Papier-Output-Systemen

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1 Leistungsverzeichnis über die Lieferung und Einrichtung von Papier-Output-Systemen für unseren Mandanten: Stadt Aichtal Waldenbucher Str Aichtal

2 Inhaltsverzeichnis Leistungsverzeichnis 1 Verwendete Begriffe und Abkürzungen Basisdaten Auftraggeber Projekt-Leitung Auftragnehmer (AN / Bieter) Grund- und Vertrags-Daten gültig für das LOS Vertrags-, Projekt- und Verfahrensprozedur Copyright AG-bezogene Voraussetzungen Rahmenbedingungen Kommunikation während der Anfrage Technische Vorgaben Kennzeichnung der Systeme Teststellung / Testphase Abrechnung nach Standorten und/oder Kostenstellen Standortveränderung Versicherung Scanfunktion Barcode Service und Verbrauchsmaterial Reporting Administrations-Management (Software-Tool) Flotten-Management (Software-Tool) Datensicherheit Pflichten des AG Melde- bzw. Anzeigepflicht Zugang, Netzwerkinformationen, Leitungen und Anschlüsse Ansprechpartner Eigentumsverhältnisse Standortwechsel der Produkte/Systeme Abnahme der Lieferung Verpflichtung zur Unterstützung Rückgabe von Verbrauchsmaterial Zusätzliche Dokumente Offenlegung/Informationspflicht Refinanzierungsabtretung Bonitätsprüfung Zahlungsverpflichtung Pflichten des AN Melde- bzw. Anzeigepflicht Zahlungen von Ablösewerten Service zu üblichen Geschäftszeiten Service vor Ort trotz First-Level-Support Rücknahme von Verbrauchsmaterial Ansprechpartner und Ablaufplan Version Seite 2 von 70

3 5 Vertragsbedingungen gültig für das LOS Allgemeines Nebenangebote Inbetriebnahme/Auslieferung während laufenden Betrieb Abfälle und Verpackungsmaterial Hausrecht und Weisungsrecht AGB, Lieferbedingungen des AN Zusatzleistungen Vertragslaufzeit Vertragsende Rechtswahl und Gerichtsstand Lieferung und Installation Allgemeines Ausführung Bezeichnung von eingesetzten Komponenten Recycling-Papier / Umwelt-Papier Installation von netzwerkfähigen Systemen oder Komponenten Netzwerk-Informationen des AG Aufsichtsperson Weisungen Finanzielles Preisgarantie Preise Mehr- und/oder Mindermengen/-leistungen Teilbeträge Ergänzungsbeschaffungen und Erweiterungen Außerordentliche Vertragskosten Abnahme Abnahme (Stichtag für Fristen/Gewährleistung) Systemprüfung Qualität Abnahme-Protokoll Übernahme der Systeme Vorzeitige Inbetriebnahme von Systemen Notwendige Dokumentation (auch elektronisch) Gewährleistung / Störungsbeseitigung Subunternehmer Ansprechpartner / Servicestellen Verbrauchsmaterial (VM) Servicefall / Ausfall von Systemen / Komponenten Reaktionszeiten Protokoll bei Austausch von Systemen Software / Betriebssoftware Kostenpflichtige Wartung Haftung Feuer-, Wasser- und sonstige Schäden Haftung bis zur Endabnahme Haftung für Drittschäden Keine Haftungsbefreiung Vertragsstrafe Nichteinhalten von Reaktionszeiten für das LOS Definition von Pauschalen Kündigung Kündigung zum Vertragsende Teilkündigung von Hardware Sonstiges Geheimhaltungspflicht AN-Erklärung - gültig für das LOS Grundsätzliches Version Seite 3 von 70

