Mamut Business Software. Zusatzprodukte und Enterprise-Erweiterungen. Mamut Cost Centre. Version 14 MBS.EXT.MCT.DE

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1 Mamut Business Software Zusatzprodukte und Enterprise-Erweiterungen Mamut Cost Centre Version 14 MBS.EXT.MCT.DE

2 Inhalt Zusatzprodukte und Enterprise-Erweiterungen... 3 Belegerfassung über benutzerdefinierte Kostenträger... 4 Kostenträger... 5 Benutzerdefinierte Kostenträger... 6 Wie erstellt man Berichte mit Kostenträgern?... 7 Aktivierung von Zusatzprodukten... 9 Beispieldatenbank installieren und Zusatzprodukte testen Support und Services Mamut Academy Der Mamut Servicevertrag vereinfacht Ihren Alltag!... 14

3 Mamut Software GmbH: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: Fax: Internet: Mamut Support Center: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Öffnungszeiten: werktags zwischen Uhr Telefon: Internet: Die Hotline ist kostenfrei aus dem deutschen Festnetz erreichbar, Mobilfunkpreise abweichend. Bitte halten Sie beim Anruf der Hotline Ihre Kundennummer bereit. Vertriebsabteilung: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Telefon: , Fax: Internet: Copyright 2011 Mamut Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen/Fehler vorbehalten. Mamut und sein Logo sind eingetragene Warenzeichen der Mamut Software GmbH. Alle anderen Handelsmarken sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. 2

4 Belegerfassung über benutzerdefinierte Kostenträger ZUSATZPRODUKTE UND ENTERPRISE- ERWEITERUNGEN Die Mamut Software GmbH bietet eine Reihe verschiedener Zusatzprodukte und Enterprise-Erweiterungen an, mithilfe derer Sie Mamut Business Software noch effizienter nutzen können. Die Produkterweiterungen beinhalten z. B. weitere Website-/Webshop-Funktionalitäten, eine tiefer ausgebaute Berichtsfunktion und (zusätzliche) Kostenträger für eine verbesserte Buchhaltung. Weitere Hinweise zur Kompatibilität der verschiedenen Enterprise-Erweiterungen und zu Zusatzprodukten finden Sie auf unseren Internetseiten: Dort erhalten Sie u. a. auch Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren Produkte (FAQs) sowie weitere produktrelevante Informationen und Hinweise zu unserem Unternehmen. Sie können auch für weitere Informationen eine an senden, oder Sie rufen uns unter der Telefonnummer an. Das vorliegende Heft beschreibt grundlegende Einstellungsmöglichkeiten, Vorgehensweisen und Funktionsarten. Sie erfahren, wie Sie das Programm am besten bedienen und an Ihre Arbeitsweise anpassen. Wann Sie möchten, können Sie [F1] drücken oder auf Hilfe klicken, um weitere Hinweise zu den Funktionalitäten zu erhalten. Wenn Sie Probleme bei der Anwendung des Programms haben, finden Sie diverse nützliche Benutzertipps auf unseren Supportseiten: Diese sind so angelegt, dass Sie möglichst schnell und einfach Antwort auf Ihre Fragen finden, und zwar rund um die Uhr. Wir hoffen, dass Sie und Ihr Unternehmen mit unserem Angebot zufrieden sind und größtmöglichen Nutzen aus unseren Zusatzprodukten und Entreprise-Erweiterungen ziehen, so dass Ihre täglichen Arbeiten vereinfacht werden. Viel Erfolg mit den Zusatzprodukten und Enterprise-Erweiterungen. Wir hoffen, dass Sie und Ihr Unternehmen mit unserem Angebot zufrieden sind und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit unseren Produkten! 3

