der Verwaltungseinheit Verteidigung

Transkript

1 Schweizer Armee Planungsstab der Armee Implementierung des IKS bei der Verwaltungseinheit Verteidigung Veranstaltung SGVW vom 20. Juni 2007 Gerhard Jakob, Finanzchef Verteidigung Inhalte / Agenda Verwaltungseinheit Verteidigung Projekt IKS Finanzen Verteidigung Stand / Weiteres Vorgehen Kritische Erfolgsfaktoren / Erfahrungen 2 Gerhard Jakob 1

2 Inhalte / Agenda Verwaltungseinheit Verteidigung Projekt IKS Finanzen Verteidigung Stand / Weiteres Vorgehen Kritische Erfolgsfaktoren / Erfahrungen 3 Departement VBS - Organigramm 4 Gerhard Jakob 2

3 NRM Finanzführungsstrukturen VBS 2007 Departement Departementsbereiche Verwaltungseinheit VE-Nr. BUKR-Nr. VBS Verteidigung Verteidigung GS Bevölkerungsschutz BABS** VE-Nr. 500 BUKR 1041 Sport BASPO* armasuisse Beschaffung Beschaffung 0801 Rüstung*** W+T** Immobilien** * FLAG **FLAG ab swisstopo* *** Technischer BUKR, in SR nicht dargestellt (ist Teil von V 525) 5 Einbettung Projekt IKS in aktuelle Zeit und Strukturen Stab Chef der Armee Stab des Chefs der Armee Chef der Armee VA 2007: 5 1 Mia CHF inkl Beschaffungskredite 1,6 Mia 89.0 Mio Personal Verteidigung (Im Stab enthalten) Stab Operative Schulung (Im Stab enthalten) Internationale Beziehungen Verteidigung (Im Stab enthalten) Planungsstab der Armee 80.2 Mio Führungsstab der Armee Mio Höhere Kaderausbildung der Armee Heer Luftwaffe Logistikbasis der Armee Führungsunterstützungsbasis 48.1 Mio Mio Mio Mio Mio 6 Gerhard Jakob 3

4 Migration Verteidigung mit Einführung des NRM HQ Habu Debi Kredi Alabu H1 D1 K1 A1 Heer Habu Debi Kredi Alabu H2 D2 K2 A2 MilSich Habu H3 Debi Kredi Alabu D3 K3 A3 Fub Habu Debi Kredi Alabu H4 D4 K4 A4 ar (801) Habu Debi Kredi Alabu alt 2006 H8 D8 K8 A8 neu 2007 B1 B2 B3 SAP V Periode H Habu 8 D Debi 8 K - Kredi 8 A -Alabu 8 Periode R Restatement R2 R3 Alabu Sonstiges R1 LBA Habu Debi Kredi Alabu alt 2006 H5 D5 K5 A5 neu 2007 L1 L2 L3 AApot Habu Debi Kredi Alabu alt 2006 H6 D6 K6 A6 neu 2007 A1 A2 A3 LW Habu Debi Kredi Alabu alt 2006 H7 D7 K7 A7 neu 2007 W1 W2 W3 7 Ausgangslage SAP-Landschaft V nach Einführung des NRM 8 Gerhard Jakob 4

5 SAP-Systemlandschaft Verteidigung - Mengen und Häufigkeiten nach Mengengerüst Vorgänge ab 2007 SAP-Sytem V Quellsysteme HQ HEER MilSich LE IKT VBS/FUB AApot LBA LW P P PSK001 PSD001 PSA001 PSH001 PSL001 BUK 1042 BUK 1043 BUK 0700 BUK 1098 BUK 0900 BUK 0600 BUK 0500 Total Verteidigung Anzahl Sachkonten ' Anzahl Sachkontenbuchungen 9'804 1'292 9'544 3'633 4'890 87'534 11' '093 Anzahl Kreditoren 20'642 13'537 79'532 1'233 84'373 34'692 19'983 4 Anzahl Kreditorenrechnungen FI 15'483 4' '203 73'566 5' '180 Anzahl Kreditorenrechnungen mit Bestellbezug MM 1' '895 2'498 2' '754 5'834 24'169 Anzahl Debitoren 6'878 5'258 2' '565 1'287'578 4'184 Anzahl Debitorenrechnungen FI '743 4' '549 Anzahl Debitorenrechnungen aus Vertrieb SD 904 3'301 1' '498 18'759 1'532 34'335 Anzahl Mahnungen Debitoren (1. und 2.) 3' '723 Anzahl SAP-User '732 1'278 7'404 Übersicht der im Einsatz stehenden SAP-Module FI, FI-AA, HHM, CO, MM, SD FI, FI-AA, HHM, CO, MM, SD, PT-CATS FI, FI-AA, HHM, CO, MM, SD, PM, PT-CATS FI, FI-AA, HHM, CO, MM, SD, PT- CATS FI, FI-AA, HHM, CO, MM, SD, PP, PM, QM, PT-CATS FI, FI-AA, HHM, CO, MM, SD, PP, PM, QM, PT-CATS FI, FI-AA, HHM, CO, MM, SD, PP, PM, QM, PT-CATS 9 SAP-Systemlandschaft Verteidigung - XI-Belegvolumen (Anzahl IDocs) Auszüge April, Mai 2007 April 2007 Mai 2007 Eingang SAP V TOTAL 262' '000 davon: FI-Belege 140'000 FI-Belege 165'000 CO-Belege 43'000 CO-Belege 41'000 Obligos 42'000 Obligos 19'000 Ausgang SAP V TOTAL 20'000 18' Gerhard Jakob 5

