MSD FÜR GESCHÄFTSPARTNER VERHALTENSKODEX

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1 MSD FÜR GESCHÄFTSPARTNER VERHALTENSKODEX Unsere Werte und Standards für Geschäftspartner Der Verhaltenskodex von MSD für Geschäftspartner [Auflage I]

2 MSD engagiert sich bei sämtlichen geschäftlichen Aktivitäten für Nachhaltigkeit. Ziel ist es zudem, höchste ethische, soziale und ökologische Standards einzuhalten. Unsere Geschäftspartner spielen für den Erfolg unseres Unternehmens eine wichtige Rolle. Hinsichtlich dieser Tatsachen bemüht sich MSD, geschäftliche Beziehungen mit Personen und Unternehmen einzugehen, die unser Engagement für hohe ethische Standards teilen und sowohl sozial als auch ökologisch verantwortlich arbeiten. Um unser Engagement bezüglich dieser Standards zu bestärken, hat MSD diesen Verhaltenskodex für Geschäftspartner entwickelt. Grundlage hierfür sind die von der Pharmaceutical Supply Chain Initiative (PSCI) entwickelten Prinzipien für die Pharmabranche, die zehn Prinzipien des United Nations Global Compact sowie unsere Werte und Standards.

3 INHALT Erwartungen 4 Arbeitsrecht und Menschenrechte 6 Frei gewählte Beschäftigung 6 Kinderarbeit und junge Mitarbeiter 6 Diskriminierung 6 Faire Behandlung 6 Gehälter, Arbeitgeberleistungen und Arbeitszeiten 6 Vereinigungsfreiheit 6 Datenschutz 6 Gesundheit, Sicherheit und Umwelt 7 Schutz der Mitarbeiter 7 Verfahrenssicherheit 7 Notfallvorsorge und Notfallmaßnahmen 7 Informationen zu Gefahren 7 Umweltbezogene Genehmigungen 7 Abfall und Emissionen 7 Verschüttungen und Freisetzungen 7 Managementsysteme 8 Rechenschaftspflichten und Selbstverpflichtungen 8 Gesetze und Kundenanforderungen 8 Risikoanalyse und Risikomanagement 8 Dokumentation 8 Schulungen und Kompetenz 8 Durchgängige Betriebstätigkeit 8 Kontinuierliche Optimierung 8 Ethische Geschäftspraktiken 9 Geschäftsintegrität 9 Fairer Wettbewerb 9 Ermittlung von Bedenken 9 Korrektheit der betrieblichen Buchführung 9 Schutz von Informationen 9 Geistiges Eigentum 9 Handelsgesetze 9 Klinische Studien 10 Produktqualität 10 Marketing- und Werbepraktiken 10 Geschenke und Bewirtung 10 Tierschutz 10 Interessenkonflikte 10 Vorbringen von Bedenken 12 Der MSD Verhaltenskodex für Geschäftspartner wurde am 15. November 2011 vom Corporate Compliance Committee vorgestellt und trat am selben Tag in Kraft. 3

