Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung mit Microsoft Access

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1 Studienarbeit im Rahmen der Vorlesung Informatik für Facility Management Herr Prof. Dr. Kosciolovicz Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung mit Microsoft Access (Kurzdokumentation) vorgelegt von: Martin Sowinski Matrikel-Nr.: Carsten Kühn Matrikel-Nr:

2 2

3 Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS 1 ABBILDUNGSVERZEICHNIS 5 2 EINFÜHRUNG 7 3 DARSTELLUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES FÜR DIE WARTUNG DER PROZESS 8 4 DER DATENBANKENTWURF AUSWERTUNG DES VORGEGEBENEN PROZESSES DIE STAMMDATEN DAS FLÄCHENMANAGEMENT PERSONEN- UND FIRMENDATEN WARTUNGSKATALOGE PROZESSDATEN DIE ANLAGEN DIE WARTUNG DARSTELLUNG DER BEZIEHUNG 17 5 OBERFLÄCHENGESTALTUNG - ANWENDUNGSSTRUKTUR MENÜSTRUKTUR UND HAUPTMENÜ DAS ASSETTMANAGEMENT DAS FLÄCHENMANAGEMENT STAMM- UND VORGABEDATEN DIE WARTUNG 26 6 BERICHTE EINE KLEINE AUSWAHL 31 3

4 Inhaltsverzeichnis 6.1 ANLAGENVERWALTUNG AUSGABE VON KONTAKTDATEN FLÄCHENAUSWERTUNG BERICHTE AUS DER WARTUNG WARTUNGSKARTE EINES WARTUNGSTICKET TERMINÜBERSICHT ZUR WARTUNGSREIHE WARTUNGSKATALOGE 36 7 AUFGABESTELLUNG UND ZUSTÄNDIGKEITEN 37 4

5 1 Abbildungsverzeichnis 1 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement... 7 Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung... 8 Abbildung 3 Tabellenstruktur im Flächenmanagement Abbildung 4 - Tabellenstruktur Kontaktdaten Abbildung 5 - Tabelle zum Wartungskatalog Abbildung 6 - Tabellenstruktur zur Anlagendefinition Abbildung 7 - Tabellenstruktur Wartung Abbildung 8 - Gesamtdarstellung der Beziehung der einzelnen Tabellen Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen Abbildung 10 - Startseite der Anwendung Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement Abbildung 12 - Maske Anlagen Abbildung 13 - Das Untermenü Flächenmanagement Abbildung 14 - Die Maske Liegenschaften Abbildung 15 - Die Maske Geäude und Ebenen Abbildung 16 - Die Maske Raum Abbildung 17 - Untermenü Stamm- und Vorgabedaten Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen Abbildung 20 - Maske zum Pflegen der Kostengruppen Abbildung 21 - Untermenü zur Wartung Abbildung 22 - Maske zum Erstellen von Wartungsreihen Abbildung 23 - Maske zum Konfigurieren der Wartungstätigkeiten in den Wartungsreihen Abbildung 24 - Maske zum Bearbeiten der Wartungstermine Abbildung 25 - Maske zum Pflegen der Wartungstexte als Vorgaben Abbildung 26 - Bericht zur Anlagenverwaltung Abbildung 27 - Bericht zu Kontaktdaten Abbildung 28 - Flächenauswertung nach DIN Abbildung 29 - Wartungskarte Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe

6 Inhaltsverzeichnis Abbildung 31 - Wartungskataloge

7 2 Einführung 2 Einführung In der vorgelegten Arbeit soll ein Werkzeug erstellt werden, mit dem es möglich ist Wartungen an Maschinen und Anlagen zu planen und zu dokumentieren. Ein solches Werkzeug könnte zum Beispiel von der Objektverwaltung einer großen Liegenschaft oder aber auch von einem technischen Dienstleister eingesetzt werden. Bei der Prozessbetrachtung, auf die wir in den folgenden Kapiteln noch näher eingehen werden, fällt auf, dass wir zwischen Stammdaten und Prozessdaten trennen müssen. Dies sollte über die einzelnen Masken gewährleistet sein. In der Praxis sind solche Anwendungen bereits fester Bestandteil von CAFM- Anwendungen. Durch das am Markt häufig realisierte Outsourcing von technischen Dienstleistungen wird es für die Betreiber immer wichtiger die Durchführung und Planung zu dokumentieren. Dies ist dem Zustand geschuldet, dass immer mehr Betreiber von Immobilien nur als Zwischenhändler sowohl für infrastrukturelle, als auch für technische Services auftreten. Hier soll das Tool ansetzen und die Betreuung und Unterstützung eines solchen Wartungsprozesses ermöglichen. Technische Gebäudeausstattung Auftraggeber / Eigentümer Technischer Dienstleister Betreiber Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement 7

