Leitfaden zur Notenverwaltung

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1 Leitfaden zur Notenverwaltung Seitens der Projektgruppe HIS-POS des URZ Heidelberg wird eine Erweiterung der HIS-POS Verfahren zur Erfassung und Verbuchung von Prüfungsergebnissen angeboten, die versucht vor allem zwei Schwachpunkte der HIS Standardlösung zu verbessern: Die Möglichkeit einer veranstaltungsbezogenen Teilnehmersicht und die Möglichkeit der veranstaltungsbezogenen Prüfungsverarbeitung, vor allem durch Prüfer, bzw. durch von Prüfern beauftragten Personen Die Absicherung des Verbuchungsvorganges der Prüfungsergebnisse, indem Prüfer Leistungen nicht wie im Standard direkt in den Notenkonten der Studierenden erfassen, sondern eine von den berechtigten Prüfungsämtern/-sekretariaten verwaltete Zwischenstufe eingeführt wird. Mit diesem Konzept erweitern sich auch die Möglichkeiten der Anwendung des POS-Systems und der Aufwand zur Konfiguration durch die Fächer wird ggf. erheblich reduziert. Grundsätzlich stehen drei unterschiedliche Verfahren zur Erfassung und Verbuchung von Leistungen zur Verfügung, sowie ein Kombinationsverfahren: Erfassung von Leistungen ohne Semestervorbereitung und Online- Anmeldung/Belegung o Vorteile: - Geringster Konfigurationsaufwand zu Semesterbeginn o Nachteile: - Manuelle Erfassung der Teilnehmer und Übertragung in Übernahmeformat - Kenntnis der PO der einzelnen Teilnehmer erforderlich o Anwendungsempfehlung: - Nachträgliche oder automatisierte Übernahme von Ergebnissen - Kleine Teilnehmerzahl - Teilnehmer stark überwiegend aus einem einzigen Studiengang Erfassung von Leistungen nach Online-Veranstaltungsbelegung o Vorteile: - Geringer Konfigurationsaufwand - Teilnehmerliste wird automatisch erzeugt o Nachteile - Kenntnis der PO der einzelnen Teilnehmer erforderlich o Anwendungsempfehlung: - Hoher Anteil von Teilnehmern ohne PO (Magister,Lehramt) - Verbindung zwischen Veranstaltung und Prüfung ist für die Teilnehmer eindeutig Erfassung von Leistungen nach Online-Prüfungsanmeldung o Vorteile: - Teilnehmerliste wird automatisch erzeugt - Keine Kenntnis der PO der Teilnehmer erforderlich o Nachteile: - Konfigurationsaufwand zu Semesterbeginn hoch o Anwendungsempfehlung: - Teilnehmer sind in unterschiedlichen Fächern eingeschrieben - Prüfung kann in unterschiedlichen Modulen gewertet werden Kombination von Online-Veranstaltungsbelegung und Prüfungsanmeldung o Anwendungsempfehlung: - Teilnehmer sind in unterschiedlichen Fächern eingeschrieben - Prüfung kann in unterschiedlichen Modulen gewertet werden - Hoher Anteil von Teilnehmern ohne PO (Magister,Lehramt) Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 1/ / U.Teiwes/URZ

