Bernd Held. Richtig einsteigen: Excel VBA-Programmierung Für Microsoft Excel 2007 bis 2013

Transkript

1 Bernd Held Richtig einsteigen: Excel VBA-Programmierung Für Microsoft Excel 2007 bis 2013

2

3 Bernd Held Richtig einsteigen: Excel VBA-Programmierung Für Microsoft Excel 2007 bis 2013

4 Bernd Held: Excel VBA-Programmierung. Für Microsoft Excel 2007 bis 2013 Copyright 2013 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Der Verlag richtet sich im Wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim mspressde@oreilly.de Druck-ISBN PDF-ISBN EPUB-ISBN MOBI-ISBN O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Lektorat: René Majer, rene@oreilly.de Fachlektorat: Uwe Thiemann, Möhnesee Korrektorat: Dorothee Klein, Siegen Layout: Helmut Kraus, Satz: Cordula Winkler, mediaservice, Siegen ( Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (

5 Inhaltsverzeichnis Teil I: Erste Schritte Einleitung 11 Download der Beispieldateien 12 Die Icons 12 Unterstützung für dieses Buch 12 Über den Autor 13 1 Die Entwicklungsumgebung von Excel Excel für die Programmierung vorbereiten 15 Die Sicherheitsstufe heruntersetzen 15 Das Werkzeug Entwicklertools einblenden Die Entwicklungsumgebung kennen lernen 18 Die Entwicklungsumgebung aufrufen 18 Der Projekt-Explorer 19 Das Eigenschaftenfenster 19 Das Codefenster 25 Das Direktfenster die Testhilfe 27 Der Objektkatalog das Nachschlagewerk 32 Der Makrorekorder zu Beginn eine gute Hilfe Die ersten Makros und deren Handhabung 45 Wert in eine Zelle einer Tabelle schreiben 45 Eine Meldung am Bildschirm ausgeben 49 Eine mehrzeilige Meldung am Bildschirm ausgeben 52 Eine Eingabe vom Anwender verlangen 53 Einen individuellen Tabellenkopf erstellen Die wichtigsten Tastenkombinationen Variablen und Konstanten einsetzen 61 Variablen deklarieren 61 Konstanten einsetzen Zusammenfassung Die Lernkontrolle 68 Fragen zum Verständnis 68

6 6 Inhaltsverzeichnis 2 Die wichtigsten Sprachelemente von Excel VBA Bedingungen erstellen und üben 69 Die Anweisungen If/Then/Else einsetzen 69 Die Anweisung Select case einsetzen Schleifen erstellen und verstehen 81 Die For...Next-Schleifen 82 Die For Each...Next-Schleifen 102 Die Schleife Do Until...Loop 105 Die Schleife Do While...Loop Sonstige Sprachelemente 108 Die Struktur With Zusammenfassung Die Lernkontrolle 111 Teil II: Die wichtigsten Objekte 3 Das Objekt Range Zellen und Bereiche programmieren Zellen und Bereiche formatieren 114 Zahlenformat und Schriftschnitt festlegen 114 Zellenfarbe und Schriftfarbe festlegen 116 Das Gitternetz und den Gesamtrahmen formatieren Daten in Zellen konvertieren 120 Korrektur nach fehlerhaftem Datenimport 120 Unerwünschte führende und nachgestellte Leerzeichen entfernen 122 Bestimmte Zeichen in Zellen ersetzen/entfernen 124 Die Position des Minuszeichens umstellen 128 Verwendete Datumsformate vereinheitlichen Daten in Zellen und Bereichen suchen 133 Suche nach exakter Übereinstimmung 133 Suche nach exakter Übereinstimmung (Schreibweise egal) 135 Suche auch in Teilen der Zelle Schreibweise egal 137 Daten anhand eines eindeutigen Schlüssels suchen Bereiche Zelle für Zelle verarbeiten 140 Daten aus einem Bereich löschen 140 Extremwerte in einem Bereich ermitteln und kennzeichnen 142 Mehrere nicht zusammenhängende Bereiche verarbeiten Zusammenfassung Die Lernkontrolle 147