4 ERWARTUNGEN MSD setzt bei seinem geschäftlichen Beziehungen auf hohe ethische Standards und die Einhaltung jeglicher Gesetze. Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir das gleiche Engagement. In diesem Verhaltenskodex lernen unsere Geschäftspartner die wichtigsten Grundsätze für die Zusammenarbeit mit MSD kennen. Bei der Auswahl unserer Geschäftspartner richten wir uns nach diesen Prinzipien und achten darauf, dass diese gemäß den gesetzlichen Vorschriften handeln. Zudem sollten unsere Geschäftspartner bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen ebenfalls diese oder ähnliche Prinzipien anwenden. ERWARTUNGEN AN UNSERE GESCHÄFTSPARTNER: Strenge Einhaltung ethischer Prinzipien bei Arbeitsbedingungen, Umwelt, Gesundheit, Sicherheit und Managementsystemen. Einführung, Kommunikation und Anwendung dieser Prinzipien. Einhaltung sämtlicher Gesetze und Bestimmungen. Integration dieser Prinzipien in einen kontinuierlichen Optimierungsprozess zur langfristigen Leistungssteigerung. WICHTIGE PUNKTE: Zu unseren Geschäftspartnern zählen Unternehmen, die MSD, unsere Tochtergesellschaften und Niederlassungen mit Services, Rohstoffen, Wirkstoffen, Komponenten, Fertigwaren oder sonstigen Produkten beliefern. Diese Prinzipien sollten geltende Gesetze und Vorschriften weder ersetzen noch zu einem Konflikt mit diesen führen. Dies gilt auch für vertragliche Vereinbarungen mit MSD, unsere Tochtergesellschaften und Niederlassungen. Es ist Aufgabe jedes einzelnen Geschäftspartners, festzulegen, wie er die im Verhaltenskodex für Geschäftspartner aufgeführten Prinzipien und Standards umsetzt und einhält. Soweit vertraglich festgelegt, hat MSD das Recht, die Einhaltung zu überprüfen. Bei der Auswahl neuer Geschäftspartner führt MSD eine Erstanalyse durch. Als Teil dieser Analyse füllen potenzielle Geschäftspartner einen Fragebogen zur Selbstbewertung aus, in dem die Einhaltung des Verhaltenskodex überprüft wird. Bei Geschäftspartnern mit hohem Risiko behält sich MSD das Recht vor, auf dem Firmengelände des Geschäftspartners die Einhaltung der genannten Standards zu überprüfen. Weitere Informationen zur Einhaltung dieser Standards erhalten Sie unter folgenden Links: 4

5 Bei MSD bilden unsere Werte und Standards seit jeher die Grundlage für unseren Erfolg. Wir sind davon überzeugt, dass wir der Gesellschaft und unserem Unternehmen mit einem verantwortlichen unternehmerischen Verhalten am besten dienen. Grundlage hierfür ist die Erkenntnis, dass ein Unternehmen sämtliche Gesetze und Vorschriften vollständig einhalten muss. Wir sind uns bewusst, dass es aufgrund kultureller Unterschiede eine Herausforderung ist, diese Prinzipien global anzuwenden. Unsere Erwartungen jedoch haben universelle Geltung. Wir haben Verständnis dafür, dass die Umsetzungsweise dieser Erwartungen gemäß den Gesetzen, Werten und kulturellen Eigenheiten der unterschiedlichen Gesellschaften variieren kann. Wir glauben daran, dass wir mit unseren Geschäftspartnern beiderseitig vorteilhafte Beziehungen aufbauen können, die auf Vertrauen und Respekt basieren. Wir handeln integer und befolgen sämtliche Gesetze und Vorschriften der Länder, in denen wir agieren. Wir versuchen, einen positiven Einfluss auf unserer Mitarbeiter und ihre Familien sowie auf die Gemeinden, in denen wir tätig sind, auszuüben. Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir das gleiche Verhalten. 5