2 Vorraussetzungen zur Verarbeitung von Prüfungsergebnissen (Je nach gewähltem Verfahren werden die erforderlichen Daten automatisch ermittelt. Im Falle der manuellen, bzw. nachträglichen Verbuchung müssen die Daten vor der Verbuchung ermittelt und bereitgehalten werden.) 1. Erforderlich: Die jeweils gültige Prüfungsordnung der zu erfassenden Teilnehmer ist im System abgebildet 2. Dringend empfohlen: Das Kürzel des Prüfers ist definiert 3. Dringend empfohlen: Die Veranstaltungsnummer (der zur Prüfung gehörenden) Veranstaltung ist bekannt. 4. Erforderlich: Das Prüfungssemester und der Termin der Prüfung sind bekannt 5. Dringend empfohlen: Das Datum der Prüfung ist bekannt 6. Erforderlich: Die Matrikelnummer und der Name des Teilnehmers ist bekannt 7. Erforderlich: Die Prüfungsnummer der jeweiligen Prüfung der Teilnehmer ist bekannt 8. ggf. erforderlich: Die zugehörige Prüfungsnummer des Modulkontos zur Prüfung ist bekannt 9. Dringend empfohlen: Die Studiengangnummer der jeweiligen Teilnehmer ist bekannt Anmerkungen zu den Voraussetzungen Zu 1. Ohne Prüfungsordnung kann keine Verbuchung der Ergebnisse in HIS-POS erfolgen. Eine Erweiterung des Systems wird zukünftig aber eine Funktion bereitstellen, mit der für Teilnehmer ohne abgebildete Prüfungsordnung ein Schein ausgedruckt werden kann (z.b. für Magister/Lehramt) Zu 2. Das Prüferkürzel kann durch eine Suchfunktion im Erfassungssystem ermittelt werden. Bitte wenden Sie sich an das Prüfungsamt/-sekretariat, falls kein Prüferkürzel definiert ist. Die Prüferkürzel werden zentral vergeben. Zu 3. Grundsätzlich sollte die Veranstaltungsnummer angegeben werden, da aus den Daten der Veranstaltung in LSF Informationen für das Transscript of Record abgeleitet werden. Als Alternativmöglichkeit kann als Veranstaltungsnummer auch die Prüfungsnummer mit einem vorangestellten # -Zeichen angegeben werden (z.b. #1011). Zu 5. Das Datum sollte angegeben werden. Andernfalls wird für das Datum der Prüfung das Erfassungsdatum der Ergebnisliste eingetragen. Zu 6. Der Name kann wahlweise in der Form nachname oder nachname,vorname angegeben werden. Namenszusätze bitte dem Nachnamen voranstellen. Zu 7. Die Prüfungsnummer braucht nicht angegeben zu werden, wenn die Veranstaltungsnummer eine eindeutige Zuordnung zur Prüfungsnummer der Teilnehmer hat oder wenn als Veranstaltungsnummer die Prüfungsnummer angegeben wurde (siehe Zu 3.) Zu 8. Die Prüfungsnummer des Modulkontos ist dann erforderlich, wenn die Prüfungsnummer zu mehrerer Modulen in der PO des Teilnehmers zuordenbar ist. Zu 9. Das System versucht die erforderliche Studiengangnummer zu ermitteln (Aus der Einschreibung des Studenten und der angegebenen Prüfungsnummer ) Die Studiengangnummer ist nicht erforderlich, wenn diese Zuordnung für den Studenten eindeutig ist. Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 2/ / U.Teiwes/URZ

3 Grundsätzlicher Ablauf der Notenverbuchung Struktur des Notenverbuchungssystem Sekretariat Prüfer Teilnehmertabellen (Excelformulare) erfassen übertragen Prüfer Eingangstabelle Prüfungen Prüfungsamt/-sekretariat verbuchen HIS-POS System Das Prinzip besteht in der Trennung der Rollen des Prüfers, bzw. des von ihm beauftragten Sekretariats und dem Prüfungsamt/-sekretariat. Der Prüfer erfasst die Leistungen (in Form einer Exceldatei, später wird auch eine direkte Erfassung im Webbrowser angeboten werden) und überträgt sie an das Prüfungsamt. Nur das Prüfungsamt ist berechtigt, die Leistungsdaten in die Konten des Studierenden im HIS-POS- System zu übertragen. Grundsätzliche Rechte der Rollen Rolle Prüfer/Prüfersekretariat Erfassen und übertragen von Prüfungen, die mit dem zugehörigen Prüferkürzel verbunden sind, d.h. für einzelne Prüfer jeweils für die eigenen Prüfungen, für die Rolle Prüfersekretariat für alle Prüfer, für die eine Berechtigung erteilt wurde. Sichtbarkeit von Prüfungsergebnissen der eigenen, bzw. Prüfungen der zugeordneten Prüfer. Keine Berechtigung zur Notenverbuchung Rolle Prüfungsamt/-sekretariat Erfassen von Prüfungen ohne Prüfereinschränkungen. Übertragung und Sichtbarkeit von Prüfungen, die selbst oder von Mitgliedern der Bearbeitergruppe erfasst wurden. Verbuchung von Prüfungsergebnissen, deren Teilnehmer in einem Fach der dem Sachbearbeiter zugeordneten Fächerliste eingeschrieben sind. Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 3/ / U.Teiwes/URZ

