Qualifizierter Meldedialog

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1 Qualifizierter Meldedialog Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. GKV-Monatsmeldung durch den Arbeitgeber erstellen 2.2. Kassenmeldung der Krankenkasse abrufen und importieren 3. Details 3.1. Anforderung der GKV-Monatsmeldung durch die Krankenkasse beim Arbeitgeber für abgeschlossene Perioden 3.2. Rückmeldung der Gesamtentgelte für Mehrfachbeschäftigte, deren Entgelte zusammengerechnet die BBG in der KV/PV überschreiten 3.3. Bemessungsgrundlage manuell bestimmen 3.4. Rückmeldung der Sozialversicherungstage für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer

2 Seite 2 1. Ziel Bis 2015 Zum endet der bisherige Qualifizierte Meldedialog: Es sind keine GKV-Monatsmeldungen mehr für Zeiträume vor zu erstellen. Es gibt keine Rückmeldungen der Krankenkassen für Zeiträume vor Korrekturen für Zeiträume vor sind außerhalb des Qualifizierten Meldedialogs zwischen den Krankenkassen und den Arbeitgebern zu klären. Ab 2015 Ab beinhaltet der neue Qualifizierte Meldedialog unter anderem folgende Änderungen: Der Qualifizierte Meldedialog für Mehrfachbeschäftigte in der Gleitzone entfällt komplett. GKV-Monatsmeldungen sind nur noch nach Anforderung der Krankenkasse zu erstellen. Eine manuelle Abgabe ist nicht mehr möglich. Anhand der Entgeltmeldungen (Jahresmeldungen, Abmeldungen) prüfen die Krankenkassen, ob eine Mehrfachbeschäftigung mit Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) vorliegt. Nur wenn in mindestens einem Sozialversicherungszweig die Beitragsbemessungsgrenze überschritten ist, wird eine GKV-Monatsmeldung angefordert. LOHN erstellt nach Anforderung die GKV-Monatsmeldung mit Meldegrund 58 automatisch. Das monatliche laufende und einmalig gezahlte Arbeitsentgelt wird auf diesem Weg der Krankenkasse mitgeteilt. Die Krankenkassen errechnen mithilfe der Arbeitsentgelte der GKV-Monatsmeldungen die Gesamtentgelte, die Ihnen im Rahmen des Qualifizierten Meldedialogs rückgemeldet werden. LOHN rechnet anhand der rückgemeldeten Entgelte die anteiligen Bemessungsgrundlagen automatisch aus. 2. Vorgehensweise Überblick 1. GKV-Monatsmeldung durch den Arbeitgeber erstellen 3 2. Kassenmeldung der Krankenkasse abrufen und importieren 4

3 Seite GKV-Monatsmeldung durch den Arbeitgeber erstellen A. Mehrfachbeschäftigung außerhalb der Gleitzone Wenn der Arbeitnehmer eine weitere sozialversicherungspflichtige Beschäftigung ausübt, die außerhalb der Gleitzone abgerechnet wird, hinterlegen Sie in den Personaldaten auf der Registerkarte»SV«:»Stammdaten Personaldaten Register: SV Mehrfachbeschäftigung: <1 = Mehrfachbeschäftigung>«. Die GKV-Monatsmeldung kann nicht mehr manuell erstellt werden. Agenda LOHN erstellt die GKV-Monatsmeldung nur nach Anforderung durch die Krankenkasse automatisch. Auf der Registerkarte»Meldedialog«sehen Sie, bei welchen Mitarbeitern eine GKV- Monatsmeldung angefordert wurde. B. Mehrfachbeschäftigung innerhalb der Gleitzone Mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer innerhalb der Gleitzone nehmen nicht mehr am Qualifizierten Meldedialog teil. Wenn Ihnen trotzdem die Entgelte aller Beschäftigungen innerhalb der Gleitzone des Arbeitnehmers 10 bekannt sind, können Sie diese Entgelte manuell erfassen.

4 Seite Kassenmeldung der Krankenkasse abrufen und importieren 1. Kassenmeldungen abrufen Agenda teilt Ihnen automatisch durch eine Agenda-Nachricht mit, wenn Sie relevante Verarbeitungsergebnisse abrufen müssen: 1. Link im Mitteilungsfenster anklicken oder»transfer DEÜV-Verarbeitungsergebnisse abrufen«. 2. Im Agenda-Kundenbereich einloggen. 3. Rückmeldung, falls Kassenmeldungen in den Verarbeitungsergebnissen enthalten sind

5 Seite 5 2. Kassenmeldung importieren Beim Öffnen des Mandanten erscheint eine Hinweismeldung: Kassenmeldungen können durch Klick auf den Link in der Meldung sofort in die Personaldaten importiert werden. Hinweis Falls die Abrechnung des aktuellen Monats bereits übermittelt und ausgehändigt wurde, sollten Rückmeldungen nicht vor dem Monatsabschluss importiert werden. Grund: Beim Import der Rückmeldungen wird die Monatsberechnung zurückgesetzt. Die importierten Rückmeldungen würden die Daten der Monatsberechnung verändern (Abrechnungen, Beitragsnachweise, usw.). Führen Sie vor dem Import der Rückmeldungen den Monatsabschluss durch. Rückmeldungen zum Qualifizierten Meldedialog werden beim Monatsabschluss automatisch in die Personaldaten importiert und bei der folgenden Monatsberechnung berücksichtigt.