4 Vollständigkeit Verständlichkeit / Eindeutigkeit Rückfragen / Klärung Vertragsbestandteil Ohne Preisabsprachen für Kopier- und Druck-Systeme DIN A4 / A3 LOS Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes LOS Kopier- und Druck-Systeme DIN A4 / A3 LOS Digitaler S/W-Kopierer Leistungsklasse Digitaler S/W-Kopierer Leistungsklasse Digitaler Farb-Kopierer Leistungsklasse Digitaler Farb-Kopierer Leistungsklasse Digitales S/W-Laser-Druck-System Leistungsklasse Ablösen Gesamtpreis Miete Wartung Kopier- und Druck-Systeme LOS Wartung - Leistungsbeschreibung Wartungskosten Teilbeträge Kopier- und Druck-Systeme LOS Teilbeträge Kopier- und Druck-Systeme Außerordentliche Vertragskosten Kopier- und Druck-Systeme LOS Stundenlohnarbeiten Logistik-Kosten Gesamtsummenübersicht Kopier- und Druck-Systeme - LOS Ermittlung und Übertrag der Angebotssumme in das VOL-Formular Komm DE (L) Ang Gesamtkostenermittlung (mtl.) zur Angebotsauswertung Gesamtsummenübersicht Kopier- und Druck-Systeme Anhang Anhang A - Standortliste des AG Anhang B - Netzwerk-Informationen des AG Anhang C - Ablösen Anhang D - SOLL-Konzept und Systeminformationen Checkliste für den AN (Bieter) Dem Angebot beizufügende Dokumente Diese Ausschreibung enthält exklusive Anhang 70 Seiten Version Seite 4 von 70

5 1 Verwendete Begriffe und Abkürzungen Begriffe / Abkürzungen System /-e AG AN AP Laufende Nummer LV NA PK PL PS Punkt X.4 TEC UHG VM Bezeichnung Hier handelt es sich um digitale Kopiergeräte (K, KC, KCP) multifunktionale Geräte Drucker (D, DC, DE, DN, DP) Faxgeräte (F, FC) und/oder Scanner (S, SC) Auftrag-Geber Auftrag-Nehmer oder Bieter Ansprechpartner Position / Positionsnummer IST-Nummer oder SOLL-Nummer Leistungsverzeichnis Nebenangebot Papierkassette /-n Projektleitung Postscript X steht für die Laufende Positionsnummer im Leistungsverzeichnis für das oder die LOS/-E Typical Electricity Consumption (kwh/woche) Urheberrechtsabgabe Verbrauchsmaterial Version Seite 5 von 70

6 2 Basisdaten 2.1 Auftraggeber Auftraggeber (nachfolgend AG genannt) Ansprechpartner Telefon Telefax Internet Stadt Aichtal Waldenbucher Str Aichtal Herr Rainer Taigel Projekt-Leitung Projektleitung (nachfolgend PL genannt) Ansprechpartner Telefon Telefax Internet Funktion / Bezeichnung officeoptimizer GmbH Standort Untergruppenbach (Heilbronn) Sofie-Bühler-Straße Untergruppenbach Herr Uwe Bechtel geschäftsführender Gesellschafter 2.3 Auftragnehmer (AN / Bieter) Auftragnehmer (nachfolgend AN genannt) Straße PLZ Ort Ansprechpartner Telefon Telefax Internet Version Seite 6 von 70

7 2.4 Grund- und Vertrags-Daten gültig für das LOS Angebotsabgabeort Stadt Aichtal Waldenbucher Str Aichtal System-Standorte Schlusstermin für Unterlagen / Bieterfragen Angebotsabgabetermin Siehe Anhang A - Standortliste :00 Uhr :00 Uhr Teststellung in der Zeit von bis Angebotsbindung bis zum Installationsbeginn Ab KW 19 Genaue Roll-Out-Planung erfolgt bei Vergabe in Abstimmung zwischen AG und AN. Installationsende Ende KW 22 Vertragsbeginn Vertragslaufzeit in Monate Preise Zahlungsweise erfolgt Per Zahlungsfrist Zahlungsweise Miete erfolgt Per Zahlungsfrist 60 Monate Alle Preise sind netto anzugeben. monatlich Rechnung 30 Tage netto monatlich Rechnung 30 Tage netto Meldung der Zählerstände erfolgt ¼-vierteljährlich - zum Quartalsende, über Flottenmanagement Abrechnung Volumen erfolgt ¼-jährlich über Effektiv-Abrechnung übliche Geschäftszeiten des AG Mo 08:00-16:00 Uhr Di 08:00-15:00-18:00 Uhr Mi :00 Uhr Do 08:00-16:00 Uhr Fr 08:00-12:00 Uhr Mittagspause 12:00-13:00 Uhr Version Seite 7 von 70

8 Zuständige Vergabekammer PLZ Ort: Telefon: Telefax: und Internet: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe Karl-Friedrich-Straße Karlsruhe Version Seite 8 von 70