8 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung Für die Entwicklung von Software im professionellen Bereich ist es außerordentlich wichtig den genauen Geschäftsprozess zu erkennen und die Software an genau diesen anzupassen. Demzufolge mussten wir bei der Entwicklung unseres Tools einen Geschäftsprozess annehmen und unsere Software auf ihn abstimmen 3.1 Der Prozess Der von uns hergeleitete Prozess zur Wartung von Maschinen und Anlagen ist unabhängig davon, ob ein Betreiber, Eigentümer oder Dienstleister die Wartung plant. Anlage oder Maschine soll gewartet werden Dokumentation des Erledigungsstandes des Wartungstermins über die Statusangabe Anlegen einer Wartungsreihe Dokumentation der Durchführung der Wartung auf den Wartungskarten Zuordnen der Wartungstätigkeiten aus einem allgemeinen Wartungskatalog Zuordnen der Wartungstätigkeiten zu den Wartungsterminen Anpassen und Abstimmen der Wartungstätigkeiten auf die spezielle Anlage oder Maschine Erstellen der Wartungstermine Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung Wir betrachten in diesem Fall nur die Wartung an sich, dabei werden Teilgebiete, wie Personalplanung und Vertragswesen nicht berücksichtigt. Wie in Abbildung 2 zu sehen ist, ist der Ausgangspunkt für die Wartung die Existenz einer Maschine oder Anlage. Für dieses Sachgut wird im folgenden die Wartungsdurchführung geplant. Dabei wird zuerst eine sogenannte Wartungsreihe angelegt. In der Wartungsreihe wird die Laufzeit des gesamten Wartungszeitraumes berücksichtigt. Es wird definiert, welche Anlage gewartet werden soll und wer die Wartung durchführt. Im Anschluss daran werden die Tätigkeiten die innerhalb dieser Wartung durchgeführt werden sollen definiert. Dabei werden diese aus einem allgemeinen Tätigkeitenkatalog der Wartung beigefügt. 8

9 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung Im nächsten Schritt wird ist es ermöglicht diese Vorgaben zu ändern. Hier können zum Beispiel Wartungsintervalle oder auch Wartungstätigkeiten auf die spezielle Anlage oder Maschinen angepasst werden. Bis hierhin kann man von einer Grobplanung sprechen. Nun werden die Termine im Einzelnen geplant und durchgeführt. Dafür ist es notwendig, dass die einzelnen Termine der Reihe zugeordnet werden. Im nächsten Schritt werden dann die in der Grobplanung vorbereiteten Tätigkeiten dem speziellen Wartungstermin zugeordnet. Hier besteht nun die Möglichkeit den Wartungsvorgang an sich zu dokumentieren. Der Bearbeitungsstand ist während des gesamten Vorgangs über den Status definiert und nachvollziehbar. 9

10 4 Der Datenbankentwurf 4 Der Datenbankentwurf 4.1 Auswertung des vorgegebenen Prozesses Bei der Auswertung des Prozesses muss unterschieden werden zwischen den Daten, die für den Prozess die Ausgangsbasis bilden und den Daten, die aus dem Prozess selbst entstehen. Die Daten, die die Ausgangsbasis stellen nenne ich an dieser Stelle Stammdaten und die Daten, die aus dem Prozess selbst entstehen, Prozessdaten. 4.2 Die Stammdaten Um die verschiedenen Wartungen im Detail zu charakterisieren sind verschiedene Attribute notwendig. Hier gibt es eine Überlegung die bereits am Anfang gemacht werden muss. Sollen die Daten dem User über Listboxen zur Verfügung gestellt werden, oder soll der User die Daten über Textfelder frei eingeben können. Dabei muss berücksichtigt werden: Je mehr Daten man über Vorgabelisten zur Verfügung stellt, je höher ist die Datensicherheit, und je höher ist auch der Administrationsaufwand. Die gesteigerte Datensicherheit veranlasste uns zur Entscheidung die Stammdaten über Vorgabelisten dem User zur Verfügung zu stellen. Diese Herangehensweise zieht natürlich eine wesentliche Aufwandssteigerung im Bereich der Datenbank nach sich, da hier die Stammdaten in der Datenbank organisiert werden müssen. Zu den Stammdaten zählen in unserem Fall die Flächendaten, die Personen- und Firmendaten und die Wartungskataloge Das Flächenmanagement Das Flächenmanagement ist an dieser Stelle notwendig, um den Anlagen einen räumlichen Bezug geben zu können. Dies ist erforderlich, um dem Servicetechniker vor Ort anzugeben, in welchem Raum sich die Anlage oder Maschine befindet. 10

