3. Wie viel des in Frage 2 genannten Personals ist bzw. war in operativen Einheiten

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1 Landtag von Baden-Württemberg 15. Wahlperiode Drucksache 15 / Kleine Anfrage des Abg. Claus Paal CDU und Antwort des Innenministeriums Wirtschaftlichkeit der zentralen Zeitwirtschaft bei der Polizei Kleine Anfrage Ich frage die Landesregierung: 1. Was kostete die Einführung der zentralen Zeitwirtschaft (ZZW) bei der Polizei (nach Haushaltskapiteln detailliert getrennte Aufstellung der personellen und finanziellen Aufwände)? 2. Wie viel Personal (VZÄ Polizeivollzugsdienst) ist in den einzelnen Präsidien respektive dem Landespolizeipräsidium und dem Landeskriminalamt mit Aufgaben aus dem Bereich der zentralen Zeitwirtschaft betraut? 3. Wie viel des in Frage 2 genannten Personals ist bzw. war in operativen Einheiten tätig? 4. Wie viel Personal (VZÄ Polizeivollzugsdienst und Nichtvollzug) war vor Einführung der zentralen Zeitwirtschaft in den einzelnen Präsidien respektive des Landespolizeipräsidiums und dem Landeskriminalamt mit Aufgaben aus dem Gebiet der Zeitwirtschaft gebunden (Aufstellung detailliert je Dienststelle, einschließlich der jeweiligen Organisationseinheiten)? 5. Welchen Mehrwert erkennen die einzelnen Präsidien respektive das Landespolizeipräsidium und das Landeskriminalamt in der zentralen Zeitwirtschaft? 6. Aus welchem Grund hat sie sich für das System der Firma S. im Vergleich zu anderen Anbietern, die sich schon bei der Polizei im Echtbetrieb befanden, entschieden? 7. Wie erfolgte die Pilotierung und die Einführung des Systems? Eingegangen: / Ausgegeben: Drucksachen und Plenarprotokolle sind im Internet abrufbar unter: Der Landtag druckt auf Recyclingpapier, ausgezeichnet mit dem Umweltzeichen Der Blaue Engel. 1

2 8. Wie lauten die Ergebnisse der Evaluation bei den Pilotdienststellen (detaillierte Angabe je Dienststelle)? 9. Gab es Störungen und Ausfälle der ZZW (detaillierte Darstellung getrennt nach Dienststellen mit Angabe des Grundes der Störung und dem Zeitraum des Ausfalls)? 10. Wie bewertet sie den Erfolg und die Zufriedenheit der Anwender mit dem System? Paal CDU Begründung Im Jahr 2015 wurde sukzessive in der Landespolizei in einer Art Pilotbetrieb als Vorgriff auf die Einführung in der gesamten Landesverwaltung ein System zur zentralen Zeitbewirtschaftung eingeführt. Bereits vor Einführung des Systems wurden in Teilen der Polizei bereits seit Jahren elektronische Zeiterfassungssysteme genutzt. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob die Einführung wirtschaftlich sinnvoll ist/war. Die Überprüfung der Wirtschaftlichkeit und Effizienz ist auch vor dem Hintergrund der vorgesehenen Einführung in die komplette Landesverwaltung zwingend erforderlich. Antwort Mit Schreiben vom 16. Februar 2016 Nr /281 beantwortet das Innen - ministerium im Einvernehmen mit dem Ministerium für Finanzen und Wirtschaft die Kleine Anfrage wie folgt: 1. Was kostete die Einführung der zentralen Zeitwirtschaft (ZZW) bei der Polizei (nach Haushaltskapiteln detailliert getrennte Aufstellung der personellen und finanziellen Aufwände)? Zu 1.: Die Kosten für die Einführung der zentralen Zeitwirtschaft belaufen sich im Innenressort bisher auf ,72 Euro. Sie wurden aus Kapitel 0314 Zentrale Veranschlagungen Polizei gezahlt. Diese Mittel wurden für die Beschaffung von Hard- und Software, Zeiterfassungsgeräten und der notwendigen Powerinjektoren sowie für die Verkabelungsarbeiten bei Bestandsliegenschaften benötigt. Es stehen noch Rechnungen in Höhe von rd Euro für Verkabelungsarbeiten und Zeiterfassungsgeräte aus. Die Mittel fließen noch im Laufe dieses Jahres ab. Der personelle Aufwand im Bereich der Polizei kann nicht detailliert beziffert werden, da ein Großteil der Projektarbeit im Nebenamt geleistet wurde und nur einzelne Beschäftigte temporär vollständig in die Projektarbeit eingebunden waren. 2

