Studium-online für Prüfer

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1 Abteilung für Studienangegenheiten Prüfungsamt Studium-online für Prüfer Online-Service des Prüfungsamtes für Modulverantwortliche und Prüfer (QISPOS für Prüfer) Leitfaden Dieser Leitfaden soll Ihnen bei der Nutzung der Online-Funktionen des Prüfungsamtes helfen. Mit Studium Online können Modulverantwortliche der Universität Hohenheim über das Internet die aktuellen Prüfungsanmeldungen und entsprechende Namenslisten abrufen, Noten eingeben sowie die Prüfungsergebnisse einsehen. 1 von 21

2 1. Voraussetzungen für die Nutzung der Online-Funktionen Login Benutzername und Passwort Benutzername und Initialpasswort Passwort ändern Passwort vergessen TAN-Verwaltung Erzeugung einer neuen itan-liste Aktivierung einer neuen itan-liste Notenansicht Allgemeines Anmeldezahlen und Notenverbuchung Allgemeine Hinweise Anmeldezahlen Abrufen einer Klausuraufsichtsliste Noteneingabe Kandidatenlisten Direkte Noteneingabe Noteneingabe Speichern der Noten Mitteilung an das Prüfungsamt Noteneingabe über die Excel-Schnittstelle (Excel-Export/-Import-Funktion) Excel-Export Bearbeiten der Excel-Liste Allgemeine Grundsätze Sortierungen in der Excel-Liste / Setzung eines Autofilters Sortieren: Autofilter Excel-Import Probleme bei der Noteneingabe Ansprechpartner Anhang Schlüsselnummern Bewertungsart / Noten-Ausprägungen / Vermerke von 21

3 1. Voraussetzungen für die Nutzung der Online-Funktionen Die Online-Funktion wurde für die Modulverantwortlichen der Universität Hohenheim eingerichtet. Sie können die Daten der Module einsehen, für die Sie modulverantwortlich sind Login Zugang zu den Online-Funktionen finden Sie über die Internetseite o oder über die o Startseite der Uni Hohenheim Prüfungsamt (unter Top-Links) Studium Online 1.2. Benutzername und Passwort Benutzername und Initialpasswort Die Zugangsdaten - Ihr Benutzername (eine vierstellige Prüfernummer) und Ihr Initialpasswort - werden Ihnen vom Prüfungsamt zugeschickt. Bitte ändern Sie Ihr Initialpasswort nach der ersten Anmeldung Passwort ändern Zur Änderung Ihres Passwortes müssen Sie einmal Ihr altes Passwort und zweimal Ihr neues Passwort eingeben. Bitte beachten Sie: Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein Passwort vergessen Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich an das Prüfungsamt wenden. Ihnen wird dann ein neues Passwort zugeschickt. 3 von 21

4 1.3. TAN-Verwaltung Um die größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten, werden für die Notenverbuchung Transaktionsnummern (itans) verwendet. Ihre ersten TANs erhalten Sie über eine erste itan-liste. Sie erhalten die itan-liste per Hauspost. Mit dieser itan-liste müssen Sie sich in der Funktion itan-liste-generierung eine neue itan-liste erstellen und aktivieren. Dazu benötigen Sie zwei itans Erzeugung einer neuen itan-liste Geben Sie die von Studium Online angefragte itan ein. Sie können selbst angeben, wie viele TANs Ihre neue Liste enthalten soll. Über den Button Liste erzeugen können Sie die neue Liste (pdf) herunterladen. 4 von 21

5 1.3.2 Aktivierung einer neuen itan-liste Damit Sie die neue itan-liste verwenden können, müssen Sie diese aktivieren. Hierfür müssen Sie auf 2. itan-liste aktivieren klicken. Geben Sie nun die geforderte itan der alten Liste und die der neu erzeugten Liste ein. Durch einen Klick auf den Button Liste freischalten wird die Liste aktiviert. Die alte Liste ist nun ungültig. 2. Notenansicht 2.1. Allgemeines Über die Funktion Notenansicht haben Sie die Möglichkeit sich die Ergebnisse aller Prüfungen, für die Sie verantwortlich sind, aus dem aktuellen und auch aus den vergangenen Semestern anzusehen. Durch einen Mausklick auf das gewünschte Semester bzw. den gewünschten Termin erhalten Sie eine Übersicht der Prüfungen für die Sie verantwortlich sind. 5 von 21

