Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 Teil 1 ( ): Projektplanung 3: Netzplantechnik, Ablauf-und Terminplanung SS

2 Agenda Organisatorisches Projektplanung 3: Netzplantechnik, Ablauf-und Terminplanung Projektplanung mit MS Project Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung Projektplanung 4: Ressourcen-und Kostenplanung, Planoptimierung 2

3 Feedback zur Aufgabe 4 Insgesamt gute bis sehr gute Lösungen 3

4 Feedback zum Projektbericht (Kapitel 1, 2, 5, 6) Der Projektbericht ist das vom Team verfasste PM-Skript mit Beschreibung bzw. Darstellung von PM-Theorie und -Methodik Anwendung der PM-Methodik auf das Projekt Ergebnisse, die im Projekt erzielt wurden möglichst mit Reflektion Ihrer spezifischen Erfahrungen Der Projektbericht ist das einzige zulässige Dokument für die Klausur! Feedback Berichte zwischen mager bis vorbildlich mit positiver Tendenz Optimierungsmöglichkeiten teile ich in Einzelfeedbacks mit Bitte Änderungen und Ergänzungen stets in die Folgeversion des Berichtes einbauen Tabellen und Abbildungen: Bezeichnungen & Durchnummerierung Lesbarkeit des Druckexemplars beachten! z.b. keine weiße Schrift auf hellem Hintergrund 4

5 Projektplanung erfolgt in Stufen Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete Aufwandsschätzung Ablauf- und Termine Planoptimierung mit Tool- Unterstützung Einsatzmittel und Kosten Ergänzende Planungen, u.a. Kommunikationsplan (interner/ externer) mit Berichtswegen Qualitätsplanung Chancen- und Risikomanagement Tooleinsatzplanung 5

6 Projektstrukturplan, Arbeitspakete und die Verantwortlichen in der Projektorganisation Projekt TP 1 TP 2 TP 3 AP 11 AP 21 AP 31 AP 12 AP 22 AP 32 AP 13 AP 23 AP 33 6

7 Vom PSP zum Ablauf- und Zeitplan PSP mit AP-Beschreibungen klärt Was ist zu tun? PSP Wer ist für was verantwortlich? Welche Aufwände entstehen? AP1 AP3 AP4 Wie lange dauern die einzelnen APs? AP2 APn Ablaufplanzeigt an Logisch-zeitliche Reihenfolge der Bearbeitung der Arbeitspakete Ablaufplan AP 1 AP 2 AP 3 AP 4 Zeitplan / Terminplan Zeitplan Aus dem Ablaufplan ergibt sich durch Berücksichtigung der Dauer der APs der Zeitplan /Terminplan AP 1 AP 3 AP 2 7AP 4

8 Vorgangsliste: Vorstufe zum Projektnetzplan Vorgangsliste: Tabellarische Aufstellung aller Arbeitspakete mit den logischen Abhängigkeiten PSP-Code Vorgangsname Dauer (PT) Aufwand Vorgänger Arbeitspakete im PSP Vorgänge im Ablaufplan 1 Arbeitspaket 1 Vorgang (Normalfall) 1 Arbeitspaket n Vorgänge m Arbeitspakete 1 Vorgang Bei vielen Software-Tools wird eine 1:1 Abbildung von Arbeitspaketen in Vorgänge vorgenommen 8

9 Vorgänge und Abhängigkeiten Aus der Abhängigkeit der Arbeitspakete / Vorgänge untereinander können ohne der Kenntnis von Dauer und Aufwände Ablaufpläne abgeleitet werden: Serieller Ablauf: Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Paralleler Ablauf: Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 4 Vorgang 3 Vorgang 5 9

10 Anordnungsbeziehungen (1): Normal- und Anfangsfolge Normalfolge (NF): Ende-Anfangs-Beziehung (EA) Vorgang 1 muss abgeschlossen sein, bevor Vorgang 2 beginnen kann (sequentielle Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Anwendungsdesign abgenommen 2. Codierung der Anwendung Anfangsfolge (AF): Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) Der Beginn von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Beginn von Vorgang 2 (paralleler Start der Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Codierung der Anwendung 2. Programmdokumentation sehr häufig 10