6 ARBEITSRECHT UND MENSCHENRECHTE Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie die international anerkannten Menschenrechte einhalten. FREI GEWÄHLTE BESCHÄFTIGUNG Wir erwarten, dass unsere Geschäftspartner keine Zwangsarbeit, in welcher Form auch immer, in ihren Unternehmen zulassen. Die Mitarbeiter dürfen nicht dazu gezwungen werden, bei Arbeitsbeginn Papiere oder Kautionen zu hinterlegen. KINDERARBEIT UND JUNGE MITARBEITER Unsere Geschäftspartner müssen jegliche Kinderarbeit in ihren Unternehmen vermeiden. Junge Mitarbeiter unter 18 Jahren dürfen ausschließlich für ungefährliche Arbeiten eingesetzt werden. Sie dürfen erst beschäftigt werden, wenn sie das gesetzliche Mindestalter für Beschäftigungsverhältnisse oder das für den Abschluss der Schulpflicht vorgeschriebene Alter des jeweiligen Landes erreicht haben. DISKRIMINIERUNG Unsere Geschäftspartner müssen eine Arbeitsumgebung sicherstellen, die frei von (sexueller) Belästigung und Diskriminierung ist. Kein Mitarbeiter darf aufgrund von Herkunft, Hautfarbe, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, Ethnizität, Behinderungen, genetischen Besonderheiten, Religion, politischer Einstellung, Mitgliedschaft in Gewerkschaften oder Familienstand diskriminiert werden. FAIRE BEHANDLUNG Unsere Geschäftspartner müssen eine Arbeitsumgebung sicherstellen, in denen Mitarbeiter fair und menschlich behandelt werden. Kein Mitarbeiter darf sexueller Belästigung, sexuellem Missbrauch, körperlicher Bestrafung, psychischem oder physischem Zwang sowie verbalen Beschimpfungen von Mitarbeitern oder der Androhung einer solchen Behandlung ausgesetzt werden. 6 GEHÄLTER, ARBEITGEBERLEISTUNGEN UND ARBEITSZEITEN Unsere Geschäftspartner müssen ihre Mitarbeiter gemäß den geltenden Gesetzen vergüten. Dies umfasst auch Mindestlöhne, Überstunden und vorgeschriebene Zusatzleistungen. Die Zahlungsweise sollte mit den Mitarbeitern vereinbart werden, sodass diese ihre Vergütung pünktlich erhalten können. Es wird erwartet, dass unsere Geschäftspartner mit ihren Mitarbeitern vereinbaren, ob und in welcher Höhe Überstunden bezahlt werden. VEREINIGUNGSFREIHEIT Eine offene und direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern (und/oder zuständigen Gewerkschaftsvertretern) bezüglich Arbeitsplatzund Lohnangelegenheiten wird empfohlen. Im Einklang mit den lokalen Gesetzen sollten unsere Geschäftspartner das Recht ihrer Mitarbeiter achten, sich frei zu vereinigen, Gewerkschaften oder Betriebsräten beizutreten und eine Arbeitnehmervertretung zu ernennen. Es muss den Mitarbeitern ermöglicht werden, mit Vorgesetzten über die Arbeitsbedingungen zu sprechen, ohne Benachteiligungen oder Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. DATENSCHUTZ Unsere Geschäftspartner sollten alle persönlichen Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen behandeln. Für bestimmte geschäftliche Zwecke verwendete persönliche Daten müssen angemessen behandelt und vor Missbrauch geschützt werden, um die betroffenen Personen vor Diskriminierung, Stigmatisierung oder sonstigen Angriffen wie Rufschädigung, Verletzung der persönlichen Würde, körperliche Verletzung, Betrug, finanzielle Verluste oder Identitätsdiebstahl zu schützen.