6 3. Anmeldezahlen und Notenverbuchung 3.1. Allgemeine Hinweise Über die Funktion Noteneingabe/Teilnehmerliste haben Sie die Möglichkeit die aktuellen Anmeldezahlen zu Ihrem Modul abzurufen. Wie bei der Notenansicht sind die Prüfungen nach Semestern und Prüfungsnummern sortiert. Wenn dieselbe Prüfung mehrfach erscheint liegt das am anderen unterschiedlichen Notensystem der Fakultät Agrarwissenschaften. Sie sehen hinter dem Modultitel, welche Note bei dieser Liste die beste Note ist. Eine genauere Beschreibung zu den unterschiedlichen Bewertungsverfahren finden Sie unter Punkt Noten-Ausprägungen / Vermerke 3.2. Anmeldezahlen Nach Auswahl einer Prüfung erscheint in der oberen blauen Zeile eine Information über die angemeldeten Teilnehmer zu der Modulprüfung aus dem ausgewählten Studiengang. 6 von 21

7 3.3. Abrufen einer Klausuraufsichtsliste Über die Funktion Noteneingabe/Teilnehmerliste können Sie sich auch eine Klausuraufsichtsliste herunterladen. Durch einen Klick auf das PDF-Symbol am Ende der Studierendenliste, erhalten Sie ein pdf mit den angemeldeten Studierenden. Dieses können Sie als Klausuraufsichtsliste verwenden. Die Liste ist nach Hörsälen und dann nach Nachnamen sortiert. Hinweis: Bitte vermerken Sie bei den einzelnen Studierenden, ob diese an- oder abwesend waren Noteneingabe Sie können die Noten selbst in die Datenbank des Prüfungsamtes eintragen. Die Noten können direkt eingegeben werden oder mit Hilfe eienr Excel-Schnittstelle importiert werden Kandidatenlisten (html-ansicht) Mit einem Klick auf die gewünschte Prüfung erhalten Sie eine Liste der Kandidaten mit Matrikelnummer, Nachname, Vorname, Studiengang (wird bei natur- und agrarwissenschaftlichen Studierenden nicht ausgegeben), Versuch, Note, Bewertungsart, Punkten (credits), Status des Kandidaten in Bezug auf die Prüfung, Prüfungsraum, Prüfungsdatum, Beginn der Prüfung. 7 von 21

8 Die Listen sind immer nach Prüfungsraum und Name sortiert. Sie können die Liste der Kandidaten in der html-ansicht aber auf- und absteigend nach jeder Spalte sortieren. Dazu werden in jeder Spalte neben dem Titel der Spalte zwei kleine Symbole angezeigt. Der Pfeil nach links sortiert die Kandidatenliste nach der entsprechenden Spalte aufsteigend, der Pfeil nach rechts entsprechend absteigend Direkte Noteneingabe Geben Sie die Noten der Studierenden in der Spalte Note ein und speichern Sie die Noten. Bitte beachten Sie bei der Notenerfassung, dass die Datenbankverbindung aus Sicherheitsgründen nach 30 Minuten abgebrochen wird, wenn keine Aktion ausgeführt wird. Die direkte Noteneingabe ist keine Aktion in diesem Sinne, da kein Kontakt zum entfernten hergestellt wird. Bei einer großen Anzahl von zu verbuchenden Noten, sollten Sie daher die Export-/Import-Möglichkeit (siehe 3.4.3) mit Excel nutzen oder die Daten zwischenspeichern. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Daten nicht mehr gespeichert werden können und neu eingegeben werden müssen! Noteneingabe Geben Sie hier die gültigen Notenwerte in dreistelliger Form ohne Komma (z.b. 200 anstatt 2,0 oder 330 anstatt 3,3 oder 500 anstatt 5,0) ein. Verbuchen Sie ein NE bzw. ein ND wenn ein Student zur Prüfung nicht erschienen ist. Verbuchen Sie Studierende, die einen Täuschungsversuch unternommen haben mit T bzw. TA Teilen Sie Sonderfälle, insbesondere Studierende, die nicht in der Liste stehen oder die die Prüfung abgebrochen haben, dem Prüfungsamt mit einer gesonderten Liste mit. Durch die unterschiedlichen Notensysteme der Fakultäten gibt es an der Universität Hohenheim unterschiedliche Bewertungsarten und Vermerke, die bei der Eingabe der Noten/grade points zu beachten sind. Durch einen Klick auf den Button bei Bewertungsart erhalten Sie eine Ansicht der zulässigen Notenwerte. Eine Ausführliche Beschreibung der Notensysteme finden Sie ab Seite 19 im Anhang zu diesem Leitfaden. 8 von 21