11 Anordnungsbeziehungen (2): End- und Sprungfolge Endfolge (EF): Ende-Ende-Beziehung (EE) Vorgang 1 muss abgeschlossen sein, bevor Vorgang 2 beendet werden kann (paralleles Ende der Vorgänge) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Tests durchführen 2. Dokumentation erstellen Sprungfolge (SF): Anfangs-Ende-Beziehung (AE) Vorgang 2 kann erst dann abgeschlossen werden, wenn Vorgang 1 begonnen wurde extrem selten Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul 1. Neue Anwendung in Betrieb genommen 2. Alte Anwendung abschalten 11

12 Anordnungsbeziehungen (3): Zeitabstände Anordnungsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang / Ende des Vorgängers beginnen kann:... + Zeit oder... + % Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul V1 V2 EA+1M V3 EA-1M V2 startet einen Monat nach Ende von V1 V3 startet einen Monate vor dem Ende von V1 Tipp: Keine unnötigen Anordnungsbeziehungen kreieren, da jede AOB Aufwand erzeugt! 12

13 Anordnungsbeziehungen (AOB) im Überblick Bezeichnung Kürzel Beschreibung Normalfolge (NF) Ende-Anfang EA Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann Anfangsfolge (AF) Anfang-Anfang AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge Endfolge (EF) Ende-Ende EE Gleichzeitiges Ende der beiden Vorgänge Sprungfolge (SF) Anfang-Ende AE Der Beginn des Vorgängers ist Voraussetzung für das Ende des Nachfolgers Überlappung... +Zeit... + % Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann 13

14 Motivation für Netzplantechnik Ablaufpläne (Darstellung der logischen Abhängigkeiten) und Terminpläne werden erzeugt Projektdauer und Projektende-Termin werden über Netzplan-Berechnungen ermittelt Kritische Aktivitäten werden im Netzplan aufgezeigt Arbeitspakete/Vorgänge werden als kritisch bezeichnet, wenn sich durch deren Verzögerungen der Projektende- Termin verlängert. Puffer im Projekt werden aufgezeigt Netzplan stellt die Basis für Optimierungen des Projektplans dar Netzplan ermöglicht Überwachung und Steuerung Netzplan: Bewerteter Digraph(Graphentheorie) 14

15 Netzplantechnik Grundbegriffe Netzplan: Grafische oder tabellarische Darstellung einer Ablaufstruktur, die aus Vorgängen bzw. Ereignissen und Anordnungsbeziehungen (AOB) besteht [DIN 69900:2009] Elemente eines Netzplans Vorgang: Ablaufelement zur Beschreibung eines bestimmten Geschehens mit definiertem Anfang und Ende [DIN 69900:2009] Ereignis: Ablaufelement, das das Eintreten eines bestimmten Zustandes beschreibt. Ein Meilenstein ist die bekannteste Form Anordnungsbeziehung (AOB): gerichtete Verknüpfung von Vorgängen oder Ereignissen Dauer: Zeitspanne zwischen Anfang und Ende eines Vorgangs Grafische Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile: 15

16 Netzplanarten: Basistypen Vorgangs-Pfeil-Netz (VPN) Vorgänge: Pfeile Ereignisse: Knoten (Kreise) Beispiel: Critical Path Method (CPM) Ereignis Vorgang Ereignis Vorgangs-Knoten-Netz (VKN) Vorgänge: Knoten (Rechtecke) AOBs: Pfeile Beispiel: Metra Potential Method (MPM) Vorgang Standardtyp AOB Vorgang Ereignis-Knoten-Netz (EKN) Ereignisse: Knoten (Kreise) AOBs: Pfeile Beispiel: Program Evaluation and Review Technique (PERT) Ereignis AOB Ereignis 16