9 2.5 Vertrags-, Projekt- und Verfahrensprozedur Der AG hat die PL damit beauftragt sein Papier-Output-Management zu optimieren. Das gesamte Projekt wird nach folgendem Verfahren und mit beschriebenen Dokumenten vereinbart und rechtsgültig mit dem jeweiligen AN abgeschlossen. 1. IST-Analyse vor Ort beim AG (durchgeführt von der PL) 2. IST-Auswertung aller relevanten Daten (durchgeführt von der PL) 3. Statusbericht (durchgeführt von der PL) 4. SOLL-Konzepterstellung inkl. Optimierung (durchgeführt von AG und PL) 5. Pflichtenheft / Ausschreibung / Leistungsverzeichnis (durchgeführt von AG und PL) 6. Angebotserstellung (durchgeführt vom AN) 7. Angebotsauswertung (durchgeführt von der PL) 8. Entscheidungsfindung (durchgeführt vom AG) 9. Projekt-Vergabe 10. Roll-Out-Planung (Planung erfolgt gemeinsam in Abstimmung zwischen AG und AN) 11. Roll-Out und Installation (durchgeführt vom AN) 12. Berücksichtigen evtl. Änderungen (durchgeführt vom AG, AN und PL) 13. Rechnungsclearing (durchgeführt vom AG, AN und PL) 14. Kontrolle und Abnahme durch Abnahme-Protokoll (durchgeführt zwischen AG und AN) 2.6 Copyright Das Vervielfältigen, Kopieren und Weitergeben dieses Verzeichnisses zum Zwecke der Weiterverarbeitung und Weiterverwendung in jedweder Form, in Bezug auf Inhalt und Layout, ist urheberrechtlich bei officeoptimizer GmbH geschützt und daher ohne schriftliche Zustimmung nicht gestattet Version Seite 9 von 70

10 2.7 AG-bezogene Voraussetzungen Der AN erklärt sich mit der Abgabe seines Angebotes bereit, die folgenden Punkte zu erfüllen Rahmenbedingungen Die Erstellung des Angebotes, sowie ggf. die Teilnahme an erforderlichen Gesprächsterminen und Präsentationen werden durch den Bieter kostenlos erbracht. Reisekosten werden grundsätzlich nicht erstattet Kommunikation während der Anfrage Der AG steht dem Bieter für inhaltliche Fragen zur Verfügung. Die Fragen sind zu spezifizieren und schriftlich, per an den benannten Ansprechpartner zu richten Technische Vorgaben Der AG verfolgt mit dieser Ausschreibung folgende Ziele: Konsolidierung der vorhandenen Systeme Erhöhung von zentralen Druckjobs Keine Neuinvestitionen Reduzierung der Vertragsverhältnisse und partner Reduzierung der Lieferanten Reduzierung der Systeme- und Toner-Vielfalt Reduzierung der Treiberanzahl Version Seite 10 von 70

11 2.7.4 Kennzeichnung der Systeme Der AN hat im Rahmen des Roll-Outs die Systeme nach Wunsch des AG zu labeln. Das Label pro System soll folgende Informationen haben: laufende SOLL-Nummer (siehe Anhang D SOLL-Konzept)) weitere Informationen in Abstimmung mit dem AG Teststellung / Testphase Der AG kann während der Angebotsauswertungsphase von den Bietern Teststellungen der angebotenen Systeme fordern. Diese Testsysteme sind vom AN innerhalb von 14 Tagen nach Aufforderung (telefonisch, schriftlich oder ) dem AG kostenfrei (ohne Miete, VM, Service, Installation und Transportkosten, etc.) zur Verfügung zu stellen. Die Teststellung erfolgt in der Zeit vom Benötigte Testsysteme (inkl. Software, sofern erforderlich) Der AN hat von jeder Leistungsklasse jeweils ein System in der jeweils größten Ausstattungsvariante zur Teststellung zu liefern. Unterscheiden sich angebotene Systeme lediglich in der Ausgabegeschwindigkeit, kann der AN die Anzahl der Testsysteme dementsprechend reduzieren. Ist über diese Ausschreibung Software ausgeschrieben (standardmäßig oder optional), so hat der AN diese Software(-Pakte) ebenfalls zur Teststellung zu installieren und dem AG zur Teststellung zur Verfügung zu stellen Version Seite 11 von 70