7 Inhaltsverzeichnis 7 4 Das Objekt Worksheet Tabellen programmieren Tabellen dokumentieren, filtern und durchsuchen 150 Tabelleninhaltsverzeichnis erstellen und verlinken 150 Tabellen durchsuchen und dokumentieren 152 Tabellen filtern mit einem Kriterium 153 Tabellen filtern mit mehreren Kriterien Tabellen einrichten und schützen 156 Bildlaufbereiche für Tabellen festlegen 156 Bereiche in Tabellen sperren 157 Tabellenschutz für eine Tabelle einstellen und zurücksetzen 158 Alle Tabellen einer Mappe schützen Tabellenblätter anlegen, drucken und exportieren 161 Tabellen anlegen und benennen 161 Eine Tabelle drucken 163 Alle sichtbaren Tabellen einer Mappe ausdrucken 164 Tabelle als PDF ausgeben 164 Eine Tabelle exportieren 165 Individuelle Kopf- und Fußzeilen erstellen Tabellen verstecken oder löschen 167 Tabellen ein- und ausblenden 167 Alle Tabellen ausblenden, bis auf eine 168 Tabellen löschen Zusammenfassung Die Lernkontrolle Das Objekt Workbook Arbeitsmappen programmieren Arbeitsmappen abarbeiten und schließen Arbeitsmappe anlegen, verarbeiten, speichern und schließen Dokumenteigenschaften abfragen und auswerten Externe Verknüpfungen verarbeiten 177 Externe Verknüpfungen ermitteln 177 Verknüpfte Arbeitsmappen automatisch öffnen 179 Externe Verknüpfungen entfernen Arbeitsmappe löschen Sicherheitskopie einer Arbeitsmappe erstellen Daten aus einer anderen Mappe synchronisieren Zusammenfassung Die Lernkontrolle 187

8 8 Inhaltsverzeichnis Teil III: Funktionen und Ereignisse 6 Standardfunktionen nutzen, eigene Funktionen schreiben Die integrierten Tabellenfunktionen von Excel anzapfen 189 Einen Bereich summieren 190 Eine bedingte Summierung durchführen 192 Extremwerte ermitteln 193 Leere Tabellen aus einer Arbeitsmappe entfernen 194 Min- und Max-Wert in Bereich finden und einfärben 195 Leere Zeilen aus einer Tabelle entfernen Eigene Funktionen schreiben 199 Der Aufbau einer Funktion 199 Aktuelle Arbeitsmappe ermitteln 200 Funktionen testen 201 Bestimmte Zeichen aus einer Zelle entfernen 202 Kalenderwoche nach DIN ermitteln 205 Die Existenz einer Tabelle prüfen 205 Die Existenz einer Datei prüfen 206 Die Existenz eines Verzeichnisses prüfen 207 Funktionen im Funktionsassistenten einsehen 208 Funktionen in eine andere Funktionskategorie hängen Zusammenfassung Die Lernkontrolle Die Ereignisprogrammierung in Excel Die Arbeitsmappenereignisse 213 Das Ereignis Workbook_Open 213 Das Ereignis Workbook_BeforeClose 214 Das Ereignis Workbook_BeforeSave 215 Das Ereignis Workbook_NewSheets 217 Das Ereignis WorkBook_BeforePrint 218 Die wichtigsten Ereignisse auf Arbeitsmappenebene Die Tabellenereignisse 219 Das Ereignis Worksheet_Change 220 Das Ereignis Worksheet_SelectionChange 227 Das Ereignis Worskheet_BeforeDoubleClick 229 Die wichtigsten Tabellenereignisse im Überblick Excel über Tastenkombinationen steuern 234 Formelzellen in Festwertzellen wandeln 234

