CAS genesisworld.exchange connect Abgleich von Adressen und Terminen

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1 Abgleich von Adressen und Terminen Stand Juni 2004

2 Was ist CAS genesisworld.exchange connect? Inhalt 1 Was ist CAS genesisworld.exchange connect? Systemvoraussetzungen Software Notwendige Einstellungen Abgleich CAS genesisworld - Microsoft Exchange Wie funktioniert das Zusammenspiel bei Adressen? Wie funktioniert das Zusammenspiel bei Terminen? Was kann Exchange connect nicht? Wie funktioniert der Abgleichsdienst? Verweise

3 Was ist CAS genesisworld.exchange connect? 1 Was ist CAS genesisworld.exchange connect? Viele Unternehmen setzen Microsoft Exchange Server und Microsoft Outlook zur Verwaltung ihrer Termine und Kontakte ein. Lassen sich diese Termine und Kontakte effizient mit anderen Daten wie CAS genesisworld Adressen, Projekten oder Dokumenten verknüpfen? Lassen sich außerdem alle Daten zu einer Person oder zu einem Projekt in einer Ansicht darstellen? CAS genesisworld bietet dies, wenn CAS genesisworld in Kombination mit Microsoft Exchange Server und Microsoft Outlook eingesetzt wird. CAS genesisworld.exchange connect verbessert den gemeinsamen Einsatz von CAS genesis- World und Microsoft Exchange Server/Outlook. Anwender erhalten eine Integration der beiden Produkte. Bei der Integration der Daten ist jeweils ein System führend: Bei Terminen ist die Datenbasis von Microsoft Exchange ausschlaggebend. Die Daten, die nach CAS genesisworld übertragen werden, dienen der Darstellung in CAS genesisworld und werden für CAS genesisworld spezifische Funktionen verwendet z. B. für Verknüpfungen. Die generelle Pflege der Daten z. B. Änderungen - erfolgt jedoch ausschließlich in Microsoft Outlook. Bei Adressen ist CAS genesisworld das führende System. In CAS genesisworld gespeicherte Adressen haben bei beidseitigen Änderungen Priorität und überschreiben in diesem Fall die entsprechenden Microsoft Outlook Kontakte. CAS genesisworld.exchange connect ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul von CAS genesis- World. Was ändert sich mit CAS genesisworld.exchange connect? Bei Terminen wird ausschließlich mit den Microsoft Outlook Ansichten für Termine gearbeitet, bis auf wenige Ausnahmen, die im Anschluss beschrieben sind. In CAS genesisworld werden die wichtigsten Daten wie Datum, Dauer, Stichwort der Termine in so genannten Rumpfdatensätzen gespeichert, um diese in CAS genesisworld Listen oder der Akte darzustellen. Der CAS genesisworld Kalender wird nicht mehr verwendet und damit alle Funktionen und Möglichkeiten die CAS genesisworld dafür bietet, wie die freie Terminsuche, Alarmierung, usw. Terminlisten und Ergebnisse der Suche usw. enthalten nur die Exchange Termine, die mit CAS genesisworld Datensätzen verknüpft sind. 3

4 Was ist CAS genesisworld.exchange connect? In Microsoft Outlook können Termine mit bestehenden oder neuen Datensätzen verknüpft werden. Damit Verknüpfungen möglich sind, muss der entsprechende Datensatz von Microsoft Outlook gespeichert sein bzw. bereits durch den Abgleich nach genesisworld übertragen worden sein. Für Termine sind hier einige Besonderheiten zu beachten, siehe Seite 11. Eine neue CAS genesisworld Kurznotiz kann ebenfalls direkt im Fenster des Termins angelegt werden. Für diese Funktionen werden neue Schaltflächen bzw. Dropdown-Menüs in den Fenstern von Microsoft Outlook eingebettet. Die CAS genesisworld Akte lässt sich zu jedem Termin anzeigen. Die Schaltzentrale von CAS genesisworld enthält verschiedene Bausteine, durch die der Kalender des Exchange Servers direkt angezeigt wird. 4

5 Systemvoraussetzungen 2 Systemvoraussetzungen 2.1 Software Ab Exchange Server 2000, WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) Zugriffe müssen möglich sein: Dies ist bei einer Standard-Installation des Microsoft Exchange Servers der Fall. Ab Outlook 2000: Falls Exchange connect für Termine genutzt werden soll, muss Outlook 2000 oder neuer auf allen Clients als Standard -Client vorhanden sein. Falls Exchange connect nur für Adressen genutzt werden soll, ist dies nicht notwendig. Ab CAS genesisworld Version 6 mit den entsprechenden Lizenzen. 2.2 Notwendige Einstellungen Exchange 5