7 GESUNDHEIT, SICHERHEIT UND UMWELT Unsere Geschäftspartner sollten eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung gewährleisten. Dies betrifft auch von Unternehmen bereitgestellte Unterkünfte. SCHUTZ DER MITARBEITER Unsere Geschäftspartner müssen ihre Mitarbeiter vor chemischen, biologischen und physikalischen Gefahren sowie vor körperlich anstrengenden Tätigkeiten am Arbeitsplatz und in vom Unternehmen bereitgestellten Unterkünften schützen. VERFAHRENSSICHERHEIT Unsere Geschäftspartner sollten über Sicherheitsprogramme sowie Prozesse und Vorschriften verfügen, mit denen die Freisetzung gefährlicher Chemikalien verhindert oder reduziert wird. Diese Programme müssen auf die Risiken des jeweiligen Unternehmens abgestimmt sein. NOTFALLVORSORGE UND NOTFALLMASSNAHMEN Unsere Geschäftspartner müssen potenzielle Notfälle am Arbeitsplatz sowie in vom Unternehmen bereitgestellten Unterkünften ermitteln, bewerten und so weit wie möglich verhindern. Zudem müssen Notfallpläne und Notfallmaßnahmeverfahren bereitgestellt werden. INFORMATIONEN ZU GEFAHREN Informationen zu gefährlichen Materialien (einschließlich pharmazeutische Produkte und pharmazeutische Zwischenprodukte) müssen stets verfügbar sein, um Mitarbeiter hinsichtlich eines angemessenen Umgangs mit Materialien schulen zu können und somit vor Gefahren zu schützen UMWELTBEZOGENE GENEHMIGUNGEN Unsere Geschäftspartner müssen sämtliche Umweltvorgaben befolgen. Alle erforderlichen Umweltgenehmigungen, Lizenzen, Registrierungen und Beschränkungen müssen vorliegen, damit verbundene Anforderungen müssen eingehalten werden. Unsere Geschäftspartner sollten ökologisch verantwortlich und effizient handeln, um schädliche Umwelteinflüsse zu reduzieren. Zudem sollten sie natürliche Ressourcen schützen, die Verwendung gefährlicher Materialien so weit wie möglich vermeiden und sich für Wiederverwertungs- und Recyclingsmaßnahmen engagieren. ABFALL UND EMISSIONEN Unsere Geschäftspartner müssen über Systeme verfügen, um einen sicheren Umgang mit Abfällen, Emissionen und Abwässern sowie deren Transport, Lagerung, Recycling und Wiederverwertung zu gewährleisten. Sämtliche Abfälle, Emissionen oder Abwässer, die potenziell schädlich für die menschliche Gesundheit oder die Umwelt sind, erfordern angemessene Vorgehensweisen und Kontrollen, bevor sie freigesetzt oder wiederverwertet werden. VERSCHÜTTUNGEN UND FREISETZUNGEN Unsere Geschäftspartner müssen über Systeme verfügen, mit denen versehentliche Verschüttungen und Freisetzungen in die Umgebung verhindert bzw. abgeschwächt werden. 7

8 MANAGEMENTSYSTEME Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie Managementsysteme einsetzen, um eine kontinuierliche Optimierung und Einhaltung dieser Prinzipien sicherzustellen. RECHENSCHAFTSPFLICHTEN UND SELBSTVERPFLICHTUNGEN Unsere Geschäftspartner müssen die in diesem Dokument erläuterten Konzepte befolgen und die entsprechenden Ressourcen dafür zur Verfügung stellen. GESETZE UND KUNDENANFORDERUNGEN Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie geltende Gesetze, Vorschriften, Standards und Kundenanforderungen einhalten und diesbezügliche Mängel schnellstmöglich beheben. RISIKOANALYSE UND RISIKOMANAGEMENT Unsere Geschäftspartner müssen über Prozesse verfügen, um Risikoanalyse und Risikomanagement in allen in diesem Dokument genannten Bereichen zu gewährleisten. DOKUMENTATION Unsere Geschäftspartner müssen die Einhaltung dieser Standards sowie der geltenden Gesetze und Vorschriften dokumentieren. SCHULUNGEN UND KOMPETENZ Unsere Geschäftspartner müssen über ein Schulungsprogramm verfügen, das die erforderlichen Kenntnisse zur Einhaltung dieser Standards vermittelt. DURCHGÄNGIGE BETRIEBSTÄTIGKEIT Unsere Geschäftspartner müssen für die unternehmerischen Tätigkeiten mit MSD entsprechende Pläne zur Aufrechterhaltung der Betriebstätigkeit erstellen und umsetzen. KONTINUIERLICHE OPTIMIERUNG Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern eine kontinuierliche Optimierung anhand von Leistungszielen, die Umsetzung von Plänen sowie Maßnahmen zur Behebung von Mängeln, die durch interne oder externe Bewertungen, Inspektionen und Prüfungen ermittelt worden. 8