6 Kredite und Kreditanteile mit NRM Kredit vor 2007 Kredit ab 2007 LV-Anteile Leistungsverrechnung Übriger, nicht finanzierungswirksamer Anteil nf-anteile nicht finanzierungswirksam fw-anteile finanzierungswirksam fw-anteile finanzierungswirksam 11 Budgeteingabe Voranschlag 2007 VE Verteidigung Verwaltungseinheit Kredit/FiPo ca. 3.6 Mia ca. 1.3 Mia ca. 0.2 Mia ca. 5.1 Mia ========= finanzierungswirksam (fw) Leistungsverrechnung (LV) nicht finanzierungswirksam (nf) z.b. Personalkosten z.b. Raummiete z.b. Abschreibung 12 Gerhard Jakob 6

7 Inhalte / Agenda Verwaltungseinheit Verteidigung Projekt IKS Finanzen Verteidigung Stand / Weiteres Vorgehen Kritische Erfolgsfaktoren / Erfahrungen 13 Projekt IKS Finanzen Verteidigung Revisionsbericht Interne Revision Verteidigung (IRV) August 2005: Projekt zur Einführung eines IKS definieren und im Rahmen NRM umzusetzen Umsetzungsauftrag Chef der Armee (CdA) November 2005: Empfehlung IRV umsetzen Vorgaben EFK bzw. FHG, FHV, OR 14 Gerhard Jakob 7

8 Zielsetzungen Projekt IKS Finanzen Verteidigung Aufbau im Schalenprinzip ermöglichen (als Basis für umfassendes IKS Verteidigung) Fokus (für Start 2007) auf Kontrollmassnahmen Späteren elektronischen Workflow ermöglichen Hohe Gewissheit haben, dass cash-out stimmt vom Informellen Niveau, auf Niveau Optimiert allenfalls Überwacht steigen > Konsequenzen personell, organisatorisch, Zeit? Projekt korrekt durchziehen und mit einem konkreten und umsetzbaren Resultat abschliessen Auf müssen Mindestanforderungen funktionieren 15 Zielsetzung IKS Finanzen Verteidigung Richtigkeit und Vollständigkeit der finanziellen Berichterstattung Unternehmensebene Risikobasierte Identifikation der vom IKS zu erfassenden Kontrollen auf Unternehmens- und Prozessebene Prozessebene 16 Gerhard Jakob 8

9 Wie können Risiken identifiziert werden? Sich bewusst machen, was das Ziel ist (pro Prozess) Grundsätzliche Frage: was kann schiefgehen, so dass ich mein Ziel nicht erreiche? Festgestellte Fehler in der Vergangenheit und deren Ursachen Hinweise aus Berichten der Internen Revision oder der EFK Schrittweises Analysieren des Prozessablaufs und der damit in Zusammenhang stehenden Risiken Systematisches Abarbeiten der Teilziele der vollständigen und richtigen finanziellen Berichterstattung Vorfälle bei anderen Betrieben des Bundes oder in der Privatwirtschaft 18 Fokussierung auf Schlüsselrisiken Ein effizientes internes Kontrollsystem fokussiert sich auf die Schlüsselrisiken Um aus der Masse der Risiken die Schlüsselrisiken zu identifizieren, müssen die Risiken bewertet werden Risiken werden anhand zweier Dimensionen bewertet: Eintretenswahrscheinlichkeit (P): selten-mittel-häufig Potentielles Schadensausmass (I): gering-mittel-hoch Bewertung des Risikos = P x I 19 Gerhard Jakob 9