6 Systemvoraussetzungen WebDAV-Zugriffe müssen möglich sein, das heißt: 1. die Microsoft Internet-Informationsdienste (IIS) sind in Betrieb, 2. Zugriffe auf den Exchange Server sind möglich und 3. ein Offline-Zugriff auf den Exchange Server ist über WebDAV nicht möglich. In der derzeitigen Version des Exchange Servers wird ein Superuser benötigt. Dieser ist in der Abbildung unter dem Namen gwexchadmin eingetragen, über diesen Benutzer erfolgen die WebDAV-Zugriffe. Der Superuser ist ein Windows- bzw. Exchange-Benutzer, der zusätzlich Rechte auf die Postfächer anderer Benutzer hat. Aus Datenschutzgründen sollte hier ein eigener Windows-Account angelegt werden. Öffnen Sie für die folgenden Einstellungen das Fenster Eigenschaften über das Kontextmenü des jeweiligen Eintrags im Navigator. Dieser Superuser benötigt weitere Rechte: 1. Zugriff auf den Kontakt-Ordner oder Kalender der Benutzer des Exchange Servers, deren Daten mit CAS genesisworld abgeglichen werden sollen. Benötigt werden Rechte für das Ändern und Löschen, diese entsprechen im Exchange Server der Berechtigungsstufe Lesenden Zugriff auf die gesamte Ordnerstruktur. Dieses Recht ist notwendig, um Informationen zu der Ordnerstruktur und den verfügbaren Ordnern zu erhalten. Hier genügen lesende Rechte, da die Ordner nicht geändert werden. Benutzer dürfen diese Sicherheitsstufe anschließend nicht mehr ändern, da ansonsten der Abgleich nicht oder nicht korrekt durchgeführt wird. 6

7 Systemvoraussetzungen CAS genesisworld Die Lizenz für das Zusatzmodul muss in der Management Konsole von CAS genesisworld eingetragen sein, entweder nur für Adressen, nur für Termine oder für Adressen und Termine, je nach Anforderung. In der Management Konsole im Bereich Benutzerverwaltung existiert anschließend das Register Microsoft Exchange Anbindung. Für jeden CAS genesisworld Anwender, dessen Daten mit Microsoft Exchange abgeglichen werden sollen, sind folgende Einstellungen notwendig: 1. Dem Benutzer ist der Exchange Server, ein Postfach und ein Anmeldename zuzuordnen. 2. Dem Benutzer sind die Ordner des Exchange Servers zuzuordnen, die abgeglichen werden sollen. Pro Datensatz-Typ kann derzeit ein einziger Ordner für den Abgleich festgelegt werden. Diese Ordner sind im angezeigten Register mit den Schaltflächen Neu bzw. Ändern einzutragen. Die Schreibweise des Ordners auf dem Exchange Server muss richtig sein, d. h. etwaige Sprachversionen des Exchange Servers sind zu berücksichtigen. 7

8 Systemvoraussetzungen Folgender Link im Internet Explorer zeigt die Namen der Ordner über OutlookWebAccess: Servername}/exchange/{Benutzerpostfach} Nach der Anmeldung lassen sich die Namen der Ordner ermitteln. Das automatische Laden der verfügbaren Ordner wird nicht unterstützt. Mit Zugang prüfen oder Ordner prüfen lassen sich die Namen der Ordner feststellen. 3. Der Datensatz-Typ Adressen muss in CAS genesisworld benutzersensitiv sein. 8

9 Abgleich CAS genesisworld - Microsoft Exchange 3 Abgleich CAS genesisworld - Microsoft Exchange Die Synchronisation der Daten von CAS genesisworld und Microsoft Exchange erfolgt durch den Administrator von CAS genesisworld. Nach einer Anmeldung als Administrator in CAS genesisworld wird der Abgleichsassistent über das Menü Extras geöffnet. Der Assistent erlaubt das Anlegen von Aufträgen für den Abgleich. Jeder angelegte Auftrag gleicht Adressen oder Termine in der Richtung ab, die im Auftrag definiert wird. Demnach lassen sich also Aufträge von Exchange nach CAS genesisworld und Aufträge von CAS genesisworld nach Exchange unterscheiden. Bei der Definition des Auftrags wird ebenfalls angegeben, welche Daten abgeglichen werden sollen und wann der Abgleich stattfinden soll. Folgende Auftragstypen werden unterschieden: Der Komplettabgleich gleicht alle Daten ab. 9