9 ETHISCHE GESCHÄFTSPRAKTIKEN Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie ethisch und integer handeln. GESCHÄFTSINTEGRITÄT Korruption, Erpressung und Unterschlagung sind untersagt. Unsere Geschäftspartner dürfen bei ihren geschäftlichen Beziehungen mit anderen Unternehmen oder Regierungsbehörden keine Bestechungsgelder oder sonstige ungesetzliche Zahlungen anbieten oder annehmen. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie gegen jegliche Korruption angehen. FAIRER WETTBEWERB Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie sich im Wettbewerb fair verhalten und gemäß den geltenden Kartellgesetzen handeln. Unsere Geschäftspartner sollten faire Geschäftspraktiken anwenden; dies umfasst auch Marketing- und Werbepraktiken. ERMITTLUNG VON BEDENKEN Unsere Geschäftspartner sollten ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Bedenken oder ungesetzliche Verhaltensweisen zu melden, ohne Benachteiligungen oder Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Die gemeldeten Angelegenheiten sollten untersucht und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen getroffen werden. KORREKTHEIT DER BETRIEBLICHEN BUCHFÜHRUNG Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass ihre Buchführung den gängigen Buchhaltungsprinzipien entspricht. Die Buchführung muss in sämtlichen Aspekten korrekt, lesbar und transparent sein und sämtliche Transaktionen und Zahlungen enthalten. SCHUTZ VON INFORMATIONEN Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie vertrauliche Daten schützen; dazu zählen auch persönliche, von MSD vermittelte Daten. Verlust, Missbrauch, Diebstahl, Betrug, unberechtigter Zugriff, Offenlegung oder Veränderung dieser Daten sind zu vermeiden; dazu zählt auch die unberechtigte Weitergabe und/oder Veröffentlichung von Daten, die MSD zu Verfügung gestellt hat. Geschäftspartner, mit denen MSD vertrauliche Daten austauscht, müssen im Voraus eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen. Geschäftspartner dürfen ohne die Genehmigung durch MSD keine vertraulichen oder anderweitigen Daten, die MSD betreffen, weitergeben. Es wird erwartet, dass unsere Geschäftspartner angemessene Maßnahmen zum Schutz von persönlichen oder vertraulichen Daten treffen. Diese müssen überprüft werden können. Eine unberechtigte Verwendung/Offenlegung oder der Verlust vertraulicher Daten von MSD muss umgehend an das Office of Ethics von MSD gemeldet werden. GEISTIGES EIGENTUM Die Rechte des geistigen Eigentums sind zu berücksichtigen. Bei der Weitergabe von Technologien und Wissensressourcen muss das geistige Eigentum geschützt werden. HANDELSGESETZE Unsere Geschäftspartner müssen bei Transaktionen sämtliche Einfuhr- und Ausfuhrbeschränkungen, Sanktionen und sonstige Handelsgesetze der USA sowie der betroffenen Länder befolgen. 9

