Beschlussvorlage - öffentlich - Datum: Bildung einer zentralen Service-Einheit für Aufgaben des Rechnungswesens der Stadt Raunheim

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1 Beschlussvorlage - öffentlich - Datum: Fachbereich/Eigenbetrieb Fachbereich I Fachdienst FD I.1 Beratungsfolge Termin Beratungsaktion Magistrat vorberatend Haupt- und Finanzausschuss vorberatend Stadtverordnetenversammlung beschließend Betreff: Bildung einer zentralen Service-Einheit für Aufgaben des Rechnungswesens der Stadt Raunheim Beschlussvorschlag: 1. Die Einrichtung, der Betrieb und die Führung der Zentralen Service-Einheit Rechnungswesen und des Lenkungsteams gemäß Anlage 1 wird mit Wirkung zum beschlossen. Ab diesem Zeitpunkt nimmt die Service-Einheit die folgenden Aufgabenbereiche des Rechnungswesens sowohl für den Eigenbetrieb Stadtwerke als auch gemäß 5 Satz 2 Nr. 9 Eig- BGes i. V. m. 121 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 ( 110 Abs. 1 Satz 2 HGO) bzw. Nr. 3 HGO für die Stadtverwaltung wahr: Buchhaltung und Anlagenbuchhaltung Steuern und Gebührenwesen Berichtswesen, Kosten-Leistungsrechnung Haushalts- und Wirtschaftsplanung Mittelbewirtschaftung sonstige artverwandte Tätigkeiten (z.b. Versicherungen, Statistiken) 2. Die IV. Satzung zur Änderung der Betriebssatzung der Stadtwerke wird gemäß Anlage 2 mit Wirkung zum beschlossen. 3. Nach ausreichendem Erfahrungsgewinn in der zentralen Aufgabenwahrnehmung kann zusätzlich durch den Eigenbetrieb Stadtentwicklung die Übertragung von Dienstleistungen auf die Service-Einheit erfolgen. Soweit dies nach Prüfung der Vorteilhaftigkeit durch die verantwortlichen Organe zu gegebener Zeit angestrebt wird, wird hierzu eine gesonderte Beschlussfassung erfolgen.

2 Sachdarstellung: Bisherige Vorgänge: Ausgangssituation Innerhalb des Konzerns Stadt Raunheim werden bislang an drei verschiedenen Stellen Aufgaben des Rechnungswesens wahrgenommen: in der Stadtverwaltung (Fachdienst I.3 / Finanzen und Steuern), im Eigenbetrieb Stadtwerke und im Eigenbetrieb Stadtentwicklung. Jede dieser drei Einheiten erfüllt die für sie im Rechnungswesen anfallenden Aufgaben für sich selbst. In allen drei Einheiten werden somit gleichartige Aufgaben mit jeweils eigenem Personal wahrgenommen. Dies erfolgt teilweise (Eigenbetrieb Stadtentwicklung) mit Unterstützung externer Dienstleister. Somit ist festzustellen, dass an mehreren Stellen der Stadt das Gleiche getan wird und gleichartige Strukturen mehrfach bestehen. Das Aufgabenspektrum des Rechnungswesens in der Stadtverwaltung und in den Eigenbetrieben Stadtwerke und Stadtentwicklung unterteilt sich jeweils gleichermaßen in folgende Bereiche: 1. Buchhaltung und Anlagenbuchhaltung 2. Kassenangelegenheiten 3. Haushalts- und Wirtschaftsplanung, Mittelbewirtschaftung 4. Berichtswesen, Kosten-Leistungs-Rechnung 5. Jahresabschlüsse 6. Steuern und Gebührenwesen Mit dem Ziel, das Rechnungswesen der Stadt in Bezug auf die o.g. Aufgaben möglichst wirtschaftlich und leistungsfähig zu organisieren, hat 2012/2013 eine verwaltungsinterne Arbeitsgruppe aus den verantwortlichen Vertreter/innen der Stadtverwaltung und der beiden Eigenbetriebe geprüft, ob nicht eine gebündelte Wahrnehmung der obigen Aufgaben durch eine gemeinsame Zentrale Service-Einheit Rechnungswesen statt der seitherigen Zersplitterung auf drei unterschiedliche Organisationseinheiten vorteilhaft sein würde. Die Prüfung wurde phasenweise begleitet durch die Firma Schüllermann, Dreieich. Dem Auftrag lag auch ein entsprechender Magistratsbeschluss zugrunde. Mit der Prüfung hat die Stadt Raunheim zugleich einer Forderung der Leitlinien des Hessischen Innenministers zur