5 Mamut Enterprise Cost Centre BELEGERFASSUNG ÜBER BENUTZERDEFINIERTE KOSTENTRÄGER Arbeiten Sie mit Mamut Enterprise E5 oder einem Zusatzprodukt für benutzerdefinierte Kostenträger? Dann können Sie eigene, benutzerdefinierte Kostenträger zusätzlich zu den Standard-Kostenträgern Abteilung und Projekt nutzen. So erfassen Sie einen Beleg mit Kostenträgern 1. Definieren Sie Ihre eigenen Kostenträgergruppen und Kostenträger unter Funktionen - Einstellungen - Buchhaltungseinstellungen - Modul-Einstellungen, Symbol Kostenträger. Weitere Hinweise dazu finden Sie weiter oben. 2. Wechseln Sie danach in die Belegerfassung. Wählen Sie die gewünschte Vorlage zur Belegerfassung aus der Liste in der Symbolleiste und klicken Sie dann auf Benutzereinstellungen. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte Spalten und markieren Sie das erste Kontrollkästchen neben dem Namen der Kostenträgergruppe(n), die Sie übernehmen möchten. Wenn Sie eine Kostenträgergruppe per Tab-Stop anwählen möchten, markieren Sie auch das zweite Kontrollkästchen. Bestätigen Sie mit OK. 4. Buchen Sie Ihre Belege wie gewohnt und wählen Sie je nach Bedarf den benutzerdefinierten Kostenträger. Der Beleg ist nun samt Kostenträger erfasst und bereit zur Übertragung ins Hauptbuch. 4

6 Modul-Einstellungen: Kostenträger KOSTENTRÄGER Unter Funktionen - Einstellungen - Buchhaltung - Moduleinstellungen - Kostenträger können Sie Kostenträger erstellen, die einer neuen benutzerdefinierten Kostenträgergruppe angehören. Von Ihnen selbst definierte Kostenträger können in der Belegerfassung verwendet werden - zusätzlich zu Abteilung und Projekt, den Standard-Kostenträgern des Programms. In den Benutzereinstellungen für die Belegerfassung können Sie einstellen, dass die Spalte für Ihren selbst definierten Kostenträger im Fenster für die Belegerfassung angezeigt wird. Beispiele für mögliche Kostenträger sind Werbung, Produkt, Reklamationen, Verpackung oder auch Transportschäden. Rechts neben der Auswahlliste Kostenträgergruppe wählen können Sie auf Bearbeiten klicken, um den Namen einer Kostenträgergruppe zu bestimmen. Unter einer übergeordneten Kostenträgergruppe können Sie beliebig viele Kostenträger anlegen.. Über Neu erstellen Sie einen neuen Kostenträger für die Kostenträgergruppe, die Sie in der Auswahlliste markiert haben..über Bearbeiten können Sie den Namen des markierten Kostenträgers bearbeiten. Über Löschen wird der markierte Kostenträger gelöscht. Tipp! Im Hauptbuch können Sie Informationen zu Kostenträgern in gleicher Weise wie für Projekte und Abteilungen einsehen. Markieren Sie hierzu einfach die entsprechenden Spalten in den Einstellungen für das Hauptbuch. 5