10 Arbeitsinstrument: Die Risiko-Kontroll-Matrix Bewährt hat sich eine Gegenüberstellung von Risiken und Kontrollen (Risiko-Kontroll-Matrix) Sie wird für jeden Prozess erstellt Sie zeigt auf, welche Kontrollen welche Schlüsselrisiken in den einzelnen Prozessen abdecken Sie enthält alle für die einzelnen Kontrollen wesentlichen Aspekte Sie unterstützt die Analyse der Effektivität der Kontrollen in den einzelnen Abläufen 20 Illustratives Beispiel Risiko-Kontroll-Matrix 21 Gerhard Jakob 10

11 Projektauftrag IKS FIN V VERTEIDIGUNG PLANUNGSSTAB DER ARMEE DEFENSE ETAT-MAJOR DE PLANIFICATION DE L'ARMEE DIFESA STATO MAGGIORE DI PIANIFICAZIONE DELL'ESERCITO DEFENSIUN STAB DA PLANISAZIUN DA L'ARMADA DATUM DATE Projektauftrag für das Projekt Internes Kontrollsystem Finanzen Verteidigung (IKS FIN V) Gültige Version Abgrenzung Der Projektauftrag ist begrenzt auf die Einführung eines Internen Kontrollsystems im Finanzbereich Verteidigung. Interne Kontrollsysteme für die übrigen Geschäftsprozesse in der Verteidigung wie z.b. der Lagerbewirtschaftung (Umsysteme) und des Truppenrechnungswesens sind nicht Gegenstand des vorliegenden Auftrages. 23 Gerhard Jakob 11

12 Projekt IKS FIN V: Schalenprinzip 24 Ursprüngliche Projektplanung 2006 IKS FIN V Projektphase / Monate Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Initialisierung Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Abschluss Projektphase Meilenstein 25 Gerhard Jakob 12

13 Projektorganisation IKS FIN V Projektauftraggeber Chef PST A Div J. Baumann Qualitätssicherung Hans Jürg Steiner * Hans-Ulrich Pfyffer * Projektausschuss Projektleitung PA: CFO V, LRW V, C FIN LBA, C FIN LE IKT VBS/FUB, PL Gast: C IRV PL: P. Scherz, P. Aebersold (Stv), S. Marti * Project Office Frau S.-C. Jost Mark Macus * FIN V DU CdA Informatik CC-SAP Arbeitsteam: Finanzen Verteidigung, KPMG COSO Mark Macus * Prozesse Stephan Schmid * NRM Philippe Pellaton * IT Markus Schüpach * * KPMG 26 Projektphasen A Initialisierung Projektplanung Workshop mit betroffenen Mitarbeiter Vertiefte Ausbildung der betroffenen Führungskräfte 27 Gerhard Jakob 13

14 Projektphasen B Voranalyse Analyse Finanzrechnung V nach NRM Identifikation der massgebenden Prozesse Identifikation der beeinflussenden OE Festlegung Kontroll-Framework (COSO, INTOSAI) 28 Voranalyse Anträge an PA IKS Das dem IKS FIN V zugrunde liegende Kontroll-Framework ist das COSO-Framework Die mit dem IKS FIN V verfolgte Zielsetzung ist die Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung Das IKS FIN V deckt per primär den Ausweis des Personalaufwands sowie die Positionen Sachausgaben und Abschreibungsaufwand/Anlagevermögen ab. Das IKS FIN V deckt per die Prozesse Hauptbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Anlagebuchhaltung lt Verteidigung ab. Das IKS FIN V deckt per die Organisationseinheit FIN V sowie LBA, LW, AApot (soweit für die abgedeckten Prozesse relevant) ab. 29 Gerhard Jakob 14

15 COSO-Modell 30 Projektphasen C Konzeption / Realisierung Dokumentation der Schlüsselprozesse Identifikation der Prozessziele und risiken Definition der Kontrollen zur Abdeckung der Risiken Risiko-Kontroll-Matrix Kontrollhandbuch 32 Gerhard Jakob 15