Konsolidierung der kommunalen Haushalte entsprochen. Diese Richtlinie bestimmt: Kommunen mit defizitärer Haushaltswirtschaft haben ihre Organisationsstrukturen mit dem Ziel der Steigerung der Effizienz bei der Aufgabenerfüllung zu überprüfen und ggf. anzupassen. Als Vorteile einer zentralen Aufgabenwahrnehmung wurden im Rahmen der Prüfung u.a. die Synergien eines gemeinsamen Personaleinsatzes festgestellt. Hierzu gehören die Möglichkeit von Vertretungsregelungen bei Personalausfällen durch Krankheit und Urlaub, eine mögliche stärkere Spezialisierung der Mitarbeiter/innen in einer dann größeren Organisationseinheit, daraus folgend erweiterte Personalentwicklungsmöglichkeiten und insgesamt ein effizienterer Personaleinsatz. So haben z.b. bislang mehrere Sachbearbeiter der Stadt weniger als 500 Buchungen pro Monat ausgeführt und sind daher auch nach Feststellung der Fa. Schüllermann unwirtschaftlich eingesetzt. Auch können vorhandene Qualifikationen in einzelnen Bereichen nicht optimal eingesetzt werden, da sie aufgrund bestehender Stellenvakanz an anderer Stelle der Organisationseinheit zum Einsatz kommen müssen, um dort den dringendsten Handlungsbedarf im Tagesgeschäft zu decken. Darüber hinaus ist es in der Vergangenheit bei krankheitsoder urlaubsbedingten Personalausfällen immer wieder zu Einschränkungen der Handlungsfä-

3 higkeit in Bezug auf einzelne Aufgaben gekommen, die zu internen Ablaufverzögerungen und teilweise auch zu Kundenbeschwerden geführt haben. Mit der Zusammenführung des Personals in einer gemeinsamen größeren Organisationseinheit kann dieser Situation wirksam begegnet werden. Darüber hinaus ergibt sich bei einer gemeinsamen und zentralen Organisation der genannten Aufgaben die Möglichkeit einer finanziellen Einsparung in Höhe von mittelfristig bis zu / Jahr. Die Einsparungen resultieren aus der Verringerung der Kosten für Fremdvergaben im Rahmen von Jahresabschlussarbeiten, Anlagenbuchführung und Planaufstellung, verbesserten Dienstleistungen für und dadurch Ressourcenfreisetzung bei anderen Verwaltungseinheiten, der Einsparungen von Schuldzinsen durch optimierte Finanzplanung und Mittelbewirtschaftung, durch rechtzeitige Bereitstellung und (aufgrund von Mengeneffekten) günstigere Konditionen bei Investitionskrediten sowie der mittelfristig möglichen Einsparung einer Buchhaltungskraft im Vergleich zum Status quo (vgl. aktuell nur befristete Neuausschreibung einer vakanten Buchhaltungsstelle). Zudem ist im Hinblick auf die aktuellen und künftigen Anforderungen an das städtische Rechnungswesen für den optimalen Einsatz der vorhandenen Personalressourcen Sorge zu tragen. Hierzu gehört z.b. der weitere Ausbau des konzernweiten Controllings aus einem Guss, d.h. optimale Steuerungsunterstützung bei Budgetaufstellung und ausführung in Verwaltung und Eigenbetrieben, die nachhaltige Erreichung von Leistungs- und Qualitätszielen, die Aufstellung des künftig rechtlich erforderlichen Konzernabschlusses ( 112 HGO) sowie der weitere Ausbau des Internen Kontrollsystems. Zu einem späteren Zeitpunkt könnte auch die Nutzung einer einheitlichen Rechnungswesen- Software in Verwaltung und Eigenbetrieben nochmals eingehend zu prüfen sein. Die Stadtverwaltung Raunheim führt ihr Rechnungswesen bislang mit der Software NSK (New System Kommunal) des kommunalen Gebietsrechenzentrums ekom21. Die Eigenbetriebe Stadtwerke und Stadtentwicklung nutzen DATEV. Handlungsempfehlung Aus allen vorgenannten Gründen wird empfohlen, die Aufgaben des Rechnungswesens der Stadt Raunheim künftig weitestmöglich zu bündeln und in einer zentralen Service-Einheit zu organisieren, um die damit verbundenen Vorteile zu schöpfen.

