Die Einführung eines Social Intranets Ohne Change Management kein Erfolg

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1 DIGITALES ERLEBEN Die Einführung eines Social Intranets Ohne Change Management kein Erfolg Ein Vortrag von Jürgen Mirbach und Niklas Breuch KnowTech 2013 in Hanau, Oktober I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

2 Das Buzz-Wort: Social Bookmarking Collaboration Tagging Facebook Blog Kommentieren Vernetzung Flickr Brand Communities Chat Enterprise 2.0 Instant Messaging User-Generated-Content Video-Sharing Social Networks Social Web Social Intranet Profile Tag Clouds Podcast Internet YouTube Forum Xing Social Media Monitoring SOCIAL RSS SEO Innovation Social Business Social Media Sharing Liken Web 2.0 Recommend Online Enterprise Search Linkedin Wiki Gruppen Google + Twitter Social Software Following Wikipedia Kommunikation Activity Stream 2 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

3 Social + Business = Social Business Facebook YouTube Enterprise Social Networks Externe soziale Plattformen Twitter Social Intranet Collaboration-Plattformen Interne soziale Plattformen Social Business Ressourcen Menschen Informationen Blogs & Co Google+ Brand Communities Social Innovation Community Support Community Marketing Community 3 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

4 Social + Business = Social Business Facebook YouTube Enterprise Social Networks Externe soziale Plattformen Twitter Social Intranet Collaboration-Plattformen Interne soziale Plattformen Social Business Ressourcen Menschen Informationen Blogs & Co Google+ Brand Communities Social Innovation Community Support Community Marketing Community 4 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

5 Das Social Intranet Anwendungsfälle Anwendungen # Umfragen Dokumente Profile Bereiche Microblog Aufgaben Kalender Chat Forum Wiki Social Intranet Multimedia Technologien Blog 5 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

6 Einführung eines Social Intranets Was verändert sich? Intranet 1.0 Wenige Redakteure Zentral Kommunikation 1-Weg Kommunikation Anonym Dokumentation Standardisiert Social Intranet Alle Mitarbeiter Individuell + Zusammenarbeit Dialog Mitarbeiter sichtbar Echtzeit-Kommunikation Personalisiert 6 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

7 Einführung eines Social Intranets Change Management Strukturen und Prozesse Change Management Technologie Vorbereitung, Analyse, Planung, Realisierung, Evaluierung und laufende Weiterentwicklung von ganzheitlichen Veränderungsmaßnahmen mit dem Ziel, ein Unternehmen [ ] zu einem erwünschten Soll-Zustand weiterzuentwickeln. Strategie Kultur Quelle: Vahs, D./Weiand, A. (2010): Workbook Change-Management, S I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

8 Praxisbeispiel Projektprofil und Ausgangssituation Projektprofil Kunde: Gesetzliche Krankenkasse in Deutschland Projekt zur Einführung eines Social Intranets: Interne Wissensplattform mit Profilen, Microblog, Wiki, Projekt- und Gruppenräumen etc. Ca zukünftige Anwender Go Live September 2013 Ausgangssituation Hierarchische Strukturen Wissenssilos Überwiegend Top-Down-Kommunikation Keine Kultur des Austauschs und der Vernetzung Internes Konkurrenzdenken 8 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

9 Change Management in der Praxis Durchführung von Workshops Ziel Hohe Nutzerbeteiligung im Social Intranet Identifizieren Kommunizieren Einführung & Etablierung Schulung Workshop-Reihe 9 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

10 Change Management in der Praxis Workshop IdentIfIzIeren Analyse der Unternehmenskultur Ziele des Social Intranets Festlegung konkreter Teilziele für die Erfolgsmessung (KPIs) Stakeholder-Analyse Maßnahmen zur organisatorischen Verankerung Identifikation von Multiplikatoren Identifikation von Leuchtturmprojekten 10 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

11 Change Management in der Praxis Workshop kommunizieren Kommunikations- und Einführungsstrategie Erarbeitung einer Vision Botschaften und Inhalte Maßnahmen und Medienkanäle Erstellung eines Maßnahmen- und Zeitplans 11 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