10 Abgleich CAS genesisworld - Microsoft Exchange Ein Personenbezogener Komplettabgleich gleicht nur Daten der Benutzer ab, für die noch kein Vollabgleich durchgeführt wurde. Beim Inkrementeller Abgleich werden nur Daten abgeglichen, die sich seit dem letzten Abgleich geändert haben. Die Vorlage für den manuellen Abgleich von Microsoft Outlook-Aktivitäten ist ein spezieller Auftragstyp für Termine. Dieser Auftrag kann nicht direkt ausgeführt werden, sondern wird von Microsoft Outlook verwendet, damit sich in CAS genesisworld Verknüpfungen von Terminen anlegen lassen. 3.1 Wie funktioniert das Zusammenspiel bei Adressen? Der Abgleich geschieht automatisch im Hintergrund, wie in den Einstellungen festgelegt: In bestimmten Interwallen werden die Änderungen der Adressen wechselseitig übertragen. Daher sind für Anwender keine Aktionen notwendig. In den Einstellungen für den automatischen Abgleich sind ebenfalls die Felder festgelegt, die abgeglichen werden. Für jeden Anwender werden alle Adressen abgeglichen, bei denen dieser Anwender als Teilnehmer eingetragen ist. Werden in CAS genesisworld Adressen oder im Exchange Server Kontakte angelegt oder geändert, so wird dies im jeweils anderen System synchronisiert. 10

11 Abgleich CAS genesisworld - Microsoft Exchange Werden Adressen in CAS genesisworld gelöscht oder ein Anwender als Teilnehmer entfernt, so wird dies ebenfalls automatisch in Exchange nachgezogen. Werden Adressen in Exchange gelöscht, wird dies in CAS genesisworld nicht nachgezogen. Sind einer Adresse in CAS genesisworld mehrere Teilnehmer zugeordnet, so wird dieser Kontakt in Exchange für jeden dortigen Benutzer redundant angelegt. Bei Adressen ist CAS genesisworld führend, d. h. wird in CAS genesisworld und im Exchange Server dieselbe Adresse geändert, so wird die Änderung von CAS genesisworld übernommen. Dabei wird immer der gesamte Datensatz mit allen Feldern abgeglichen. 3.2 Wie funktioniert das Zusammenspiel bei Terminen? Bei Terminen läuft der Abgleich grundsätzlich anders. Bei Terminen ist der Exchange Server das führende System. Bevor Termine abgeglichen werden, müssen diese explizit mit einem CAS genesisworld Datensatz verknüpft sein. Anschließend sind diese Termine auch in CAS genesisworld als Rumpfdatensätze vorhanden. Soll ein Termin in Microsoft Outlook mit einem bestehenden Datensatz verknüpft werden, öffnet sich die Suche von CAS genesisworld. Soll ein Termin mit einem neuen Datensatz verknüpft werden, öffnet sich das entsprechende Datensatzfenster von CAS genesisworld. Da Termine in Microsoft Outlook gepflegt werden, Verknüpfungen aber eine Funktion von CAS genesisworld sind, sind bei der Verknüpfung von Terminen einige Besonderheiten zu beachten: Wurde ein Termin A bereits nach CAS genesisworld übertragen, ist in CAS genesisworld der Rumpfdatensatz dieses Termins A vorhanden. Dann kann ein bestehender oder ein neuer Termin B in Microsoft Outlook mit dem Termin A verknüpft werden. Wird ein neuer Termin A in Microsoft Outlook angelegt, kann keine Verknüpfung zu einem - noch nicht existierenden Termin B angelegt werden. Die in CAS teamworks übliche Funktion Verknüpfen mit neuem Datensatz bei einem Termin ist hier also nicht möglich. Werden in Microsoft Outlook zwei existierende Termine miteinander verknüpft, dann werden die Datensätze mit der Verknüpfung automatisch nach CAS genesisworld übertragen. Hierbei ist zu beachten, dass dafür die entsprechende Vorlage im Exchange Abgleichsassistent eingerichtet sein muss. 11