4 Die Dienstleistungsfunktion der Service-Einheit lässt sich schematisch wie folgt darstellen: Die organisatorische Zuordnung der Service-Einheit könnte gleichermaßen sowohl zur Stadtverwaltung als auch zu einem der städtischen Eigenbetriebe erfolgen. Eine geänderte Organisation des Rechnungswesens muss in jedem Fall allen Anforderungen des kommunalen Haushalts- und Kassenrechts sowie des Eigenbetriebsrechts entsprechen. In der Service-Einheit sind daher sowohl die Regelungen der Gemeindehaushaltsverordnung und der Gemeindekassenverordnung im Rahmen der kommunalen Doppik als auch die Regelungen des Eigenbetriebsgesetzes und weiterer Gesetze für die Rechnungsführung der Eigenbetriebe umzusetzen. Aus folgenden Gründen wird empfohlen, die Service-Einheit dem Eigenbetrieb Stadtwerke zuzuordnen: Die größere Zahl der Mitarbeiter, die mit den in Rede stehenden Aufgaben im Rechnungswesen befasst ist, ist bereits aktuell in den Stadtwerken tätig (7 Mitarbeiter/innen zum Vergleich Stadtverwaltung: 4 Mitarbeiter/innen). Die Stadtwerke hatten als Eigenbetrieb bereits seit ihrer Gründung im Jahr 1999 aufgrund der Regelungen des Eigenbetriebsgesetzes die Grundsätze der doppelten Buchführung anzuwenden. Sie verfügen daher über ein hohes Maß an Routine und eingespielte Abläufe im Rechnungskreislauf der doppelten Buchführung mit allen damit verbundenen Anforderungen. Das Rechnungswesen der Stadtverwaltung befindet sich demgegenüber nach seiner Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik derzeit - wie in allen Kommunen - hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen noch in der Herausbildung endgültiger Strukturen und Prozesse. So wird hier nach Vorliegen der geprüften Eröffnungsbilanz aktuell z.b. erstmalig überhaupt ein doppischer Jahresabschluss aufgestellt. Darüber hinaus sind die Stadtwerke seit 2011 auch mit der Durchführung des Rechnungswesens für die Netzwerk Untermain GmbH, den Zweckverband Mönchhof und seit 2012 für die Untermain Erneuerbare Energien GmbH & Co.KG beauftragt. Im Fall einer weiter wachsenden Zahl von Beteiligungen im Aufgabenbereich der Stadtwerke könnten künftig auch Dienstleistungen des Rechnungswesens für weitere Tochtergesellschaften in Betracht kommen.