3 Das Projekt wurde im Übrigen in enger Kooperation mit dem Landesbetrieb Competence Center (LCC) durchgeführt. Das Projektteam im LCC setzte sich aus Angehörigen des LCC sowie externen Beratern zusammen. Durch den LCC wurde die Anpassung der Software der Firma S. auf die polizeilichen Bedürfnisse übernommen. Hierauf entfielen aus Kapitel 0603 rd Euro. Der Erwerb der SAP-Lizenzen wurde ebenfalls über den LCC abgewickelt und fiel nicht in die Projektkosten. Dort erfolgte der Erwerb im Hinblick auf den ressortübergreifenden Einsatz der ZZW, z. B. auch in der Finanzverwaltung des Landes. 2. Wie viel Personal (VZÄ Polizeivollzugsdienst) ist in den einzelnen Präsidien respektive dem Landespolizeipräsidium und dem Landeskriminalamt mit Aufgaben aus dem Bereich der zentralen Zeitwirtschaft betraut? 3. Wie viel des in Frage 2 genannten Personals ist bzw. war in operativen Einheiten tätig? Zu 2. und 3.: Die Aufgaben im Zusammenhang mit der Zentralen Zeitwirtschaft sind auf eine Reihe von Akteuren (z. B. Zeitwirtschaftsbeauftragte, PEP-Beauftragte, Vorgesetzte als Genehmiger, Angehörige der Stabsstelle ZZW im Präsidium Technik, Logistik, Service der Polizei) verteilt, die die entsprechenden Aufgaben teils ausschließlich, teils anteilig und, was Letzteres anbelangt, regelmäßig mit wechselndem Anteil an ihrer Gesamtarbeitszeit, wahrnehmen. Die erbetene Aussage wäre demnach, wenn überhaupt, nur mit einem unverhältnismäßigen Erhebungsaufwand bei den Dienststellen und Einrichtungen für den Polizeivollzugsdienst möglich. Hiervon wurde nicht zuletzt aufgrund der gegenwärtigen Belastungssituation in der Polizei abgesehen, zumal das Ergebnis einer solchen Erhebung schon mit Blick auf die erst kurze flächendeckende Laufzeit des Systems letztlich wenig aussagekräftig wäre. 4. Wie viel Personal (VZÄ Polizeivollzugsdienst und Nichtvollzug) war vor Einführung der zentralen Zeitwirtschaft in den einzelnen Präsidien respektive des Landespolizeipräsidiums und dem Landeskriminalamt mit Aufgaben aus dem Gebiet der Zeitwirtschaft gebunden (Aufstellung detailliert je Dienststelle ein - schließlich der jeweiligen Organisationseinheiten)? Zu 4.: Die erbetene Aussage kann nicht getroffen werden. Vor Einführung der Zentralen Zeitwirtschaft kamen in den Dienststellen und Einrichtungen völlig unterschied - liche Zeiterfassungssysteme zum Einsatz. Zum Teil wurde auch noch mit manuellen Aufschrieben gearbeitet. Eine Aussage zum personellen Aufwand wäre demnach, wenn überhaupt, nur mit einem unverhältnismäßigen Erhebungsaufwand möglich. Hiervon wurde abgesehen. Auf die Antwort zu Frage 2 und 3 wird im Übrigen verwiesen. 5. Welchen Mehrwert erkennen die einzelnen Präsidien respektive das Landes - polizeipräsidium und das Landeskriminalamt in der zentralen Zeitwirtschaft? Zu 5.: Der Rechnungshof Baden-Württemberg hatte in seinen Denkschriften der Jahre 2005, Beitrag Nr. 7, sowie 2010, Beitrag Nr. 6, die zügige Installation der elektronischen Zeiterfassung bei der Landespolizei aufgrund der nachgewiesenen Vorteile gefordert. Kernargumente waren die von ihm erwarteten Freisetzungspotenziale von Mitarbeiterkapazitäten durch den Wegfall des Zeitaufwandes für Selbstaufschriebe und Genehmigungsläufe. Weitere angeführte Vorteile waren die Vereinheitlichung der bislang sehr heterogen umgesetzten arbeitszeitrechtlichen Vorschriften, die Fehleranfälligkeit der manuellen Erfassung mittels handschriftli- 3