11 4 Der Datenbankentwurf Wie in Abbildung 3 zu sehen ist, ist das Flächenmanagement stark hierarchisch gegliedert. Dabei sind wir von der Liegenschaft, der größten Flächeneinheit, über das Gebäude und die Ebene in den Raum, als für diese Anwendung kleinste Flächeneinheit, vorgedrungen. Es wäre jetzt auch noch möglich den Raum in Raumteile zu gliedern. Um beim Raum eine standardisierte Bezeichnung gewährleisten zu können, wurde noch zusätzlich eine Tabelle mit den entsprechenden Vorgabewerten aus der DIN277 eingefügt. Abbildung 3 Tabellenstruktur im Flächenmanagement Das Flächenmanagement ist so strukturiert sehr häufig in Datenbankanwendungen zu finden. Genauso könnte es auch in dieser Form die Grundlage für ein Raummanagement bilden. Wir haben uns bewusst auf die wichtigsten Attribute in diesem Bereich beschränkt, möglich wäre auch eine Vielzahl weiterer Definitionen Personen- und Firmendaten Die Personen- und Firmendaten bilden in unserer Anwendung die Gruppe der Kontaktdaten. Diese sind vorwiegend in zwei Tabellen organisiert. Zur Einstufung oder Charakterisierung des Personals wurde dann noch eine Tabelle der Kostengruppen eingesetzt, die es ermöglichen soll, dem Personal einen gewissen Zuständigkeitsbereich zuzuordnen. Dies ist lediglich ein Ansatz, der erweiterungswürdig ist. 11

12 4 Der Datenbankentwurf Die Grundcharakteristik der Firmen wird über drei Attribute innerhalb der Firmentabelle abgesichert. Hier kann eingestellt werden, welche Verbindung die Firma zur planenden Firma hat. Vorgegeben sind die Kriterien: Intern Dienstleister Auftraggeber Abbildung 4 - Tabellenstruktur Kontaktdaten Hier sind diese Attribute als Und-Eigenschaften definiert worden, da eine Firma gleichzeitig mehrere Rollen annehmen kann. So kann eine Firma für uns gleichzeitig Auftraggeber und auch Dienstleister sein Wartungskataloge Die Wartungskataloge sind in der Tabelle Wartungstext abgespeichert. Die Wartungskataloge bieten die Möglichkeit eine Art Konserve mit Mustertexten und Mustervorgaben für Wartungen den Nutzer zur Verfügung zu stellen. Das können in der Realität Kataloge der AMEV oder des VDMA sein. Grundsätzlich soll es aber möglich sein an dieser Stelle sehr differenzierte Kataloge zu erstellen. Das können Vorgaben von bestimmten Herstellern sein, aber auch Vorgaben des Eigentümers. 12

13 4 Der Datenbankentwurf Abbildung 5 - Tabelle zum Wartungskatalog In unserem Beispiel haben wir Daten aus dem AMEV-Katalog als Testdaten verwendet. Die Verbindung zu den Kostengruppen dient der Koppelung zu den Prozessdaten. Auf diese Verbindung werden wir im späteren Verlauf eingehen. 4.3 Prozessdaten Wie wir oben schon erwähnt haben, sind Prozessdaten Daten, die aus der Nutzung der Anwendung entstehen. Dazu werden auf der einen Seite die Stammdaten in bestimmte Tabellen gezogen und kombiniert und auf der anderen Seiten werden diese Daten durch Neueingaben erzeugt. Die Prozessdaten umfassen die Anlagendaten und die Wartungsdaten an sich. Dabei nehmen die Anlagendaten eine Zwischenstellung ein, weil sie wiederum die Grundlage für die Wartungsdaten liefern. 13