12 2.7.6 Abrechnung nach Standorten und/oder Kostenstellen Der AN muss für vom AG definierte Standorte getrennte Abrechnungen vornehmen Abrechnung nach Kostenstellen oder Abteilung Jedes System wird fix einer Kostenstelle bzw. Abteilung zugeordnet. Der AN muss für jede Kostenstelle eine separate Rechnung erstellen. Zusammenfassend muss eine Master-Rechnung vorgelegt werden. Die Rechnung muss den Zeitraum der Abrechnung, die Kostenstelle und die Daten enthalten, auf deren Basis die Rechnung zustande kommt Standortveränderung Wünscht der AG eine Standortveränderung (Stellplatzwechsel) der Systeme, hat der AN diese gegen gesonderte Berechnung durchzuführen, siehe X.4.2 Logistik- Kosten, Außerordentliche Vertragskosten. Veränderungen der Standorte und/oder Systeme/-ausstattungen hat der AN im Rahmen seiner Servicetätigkeit für den AG in einer Inventarisierung fortlaufend zu führen und zu aktualisieren Versicherung Vom AN ist für sämtliche ausgelieferte Systeme eine Elektronik- bzw. Schwachstromversicherung abzuschließen, die anfallende Schäden (z.b. Diebstahl, Brand, Blitzschlag, Kurzschluss, Überstrom, Überspannung, Bedienungsfehler, Ungeschicklichkeit, Vorsatz Dritter, Vandalismus) übernimmt Scanfunktion Alle multifunktionalen Systeme (vor allem die monochromen) müssen in Farbe scannen können Version Seite 12 von 70

13 Barcode Der Barcode wird aus Regisafe als Bild gedruckt, da wir bisher keinerlei Anpassungen an den Druckern vorgenommen haben (außer PC-seitig). Der Barcode wird in SAP / Regisafe erzeugt und dient der Zuordnung im Dokumentenmanagementsystem Service und Verbrauchsmaterial Systeme melden per den Bedarf an VM Alle Systeme werden, sofern möglich, in das lokale Netz des AG eingebunden. Die Systeme melden selbstständig notwendigen Bedarf an VM und Service per Mail an AG und AN Auslieferung von Verbrauchsmaterial (VM) Der AN liefert das VM an den jeweiligen Standort des Systems per vordefinierter Standortadresse (Anschrift, Abteilung, Ansprechpartner, Zimmernummer, etc.). Das VM wird vom AG intern über seine eigene Postverteilung verteilt Version Seite 13 von 70

14 Reporting Der AN hat einen halbjährlichen Report mit folgendem Inhalt: wie viele Störungen sind angefallen welcher Art waren die Störungen mit Ticket-ID Abgleich Störungseingangsmeldung und Störungserledigungsmeldung (Einhaltung Reaktionszeit) für den AG zu estellen Administrations-Management (Software-Tool) Der AN stellt kostenfrei für die gesamte Vertragslaufzeit ein Administrations- Management zur Verfügung, an das alle Systeme einschließlich der später abgerufenen Systeme angeschlossen sind, sofern die Systeme alle in das Netzwerk des AG eingebunden werden. Dieses Administrations-Management muss es Administratoren erlauben, per Web- Interface oder auf Server-basierender Anwendung folgende Funktionen zu nutzen: Herstellen von Gerätebackups/Wiederherstellung Globale Konfiguration von Systemen Firmware-Update im Netz des AG Anlegen, verwalten und abfragen von Kostenstellen Gleichzeitige Konfiguration mehrerer Systeme bzw. Konfiguration erstellen, speichern und laden. Konfigurationsschutz der Einstellungen durch Kennwort Kostenstellen (Pins) einzeln abrufbar System-Registrierung und -verwaltung im Netzwerk (Gerätesuche mit Filterfunktionen) o automatisch o zeitgesteuert Einrichtung von Systemegruppen o Verschiedene Konfigurationen Version Seite 14 von 70