16 Projektphasen D Einführung Umsetzung der Prozessstufe Workshops und Schulung mit Prozess- und Kontrollverantwortlichen 33 Projektphasen E Abschluss Überprüfung der Kontrolldurchführung Identifikation der Kontroll-Schwachstellen Korrekturmassnahmen 34 Gerhard Jakob 16

17 Tätigkeiten Dokumentation der Prozesse - Hauptbuch - Kreditoren - Debitoren - Anlagenbuchhaltung Risiko- und Kontrollmatrix mit Prozessverantwortlichen Entwicklung detaillierter Kontrollbeschreibungen auf Prozessebene Dokumentation des Kontrollumfelds, der Risikobeurteilung sowie der vorgesehenen Überwachung des IKS FIN V. 35 Beispiel Risiko-Kontroll-Matrix Anlagenbuchhaltung Beispiel RISIKO- / KONTROLL-MATRIX Prozess Anlagenbuchhaltung Teilziele: V=Vollständigkeit / E=Existenz / G=Genauigkeit / B=Bewertung / RP=Rechte und Pflichten / DO=Darstellung und Offenlegung / Betrug EWs= Eintrittswahrscheinlichkeit Pot.SA= potentielles Schadensausmass Subprozess Risiko Bewertung Bruttorisiko Prozessziel Teilziele Nr. Titel Nr. Beschreibung EWs Pot. SA =Wert Nr. offen Anlagenzugang und Alle Anlagen korrekt im SAP/AA erfasst AA-R1 Beschaffungen von Sachgütern > Fr. 5'000.- über V, E, DO AA-K1 -nutzung und richtige Wertbuchungen Aufw andkredite (Nichtaktivierung) AA-K2 AA-K3 AA-K4 AA-K5 AA-R2 Ursprünglich als Aufw and geplante Ausgaben (< CHF 5'000) V, E, DO AA-K1 w erden bei unerw arteter totaler Ausgabensumme > CHF 5'000 nicht aktiviert (und umgekehrt). AA-K2 AA-K3 AA-K6 AA-K5 AA-R3 Aktivierungsfähigkeit der Anlagenzugänge ist nicht gegeben V, E AA-K1 (z.b. Nutzungsdauer < 1 Jahr, Schulungsmassnahmen, etc.). AA-K2 AA-K7 AA-R4 Anlagen werden aktiviert, an denen V die Rechte nicht hat RP AA-K1 (z.b. Anlage gehört RUAG, nicht V) AA-K2 AA-K5 AA-R5 Falsche Kontierung der Einkaufsbestellung und des Investitionsauftrages (Anlagen w erden nicht bebucht) V, E, G, DO AA-K1 AA-K2 AA-K8 AA-R6 Unautorisierte Eröffnung eines Investitionsauftrags RP AA-K9 AA-R7 Falsch berechnete Abschreibungen (w egen Systemmanipulationen FUB bei "Stammdaten" der Anlageklasse) V, E, G, DO AA-K10 36 Gerhard Jakob 17

18 Prozessdarstellung mit ARIS-Tool (Architektur integrierter Informationssysteme) Beispiel Anlagenbuchhaltung Anlagenstammsatz anlegen Prozessablauf grundsätzlich abbilden Risikodokumentation und Kontrollbeschreibungen integrieren 37 ARIS-Prozessausschnitt mit Risikoobjekt Anlagenstammsatz mit Hauptnummer ist anzulegen Liste Ordnungsbegriff 5 SAP V Anlage Anlagenklasse zuordnen Leiter Anlagenbuchhaltung AA-R9 Anlage Anlagenklasse zugeordnet 38 Gerhard Jakob 18

19 Risikomodell AA-R9 AA-K14 Leiter Anlagenbuchhaltung AA-K15 Leiter Anlagenbuchhaltung 39 Attribut: Risikobewertung 40 Gerhard Jakob 19

20 Attribut: Kontrollbeschreibung 41 Übersicht Risiken Anlagenbuchhaltung AA-R9 AA-K14 Leiter Anlagenbuchhaltung AA-K15 Leiter Anlagenbuchhaltung 42 Gerhard Jakob 20