6 Seite 6 3. Details Überblick 1. Anforderung der GKV-Monatsmeldung durch die Krankenkasse beim Arbeitgeber für 6 abgeschlossene Perioden 2. Rückmeldung der Gesamtentgelte für Mehrfachbeschäftigte, deren Entgelte zusammengerechnet 7 die BBG in der KV/PV überschreiten 3. Bemessungsgrundlage manuell bestimmen Rückmeldung der Sozialversicherungstage für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer Anforderung der GKV-Monatsmeldung durch die Krankenkasse beim Arbeitgeber für abgeschlossene Perioden Wenn die Krankenkasse durch Prüfung der Entgeltmeldungen (Jahresmeldungen, Abmeldungen) feststellt, dass ein Arbeitnehmer mehrfachbeschäftigt ist und die Beitragsbemessungsgrenze in einem Sozialversicherungszweig überschritten wird, fordert sie eine GKV-Monatsmeldung an. In den meisten Fällen werden die GKV-Monatsmeldungen für bereits abgeschlossene Monate angefordert. LOHN erzeugt die GKV-Monatsmeldungen immer automatisch. Für welche Monate die GKV-Monatsmeldungen angefordert werden, ist in den aktuellen und in den historischen Personaldaten ersichtlich:»stammdaten Personaldaten Register: Meldedialog«.

7 Seite Rückmeldung der Gesamtentgelte für Mehrfachbeschäftigte, deren Entgelte zusammengerechnet die BBG in der KV/PV überschreiten Nach dem Abruf und dem Import werden die rückübermittelten Gesamtentgelte in den Personaldaten angezeigt:»stammdaten Personaldaten Register: Meldedialog«. Wenn mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer nach Zusammenrechnung der Entgelte aller Arbeitgeber die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung überschreiten, werden die Gesamtentgelte getrennt nach laufenden und einmaligen Bezügen rückgemeldet. Dabei sind die Gesamtentgelte nach den Sozialversicherungszweigen Kranken- und Pflegeversicherung, Rentenversicherung sowie Arbeitslosenversicherung aufgeteilt. Auch werden die Sozialversicherungstage und der Rechtskreis rückgemeldet.

8 Seite 8 Ermittlung der Gesamtentgelte bei der Krankenkasse Nach aktueller Rechtslage werden die Einzelentgelte der laufenden Bezüge vor der Zusammenrechnung jeweils auf die Beitragsbemessungsgrenze begrenzt. Beispiel für Rechtskreis West Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) KV und RV PV AV Entgelt Arbeitgeber A: , Entgelt Arbeitgeber B: Gesamtentgelte von der Krankenkasse rückgemeldet 6.237, Die Gesamtentgelte werden automatisch bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen. Sie haben Vorrang vor den unter»bemessungsgrundlage manuell bestimmen«erfassten Beträgen. Die vom einzelnen Arbeitgeber abgerechneten Entgelte werden auf die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze begrenzt. Diese Entgelte werden anhand der Gesamtentgelte auf die anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen aufgeteilt. 10 KV und PV RV AV Gesamtentgelte von der Krankenkasse rückgemeldet 6.237, Entgelt Arbeitgeber A: (Vor der Umrechnung wird soweit erforderlich auf die jeweilige BBG begrenzt!) 4.237, Bei Arbeitgeber A zu verbeitragen 4.237,50 x 4.237, ,50 = 2.878, x = 4.687, x = 4.687,80 Entgelt Arbeitgeber B: 2.000,00 (Vor der Umrechnung wird soweit erforderlich auf die jeweilige BBG begrenzt!) Bei Arbeitgeber B zu verbeitragen 4.237,50 x ,50 = 1.358, x = 1.512, x = 1.512,20 Beitragspflichtig Arbeitgeber A + Arbeitgeber B (= Beitragsbemessungsgrenze) 4.237,

9 Seite 9 Rückgemeldete Entgelte nicht berücksichtigen Über die Option <Rückmeldungen der Krankenkasse wegen Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze ignorieren> unterbinden Sie die Berücksichtigung der rückgemeldeten Entgelte:»Stammdaten Personaldaten Register: Meldedialog«.