14 4 Der Datenbankentwurf Die Anlagen Innerhalb der Tabellen zur Anlagenverwaltung werden alle Daten zusammengeführt, die eine Anlage im Detail definieren. Dabei muss daraus hervorgehen, durch wen die Anlage erstellt wurde, wo die Hauptkomponente der Anlage zu finden ist und Abbildung 6 - Tabellenstruktur zur Anlagendefinition von Vorteil ist eine eindeutige Definition des Anlagentyps. Wir haben an dieser Stelle die Tabellen Firma, Raum, Kostengruppe und Anlagen. Für die Anlagenbezeichnung haben wir zwei Wege genommen. Auf der einen Seite ist die Anlage eindeutig durch die Anlagennummer und die Anlagenbezeichnung beschrieben. Für die allgemeine Weiternutzung der Anlagendaten haben wir die DIN276 und zur Hilfe genommen und es hierüber ermöglicht Anlagentypen zu definieren. 14

15 4 Der Datenbankentwurf Die Wartung Die Wartung fasst aus allen Tabellen die Daten zur Informationsbindung zusammen. Die Bündelung der einzelnen Information findet in verschiedenen Tabellen statt. Dabei wird der eingangs beschriebene Prozess abgearbeitet. Es sind die Tabellen Wartung, Wartungstermin und Wartungstätigkeit, die die maßgebenden Funktionen gewährleisten. Abbildung 7 - Tabellenstruktur Wartung In der Tabelle Wartung wird dabei die Wartungsreihe definiert. Wenn man die Tabellen zur Wartung hierarchisch darstellen würde, müsste diese Tabelle den höchsten Rang einnehmen. Alle späteren Aktionen im Bereich der Wartung laufen in der Tabelle Wartung zusammen. Auf die Wartungsreihe Bezug nehmend, werden in der Tabelle Wartungstermin die einzelnen Termine der Wartungsreihe zugeordnet. Die eindeutige Definition des Wartungstermin erfolgt über eine Ticket-Nummer. Ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Struktur ist die Tabelle Wartungstätigkeit. Über ein Makro werden hier die relevanten Wartungstexte der Wartungsreihe zugeordnet, in dem sie in diese Tabelle kopiert werden. 15

16 4 Der Datenbankentwurf Die Wartungstexte bilden somit eine Vorlage für die einzelnen Wartungen. Sie werden aber kopiert und nicht nur verknüpft. So ist es möglich flexibel auf die Gegebenheiten der einzelnen Anlage zu reagieren. Sind die Tätigkeiten für die jeweilige Wartungsreihe gespeichert, können sie modifiziert werden, ohne den eigentlichen originalen Wartungstext zu ändern. Im weiteren Verlauf wird dann die Wartungstätigkeit dem entsprechenden Termin zugeordnet. Hier gibt es die Möglichkeit die Tätigkeiten im begrenzten Maße anzupassen. Dabei geht es hauptsächlich um den Umfang der Tätigkeiten, die dem Wartungstermin zugeordnet sind. Diese Funktionalität ist dem verschiedenen Umfang der einzelnen Wartungsintervalle geschuldet. 16

17 4 Der Datenbankentwurf 4.4 Darstellung der Beziehung Abbildung 8 - Gesamtdarstellung der Beziehung der einzelnen Tabellen 17

18 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur 5.1 Menüstruktur und Hauptmenü Das Hauptmenü gliedert die Anwendung in vier Module. Dabei sind drei statisch aufgebaut und liefern die Vorgabedaten für den eigentlichen Kern der Anwendung, die Wartung. Dennoch ist die Anwendung so aufgebaut, dass sie erweiterbar ist. Sowohl das Assettmanagement, als auch das Flächenmanagement könnten die Grundlage H a u p t m e n ü Assettmanagement Flächenmanagement Stamm- und Vorgabedaten Wartung Anlagen verwalten Liegenschaften und Gebäude verwalten Firmen- und Personendaten pflegen Wartungreihen Anlagen auf Liegenschaften Gebäude und Ebenen verwalten Kontakte Auftraggeber drucken Wartungstermine Zuständigkeit Anlagen Raumbuch Kontakte Dienstleister drucken Wartungstexte Flächenauswertung nach DIN 277 DIN 277 Eintragungen pflegen Wartungsreihen mit Tätigkeiten DIN 276 Kostengruppen pflegen Wartungskarten Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen für weitere Module im Bereich des Facility Managements bilden. Bei der Menüführung haben wir darauf geachtet, dass der Nutzer aus den Masken direkt in die Untermenüs erster Ebene springen kann, ohne dabei immer wieder das Hauptmenü aufrufen zu müssen. Wie in Abbildung 9 zu sehen ist, wurde beim Entwurf der Menüstruktur darauf geachtet, dass es eine Gliederung über maximal drei Ebenen gibt. Das erleichtert das Auffinden von Masken zur Datenverarbeitung erheblich und macht die Anwendung übersichtlicher. Die in Abbildung 10 gezeigte Startseite der Anwendung sollte sehr einfach und über sichtlich gehalten sein. Dennoch sollte sie sich von den anderen Masken abheben, damit der Nutzer erkennt, dass er in der höchsten Ebene angekommen ist und zur 18