5 Aus allen vorgenannten Gründen sind in den Stadtwerken im Fall der Mit-Bearbeitung der entsprechenden Aufgaben für die Stadtverwaltung nur wenige Anpassungen in ihrem System erforderlich. Währenddessen würden im umgekehrten Fall in der Stadtverwaltung umfangreiche Auf- und Ausbauarbeiten notwendig werden, um auch das Rechnungswesen der Eigenbetriebe und der diesen zugeordneten Beteiligungen mit wahrnehmen zu können. Es wird daher empfohlen, die Service-Einheit Rechnungswesen dem Eigenbetrieb Stadtwerke organisatorisch zuzuordnen. Dort soll sie dem Betriebszweig Bauhof und Verwaltung angehören (vgl. Anlage 2, 1 Abs. 1). Die zentrale Service-Einheit soll künftig folgende Aufgabenbereiche des Rechnungswesens sowohl für den Eigenbetrieb Stadtwerke als auch gemäß 5 Satz 2 Nr. 9 EigBGes i. V. m. 121 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 ( 110 Abs. 1 Satz 2 HGO) bzw. Nr. 3 HGO für die Stadtverwaltung wahrnehmen: Buchhaltung und Anlagenbuchhaltung Steuern und Gebührenwesen Berichtswesen, Kosten-Leistungsrechnung Haushalts- und Wirtschaftsplanung Mittelbewirtschaftung sonstige artverwandte Tätigkeiten (z.b. Versicherungen, Statistiken) Nach ausreichendem Erfahrungsgewinn mit der zentralen Aufgabenwahrnehmung kann durch die Service-Einheit zusätzlich die Übernahme von Dienstleistungen auch für den Eigenbetrieb Stadtentwicklung erfolgen. Soweit sich dies nach erforderlicher Prüfung als vorteilhaft erweist, wird zu gegebener Zeit eine gesonderte Beschlussvorlage hierzu erfolgen. Die Kassengeschäfte der Stadtverwaltung gemäß 110 Abs. 1 Satz 1 HGO i. V. m. 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GemKVO bleiben entsprechend den Hinweisen der Revision des Kreises Groß-Gerau aus rechtlichen Gründen weiterhin unmittelbar bei der Stadtverwaltung (Fachbereich I / Fachdienst I.3 / Finanzen) angesiedelt. Lediglich die Buchführung wird von den Kassengeschäften abgetrennt und dem Eigenbetrieb Stadtwerke zur Durchführung nach Maßgabe der einschlägigen gesetzlichen und untergesetzlichen Vorgaben (insbesondere 26 GemKVO in entsprechender Anwendung) übertragen. Um die engen funktionalen Zusammenhänge mit den bei der Stadtverwaltung verbleibenden Kassenaufgaben für die zentrale Aufgabenwahrnehmung dennoch in der Service-Einheit nutzen zu können, ist eine enge Verzahnung zwischen beiden Einheiten in der Tagesarbeit erforderlich. Um diese zu gewährleisten, wird der Führungskraft der Service-Einheit (= Kaufmännische Betriebsleitung der Stadtwerke) zugleich eine beratende Funktion für die Aufgabenerledigung der Stadtkasse zugewiesen. Sie wird insoweit als städtische/r Bedienstete/r für Aufgaben der Stadtkasse an diese überlassen (vgl. Anlage 1, 2 Abs. 3). Das sich aus alledem ergebende Organigramm der zentralen Service-Einheit gestaltet sich wie folgt:

6 Organisation der Zentralen Service-Einheit Rechnungswesen Mit der Bildung der Service-Einheit werden 4 Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung, die für die oben genannten Aufgaben eingesetzt werden, im Wege der Umsetzung den Stadtwerken zugeordnet. Die fachliche und disziplinarische Leitung dieser Beschäftigten obliegt dann - ebenso wie seither bereits die der Stadtwerke-Mitarbeiter im Rechnungswesen - der Kaufmännischen Betriebsleitung der Stadtwerke. Eine Mitarbeiterin (Kassenleitung) verbleibt als Vollzeitkraft bei der Stadtverwaltung (Fachdienst I.3 / Finanzen), zwei weitere Mitarbeiter sind mit flexiblen Zeitanteilen der Stadtverwaltung entsprechend dem Bedarf für die dort verbleibenden Aufgaben zugeordnet. Diese nehmen Aufgaben der stellvertretenden Kassenleitung sowie operative Tätigkeiten in Zusammenhang mit der Auftraggeberfunktion der Fachbereichsleitung I als Vertretung der gesamten Kernverwaltung gegenüber der Service-Einheit wahr (vgl. Anlage 1, 3). Die