I. Die Stellenausschreibung

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1 Stand: Leitfaden zum Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren (Der Leitfaden orientiert sich an der Gliederung der Checkliste für die Einrichtungen zum Ausschreibungs- und Stellenbesetzungsverfahren, welche Bestandteil eines jeden Einstellungspaketes sein muss. (Ausnahme: Antrag auf Ausschreibungsverzicht)) I. Die Stellenausschreibung Jeder neu zu besetzende Arbeitsplatz (etatisiert, drittmittelfinanziert etc.) ist grundsätzlich mindestens hochschulöffentlich (intern) auszuschreiben. Die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen erfolgt mindestens durch Ausschreibung in den Personalinformationen und damit zusammenhängend auf der Homepage der Universität Göttingen. Hinweis: Ein Aushang allein im Institut und/oder die Veröffentlichung der Ausschreibung auf der Institutshomepage erfüllen nicht die Anforderungen an eine hochschulöffentliche Ausschreibung. Stellen für wissenschaftliche Hilfskräfte sind fakultäts- oder mindestens institutsöffentlich auszuschreiben (Nr Abs. 4 Rahmenplan Gleichstellung). Von einer Ausschreibung kann ggf. in den folgenden Fällen abgesehen werden: a) Bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern (ad personam), deren Einstellung das Ergebnis von Berufungsverhandlungen ist. b) Bei Drittmittelarbeitsplätzen, wenn die Mittel für bestimmte Personen bewilligt sind. c) Sofern die/der Gleichstellungsbeauftragte, die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen und bei nichtwissenschaftlichem Personal auch der Personalrat im Vorfeld einem ausführlich zu begründenden formlosen Antrag auf Ausschreibungsverzicht zustimmen. In den Fällen des Buchst. c) ist die Zustimmung des Personalrats zum Ausschreibungsverzicht möglichst frühzeitig einzuholen, um ihm die Möglichkeit der Gestaltung des Verfahrens einräumen zu können. Die Beteiligung des Personalrats zur beabsichtigten Einstellung soll im Regelfall erst nach Zustimmung zum Ausschreibungsverzicht erfolgen. Die Zuständigkeit der Personalratsbeteiligung liegt in diesen Fällen ausschließlich bei der Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung. Der Personalrat hat nach einem Grundsatzbeschluss bis auf weiteres darauf verzichtet, von der Möglichkeit der Teilnahme bei Vorstellungsgesprächen im Rahmen von Auswahlverfahren Gebrauch zu machen. Eine Information und Einladung des Personalrates zu Vorstellungsgesprächen ist daher bis auf bestimmte Ausnahmen (Positionen mit besonderer Personalverantwortung) nicht erforderlich. Dies ersetzt jedoch nicht das Mitbestimmungsverfahren bei der Einstellung. Die formelle Beteiligung des Personalrats wird von der Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung durchgeführt. Bei Bedarf besteht das Angebot des Personalrats, in Einzelfällen die Vorauswahl für Vorstellungsgespräche zu prüfen und an Vorstellungsgesprächen teilzunehmen. Dadurch können die für den Personalrat wichtigen Punkte frühzeitig im Verfahren berücksichtigt werden. Einrichtungen können diesen Bedarf beim Personalrat anmelden, der diesen Service nach aktuellen Arbeitskapazitäten erbringt. Diese Beratung ersetzt nicht die formale Beteiligung des Personalrats am Ende des Einstellungsverfahrens. Die Bewerberin bzw. der Bewerber erhält erst dann einen Arbeitsvertrag und darf die Arbeit erst dann aufnehmen, wenn der Personalrat der Einstellung schriftlich zugestimmt hat. Dazu ist der Personalrat vollständig und umfassend zu unterrichten, was auch die Vorlage sämtlicher Bewerbungsunterlagen sowie eine entsprechende Begründung für die getroffene Personalauswahl umfasst. 1. Abstimmung mit der Abteilung Personaladministration und -entwicklung Rechtzeitig vor Ausschreibung ist der zu veröffentlichende Ausschreibungstext mit der/dem zuständigen Personalsachbearbeiter/in abzustimmen (möglichst per , um eine zügige Bearbeitung zu gewährleisten). Die interne Ausschreibung (Personalinformationen, Homepage der Universität) erfolgt nach Freigabe durch die/den Personalsachbearbeiter/in. Vorlagen für Stellenanzeigen finden Sie unter: Gerade im Hinblick der Vermeidung von Verstößen gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist die Genehmigung mit evtl. Korrekturhinweisen der Personalabteilung vor einer externen Veröffentlichung abzuwarten. 1

