Autoren: Oliver Klinger/Johannes Krämer. Elektronische Personalgeschäftsprozesse (epgp)

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1 Autoren: Oliver Klinger/Johannes Krämer Elektronische Personalgeschäftsprozesse (epgp) Verwaltungsmesse 2012, Museumsquartier, 18. Oktober 2012

2 Basis RIPA, epa, KIS und BI Musterakten - Die Elektronischen Personalgeschäftsprozesse (epgp) bauen auf folgenden Säulen auf: - Richtlinien für die Personaladministration (RIPA) Elektronischer Personalakt (epa) - Kanzleiinformationssystem (KIS) - BI Musterakten 2

3 RIPA - Die Richtlinien für die Personaladministration (RIPA) enthalten die Beschreibung aller maßgeblichen operativen Personalgeschäftsprozesse ergänzt um dienstrechtliche, organisatorische und PM-SAP-Informationen - Die RIPA wurden 2002 im Finanzressort eingeführt und werden laufend angepasst. - Die Personalgeschäftsprozesse aus den RIPA entsprechen quasi dem Aktenplan in den epgp. 3

4 epa - Der Elektronische Personalakt (epa) wurde 2010 im Finanzressort eingeführt und ist als elektronisches Archiv für (fast) alle Personalakten zu einem wesentlichen Informationsmedium für die laufende Personalarbeit geworden. - Die Dokumententypen aus dem epa werden weiterhin für die epgp verwendet. - Die epgp laufen auf der Plattform des epa und greifen ineinander. 4

5 KIS - Das Kanzleiinformationssystem (KIS) wird durch die epgp abgelöst. - Die entsprechenden Kanzleiinformationen der einzelnen Geschäftsfälle werden in den epgp überwiegend automatisch mitgeschrieben. 5

6 BI Musterakten - Die BI Musterakten werden durch die moderne erstellung in Document Partners auf MS Word- Basis abgelöst. - Es werden Standardvorlagen und Defaultformulare erstellt, in die PM-SAP-Daten für einzelne Geschäftsfälle übernommen werden können. - Bereits erarbeitete Texte können sehr einfach ins neue System übernommen werden. 6

7 7 Grundkonzeption Elektronische Personalgeschäftsprozesse (1) IT Sicht. Fachsicht BMF Zustellung Fachsicht Ressort X Fachsicht Ressort X Zustellung Zustellung prozess A Zustellung Zustellung prozess B prozess C.... prozess C prozess C prozess C prozess C prozess C prozess C prozess C...

8 Datenpflege PM-SAP Grundkonzeption Elektronische Personalgeschäftsprozesse (2) Anträge/Meldungen vor Erledigung durch PA Anträge/Meldungen Erledigung durch PA Antrag MA Meldung MA Stellungnahme oder Z.K. durch Zwischenvorgesetzten Genehmigung DBL Erledigung erstellen + vorbereiten Infoversand Erledigung prüfen Erledigung genehmigen Erledigung zustellen + Infoversand Vor Ablage prüfen, dann automatische Ablage epa Datenbefüllung aus PM-SAP PM - SAP Rollout Teil A 2013ff geplant Rollout Teil B 2012 geplant 2013ff 8

9 Vorteile der epgp für das Personalmanagement (1) - Basis PM-SAP optimale Nutzung der Stammdaten auch für - Standardisierung und Optimierung durch geführte end-to-end-personalgeschäftsprozesse (Einheitlichkeit) - Steuer- und messbare Personalgeschäftsprozesse (Leistungskomponente) - Shared-Service-Center (Massenverarbeitung; Benchmarking) - Ab Teil A Self-Service durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 9

10 Vorteile der epgp (2) - vorlagen können standardisiert werden (Teil B für Personalistinnen und Personalisten; ab Teil A auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) - Vereinfachte Ablage epa durch an die epgp angepassten Änderungsscan durch automatische Ablage aus dem Prozess - Optimale Information über Geschäftsfälle durch zahlreiche Abfragemöglichkeiten über epa und epgp (insb. für das Management) 10

11 Vorbereitungen und Rollout (1) - Mai 2012: - Vom Teil B werden die en Erledigung erstellen und Erledigung prüfen für Friendly User Tests freigeschaltet - Mai/Juni 2012: - schulung des CC PersPro - Mai bis Dezember lfd. erstellung durch CC PersPro - Juni 2012 bis Dezember 2012: - lfd. Kommunikation mit allen Betroffenen über verschiedene Medien/Veranstaltungen 11

12 Vorbereitungen und Rollout (2) - November 2012: - Teil B komplett mit allen en wird testweise für die Keyuser/innen CC PersPro freigeschaltet - Keyuser/innen erhalten Schulungsunterlagen - Schulung der Enduser/innen - Ab Dezember 2012 Teil B Rollout: - Stufenweise Rollout wie beim epa - Bis 31. Dezember 2012: - Anforderungsdefinitionen Teil A1 für IT von Fachseite - Februar 2013: Projektabschluss Teil B 12

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