Was ist Zeitmanagement?

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1 Was ist Zeitmanagement? Von Ralf Senftleben? Was ist Zeitmanagement?? Bestandsaufnahme? Zeitplanung - Teil 1? Zeitplanung - Teil 2? Zeitplanung - Teil 3? Zeitplanung - Teil 4? Persönliche Ziele Zeitmanagement ist das systematische und disziplinierte Planen Ihrer Zeit. Der Zweck des Zeitmanagement ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Ihrem Beruf und in Ihrem Privatleben zu haben. Sie können durch eine systematische Zeitplanung täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen. Zeitmanagement gibt Ihnen mehr Zeit für sich Durch ein gezieltes Zeitmanagement gewinnen Sie mehr Zeit, die Sie frei nutzen können. Es geht beim Zeitmanagement aber nicht darum, dass Sie noch mehr Zeit für Arbeit freimachen, so dass Sie in den 12 Stunden, die Sie täglich arbeiten, die Arbeit von 15 Stunden hineinquetschen können. Vielmehr sollten Sie sich mit Ihrem Zeitmanagement mehr Freiraum z.b. für Erholung, für Möglichkeiten, neue Energie zu tanken, Hobbys oder andere Vorhaben, die Ihnen wichtig sind, schaffen. So können Sie insgesamt ein ausgeglicheneres und damit glücklicheres Leben führen. Vorteil des Zeitmanagements: Sie erledigen die wesentlichen Dinge in weniger Zeit Das Zeitmanagement hilft Ihnen nicht nur dabei, Zeit zu gewinnen, sondern es unterstützt Sie auch dabei, die wirklich wesentlichen Dinge zu erledigen. Dadurch können Sie erfolgreicher und zufriedener werden. Und Sie haben durch ein systematisches Zeitmanagement letztlich weniger Arbeit mit diesen Aufgaben als vorher, weil Sie durch die konsequente Ausrichtung auf das Wesentliche immer die wichtigen Dinge im Blick behalten. So können Sie schon im Vorfeld Probleme und mögliche Krisenherde erkennen. Im Anfangsstadium lassen sich solche Situationen meist mit sehr viel weniger Aufwand lösen, als wenn Sie bereits mittendrin sind. Eines aber sollten Sie sich fragen: Wollen Sie wirklich mehr Zeit? Menschen, die ständig zu wenig Zeit haben, wirken wichtig und werden in unserer Gesellschaft entsprechend gewürdigt. Deswegen wehren sich viele Menschen vielleicht auch unbewusst gegen das Zeitmanagement. Dann hätten sie plötzlich mehr Zeit und wären dadurch in ihren eigenen Augen nicht mehr so wichtig. Anderen Menschen bereitet die Aussicht Unbehagen, tatsächlich mehr Zeit für sich selbst zu haben. Wir sind es oft schon gar nicht mehr gewohnt, Zeit für uns selbst zu haben. Bevor Sie sich ernsthaft mit Zeitmanagement beschäftigen, sollten Sie die bewusste Entscheidung treffen, ob Sie wirklich mehr Zeit haben wollen. Ansonsten könnte es ein, dass Sie sich selbst boykottieren. Und dann helfen alle Zeitspartechniken nichts. Bestandsaufnahme: Wofür verbrauchen Sie wie viel Zeit? Wenn Sie den Umgang mit Ihrer Zeit verbessern wollen, sollten Sie zuerst schauen, wo Ihre Zeit eigentlich bleibt. Um Zeitfresser auszumerzen, müssen Sie erst wissen, was Ihnen Ihre Zeit stiehlt. Welche Bereiche gibt es in Ihrem Leben? Zunächst können Sie einmal überlegen, in welche verschiedenen Bereiche sich Ihr Leben aufteilt und wie viel Zeit Sie ungefähr für jeden Bereich verwenden. Ein Beispiel:? Ich bin berufstätig, arbeite ca. 40 Stunden die Woche + 8 Stunden Fahrtweg. Seite 1 von 10