9 Als zweites Pflichtfeld müssen Sie das Prüfungsdatum im Feld Datum eingeben. Grundsätzlich ist das Datum bereits hinterlegt. Wenn Sie die Prüfung jedoch selbst organisieren und dem Prüfungsamt das Prüfungsdatum noch nicht mitgeteilt haben, müssen Sie das Datum hier eingeben. Geben Sie das Datum im folgenden Format ein: tt.mm.jjjj Das Prüfungsdatum ist bei mehreren Teilleistungen immer das Datum an dem die letzte Leistung des Moduls erbracht wurde. Diese Information ist so wichtig, da das Zeugnis der Studierenden das Datum der letzten Prüfungsleistung trägt Speichern der Noten Wenn Sie die Noten eingegeben haben, geben Sie die geforderte itan ein und speichern die Noten durch einen Klick auf den Button Speichern in der Datenbank der Studierenden. Die Noten sind nun für die Studierenden online in Ihren Notenspiegeln einsehbar! Wenn Noten korrigiert werden müssen, teilen Sie dies dem Prüfungsamt bitte schriftlich mit Mitteilung an das Prüfungsamt Bitte schreiben Sie eine an das zuständige Prüfungsamt, wenn Sie alle Noten eingegeben haben. Bitte nennen Sie in Ihrer die Prüfungsnummer und den Namen der Prüfung. für alle Studiengänge der Fakultät Wirtschafts- und Sozialwissenschaften für alle Studiengänge der Fakultät Agrar- und Naturwissenschaften Noteneingabe über die Excel-Schnittstelle (Excel-Export/-Import-Funktion) Mit der Excel-Export-Funktion kann eine Liste von angemeldeten Studierenden einer Prüfung als Excel-Tabelle exportiert und auf dem eigenen PC abgespeichert werden. In dieser Tabelle können Sie die Daten erfassen, um Sie anschließend wieder bei der Funktion Noteneingabe/Teilnehmerliste) zu importieren. 9 von 21

10 Excel-Export Um die Daten einer Prüfung zu exportieren, klicken Sie auf der Seite Notenverbuchung den Button Excel-Export an. Anschließend öffnet sich der Downloadmanager des jeweiligen Browsers Achtung: Speichern Sie die Liste exakt mit dem Dateinamen der exportierten Datei! Hier prf_ _20111_01.xls Wenn Sie die Datei unter einem anderen Namen oder einem anderen Dateiformat (z.b. xlsx) speichern ist der Import nicht möglich! Bearbeiten der Excel-Liste 10 von 21

11 Beschreibung der Spaltenüberschriften nachname: Nachname vorname: Vorname mtknr: Matrikelnummer bewertung: Bewertung partntg: Art der Notengebung (Bitte beachten Sie hierzu auch die Informationen im Anhang unter 5.2) pversuch: Prüfungsversuch praum: Prüfungsraum / Hörsaal pvermerk: Prüfungsvermerk (eine genaue Beschreibung finden Sie im Anhang) pdatum: Prüfungsdatum abschl: Abschluss stg: Studiengang semester: Prüfungssemester: Sommersemester = Jahreszahl + 1 (Sommersemester 2012 = 20121) Wintersemester = Jahreszahl des auslaufenden Jahres + 2 (Wintersemester 2011/2012 = 20112) pstatus: Status (eine genaue Beschreibung finden Sie im Anhang) pnr: Prüfungsnummer; (bei A und N) = Modulkennung pversion: geltende Prüfungsordnung labnr / pordnr / porgnr: Datenbank- Spalten die vom Prüfungsamt für den Import der Liste benötigt werden 11 von 21

12 Allgemeine Grundsätze Damit die Daten der Tabelle wieder automatisch in die Datenbank importiert werden können, sind folgende Grundsätze zu beachten: In dem Bereich, welcher durch starthissheet und endhissheet gekennzeichnet ist, dürfen keine Spalten eingefügt oder gelöscht werden. Die Spalte bewertung und pdatum müssen bearbeitet werden. Wie die Bewertung eingegeben werden muss, erfahren Sie unter Punkt (bei der Noteneingabe). Das Datum sollte im Format tt.mm.jjjj eingegeben werden. Die anderen Spalten dürfen nicht geändert werden. Ansonsten ist ein Import nicht mehr möglich. Außerhalb des gekennzeichneten Bereichs können Änderungen vorgenommen werden und ggf. weitere Spalten eingefügt werden Sie können die Listen entsprechend Ihres Nutzungszwecks sortieren und/oder einen Autofilter setzen. (Punkt ) Sortierungen in der Excel-Liste / Setzung eines Autofilters Die Excel-Liste ist beim Abruf Hörsaal und dann nach Namen sortiert. Da diese in der Liste nicht aufgeführt sind, ist es sinnvoll die Liste entsprechend der eigenen Nutzungszwecks zu sortieren. Für die Erstellung von Klausuraufsichtslisten können Sie einen Autofilter setzen und damit nur die Studierenden anzeigen lassen, die in einen bestimmten Hörsaal eingeteilt wurden Sortieren: Nach Aufrufen der Listen 1. Tabelle zwischen starthissheet und endhissheet markieren 2. Daten Sortieren 12 von 21