19 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Weiterbearbeitung wieder in die einzelnen Module einsteigen muss. Alle anderen Masken sind im Design zwar darauf aufbauend, aber etwas anders gestaltet. Abbildung 10 - Startseite der Anwendung Die gezeigten Buttons sind als eine Art Sprungmarke umgesetzt worden. Wird einer der Buttons betätigt, wird das alte Fenster geschlossen und das neue geöffnet, so dass immer nur ein Fenster offen ist. 5.2 Das Assettmanagement Im Bereich des Assettmanagements sollen die verschiedenen Anlagen und Maschinen verwaltet werden. Außerdem ist es noch möglich Berichte mit einer Aufstellung der Anlagen zur Liegenschaft und der personellen Zuständigkeiten zu den Anlagen zu erstellen. Die Verwaltung der Anlagen erfolgt maßgebend über die Maske Anlagen. Hier wird der Anlage der Raum zugewiesen, in dem die Hauptkomponente steht. Des Weiteren wird der Ersteller der Anlage eingestellt und der Anlagentyp wird über eine Kosten- 19

20 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement Abbildung 12 - Maske Anlagen gruppe aus der DIN 276 definiert. Im Bereich der Daten des Anlagenerstellers werden sämtliche Kontaktdaten angezeigt. Die Referenzen sind nicht änderbar und somit nur auswählbar. 20

21 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur 5.3 Das Flächenmanagement Das Flächenmanagement bildet die Grundlagen für die Zuordnung des technischen Inventars zu bestimmten Flächen. Dies erleichtert das Lokalisieren von Anlagen in Gebäuden. Abbildung 13 - Das Untermenü Flächenmanagement Die in der Datenbank umgesetzte hierarchische Struktur der Flächenverwaltung ist in den Maske fortgeführt. So kann man in einer Maske Liegenschaften und Gebäude pflegen und in einer weiteren Gebäude und Ebenen. In der Maske Raumbuch ist es möglich einzelne Räume vorher erwähnten Elementen zu zuordnen. Die Maske Liegenschaften hat zwei Funktionen. Auf der einen Seite werden hier, wie der Name schon sagt, Liegenschaften verwaltet, auf der anderen Seite ist es an dieser Stelle möglich Gebäude den Liegenschaften zu zuordnen. Dies wurde realisiert, in dem eine Untermaske in die eigentliche Maske eingebaut wurde. Ein schöner Nebeneffekt ist, dass beim Aufrufen der Maske dem Nutzer auch gleich alle 21

22 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Abbildung 14 - Die Maske Liegenschaften Abbildung 15 - Die Maske Geäude und Ebenen 22

23 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Gebäude zu den jeweiligen Liegenschaften angezeigt werden. Gleiches gilt für die Maske Gebäude und Ebenen in Bezug auf deren Anzeige in der Maske. Bei der Maske Raum habe wir uns bewusst nur auf die wichtigsten, für diese Anwendung notwendigen Attribute beschränkt. In der Tabelle Raum werden die in der Maske angelegten Datensätzen über einen gesonderte PK eindeutig erstellt, sodass es möglich ist in den verschiedenen Liegenschaften und Gebäude die gleiche Raumnummer mehrfach zu verwenden. Über die Maske wird der Raum für den Nutzer über die Kombination aus Raumnummer, Ebene, Gebäude und Liegenschaft eindeutig gemacht. Abbildung 16 - Die Maske Raum Dabei werden die übergeordneten Flächendaten dem Nutzer über eine Auswahlliste (Pulldown-Menü) zur Verfügung gestellt. Über die Referenz Flächenzuordnung DIN 277 ist es möglich den Räumen eine Art Raumgruppe zu zuordnen und somit Gruppeneigenschaften zu nutzen. Ein weiterer Vorteil der Einbindung dieser Bezeichnungen, ist die eindeutige Benennung der Räume. So wird es dem Nutzer erleichtert seine Räume später nach einheitlichen Kriterien zu filtern. Ein wichtiger Bestandteil sind die geometrischen Daten das Raumes. 23