2 ? Ich spiele Handball in einem Verein und verbringe dort ca. 5 Stunden die Woche mit meinem Training.? Ich führe meinen Haushalt und brauche dafür ca. 9 Stunden die Woche.? Mit meinen Freunden verbringe ich ca. 6 Stunden in der Woche.? usw. Verschaffen Sie sich einen solchen Überblick über Ihre momentane Lebenssituation. Überprüfen Sie Ihre erste Bestandsaufnahme mit einem Zeitprotokoll Um einen exakten Überblick über Ihren tatsächlichen Zeitverbrauch zu bekommen, sollten Sie für eine Woche folgendes tun: Schreiben Sie in einem Zeitprotokoll genau auf, wieviel Zeit Sie für welche Aktivitäten in Ihrem Leben verbrauchen, vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Das erfordert ein bisschen Disziplin, aber Sie erkennen so genau, wieviel Zeit Sie tatsächlich wofür verwenden. Wählen Sie eine möglichst normale Woche und nicht gerade die Urlaubszeit oder eine andere Ausnahmeze it. Analysieren Sie Ihr Zeitprotokoll Nach der Woche können Sie dann Ihr Zeitprotokoll analysieren. Suchen Sie nach den Aktivitäten, für die Sie die meiste Zeit investieren. Fragen Sie für jede der Aktivitäten, ob Sie weiterhin bereit sind, so viel Zeit dafür aufzuwenden. Vielleicht möchten Sie auch für einige Aktivitäten ab sofort mehr Zeit haben als bisher? Diese Zeit müssen Sie dann woanders einsparen. Sie können auf diese Weise aus Ihrem Zeitprotokoll erfahren, ob und wie Sie Ihren Tagesablauf gestalten wollen, um mehr von den Dingen machen zu können, die Sie wollen. Dabei geht es ganz allein um Sie. Sie müssen hier keine Auflagen erfüllen oder jemand anders zufrieden stellen. Urteilen Sie nicht gleich hart über sich, wenn Sie feststellen, dass Sie ziemlich viel Zeit vertrödeln oder mit Sachen verbringen, die Ihnen gar nicht so wichtig sind Sie haben ja die Möglichkeit, das jederzeit zu ändern. Zeitplanung Teil 1 Nachdem Sie einen Überblick über Ihre Aufgaben und über das, was Sie erreichen wollen, bekommen haben, können Sie mit der konkreten Zeitplanung beginnen. Planung spart Zeit Viele Menschen behaupten, sie hätten zu viel zu tun, um zu planen. Das ist zu kurz gedacht, denn tatsächlich verkürzt eine gute Planung den Aufwand für eine Aufgabe oft erheblich. Planen spart Zeit und das Arbeitsergebnis hat oft eine bessere Qualität. Vorher gut zu planen, bedeutet also schlauer zu arbeiten. Planen Sie täglich 5 bis 15 Minuten Reservieren Sie sich 5 bis 15 Minuten ungestörte Zeit. Dafür eignet sich zum Beis piel die Zeit morgens nach dem Frühstück, so dass Sie den aktuellen Tag planen können. Oder planen Sie abends vor dem Schlafengehen den kommenden Tag. Auch eine Wochenplanung ist möglich Sie können auch am Wochenende oder am Montagmorgen für die gesamte ko mmende Woche planen. Die Wochenplanung hat den Vorteil, dass Ihr Fokus mehr auf den langfristigen und strategischen Ergebnissen liegt. Planen Sie für eine Woche, müssen Sie aber trotzdem täglich Ihren Plan überprüfen und Unvorhergesehenes in Ihren Plan einarbeiten. Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich und ergebnisorientiert Ihre Planung sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen. Beginnen Sie mit der Frage: "Was sind die wichtigsten Dinge, die ich heute erledigen will oder muss?" Die Antworten auf diese Frage Ihre Aufgaben schreiben Sie auf. Formulieren Seite 2 von 10