13 3. Sortierungskriterien eingeben Die Liste ist sortiert. 13 von 21

14 Autofilter Nach Aufrufen der Listen 1. Tabelle zwischen starthissheet und endhissheet markieren 2. Daten Filter Autofilter 14 von 21

15 3. Spalte und Raum auswählen Es erscheinen nun nur noch die Studierenden, die in einen bestimmten Hörsaal eingeteilt sind Excel-Import Beim Import der Excel-Tabelle werden die Daten aus der Tabelle in die Erfassungsseite der Funktion Noteneingabe/Teilnehmerliste übertragen und dort in der Spalte Note angezeigt. Es erfolgt noch keine Übertragung in die Datenbank. Um eine Tabelle zu importieren klicken Sie auf den Button Durchsuchen - Im nachfolgenden Fenster öffnen Sie dann die zu importierende Tabelle. 15 von 21

16 Klicken Sie nun auf Importieren und die Noten werden eingetragen. Wenn Ihre Liste nicht erkannt wird, überprüfen Sie bitte den Dateinamen. Die Listen können nur eingelesen werden, wenn sie mit demselben Dateinamen importiert werden, wie sie exportiert wurden. Achten Sie auch auf das Dateiformat..xlsx-Dateien werden beispielsweise auch nicht importiert! Anschließend müssen Sie die Noten noch speichern (siehe ) und eine Mitteilung über die Noteneingabe an das Prüfungsamt senden (siehe ) Probleme bei der Noteneingabe Wenn die Notenübermittlung eines Studierenden erfolgreich war, wird die Zeile grün und in der Spalte Kommentar erscheint OK, Datensatz wurde geändert. Bei Problemen bei der Notenübermittlung werden die Spalten orange markiert. In der Spalte Kommentar erhalten Sie eine Information, warum die Notenübermittlung nicht möglich war. Bei einem unzulässigen Notenwert. Können Sie die Note neu eingeben und erneut speichern. Wenn Sie eine Note nicht verbuchen konnten, weil der Studierende den Prüfungsanspruch verloren hat, teilen Sie uns diese Note bitte formlos schriftlich mit. Wenn Sie dreimal eine falsche TAN eingegeben haben, wird Ihre TAN-Liste gesperrt. Sie müssen eine neue TAN-Liste beim Prüfungsamt beantragen. 16 von 21

17 4. Ansprechpartner Sollten Sie Probleme mit der mit Studium Online haben, können Sie sich an das zuständige Prüfungsamt oder an wenden. 5. Anhang 5.1. Schlüsselnummern Abschlüsse: Schlüssel Bezeichnung POOL * 88 Master of Science 82 Bachelor of Science * die Prüfungen wurden vom Prüfungsamt zum Teil in Pools zusammengefasst, da die Prüfungen oft in mehreren Studiengängen wählbar sind. Studiengänge: Schlüssel Bezeichnung 026 Biologie 096 Lebensmittelchemie 097 Lebensmitteltechnologie 133 Kommunikationswissenschaft 138 Agrarbiologie 202 Sustainable Agriculture and integrated Watershed Management 203 Crop Sciences 282 Enzym-Biotechnologie 303 Nachwachsende Rohstoffe und Bioenergie 320 Ernährungswissenschaft 403 Environmental Science - Soil, Water and Biodiversity 420 Ernährungsmanagement und Diätetik 458 Environmental Protection and Agricultural Food Production 503 Organic Food Chain Management 513 Organic Agriculture and Food Systems 603 Agribusiness 620 Molekulare Ernährungswissenschaft 633 Empirische Kommunikationswissenschaft 17 von 21