17 Vorgangsknotennetze (VKN) haben sich in der Praxis durchgesetzt Vorteile von VKN Einfachere Darstellung der Vorgänge Änderungsfreundlichkeit: Änderungen in der Logik werden durch Änderungen der Pfeile realisiert Alle Informationen zu einem Vorgang in einem Knoten Nr. VA D Vorgang MINZ FAZ GP FEZ MAXZ SAZ FP SEZ 17

18 Vorgangsknoten: Begriffe Kürzel Begriff Bedeutung Nr. Vorgangsnummer PSP-Code oder Vorgangsnummer VA Verantwortlicher Verantwortlicher für den Vorgang D Dauer Dauer des Vorgangs FAZ* Frühester Anfangszeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang frühestens beginnen kann SAZ* Spätester Anfangszeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang spätestens beginnen muss FEZ** Frühester Endzeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang frühestens enden kann SEZ** Spätester Endzeitpunkt Zeitpunkt, zu dem ein Vorgang spätestens enden muss GP Gesamtpuffer Zeitraum, um den ein Vorgang ohne Auswirkungen auf den Projektendtermin verschoben werden kann FP Freier Puffer Zeitraum, um den ein Vorgang ohne Auswirkungen auf die Anfangszeitpunkte der nachfolgenden Vorgänge verschoben werden kann MINZ Minimaler Zeitabstand Minimaler Zeitabstand zwischen zwei Vorgängen MAXZ Maximaler Zeitabstand Maximaler Zeitabstand zwischen zwei Vorgängen *) wird Professionelles ausgehend Projektmanagement vom Projektbeginn der Praxis, durch 2013 Prof. Vorwärtsrechnung Dr. Harald Wehnes ermittelt **) wird ausgehend vom Projektende durch Rückwärtsrechnung ermittelt 18

19 Berechnung eines Netzplans Vorwärtsrechnung (VWR) Ausgehend vom ersten Vorgang werden die jeweils frühestmöglichen Vorgangszeitpunkte und der frühestmögliche Endzeitpunkt des Projektes ermittelt Rückwärtsrechnung (RWR) Ausgehend vom letzten Vorgang werden die jeweils spätestmöglichen Vorgangszeitpunkte und der spätestmögliche Anfangszeitpunkt des Projektes ermittelt Berechnung von Kenngrößen Gesamtpuffer Freier Puffer Kritischer Vorgang Kritischer Pfad 19

20 Vorwärtsrechnung: Berechnung von FAZ, FEZ 1. Vorgang: FAZ (1) = 0 Ende Vorgang i: FEZ (i) = FAZ (i) + D (i) Frühester Endzeitpunkt eines Vorgangs FEZ (i) ergibt sich durch seinen frühesten Anfangszeitpunkt FAZ (i) plus der Dauer des Vorgangs D (i) Anfang Nachfolger j: FAZ (j) = max (FEZ (i) aller Vorgänger von j) Frühester Anfangszeitpunkt ist der höchste FEZ-Wert aller Vorgänger, d.h. der Vorgänger, der als letzter endet, ist bestimmend 20

21 Rückwärtsrechnung: Berechnung von SAZ, SEZ Letzter Vorgang: SEZ (= FEZ) ist der Ausgangspunkt SAZ = SEZ - D Anfang Vorgang j: SAZ (j) = SEZ (j) - D (j) Spätester Anfangszeitpunkt eines Vorgangs SAZ (j) ergibt sich durch den spätesten Endzeitpunkt SEZ (j) minus der Dauer des Vorgangs D (j) Ende Nachfolger i: SEZ (i) = min (SAZ (j) aller Nachfolger von i) Spätester Endzeitpunkt ist der kleinste SAZ-Wert aller Nachfolger Terminberechnung erfolgt in der Regel Tool-unterstützt 21

22 Beispiel: VWR und RWR 2 10 Vorgang B Vorgang D Vorgang A Vorgang C Vorgang E Vorgang F Vorwärtsrechnung Rückwärtsrechnung 22