3 Sie Ihre Aufgaben ergebnisorientiert, so als ob das Ergebnis der Aufgabe bereits fertig wäre. Statt "Bericht schreiben" schreiben Sie "Bericht fertiggestellt". Sie wollen schließlich ein Ergebnis erreichen und schreiben den Bericht nicht um der Tätigkeit willen. Die Formulierung "Bericht fertiggestellt" lässt auch eher die Möglichkeit offen, die Aufgabe zu delegieren. Schreiben Sie auch die jeweiligen Voraussetzungen auf Halten Sie am besten auch alle Voraussetzungen fest, die Sie für das Erledigen der Aufgabe brauchen. Brauchen Sie vielleicht noch Informationen oder müssen Sie vorher noch mit jemandem ein Gespräch führen? Notieren Sie das alles ebenfalls. Dadurch verhindern Sie, dass Ihnen wichtige Voraussetzungen fehlen, wenn Sie anfangen wollen, Ihre Aufgabe zu bearbeiten. Zeitplanung Teil 2 Nicht alle Aufgaben haben die gleiche Wichtigkeit oder Dringlichkeit. Deshalb ist es sinnvoll, Aufgaben zu unterscheiden. Unterscheiden Sie wichtige und dringende Aufgaben Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und vergeben Sie danach die Priorität der Aufgabe. Dringende Aufgaben haben einen festen, in der Regel sehr nahen Termin, an dem Sie abgeschlossen werden müssen. Wichtige Aufgaben sind von Ihren Auswirkungen und Folgen her gewichtig. Dringende Aufgaben sind z.b. Präsentationen, Vorbereitungen für Kundentermine, Deadlines, usw. Wichtige Aufgaben sind eher strategischer, langfristiger und präventiver Natur. Die vier Aufgabenklassen Aufgaben lassen sich in vier verschiedene Klassen einteilen, nämlich in die Klassen A, B, C und D.? A Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Oft stellen sich Ihnen Aufgaben der Klasse A in einer Krisensituation, z.b. wenn viel auf dem Spiel steht (= wichtig) und wenn Probleme schnell gelöst werden müssen (= dringend). Bsp.: Ein wichtiger Kunde droht abzuspringen. Sie müssen schnell reagieren, um zu verhindern, dass er zur Konkurrenz geht.? B Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Wenn Sie Aufgaben der Klasse B vernachlässigen, geraten Sie möglicherweise schnell in eine Krisensituation. Dann werden aus den B-Aufgaben sofort A-Aufgaben. Zu den B-Aufgaben gehören oft Aktivitäten, die einen präventiven oder strategischen Charakter haben. Bsp.: Sie haben seit längerer Zeit ein Druckgefühl im Magen. Nun nehmen Sie sich vor, einmal zum Arzt zu gehen. Bekommen Sie akute Magenschmerzen würde der Arztgang zu einer A-Aufgabe werden.? C In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können wir delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen. C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn Sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Bsp.: Ihre Wohnung ist unaufgeräumt oder Unterlagen im Büro müssen abgeheftet werden.? D D-Aufgaben sind nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Welche Aufgaben tatsächlich D-Aufgaben sind, können Sie nur für sich selbst entscheiden. Es gilt zu überprüfen, ob Sie solche Aufgaben überhaupt erledigen wollen. Es kann z.b. sein, dass Ihnen eine D-Aufgabe viel Freude bereitet, auch wenn Sie eigentlich keine große Bedeutung hat. Sie können im Bereich der D-Aufgaben leicht Zeit sparen, sollten aber auch darauf achten, dass es manchma l schön ist und Seite 3 von 10

