Reifegradmodelle für Krankenhaus-IT. Ergebnisse der AG IT-Controlling Frank Dickmann, Martin Schneider

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Jörn Scholz
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1 Reifegradmodelle für Krankenhaus-IT Ergebnisse der AG IT-Controlling Frank Dickmann, Martin Schneider

2 Teilnehmer der AG IT-Controlling Koordination Frank Dickmann (Universitätsmedizin Göttingen) Jendrik Richter (Universitätsmedizin Göttingen) Prof. Dr. Otto Rienhoff (Universitätsmedizin Göttingen) Dr. Daniel Gartner (Universität München / Cardiff University) Andreas Henkel (Universitätsklinikum Jena) Katja Kümmel (Universitätsklinikum Münster) Gunther Nolte (Vivantes GmbH) Dr. Franziska Oroszi (Universitätsklinikum Jena) Prof. Dr. Hans-Ulrich Prokosch (Universitätsklinikum Erlangen) Henning Schneider (Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf) Martin Schneider (Universitätsklinikum Erlangen) 2

Daniel Gartner (Universität München / Cardiff University) Andreas Henkel (Universitätsklinikum Jena) Katja Kümmel (Universitätsklinikum Münster)

3 Notwendigkeit für einen neuen Ansatz Bisheriges Benchmarking fokussiert darauf, die Entwicklung von IT verschiedener Krankenhäuser stichtagbezogen zu vergleichen: Teilweise hoher Aufwand der Datenermittlung Viele teils technisch orientierte Detailinformationen Wenig Transparenz über regulatorische Anforderungen Strukturelle Unterschiede werden nicht ausreichend berücksichtigt Wenig konkrete Entscheidungsgrundlage anhand von Ergebnissen =? 3

teils technisch orientierte Detailinformationen Wenig Transparenz über regulatorische Anforderungen

4 Anforderungen 1. Praktikabler interner Vergleich im Zeitverlauf und übergreifend mit anderen Krankenhauseinrichtungen 2. Messbarkeit von Effekten von IT-Investitionen und der Entwicklung der Krankenhaus-IT 3. Transparenz über regulatorische, nicht beeinflussbare Faktoren 4. Realisierbarkeit unter Berücksichtigung eines angemessenen Kosten- /Nutzen-Verhältnisses 4

5 Reifegradmodell zur Bewertung klinischer IT HIMSS/EMRAM-ähnliche Betrachtung verschiedener Prozessbereiche Anwendung der AKG-Reifegradvariante (COBIT 4.1 Maturity Model) Reifegrad Stufe 0 Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4 Stufe 5 Bewertung Keine IT-Unterstützung des Prozesses Erste Ansätze der IT-Unterstützung Differenzierende Zwischenstufe Ein im Branchendurchschnitt üblicherweise erwarteter Grad an IT-Unterstützung Differenzierende Zwischenstufe Der gegenwärtig aus Praxissicht erreichbare Idealzustand der IT-Unterstützung des Prozesses (keine Forschungsvisionen) 5

1 Maturity Model) Reifegrad Stufe 0 Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4 Stufe 5 Bewertung Keine IT-Unterstützung des Prozesses Erste Ansätze der

6 Übersicht Prozesse (A) Der Weg des Patienten (B) Leistungserbringung (C) Dokumentation Aufnahmemanagement (A.1) Nothilfe (B.1) Digitale Patientenakte (C.1) Termin und Ressourcenmanagement (A.2) OP Planung (A.3) Leistungsanforderung (B.2) Klinische Materialversorgung (B.4.) Bilddatenmanagement (B.6) Medikation (B.8.) Leistungsdurchführung (B.3) Zentralsterilisation (B.5) Medizinische Entscheidungsunterstützung (B.7) Arzneimitteltherapiesicherheit (B.9) Arztbrief und OP Dokumentation (C.2) Befunddokumentation (C.3) Pflegemaßnahmenplanung und dokumentation (C.4) Intensivmedizinische Dokumentation (C.5) OP Dokumentation (C.6) Entlassungs und Ambulante Anästhesiedokumentation Überleitungsmanagement und Klinikverbünde, Frank (B.10) Dickmann, Martin Schneider, (C.7) Rezeptschreibung AG IT-Controlling für Universitätsklinika (A.4) 6

5) Medizinische Entscheidungsunterstützung (B.7) Arzneimitteltherapiesicherheit (B.9) Arztbrief und OP Dokumentation (C.2) Befunddokumentation (C.3) Pflegemaßnahmenplanung und dokumentation (C.