15 Flotten-Management (Software-Tool) Der AN stellt kostenfrei für die gesamte Vertragslaufzeit ein Flottenmanagement zur Verfügung, an das alle Systeme einschließlich der später abgerufenen Systeme angeschlossen sind. Dieses Flottenmanagement muss es Administratoren erlauben, per Web-Interface oder auf Server-basierender Anwendung folgende Funktionen zu nutzen: Automatisiertes Melden von Fehlern an Support und eine weitere definierbare -Adresse (pro System) Fehlermeldung per an eine bzw. mehrere definierbare - Adressen o Und weitere definierbare -Adressen für VM, Service sowie Hard- und/oder Software-Fehler Seitenzähler pro System o Seitenzähler für s/w- und Farb-Volumen getrennt o Seitenzähler getrennt nach Kopie, Druck, Fax und/oder Scan System-/Geräte-Registrierung und -verwaltung im Netzwerk (System-/Geräte-Suche mit Filterfunktionen) o automatisch o zeitgesteuert System-/Geräte-Status-/ Server-Benachrichtigung Automatischer Versand von -Warnungen bei definierten Störungen o Toner-Mangel o fehlendes Papier o Fehler-Meldungen Einrichtung von System-/Geräte-Gruppen Für VM-Management und Service-Management Verschiedene Konfigurationen Über die Software ist die Administration des AG in der Lage, die Zählerstände (getrennt nach S/W- und Farbvolumen) der Systeme automatisch und nach definierbaren Zeiträumen über das vorhandene Netzwerk des AG auszulesen o Automatisches Erstellen und Versenden von Reports in Tabellenform in grafischer Form Die Software hat eine Exportfunktion für gängige Dateiformate Zentrales Anlegen von -Adressen (Scan-to-Mail) Version Seite 15 von 70

16 Datensicherheit Der AN und seine beauftragten Mitarbeiter/innen haben über alle dienstlichen Angelegenheiten, von denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für den AG Kenntnis erhalten (z. B. im Rahmen von Installationen, Reparaturen und Wartungsarbeiten), Stillschweigen zu bewahren. Die einschlägigen Datenschutzgesetze sind zu beachten. Personal bzw. eingesetzte Subunternehmer sind unter Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung auf das Datengeheimnis nach 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verpflichten. Die Verpflichtung ist dem AG auf Verlangen nachzuweisen. Bei Austausch von defekten Geräten hat der AN auf eigene Kosten die auf der Festplatte gespeicherten Daten physisch durch mehrmaliges Überschreiben zu löschen, bzw. wenn die Festplatte wegen eines Defekts nicht mehr überschreibbar ist, die Festplatte physikalisch zu zerstören. Dies ist dem AG gegenüber zu dokumentieren. Bei Rückgabe der Kopiergeräte nach Vertragsablauf sind die auf der Festplatte gespeicherten Daten physisch durch mehrmaliges Überschreiben zu löschen. Dies ist dem AG gegenüber zu dokumentieren. Hinsichtlich der Überschreibungsmethode für die Festplatten sind die Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einzuhalten. Die ggf. mit der Datenlöschung oder dem Ausbau der Festplatten durch den AN beauftragten Dritten sind auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Diese Verpflichtung ist dem AG auf Verlangen nachzuweisen Version Seite 16 von 70

17 3 Pflichten des AG 3.1 Melde- bzw. Anzeigepflicht Der AG verpflichtet sich, die nachfolgenden Pflichten rechtzeitig gegenüber dem AN zu erfüllen bzw. anzuzeigen. 3.2 Zugang, Netzwerkinformationen, Leitungen und Anschlüsse Der AG verpflichtet sich, dem AN den Zugang zu allen notwendigen Räumlichkeiten (siehe die jeweiligen Etagenpläne) zu ermöglichen. Der Zugang zu den Räumlichkeiten des AG erfolgt zu seinen üblichen Geschäftszeiten bzw. nach individueller Rücksprache. Darüber hinaus informiert der AG den AN über seine IT-Infrastruktur (eingesetzte Hardware und Software, Anzahl Client-Installationen, etc.) siehe auch beigefügten Anhang Punkt 7.2 Anhang B - Netzwerk-Informationen des AG dieses LV. Der AG ist für alle notwendigen Leitungen sowie Anschlüsse, wie zum Beispiel Strom-, Netzwerk- und/oder Telefon-/Telefax-Anschlüsse, verantwortlich. 3.3 Ansprechpartner Der AG verpflichtet sich, einen AP zu benennen, der für den AN als Kontaktperson für Rückfragen o.ä. gilt. Dieser AP verfügt über die notwendigen Berechtigungen (Hardware- / Software- / Treiber-Installationen) und/oder Zugänge (Räumlichkeiten), die der AN zur Installation oder Wartung benötigt. Es ist ein Stellvertreter zu benennen, der über dieselben Berechtigungen und/oder Zugänge verfügt. 3.4 Eigentumsverhältnisse Der AG verpflichtet sich, die Produkte des AN nicht als sein eigenes Eigentum auszuweisen und dieses auch nicht zu verändern, zu verkaufen, zu übertragen, zu verpfänden, weiter zu vermieten oder zu beleihen noch mit einem Zurückbehaltungsrecht zu belegen Version Seite 17 von 70