7 Mamut Enterprise Cost Centre BENUTZERDEFINIERTE KOSTENTRÄGER In einem Betrieb entstehen verschiedenste Arten von Ausgaben, auch Kosten genannt. Ein Kostenträger beschreibt nun einen bestimmten Ausgabenzweck, z. B. eine bestimmte Ware oder eine bestimmte Dienstleistung, mit der das Unternehmen Geld verdient. Um zu verstehen, ob sich ein Produkt rentiert, ist es notwendig, die Kosten, die mit seiner Produktion in Zusammenhang stehen, zu kennen. Das wären bei diesem Beispiel unter anderem Rohstoffe, Mieten, Anschaffungskosten für Maschinen und Lohnkosten. Der Kostenträger sagt also aus, wofür Kosten angefallen sind. Einige Kosten werden sich nie einem bestimmten Produkt (Kostenträger) zuordnen lassen, z. B. die meisten Verwaltungskosten. Solche Kosten werden als Gemeinkosten bezeichnet und in der Kostenrechnung nach einem bestimmten Schlüssel auf die verschiedenen Kostenträger verteilt. Kostenträger sind Bezugsobjekte, denen im betriebswirtschaftlichen Rechnungswesen Kosten zugerechnet werden. Indem Sie Kosten direkt einzelnen Kostenträgern zuordnen, erhalten Sie Auskunft darüber, wofür Kosten in Ihrem Unternehmen angefallen sind. In der Regel sollen auf dem Kostenträger alle Kosten erfasst werden, die für ein Produkt anfallen. Indem Sie die Lizenz für das Zusatzprodukt Mamut Cost Centre erwerben, erhalten Sie zusätzlich Zugriff auf drei weitere benutzerdefinierte Kostenträgergruppen. Diese können Sie individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens hin anpassen. Hinweis: Sie können benutzerdefinierte Kostenträger nur direkt in der Belegerfassung nutzen. Beachten Sie, dass die Kostenträger nicht mit anderen Prozessen in Mamut Business Software verknüpft sind: Buchen Sie einen Beleg über ein anderes Modul, ist die Verknüpfung zu den benutzerdefinierten Kostenträgern nicht möglich. Diese Prozesse werden standardmäßig durch die programmseitig vordefinierten Kostenträger Abteilung und Projekt abgedeckt. Es ist möglich, Kostenträger auf Belegebene nachträglich zu ändern, und zwar unter Funktionen - Buchhaltung - Hauptbuch bzw. unter Funktionen - Buchhaltung - Debitoren bzw. Kreditoren: Markieren Sie den betreffenden Beleg und klicken Sie auf Bearbeiten. Tipp: In Mamut Business Software sind bereits zwei Kostenträgergruppen fest hinterlegt: Abteilung und Projekt. Diese sind mit den übrigen Prozessen in Mamut Business Software verknüpft und können nicht bearbeitet werden. 6

8 Wie erstellt man Berichte mit Kostenträgern WIE ERSTELLT MAN BERICHTE MIT KOSTENTRÄGERN? Sie können Ihre Berichte nach Kostenträgern filtern und drucken oder z. B. als Excel-Datei ausgeben lassen. Auch das Journal aus dem Hauptbuch können Sie inklusive der Kostenträgerinformationen nach Microsoft Excel exportieren, um dort weitere Analysen durchzuführen. So drucken Sie Berichte, nach Kostenträgern gefiltert Die Kostenträgergruppen stehen als Filterkriterium für die relevanten Buchhaltungsberichte (z. B. die Transaktionsliste oder die Buchungsprotokolle) im detaillierten Filter zur Verfügung. Ausführliche Hinweise zu erweiterten Auswahlkriterien finden Sie im Einführungshandbuch "Installation, Einstellungen, Berichte und Auswahl". 1. Öffnen Sie Funktionen - Buchhaltung - Berichte. 2. Klicken Sie in der linken Sicht auf Buchhaltung. 3. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Bericht. 4. Wechseln Sie zur Registerkarte Detailliert und klicken Sie dort auf Neu. 5. Öffnen Sie die Baumstruktur und markieren Sie unterhalb von Erweitert den gewünschten Kostenträger. Klicken Sie auf Weiter. 6. Weisen Sie ihm einen der Werte aus der Liste zu. 7. Bei Bedarf können Sie weitere Filterkriterien festlegen. Der Bericht wird nun gemäß Ihren Auswahlkriterien am Bildschirm angezeigt. Wenn Sie den Bericht ausdrucken möchten, klicken Sie auf das Druckersymbol. Tipp: Wenn der Bericht nicht gedruckt, sondern z. B. als PDF- oder Excel-Datei ausgegeben werden soll, bestimmen Sie zunächst nach Schritt 2 unter Versenden an das Zielmedium. Fahren Sie danach mit Schritt 3 fort. Weitere Hinweise zum Druck von Berichten finden Sie im Einführungshandbuch "Installation, Einstellungen, Berichte und Auswahl". 7