4 chem Eintrag in Vordrucken oder durch die Eingabe in Excel-Tabellen, die Möglichkeit der Kontrolle der Arbeitszeit durch Vorgesetzte sowie die Überwachung der Kappungsgrenzen von Gleitzeitstunden und der Rechtmäßigkeit des Anfalls von Mehrarbeit. Der Landtag hatte in der Folge mit zwei Beschlüssen im Jahr 2010 die Landes - regierung ersucht, dem Landtag über den Fortgang der in der Denkschrift fixierten Forderungen zu berichten, die Vorschläge des Rechnungshofs umzusetzen, insbesondere einheitliche Standards zur Erfassung der Arbeitszeit festzulegen und auf die einheitliche Anwendung der arbeitszeitrechtlichen Vorschriften hinzuwirken sowie die notwendigen Mittel für die Beschaffung der Hard- und Software zur elektronischen Zeiterfassung bei der Landespolizei bereitzustellen (Landtagsdrucksache 14/6068 sowie 14/7006). Zweck der zentralen Zeitwirtschaft ist, die automatisierte Erfassung und Abrechnung der Arbeitszeiten der Beschäftigten nach einem einheitlichen System, die Optimierung der Erfassungsprozesse und eine minutengenaue Arbeitszeitabrechnung zu ermöglichen. Das System gewährleistet eine übersichtliche Darstellung der geleisteten Arbeitszeiten, eine komfortable Administration von Buchungen und Fehlzeiten, die Möglichkeit der Planung von polizeilichen Einsätzen und Sonderdiensten, eine hohe Transparenz und Aktualität sowie Handhabungs- und Rechtssicherheit in der Arbeitszeitabrechnung für Beschäftigte und Vorgesetzte. Durch die Schnittstellen zu DIPSY und DAISY werden unnötige Mehrfacherfassungen vermieden. In den Monaten Juni und Juli 2015 fanden bei allen Dienststellen und Einrichtungen für den Polizeivollzugsdienst Abschlussbesprechungen des Projekts ZZW statt. Die Abschlussgespräche hatten durchweg einen positiven aber auch konstruktiv kritischen Charakter. Im Übrigen wäre eine Aussage zur Bewertung des Mehrwerts zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch verfrüht. 6. Aus welchem Grund hat man sich für das System der Firma S. im Vergleich zu anderen Anbietern, die sich schon bei der Polizei im Echtbetrieb befanden, entschieden? Zu 6.: Die Arbeitsgruppe Elektronische Zeiterfassung (ElZe) hatte seit September 2009 ein Fachkonzept als Grundlage für die Beschaffung von Zeiterfassungssystemen erarbeitet. Hierbei wurden die bei den Polizeidienststellen bereits genutzten kommerziellen Zeiterfassungssysteme hinsichtlich ihrer Leistungsmerkmale überprüft. Die wesentlichen Anforderungen wurden von diesen Systemen unter entsprechenden Anpassungen erfüllt. Überschneidungen ergaben sich zum Verfahren Elektronisches Wachbuch (ElWa) hinsichtlich des notwendigen Merkmals der Erstellung einer Dienstplanung. Diese bei mehreren Polizeidienststellen im Pilotbetrieb betriebene Anwendung bestand aus Elementen des im Rahmen der Neuen Steuerungselemente (NSI) erworbenen und durch den LCC programmierten Softwarepakets der Firma S. Die Arbeitsgruppe ElZe stellte fest, dass das ElWa um das Modul Zeitwirtschaft der Firma S. erweitert werden könne. Weitere Alternativen wie die Beschaffung eines kompletten kommerziellen Zeiterfassungssystems oder das Zusammenwirken von ElWa mit einem neu zu beschaffenden externen Zeiterfassungssystem über eine Schnittstelle wurden von der Projektgruppe aufgrund der Risiken und Redundanzen klar nachrangig bewertet. Die technische Durchführbarkeit einer Integration der elektronischen Zeiterfassung in andere Systeme der Firma S. wurde beim Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis als Anwender näher betrachtet. Als wesentliches Ergebnis konnte festgehalten werden, dass das System bei einer großen Behörde mit sehr unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen funktioniert. 4