4 gut tut, etwas zu tun, das weder wichtig noch dringend ist. Im Rahmen des Zeitmanagements gilt die Richtlinie: D-Aufgaben erst dann erledigen, wenn Sie die anderen Aufgaben abgearbeitet haben. Wie setzen Sie die Aufgabenklassen bei Ihrem Zeitmanagement ein? Wenn Sie Ihre Zeit planen, dann teilen Sie Ihre Aufgaben nach den Aufgabenklassen ein. Erledigen Sie zuerst A- Aufgaben. Versuchen Sie dann soviel wie möglich B-Aufgaben zu erledigen. C-Aufgaben sollten Sie am besten an andere Menschen delegieren. Dies ist natürlich nur in einem gewissen Maß möglich. Z.B. sind besonders viele Aufgaben aus dem Haushalt typische C-Aufgaben. Die können Sie ja nicht einfach alle Ihrem Lebenspartner bzw. Ihrer Lebenspartnerin zuschieben, auch wenn das natürlich sehr angenehm wäre. Sie sollten sich ein System erarbeiten, mit dem Sie Routine- und Alltagsaufgaben möglichst schnell und effizient erledigen können. D-Aufgaben sollten Sie entweder streichen oder sich ihre Ausführung bewusst gönnen und sie genießen. Zeitplanung Teil 3 Noch einmal zusammengefasst: Erledigen Sie A- und B-Aufgaben immer zuerst vor allen anderen. Dann gehen Sie an die C-Aufgaben. Vielleicht können Sie einige dieser Aufgaben an jemand anderen delegieren. Wenn nicht, können Sie hier effiziente Strategien entwickeln, mit denen Sie diese Aufgaben möglichst schnell erledigen können. Die D- Aufgaben, die Sie nicht erledigen wollen, brauchen Sie einfach nur zu ignorieren. Sie verschwinden sozusagen von allein. Planen Sie die geschätzte Dauer Ihrer Aufgaben und überlegen Sie sich, wann Sie die Aufgabe erledigen Überlegen Sie sich nun zu jeder Aufgabe, wie lange Sie schätzen, dafür zu brauchen. Aber Vorsicht: Schätzen Sie nicht zu knapp. Wenn Sie zu knapp kalkulieren, geraten Sie später mit Ihrem Zeitplan völlig durcheinander. Planen Sie dann auch, wann Sie anfangen und wann Sie fertig sein wollen. Eine Planung ohne Termine ist kein Planen, sondern nur ein Vornehmen. Schätzen müssen Sie wahrscheinlich erst lernen Wenn Sie sich am Anfang verschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird, ist das ganz normal. Lernen Sie aus Ihren Schätzungen und schätzen Sie demnächst besser. Haben Sie hier ein bisschen Nachsicht mit sich, denn das Schätzen von Aufgaben ist wirklich schwer. Rechnen Sie im Zweifelsfall lieber mehr Zeit ein. Planen Sie unbedingt Pufferzeiten mit ein Tipp Planen Sie in Blöcken: Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen. Wenn Sie fünf Anrufe zu erledigen haben, dann erledigen Sie die alle hintereinander. So sparen Sie Zeit und müssen spätere Aufgaben damit nicht unterbrechen. Planen Sie zwischen den Aufgaben immer Pufferzeiten mit ein. Die meisten Menschen werden während Ihrer Arbeit häufig gestört und unterbrochen. Dagegen kann fast niemand etwas tun. Wenn Sie Spielraum für Unterbrechungen mit einplanen, können Sie gelassener auf Unterbrechungen und Störungen reagieren und Sie geraten mit Ihren Aufgaben nicht völlig in Verzug. Ihre Zeitplanung zusammengefasst Um Ihre Zeitplanung durchzuführen, schreiben Sie also zu jeder Aufgabe folgendes auf:? Das gewünschte Ergebnis? Was Sie vorher noch alles brauchen Seite 4 von 10