18 3.5 Standortwechsel der Produkte/Systeme Der AG hat jederzeit die Möglichkeit, die gemieteten Systeme im gesamten Bundesgebiet umzustellen. Er muss die Umstellung dem AN zeitnah schriftlich anzeigen. Sofern der AN die Umstellung durchführt, erfolgt dies gegen gesonderte Berechnung. Sollte die neue Standortumgebung (insbesondere Staub, Ruß, chemische Dämpfe u.ä.) des Systems ungeeignet sein, hat der AN das Recht, der Umstellung zu widersprechen. 3.6 Abnahme der Lieferung Nach Lieferung und Installation der ausgeschriebenen Produkte erfolgt eine Abnahme, die über ein Abnahme-Protokoll zwischen AG und AN bestätigt wird. 3.7 Verpflichtung zur Unterstützung Der AG verpflichtet sich, auf telefonische Anweisung des AN zunächst Selbsttestprogramme auszuführen und/oder festgestellte/gemeldete Fehler zu beheben, sofern diese ohne Einschränkungen vom AG bzw. Mitarbeiter des AG durchgeführt werden können (First-Level-Support). 3.8 Rückgabe von Verbrauchsmaterial Der AG verpflichtet sich, verbrauchten Toner und alle anderen Verbrauchsmaterialien, inklusive Behälter, kostenlos an den Standorten des AG zu sammeln und dem AN zurück zugeben Version Seite 18 von 70

19 3.9 Zusätzliche Dokumente Offenlegung/Informationspflicht Der AG verpflichtet sich, wenn notwendig, eine Offenlegung für den AN gegenüber Dritten (z.b. seinem Refinanzierer) zu unterzeichnen Refinanzierungsabtretung Dem AG ist bekannt, dass gewerblich gemietete Gegenstände (hier Systeme), häufig refinanziert sind. Zur berechtigten Absicherung des Refinanzierers (oftmals der Eigentümer) wird zwischen dem Vermieter und dem Refinanzierer eine Vorausabtretung der anfallenden Mietraten vereinbart. Sollte der AN zur Absicherung des Refinanzierers die Zustimmung zur Vorausabtretung der künftigen Mietraten benötigen, so verpflichtet sich der AG zur Zustimmung Bonitätsprüfung Sollte zur Auftragsbearbeitung eine Bonitätsprüfung des AG notwendig sein, so kann diese der AN auf seine Kosten durchführen lassen. Grundsätzlich sind die erhobenen Daten vertraulich und nach Punkt Geheimhaltungspflicht zu behandeln Zahlungsverpflichtung Der AG verpflichtet sich, nach dem Abnahme-Protokoll fristgerecht die vereinbarten Beträge an den AN zu bezahlen. Ohne Abnahme-Protokoll erfolgen keine Zahlungen vom AG an den AN Version Seite 19 von 70

20 4 Pflichten des AN 4.1 Melde- bzw. Anzeigepflicht Der AN verpflichtet sich, die nachfolgenden Pflichten rechtzeitig gegenüber dem AG zu erfüllen bzw. anzuzeigen. 4.2 Zahlungen von Ablösewerten Der AN verpflichtet sich, offene Rückkaufbeträge und Ablösewerte bis spätestens zum vereinbarten Vertragsbeginn dem AG als Gutschrift auszustellen und auf ein vom AG zu benennendes Konto zu überweisen. Darüber hinaus verpflichtet sich der AN anfallende Ablösewerte bestehender Lieferanten direkt mit diesen abzuwickeln. Ergeben sich Verzögerungen während der Abnahme, die der AN zu vertreten hat, übernimmt der AN die Mehrkosten, die dem AG dadurch entstehen. 4.3 Service zu üblichen Geschäftszeiten Der AN verpflichtet sich, zu seinen üblichen Geschäftszeiten den gewünschten und benötigten Service für den AG zu erbringen Version Seite 20 von 70