21 Inhalte / Agenda Verwaltungseinheit Verteidigung Projekt IKS Finanzen Verteidigung Stand / Weiteres Vorgehen Kritische Erfolgsfaktoren / Erfahrungen 43 Übergeordnete Kontrollen Stand der Arbeiten Übergeordnete Kontrollen Stand erste Bestandesaufnahme ist erfolgt; Vertiefung nach Abschluss der Kontrollumfeld Arbeiten auf Prozessebene notwendig Risikobeurteilung Kontakt zu Projekt "Risikomanagement" pendent erste Bestandesaufnahme ist erfolgt; Vertiefung nach Abschluss der Information&Kommunikation Arbeiten auf Prozessebene notwendig erste Kontrollen definiert; Vervollständigung nach Abschluss der Überwachung Arbeiten auf Prozessebene Prozesse Hauptbuch Debitoren Kreditoren Anlagen 1 Dokumentationsverantwortlicher bei FIN V definiert Fr. Wagner Fr. Allenbach Hr. Bürki Hr. Aebersold Allg. 2 Involvierte DU definiert (wenn nötig) (keine) LBA LW LBA LW (keine) n auf Prozess-Ebene Kontrollen Prozess 3 Verantwortliche bei DU definiert (wenn nötig) 4 NRM-Prozessbeschreibung heruntergeladen 5 Ebene FIN V: Festlegung des Zuständigkeitsbereichs von FIN V 6 Prozessablauf bei FIN V per definiert i 7 Prozessablauf bei DU per definiert und abgesprochen (wenn nötig) (keine) (einzelne Subprozesse noch offen) LogC Thun:Hr Reinhard LogC Thun: Hr. Riesen Flpl EMM: Hr. Amrein (keine) (keine) (keine) Risiken 8 Risikokatalog für Prozess zusammengestellt 9 Risikokatalog mit Verantwortlichen bewertet (einzelne Subprozesse noch offen) (einzelne Subprozesse noch offen) Kontrollen 10 Kontrollen definiert und beschrieben 44 Gerhard Jakob 21

22 Weiteres Vorgehen / Zeitplan 2007 Kreditoren: Kontrollbeschreibungen ausarbeiten Hauptbuch: Prozessbeschreibungen vervollständigen Kontrollbeschreibungen ausarbeiten Ausbildung: Spezifisch: falls Kontrollbeschreibungen Kreditoren oder HB vorliegen Generell: falls Kontrollbeschreibungen Kreditoren oder HB nicht vorliegen Übergeordnete Kontrollen dokumentieren Jahres- abschluss Erste Erfahrungen in Prozessen mit NRM und System- Zusammenführung Kreditoren und HB: Prozessbeschreibungen überprüfen und vervollständigen Kontrollbeschreibungen vervollständigen (inkl. IT-Kontrollen) Ausbilden und implementieren Prozess-Owner FIN V Finanzverantwortliche der DU CdA/ Aussenstellen (LogC, Flpl, etc.) Punktuelle Ustü der DU CdA/Aussenstellen Überwachung der Umsetzung (sep. Auftrag) Debitoren und AA: Prozessbeschreibungen überprüfen und vervollständigen Kontrollbeschreibungen vervollständigen (inkl. IT-Kontrollen) Ausbilden und implementieren Prozess-Owner FIN V Finanzverantwortliche der DU CdA/Aussenstellen (LogC, Flpl, etc.) Punktuelle Ustü der DU CdA/Aussenstellen Überwachung der Umsetzung (sep. Auftrag) Übergeordnete Kontrollen vervollständigen Erweiterung IKS FIN V gem. Schalenprinzip Auswahl möglicher Schalen: Logistikprozesse Berücksichtigung von SAP- Workflows Beschaffungskredite Truppenrechnungswesen BV Ende Feb Übergeordnete Kontrollen teilweise dokumentiert; Kontrollen auf Prozessebene teilweise dokumentiert 1. Schale IKS FIN V implementiert 45 Inhalte / Agenda Verwaltungseinheit Verteidigung Projekt IKS Finanzen Verteidigung Stand / Weiteres Vorgehen Kritische Erfolgsfaktoren / Erfahrungen 46 Gerhard Jakob 22

23 Kritische Erfolgsfaktoren / Erfahrungen Generelle Ressourcenknappheit Finanzen Verteidigung (Linie versus Projekt) Zeitplanung Fehlende Grundlagen im Bereich der Definition der Prozessabläufe (IKS FIN V vor NRM) Umstellung NRM Verzettelung des Wissens über Prozessabläufe und Kontrollen ARIS-Tool (Initialaufwand) Einbezug IT / SAP Externe Unterstützung Vorgehensplanung Schalenprinzip (Vernunft!) 47 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit 48 Gerhard Jakob 23