9 Mamut Enterprise Cost Centre So exportieren Sie das Journal im Hauptbuch samt Kostenträger-Spalten nach Microsoft Excel Sie können das Journal aus dem Hauptbuch samt Kostenträger-Spalten nach Excel exportieren, um so eine erste Analyse vorzunehmen. Gehen Sie dafür wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Funktionen - Buchhaltung - Hauptbuch. 2. Klicken Sie auf Einstellungen. 3. Markieren Sie die Spalten für den Export. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 4. Die Spalten werden nun in der Journalliste angezeigt. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen Sie im Popup-Fenster den Eintrag Export in Microsoft Excel. Es wird eine Microsoft-Excel-Liste geöffnet. Die Spalten entsprechen denen Ihres Journals in Mamut Business Software. Sie können die Datei nun Ihrem Bedarf entsprechend weiter bearbeiten. 8

10 Aktivierung von Zusatzprodukten AKTIVIERUNG VON ZUSATZPRODUKTEN Wenn Sie ein Zusatzprodukt bzw. eine Enterprise-Erweiterung gekauft haben, wird Ihnen für jedes bestellte Produkt eine Lizenznummer zugeschickt. Falls Sie mehrere Lizenznummern erhalten haben, müssen Sie zunächst die Lizenznummer für das eigentliche Programm registrieren. Danach können Sie die Lizenznummer für den Servicevertrag oder andere Zusatzprodukte registrieren. Hinweis: Beim Registrieren der Lizenznummer ist es wichtig die Lizenznummer genau so einzugeben, wie Sie in dem Brief/der steht, die Sie bekommen haben. Achten Sie auf den Unterschied zwischen dem Buchstaben O und der Ziffer 0. Die Lizenznummer enthält nicht den Buchstaben O, nur die Ziffer 0. Wenn Sie ein Zusatzprodukt bzw. eine Enterprise-Erweiterung gekauft haben, nachdem Mamut Business Software bereits installiert und registriert wurde, können Sie die Lizenz i. d. R. unter Hilfe - Über - Lizenzdatei downloaden registrieren. Einige Zusatzprodukte und Enterprise-Erweiterungen von Mamut Enterprise müssen für Ihre Firmendatenbank oder bestimmte Benutzer registriert werden, um Zugriff auf die Funktionalitäten zu erhalten. Nachdem Sie die Lizenz registriert und Ihr Mamut Enterprise-System neu gestartet haben, können Sie die Lizenz verwalten. Dies tun Sie über das Menü Hilfe - Über - Lizenzinformationen verwalten. Überprüfen Sie, ob die Lizenz für eine bestimmte Anzahl an Benutzern, eine bestimmte Anzahl an Firmendatenbanken oder für Alle Benutzer und Firmendatenbanken gilt. 9

11 Mamut Enterprise Cost Centre So verwalten Sie Zugänge zum Zusatzprodukt 1. Klicken Sie auf Hilfe - Über. 2. Gehen Sie zu Lizenzinformationen verwalten. 3. Dort finden Sie nun eine Liste der Zusatzprodukte, die für Sie zugänglich sind. Markieren Sie das Zusatzprodukt links im Fenster. 4. Kicken Sie auf Hinzufügen. 5. Wählen Sie eine Firmendatenbank oder einen Benutzer aus und klicken Sie auf OK. Wiederholen Sie dies, falls Sie weitere hinzufügen möchten. 6. Beenden Sie das Programm und starten Sie es neu. Jetzt sind alle Funktionalitäten des neuen Zusatzprodukts in der gewählten Firmendatenbank bzw. für den gewählten Benutzer zugänglich. Hinweis: Unten im Fenster steht, wie viele Lizenzen Sie für das Zusatzprodukt haben. Sie können so viele Benutzer/Firmendatenbanken hinzufügen wie Sie Lizenzen haben. 10