10 Seite Bemessungsgrundlage manuell bestimmen Mehrfachbeschäftigte innerhalb der Gleitzone 12 A. Mehrfachbeschäftigung außerhalb der Gleitzone Wenn mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer nach Zusammenrechnung aller Entgelte über der Beitragsbemessungsgrenze verdienen, können Sie die Bemessungsgrundlage manuell bestimmen. Die manuell erfassten Entgeltfelder werden solange zur Berechnung herangezogen, bis von der Krankenkasse eine Rückmeldung erfolgt. Beispiel Bei Ihnen erhält der Arbeitnehmer Euro. In einer zweiten Beschäftigung verdient der Arbeitnehmer weitere Euro. Der Rechtskreis ist West. Abrechnungsmonat ist Juni Lösung 1. Ermittlung der Bemessungsgrundlage nach folgender Formel: BBG x Einzelarbeitsentgelt 1 Gesamtarbeitsentgelt = Bemessungsgrundlage Hinweis 1 Bei der Ermittlung der manuellen Werte muss die Begrenzung der Einzelentgelte auf die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze erfolgen! 2. Berechnung der KV bzw. PV: 4.237,50 Euro x Euro 7.237,50 Euro = 1.756,47 Euro 3. Berechnung der RV bzw. ALV: Euro x Euro Euro = 2.325,00 Euro 4. Anschließend können die Ergebnisse in den Personaldaten erfasst werden. Register»SV«:

11 Seite 11 Hinweis Über die Schaltfläche <Nachberechnung Personaldaten öffnen> können Sie die Bemessungsgrundlagen auch für vergangene Perioden manuell bestimmen!

12 Seite 12 B. Mehrfachbeschäftigte innerhalb der Gleitzone Mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer innerhalb der Gleitzone nehmen nicht mehr am Qualifizierten Meldedialog teil. Falls Ihnen trotzdem die Entgelte aller Beschäftigungen innerhalb der Gleitzone des Arbeitnehmers bekannt sind, können Sie diese Entgelte manuell erfassen. LOHN teilt automatisch die fiktiv ermittelte verminderte Bemessungsgrundlage anteilig auf. Beispiel Bei Ihnen erhält der Arbeitnehmer 700 Euro. Sie wissen, dass der Arbeitnehmer weitere 100 Euro in einer zweiten Beschäftigung verdient, die mit Gleitzone abgerechnet wird. Lösung Register»SV«: Hinweis Über die Schaltfläche <Nachberechnung Personaldaten öffnen> können Sie die Bemessungsgrundlagen auch für vergangene Perioden manuell bestimmen!

13 Seite 13 Bei 800 Euro ergibt sich in 2016 die verminderte Bemessungsgrundlage in Höhe von = 786,20 Euro (LOHN führt im Hintergrund eine fiktive Abrechnung mit 800 Euro lfd. Entgelt durch). Der Anteil an der verminderten Bemessungsgrundlage bei 700 Euro lfd. Entgelt ermittelt sich wie folgt: 786,20 Euro 800 x 700 Euro = 687,93 Euro

14 Seite Rückmeldung der Sozialversicherungstage für mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer Für Abrechnungsperioden ab Juni 2014 werden von der Krankenkasse die Sozialversicherungstage zurückgemeldet und importiert, falls folgende zwei Bedingungen erfüllt sind: 1. Es handelt sich um einen mehrfachbeschäftigten Arbeitnehmer. 2. Der Gesamtverdienst liegt über der Beitragsbemessungsgrenze. Die zurückgemeldeten Sozialversicherungstage werden in den Personaldaten angezeigt:»stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register: Meldedialog«. Unter folgenden Konstellationen können die Sozialversicherungstage von den in LOHN ermittelten abweichen: Hinzutritt oder Wegfall einer Beschäftigung zu einer bestehenden Beschäftigung im Laufe eines Kalendermonats Beginn und Ende mehrerer Beschäftigungen innerhalb eines Monats Bei der Ermittlung der Beitragsbemessungsgrenze werden die zurückgemeldeten Sozialversicherungstage herangezogen.

15 Seite 15 Beispiel Ein Arbeitnehmer hat zwei Beschäftigungen (Rechtskreis West). Bei Arbeitgeber A: Bei Arbeitgeber B: Gesamtentgelt: Eintritt , monatliches Gehalt: Euro Eintritt , monatliches Gehalt: Euro Euro Lösung Abgerechnet wird Arbeitgeber B für den Monat April. LOHN ermittelt für April 15 Sozialversicherungstage ( bis ). Die Krankenkasse meldet an Arbeitgeber B in diesem Fall 30 Sozialversicherungstage zurück. Es sind für alle Beschäftigungen die Sozialversicherungstage zu berücksichtigen, an denen mindestens eine Beschäftigung bestand. Berechnung der Beitragsbemessungsgrenze für Arbeitgeber B: (Tägliche BBG x SV-Tage der Krankenkasse) x Einzelarbeitsentgelt Gesamtarbeitsentgelt SV-Zweig Tägliche BBG 2016 (West) Berechnung Anteilige BBG Arbeitgeber B KV/PV 141,25 (141,25 x 30) x 3.000, ,00 RV/AV 206,67 (206,67 x 30) x 3.000, , , ,19 Die so ermittelte Beitragsbemessungsgrenze stellt die Obergrenze dar, von der Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen sind.

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