Verlagsratgeber Lektorat: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren

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1 Walter Greulich Verlagsratgeber Lektorat: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren 2 L Hrsg.: Ralf Plenz Input-Verlag, Hamburg

2 L 2 Heute kommt kein Lektor oder Redakteur mehr daran vorbei, wenigs tens Grundkenntnisse und Grundfertigkeiten auch in technischen Dingen zu erwerben. Das Werkzeug Computer muss nicht perfekt beherrscht werden, aber man sollte auch keine Scheu davor haben. Lektoren und Redakteure vertreten einen Verlag nach außen und tragen entscheidend zum Bild des Verlags bei, das dieser z. B. bei den Autoren abgibt. Viele Autoren praktisch alle Fachbuchautoren verwenden heute Textverarbeitungs-, Grafik- und Bildbearbeitungs-, Tabellenkalkulationsund teilweise sogar Layoutprogramme und sind oft auf dem neuesten Stand der Technik. Sie erwarten, dass Lektoren und Redakteure als ihre Hauptansprechpartner in den Verlagen nicht bei jeder technischen Frage auf Kollegen verweisen, sondern selbst Antworten parat haben. Last but not least: Lektoren, insbesondere Freie Lektoren, bearbeiten Texte am PC und sollten daher viele Tricks und Tipps relativ unabhängig von der Programmversion kennen, die ihnen das Korrigieren erleichtern und erneutes Korrekturlesen oder gar eine Neuerfassung mit hohen Kosten vermeiden. Aus einem riesigen Fundus schöpft Walter Greulich, bearbeiten er und seine Mitarbeiter in seiner Firma WGV GmbH Verlagsdienstleis tungen Weinheim doch tagtäglich viele Texte sehr effektiv mit den hier erstmals genannten Methoden. In der praxisnahen Reihe Verlagsratgeber erscheinen insgesamt 24 Bände, die sich an Dienstleister im Medienbereich und an Verlagsprofis wenden. ISBN ,00

3 Ralf Plenz (Hrsg.) 2 Walter Greulich Verlagsratgeber Lektorat: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren Input-Verlag 2010

4 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar Walter Greullich Verlagsratgeber Lektorat: Modernes technisches Handwerkszeug für Lektoren, Band 2 der Reihe Herausgeber der Reihe Verlagsratgeber: Ralf Plenz, Hamburg Urheberrecht und Copyright: 1. Auflage 2010 Input-Verlag, alle Rechte vorbehalten. Jegliche Vervielfältigung von Texten oder Bildern, auch die elektronische Speicherung und Weitergabe, ist untersagt. Lektorat: Stéfanie Märschel Verlag: Input-Verlag, Blankeneser Landstr. 63, Hamburg Tel.: 040/ , Fax: 040/ Internet: info@input-verlag.de ISBN E-Books werden im Adobe Reader optimal angezeigt bei: Anzeige/Seitenanzeige/Zwei Seiten und Deckblatt einblenden Satz und Layout: Input-Verlag, Hamburg Schrift: Gamma ITC und Frutiger in diversen Schnitten auf Apple-Macintosh-PC Druck: Erlangen Coverdesign: Ralf Plenz

5 n Inhalt Textverarbeitungsprogramme Möglichkeiten und Tücken 9 24 Textbearbeitung mit Dokument- und Formatvorlagen Suchen und Ersetzen Effizientes und schnelleres Arbeiten am PC (vor allem in Word) Excel zur Textbearbeitung Excel als Datenbank PDF in Lektorat und Redaktion Lexikon Register

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7 n Vorwort Heute kommt kein Lektor oder Redakteur mehr daran vorbei, wenigs tens Grundkenntnisse und Grundfertigkeiten auch in technischen Dingen zu erwerben. Außerdem vertreten sie einen Verlag nach außen und tragen entscheidend zum Bild des Verlags bei, das dieser z. B. bei den Autoren abgib. Ein Lektor sollte technische Fragen seines Autors zur Manuskriptdatei beantworten können und dabei den optimalen workflow im Hause kennen oder gar forcieren. Last but not least: Lektoren, insbesondere Freie Lektoren, bearbeiten Texte am PC und sollten daher viele Tricks und Tipps relativ unabhängig von der Programmversion kennen, die ihnen das Korrigieren erleichtern und erneutes Korrekturlesen oder gar eine Neuerfassung mit hohen Kosten vermeiden. All dies sind Gründe genug, das vorliegende Buch intensiv durchzuarbeiten. Da nicht jeder Leser über die neueste Version von Word 2009 oder die CS4-Suite verfügt, sind alle Tipps und Screenshots auf den nachfolgen 210 Seiten so abgefasst, dass Sie auch für ältere/ neuere Versionen als die gezeigten gelten und Ihnen dennoch helfen, dauerhaft sehr viel Zeit und Geld einzusparen. Aus einem riesigen Fundus schöpft Walter Greulich, bearbeiten er und seine Mitarbeiter in seiner Firma WGV GmbH Verlagsdienstleistungen Weinheim doch tagtäglich viele Texte sehr effektiv mit den hier erstmals genannten Methoden. 7 Hamburg, Mai 2009 Ralf Plenz Begriffe in Kapitälchen werden im Lexikon auf S erläutert