7 Übersicht Prozesse (D) Regulatorische Anforderungen (E) Übergeordnete Unternehmenssteuerung Datenschutz (D.1) MDK Anfragen (D.2) IT Strategie (E.1) Interoperabilität (D.3) Forschungsdatenqualität (D.4) Business Continuity (E.2) Business Intelligence (E.3) 7

1) MDK Anfragen (D.2) IT Strategie (E.1) Interoperabilität (D.

8 Übersicht Prozesse (D) Regulatorische Anforderungen (E) Übergeordnete Unternehmenssteuerung Datenschutz (D.1) MDK Anfragen (D.2) IT Strategie (E.1) Interoperabilität (D.3) Forschungsdatenqualität (D.4) Business Continuity (E.2) Business Intelligence (E.3) 8

9 Ziele des neuen Ansatzes für das UK Erlangen Neben der Erfüllung der oben genannten allgemeinen Anforderungen: Nutzung gegenüber Vorstand internen Kunden und IT-Mitarbeitern zur IT kostet viel Geld. Was haben wir davon? Es geht nichts vorwärts. Was macht die IT eigentlich den ganzen Tag?? Identifikation der und Fokussierung auf die wesentlichen Themen Zieldefinition Ergebniscontrolling Es muss einfach verständlich und auf einen Blick zu erfassen sein! 9

Es geht nichts vorwärts. Was macht die IT eigentlich den ganzen Tag?

10 Ermittlung am Beispiel des Reifegrads Arztbrief Reifegrad Bewertung 0 Berichte werden per Hand oder Schreibmaschine erstellt. Relevante Dokumente zum Fall müssen manuell hinzugefügt werden. 1 Berichtsdokumente werden mit Hilfe von Textverarbeitungsprogrammen dezentral erstellt. Ergänzende Texte ohne Vorlagen werden z.t. mit analogem Diktat (Kassetten) unterstützt. Individuelle Formatvorlagen werden verwendet. Relevante Dokumente zum Fall müssen manuell in den Arztbrief abgeschrieben werden. 2 Differenzierte Formatvorlagen und evtl. Textbausteine werden verwendet. Einzelne relevante Dokumente können elektronisch aus der Fallakte übernommen werden. 3 Berichte werden in einem strukturierten Format mit Hilfe von IT-Unterstützung erstellt. Für die Weiterbehandlung relevante Dokumente können elektronisch aus der Akte übernommen werden. Der Automationsgrad zur Texterstellung ist gering (z.b. elektronisches Diktat). Erste Controlling-Auswertungen über den Erstellungsprozess sind möglich. 4 Berichte werden mit Hilfe von IT-Unterstützung mit einem hohen Automationsgrad erstellt (z.b. Spracherkennung). Relevante Dokumente und weitere Informationen können kontextsensitiv mit automatischer Unterstützung elektronisch aus der digitalen Fallakte übernommen werden. Ein differenziertes Prozess-Controlling ist möglich. 5 Berichte können bis auf die individuell durch den Arzt zu formulierenden Abschnitte (Zusammenfassung und Empfehlungen) aufgrund vollständig elektronischer Dokumentation automatisch erstellt werden. 10

Individuelle Formatvorlagen werden verwendet. Relevante Dokumente zum Fall müssen manuell in den Arztbrief abgeschrieben werden. 2 Differenzierte Formatvorlagen und evtl.