5 Die Projektgruppe ZZW kam schließlich im Februar 2012 nach umfassender Prüfung und Abwägung zu dem Ergebnis, dass nur das Modul Zeitwirtschaft der Firma S. die Anforderungen an ein zukunftsfähiges und wirtschaftliches System für eine zentrale Zeitwirtschaft der Polizei erfüllt. Zusammenfassend wurde festgestellt, dass mit diesem System die Entwicklung und Darstellung der unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle möglich ist die hohen Investitionen in das elektronische Wachbuch einschließlich der Dienstplanung schnittstellenfrei eingebunden werden können die Polizeinetzfähigkeit gewährleistet ist die Echtzeitdarstellung gegeben ist die problemlose Implementierung in die bei der Landesverwaltung bereits vorhandene und genutzte Software-Umgebung des Anbieters möglich ist und die Schnittstellen zu notwendigen Import- und Export-Möglichkeiten an DIPSY und DAISY möglich sind. Gründe für die Entscheidung waren demnach insbesondere die Wirtschaftlichkeit, resultierend aus dem integrativen Zusammenwirken zwischen dem bereits entwickelten Dienstplanungsmodul der Anwendung Elektronisches Wachbuch, die wiederum integrativ mit dem Modul Organisationsmanagement der Firma S. verbunden war, und den Zeitwirtschaftskomponenten. Die im Land bereits im Einsatz befindliche Software der Firma S. war in der Lage, diese Integration zu leisten. 7. Wie erfolgte die Pilotierung und die Einführung des Systems? Zu 7.: Das Projekt ZZW wurde in drei Phasen umgesetzt: Die konzeptionelle Phase des Projekts lief vom April 2013 bis Juni Hauptaufgabe war die Ausschreibung der Hardware sowie die Entwicklung der Software. Im Zeitraum Juli bis September 2014 schloss sich die Pilotphase an. Nach Zustimmung des Hauptpersonalrats der Polizei am 8. April 2014 erfolgte der Pilotstart des Projekts am 1. Juli 2014 beim Polizeipräsidium Offenburg sowie dem Präsidium Technik, Logistik, Service der Polizei und am 1. August 2014 beim Polizeipräsidium Karlsruhe. Zweck der Pilotierung war der umfassende Test der Software sowie der technischen Infrastruktur. Durch die Einbindung von ca Beschäftigten war gewährleistet, dass die Umsetzung aller arbeitszeitrechtlichen Bestimmungen im Programm und damit die korrekte Berechnung der Arbeitszeiten getestet werden konnte. Von Juli bis September erfolgten Zeitbuchungen. Für die Pilotphase waren beim Polizeipräsidium Karlsruhe 102, beim Polizeipräsidium Offenburg 47 und beim PTLS Pol 35 Zeiterfassungsterminals in Betrieb genommen worden. Am 30. September 2014 erfolgte die Zustimmung des Hauptpersonalrats der Polizei zum landesweiten Rollout (dritte Phase). Der endgültige Rolloutverlauf erfolgte sukzessive zwischen dem 1. November 2014 und dem 1. April Die Dienststellenleitungen wurden jeweils durch die Projektleitung in einem persönlichen Gespräch informiert. Ferner wurden alle Dienststellen und Einrichtungen für den Polizeivollzugsdienst in Auftaktveranstaltungen durch das Teilprojekt Rollout auf die Einführung der ZZW vorbereitet. 5

6 8. Wie lauten die Ergebnisse der Evaluation bei den Pilotdienststellen (Detaillierte Angabe je Dienststelle)? Zu 8.: Die Evaluation bei den Pilotdienststellen erfolgte im Zeitraum 1. bis 22. September 2014 auf Basis der Anregungen und Fragen aus den Informations- und Schulungsveranstaltungen, der Auswertung der übersandten Verbesserungsvorschläge und Anregungen, des Fehlerkorrekturprozesses, der Mitarbeiterumfrage sowie der Workshops bei den Pilotdienststellen. Methoden der Evaluation waren statistische Erhebungen, qualitative und quantitative Messungen sowie eine Mitarbeiterumfrage. Am 30. September 