Digitale Kommunalarchive in Deutschland und in der Schweiz im Vergleich

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1 Digitale Kommunalarchive in Deutschland und in der Schweiz im Vergleich Tessa Neumann (ArchivInForm) Andreas Steigmeier (docuteam) AUdS-Tagung

2 Agenda Wie sieht der Status Quo aus? Wie wird Wissen erzeugt und koordiniert? Portallösungen vs. Verbundlösungen Fazit 2

3 ArchivInForm Seit 2004 als Archivdienstleister tätig - beginnend mit analogen Archiv- und Sammlungsbeständen, Leistungsspektrum wird immer digitaler 20 Mitarbeiter (Archivare und Dokumentare), davon 3 vor Ort bei Kunden Keine Software-Entwicklung, aber: bei Anschaffung bzw. Aufbau von Digitalem Magazin beratend und praktisch tätig (v.a. Datenanalyse, Konzept für Ingest/Nutzung, Qualitätsmanagement) 3

4 docuteam Seit 2003 als Archivdienstleister tätig - sowohl für Papier- wie auch digitale Archivbestände 30 Mitarbeitende an zwei Standorten Entwickelt unter anderem Software für die digitale Archivierung. Unsere Werkzeuge sind in Kantonen, Kommunen und in Privatarchiven im Einsatz. Im Moment bauen wir eine Cloud-basiertes OAIS auf, in dem auch kleine Organisationen (= Gemeinden) digital archivieren können. 4

5 Digitale Kommunalarchive D: Status quo Erkenntnis von Bedarf und Notwendigkeit in Archiv und Verwaltung beginnt erst jetzt, kaum echter Produktivbetrieb in kleinen und mittleren Archiven Leuchtturmprojekte durch Landesarchive und große Kommunalarchive, alle warten auf DIMAG Derzeit Ausarbeitung von Finanzierungskonzepten, wie sich Kosten für Rechenzentren und Softwareanschaffung/ -entwicklung teilen lassen Konzept: Verwaltungskooperation, keine Dienstleistung Bindung an Softwareunternehmen kaum erwünscht 5

6 Digitale Kommunalarchive CH: Status quo Digitale Kommunalarchive im Produktivbetrieb Basel (Kanton und Stadt bilden eine Körperschaft) Bern, St. Gallen, Baden, Prilly, Uster Die Initiative zum Aufbau eines digitalen Kommunalarchivs geht in der Regel von einer besonders aktiven Archivarin bzw. einem besonders aktiven Archivar aus. Oft koordiniert mit Projekten im Bereich Records Management / Information Lifecycle. Aber keine direkten Abhängigkeiten. 6

7 Wissensaneignung in Deutschland Fachlicher Austausch in Foren und Ausschüssen: VdA, BKK, VdW, Archivtage, VdW Veröffentlichung von Fachkonzepten, z.b. Thüringen, elektronisches Archiv Mecklenburg-Vorpommern Einzelexperten: Mitarbeit in bundesdeutschen Gremien (Nestor, DIN) deren Wissen findet Einfluss in Projekten bzw. in technischen Entwicklungen der Verbundlösungen Kleine und mittlere Archive orientieren sich an Expertenmeinungen (Grund: Effizienz und Normenkonformität) 7

8 Wissensaneignung in der Schweiz Einige Städte sind Mitglied der Kost (Koordinationsstelle digitale Langzeitarchivierung): Bern, Luzern, St. Gallen, Zürich Weiterbildungen im VSA (Fachtagung, Weiterbildungsmodule) Expertenmeinungen bzw. akademische Diskussion haben wenig Einfluss auf konkrete Projekte Informelle Netzwerke, User-Groups für Werkzeuge 8

9 Verbundlösungen Deutschland Verbundlösungen stark von Ländern und großen Stadtarchiven getrieben Beispiele von Verbundlösungen: Digitales Archiv Nord, DIMAG, DiPS-Nutzergruppe, Arbeitsgruppen für ähnliche Problemstellungen Noch offen ist Verteilung der Finanzierung: (Weiter-) Entwicklung einzelner Module, Datenspeicherung Föderal: zwar bei Kommunen ebenfalls Skepsis gegenüber Ländern, aber alternativlos (Kosten) Fachwelt macht sich Sorgen wegen zu geringer Konkurrenz durch diese Verbünde 9

10 Portallösungen Schweiz Schweiz. Bundesarchiv bietet Hostinglösung an, die sich allerdings an grössere Organisationen richtet. Die Schweiz ist stark föderalistisch organisiert. Horizontale Lösungen (Angebot von seinesgleichen) haben eher eine Chance als vertikale (Angebot von oben, z. B. vom Kanton). In einigen Kantonen werden solche horizontalen Angebote angedacht. 10

11 VORBEREITUNG (Kunde) Transfer / Upload ARCHIVIERUNG (docuteam) VERMITTLUNG (Benutzer) Auskoppeln und abliefern Ingest durchführen Erschliessen Zugriff sicherstellen Manuelle SIP-Erstellung - Dateisystem - Physische Medien (CD- ROM, DVD, Tapes) Automatisierte SIP-Erstellung Validierung Dateimigration Paketerstellung Protokollierung AIP (METS, EAD, Premis) EAD ISAD(G) ISAAR(CPF) ISDF PID Archiv- Speich er Repository (Elektronisch es Magazin) DIP Recherche DIP ausliefern - DMS / RMS - Geschäftsverwaltung - Datenbank-Applikation - Scan-Workflow Backup, Replikation Bitstream Preservation Benutzer Re-use (Linked Data, Open Data)

12 Vergleich Deutschland: hochnormiert Aufbau von oben aus Kostengründen: kaum eigenes try&error: Beteiligung kleinerer und mittlerer Archive erst nach Bereitstellung fertiger und geprüfter (!) (Teil-)Lösungen Schweiz: Normen als Ausgangslage, als kreative Basis eines Systems Eigene Lösungen von unten : Eigenes try&error in Kommunen 12

13 Fazit I/II Neben Eigenlösungen entstehen horizontale Portalbzw. Verbundlösungen für kleinere Körperschaften; solche Modelle haben unseres Erachtens Potenzial Lösungs- und nicht problemorientiert vorgehen Pragmatische Lösungen anstreben, die genügend flexibel sind, um auch revidiert werden zu können (z.b. wenn sich Metadatenstandards ändern) 13

14 Fazit II/II Akzeptanz der These Digitale Archivierung ist eine Daueraufgabe ist notwendig Auch Berufsbilder müssen angepasst werden, Wunsch an die Lehre: Aufhebung der Trennung von Archiv und IT und insgesamt mehr Angebote 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Tessa Neumann Andreas Steigmeier a. 15

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