24 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur 5.4 Stamm- und Vorgabedaten Die Gruppe der Stamm- und Vorgabedaten umfasst die drei wichtigen Formulare Firmen- und Personendaten, DIN 277 Eintragungen und Kostengruppen. Die an dieser Stelle gepflegten Daten werden in anderen Maske über Vorauswahl zur Abbildung 17 - Untermenü Stamm- und Vorgabedaten weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt. In der Praxis gestaltet sich das häufig so, dass nur Administratoren auf diesen Datenstamm zugreifen dürfen, um zu gewährleisten, dass die Daten konsistent bleiben. Wichtig ist jedoch, dass auf diese Daten auch bei kleineren Anwendungen nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff hat. Die Maske Firmen und Personen spiegelt eine hierarchische Struktur wieder, ähnlich, wie wir es auch schon im Bereich der Flächendaten vorgefunden haben. Aus diesem Grund habe wir auch hier wieder auf die gleicher Maskenart gesetzt. Im oberen Bereich findet der Nutzer die Firmendaten und im unteren Bereich werden gleich alle Mitarbeiter dieser Firma in einer Untermaske angezeigt. Dies ist für den Nutzer sehr komfortabel, da bestimmte Datenzusammenhänge, wie z.b. im Bereich der 24

25 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten Telefonnummern, sehr leicht zusammengeführt werden. Es ist möglich hier gleich in beiden Bereichen Datensätze anzulegen. Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen 25

26 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Die Vorgabemasken zum Pflegen der Eintragungen der DIN 277 und der Kostengruppen nach DIN 276 sind sehr einfach gehalten. Hier gibt es weder Vorgabelisten noch Untermasken. Dennoch sollte sich der Bearbeiter dieser Daten über die Datenstruktur bewusst sein. Abbildung 20 - Maske zum Pflegen der Kostengruppen 5.5 Die Wartung Die Wartung wird über das Untermenü Wartung gesteuert. Beim Bearbeiten eines Wartungsvorgangs wird zuerst eine Wartungsreihe erstellt, dieser werden dann die Tätigkeiten zugeordnet und im Anschluss daran die einzelnen Wartungstermine geplant. Diese einzelnen Schritte werden auch über das Untermenü zur Wartung wiedergespiegelt. Wie in Abbildung 21 gezeigt, wird innerhalb der Wartungsreihe der grobe Rahmen für die Wartung einer Anlage oder Maschine gelegt. Hier wird festgehalten um welches Gerät es sich handelt. Wann der Wartungsbeginn ist und das Ende. Außerdem kann der Nutzer die Wartungsfirma festlegen. Hierzu werden ihm dann sämtliche Kontaktdaten ausgegeben. 26

27 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Abbildung 21 - Untermenü zur Wartung Zur Bearbeitung des Vorgang muss über die Maske ein Makro angesteuert werden, welches die Tätigkeiten aus einem entsprechenden Katalog kopiert und zur Abbildung 22 - Maske zum Erstellen von Wartungsreihen 27

28 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur weiteren Bearbeitung innerhalb der Reihe zur Verfügung stellt. Dafür steht der Button Tätigkeiten einbinden bereit. In der Untermaske Wartungstermine werden die einzelnen Wartungstermine eingetragen und es wird der Bearbeitungsstand dort angezeigt. Abbildung 23 - Maske zum Konfigurieren der Wartungstätigkeiten in den Wartungsreihen Zum Konfigurieren der Wartungstätigkeiten benutzt der User die in Abbildung 23 dargestellte Maske. Vom Design ist diese Maske durch eine eingefügte Untermaske geprägt, aber diese ist nicht als Tabelle enthalten. Diesmal habe wir ein Endlosformular gewählt, da es hier mehrzeilige Textfelder gibt und so eine größere Übersichtlichkeit garantiert wird. Hier können die einzelnen Tätigkeiten auf die zu wartende Anlage abgestimmt werden. Es ist möglich jedes Attribut zu ändern und anzupassen. Wenn die einzelnen Tätigkeiten angepasst wurden, können die Termine geplant werden. Die Terminerfassung wird über die Maske der Wartungsreihe gemacht. Die Termine selbst werden aber in der Maske Wartungstermine bearbeitet. Dazu sucht sich der User das entsprechende Wartungsticket raus. Anschließend wird wiederum ein Makro aufgerufen, welches das Wartungsticket mit den konfigurierten Tätigkeiten 28