5 ? Die Wichtigkeit und Dringlichkeit (A,B,C oder D)? Anfang, Ende und Dauer (inklusive Pufferzeit) Zeitplanung Teil 4 Hier geht es um Kontrolle und mögliche Hilfsmittel. Kontrollieren Sie Ihre Tagesplanung Am Ende des Tages sollten Sie Ihre Tagesplanung überprüfen. Aufgaben die Sie heute nicht geschafft haben, übertragen Sie in Ihre Planung für den nächsten Tag. und lernen Sie aus Ihren Fehlplanungen Es ist wichtig, dass Sie aus Ihren Fehlplanungen lernen. Versuchen Sie nicht perfekt zu planen. Das geht gar nicht. Versuchen Sie aber zu analysieren, worin die Ursache einer Fehlplanung lag und überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeitplanung in Zukunft verbessern können. Berücksichtigen Sie vielleicht die Weisheit: Es gibt keine Fehler, sondern nur Resultate. Ziehen Sie einfach die Konsequenzen aus den Resultaten. Beim Planen ist Flexibilität gefragt, Seien Sie flexibel, was Ihre Planung angeht. Sie müssen den Plan ja nicht um des Planes wegen erfüllen. Ein Plan ist immer nur eine Hilfe zum Nachdenken darüber, was wichtig und was weniger wichtig ist und was Sie an einem Tag alles schaffen wollen. Wenn Sie Ihren Plan wegen unvorhersehbarer Dinge nicht einhalten können, müssen Sie Ihren Plan eben ändern. Dem Plan tut das nicht weh, also sollte es Ihnen auch nicht weh tun. aber ein bisschen Disziplin ist auch wichtig Sie sollten aber auch nicht zu großzügig sein, wenn es darum geht, Ihre Pläne wieder zu ändern. Wenn Sie dauerhaft mit Ihrer Zeitplanung in Verzug geraten, dann ist es vielleicht nötig, dass Sie ein bisschen disziplinierter vorgehen. Überprüfen Sie dann auch, ob Sie sich vielleicht zu viel auf einmal vornehmen und ob Sie die Zeiten für Ihre Aufgaben vielleicht zu knapp planen. Zeitdiebe festnehmen Alles geplant und trotzdem nicht das gewünschte Ziel erreicht. Dann müssen wohl magische Kräfte im Spiel sein. Nein! Meistens sind es ganz alltäglich Zeitdiebe, die Ihnen übel mitspielen. Beginnen Sie sofort mit der Fahndung halten Sie die einzelnen Störfaktoren fest. Zeitdiebe? Telefon bzw. Handy stören.? Familie oder Freunde halten mich von der Arbeit ab.? Zeitintensive und unangenehme Aufgaben schiebe ich auf.? Oft fehlen den Aufgaben klare Prioritäten.? Unerwartete Aufträge müssen erledigt werden.? Papierkram auf dem Schreibtisch führt zu Unordnung.? Meine Kollegen, Freunde etc. informieren mich erst spät.? Aufgaben an andere abzugeben, fällt mir schwer.? Nein zu sagen, fällt mir schwer.? Ich beiße mich an der Lösung einer Einzelfrage fest.? Durch meine Zweifel fehlt mir ein klarer Kopf.? Manchmal mangelt es an der nötigen Selbstdisziplin. Seite 5 von 10