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9 n Textverarbeitungsprogramme Möglichkeiten und Tücken 9 Heute kommt kein Lektor oder Redakteur mehr daran vorbei, wenigstens Grundkenntnisse und Grundfertigkeiten auch in technischen Dingen zu erwerben. Das Werkzeug Computer muss nicht perfekt beherrscht werden, aber man sollte auch keine Scheu davor haben. Lektoren und Redakteure vertreten einen Verlag nach außen und tragen entscheidend zum Bild des Verlags bei, das dieser z. B. bei den Autoren abgibt. Viele Autoren praktisch alle Fachbuchautoren verwenden heute Textverarbeitungsprogramme, Grafik- und Bildbearbeitungs-, Tabellenkalkulations- und teilweise sogar Layoutprogramme und sind oft auf dem neuesten Stand der Technik. Sie erwarten, dass Lektoren und Redakteure als ihre Hauptansprechpartner in den Verlagen nicht bei jeder technischen Frage auf Kollegen in Herstellungs- oder EDV-Abteilung verweisen, sondern selbst Antworten parat haben. Auch bei der Beurteilung von Manuskripten, bei der Abschätzung von möglichen Bearbeitungsaufwänden und beim gesamten Handling von Manuskripten sind Computergrundkenntnisse wichtig, um zusätzliche Arbeitsschritte (z. B. die Weitergabe einer Datei an einen Experten ), die Zeit kosten, zu vermeiden.

10 10 Um welche Grundkenntnisse geht es? Word und Excel sollten generell so genutzt werden können, wie es in Lektorat und Redaktion sinnvoll ist. Genannt seien hier z. B. das Verwenden von Formatvorlagen und Makros in Word sowie der Einsatz von Excel zur Textbearbeitung oder als Datenbank. Die gängigen Grafik- und Bildbearbeitungsformate sollten wir kennen, und wir sollten wissen, wie sich mit einem Bildbetrachtungsprogramm (z. B. PolyView) JPG-, GIF-, WMF-, TIFF- und EPS-Dateien anzeigen und ausdrucken lassen. Das Erzeugen einer PDF-Datei sollte kein Geheimnis sein, und zwar sollten beide Wege bekannt sein: direkt aus einem Anwendungsprogramm heraus (Drucken im PDF-Writer) mit dem Distiller auf der Basis einer PostScript-Datei. Wir sollten Dateien komprimieren (packen) und dekom- primieren (entpa cken) können, damit wir in der Lage sind, -Anhänge sicher und schnell zu verschicken oder entsprechende hereinkommende Dateien in Sekundenschnelle zu öffnen. Falls einmal selbst eine gepackte Datei noch sehr groß ist (vielleicht zu groß für eine Diskette oder gar eine CD), so sollten wir diese Datei aufteilen und umgekehrt aufgeteilte Dateien zusammenführen können. Wir sollten wissen, was FTP (File Transfer Protocol, Dateiübertragungs protokoll) bedeutet, und sollten mit Autoren, Herstellern und evtl. technischen Betrieben über das Versenden und Empfangen von großen Dateien sprechen können, auch im Vergleich zum inzwi-

11 schen veralteten ISDN-Verfahren oder zum Versand per , welches Begrenzungen aufweist. 11 Das Erzeugen einer optimierten PDF-Datei, die Wichtige technische Verfahren, von denen Lektor und Redakteur gehört haben sollten Die genannten Grundkenntnisse sind so allgemeiner Art, dass sie auch Personen, die nicht in der Verlagsbranche tätig sind, sinnvoll einsetzen könnten (z. B. Lehrer, die ihre Unterrichtsunterlagen vorbereiten). Daneben sollte jeder Lektor und Redakteur auch von einigen wirklich verlagsspezifischen technischen Verfahren zumindest etwas gehört haben und sie in sein Gesamtbild vom Entstehen eines Verlagsprodukts einordnen können. Denn das erwarten Außenstehende von einem Verlagsmitarbeiter in verantwortlicher Position, ebenso wie von einem Wissenschaftler erwartet wird, dass er über die Spitzenforschung in seinem Gebiet Bescheid weiß, oder vom Handwerker, dass er sich z. B. in der neuesten Heizungs- oder Befestigungstechnik auskennt. Zu diesen sehr stark verlagsbezogenen Verfahren gehören Kompri mierung, der die großen Verfahren, über die alle sprechen: Umgang mit den Schriften, Farbmanagement etc. sowie den verschiedenen Korrekturmöglichkeiten PDF-Workflow (etwas mehr als nur das Erzeugen von PDF-Dateien) Einsatz neutraler Markierungssprachen, heute insbesondere SGML und XML Publizieren aus Datenbanken Publizieren im Internet, Multi media-publikationen