29 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur der Wartungsreihe verbindet. Die auszuführenden Tätigkeiten werden dann in der Untermaske angezeigt. Hier ist es möglich die Bearbeitung der Einzelschritte zu dokumentieren und bei Bedarf Bemerkungen hinzuzufügen. Abbildung 24 - Maske zum Bearbeiten der Wartungstermine Während der gesamten Bearbeitung des Termins ist es möglich den Bearbeitungsstand über den Status zu dokumentieren. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine lückenlose Dokumentation des geforderten Wartungsumfangs und der tatsächlich erbrachten Leistung. Bei dem von uns in der Einführung vorgestellten Prozess ist dieser Soll-Ist-Vergleich von großer Bedeutung, denn der Dienstleister der vom Eigentümer der Liegenschaft beauftragt wurde, wird innerhalb bestimmter Intervalle, Berichte vorlegen müssen, die die vertragsgemäße Erbringung der Leistungen dokumentieren. In der zu diesem Modul letzten Maske Wartungstexte werden die Vorgabekataloge gepflegt. Hier ist es möglich die vorhandenen Kataloge in einzelnen Punkten zu ergänzen oder ganz neue Kataloge zu erstellen. 29

30 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Abbildung 25 - Maske zum Pflegen der Wartungstexte als Vorgaben 30

31 6 Berichte Eine kleine Auswahl 6 Berichte Eine kleine Auswahl 6.1 Anlagenverwaltung Dieser Bericht gibt aus, welche Anlage in welchem Gebäude zu finden ist. Abbildung 26 - Bericht zur Anlagenverwaltung 31

32 6 Berichte Eine kleine Auswahl 6.2 Ausgabe von Kontaktdaten Mit Hilfe des Berichts Kontakte Auftraggeber ist es möglich sich die Ansprechpartner der Firmen ausgeben zu lassen, die mit dem Status Auftraggeber vermerkt sind. Abbildung 27 - Bericht zu Kontaktdaten 32

33 6 Berichte Eine kleine Auswahl 6.3 Flächenauswertung Eine häufige Anwendung in der Praxis ist die Flächenauswertung nach der DIN 277. Dies ermöglicht der in Abbildung 27 gezeigte Bericht. Abbildung 28 - Flächenauswertung nach DIN

34 6 Berichte Eine kleine Auswahl 6.4 Berichte aus der Wartung Wartungskarte eines Wartungsticket Dieser Bericht ermöglicht es, den Bearbeitungsstand eines Wartungstickets zu dokumentieren. Abbildung 29 - Wartungskarte 34

35 6 Berichte Eine kleine Auswahl Terminübersicht zur Wartungsreihe Mit Hilfe dieses Berichtes ist es möglich, zu den einzelnen Wartungsreihen die Termine und den dazugehörigen Status der Wartungsticket in einer Übersicht zu drucken. Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe 35

36 6 Berichte Eine kleine Auswahl Wartungskataloge Den Ausdruck eines Vorgabekataloges ermöglicht der Bericht Wartungskataloge. Abbildung 31 - Wartungskataloge 36

37 7 Aufgabenstellung und Zuständigkeiten 7 Aufgabestellung und Zuständigkeiten Gruppenteilnehmer: Sowinski, Martin Kühn, Carsten Thema: Datenbanken MS Access Umsetzung eines Wartungsplaners Detailbeschreibung: Das Tool ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Wartungsterminen. Dazu ist es notwendig Anlagendaten, Personalund Firmendaten, Wartungskataloge und Raumbuchdaten zu verwalten. Ziel soll es sein Wartungstermine aus den Vorgaben des Wartungskataloges zu generieren und zu den entsprechenden Perioden die zugeschnittenen Wartungskarten automatisch zu generieren. Zuständigkeiten: Martin Sowinski Datenbankentwurf Masken / Formulare Berichte Dokumentation Carsten Kühn Berichte Entwurf Dokumentation 37

38 7 Aufgabenstellung und Zuständigkeiten Bemerkungen: 38

39 7 Aufgabenstellung und Zuständigkeiten 39

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