10 ETHISCHE GESCHÄFTSPRAKTIKEN KLINISCHE STUDIEN Werden klinische Studien im Auftrag von MSD durchgeführt, müssen diese gemäß den Good Clinical Practices und den geltenden lokalen Vorschriften durchgeführt werden. Dabei sind die ethischen Grundsätze, wie sie in der Deklaration von Helsinki ausgeführt sind, einzuhalten. PRODUKTQUALITÄT Geschäftspartner, die an Lieferung, Verarbeitung, Verpackung, Prüfung, Lagerung und Vertrieb von Materialien/Produkten im Auftrag von MSD beteiligt sind, müssen die geltenden Qualitätsvorschriften, Herstellungspraktiken und Laborpraktiken der Märkte befolgen, in denen die Produkte registriert und vertrieben werden. MARKETING- UND WERBEPRAKTIKEN Sämtliche Marketing- und Werbepraktiken müssen hohen ethischen, medizinischen und wissenschaftlichen Standards sowie den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Bei der Zusammenarbeit mit Ausübenden von Gesundheitsberufen, Patienten und Tierärzten müssen sämtliche Geschäftspartner die entsprechenden Branchenstandards einhalten, so zum Beispiel die Vorschriften des Europäischen Verbands der pharmazeutischen Industrie (EFPIA), der International Federation of Pharmaceutical Manufacturers & Associations (IFPMA) oder der Pharmaceutical Research and Manufacturers of America (PhRMA). GESCHENKE UND BEWIRTUNG In Situationen, in denen die Entscheidung von Mitarbeitern beeinflusst werden kann oder ein solcher Eindruck entstehen könnte, dürfen unsere Geschäftspartner Mitarbeitern von MSD keine Geschenke oder Bewirtungen anbieten. In anderen Situationen können Mitarbeitern von MSD kleine Geschenke oder Bewertungen angeboten werden, vorausgesetzt es handelt sich nicht um Bargeld oder bargeldähnliche Mittel sowie wiederholte oder teure Geschenke. Zudem müssen dabei die entsprechenden Geschäftspraktiken sowie die geltenden Gesetze eingehalten werden. TIERSCHUTZ Tiere müssen respektvoll behandelt werden, Schmerz und Stress sind möglichst gering zu halten. Tierversuche sollten erst durchgeführt werden, wenn überprüft wurde, ob angemessene Alternativen zum Tierversuche bestehen oder die Anzahl der eingesetzten Tiere reduziert werden kann. Zudem muss so vorgegangen werden, dass das Leid der Tiere möglichst gering ausfällt. Soweit möglich, sollten Alternativen genutzt werden. Diese müssen wissenschaftlich und behördlich anerkannt sein. INTERESSENKONFLIKTE Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie Interaktionen mit Mitarbeitern von MSD vermeiden, die nicht im Interesse unseres Unternehmens liegen. Beispielsweise sollten bei Transaktionen mit MSD keine Beschäftigungen oder Zahlungen mit Mitarbeitern von MSD vereinbart werden, die außerhalb des jeweiligen Vertrags liegen. Besteht zwischen einem Mitarbeiter eines Geschäftspartners und einem Mitarbeiter von MSD eine familiäre oder sonstige persönliche Beziehung, die zu einem Interessenkonflikt führen kann, muss der Geschäftspartner diese Tatsache offenlegen. 10

11

12 BEDENKEN VORBRINGEN Mitarbeiter von Geschäftspartnern sollten sich hinsichtlich eventueller ethischer oder rechtlicher Bedenken zunächst an ihr eigenes Unternehmen wenden. Geschäftspartner, die der Meinung sind, dass ein Mitarbeiter von MSD oder eine andere Person, die im Auftrag von MSD handelt, das Gesetz gebrochen hat oder sich auf eine andere Weise unangemessen verhält, sollte dies umgehend an MSD melden. Das MSD Office of Ethics stellt mehrere Ressourcen bereit, über die Sie derartige Bedenken ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen melden können. Online: Telefonisch: oder Per Fax: (vertraulich) Per Die rund um die Uhr verfügbare MSD AdviceLine ist mit Mitarbeitern besetzt, die nicht zu unserem Unternehmen gehören. So können Sie bei Ihrem Anruf anonym bleiben. Der Ansprechpartner wird Sie nicht sofort beraten, sondern gibt Ihre Informationen an das Office of Ethics weiter. Sie erhalten eine Fallnummer und ein Rückrufdatum. Die bei der AdviceLine vorgebrachten Fragen und Bedenken werden zur Prüfung an das Office of Ethics weitergeleitet. Es wird keine Information über die Identität des Anrufers ohne dessen Zustimmung weitergereicht. Kontaktdaten der AdviceLine: Online: Telefonisch: (USA) oder (außerhalb der USA) Hinweis: MSD ist in den USA und Kanada unter dem Namen Merck bekannt.

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