4 Login in das Notenverbuchungssystem Rufen Sie in einem Browser die URL der System-Startseite auf. Es erschein das Login-Fenster. Melden Sie sich mit Ihrer URZ-Kennung und dem zugehörigen Passwort an. Es erscheint die Hauptseite, je nach Berechtigung bietet das System unterschiedliche Funktionen in der Menüspalte auf der linken Seite an. Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 4/ / U.Teiwes/URZ

5 Funktionalität in der Rolle Prüfer, bzw. Prüfersekretariat Verfügbare Menüfunktionen Erfassen der Ergebnisliste im Excelformular (Je nach gewähltem/eingeführten Verfahren muss diese Liste vollständig manuell eingegeben werden, bzw. kann künftig als Teilnehmerliste aus dem System geladen werden.) Eine Vorlage kann auf der Hauptseite über diese Symbol heruntergeladen werden. Die Datei besteht aus zwei Excelblättern: Der Seite Prüfung Bedeutung der Felder: (mit * gekennzeichnete Felder müssen angegeben werden) *Veranstaltungsnummer : Veranstaltungsnummer, bzw. #prüfungsnummer Titel: Titel der Veranstaltung (sollte zur besseren Übersichtlichkeit angegeben werden) *Semester: Prüfungssemester in der Form <jahrsem>, wobei: sem=1: Sommersemester, sem=2:wintersemester Beispiel: bedeutet Sommersemester 2008, bedeutet Wintersemester 2008/2009 *Termin: Als Termin wird angegeben 01 für den Haupttermin, 02 für den Nachholtermin (ggf. können in Sonderfällen weitere Termine definiert sein) *Datum: Das Prüfungsdatum *PrueferId: Das Prüferkürzel, kann ggf. über die Funktion Suchbereich-Personensuche ermittelt werden Pruefername: Der nage des Prüfers zur Kontrolle und besseren Lesbarkeit Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 5/ / U.Teiwes/URZ

6 Die Seite Prüfungsteilnehmer *mtknr: Die Matrikelnummer des Teilnehmers *name: Der Name kann wahlweise in der Form nachname oder nachname,vorname angegeben werden. Namenszusätze bitte dem Nachnamen voranstellen. stg: Die Fachnummer des Teilnehmers (siehe Anhang) accnr: Die Prüfungsnummer des Modulkontos in der PO des Teilnehmers *pnr: Die Prüfungsnummer in der PO des Teilnehmers. Kann entfallen, falls über die Veranstaltungsnummer ermittelbar. *pnote: Die Note. Entfällt bei unbenoteten Prüfungen, in diesem Fall muss der Status angegeben werden Wahlweise in der Form 1,3 oder 130 für die Note 1,3 *pstatus: BE für Bestanden oder NB für nicht bestanden. Kann entfallen falls eine Note angegeben ist. ppunkte: Eine ggf. zu erfassende Punktzahl für die Prüfung. Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 6/ / U.Teiwes/URZ

7 Hochladen der Excel-Datei Mit Hilfe des Buttons Durchsuchen können Sie die Datei mit den Ergebnissen auf dem lokalen Rechner auswählen, bzw. Sie können den Dateinamen direkt in das Feld Excel-Import eingeben. Nach Auswahl oder Angabe der Datei (d.h. das Feld Excel-Import ist ausgefüllt), laden Sie die Datei mittels des Buttons Importieren. Zur Kontrolle erscheint die Liste der importierten Daten. Am Ende dieser Liste finden sich die Buttons: Mittels des Buttons JA wird die Datei in die Eingangstabelle der Prüfungen übernommen. Nach erfolgreicher Übernahme springt das System zur Ansicht Prüfungsübersicht Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 7/ / U.Teiwes/URZ