11 Ermittlung auf Abteilungsebene Beispielabteilung Anzahl Einstufung Anteil Gewichteter Arztbriefe Reifegrad Arztbriefe Reifegrad Fachabteilung % 0,75 Fachabteilung % 0,42 Fachabteilung % 0,30 Fachabteilung % 0,48 Fachabteilung % 0,09 Fachabteilung % 0,61 SUMME ,65 11

0,75 Fachabteilung 2 4000 2 21% 0,42 Fachabteilung 3 2800 2 15% 0,30 Fachabteilung 4

12 UK Erlangen: Ersteinstufung Januar 2016 Aufnahme Management Termin und Ressourcen Mgmnt. Entlassungs und Überleitungsmgmnt. Gesamt 2,0 1,4 2,0 2,0 2,0 Notaufnahme Leistungsanforderung Bilddatenmanagement 2,0 3,0 2,5 3,5 1,0 Klinische Materialversorgung Zentralsterilisation Med. Entscheidungsunterstützung Ambulante Rezeptschreibung Medikation AMTS 1,0 0,0 0,2 0,4 2,0 0,0 Digitale Patientenakte Arztbrief und OP Berichterstellung Pflegemaßnahmenplanung und dokumentation Intensivmedizinische Dokumentation OP Dokumentation Anästhesie Dokumentation 2,5 2,5 2,5 2,6 4,0 3,0 3,0 Datenschutz (A) "Der Weg des Patienten" MDK Anfragen OP Planung (B) Leistungserbringung Forschungsdatenqualität Leistungsdurchführung Medikation (ohne/mit Chemo) Befunderstellung (D) Regulatorische Anforderungen Interoperabilität (C) Dokumentation (E) Übergeordnete Unternehmenssteuerung Business Continuity IT Strategie Business Intelligence 2,5 2,0 2,0 2,0 3,0 2,0 2,5 12

Entscheidungsunterstützung Ambulante Rezeptschreibung Medikation AMTS 1,0 0,0 0,2 0,4 2,0 0,0 Digitale Patientenakte Arztbrief und OP Berichterstellung Pflegemaßnahmenplanung und dokumentation

13 Erste Erfahrungen und Ausblick Erfahrungen: Anwendung in der Praxis funktioniert! (Aufwand Ersteinstufung 1 Wo.) Prozessverständnis kann unterschiedlich sein. Noch nicht ganz überschneidungsfrei und eindeutig Version 2 Ausblick / Aktivitäten Universitätsklinikum Erlangen: Erfahrungsaustausch und Weiterentwicklung in der Arbeitsgruppe Ableitung der gewünschten Reifegrade / IT-Unterstützung im zeitlichen Verlauf aus der Unternehmens- und IT-Strategie Jährliches / halbjährliches Controlling 13

Noch nicht ganz überschneidungsfrei und eindeutig Version 2 Ausblick / Aktivitäten Universitätsklinikum Erlangen:

14 Kontakt Frank Dickmann IT-Controlling Universitätsmedizin Göttingen Martin Schneider Geschäftsführer Medizinisches Zentrum für Informationsund Kommunikationstechnik (MIK) Universitätsklinikum Erlangen 14

de Martin Schneider Geschäftsführer Medizinisches Zentrum für

15 Quellen 1. Reifegradmodell der Arbeitsgruppe IT der Arbeitsgemeinschaft kommunaler Groß-Krankenhäuser 2. COBIT 4.1 Maturity Model 3. HIMSS Electronic Medical Record Adoption Model (EMRAM) 4. Publikation der AG IT-Controlling für Universitätsklinika und Klinikverbünde (in Finalisierung) 15

16 Universitätsklinikum Erlangen: Kennzahlen Unternehmenskennzahlen (2014) Anzahl Kliniken 24 Kliniken/ 6 Institute / 19 Abteilungen Anzahl Betten (Stat.) / 149 (Tagesklinische Plätze) Stationäre Fälle (Stat.) / (Tageskliniken) Ambulante Fälle Beschäftigte > Bilanzsumme / -gewinn 741 Mio. / 824 T Kennzahlen IT (2015) Anzahl Vollkräfte 115 Clients > SW / Applikationen > 400 Alle IT-Dienstleistungen, Archiv, IT-Einkauf, Studienunterstützung 16

229 (Tageskliniken) Ambulante Fälle 474.850 Beschäftigte > 7.400 Bilanzsumme / -gewinn 741 Mio.

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