12 Abgleich CAS genesisworld - Microsoft Exchange Änderungen an Terminen werden sofort abgeglichen. Beim Löschen von Terminen können Sonderfälle auftreten - siehe folgendes Kapitel. 3.3 Was kann Exchange connect nicht? Einzelne Termine einer Serie können nicht verknüpft werden. Hier lässt sich nur das Serienobjekt verknüpfen und in CAS genesisworld anlegen. Ursache für diese Einschränkung ist die Art und Weise wie Microsoft Outlook Serientermine handhabt. Serientermine werden nicht einzeln in der Exchange Server Datenbank abgespeichert, sondern erst bei Bedarf berechnet. In CAS genesisworld hingegen werden auch Serientermine immer einzeln in der Datenbank abgelegt. Der Abgleich funktioniert nicht mit mehreren Adressen- oder Termin-Ordnern. In der aktuellen Version kann pro Datensatz-Typ nur ein Ordner abgeglichen werden. Termine für mehrere Teilnehmer werden in CAS genesisworld redundant angelegt und verwaltet. Jeder eingetragene Teilnehmer kann nur seinen eigenen Termin ändern. Termine von anderen können nur mit dem CAS genesisworld Datensatzfenster gelesen werden. Derzeit ist der Abgleich von Aufgaben nicht möglich. Dies funktioniert ab Exchange

13 Wie funktioniert der Abgleichsdienst? und ist für eine zukünftige Version von CAS genesisworld.exchange connect geplant. 4 Wie funktioniert der Abgleichsdienst? Das folgende Diagramm veranschaulicht den Zusammenhang zwischen CAS genesisworld und Microsoft Exchange bzw. Microsoft Outlook beim Abgleich von Terminen. CAS genesisworld Kalender, Liste öffnen Outlook Kalender, Liste öffnen Outlook Eingabe- Dialog darstellen darstellen CAS genesisworld übertragen, verknüpfen über Referenz Outlook lesen über Referenz schreiben mit Referenz lesen, schreiben Abgleich CAS genesisworld CAS genesisworld Datenbank Microsoft Exchange Microsoft Outlook 13

14 Der Abgleich erfolgt über das Protokoll WebDAV: WebDAV bedeutet "Web-based Distributed Authoring and Versioning" und ist eine Erweiterung des HTTP 1.1 Protokolls um schreibende Funktionalität. Ab Exchange 2000 wird dieses Protokoll auch vom Microsoft Exchange Server unterstützt. Der Vorteil dieses Protokolls liegt darin, dass eine Anfrage an den Exchange Server über einen HTTP-Request von jedem beliebigen Rechner erfolgen kann, der über den HTTP-Port Zugriff auf den Exchange Server besitzt. Die Anfragen erfolgen in einer vereinfachten Form von SQL und als Ergebnis liefert der Exchange Server alle oder bestimmte Attribute eines Exchange-Objekts zurück, z. B. die Attribute eines Termins in XML. Ermittelt werden nur die Objekte, auf die der Benutzer Zugriff hat, der die Anfrage stellt. Darum ist das Anlegen eines Benutzers notwendig, der auf alle Microsoft Exchange Kalender und Aufgabenordner schreibenden Zugriff hat, die abgeglichen werden sollen. Ein Anwender muss diesem Benutzer Rechte auf sein Postfach gegeben haben, um vom Abgleich zu profitieren. Zwischen dem Exchange Server und dem CAS genesisworld Applikationsserver wird ein Dienst geschaltet, der den Abgleich der Kalender (Termine und Aufgaben) vornimmt. Dieser Dienst berücksichtigt eine Tabelle aus CAS genesisworld Benutzern und zugeordneten Exchange Benutzern. Diese Zuordnung erfolgt durch den Administrator. Der Dienst greift mit Hilfe einer internen Anmeldung auf CAS genesisworld und mit Hilfe eines in CAS genesisworld gespeicherten gültigen Exchange Accounts auf die Kalender des jeweiligen Benutzers in Exchange zu. In regelmäßigen Abständen überprüft der Dienst alle Einträge dieser Benutzer-Tabelle. Für jeden Eintrag werden alle Änderungen seit dem letzten Abgleich im Kalender der Exchange-Benutzer gesucht und als Referenzdatensätze in CAS genesisworld eingetragen. 5 Verweise

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