2 In der Stellenausschreibung sollte schon zur zielgerichteten Bewerberansprache u.a. das Anforderungsprofil nachvollziehbar dargelegt und die voraussichtliche Entgelt-/Besoldungsgruppe angegeben werden. Aufgrund der Angabe der Entgeltgruppe im Ausschreibungstext ist im Regelfall ein Entwurf der Tätigkeitsdarstellung (mit dem Entwurf des Ausschreibungstextes) zur tariflichen Bewertung einzureichen. Ggf. wird die Tätigkeitsdarstellung von der Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung nachgefordert. 2. Beteiligung des internen Vermittlungsmarktes Auf die Beteiligung des internen Vermittlungsmarktes wird hingewiesen (vgl. Rundschreiben VPH vom ). Bei jeder Einstellung von nichtwissenschaftlichem Personal ist vor Veröffentlichung der Stellenausschreibung der Ausschreibungstext dem internen Vermittlungsmarktes der Universität (u. a. Herrn Epstein, Tel.: ) vorzulegen. 3. Beteiligung der/des Gleichstellungsbeauftragten Die/Der jeweils zuständige Gleichstellungsbeauftragte ist im Vorfeld über alle Stellenausschreibungen sowie deren Veröffentlichung zu unterrichten, damit ihr/ihm rechtzeitig Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden kann. Gemäß 42 Abs. 3 NHG ist die/der Gleichstellungsbeauftragte bei bevorstehenden Personalmaßnahmen rechtzeitig und umfassend zu beteiligen. Sie/Er erhält rechtzeitig Einsicht in die Bewerbungsunterlagen und wird zu den Auswahlgesprächen eingeladen. Personalmaßnahmen bedürfen der Gegenzeichnung der/des Gleichstellungsbeauftragten. 4. Beteiligung der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen Vor jeder Einstellung bzw. im Rahmen der Beantragung eines Ausschreibungsverzichts ist zu prüfen, ob der Arbeitsplatz mit schwerbehinderten Menschen besetzt werden kann, da grundsätzlich alle Arbeitsplätze für schwerbehinderte Menschen in Betracht kommen. Anfragen sind an die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen (Herr Cichos, Tel.: , zu richten. Die Agentur für Arbeit erhält die in den Personalinformationen ausgeschriebenen Stellen zentral durch die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung zur Prüfung, ob geeignete schwerbehinderte Bewerber vermittelt werden können. 5. Beteiligung der Jugend- und Auszubildendenvertretung Vor jeder Einstellung eines Auszubildenden ist zudem die Jugend- und Auszubildendenvertretung zu beteiligen. Diese erreichen Sie unter: Tel oder unter 6. Der Ausschreibungstext 6.1. Anforderungen an einen Ausschreibungstext Die Ausschreibung sollte - insbesondere aus Kostengründen - in gebotener Kürze die für die Stellenbesetzung wesentlichen Inhalte wiedergeben. Dies sind mindestens: Angabe der Funktion bzw. Stelle (weibliche und männliche Form) Angaben zur Entgelt-/Besoldungsgruppe Umfang der Arbeitszeit voraussichtlicher Besetzungstermin und Dauer der Beschäftigung Aufgabengebiet Zusammenfassung des Anforderungsprofils/der Einstellungsvoraussetzungen (erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen) Hinweis auf mögliche Teilzeitbeschäftigung Angabe der Bewerbungsfrist Die Ausschreibungsfrist beträgt im Regelfall mindestens drei Wochen. Eine Verkürzung kann lediglich bei Vorlage einer ausführlichen Begründung in Abstimmung mit der/dem zuständigen Gleichstellungsbeauftragten erfolgen. Zwingend erforderlich ist es in Bereichen, in denen Frauen gegenwärtig nur gering vertreten sind, den folgenden Zusatz aufzunehmen: Die Universität Göttingen strebt in den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Darüber hinaus ist in jeder Stellenausschreibung folgender Hinweis aufzunehmen: Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. 2

