Die Verknüpfung von BI und CRM sichert eine nachhaltige/erfolgreiche Vertriebsentwicklung BI ist das führende System, um den Vertrieb werthaltig zu entwickeln Orientiert an den Steuerungskennzahlen die vom Management vorgegeben werden CRM ist das führende System, um den operativen Vertrieb im Tagesgeschäft zu steuern Business Briefing Aktivitätenreport Verknüpfung der strategischen (BI) und operativen (CRM) Ebene sichert nachhaltigen Erfolg Mache die Abläufe und das Verhalten der Menschen messbar/sichtbar und es wird sich ändern! William Hewlett (Mitbegründer Hewlett Packard) 10

12 Projektverlauf für die Umstellung der integrierten Planungsprozesse auf SAP BW Multiprojektmanagement Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 VESPA - Vespa Vertriebliche Vertriebliche Steuerung Steuerung - Planung - Analyse + SC Einführung Einführung CRM CRM B2B B2B Lastgangbasierte Lastgangbasierte Abrechnung Abrechnung Meilensteine Durchführung eines Vorprojektes (Prozessanalysen); Entscheidung für Umstellung des Planungsprozesses auf SAP BW; Erstellung Fachkonzept und Anbieterauswahl; Erstellung des IT-Konzeptes; Involvement der Mitarbeiter im Sinne einer lernenden Organisation; Start Umsetzung des IT- Konzeptes Realisierung des IT- Konzeptes; Funktionstests Integrationstest Go Live Anbindung der Schnittstellen

13 Der neue Planungsprozess hat begonnen Die Produktivität wird gesteigert Ein Planungstool für badenova gesamt Eine einheitlichen Datenbasis aus SAP IS-U für Hochrechnung, Wirtschaftsplanung und Abschlüsse Einrichten von unternehmensweiten, einheitlichen Planungsprämissen Individuelle Planung je Vertriebssegment möglich Abgleich mit Abschlussdaten immer möglich. Plan / Ist Vergleich Adhoc-Planungen bei kurzfristigen Marktänderungen auf einem gesicherten Datenbestand 12

14 Hohe Qualität durch strukturierte Prozessführung und intuitive Oberflächen Planungsprozess in 4 Schritten 1 Datenbasis erzeugen 2 Planungsprämissen anlegen 3 Planung durchführen 4 Berichte & Analysen 13

15 Eine einheitliche Datenbasis ist der Grundstein für eine durchgängige Sicht und Bewertung der Planungsdaten 1 Datenbasis erzeugen Die Datenbasis wird durch die führenden Quellsysteme bereitgestellt: SAP IS-U Verkaufsstatistik SAP IS-U Bilanzielle Abgrenzung SAP IS-U RLM-Simulation SAP CRM Vertragsmanagement Im Planungscockpit werden die Daten verprobt und plausibilisiert: Vollständigkeitsprüfung Neue Anlagen Prüfung Mengenabweichung zur Vorperiode Preisprüfung 14

16 Die Planungsparameter werden durch Prämissen nachvollziehbar und revisionssicher gepflegt 2 Planungsprämissen anlegen Mögliche Definition von Planungsprämissen übergreifende Prämissen Vertriebsbereichsspezifische Prämissen Clusterwanderungen (PuG) 15

17 Im PuG-Segment erfolgt die Planung mit Produkt- und Verbrauchsclustern. Mit Hilfe von sogenannten Clusterwanderungen kann differenziert die Kundenentwicklung je Produkt geplant werden 16

18 Planungsläufe werden je Kundensegment und Sparte durchgeführt und können mehrfach wiederholt werden 3 Planungslauf durchführen Schrittfolge eines Planungslaufs: I. Planungstyp auswählen II. Kundensegment und Sparte festlegen III. Datenbasis auswählen IV. Planungsfilter wählen V. Prämissensätze zuordnen. Planungslauf starten 17

19 Einheitliche Berichte und Analysen gewährleisten einen schnellen Vergleich der Planungsergebnisse 4 Berichte und Analysen Umfangreiches Reporting und Analysen Vergleiche zwischen Quelldaten und Planungsdaten Vergleiche zwischen einzelnen Planungsläufen Vergleiche zwischen Planung und Abschlüssen Deckungsbeitragsanalysen auf Segementebene 18

20 Lessons learned EINE Vision und EINE Strategie Überzeugendes Anforderungsmanagement der Fachbereiche Enge Verzahnung von IT und Fachbereich bei der Umsetzung Involvement des Vorstands in den Prozess Multiprojektmanagement zur Steuerung der Abhängigkeiten Effektive Steuerung der Dienstleister Nie den Vertrieb allein planen! Abstimmung zu Beschaffung und Finance notwendig Fokus auf EIN Datawarehouse für das Unternehmen legen 19

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Claudia Korn Bereichsleiter Vertriebssteuerung & Vertriebscontrolling Tel Fax Energie. Tag für Tag badenova AG & Co. KG Tullastraße Freiburg

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