12 Beispieldatenbank installieren/zusatzprodukte testen BEISPIELDATENBANK INSTALLIEREN UND ZUSATZPRODUKTE TESTEN In der Beispieldatenbank können Sie sich im Umgang mit dem Programm üben, ohne dass es sich auf Ihre Echtdaten auswirkt. Sie können zudem die verschiedenen Zusatzprodukte und Erweiterungen evaluieren, bevor Sie sie eventuell bestellen. Sind Sie bereits Kunde und wünschen sich, Zusatzprodukte oder erweiterte Funktionen zu evaluieren, können Sie auch dafür unsere Beispieldatenbank nutzen. Der Assistent für die Erstinbetriebnahme des Programms stellt Ihnen zur Auswahl, ob Sie eine Firmendatenbank mit Beispieldaten erstellen möchten. Klicken Sie diese Einstellung an, um die Beispieldatenbank zu installieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die Beispieldatenbank unter der Erstinbetriebnahme mit installiert haben, öffnen Sie Datei - Firmendatenbank öffnen. Dort werden alle installierten Firmendatenbanken angezeigt. Um die Beispieldatenbank aus dem Programm heraus zu installieren, klicken Sie auf Datei - Datenbankwerkzeuge - Beispieldatenbank installieren. Tipp: Wenn Sie sich bei der Beispieldatenbank anmelden, können Sie auch Evaluierungsprodukte oder eventuelle Zusatzprodukte testen. Sie können installierte Firmendatenbanken wieder entfernen, und zwar über das Fenster Liste der Firmendatenbanken. 11

13 Mamut Enterprise Cost Centre SUPPORT UND SERVICES Mamut Servicevertrag Der Servicevertrag erlaubt es Ihnen, das Mamut Support Center zu nutzen. Lesen Sie auch den Abschnitt zum "Mamut Servicevertrag". Das Mamut Support Center Das Mamut Support Center bietet ein umfassendes persönliches Serviceangebot und Unterstützung bei Fragen zum Programm. Unter dem Bereich Support können Sie auch eine Artikelsuche unter durchführen und so Tipps zu Problemstellungen im Programm finden. Sie finden dort auch die 10 neusten sowie die 10 meist gelesenen Supportartikel. Kontakt zum Mamut Support Center Am einfachsten nehmen Sie über Ihr Programm Kontakt zu uns auf. Im Fokusbereich Mamut Support Center können Sie neue Anfragen an uns formulieren. Auch eventuelle frühere Anfragen können Sie dort - samt dem jeweiligen Bearbeitungsstatus - einsehen. Ihr Rechner muss dafür mit dem Internet verbunden sein. Kontakt über das Internet Auf unseren Internetseiten können Sie unter 24 Stunden täglich Kontakt zu unserem Support aufnehmen. Wir bemühen uns, alle Anfragen innerhalb eines Arbeitstages zu beantworten. Kontakt per Telefon: Telefonisch erreichen Sie uns wochentags von Uhr. Die meisten Fragen können bereits während des Anrufs beantwortet werden. Umfangreiche oder komplexere Fragestellungen notieren wir. Wir kontaktieren Sie, sobald wir eine Lösung für Sie gefunden haben. Die Hotline ist kostenfrei aus dem deutschen Festnetz erreichbar, Mobilfunkpreise abweichend. Bitte halten Sie beim Anruf der Hotline Ihre Kundennummer bereit. Kontakt per Fax: Sie können uns auch ein Fax schicken. In diesem Fall werden Sie auch Ihre Antwort als Fax erhalten. Wir bitten Sie trotzdem um die Angabe einer Telefonnummer, unter der Sie zwischen 9.00 und Uhr erreichbar sind. Auf diese Weise können wir Sie in dringenden Fällen schnell erreichen und eventuelle Details oder ausstehende Fragen klären. Kontakt per Selbstverständlich können Sie uns auch eine schicken. Richten Sie die an support@mamutone.de. 12 Kontakt per Post Mamut Software GmbH Mamut Support Center Elisabethstraße München