3 Stellenausschreibungen sind strikt neutral im Hinblick auf die im AGG aufgenommenen Diskriminierungsmerkmale zu gestalten. Es dürfen darin prinzipiell keine Hinweise enthalten sein, dass Bewerberinnen/Bewerber mit einem bestimmten persönlichen Merkmal gesucht, bevorzugt oder aber auch nicht gewünscht werden. Danach sind beispielsweise Ausschreibungen nur für weibliche oder nur für männliche Bewerber etwa mit der entsprechenden geschlechtsspezifischen Berufsbezeichnung (z.b. Hausmeister, Sekretärin), nur für Bewerber ab einem bestimmten Lebensalter (z.b. langjährige Berufserfahrung) oder nicht über einem bestimmten Alter (z.b. jung und dynamisch) unzulässig, weil dadurch Bewerberinnen und Bewerber des jeweils anderen Geschlechts oder Lebensalters benachteiligt werden können. Ausnahmen davon sind grundsätzlich nur zulässig, wenn das Merkmal eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung darstellt. Rücksprache mit der Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung sollte bei Unsicherheit erfolgen. Hinweis: Wegen der Verpflichtung zur Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen sollte in die Ausschreibung aufgenommen werden, dass die üblichen Bewerbungsunterlagen nur in Kopie einzureichen sind, weil sie nicht zurückgesandt und nach der Aufbewahrungsfrist von fünf Monaten vernichtet werden. Es ist ausreichend, Originalunterlagen oder beglaubigte Kopien nur von den endgültig ausgewählten Bewerberinnen und Bewerbern anzufordern. Bei einem beigefügtem frankierten und adressierten Rückumschlag erfolgt eine Rücksendung der Unterlagen. Sollte eine ausgeschriebene Stelle teilzeitgeeignet sein, ist grundsätzlich ein Hinweis darauf in den Ausschreibungstext aufzunehmen. Sollte eine Stelle ausnahmsweise nicht teilzeitgeeignet sein, so kann dies nur bei Vorlage einer ausführlichen Begründung und nach Absprache mit der Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung aufgenommen werden. Vorlagen zur Erstellung der Ausschreibungstexte finden Sie auf der Seite der Pressestelle unter Formen der Veröffentlichung Grundsätzlich werden alle Stellenausschreibungen von Seiten der Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung in den Personalinformationen und auf dem Internetauftritt der Universität veröffentlicht. Diese werden automatisch der Jobbörse der Agentur für Arbeit zur Verfügung gestellt. Daneben ist auch der Aushang der Stellenausschreibung an dafür im Universitätsbereich vorgesehenen Orten ( Schwarzes Brett ) möglich. Zudem besteht die Möglichkeit, in externen Medien eine gekürzte Fassung des Ausschreibungstextes mit Verweis auf den vollständigen Text auf einer Internetseite und der Option der Zusendung per Post zu veröffentlichen. Eine weitergehende öffentliche (externe) Ausschreibung kann im Einzelfall zweckmäßig sein, wenn ein weiterer Kreis an Bewerbern angesprochen werden soll. Die entsprechende Entscheidung obliegt der jeweiligen Einrichtung. Die entstehenden Kosten für eine öffentliche Ausschreibung sind von der Einrichtung zu tragen. Mit der Ausschreibung sind die im Vergabeverfahren festgelegten Agenturen (für Veröffentlichungen im Göttinger/Eichsfelder Tageblatt das Göttinger Tageblatt direkt, für alle weiteren Medien Westpress) zu beauftragen. Göttinger Tageblatt GmbH & Co. KG Medienberater Frank Henkel Dransfelder Straße Göttingen Tel.: , Fax: WESTPRESS Werbeagentur Frau Hilke Smiljan Postfach Hamm Tel.: , Fax: Bitte kommen Sie der Ausschreibungspflicht sorgfältig nach, da damit zu rechnen ist, dass einem Einstellungsantrag nicht oder nicht ohne weiteres zugestimmt werden kann, so dass zumindest Verzögerungen und zusätzlicher Arbeitsaufwand entstehen. II. Das Auswahlverfahren Im Rahmen des Auswahlverfahrens sollten Sie neben dem eigentlichen Aspekt der Mitarbeiterauswahl gleichzeitig den Gesichtspunkt der Beweissicherung berücksichtigen. Für Arbeitgeber besteht hier die Pflicht, das gesamte Bewerbungsverfahren, insbesondere in Bezug auf die Gründe der Ablehnung von Bewerberinnen und Bewerbern schriftlich zu dokumentieren. Dies würde in einem möglichen Klageverfahren als Nachweis dienen, dass die Entschei- 3