9 Inhaltsverzeichnis Makros zeitgesteuert starten 237 Excel nach einer bestimmten Zeit beenden 237 Makro zu einer bestimmten Uhrzeit starten Zusammenfassung Die Lernkontrolle 239 Teil IV: Dialoge und Fehlerhandling 8 Die Dialogprogrammierung mit Excel UserForms einfügen, beschreiben und anzeigen 241 Die Eigenschaften einer UserForm festlegen Die wichtigsten Steuerelemente 245 Das Steuerelement TextBox 247 Das Steuerelement ComboBox 259 Das Steuerelement ListBox 268 Das Steuerelement CheckBox 275 Das Steuerelement OptionButton 279 Das Steuerelement Image Zusammenfassung Die Lernkontrolle Das Fehler-Handling Die Laufzeitfehler von Excel Typische Stolperfallen bei der Programmierung 294 Einen Laufzeitfehler abfangen 294 Laufzeitfehler bereits im Voraus verhindern Zusammenfassung Die Lernkontrolle 305 Fragen & Antworten 307 Stichwortverzeichnis 315

10

11 Einleitung Liebe Leserin, lieber Leser meines Buchs, Sie wollten schon immer einmal mit Makros arbeiten? Sie möchten noch tiefer in Excel einsteigen, um damit Abläufe zu automatisieren, zu sichern und zu optimieren? Sie haben Freude daran, sich mit zukunftsträchtigen und wertvollen Techniken zu beschäftigen? I Erste Schritte Wenn ja, dann ist dieses Buch das Richtige für Sie! Dieses Buch führt Sie Schritt für Schritt richtig in die VBA-Programmiersprache ein. Die Grundlage für dieses Buch ist ein dreitägiger VBA-Kurs, den ich seit ca. 10 Jahren fast jeden Monat in Vaihingen-Enz und an anderen Standorten in Deutschland durchführe. Nach Durcharbeiten dieses Buchs werden Sie in der Lage sein, große Teile Ihrer täglichen Arbeit zu automatisieren und lästige Routinearbeiten über Makros erledigen zu lassen. Mit diesem Buch als Grundlage werden Sie viel Spaß daran finden, auf diesem Gebiet weiter zu machen. Da Excel in fast jeder Firma vertreten und Automatisierung beinahe immer notwendig ist, werden Sie sich durch Ihr neu erworbenes Know-how viele Freunde machen. Lernen Sie zu Beginn des Buchs zunächst einmal Ihr Werkzeug kennen. Dabei erfahren Sie, wie Sie sich in der Entwicklungsumgebung von Excel zurecht finden, und Sie werden erfolgreich Schleifen und Verzweigungen anwenden können. Danach lernen Sie die Programmierung der wirklich wichtigen Excel-Objekte (Zellen, Tabellen und Mappen) kennen. Erfahren Sie, welche Methoden und Eigenschaften dieser Objekte dringend gebraucht werden, um die wichtigsten Arbeiten automatisiert und schnell erledigen zu können. Am Ende eines jeden Kapitels erwarten Sie Übungsaufgaben und Verständnisfragen, sodass Sie sicher sein können, den optimalen Nutzen aus diesem Buch zu ziehen. Die Beispiele, die im Buch vorgestellt werden, wurden mit der Excel-Version 2013 geschrieben. Alle hier vorgestellten Makros können aber genauso gut in allen Versionen ab Excel 2002 genutzt werden. Sollten Sie Fragen/Anregungen haben, dann scheuen Sie sich nicht, mich unter info@heldoffice.de zu kontaktieren.

12 12 Einleitung Download der Beispieldateien Die für dieses Buch bereitgestellten Dateien können Sie sich unter folgender Adresse herunterladen: Sie finden sie auch direkt auf den Verlagsseiten: und msp.oreilly.de/support/2364/794 Die Icons Dieses Buch führt Sie in die VBA-Programmierung mit Excel ein. In kurzer Zeit werden Sie über das nötige Know-how verfügen, um ansprechende Ergebnisse zu erzielen. Zugleich erwerben Sie das entsprechende Know-why, das heißt, Sie erfahren immer auch, warum etwas in einer bestimmten Weise funktioniert. Hin und wieder empfiehlt es sich dabei, bestimmte Informationen in eigenen Absätzen auszuzeichnen. Wichtig Tipp Hintergrund Der Textmarker weist Sie auf etwas hin, worauf Sie unbedingt achten sollten. Hier erfahren Sie, wie Sie etwas besonders einfach und elegant erledigen können. Absätze mit diesem Icon geben Ihnen wichtige Hintergrundinformationen und erklären, warum etwas in einer bestimmten Weise funktioniert. Unterstützung für dieses Buch Der Verlag hat auch von seiner Seite alles unternommen, um die Richtigkeit des Buchinhalts sicherzustellen. Etwaige Korrekturen und Änderungen finden Sie unter folgender Adresse: Kommentare, Fragen und Anregungen können Sie ebenfalls an den Verlag schicken. Wenden Sie sich dazu an