8 Prüfungsübersicht In der Prüfungsübersicht sind alle noch nicht an das Prüfungsamt übermittelten Prüfungen (bzw. zurücküberwiesenen Prüfungen) des Prüfers, bzw. der dem Prüfersekretariat zugeordneten Prüfer sichtbar. Die Statusanzeige gibt Auskunft über den Zustand der enthaltenen Einzeldaten: Die Prüfung enthält fehlerhafte Datensätze Alle enthaltenen Datensätze sind fehlerfrei Die weitere Bearbeitung der Prüfung erfolgt über den Schalter die Detailansicht der Prüfung geöffnet wird: auf der rechten Seite, durch den Im Kopf werden die Prüfungsstammdaten angezeigt, darunter die Liste der einzelnen Teilnehmer- Datensätze. Bei der Übernahme wird jeder einzelne Notensatz einer umfassenden Prüfung unterzogen. Durch einen roten Balken über dem jeweiligen Datensatz in der Notenliste werden mögliche Fehler mit Erklärung angezeigt. Beachten Sie bitte: Fehlerhafte Sätze können nicht verbucht werden. Versuchen Sie daher möglichst alle angezeigten Fehler zu beheben. Das System versucht dabei durch detaillierte Fehlermeldungen möglichst viel Unterstützung anzubieten. Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 8/ / U.Teiwes/URZ

9 Folgende Bearbeitungsschalter stehen zur Verfügung: Auf der rechten Seite: Bearbeiten. Nach Drücken steht eine Bearbeitungsmaske für die Stammdaten, bzw. für jeden einzelnen Notensatz zur Verfügung. Löschen. Falls zulässig wird der entsprechende Datensatz gelöscht. Prüfungen insgesamt dürfen nur gelöscht werden, wenn sie sich noch im nicht übertragenen Zustand befinden. Linke Seite: Anzeige des Protokolls (Zeigt Änderungen an Datensätzen, Einlesedatum, usw.) Mittels der Schaltfläche Dokumentationszwecken erzeugt werden. kann ein Ausdruck der Prüfung zu Mittels der Schaltfläche wird die Prüfung an das Prüfungsamt übermittelt. Danach ist die Prüfung in der Prüfungsübersicht des Prüfers nicht mehr sichtbar. Eine Liste der übermittelten Prüfungen kann der Prüfer über den Menüpunkt Prüfungsarchiv abrufen. Hier sind keine Änderungen an den Daten mehr möglich. Eine übermittelte Prüfung kann vom Prüfungsamt an den Prüfer zurückübertragen werden und erscheint dann wieder in der Prüfungsübersicht der in Arbeit befindlichen Prüfungen. Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 9/ / U.Teiwes/URZ

10 Funktionalität in der Rolle Prüfungsamt/-sekretariat Zusätzlich zu den dem Prüfer zur Verfügung stehenden Funktionen erscheint die Funktion Notenverbuchung nach dem entsprechenden Login (Die Rolle ist an die jeweilige Benutzerkennung gebunden) Notenverbuchung Prüfungsübersicht Die Ansichten und Funktionen entsprechen denen der Funktionalität der Notenerfassung (siehe Beschreibung Abschnitt Prüfer ) Nach dem Login erscheint die Prüfungsübersicht. Die Detailansicht unterscheidet sich in den angebotenen Schaltflächen zur Weiterverarbeitung: Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 10/ / U.Teiwes/URZ

11 Die Schaltfläche verbucht die fehlerfreien Sätze in das POS-System. Nach erfolgreicher Verbuchung sind diese nicht mehr in der Liste sichtbar. Ggf. fehlerhafte Sätze bleiben in der Liste enthalten. Sobald alle Notensätze einer Prüfung fehlerfrei verbucht wurden, wird die Prüfung ebenfalls nicht mehr in der Übersichtsliste der Prüfungen angezeigt. Zu beachten: Änderungen an Noten können vom Prüfungsamt nicht vorgenommen werden. Das Prüfungsamt kann nur Notensätze verbuchen, deren Teilnehmer in einem dem Prüfungsamt zugeordneten Fach eingeschrieben sind. Datensätze in der Notenliste mit Teilnehmern anderer Fächer sind nicht sichtbar, erscheinen jedoch ggf. in der Notenliste des Prüfungsamts des entsprechenden Faches. Mittels der Schaltfläche kann ein Prüfung zurück zum Prüfer übermittelt werden (z.b. zur Klärung von Fehlern, Änderung von Noten) Leitfaden Notenverwaltung V0.1 Seite 11/ / U.Teiwes/URZ