4 dung für diejenige Bewerberin oder denjenigen Bewerber mit der größten Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil der Ausschreibung anhand nachvollziehbarer und objektiven Maßstäbe sowie messbarer Kriterien getroffen wurde. Alle Unterlagen sind hierzu bis zum Ablauf aller Fristen zur Geltendmachung von Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüchen der abgelehnten Bewerber aufzubewahren. Bitte bewahren Sie daher die Unterlagen fünf Monate ab dem Zugang der Absage bei der Bewerberin oder dem Bewerber auf. Daneben empfiehlt es sich, die Vorstellungsgespräche auf Arbeitgeberseite mindestens zu zweit zu führen, um ggf. nachweisen zu können, dass diskriminierende Fragen nicht gestellt wurden. Die Schreiben an die nicht berücksichtigten Bewerberinnen und Bewerber sind unbedingt neutral, ohne Nennung der Gründe der Nichtberücksichtigung zu formulieren, um das Risiko eines AGG-Verstoßes zu minimieren. Muster für die Ablehnung: 1) ohne Einladung zum Vorstellungsgespräch: Für Ihre Bewerbung auf die ausgeschriebene Stelle und Ihr Interesse an einer Tätigkeit an der Universität Göttingen danke ich Ihnen. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens muss ich Ihnen leider mitteilen, dass die Wahl auf eine/n andere/n Bewerber/in gefallen ist und Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigt werden konnte. Zusatz bei schwerbehinderten Bewerbern: Da Sie die wesentlichen Kriterien (Bitte benennen!) nicht erfüllt haben, wurde von einer Einladung zum Vorstellungsgespräch abgesehen. Die mir eingereichten Bewerbungsunterlagen sende ich Ihnen anliegend wieder zurück. 2) mit Einladung zum Vorstellungsgespräch: Für Ihre Bewerbung auf die ausgeschriebene Stelle und Ihr Interesse an einer Tätigkeit an der Universität Göttingen danke ich Ihnen. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens muss ich Ihnen leider mitteilen, dass die Wahl auf eine/n andere/n Bewerber/in gefallen ist und Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigt werden konnte. Ich habe mich sehr gefreut Sie auch in einem persönlichen Vorstellungsgespräch kennen lernen zu dürfen. Zusatz bei schwerbehinderten Bewerbern: Unter den zahlreichen Bewerbungen gab es mehrere Bewerberinnen und Bewerber, die alle in der Ausschreibung genannten Kriterien erfüllen und damit die verlangten spezifischen Voraussetzungen mitbrachten. Das bei vergleichbaren Bewerbungen letztlich ausschlaggebende Kriterium war ( ) (Bitte benennen!). Die mir eingereichten Bewerbungsunterlagen sende ich Ihnen anliegend wieder zurück. Auch auf telefonische Nachfragen sollten vor dem genannten Hintergrund keine näheren Auskünfte zu den Gründen der Nichtberücksichtigung gegeben werden. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber müssen allerdings abweichend hiervon im Absageschreiben immer eine Begründung für die ablehnende Entscheidung, die sich lediglich an den Kriterien des Anforderungsprofils orientieren darf, erhalten. Bitte bedenken Sie, dass Bewerber/innen, die eine Diskriminierung oder Benachteiligung nach dem AGG erfolgreich geltend machen, den Arbeitgeber auf Schadensersatz bzw. Entschädigung in Höhe von bis zu 3 Monatsgehältern verklagen können. Die Beweislast liegt hier in der Regel beim Arbeitgeber. 1. Sichtung der Bewerbungsunterlagen Die Auswahlentscheidung hat ausschließlich auf der beruflichen Qualifikation der Bewerberin/des Bewerbers zu beruhen, wobei sachgerechte Kriterien zugrunde gelegt werden müssen. Befristet beschäftigte Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Universität Göttingen haben bei der Besetzung von Dauerstellen Vorrang, sofern sie die persönlichen Voraussetzungen erfüllen und gleich gut geeignet sind. Erfolgt eine Berücksichtigung bei der Einstellung nicht, so ist dies gesondert zu begründen (vgl. Checkliste zur Einstellung) Ggf. kann auf Wunsch die Beratung durch den Personalrat in Anspruch genommen werden (s. I.). Hinweis für die Einladung zum Vorstellungsgespräch: Sofern Sie den Bewerberinnen und Bewerbern keine oder ggf. nur beschränkte Reisekosten im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs erstatten, muss dies im Einladungsschreiben ausdrücklich mitgeteilt werden. Fehlt dieser Hinweis, hat die Bewerberin oder der Bewerber Anspruch auf volle Kostenerstattung (d.h. Fahrt - sowie evtl. entstandene Übernachtungs- und Verpflegungskosten etc.) 4