13 Über den Autor 13 oder per Post an Microsoft Press Konrad-Zuse-Str Unterschleißheim Bitte beachten Sie, dass Microsoft Press unter diesen Adressen keinen Support für Software- Produkte anbietet. Über den Autor Mein Name ist Bernd Held. Ich wurde am geboren, bin verheiratet und Vater von zwei Kindern. Während meines Abiturs und in der Zeit danach war ich Leistungssportler, wurde unter anderem zwei Mal Deutscher Jugendmeister über 400 Meter Hürden und nahm an Europa- und Weltmeisterschaften teil. Nach meiner sportlichen Laufbahn habe ich mich ins Berufsleben gestürzt und mich auf die Themen Excel/Access, individuelle VBA-Schulungen/VBA-Kurse sowie VBA-Programmierung spezialisiert. I Erste Schritte Von Haus aus bin ich gelernter Informatiker. Zunächst war ich zwei Jahre bei einer kleinen Softwarefirma in der Entwicklung und danach sechs Jahre bei T-Systems im Controlling beschäftigt. Dort war ich verantwortlich für das Berichtswesen, die Leistungsverrechnung, das Erstellen von betrieblichen Auswertungen und Wirtschaftlichkeitsrechnungen sowie für die Erstellung neuer Controlling-Tools auf Basis von Microsoft Office. Im Januar 2002 folgte dann der Schritt in die Selbstständigkeit. Seit dieser Zeit konzentriere ich mich auf die Auftragsprogrammierung, die Unternehmensberatung sowie das Schreiben von Fachartikeln und Computerbüchern. Einige Bücher von mir wurden bereits ins Russische, Tschechische und Englische übersetzt. Weitere Aufgabengebiete sind das fachliche Überarbeiten von Computerbüchern sowie die Durchführung von VBA-Schulungen. Zu meinen Spezialgebieten zählen Excel, VBA-Programmierung und Access. Acht Jahre in Folge wurde ich als MVP (Most Valuable Professional) für den Bereich Excel von Microsoft ausgezeichnet. Seit 2008 arbeite ich neben meinen drei Angestellten mit einem eigenen Team aus Experten erfolgreich zusammen. Wir führen in erster Linie Programmierprojekte und Schulungen durch, sind in der Beratung tätig und schreiben Bücher sowie Artikel für Verlage wie Markt+Technik, Addison-Wesley, Microsoft Press, Galileo Press, Franzis, Haufe, vmi und vnr.

14

15 Die Entwicklungsumgebung von Excel Excel für die Programmierung vorbereiten Bevor Sie richtig in Excel-VBA einsteigen können, müssen Sie Microsoft Excel erst einmal für den Gebrauch der zukünftigen Makros einrichten. 1.1 I Erste Schritte Die Sicherheitsstufe heruntersetzen Seit der Excel-Version 2007 ist der Umgang mit Makros in Office etwas erschwert worden. Standardmäßig ist Excel nach der Installation des Office-Pakets auf die höchste Sicherheitsstufe eingestellt. In dieser Einstellung sind die Nutzung und das Schreiben von Makros nicht möglich. Bereiten Sie Excel für die zukünftigen Aufgaben einmalig wie folgt vor: a Starten Sie Microsoft Excel. b Legen Sie eine neue Mappe an. c Wählen Sie im Menüband Datei den Befehl Optionen. d Im Dialogfeld Excel-Optionen wählen Sie die Rubrik Trust Center aus. e Klicken Sie die Schaltfläche Einstellungen für das Trust Center. f Wählen Sie im Dialogfeld Trust Center die Rubrik Makroeinstellungen aus. g Aktivieren Sie bei den Makroeinstellungen die Option Alle Makros aktivieren. h Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff auf das VBA-Projektmodell vertrauen.