23 Gesamtpuffer eines Vorgangs Gesamtpuffer: GP (i) = SAZ (i) FAZ (i) = SEZ (i) FEZ (i) Berechnung: Differenz aus dem spätesten und frühesten Anfangszeitpunkt oder Differenz aus dem spätesten und frühesten Endzeitpunkt Gesamtpuffer SAZ Vorgänger Früheste Lage FAZ Vorgang Vorgang SEZ Nachfolger Späteste Lage FEZ Gesamtpuffer 23

24 Freier Puffer eines Vorgangs Freier Puffer: FP (i) = min (FAZ (j) aller Nachfolger von i) FEZ (i) Berechnung: Minimum aus dem FAZ der Nachfolger minus FEZ des Vorgangs selbst Der Freie Puffer ist die Zeitspanne, um die der Vorgang verschoben werden kann, wenn sich der Vorgang selbst und seine Nachfolger in der frühesten Lage befinden. Eine Ausnutzung des Freien Puffers hat keinen Einfluss auf die Lage nachfolgender Vorgänge Vorgang früheste Lage FEZ FAZ Nachfolger früheste Lage Freier Puffer 24

25 Beispiel: Puffer, kritischer Pfad GP = SAZ FAZ = SEZ FEZ FP = min (FAZ aller Nachfolger) FEZ 2 10 Vorgang B Vorgang D Kritischer Pfad 1 8 Vorgang A Vorgang C Vorgang E Vorgang F

26 Kritischer Vorgang, kritischer Pfad Kritischer Vorgang: Vorgang mit Pufferzeit = 0 Kritischer Pfad: Pfad vom Projektstart bis zum Projektende, auf dem nur kritische Vorgänge liegen. Der kritische Pfad bestimmt die Dauer des Projektes Kritischer Pfad Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende Nachfolger 1 v1 5 Tage Do Mi ;3 2 v2 5 Tage Do Mi v3 3 Tage Do Mo v4 0 Tage Mi Mi ;6 5 v5 5 Tage Do Mi v6 7 Tage Do Fr v7 3 Tage Mo Mi v8 0 Tage Mi Mi Mai ' Mai ' Jun ' Jun ' Jun '13 M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F 2 Tage 2 Tage 26

27 Terminplanungstechniken / -Darstellungen Terminliste (Vorgangsliste / Arbeitspaketliste / Aktivitätenliste) PSP-Code Vorgangsname Dauer (PT) Aufwand Vorgänger Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) Übersichtliche grafische Darstellung der Terminliste mit Dauer als Rechteck-Elemente Vernetzter Balkenplan Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen Zeigt leichtverständlich und übersichtlich Terminsituation auf Netzplan Reine logische Abfolge der Vorgänge mit Zusatzinformationen 27

28 Vernetzter Balkenplan Nr S 21. Mai ' Mai ' Jun ' Jun '01 S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D Vorteile von vernetzten Balkenplänen: + sehr übersichtlich und selbsterklärend + kritische Pfade werden sichtbar + zeitliche Parallelen werden aufgezeigt + schnell zu erstellen (mit PM-Tool) + weit verbreitet

29 Netzplan Berechneter Netzplan mit kritischem Pfad, durch MS Project erzeugt Vorbereitung Anfang: Nr.: 1 Ende: Dauer: 11 Tage Abg.: 0% Anforderungen definieren Anfang: Nr.: 2 Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Angebote einholen Anfang: Nr.: 3 Ende: Dauer: 1 Woche Res.: Auswahl Auswahl der der PM-Software Anfang: Anfang: Nr.: 4 Ende: Ende: Dauer: 4 Tage Res.: Res.: Präsentation und Mittelfreigabe Meilensteindatum: Mit Nr.: 5 Durchführung Anfang: Nr.: 6 Ende: Dauer: 5 Tage Abg.: 0% Installation der Software auf Server Anfang: Nr.: 7 Ende: Dauer: 1 Tag Res.: Installation der Software auf Clients Anfang: Nr.: 8 Ende: Dauer: 3 Tage Res.: Schulung vorbereiten Anfang: Nr.: 9 Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Beispiel: Einführung einer PM-Software 29

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