2014 wurde das Ergebnis in der Sitzung des Hauptpersonalrats der Polizei vorgestellt. Die Dienststellen und die Übergangspersonalräte wurden in die Bewertung des Pilotverlaufs eingebunden. Mitarbeiterumfrage: Alle Beschäftigen der Pilotdienststellen konnten an der Befragung teilnehmen. Damit war gewährleistet, dass Bedienstete mit unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ihre Bewertung abgeben konnten und Verbesserungsbereiche erkannt werden. Die Befragung wurde mittels einer Online-Mit - arbeiterumfrage durchgeführt. Die Teilnahme war freiwillig und anonym. Die Befragung wurde zum Zweck der Überprüfung der technischen Funktionsfähigkeit, der genauen Arbeitszeitabrechnung und Anwenderfreundlichkeit der Zeitwirtschaft durchgeführt. Die Fragestellungen orientierten sich ausschließlich an dieser Zweckbestimmung. Quantitative Messungen: Während der Pilotphase wurden quantitative Messungen im technischen Bereich, Anzahlmessungen bei den Erfassungsterminals und DIPSY-Datenübermittlungen sowie technische Anzahlmessungen auf dem Middle - server durchgeführt. Qualitative Messungen: Zur Erhebung qualitativer Aussagen wurden Datenkorrekturen und Neuanlagen in DIPSY im Fünf-Minuten-Rhythmus in die Zentrale Zeitwirtschaft übermittelt. Tägliche Buchungen an den Zeiterfassungsterminals und im Zeitwirtschaftsportal wurden in der Arbeitszeitübersicht dargestellt. Auf der Basis der Arbeitszeitplanregel und der Buchungen erfolgte die Darstellung der täglichen Arbeitszeit. Von Beschäftigten bei den drei Präsidien haben (ca. 35 %) an der Mitarbeiterumfrage teilgenommen. Bei jeder Pilotdienststelle wurde zudem ein eintägiger Workshop unter Leitung des Projektleiters ZZW durchgeführt. Zusammenfassend konnte festgestellt werden, dass das Programm ZZW alle Zeitbuchungen korrekt abrechnet und alle von den Dienststellen gewünschten Arbeitszeitmodelle entwickelt, getestet und eingeführt werden konnten. 9. Gab es Störungen und Ausfälle der ZZW (detaillierte Darstellung getrennt nach Dienststellen mit Angabe des Grundes der Störung und dem Zeitraum des Ausfalls)? Zu 9.: Bislang kam es zu keinem unvorhergesehenen Ausfall der IT-Anwendung Zentrale Zeitwirtschaft. Im Rahmen der vorgeplanten System-Wartungsarbeiten konnten dagegen kurzzeitige Störungen und Ausfälle nicht verhindert werden, was aber auch bei jeder anderen IT-Anwendung unvermeidbar ist. Im Zusammenhang mit den Produktivsetzungen im letzten Jahr kam es vereinzelt zu Performanceeinschränkungen (Kapazitätsproblemen) im Portal, die jedoch kurzfristig beseitigt wurden und keinen längeren Ausfall nach sich zogen. Zudem ist ein Fall bekannt, in dem es zu Übertragungsproblemen zwischen der Software zur Erfassung der Arbeitszeit an den Terminals und dem System kam. Der vorübergehende Datenverlust wurde jedoch unmittelbar mit der zuständigen Firma beseitigt. Störungen in der übrigen IT-Struktur (z. B. Netzausfälle, Hardwaredefekte) wurden in die Betrachtung nicht einbezogen. 6

7 10. Wie bewertet sie den Erfolg und die Zufriedenheit der Anwender mit dem System? Zu 10.: Die Einführung jeder neuen IT-Anwendung bringt Anlaufschwierigkeiten bei den Anwendern mit sich. Je mehr sich die Anwender mit der neuen IT-Anwendung befassen, desto mehr steigt erfahrungsgemäß auch die Akzeptanz. Bereits wäh - rend der Projektphase wurden Optimierungen am System der Zentralen Zeitwirtschaft vorgenommen und Schulungsmaßnahmen angeboten. Im Übrigen ist eine abschließende Bewertung der Anwenderzufriedenheit mit Blick auf den seit der Einführung verstrichenen vergleichsweise kurzen Zeitraum zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht möglich. Gall Innenminister 7