6 ? Ich habe Probleme, mich länger zu konzentrieren.? Ich verzettele mich, wenn ich Verschiedenes gleichzeitig tun muss.? Ich will meine Arbeit besonders gut machen.? Ich bin gelangweilt und mir fehlt der Kontakt zu den Kollegen.? Ich habe keinen Raum und keine Zeit, mich zurückzuziehen. Halten Sie jetzt Ihre Zeitdiebe fest, indem Sie den aufgestellten Tagesplan konsequent durcharbeiten. Die Zeitdiebe dürfen nur in den Pausen zuschlagen, die Sie sich um nichts in der Welt nehmen lassen. Nach einer Stunde sollten Sie zehn und nach zwei Stunden 30 Minuten ausruhen. Hilfsmittel für Ihre Zeitplanung Das bekannteste Hilfsmittel für Ihre Zeitplanung ist das Zeitplanbuch. Es enthält neben einem Kalendarium meist auch Vordrucke für Tages- und Wochenpläne, Aufgabenlisten, Projektpläne und ähnliche nützliche Dinge. Zeitplanbücher bekommen Sie in vielen verschiedenen Preisklassen und Ausstattungen in jedem Kaufhaus. Wählen Sie das für Sie passende Zeitplansystem Nicht jedem liegen vorgefertigte Zeitplansysteme. Sie können eine gute Zeitplanung auch mit einem normalen Kalender oder mit einem kleinen Notizbuch erledigen. Manchen ist ein elektronischer Kalender lieber. Suchen Sie sich das für Sie passende Zeitplansystem aus. Möglicherweise müssen Sie hier ein bisschen herumprobieren. Zeitmanagement und die Bedeutung der persönlichen Ziele Beim Zeitmanagement geht es darum, dass Sie Ihre Zeit optimal für sich nutzen und das bedeutet, dass Sie die für Sie wirklich wichtigen und wesentlichen Dinge konsequent zuerst tun. Nicht immer sind die Aufgaben, die wir täglich erledigen, auch das, was wir wirklich tun wollen. Fragen Sie sich deshalb einmal, was Ihnen wirklich wichtig ist. Finden Sie Ihre Ziele und was Sie erreichen wollen Ziehen Sie sich dazu vielleicht an einen Ort zurück, an dem Sie für einige Zeit ungestört sein können. Nehmen Sie sich mehrere leere Blätter Papier und schreiben Sie alle Ziele zu den folgenden Lebensbereichen auf:? Persönlich? Finanziell? Beruflich? Familie? Spirituell? Gesellschaftlich Fragen Sie sich zu jedem dieser Bereiche: Was wünsche ich mir? Was will ich erreichen? Was macht mich glücklich? Was ist mir wichtig? Achtung: Es sollen tatsächlich Ihre Ziele sein und nicht die einer anderen Person Achten Sie darauf, dass es wirklich Ihre eigenen Ziele sind und nicht die Ihrer Eltern oder Ihres Partners bzw. Ihrer Partnerin oder die Ihrer Firma, in der Sie arbeiten. Hier geht es nur um Sie selbst und das, was Sie von Ihrem Leben erwarten. Denn es geht ja auch um Ihre Zeit, die Sie für Ihre Ziele in Zukunft besser nutzen wollen. Zu wissen, was wir wollen, gibt uns Orientierung für unsere zukünftige Zeitplanung Seite 6 von 10

7 Es geht nun nicht darum, dass Sie alle Ziele und alles, was Ihnen wichtig ist, sofort umsetzen wollen. An dieser Stelle sollen Sie für sich nur einen Überblick darüber bekommen, was wirklich wesentlich für Sie ist. Sie können nun einmal die Liste all der Sachen, die Ihnen wichtig sind, mit Ihrem Zeitprotokoll vergleichen: Tun Sie tatsächlich das, was Sie wollen oder verbringen Sie viel mehr Zeit mit Sachen, die Ihnen gar nicht so wichtig sind? Wenn Sie ein solches Ungleichgewicht entdecken, geht es für Sie darum, neue Prioritäten zu setzen und danach Ihren Zeitplan auszurichten. Seite 7 von 10

8 Methoden und Instrumente des Zeitmanagements Optimales Verhältnis zwischen Planungs- und Durchführungszeit finden Persönliche Leistungskurve des Menschen Seite 8 von 10

9 Abfall der Konzentrationsfähigkeit Seite 9 von 10

10 Eisenhower-Methode zur Prioritätenfestsetzung ABC-Analyse zur Prioritätensetzung Seite 10 von 10

11 Sägeblatteffekt (durch Störungen, etc.) Seite 11 von 10