12 Change Management in der Praxis Workshop einführung & schulung Planung von Nutzungsanreizen für den Einstieg Identifizierung und Planung von Quick Wins Schulungskonzept und -planung Feedbackstrategie 12 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

13 Change Management in der Praxis Workshop etablierung Umgang mit neuen kulturellen Gegebenheiten lernen Verankerung in die Unternehmenskultur Feedbackauswertung Erfolgsmessung Weitere Strategieplanung 13 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

14 MaSSnahmenplanung Matrix als Arbeitsgrundlage Projektphasen Q1 Q2 Q3 Q4 Initialisierung Konzept Implementierung Einführung T-Systems MMS Change-Phasen John P. Kotter Identifizieren Gefühl der Dringlichkeit erzeugen Führungskoalition aufbauen Identifikation von Multiplikatoren Kick-off Workshop Change Intranet-Manager bestimmen mit Projektteam Vision entwickeln Visions-Workshop Artikel Mitarbeiterzeitschrift Kommunizieren Einführung & Schulung Vision kommunizieren Mitarbeiter befähigen Schnelle Erfolge erzielen Expertenvortrag Einordnung der Maßnahmen Print- und Videokampagne Roadshow Video-Botschaft des Vorstands Train-the-Trainer-Schulungen für Multiplikatoren Mitarbeiterschulungen Einladung zur Beta-Plattform Webinar Erste-Schritte- Guide Etablierung Erfolge konsolidieren In der Kultur verankern Leuchtturmgruppen gründen BarCamp 14 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

15 MaSSnahmenplanung Matrix für Kunden 15 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

16 Was sind Ihre Erfahrungen mit Social Intranet- Einführungen und Change Management? 16 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

17 Vielen Dank. 17 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

18 Ansprechpartner Wir sind für Sie da Für Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Jürgen Mirbach Niklas Breuch I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

19 Backup 19 I T-Systems Multimedia Solutions GmbH I Oktober 2013

20 Initialisierung Grobkonzept Feinkonzept + Umsetzung Kontinuierliche Verbesserung Strategie und Change Management 1 Sponsor finden 2 Projektteam definieren 3 Ist Analyse und Bedürfnisse klären 4 Vision + Ziele definieren 5 Erfolgskriterien+ Business Case 8 Sammlung und Priorisierung der Anforderungen 9 Planung Intranet Management und Kommunikationskonzept 10 Roadmap und Budgetschätzung 18 Aufbau Intranet Community 19 Planung Change Management 20 Etablierung Intranet Management 32 Umsetzung Change Management 33 Erfolgsmessung 34 Priorisierung neuer Funktionalitäten + Anwendungsfälle Inhalt und Governance 6 Inhaltsanalyse Intranet + Web 2.0 Tools 11 High Level Informationsarchitektur(IA) 12 Inhalte, Autoren, Redaktionsprozess 13 Anwendungsfälle für Community und Zusammenarbeit 21 IA+ Metadaten + Templates 22 Rollen und Berechtigungen 23 Migration bestehender + Planung neuer Anwendungsfälle 24 Migration bestehender + Planung neuer red. Inhalte 25 Schulung Redakteure und Community Manager 35 Schulung der Nutzer 36 Umsetzung neuer zentraler Anwendungsfälle 37 Förderung dezentraler Ideen und Anwendungsfälle Technische Plattform 7 Ist-Betrachtung der technischen Plattformen + IT Vorgaben 14 Design 15 Integration und Gesamtarchitektur klären 16 Auswahl der Plattform 17 Betriebs und Supportmodell 26 Überarbeitung und Erweiterung Design 27 Lastenheft 28 Auswahl Implementierungspartner 29 Umsetzung Plattform + Suche + Schnittstellen 30 Etablierung Release- Management 31 Etablierung Betrieb und Support 38 Umsetzung neuer Funktionalitäten 39 Abschalten abgelöster Plattformen (Intranet, Wikis, etc.) Freigabe für Grobkonzept Freigabe für Umsetzung Beta Phase / GO-Live

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