21 4.4 Service vor Ort trotz First-Level-Support Der AN verpflichtet sich, trotz First-Level-Support bei Bedarf Serviceleistungen vor Ort beim AG durchzuführen. 4.5 Rücknahme von Verbrauchsmaterial Der AN verpflichtet sich, verbrauchten Toner und alle anderen Verbrauchsmaterialien, inklusive Behälter, kostenlos an den Standorten des AG zu sammeln, abzuholen und ordnungsgemäß zu entsorgen. 4.6 Ansprechpartner und Ablaufplan Der AN verpflichtet sich, einen AP sowie einen Stellvertreter für kaufmännische und/oder technische Fragen zu benennen. Es ist durch den AN ein Ablaufplan zu benennen, wie Störungen, etc. beim AG behoben werden. Hier gilt festzuschreiben: wer muss eine Störung melden wo muss eine Störung gemeldet werden was gibt es für Anlaufstellen wie erfolgt die Behebung einer Störung Siehe auch Punkt Ansprechpartner / Servicestellen. Der AN verpflichtet sich nach Vergabe (spätestens zur Roll-Out-Besprechung) diese Informationen dem AG zur Verfügung zu stellen Version Seite 21 von 70

22 5 Vertragsbedingungen gültig für das LOS 5.1 Allgemeines Die zu verwendenden Systeme (die über die Leistungsklassen und deren Ausstattungsvarianten definiert sind) sind entsprechend den im LV vorgegebenen Qualitäten und Anforderungen bzw. dem neuesten Stand der Technik fabrikneu anzubieten Nebenangebote Nebenangebote sind zugelassen, aber nur bei gleichzeitiger Abgabe eines Hauptangebots Inbetriebnahme/Auslieferung während laufenden Betrieb Die Auslieferung, Inbetriebnahme und Installation der Systeme hat unter Berücksichtigung des weiterlaufenden Betriebes zu erfolgen. Alle Aufwendungen hierfür sind in der mtl. Miete einzukalkulieren Abfälle und Verpackungsmaterial Bei der Beseitigung von Abfällen und Verpackungsmaterial ist die Satzung der örtlichen Behörden über die Vermeidung, Verwertung und Entsorgung von Abfällen (Abfallwirtschaftssatzung) zu beachten. Kommt der AN nach Aufforderung mit angemessener Fristsetzung seiner Verpflichtung nicht nach, so ist der AG berechtigt, die Beseitigung auf Kosten des AN zu veranlassen Hausrecht und Weisungsrecht Hausrecht und Weisungsrecht obliegen dem AG und deren bevollmächtigten PL Version Seite 22 von 70

23 5.1.5 AGB, Lieferbedingungen des AN Dem Angebot beigefügte Geschäfts- und Lieferbedingungen des Bieters führen zum Ausschluss des Vergabeverfahrens. Dies gilt ebenso bei umseitig abgedruckten AGB der AN Zusatzleistungen Leistungen, die im Angebot nicht enthalten sind, dürfen erst ausgeführt werden, wenn ein Zusatzauftrag schriftlich erteilt wird. Für die Zusatzaufträge gelten die gleichen Bedingungen wie im Hauptvertrag Vertragslaufzeit Die Vertragslaufzeit wird in den Basisinformationen definiert oder wird im Mengengerüst des LOSES alternativ abgefragt und in den Vergabe- und Abnahme- Unterlagen festgelegt Version Seite 23 von 70