5 Es wird daher empfohlen, folgenden Passus grundsätzlich in die Einladungsschreiben aufzunehmen: "Fahrtkosten und sonstige Kosten im Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch können leider nicht erstattet werden." 2. Besondere Berücksichtigung von schwerbehinderten Bewerberinnen und Bewerbern sowie nach 2 SGB IX Gleichgestellter Gemäß 81 SGB IX ist zu prüfen, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen besetzt werden können. Über Vermittlungsvorschläge der Agentur für Arbeit sowie vorliegende Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen ist die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen (Herr Cichos, Tel.: ) unmittelbar nach Eingang unter Übersendung von Kopien der jew. Bewerbungsunterlagen zu unterrichten. Die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen ist in diesen Fällen beim Auswahlverfahren zwingend zu beteiligen, es sei denn, die Bewerberin/der Bewerber lehnt deren Beteiligung ausdrücklich ab. Gem. 82 Abs. 1 SGB IX sind schwerbehinderte Menschen, die sich auf eine Stelle beworben haben und nach den Bewerbungsunterlagen objektiv die in der Ausschreibung genannten Anforderungen erfüllen, zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Eine Einladung ist nur entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt. An die fachliche Eignung dürfen daher keine überzogenen Anforderungen gestellt werden. In Zweifelsfällen bitte ich, die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung zu kontaktieren. Die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung ist abschließend zuständig für die Erteilung von Einstellungszusagen sowie den Abschluss von Arbeitsverträgen und die Vornahme von Ernennungen. Sie behält sich vor, bei Nichteinhaltung der vorstehenden Vorgaben über den Abschluss des Auswahlverfahrens zu entscheiden und ggf. noch weitere Bewerber zu Auswahlgesprächen einzuladen. 3. Anforderungen an die Auswahlbegründung Die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung muss die vorgelegte Auswahlbegründung plausibel nachvollziehen können. Nachvollziehbar ist eine Auswahlbegründung dann, wenn sie einen Vergleich der Bewerberinnen/Bewerber auf Basis definierter Auswahlkriterien möglich macht. Die Auswahlkriterien müssen sich hierbei an dem in dem Ausschreibungstext geforderten Bewerberprofil orientieren. Nur so ist auch der Personalrat im Rahmen des Mitbestimmungsverfahrens in der Lage zu beurteilen, ob die Personalauswahl aus sachlichen Erwägungen nach dem Prinzip der Bestenauslese getroffen wurde. In der Auswahlbegründung ist zunächst die Anzahl der Bewerberinnen und Bewerber insgesamt und im Folgenden nach Geschlecht getrennt anzugeben. Anhand von definierten Auswahlkriterien, die in der Ausschreibung genannt wurden (notwendige Aus-, Fort-, oder Weiterbildungen, Fähigkeiten, Kenntnisse, Erfahrungen, Spezialisierungen etc.), ist zu begründen, warum die Bewerberin oder der Bewerber in die nähere Auswahl gekommen ist oder nicht. Die Angaben sollen sich also nicht nur auf die zu einem Vorstellungsgespräch geladenen Bewerberinnen und Bewerber beziehen, sondern auf alle. Im nächsten Schritt ist auf Basis der geführten Vorstellungsgespräche eine weitere Auswahl nach den zuvor aufgestellten Kriterien zu treffen. Auch diese ist hinreichend zu begründen. In der Auswahlbegründung muss, sofern eine schwerbehinderte Bewerberin oder ein schwerbehinderter Bewerber im Verfahren war, gesondert begründet werden, warum diese oder dieser nicht die gleiche Eignung wie eine nicht schwerbehinderte Mitbewerberin oder ein nicht schwerbehinderter Mitbewerber hat. Falls sich im Bewerberkreis um eine ausgeschriebene Dauerstelle an der Universität Göttingen befristet beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befinden, ist in der Auswahlbegründung gesondert darauf einzugehen, warum eine externe Bewerberin oder ein externer Bewerber bevorzugt wird. III. Einstellungsformulare Bei der Beantragung der Einstellung bitte die vorgegebenen Formulare verwenden. 5

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