finanzielle Abgeltung des Personaleinsatzes zwischen Stadtverwaltung und Eigenbetrieb erfolgt gemäß den bereits seit je bestehenden Regelungen für die Durchführung Interner Leistungsverrechnungen zwischen der Stadtverwaltung und den Eigenbetrieben der Stadt Raunheim. Dies bedeutet einerseits, dass die im städtischen Haushalt abzubildenden Kosten der Inanspruchnahme von Personal für Aufgaben, die von der Service-Einheit für die Stadtverwaltung erbracht werden, künftig um 20 % steigen werden 1. Andererseits können durch die gebündelte Aufgabenorganisation in der Service-Einheit und die dadurch erzielbaren o.g. Synergien Einsparungen in mindestens gleichem Umfang erreicht werden. Die o.g. Umsetzungen und weiteren Ressourcen-Umschichtungen werden bei nächster Gelegenheit in den Haushaltsplan der Stadtverwaltung sowie in den Wirtschaftsplan der Stadtwerke 2015 eingearbeitet. Die strategische Steuerung der Service-Einheit Rechnungswesen wird durch ein Lenkungsteam wahrgenommen, das sich aus der Fachbereichsleitung I / Zentrale Dienste und Finanzen als Vertretung der Stadtverwaltung sowie den Ersten Betriebsleitern der Eigenbetriebe Stadtwerke 1 bei Zugrundelegung des seitherigen Abrechnungsschlüssels = pauschaler Zuschlag von 20 % der Bruttopersonalkosten für Raumkosten, lfd. Sachkosten, Kosten für Büroausstattung (Abschreibungen), Telefonanschluss, Fahrtkosten, Bürobedarf und Technikunterstützung

7 und Stadtentwicklung zusammensetzt. Das Lenkungsteam legt insbesondere die qualitativen Standards für die Aufgabenerledigung durch die Service-Einheit fest, bestimmt, welche Informationen und Unterstützungsleistungen die Service-Einheit den anderen Organisationseinheiten zur Verfügung zu stellen hat und trifft strategische Grundsatzentscheidungen von konzernweiter, d.h. über die Rechnungsführung der Stadtwerke hinausgehender Bedeutung. Die Mitglieder des Lenkungsteams haben gleichzeitig sicherzustellen, dass der Service-Einheit alle Informationen und Unterlagen aus ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen zur Verfügung gestellt werden, um die Aufgaben nach den festgelegten Standards erfüllen zu können. Zu den durch das Lenkungsteam zu entscheidenden Aufgaben gehört z.b. die Ausgestaltung des Controllings in Verwaltung und Eigenbetrieben die Priorisierung von Projekten mit konzernbezogener Relevanz (z.b. Dokumentenmanagementsystem im Bereich des Rechnungswesens) die Durchführung von Organisationsentwicklungsprozessen in der Service-Einheit mit Auswirkungen auf die Leistungsabnehmer (Stadtverwaltung, EB Stadtwerke, EB Stadtentwicklung) die Erstellung des städtischen Haushaltssicherungskonzepts die Definition von Standards der Kundenorientierung ggü. internen und externen Kunden. Maßnahmen mit unmittelbaren Auswirkungen auf eine Verwaltungseinheit (z.b. Stadtverwaltung oder Eigenbetrieb Stadtentwicklung) sind mit der für diese Einheit verantwortlichen Leitungskraft im Lenkungsteam vorab einvernehmlich abzustimmen. Kommt das Einvernehmen nicht zustande, entscheidet der Bürgermeister. Die weiteren Einzelheiten zum Betrieb und zur Führung der Service-Einheit sind den Organisationsregelungen in Anlage 1 zu entnehmen. Voraussetzung für die Führung der Zentralen Service-Einheit Rechnungswesen beim Eigenbetrieb Stadtwerke ist eine Änderung der Betriebssatzung der Stadtwerke, durch die 1 (Gegenstand und Zweck des Eigenbetriebes) entsprechend ergänzt wird. Diesbezüglich wird auf Anlage 2 dieser Vorlage verwiesen. Finanzielle Auswirkungen: Jühe Götz Jost Bürgermeister Fachbereichsleitung I Betriebsleitung Stadtwerke Anlage(n): (1) Anlage 1: Organisationsregelung zur Einrichtung, zum Betrieb und zur Führung der Zentralen Service-Einheit Rechnungswesen und des Lenkungsteams (2) Anlage 2: IV.Satzung zur Änderung der Betriebssatzung der Stadtwerke Raunheim