24 5.1.8 Vertragsende Sollte der Vertrag nicht unter Einhaltung einer Frist von 3 Monaten zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt werden, so verlängert sich dieser Vertrag um jeweils einen weiteren Monat maximal jedoch um 6 Monate. Siehe auch Punkt Kündigung zum Vertragsende Abholung der Systeme Nach Vertragsende erfolgt eine kostenfreie Abholung sämtlicher Systeme inklusive Zubehör und Verbrauchsmaterial durch den AN. Die Abholung hat in Abstimmung mit dem AG in Abhängigkeit des dann neuen Roll-Outs und ggf. AN zu erfolgen. Der AN sichert eine fachgerechte Entsorgung oder eine Wiedervermarktung der abgeholten Systeme zu. Es werden dem AN keine Transport- und/oder Verpackungskosten erstattet Rechtswahl und Gerichtsstand Es gilt deutsches Recht. Das UN-Kaufrecht (CISG) ist ausgeschlossen. Der Gerichtsstand ist Stuttgart Version Seite 24 von 70

25 5.2 Lieferung und Installation Allgemeines Der AN hat eine vollständige, funktionssichere und betriebsbereite Gesamtkonfiguration für das angebotene LOS anzubieten/auszuführen. Sollten die Vorgaben, Angaben und Planungsunterlagen nicht vollständig bzw. fehlerhaft sein, so hat der AN vor Angebotsabgabe entsprechende Hinweise schriftlich einzureichen. Die Leistungen des AN umfassen sämtliche Leistungen, die zur Montage und Installation der Systeme erforderlich sind. Die Leistung umfasst Lieferung, Installation, Inbetriebnahme und Dokumentation (in deutscher Sprache) aller notwendigen Materialien und Hilfsmittel einschließlich: technische Klärung, Projektleitung und Projektmanagement Montageleistung und -überwachung Prüfung aller elektrischen Systemteile und Geräte auf korrekten Anschluss, Sicherheit und Funktionsfähigkeit Systemprüfung und Funktionstests Einweisung der Benutzer an den Systemen (siehe Ausstattungsvariaten) Ausführung Das LOS müssen so ausgeführt werden, dass sie allen einschlägigen Vorschriften entsprechen. Nachforderungen und/oder Nachvergütung des AN für eventuell erforderliche Änderungen oder Beseitigung von Mängeln sind ausgeschlossen Version Seite 25 von 70

26 5.2.3 Bezeichnung von eingesetzten Komponenten Alle angebotenen und zu verwendenden Systeme sowie Materialien müssen die entsprechend ihrem Einsatz gültigen Bauartenzulassung, VDE-Zeichen, Typenschild und Zulassungsbescheide gemäß Strahlenschutzverordnung, VdS-Nr., FTZ-Nr., CE und dergleichen haben und den jeweiligen Normen entsprechen. Werden Systeme oder Materialien während der Vertragslaufzeit festgestellt, die nicht diesen Bestimmungen entsprechen, so sind diese zu Lasten des AN auszutauschen. Kann der AN für seine angebotenen Systeme keine allgemein anerkannte Zertifikate (z.b. Blauer Engel, Energy Star, oder vergleichbare) beifügen, so hat der Nachweis durch andere geeignete Beweismittel wie technische Unterlagen des Herstellers oder Prüfberichte anerkannter Stellen oder durch Eigenerklärung des AN zu erfolgen. Weitere Zertifikate und Prüfzeichen für die angebotenen Systeme sollen dem Angebot beigefügt werden. Der AG macht an dieser Stelle ausdrücklich klar, dass er die Zertifikate nicht als Zuschlagskriterium definiert oder gar im Rahmen der Angebotsauswertung bepunktet. Bepunktet werden ausschließlich die Kriterien, die über die Definition der Leistungsklassen abgefragt werden. Die Beschreibung der Ausstattungsvarianten sind Mindestanforderungen Umweltkriterien Die angebotenen Systeme (Kopier- und Druck-Systeme) sollten insbesondere folgende Eigenschaften erfüllen: Der Energieverbrauch der Systeme ist insbesondere in Bereitschaftszuständen vergleichsweise niedrig In den Systemen sind potenzielle Langlebigkeit der Systeme, die Prinzipien recyclinggerechter Konstruktion sowie die Möglichkeiten zur Wiederverwendung und Verwertung gebrauchter Produkte oder Produktkomponenten realisiert Die Verwendung Umwelt belastender Stoffe in den Materialien wird, soweit technisch möglich, vermieden Die Geräuschemission während des Betriebes wird möglichst gering gehalten. Ein Nachweis ist über eine Zertifizierung, beispielsweise Blauer Engel oder vergleichbares Zertifikat, zu erbringen Version Seite 26 von 70

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