Von der Kostenrechnung in die Lohnverrechnung

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1 Von der Kostenrechnung in die Lohnverrechnung Es gibt die Möglichkeit, vom Bildschirm-Auswertungsprogramm der Kostenrechnung (KORE- Reporting) auf die Personalkosten der einzelnen Mitarbeiter (in der Darstellung von Lohnkonten) durchzusteigen. Im folgenden Beispiel werden ausgehend von der Kostenstelle 40 Verwaltung zunächst alle Dienstnehmer angezeigt, die für diese Kostenstelle gearbeitet haben. Schließlich kann man bei einem Dienstnehmer dann im Detail die Kosten pro Lohnart und Monat darstellen: Die folgenden Seiten beschreiben die Voraussetzungen dafür, dass dieser Durchstieg möglich ist. Seite 1

2 Voraussetzungen BMD 5.5 Firmenstammverwaltung globale Steuerung In der Firmenstammverwaltung der BMD 5.5 Lohnverrechnung (LV040) muss im Programmpunkt 7 Globale Steuerung am Schirm Einstellungen im Feld 11 der Datenbestand hinterlegt werden: Der Begriff Datenbestand in der NTCS entspricht dem Begriff Lohndatei in der BMD 5.5. Die Nummer des Datenbestandes ist grundsätzlich frei wählbar, meist wird mit der Nummer 1 begonnen. Voraussetzungen BMD NTCS Datenbestand NTCS Lohnverrechnung Für den Abgleich der Daten muss in der NTCS Lohnverrechnung ein Datenbestand erfasst werden, und zwar im Paket Lohnverrechnung/Stammdaten/Diverse Stammdaten. Mit F5 legen Sie einen neuen Datenbestand an, dessen Name frei wählbar ist. WICHTIG: Die Datenbestandnummer muss mit jener im Lohn Firmenstamm ident sein! Im Feld Lohndatei muss durch Hinterlegen der Lohndatei die Verknüpfung zur BMD 5.5 Lohnverrechnung hergestellt werden. Seite 2

3 NTCS Firmenstamm Im NTCS Firmenstamm muss durch Hinterlegen der richtigen Informationen die Verbindung zur BMD 5.5 Lohnverrechnung hergestellt werden. Den Firmenstamm finden Sie im Paket CRM/Büroverwaltung/Stammdaten/Firmen/Firmen. Jene Felder, die Informationen benötigen, sind: Lohnklientennummer: die Nummer in der BMD 5.5 Lohnverrechnung Datenbestand Lohn: die Nummer des Datenbestandes Aktuelles Lohnjahr: das aktuelle Lohnverrechnungsjahr Sollten diese Felder nicht sichtbar sein, müssen Sie diese über die Feldauswahl einblenden. Seite 3

4 Übernahme der Mitarbeiter-Stammdaten in die NTCS Nachdem die oben erwähnten Einstellungen durchgeführt wurden, kann die erstmalige Übernahme der Mitarbeiter durchgeführt werden - über die Importfunktion in der Büroverwaltung! Den Import finden Sie im Paket CRM/Büro- und Dokumentenmanagement unter Stammdaten/ Schnittstellen/Import CRM (Punkt 10 LOHN). ACHTUNG!! Diese Übernahme darf nur einmalig erfolgen, und zwar genau dann, wenn die Mitarbeiterdaten noch NICHT im CRM - Mitarbeiterstamm sind! Außerdem ist immer darauf zu achten, ob nur eine Lohndatei oder mehrere verwendet werden! (Hinweis Datenbestand). In solchen Fällen wenden Sie sich bitte immer an den Lohnsupport! Nach erfolgreicher Übernahme sind Ihre Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung (Stammdaten/Personen/Mitarbeiter) zu finden. Kostenstelle Vergewissern Sie sich, dass bei jedem Dienstnehmer eine Kostenstelle hinterlegt ist, da ansonsten die Verbindung zum KORE Reporting nicht hergestellt werden kann. Sollte das Feld Kostenstelle standardmäßig nicht im Mitarbeiterstamm zu finden sein, können Sie es über die Feldauswahl hinzufügen und diese dann abspeichern. Seite 4