18 633 Empirische Kommunikationswissenschaft 703 Agricultural Sciences in the Tropics and Subtropics 713 Agricultural Sciences in the Tropics and Subtropics 720 Ernährungsmedizin 721 Management 728 Erdsystemwissenschaft 733 Kommunikationsmanagement 781 Wirtschaftswissenschaftliches Lehramt 782 International Business and Economics 784 Economics 797 Lebensmittelwissenschaft und -technologie 903 Agrarwissenschaften 933 Wirtschaftswissenschaften mit sozialökonomischem Profil 945 Wirtschaftswissenschaften mit agrarökonomischem Profil 981 Wirtschaftswissenschaften mit wirtschaftspädagogischem Profil 984 Wirtschaftswissenschaften mit ökonomischem Wahlprofil 997 Lebensmittelwissenschaft und Biotechnologie FAW Bachelor- und Masterstudiengänge der Fakultät Agrarwissenschaften FNA Bachelor- und Masterstudiengänge der Fakultät Naturwissenschaften GWW Grundstudium wirtschaftswissenschaftliche Bachelor-Studiengänge vor Übergangskonzept PAW SAIWAM PWW Profilstudium wirtschaftswissenschaftliche Bachelor-Studiengänge vor Übergangskonzept Status: AN = angemeldet BE = bestanden NB = nicht bestanden EN = endgültig nicht bestanden Vermerke: Vermerk ZM ND NE T TA Bezeichnung Zusatzmodul zur Prfg.nicht erschienen zur Prfg.nicht erschienen Täuschung Täuschung 18 von 21

19 5.2. Bewertungsart / Noten-Ausprägungen / Vermerke Klassisches Notensystem (gilt für die Bachelor und Master-Studiengänge der Fakultäten Naturwissenschaften sowie Wirtschafts- und Sozialwissenschaften: sehr gut = eine hervorragende Leistung gut = eine Leistung, die erheblich über den durchschnittlichen Anforderungen liegt; befriedigend= eine Leistung, die durchschnittlichen Anforderungen entspricht; ausreichend= eine Leistung, die trotz gewisser Mängel noch den Anforderungen genügt; nicht ausreichend= eine Leistung, die wegen erheblicher Mängel den Anforderungen nicht mehr genügt. Folgende Noten sind zulässig: "sehr gut (1,0)" entspricht "very good (A)" "sehr gut (1,3)" entspricht "very good (A-)" "gut (1,7)" entspricht "good (B+)" "gut (2,0)" entspricht "good (B)" "gut (2,3)" entspricht "good (B-)" "befriedigend (2,7)" entspricht "medium (C+)" "befriedigend (3,0)" entspricht "medium (C)" "befriedigend (3,3)" entspricht "medium (C-)" "ausreichend (3,7)" entspricht "pass (D+)" "ausreichend (4,0)" entspricht "pass (D)" "nicht ausreichend (5,0)" entspricht "fail (F)". Bitte kennzeichnen Sie Studierende, die zur Prüfung nicht erschienen sind mit NE. Studierende, die einen Täuschungsversuch unternommen haben mit T. 19 von 21

20 Für unbenotete Module der Fakultät Naturwissenschaften geben Sie für bestanden ein + ein für ein nicht bestanden ein -. Notensystem für die Bachelor- und Master-Studiengänge der Fakultät Agrarwissenschaften (ausgenommen SAIWAM) A = very good = eine hervorragende Leistung; B = good = eine Leistung, die erheblich über den durchschnittlichen Anforderungen liegt; C = medium = eine Leistung, die durchschnittlichen Anforderungen entspricht; D = pass = eine Leistung, die trotz ihrer Mängel noch den Anforderungen genügt; F = fail = eine Leistung, die wegen erheblicher Mängel den Anforderungen nicht mehr genügt. Folgende grade points sind zulässig: A = 4,0, A- = 3,7, B+ = 3,3, B = 3,0, B- = 2,7, C+ = 2,3, C = 2,0, C- = 1,7, D+ = 1,3, D = 1,0, F = 0 Bitte kennzeichnen Sie Studierende, die zur Prüfung nicht erschienen sind mit ND. Studierende, die einen Täuschungsversuch unternommen haben mit TA. Notensystem für den Master-Studiengang SAIWAM: A = excellent = 4,0 = eine hervorragende Leistung; B+ = very good = 3,5 = eine sehr gute Leistung; B = good = 3,0 = eine Leistung, die erheblich über den durchschnittlichen Anforderungen liegt; C+ = fairly good = 2,5 = eine Leistung, die noch über den durchschnittlichen Anforderungen liegt; C = fair = 2,0 = eine Leistung, die durchschnittlichen Anforderungen entspricht; D+ = poor = 1,5 = eine Leistung, die unter den durchschnittlichen Anforderungen liegt, 20 von 21

21 D = very poor = 1,0 = eine Leistung, die trotz ihrer Mängel noch den Anforderungen genügt; F = failed = 0 = eine Leistung, die wegen erheblicher Mängel den Anforderungen nicht mehr genügt. Bitte kennzeichnen Sie Studierende, die zur Prüfung nicht erschienen sind mit ND. Studierende, die einen Täuschungsversuch unternommen haben mit TA. 21 von 21

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