14 Mamut Academy MAMUT ACADEMY Schulungen der Mamut Academy Mamut Academy ist das Schulungsunternehmen von Mamut. Die Mamut Software GmbH liefert Ihnen Komplettlösungen für Wirtschaft, Vertrieb, Einkauf und Logistik, Zeiterfassung und Projekt sowie Steuern und Privatwirtschaft. Mamut Academy bietet Ihnen Hilfe an, wenn es darum geht, besonders effizient mit Mamut Business Software zu arbeiten. Auf diese Weise lernen Sie und Ihre Mitarbeiter, den vollen Funktionsumfang von Mamut Business Software zu nutzen und vertiefen so Ihre Programm- und Fachkenntnisse. Anfängerkurse Dieser Kurs wendet sich an ganz neue Benutzer von Mamut Business Software. Sie erhalten einen Einblick in den Aufbau des Programms sowie nützliche Hilfen für Ihre ersten Schritte im Programm. Grundkurse Diese Kurse sind immer auf einzelne Fachgebiete innerhalb der Produktserie von Mamut Business Software spezialisiert. Die Grundkurse vermitteln Ihnen einen fundierten Einblick in die einzelnen Programmbereiche. Sie erhalten so die besten Voraussetzungen, das Programm optimal zu nutzen. Fortgeschrittenenkurse Hier geht es um Programmbereiche, die über die Grundkurse nicht abgedeckt werden. Es werden vertiefte Kenntnisse in fortgeschrittenen Funktionen von Mamut Business Software vermittelt. Kurspakete Ein Kurspaket besteht aus einer festen Anzahl von Fachkursen. Wenn gewünscht, kann ein Unternehmen verschiedene Mitarbeiter zu den einzelnen Fachkursen schicken. Für mehr Informationen zur Mamut Academy sowie zu den Kursprogrammen rufen Sie uns unter an oder schreiben Sie uns eine an Weitere Informationen können Sie auch unserer Internetpräsenz entnehmen: Alle Schulungsteilnehmer erhalten eine schriftliche Bestätigung. 13

15 Mamut Enterprise Cost Centre DER MAMUT SERVICEVERTRAG VEREINFACHT IHREN ALLTAG! Der Mamut Servicevertrag stellt sicher, dass Sie auf alle Herausforderungen für sich selbst und Ihr Unternehmen vorbereitet sind und stets die Kontrolle behalten. Updates bei Gesetzesänderungen Wir sorgen dafür, dass Ihr Mamut-System bezüglich Regeln und Gesetzen, Abgabesätzen und amtlichen Vordrucken immer auf dem neuesten Stand gehalten wird. Die ausführliche Dokumentation im Falle solcher Änderungen stellt eine einfache Anpassung sicher. Neue Funktionalitäten Die Mamut-Systeme werden infolge technologischer Neuerungen, neuer Standards, des Feedbacks von Anwendern und neuen Trends kontinuierlich weiterentwickelt. Dies garantiert Ihnen eine moderne Lösung, die Ihren Alltag vereinfacht. Mamut Support Center Wir legen großen Wert darauf, Ihnen als Mamut-Benutzer bei eventuellen Fragen einen professionellen und schnellen Service zu bieten. Der Support steht Ihnen per Telefon, Fax, , Internet und direkt im Programm zur Verfügung. Mamut Information Desk Im Programm finden Sie einen Nachrichtenkanal, der Sie über das Internet täglich u. a. mit den aktuellsten Informationen, Neuigkeiten und Anwendertipps in direktem Zusammenhang mit Ihrem Programm und Ihrem Geschäftsfeld versorgt. Über Mamut Information Desk können Sie außerdem direkt mit dem Mamut Support Center kommunizieren. Anwendertipps Sie erhalten in regelmäßigen Abständen s mit Tipps zur Nutzung der Mamut-Systeme, Neuigkeiten innerhalb der Produktserie und anderen nützlichen Informationen. Mamut Wissensreihe Mamut veröffentlicht eine Wissensreihe zu verschiedenen Themenbereichen des Systems. Sonderangebote Sie erhalten von Mamut Sonderangebote für Mamut-Produkte sowie passende Produkte von marktführenden Anbietern. 14