5 Synchronisation der 5.5 Lohndaten (Abrechnungen) mit NTCS Damit die Lohndaten nun in der Kostenrechnung angesehen werden können, müssen diese zuerst zwischen BMD 5.5 und BMD NTCS synchronisiert werden. Der Einstieg erfolgt über das Menü Personalinformationssystem/Stammdaten/ Einstellungen/Synchronisation BMD 5.5 Lohn -> NTCS. Bei der Synchronisation werden die Abrechnungsdaten inkl. der dabei verwendeten Kostenstellen in die so genannte Schatten Lohnverrechnung übergeleitet. Nach dem Einstieg in den Programmpunkt erscheint das Dialogfenster mit den Synchronisierungseinstellungen bitte mit OK bestätigen. Nach erfolgreicher Synchronisation stehen Ihnen nun die Lohnverrechnungsdaten zur Verfügung und Sie können im KORE Reporting auf diese zugreifen. Die Synchronisation kann auch automatisch über einen Batch aufgerufen werden. In der Aufgabenplanung wird eingestellt, wann er durchlaufen soll. Batch: /FUNC=MCS_IMPORTABRECHNUNGEN55 /KLIENT_NR=1 PERS_NR=0 STP_NO= VONMONAT=1 BISMONAT=12 STP_TEXT=D:\BMD_DATA\lv2011 DBS=1 IMP_ABRECHNUNGEN=1 IMP_KOSTVERT=1 IMP_NLZ=1 IMP_LOHNARTEN=1 IMP_KUNZLG=1 IMP_PERSSTAMM=1 IMP_ALL=1 Seite 5

6 Auswertung im KORE Reporting Der Einstieg in das KORE Reporting erfolgt wie gewohnt über das Menü Auswertungen/ Reporting im Paket Kostenrechnung. Danach erhalten Sie die Möglichkeit, verschiedenste Einstellungen für die gewünschte Auswertung vorzunehmen. Informationen über die Funktionen und Möglichkeiten, die sich hinter diesen Einstellungen verbergen, erhalten Sie von unseren MitarbeiterInnen im NTCS KORE Support. Wichtig ist, dass im Feld Firma auch jener Klient ausgewählt ist, für den die Lohndaten synchronisiert wurden. Das Reporting liefert Ihnen eine Auswertung, aus der Ihre verwendeten Kostenstellen ersichtlich sind. Nun haben Sie die Möglichkeit, sich ein Lohnkonto für jene Mitarbeiter anzusehen, die der betreffenden Kostenstelle zugewiesen sind. Seite 6

7 Um in die Auswahl der Mitarbeiter zu gelangen, wählen Sie die gewünschte Kostenstelle und klicken auf die Funktion Lohnkonto (ALT+L). Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Mitarbeiter wird dessen Lohnkonto mit den abgerechneten Bezugsarten am Schirm angezeigt. Seite 7

8 Mit der Funktion STRG+M kann die Ansicht auf die aus der Lohnverrechnung übernommenen Mengen (Stunden) umgeschaltet werden. Zusätzlich können Sie bei den Lohnarten zwischen vier verschiedenen Ansichtsfiltern wählen. Alle Lohnarten: Es werden alle Lohnarten angezeigt. Anwenderlohnarten: Es werden jene Lohnarten angezeigt, die in der Lohnverrechnung vom Anwender erfasst werden. Systemlohnarten: Es werden jene Lohnarten angezeigt, die vom System bei der Abrechnung automatisch generiert werden (z.b. LNK). Komprimiert: Die Lohnarten werden in drei Blöcken zusammengefasst Brutto/Lohnnebenkosten/Gesamtkosten. Diese Auswertung können Sie auch auf Kontenebene durchführen, indem Sie mit Doppelklick auf die gewünschte Kostenstelle die Ansicht der Konten aktivieren. Hier gibt es dieselben Funktionsmöglichkeiten in Bezug auf das Lohnkonto wie auf der Ebene der Kostenstellen. An wen kann ich mich wenden? Sollten Sie Fragen zu den Abläufen dieser Auswertungsmöglichkeit haben, stehen Ihnen die Supportmitarbeiter der BMD Hotline gerne mit Rat und Tat zur Seite. Lohn Hotline Bei Fragen, die den automatischen Abgleich der Mitarbeiter oder die Synchronisation der Lohndaten BMD 5.5 mit NTCS betreffen. KORE Hotline Bei Fragen, die das KORE Reporting betreffen oder die Überleitung von KORE-Buchungen aus BMD 5.5 in die NTCS Kostenrechnung. Seite 8

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